Manual de Usuario. AddIn Reconciliación. Externa

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1 Page 1 of 13 RECONCIALIACION EXTERNA RECONCIALIACION EXTERNA Manual de Usuario AddIn Reconciliación Externa

2 Page 2 of 13 Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Full-featured multi-format Help generator Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Free help authoring environment Alcance RECONCIALIACION EXTERNA Alcance RECONCIALIACION EXTERNA Alcance El siguiente documento describe el procedimiento para importar un archivo de extracto bancario enviado por el banco dentro de SAP Business One y guardar los parámetros de importación para posteriores ejecuciones. Se describe también el procedimiento para agrupar movimientos del extracto y realizar registros en el diario automáticamente. Descripción General Este addin permite importar un extracto bancario desde los archivos electrónicos que proporciona el banco ahorrando el tiempo necesario para introducir manualmente esta información. También permite agrupar movimientos existentes en el extracto y generar un registro en el diario para estos movimientos. Los parámetros de importación son configurables, minimizando la edición del archivo a importar. Como cada banco tiene un formato de extractos diferente el add-on permite guardar los conjuntos de parámetros de importación para futuras ejecuciones. Después de importar la información en la ventana Tratar estados de cuenta externos se procede a realizar la reconciliación externa de forma normal. Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Free HTML Help documentation generator Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Easily create iphone documentation Configuración Inicial RECONCIALIACION EXTERNA

3 Page 3 of 13 Configuración Inicial RECONCIALIACION EXTERNA Para importar el extracto de cuenta externo automáticamente se debe ingresar a la ventana Tratar estados de cuenta externos de SAP Business One seleccionando Gestión de Bancos>Extractos bancarios y reconciliaciones externas>tratar estados de cuenta externos. Se muestra la siguiente ventana: Debe seleccionar el modo en que el sistema debe tratar el extracto de cuenta externo: para la cuenta de mayor o para el socio de negocios. A continuación, ingrese el código correspondiente para la cuenta de mayor/socio de negocios. Presione el botón Importar Extracto para importar la información del extracto de cuenta externo desde el archivo electrónico recibido del banco. Nota: El archivo electrónico debe estar guardado como archivo de texto con codificación UTF-8 y la primera fila debe ser la fila de títulos de columnas. Para manejo de registros en el diario cuando se trata con monedas extranjeras se presentan transacciones no compensadas. Debe realizar las siguientes configuraciones para permitir realizar registros en el diario al utilizar cuentas con monedas extranjeras. Los totales en moneda local deben ser iguales pero no los de moneda extranjera. Abra el formulario de Registro en el diario. En las parametrizaciones del documento en la pestaña General habilite las opciones Autorizar trans.no compensada en ME y Permitir transacciones de monedas múltiples. En la pestaña tabla deshabilite la opción De campo ME. También verifique la configuración en Gestión > Inicialización sistema > Parametrizaciones de documento. En la pestaña Por documento seleccione Registro en el diario y deshabilite la opción Bloquear registro en el diario ME no compensado ; habilite Permitir transacciones de monedas múltiples. Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Free EPub producer

4 Page 4 of 13 Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Free PDF documentation generator Proceso Para Importación de estados de Cuenta Externos RECONCIALIACION EXTERNA Proceso Para Importación de estados de Cuenta Externos RECONCIALIACION EXTERNA El asistente para importación del extracto bancario le permitirá configurar los parámetros necesarios para ejecutar la importación. Estos parámetros definen la estructura particular de un extracto bancario y las acciones a realizar durante la importación. Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Write ebooks for the Kindle Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Easy to use tool to create HTML Help files and Help web sites Opciones de importación de archivo Opciones de importación de archivo

5 Page 5 of 13 Seleccione Grupo de parámetros nuevo para importar un extracto bancario de acuerdo con un grupo de parámetros nuevo. Debe ingresar un nombre y descripción para el grupo de parámetros. Seleccione Grupo de parámetros existente para cargar parámetros guardados previamente. Seleccione el grupo de parámetros que desea cargar. Si activa la opción Ir al último paso el asistente lo llevará a la última pantalla para ejecutar la importación del archivo. De lo contrario el asistente lo llevará paso a paso permitiendo visualizar y modificar los parámetros actuales.

6 Page 6 of 13 Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Free help authoring tool Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Full-featured EPub generator Definición de formato de Archivo, Fecha y Valores Definición de formato de Archivo, Fecha y Valores Ingrese los datos que definen el formato del archivo a importar, formato de las fechas y los valores del extracto bancario. Formato Archivo Seleccione la extensión del archivo a importar y el carácter separador de la información contenida en el archivo. Formato Fecha

7 Page 7 of 13 Seleccione el formato de la fecha y el carácter separador según la fecha de los movimientos del extracto bancario. Formato Valores Configure el formato de los valores del extracto bancario. Ingrese el Carácter separador decimales y el Carácter separado de miles (opcional). Seleccione Cambiar el signo de los movimientos para ingresar los valores negativos como positivos y viceversa. Seleccione Columna de signo para el valor del movimiento cuando el extracto bancario contenga una columna exclusiva para el signo del valor del movimiento e ingrese el Valor para movimiento negativo. Los movimientos que no tengan este valor se considerarán como movimientos positivos. Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Free EPub and documentation generator Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Full-featured multi-format Help generator Definición de campos del extracto bancario Definición de campos del extracto bancario Configure los campos del extracto bancario a importar y su correspondencia con los campos del sistema. Ingrese el nombre del campo tal como aparece en la fila de títulos del extracto bancario y seleccione el

