2. Descripción del servicio Plazo de duración del contrato 2.2. Presupuesto del contrato

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1 PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS QUE RIGEN EL EXPEDIENTE PARA LA CONTRATACIÓN DEL SERVICIO DE DISEÑO GRÁFICO PARA TODO EL MATERIAL PROMOCIONAL DE LA AGENCIA DE TURISMO DE LAS BALEARES (ATB) DURANTE EL AÑO 2016 Índice 1. Objeto del contrato. 2. Descripción del servicio Plazo de duración del contrato 2.2. Presupuesto del contrato 3. Requisitos técnicos 3.1. Consideraciones previas 3.2. Descripción de los trabajos 3.3. Solicitud y entrega del material 3.4. Obligaciones del adjudicatario 3.5. Presentación de ofertas 3.6. Distribución del material 3.7. Plazos de entrega 4. Aspectos de la negociación 5. Documentación a entregar para la negociación 6. Oficialidad de lenguas 7. Control del contrato 8. Confidencialidad de documentos 9. Propiedad industrial e intelectual 10. Memoria del contrato 1

2 1. OBJETO DEL CONTRATO El objeto del Pliego es determinar las prescripciones técnicas que regirán la ejecución del contrato del servicio de referencia. 2. DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO El presente Pliego de Prescripciones Técnicas tiene como finalidad la contratación por parte de la Agència de Turisme de les Illes Balears, en adelante ATB, delos servicios de una empresa de diseño gráfico (creatividad, diseño, gráfica y maquetación), a partir de los contenidos facilitados por la ATB, durante la vigencia del contrato. Las determinaciones establecidas en este Pliego de Prescripciones Técnicas, así como los contenidos en el Pliego de Cláusulas Administrativas Particulares, constituyen normas vinculantes para el contratista, quien realizará las prestaciones que constituyen el objeto del contrato con expresa sumisión a los mismos Plazo de duración El contrato tendrá un plazo de duración desde su formalización hasta la el día 31 de diciembre de Todos los plazos establecidos en estos pliegos, salvo que se indique que son laborables, se entenderán referidos a días naturales Presupuesto del contrato El presupuesto máximo del contrato es de más el 21% de IVA (8.400 ) sumando un total de (IVA incluido). Las ofertas que superen dicho importe no serán tenidas en cuenta en el presente procedimiento de adjudicación. Las facturas emitidas por el adjudicatario deberán contener: Desglose de IVA que se corresponderá en forma y contenido con el albarán o justificante de realización del servicio. 2

3 Referencia al número de expediente: 015/2016 Referencia, en su caso, al número de pedido y de partes de trabajo (solicitud de presupuesto y orden de trabajo) Identificación del proyecto concreto al que está vinculado el contrato, si existe Nombre completo de la empresa: Agència de Turisme de les Illes Balears (ATB) CIF: Q H Dirección: Calle de Rita Levi, s/n. Ctra. Valldemossa km Palma de Mallorca Las facturas originales serán remitidas a la siguiente dirección de correo postal: Calle de Rita Levi, s/n. Parc Bit Palma de Mallorca. Deberán ir acompañadas de una aceptación del presupuesto por parte de la ATB así como una copia en papel del trabajo realizado. El pago de las facturas se realizará, tras la conformidad de los trabajos, mediante transferencia bancaria a 30 días de la fecha de recepción de las facturas. 3. REQUISITOS TÉCNICOS 3.1. Consideraciones previas Las consideraciones recogidas en este apartado deben entenderse como requisitos mínimos, pudiendo los licitadores mejorarlos en sus ofertas. Las propuestas que ofrezcan características inferiores no serán tomadas en consideración en el presente procedimiento de adjudicación. Los licitadores pueden ofertar prestaciones superiores a las solicitadas, que se considerarán positivamente en la valoración técnica de la oferta Descripción de los trabajos El objeto del contrato deberá incluir la creatividad, el diseño, la gráfica y maquetación, a partir de los contenidos facilitados por la ATB, para los siguientes soportes: 3

4 SOPORTES A DESARROLLAR: A. Publicaciones (catálogos, memoria-anuario, folletos, libros, guías, documentos, cartelería...) online y offline. B. Material de papelería (online y offline). C. Expositores publicitarios (roll ups, mupis, opis...) D. Publicidad (banners, anuncios, páginas, ½ páginas, módulos ), online y offline E. Merchandising F. Infografías a partir de la visualización de datos (estadísticos, contenidos, mapas...) Así como, cualquier elemento susceptible de ser diseñado en el entorno de la comunicación visual. Se incluye en el objeto del contrato tanto el diseño del material complementario como la personalización del mismo (serigrafiado, troquelado, etc.) conforme a las pautas del manual de imagen corporativa de ATB. Las ofertas incluirán alguna muestra de trabajos realizados anteriormente. Las publicaciones de carácter promocional de la ATB se proyectan como un instrumento para reforzar la imagen turística de las Islas Baleares. En línea con este objetivo, en la estética de los soportes cobra un papel destacado el empleo de recursos visuales de todo tipo (gráficos, fotografías, ilustraciones, infografías) así como la utilización de técnicas que aporten dinamismo y permitan la interactuación con el público objetivo. Se valorará que las empresas licitadoras tengan en cuenta estos requerimientos a la hora de elaborar sus propuestas. Se incluyen en el contrato, en concreto, las siguientes actividades: Diseño y maquetación del contenido (textos, gráficos, imágenes, infografías), de acuerdo con la imagen corporativa de la ATB y las pautas concretas que serán facilitadas por la dirección técnica del proyecto: 1) La normativa establecida en el manual de uso de las marcas de destino: Mallorca, Menorca, Ibiza, Formentera e Illes Balears (Anexo I) 2) El catálogo de publicaciones (Anexo II), en la medida de lo posible. 4

