1. NORMAS OPERACIONES INUSUALES Y OPERACIONES SOSPECHOSAS

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1 1. NORMAS OPERACIONES INUSUALES Y OPERACIONES 1.1. NORMAS GENERALES Identificación y análisis de Operaciones Inusuales Las operaciones inusuales son aquellas que en atención al giro ordinario de los negocios del cliente o del asociado tienen especiales connotaciones determinadas por: una cuantía bastante superior a la corriente o por las cantidades transadas, un volumen de transacciones mayor a las normales del cliente y/o del mercado o no guarden relación con la actividad económica de los clientes, un cambio abrupto de producto financiero o la utilización de productos financieros no consonantes con la actividad del cliente o se salen de los parámetros de normalidad establecidos para determinado rango de mercado. El perfil básico de operaciones de un cliente debe inscribirse dentro del segmento de mercado que corresponda a las características de sus transacciones, de tal forma que se detecten las operaciones inusuales con la ayuda de tecnología adecuada, con base en señales de alerta predefinidas y en el criterio prudente de la Cooperativa. El conocimiento del mercado y su segmentación de acuerdo con los lineamientos determinados por COASMEDAS y la identificación de las transacciones que se salgan de esos parámetros, apoyado por un adecuado nivel de desarrollo tecnológico, contribuyen también a la identificación de operaciones inusuales. En el momento en que se presuma que una transacción realizada tiene un comportamiento inusual, trátese o no de una operación sospechosa, se deberá diligenciar el Reporte de Operaciones Inusuales, que para efectos de COASMEDAS, tendrá el mismo tratamiento de una operación sospechosa, en cuanto a las instancias que deben conocer sobre o acerca de la misma Determinación de Operaciones Sospechosas Las operaciones sospechosas son aquellas en las que, a partir del proceso de conocimiento del cliente, el conocimiento del mercado, las señales de alerta, la identificación y análisis de operaciones inusuales, permite al funcionario de la Cooperativa suponer fundamentalmente que la operación se sale de los parámetros de normalidad - aún siendo inferior a los topes mínimos de reporte a las autoridades de inspección y vigilancia- sin que sea su obligación tener certeza del carácter delictivo de la transacción, a efectos de ser reportada a la UIAF a la Superintendencia de la Economía Solidaria. Corresponde a operaciones que se salen de los parámetros de normalidad y que se puedan calificar como operaciones sospechosas. En ningún momento, la decisión de calificar una operación como sospechosa y reportarla a las autoridades implica una acusación o denuncia penal, nunca se somete a reparto, jamás se agrega al expediente, en ninguna ocasión requiere de ratificación judicial, nunca se requiere tener certeza de las actividad delictiva o identificar tipo de pena, jamás se exige que deba estar suscrita por funcionario alguno. Solo se requiere que las Oficinas, el Oficial de Cumplimiento o cualquier funcionario de la entidad considere que es Area de Organización y métodos Página 1 de 8

2 una operación sospechosa, se tramita según el procedimiento de lavado de activos con absoluta Reserva. La confrontación de las operaciones detectadas como inusuales, con la información acerca de los clientes o usuarios y de los mercados, debe permitir, conforme a las razones objetivas establecidas por la entidad, identificar si una operación es o no sospechosa y reportarlo de forma oportuna y eficiente a la UIAF. Con todo, la Cooperativa podrá considerar como sospechosas aquellas operaciones del cliente que, no obstante mantenerse dentro de los parámetros de su perfil financiero, con buen criterio estime en todo caso irregular o extraña, a tal punto que escapa de lo simplemente inusual. El SIPLAFT será adecuado si le permite a la Cooperativa efectuar una evaluación y análisis eficaz de las operaciones inusuales de sus clientes de modo tal que pueda establecer si la operación es sospechosa y tomar las decisiones que de acuerdo con sus propias políticas sean aplicables. Los procedimientos de detección y reporte de operaciones sospechosas deben tener en cuenta que las entidades están en la obligación de informar a las autoridades competentes de manera inmediata y eficiente sobre cada operación de este tipo que conozcan (según lo dispuesto en la Ley 1121 de 2006). Aún cuando la Cooperativa, de acuerdo con sus propias políticas puede buscar los mecanismos legales tendientes a terminar cualquier vínculo contractual con aquel cliente que llevó a cabo una operación que a su juicio parece sospechosa, la misma no estará incumpliendo las disposiciones sobre control y prevención del lavado de activos por el hecho de mantener vigente dicho vínculo con el cliente, pues su deber radica en informar inmediatamente de ello a las autoridades competentes y disponer de los mecanismos de control apropiados. Respecto de los documentos que soportan la decisión de determinar una operación como sospechosa, la Cooperativa deberá disponer la conservación centralizada de tales documentos con las debidas seguridades, junto con el respectivo reporte a la UIAF, con el propósito de hacerlos llegar en forma completa y oportuna a las autoridades cuando estas los soliciten Reportes de transacciones sospechosas Reportes externos Reporte de Operaciones Sospechosas (ROS) Es obligación de las Entidades, sus administradores y sus funcionarios reportar de forma inmediata y suficiente a la Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero (UIAF) cualquier información relevante sobre manejo de activos o pasivos u otros recursos, cuya cuantía o características no guarden relación con la actividad económica de sus clientes, o sobre transacciones de sus usuarios que por su número, por las cantidades transadas o por las características particulares de las mismas, puedan conducir razonablemente a sospechar que los mismos están usando a la entidad para transferir, manejar, aprovechar o invertir dineros o recursos provenientes de actividades delictivas o destinados a su financiación. Area de Organización y métodos Página 2 de 8

