PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO PARA: Ejecución Física y Financiera del Plan Operativo Anual Institucional (POAI).

Transcripción

1 UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL DPU-P03 Pág.: 1/1 El Consejo Universitario de la Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado, reunido en su sesión Nº. 2437, Ordinaria, celebrada el día veintidos de abril de dos mil quince, en uso de las atribuciones que le confiere la Ley de Universidades y el Reglamento de la Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado, APROBO: Ejecución Física y Financiera del Plan Operativo Anual Institucional (POAI). Elaboración del Formato 0701 Institucional Comentarios a la Situación General del Ente. 1/12

2 P-03 Pág.: 1 / 5 Procedimiento: Ejecución Física y Financiera del Plan Operativo Anual Institucional (POAI) Objetivo: Establecer los lineamientos y la secuencia de actividades que deberán realizarse para transcripción mensual de la ejecución física y financiera en el SIAD por parte de las unidades ejecutoras de presupuesto. Unidades que Intervienen - Planificación Universitaria (DPU) - Programación y Presupuesto (DPP) - Unidades Ejecutoras - Comisión Técnica para el análisis de la Ejecución Física y Financiera (DPU, DPP, Dir. Finanzas y Dpto. de Compras) Base Legal - Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público. Artículos 17, 18, 21, 47, 48, 50, 59, 61, 164 y Reglamento Nro. 1 de la LOAFSP. Artículos 9 Capítulo IX. - Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal. - Instructivo 7 de ONAPRE. Normas Específicas 1. Tomando como basamento la programación física y financiera estimada por cada unidad ejecutora de presupuesto en su Plan Operativo Anual, se deberá ejecutar el presupuesto asignado para el ejercicio fiscal. 2. Aquellas unidades ejecutoras de presupuesto que no cumplan en las fechas previstas con la transcripción de la ejecución física y financiera en el SIAD, deberán solicitar la reapertura del sistema mediante memorándum dirigido a la Planificación Universitaria, instancia que notificará la fecha de reapertura del sistema e instará a tomar las previsiones para futuros procesos. 3. La Comisión Técnica, deberá revisar y analizar la información relacionada a la Ejecución Presupuestaria. Así como también deberá reunirse las veces que sea requerido. 2/12

3 Procedimiento: Ejecución Física y Financiera del Plan Operativo Anual Institucional (POAI) DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO P-03 Pág.: 2 / 5 Responsable Planificación Universitaria (DPU) Unidades Ejecutoras Planificación Universitaria (DPU) Actividad 1. A principio del ejercicio fiscal la DPU, envía vía Web el cronograma para el cierre de la Ejecución Física y Financiera (EFyF) por parte de las unidades ejecutoras, según lo establecido en la Ley Orgánica de Administración Financiera del Sector Público, en el artículo 59 numerales 1 y 2. Dicho cronograma debe ser elaborado en conjunto con la Comisión Técnica. 2. Realizan en el SIAD la transcripción mensual de la data relacionada a la EFyF, sin necesidad de regirse por un cronograma, es decir, el SIAD siempre estará disponible para tal fin. 3. Sólo deberán regirse por el cronograma para efectuar el cierre del mes respectivo, este lapso será de tres (03) días hábiles. 4. Consolida los datos referentes a: Volumen, Costos, Variables y Desviaciones en la Ejecución de los diferentes proyectos bajo su responsabilidad. 5. En caso de existir algún cambio, ajuste o inclusión de información después de cerrado el sistema, deberá enviar memorándum dirigido a la Planificación Universitaria, señalando la información que requiere incorporar al SIAD. 6. Recibe la solicitud de modificación, mencionada en el ítems anterior y hace los ajustes en el SIAD por la siguiente ruta: Ejecución física Ajustar ejecución Datos de la unidad, año, mes Se incluyen los datos solicitados por la unidad Presiona el icono de guardar NOTA: En este caso, como la unidad se encuentra cerrada, no es necesario hacerlo nuevamente. 7. Le informa a la unidad vía telefónica, que se le realizó el ajuste. 3/12