5 La ATB pondrá a disposición de la empresa adjudicataria el material fotográfico del que dispone en su archivo digital. Sin embargo, se valorará que la empresa adjudicataria ponga a disposición su archivo en caso necesario. En la siguiente tabla se especifica el material a valorar. Por un lado los puntos 1, 2 y 3 que deberán seguir el catálogo de publicaciones de la ATB, es decir, sólo se tendrá que maquetar. La ATB facilitará los siguientes modelos: - Folleto Illes Balears, Vive el Mediterráneo 250x210 - Folleto desplegable: Mapa Illes Balears 10x21 cerrado (6x2 cuerpos) - Folleto desplegable: Cicloturismo profesional 10,5x21 cerrado (8x2 cuerpos) - Ejemplo de banners online: 990x90 y 300x250 - Posters: 60x80 y 80x60 SEGÚN CATÁLOGO ATB POSIBLES MEDIDAS OBSERVACIONES 1 PUBLICACIONES A4 A3 105X X X X X270 Impresión online / offline Hasta un máximo de 1000 páginas 2 CARTELERÍA hasta 70x100 cm 10 modelos 3 PUBLICIDAD ONLINE BANNER (hasta 728x90 pixeles) RASCACIELOS (hasta 300x600 pixeles) ROBAPÁGINAS (hasta 400x400 pixeles) 50 modelos 5

6 Por otro lado los puntos del 4 al 12 serán de nueva creatividad. Se tendrán en cuenta para la negociación la originalidad de los trabajos realizados anteriormente y la entrega de los siguientes ejemplos de nueva creatividad: - Un flyer de dos páginas - Dos diapositivas para una presentación de destino - Dos páginas de un dossier de prensa - Un expositor de 100x200, temática gastronomía y turismo 6

7 NUEVA CREATIVIDAD POSIBLES MEDIDAS / MODELOS OBSERVACIONES 4 PUBLICACIONES A4 A3 105X X X X X270 Impresión online / offline Hasta 8 publicaciones 5 PUBLICIDAD A4 A3 A2 Displays grandes formatos (opis, mupis, vallas, rollers ), interior/exterior 1 modelo de nueva creatividad de Illes Balears y las siguientes adaptaciones: 3 Illes Balears 5 Mallorca 4 Menorca 4 Ibiza 3 Formentera 6 STAND Y MOSTRADOR PANEL DE EXPOSICIÓN DE 800 X 400 CM Y MOSTRADOR DE 450 X 100 CM 1 modelo de panel de Illes Balears y 1 mostrador. Y las siguientes adaptaciones: 1+1 Mallorca 1+1 Menorca 1+1 Ibiza 1+1 Formentera 7 CARTELERÍA hasta 70x100 cm hasta 20 modelos 8 COMUNICACIÓN 9 PUBLICIDAD ONLINE Dossier de prensa Presentaciones Reportajes de 1, 2 ó 3 páginas BANNER (hasta 728x90 pixeles) RASCACIELOS (hasta 300x600 pixeles) ROBAPÁGINAS (hasta 400x400 pixeles) Precio global (no por página), máximo de Precio 10 global (no por página), máximo de 10 Precio por página, máximo 15 páginas máximo 20 modelos 10 STORYBOARD 20'' / 30'' máximo 16 storyboards 11 STORYBOARD 3' - 5' máximo 5 storyboards 12 MERCHANDISING Toalla Pareo Libreta Mousepad Taza Bolsa máximo 1 nuevo modelo y 4 adaptaciones * Se entiende por adaptación isla la misma creatividad aplicada a cada isla * Se entiende por adaptación medio la misma creatividad en diferentes formatos según el medio de comunicación 7