3 Los mecanismos de control implementados por la Cooperativa deberán permitirle detectar las operaciones inusuales o sospechosas inmediatamente se conozca de su ocurrencia. Las autoridades, las entidades, sus administradores y sus funcionarios que tengan conocimiento por cualquier motivo de las informaciones y documentos relativos a una operación sospechosa, deberán mantener reserva sobre los mismos. Las autoridades, las entidades, sus administradores y sus funcionarios no podrán dar a conocer a las personas que hayan efectuado o intenten efectuar operaciones sospechosas, que se ha comunicado a la UIAF información sobre las mismas, y deberán guardar reserva sobre dicha información. Una vez se determine que una operación es sospechosa, deberá seguirse el trámite reglamentado más adelante en la descripción de procedimientos de este capítulo, para hacer el respectivo reporte inmediato y directo a la UIAF. Según las disposiciones legales como el Régimen Financiero, la Ley 1121 de 2006, la circular jurídica de la Supersolidaria y la UIAF para efectos del reporte no se requiere que las Cooperativas de ahorro y crédito y multiactivas e integrales con sección de ahorro y crédito tengan certeza de que se trata de una actividad delictiva, o que los recursos que manejan provienen de esas actividades, ni tampoco identificar el tipo penal; sólo se requiere que un funcionario de la Cooperativa considere que las operaciones son sospechosas, con base en las señales de alerta y en el conocimiento del cliente interno o externo. De igual manera, señalan que bajo el entendido de que el reporte es institucional, no se exige que deba estar suscrito por funcionario alguno de la entidad. La Cooperativa deberá entonces remitir el Reporte de Operaciones Sospechosas ROS a la UIAF con la transacción adelantada por sus Clientes y considerada como sospechosa, inmediatamente ésta sea detectada. Así mismo, se deberán reportar como sospechosas las operaciones intentadas y rechazadas que contengan características que les otorguen el carácter de sospechosas. Este reporte debe ser remitido a la Unidad Administrativa Especial de Información y Análisis Financiero UIAF vía correo electrónico al ros@uiaf.gov.co, o la Carrera 7 No Piso 6 en la ciudad de Bogota, utilizando para tal fin el software ROS STAND ALONE desarrollado por la citada Unidad, disponible en la página Adicional a los datos solicitados en el reporte, se deberá tener en cuenta que la descripción de la operación sospechosa constituye un aspecto fundamental en el diligenciamiento del reporte, ya que incide directamente en la forma como se entiendan los hechos asociados a dicha operación por parte de las autoridades competentes. Por lo anterior, es deber de la Cooperativa efectuar una descripción clara y precisa de la operación que está reportando, de forma que su contenido favorezca la comprensión y evaluación que efectúa la UIAF y, de esta manera, su divulgación a las autoridades encargadas de iniciar las actuaciones judiciales correspondientes. Area de Organización y métodos Página 3 de 8