4 P-03 Pág.: 3 / 5 Procedimiento: Ejecución Física y Financiera del Plan Operativo Anual Institucional (POAI) DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Responsable Planificación Universitaria (DPU) y Programación y Presupuesto (DPP) Planificación Universitaria (DPU) Actividad 8. Al siguiente día hábil de cierre del proceso, ambas direcciones emiten reporte a través del SIAD Unidades sin cerrar Ejecución Física. 9. Del reporte obtenido, la DPP informará a la DPU cuales unidades no cerraron el proceso por problemas de insuficiencias presupuestarias en las partidas 401,402, 403, 404 y 407; la DPU, procederá a cerrar las mismas, quedando sólo en el reporte las que no realizaron la transcripción de la Ejecución Física y Financiera que serán potestad de la DPU. 10. Se comunica vía telefónica con las unidades bajo su responsabilidad, con el fin de: a. Reiterarles la obligación de transcribir en forma óptima y oportuna la ejecución física y financiera en el SIAD, ya que esto incide en la entrega en los lapsos previstos de la rendición de cuentas a organismos externos como la OPSU y ONAPRE. b. Indicarles que deben enviar memorándum dentro de un lapso de un (01) día hábil posterior al cierre, justificando las causas por las cuales no pudieron cerrar y solicitando la reapertura del SIAD para poder cerrar el proceso. Este memorándum debe venir firmado por el cuentadante de la unidad. Nota: Este paso no aplica para las unidades que serán cerradas por la DPP. 4/12

5 P-03 Pág.: 4 / 5 Procedimiento: Ejecución Física y Financiera del Plan Operativo Anual Institucional (POAI) DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Responsable Actividad 11. Una vez recibidos los memorándums, el director de la DPU establece fecha en que se le dará reapertura al SIAD, para las unidades que no cerraron el proceso. Planificación Universitaria (DPU) 12. Posteriormente, redacta memorándum dirigido a las unidades que no cerraron en el lapso previsto para reiterarles la obligación de cumplir con el proceso de transcripción de la ejecución física y financiera en el SIAD en los lapsos establecidos e informarles la fecha de reapertura del sistema. 13. La ruta que se emplea en Planificación Universitaria para la reapertura del proceso en el sistema es: Ejecución física Establecer fecha tope Datos, año, mes. Al desplegarse la información en pantalla, cambia la fecha tope de las unidades seleccionadas para que procedan a trabajar y se presiona el icono de guardar. 5/12

6 P-03 Pág.: 5 / 5 Procedimiento: Ejecución Física y Financiera del Plan Operativo Anual Institucional (POAI) DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Responsable Planificación Universitaria (DPU) Actividad 14. Una vez que ha pasado la fecha de reapertura del SIAD, emite reporte para verificar que las unidades cumplieron con el proceso, en dicho reporte no debe aparecer ninguna unidad. Posteriormente éste se entrega al Director de la DPU para certificar el cumplimiento del proceso. En el sistema se colocará la fecha tope que estaba establecida al principio, esto se hará por la ruta antes descrita. 15. Si las Unidades Ejecutoras de Presupuesto, por cualquier causa incumplen de manera continua, en más de dos (2) oportunidades el proceso mensual de transcripción en el SIAD de la Ejecución Física y Financiera del Presupuesto, les será remitido una notificación dirigida al cuentadante de la unidad con copia al Rector y a la Auditoría Interna con la finalidad de que se establezcan los correctivos necesarios. 6/12

7 UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL DPU P07 Pág.: 1/1 7. Elaboración del Formato 0701 Institucional Comentarios a la Situación General del Ente. 7/12