8 Page 8 of 13 correspondiente nombre del campo en el sistema. Nombre del campo en sistema: 1. Fecha: Columna fecha. Aplica con el formato de fecha definido en el paso 2 2. Descripción movimiento: Columna descripción del movimiento del extracto bancario. (Información detallada) 3. Referencia: Columna referencia del extracto bancario. 4 y 5. Valor débito y Valor crédito del movimiento: Aplica cuando el extracto trae una definición separada de los valores débito y crédito, es decir, cuando estos valores se encuentran en columnas diferentes. 6. Valor movimiento (donde: retiro -): Columna valor. Aplica cuando el extracto trae una definición de la columna valor unificada donde las consignaciones tienen antepuesto un signo + o nada y los retiros traen antepuesto un signo -. 7 y 8. Columna Signo y Valor movimiento: Aplica cuando el extracto tiene una columna para el Valor y una columna para el Signo que indica si el valor es positivo o negativo. Para utilizar esta definición de campos se debe seleccionar en el paso 2 del asistente la opción Columna de signo para el valor del

9 Page 9 of 13 movimiento e ingresar el valor que indica movimiento negativo. 9, 10 y 11. Nº Documento, Código SN, Nombre SN: Si el importe grabado en la fila se encuentra en el lado del crédito y representa un pago de un cliente mediante una transacción bancaria el sistema puede crear automáticamente el documento de pago recibido correspondiente. Para activar esta función: Seleccione la opción Crear Pago cuando se configuren N Documento y Código SN. Configure las columnas código y nombre del cliente (opcional) que ha realizado el pago. Campos Código SN y Nombre SN. Configure la columna número de documento. Esta columna debe tener los números de facturas (DocNum) para las que los clientes realizaron los pagos. Campo N Documento. El documento Pago Recibido se creará solo si el importe del extracto es idéntico al importe de la factura de cliente. La fecha de contabilización del documento Pago Recibido es determinada por la fecha del sistema. No obstante, la fecha de vencimiento se toma de la fecha suministrada en el campo Fecha. Una vez creado el documento Pago Recibido, se reconciliará con la factura de clientes. 12. Código Externo: Columna Código Externo del extracto bancario. 13. Nº Estado de Cuenta: Columna Número de Estado de Cuenta. Contiene el número del extracto. Nota: La definición del campo Valor movimiento es obligatoria. Puede seleccionar los campos del sistema 4 y 5 ó 6 ó 7 y 8 para la definición de este campo. Cuando se tratan estados de cuenta externos para Socios de Negocios y NO para Cuentas de Mayor sólo se puede configurar el rango de columnas 1 a 8. Los demás campos no podrán importarse al sistema. Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Full-featured Help generator Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Create HTML Help, DOC, PDF and print manuals from 1 single source Definición de movimientos a agrupar Definición de movimientos a agrupar Este paso es opcional. Puede configurar los movimientos del extracto bancario a agrupar. Al agrupar un movimiento este queda con los datos de la primer ocurrencia del movimiento, sólo se actualiza el valor, se va sumando.

10 RECONCIALIACION EXTERNA Page 10 of 13 En este paso también puede especificar que para todos los movimientos agrupados se cree un registro en el diario seleccionando la opción Generar registro en el diario e ingresando la cuenta de mayor (que equivale a las cuentas de gastos bancarios) para cada movimiento, el código del socio de negocios que aparecerá en el registro en el diario, la fecha con la que se generará el registro en el diario y el código de transacción. Los campos Fecha y Código Trans. son opcionales, el campo Socio Negocios se exigirá cuando exista el campo para manejo de terceros U_InfoCo01. El campo IFRS establece por cual tipo de IFRS se va a establecer el registro de diario a crear.

11 Page 11 of 13 El campo Fecha no se guardará en la configuración de parámetros ya que ésta debe cambiar cada vez que se corra el asistente. Si no es ingresada el sistema toma la fecha actual para crear el registro en el diario. Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Easily create Help documents Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Easily create PDF Help documents Grabar y ejecutar opciones Grabar y ejecutar opciones Seleccione Ejecutar para buscar el archivo del extracto bancario e importarlo al sistema según los parámetros ingresados en el asistente. Seleccione Grabar parámetros y ejecutar para grabar los parámetros ingresados para ejecuciones futuras e importar el extracto bancario. Seleccione Grabar parámetros y salir para grabar los parámetros ingresados para ejecuciones futuras y cerrar el asistente. Si el conjunto de parámetros actual fue cargado por el asistente, es decir, si se seleccionó la opción Grupo de parámetros existente en el paso 1, se pueden cambiar el nombre y la descripción al seleccionar una de las opciones de Grabar parámetros para no modificar el conjunto de parámetros actual y guardar los parámetros como otra configuración. Para ingresar la ruta del archivo a importar debe presionar el botón en el sistema de archivos de Windows. Presione el botón Finalizar para ejecutar la opción seleccionada. (Buscar archivo) y seleccionar el archivo

12 Page 12 of 13 Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Generate EPub ebooks with ease Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Easy to use tool to create HTML Help files and Help web sites Informe de la ejecución Informe de la ejecución Este informe muestra un resumen del proceso de importación del extracto y generación del registro en el diario. Si se presentaron errores en la ejecución se retroceden las operaciones realizadas por el asistente y se muestran los mensajes de error.

13 Page 13 of 13 Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Free EPub and documentation generator Created with the Personal Edition of HelpNDoc: Generate EPub ebooks with ease