4 En tal sentido, la descripción de la operación sospechosa y en ésta la calificación de su importancia y urgencia, la explicación de la metodología empleada para su detección y de los soportes con que cuenta la entidad, constituyen aspectos esenciales en el diligenciamiento del reporte, ya que inciden directamente en la forma como se entienden los hechos asociados a la respectiva operación. Para tal efecto, la Cooperativa debe atender como mínimo lo descrito en el Anexo 09 Instructivo Diligenciamiento Formato Reporte Operaciones Sospechosas ROS El reporte no constituye denuncia penal y es absolutamente reservado conforme a la Ley. Quien lo realice se encuentra amparado por la exoneración de responsabilidad consagrada por la Ley. Reporte de Ausencia de Operaciones Sospechosas (Reporte Negativo ROS) Una vez se determine que no se ha encontrado evidencia de la existencia de operaciones sospechosas, la Cooperativa deberá informar sobre tal hecho a la Unidad de Información y Análisis Financiero UIAF. La Cooperativa deberá, entonces remitir un Reporte de Ausencia de Transacciones sospechosas a la UIAF como informe mensual, dentro de los diez (10) primeros días siguientes calendarios, cono se indica en el Anexo 09 Instructivo Diligenciamiento Formato Reporte Operaciones Sospechosas ROS Reportes internos Reporte de transacciones mayores a $xxxx (Monto establecido por el oficial de acuerdo a lo reglamentado). Reporte interno que es generado diariamente, por parte del área SIPLAFT, con destino a las Gerencias de Oficina, para ser revisado, analizado y evidenciar la posible ocurrencia de operaciones inusuales, o determinar la existencia de operaciones sospechosas, conforme con las señales de alerta y el conocimiento del cliente, cuyos soportes reposan en cada carpeta de los asociados SEÑALES DE ALERTA Las señales de alerta o alertas tempranas son el conjunto de indicadores cualitativos y cuantitativos que permiten identificar oportuna y/o prospectivamente comportamientos atípicos de las variables relevantes, previamente determinadas por la Cooperativa. Son los hechos, situaciones, eventos, cuantías, indicadores financieros y demás información, a partir de los cuales se puede inferir la posible existencia de un hecho o situación que escapa a lo que la Cooperativa, en el desarrollo del SIPLAFT, ha determinado como normal. Todos los funcionarios deben reconocer las señales de alerta contempladas dentro de la experiencia financiera externa y tipificadas en la Cooperativa para garantizar la detección, identificación y filtro a operaciones atípicas de sus clientes. Para tal efecto, la Cooperativa ha identificado en principio las señales de alerta que se encuentran en el Anexo NORMAS ESPECÍFICAS Area de Organización y métodos Página 4 de 8

5 Es responsabilidad de los funcionarios de la Cooperativa Cumplir y ejecutar todas las normas, políticas, funciones y procedimientos establecidos en el Manual Sistema Integral de Prevención y Control del Lavado de Activos y de la Financiación del Terrorismo. 2. DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS 2.1. IDENTIFICACIÓN OPERACION Gerentes, Promotores, Asistentes Operativos, Administrativos y Comerciales de Oficina Asociados, Asesores Comerciales, Proveedores Coordinador de Recursos Humanos Funcionarios Coordinador de Servicios Administrativos Proveedores Departamento de Crédito, Cartera y Cobranzas Abogados externos Reciba del Oficial de cumplimiento el archivo de Señales de Alerta (Automáticas) y el Archivo de las transacciones superiores a $ 10MM u otro monto, de acuerdo al criterio y análisis que establezca el oficial, para la identificación de operaciones inusuales Identifique y analice las posibles operaciones inusuales de acuerdo con las señales de alerta (Automáticas y Manuales) definidas por la Cooperativa, conocimiento del cliente y los archivos de transacciones Consulte en el Manual SIPLAFT Anexo 04 Señales de Alerta, y caracterice la operación Ingrese a la intranet de Coasmedas /Servicios/ link SIPLAFT y diligencie el formato de Identificación de Operaciones Inusuales, registrando claramente la identificación del cliente y sus productos, así como las características de la operación que se identifica como inusual. En caso de no poder utilizar el sistema para diligenciar el formato, imprima del Manual SIPLAFT la forma F V Analice y determine si es una operación sospechosa o inusual. Si es operación sospechosa continúe de forma inmediata con: o Diligencie el Reporte de Operación Sospechosa ROS (Formato 01) e imprima original. o Envíe por correo electrónico y correo interno el Reporte de Operación Sospechosa (Formato 01) al oficial de cumplimiento o Analista Siplaft en Dirección General. Si la Operación es inusual continúe con: 2.2. TRÁMITE DE OPERACION INUSUAL Analista SIPLAFT Dirección General Area de Organización y métodos Página 5 de 8