8 P-07 Pág.: 1 / 2 Procedimiento: Elaboración del Formato 0701 Institucional Comentarios a la Situación General del Ente. Objetivo: Establecer los lineamientos y normativa para la elaboración del formato 0701 Comentarios a la Situación General de la Unidad Administrativa (Ver anexo 6) de cada unidad ejecutora de presupuesto y el Institucional. Unidades que Intervienen Base Legal Unidades Ejecutoras de Presupuesto Planificación Universitaria (DPU) Programación y Presupuesto (DPP) Rectorado Comisión Técnica para el análisis de la Ejecución Física y Financiera (DPU, DPP, Dir. Finanzas y Dpto. de Compras) 1. Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público. 2. Reglamento N 1 de la Ley Orgánica de Administración Financiera del Sector Público. 3. Instructivo N 7 de la OPSU, Ejecución Física y Financiera del presupuesto de ingresos y gastos de las universidades públicas. 4. Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal. Normas Específicas 1. El formato 0701 forma parte del instructivo 7 de la ONAPRE, tiene como finalidad la rendición de cuenta trimestral de la ejecución física y financiera de presupuesto. Por tal motivo, su envío debe ser trimestral y debe estar firmado por el Decano, Director o Jefe de la unidad. Las unidades deben cumplir con este requerimiento a fin de que la Universidad rinda cuentas a organismos externos como OPSU y ONAPRE, MPPEU. El incumplimiento o retardo en la entrega de la información, puede ser motivo de sanción según lo expresa el artículo 164 de la Ley Orgánica de Administración Financiera del Sector Público. 2. Si la unidad ejecutora no consigna oportunamente el formato se le remite una notificación al responsable de la unidad con copia al Rector y a la Auditoría Interna. 3. El formato contempla tres aspectos fundamentales: 8/12

9 Explicación de las desviaciones más significativas con respecto al presupuesto, relacionadas a la ejecución de los proyectos, ingresos y gastos; metas y recursos humanos. Problemas previsibles más relevantes que afecten las políticas, estrategias, planes, objetivos y metas. Explicación de los resultados, impacto y obstáculos en la gestión, enumerando soluciones a los problemas. 4. La información reflejada en el 0701 Institucional, proviene del formato Comentarios de la Ejecución Física y Financiera Trimestral, diseñado por la DPU. 9/12

10 P-07 Pág.: 1 / 1 Procedimiento: Elaboración del Formato 0701 Institucional Comentarios a la Situación General de la Unidad Administrativa. Responsable Unidades Ejecutoras Planificación Universitaria (DPU) Programación y Presupuesto (DPP) DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Actividad 1. Al cierre de cada trimestre las unidades ejecutoras deben elaborar el formato Comentarios de la Ejecución Física y Financiera Trimestral, con la información referente a la Ejecución Física y Financiera trimestral del presupuesto de su unidad. 2. A partir del cierre del proceso de ejecución física y financiera en el Sistema Integrado Administrativo (SIAD), las unidades cuentan con cinco días (5) hábiles para enviar el formato, el envío será de la siguiente manera: -A la DPU en original y vía correo electrónico, -A la Administración central vía correo electrónico para que consolide la información y la envíe. (En el caso de Fomento, Postgrado, Biblioteca e Investigación). 3. Recibe los formatos originales de las unidades ejecutoras, los compila por proyectos presupuestarios y acciones centralizadas. 4. Una vez terminado el lapso de entrega, elabora listado de las unidades que no entregaron el formato 0701, y procede a enviar memorando al responsable de las unidades mencionadas, con copia al Rector y a la Auditoría Interna. 5. Analiza la información reportada en cada formato recibido, y procede a elaborar: -Formato 0701 Institucional. -Informe de Rendición de Cuentas Trimestral. -Informe del Desempeño Institucional Trimestral. 5. La Comisión Técnica, se reúne para discutir la información reflejada en los documentos mencionados anteriormente. 6. El Director revisa, analiza y realiza los correspondientes ajustes a que hubiese lugar, se imprime nuevamente el formato. 7. El Director de la DPU, se reúne con los directores de Finanzas, Programación y Presupuesto y con el Vicerrector Administrativo, a fin de discutir la información contenida en dicho formato. 8. Se hacen los ajustes correspondientes para obtener el documento definitivo, el cual se envía a la Presupuesto para su respectiva firma y sello del Rector. 9. Recibe el formato 0701, gestiona la firma y sello del Rector. 10. Anexa al instructivo N 7 y envía a ONAPRE. 11. Envía copia del formato 0701 definitivo a la DPU para sus conocimientos y fines. 10/12