6 Ingrese a la intranet de Coasmedas /Servicios /Link SIPLAFT/ Operaciones Inusuales y verifique el correcto diligenciamiento del Formato Reporte Interno Sobre Operaciones Inusuales (Identificación y Análisis de Operación Inusual) Analice la información de cada formato y registre su concepto e imprima formato. Si de acuerdo a su análisis requiere soportes de la operación, solicite estos a la oficina o área involucrada Prepare en Excel informe en el que se reflejen los movimientos de los productos del cliente e imprima Revisen con el Oficial de cumplimiento los documentos generados: Formato Interno Sobre Operaciones Inusuales, soportes de la operación (si son requeridos) y el informe donde se refleja los movimientos de los productos del Cliente, para determinar si la operación es inusual y sospechosa. Si la operación analizada es Sospechosa, obtenga la aprobación del Oficial de Cumplimiento para reportarla y continúe con la actividad 2.3. Trámite de operaciones sospechosas. Si la operación sólo es inusual, continúe con: Incluya los datos de la Operación Inusual en el informe que presenta periódicamente al Gerente General Archive la documentación en la Carpeta SIPLAFT Operaciones Inusuales y Sospechosas, en orden cronológico de acuerdo a las reglas de conservación establecidas por la Superintendencia de la Economía Solidaria /Circular Básica Jurídica /Capitulo 11 del 2008 y al Capitulo Cero No Organización y conservación de la información del Manual SIPLAFT o (O) Formato Identificación de operación inusual F V1. o (O) Soportes enviados por la Oficina. (Si sin requeridos) o (O) Informe movimientos de los Producto del cliente TRÁMITE DE OPERACIONES Analista SIPLAFT Dirección General Reciba y verifique el correcto diligenciamiento del formato 01 Reporte de Operaciones Sospechosa ROS, por parte de las oficinas o área de Coasmedas. Si fue una operación inusual reportada por la oficia, pero de acuerdo al análisis es sospechosa continúe con: Prepare en Excel informe en el que se reflejen los movimientos de los productos del cliente e imprímalo. Area de Organización y métodos Página 6 de 8

7 Analice formato e informe y verifique que realmente corresponda a una Operación Sospechosa. Si de acuerdo a su análisis requiere soportes de las transacciones u otros documentos solicítelos a la oficina o área correspondiente Reúnase con el oficial de Cumplimiento y determinen de acuerdo a su análisis si es operación sospechosa Obtenga del oficial de cumplimiento original y copia del Reporte de Operaciones Sospechosa ROS del aplicativo ROS STAND ALONE Elabore carta remisoria Anexo 05, para la UIAF (O-1), para el envió del formato Envíe inmediatamente a la UIAF por correo electrónico al ros@uiaf.gov.co o en medio físico (original y copia) a la Carrera 7 No Piso 6 en la ciudad de Bogotá Archive todos los documentos en la carpeta SIPLAFT Operaciones Inusuales y Sospechosas, en orden cronológico de acuerdo a las reglas de conservación establecidas por la Superintendencia de la Economía Solidaria /Circular Básica Jurídica /Capitulo 11 del y el Capitulo Cero No Organización y conservación de la información del Manual SIPLAFT. o (O)Reporte de operación sospechosa (Enviado por la oficina o área) o (O)Soportes enviados por la Oficina o área involucrada. o (O)Informe de movimientos de los Productos del cliente. o (1)Carta Remisoria (Radicada por la UIAF) o (1) Reporte de Operación Sospechosa ROS (Generada del Ros) En caso de no haberse presentado operaciones sospechosas durante el mes, prepare memo Anexo 6 Carta reporte ausencia operaciones sospechosas y en el aplicativo ROS selecciona la opción Reporte Negativo. 3. FLUJOGRAMAS 3.1. Identificación operación inusual 3.2. Trámite operación inusual 3.3. Trámite operación sospechosa 4. DOCUMENTOS 4.1. Documentos de entrada del proceso o Señales de Alerta (Automáticas - Manuales) o Archivo de Transacciones o (O-1) Reporte Interno Sobre Operaciones Inusuales (Identificación de Operaciones Inusuales) forma F V Documentos de ejecución o desarrollo del proceso Area de Organización y métodos Página 7 de 8

8 4.3. Documentos de salida del proceso (O-1) Reporte de Operaciones Sospechosas ROS a la UIAF (O-1) Cartas reporte Ausencia de Operaciones Sospechosas (Anexo 06) (O-1) Carta Remisoria envió Operaciones Sospechosas Formato 01 (Anexo05) Area de Organización y métodos Página 8 de 8