11 REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERIDAD CENTROCCIDENTAL COMENTARIOS DE LA EJECUCIÓN FÍSICA Y FINANCIERA TRIMESTRAL PRESUPUESTO AÑO: TRIMESTRE: FECHA Con el fin de conocer los logros y obstáculos en la Ejecución del Presupuesto, a continuación se presentan una serie de preguntas, las cuales deben ser respondidas según el comportamiento de su Unidad, para lo cual usted deberá: a) Tomar en cuenta los escenarios que determinan el porcentaje de logro: Superior a la máxima > 100% (desviación significativa) Máxima > 90% < 100% Sobresaliente > 80% < 89% Satisfactoria > 70% < 79% Aceptable > 60% < 69% Mínima > 50% < 59% (desviación significativa) Inferior a la mínima < 50% (desviación significativa) b) Exponer sus explicaciones por cada unidad bajo su responsabilidad. c) Hacerlo firmar por la máxima autoridad de la Unidad con su respectivo sello. d) Enviarlo a la DPU en físico y vía (dpuucla@ucla.edu.ve) entre en un lapso no mayor de cinco días hábiles contados a partir de la fecha de cierre de la ejecución física en el SIAD. (1.-) EN REFERENCIA AL EJECUTADO DE LA UNIDAD: (1.1.-) ESPECIFIQUE PARA CADA UNA DE LAS ACCIONES QUE ESTÁN BAJO SU RESPONSABILIDAD, LAS DESVIACIONES FISICAS Y FINANCIERAS MAS SIGNIFICATIVAS CON BASE A LOS PORCENTAJES DE LOGRO OBTENIDOS EN EL DESEMPEÑO, DETALLANDO DE MANERA CLARA Y PRECISA LAS CAUSAS QUE INCIDIERON EN LA OBTENCIÓN DE LOS RESULTADOS. (1.2.-) EXPLIQUE EN FORMA DETALLADA, CLARA Y PRECISA LOS OBSTACULOS QUE AFECTARON EL LOGRO DE SUS METAS (POR UNIDAD). (1.3.-) POSIBLES SOLUCIONES A LOS OBSTÁCULOS PRESENTADOS EN SU EJECUCIÓN. (1.4.-) LOGROS ALCANZADOS DURANTE EL PERÍODO (POR UNIDAD). (2.-) EN REFERENCIA AL CAUSADO POR LA DIRECCIÓN DE FINANZAS: (2.1.-) EXPLIQUE LAS DESVIACIONES PRESENTADAS ENTRE EL EJECUTADO DE LA UNIDAD Y EL CAUSADO DE LA DIRECCIÓN DE FINANZAS (POR UNIDAD). FIRMA Máxima Autoridad de la Unidad 11/12

12 Dado, sellado y firmado en la Sala de Sesiones del Consejo Universitario de la Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado, en su Sesión N 2437, Ordinaria, realizada el día veintidós de abril del año Dr. Francesco Leone Durante Rector de la Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado Prof. Edgar Rodríguez León Secretario General (E) de la Universidad Centroccidental Lisandro Alvarado Designado conforme consta en Gaceta Universitaria Extraordinaria N 144 Septiembre 2014 y de acuerdo al Artículo 9, Numeral 19 del Reglamento General de la Universidad 12/12