8 3.3. Solicitud y entrega del material Solicitud: Los técnicos del departamento de Imagen y Comunicación de ATB solicitarán a la empresa adjudicataria el material a elaborar en cada momento, ya sean soportes a desarrollar, ya sea actualización del material existente. Las características técnicas, especificadas en este pliego, podrán sufrir variaciones según los ajustes que sean convenientes establecer para atender a las necesidades sobrevenidas de cada publicación, sin que esto suponga variación en las condiciones generales del presente pliego. Todo el material solicitado por la ATB, deberá ser supervisado por los técnicos del departamento de Imagen y Comunicación de la ATB (publi@atb.caib.es) y deberán realizarse todas las modificaciones necesarias hasta conseguir su aprobación final por parte de la ATB. La ATB podrá solicitar en cualquier momento el archivo en formato editable para que pueda ser modificado por los técnicos del departamento (photoshop, indesing, illustrator) hasta llegar a la aprobación definitiva. La ATB también podrá solicitar a la empresa adjudicataria la realización de las pruebas de impresión. Entrega: El adjudicatario deberá entregar a la ATB el arte final en alta resolución en formato editable abierto (photoshop, indesing, illustrator) y en formato pdf, en el momento de la entrega de la factura Obligaciones del adjudicatario: - La empresa adjudicataria no podrá facilitar ningún material desarrollado en este contrato a terceros hasta tener la conformidad por escrito, vía correo electrónico de los técnicos del departamento de Imagen y Comunicación de la ATB (publi@atb.caib.es). 8

9 - Se adoptarán las medidas oportunas para evitar la difusión no autorizada de todo el material entregado por la ATB para la realización de los trabajos encargados, fotografías, textos, logotipos, marcas, señalética, expositores, etc y en ningún momento podrá ceder el material a terceros sin autorización de la ATB. - Atender cualquier responsabilidad por daños y perjuicios que pueda sufrir el material durante el proceso de realización del mismo, hasta su entrega en perfectas condiciones de producción, o por ser realizado sin seguir las instrucciones o directrices del técnico responsable. En estos casos, el material deberá ser repuesto en un plazo máximo de tres días, corriendo a cargo del adjudicatario cuantos gastos se originen por este motivo. - Facilitar cualquier información sobre el desarrollo de la prestación del servicio a requerimiento de la ATB, para ello deberá designar un responsable a quien en todo momento y en caso de necesidad puedan dirigirse los técnicos de la ATB como interlocutor válido. - Dotar a su personal de todas las medidas de seguridad necesarias obligándose a cumplir con toda la legislación vigente de Seguridad e Higiene en el Trabajo, Prevención de Riesgos Laborales y normativa complementaria. - El adjudicatario no podrá incluir su marca o logo en ningún lugar del material impreso. 3.5 Presentación de ofertas No serán tomadas en cuenta aquellas ofertas que no se presenten conforme a los anexos que constan en los pliegos de cláusulas particulares o que contengan omisiones, errores o tachaduras que impidan conocer claramente la oferta presentada por el licitador. Asimismo, la empresa adjudicataria deberá especificar en su oferta económica el importe (sin IVA), para cada uno de los formatos que se indican en el anexo de la oferta económica. 9

10 3.6. Distribución del material Lugar de entrega En el caso de que se requieran pruebas de impresión la empresa adjudicataria de este contrato deberá entregar cualquier material solicitado en las dependencias de la ATB. Forma de entrega del trabajo Las entregas del material solicitado por la ATB se realizarán, regularmente, vía e- mail, en su defecto, en el sistema que se determine la ATB Plazos de entrega Se establece, con carácter general, como fecha para la ejecución de cada uno de los elementos especificados en el presente pliego entre los días naturales 2 y 20 desde el aviso de producción, dando lugar a ejecuciones parciales para cada uno o varios de los elementos contratados, dependiendo del soporte encargado. Ocasionalmente y en caso de extrema necesidad por circunstancias sobrevenidas, el plazo de entrega se reducirá a los plazos de maquetación que convengan y determine la ATB. En el caso de no cumplir con los plazos estipulados, la ATB aplicará las penalidades descritas en el Pliego de Cláusulas Particulares. 4. Criterios de valoración - negociación Los criterios de valoración están detallados en el cuadro de criterios de adjudicación del contrato dentro de los pliegos de cláusulas particulares. 5. Documentación a entregar para la valoración La documentación a entregar se detalla en el pliego de cláusulas particulares. 10

11 Todos los anexos están adjuntos a los pliegos de cláusulas particulares. Dicha documentación es de obligada entrega. Los anexos anteriormente indicados serán, única y exclusivamente, sobre la que se realice la valoración por la Mesa de Contratación. En caso contrario la oferta no será valorada para ese criterio concreto. 6. Oficialidad de lenguas Toda la documentación administrativa y técnica que se presente en este contrato ha de ser en una de las dos lenguas oficiales de la Comunidad Autónoma de las Islas Baleares, catalán o castellano. 7. Control del contrato Con el fin de asegurar el normal funcionamiento del contrato, la ATB podrá convocar a la empresa adjudicataria cuantas veces considere oportuno con el fin de asegurar el cumplimiento de lo establecido en la descripción de contenidos. A fin de controlar adecuadamente que el adjudicatario ofrece en cada momento el servicio en las mejores condiciones de calidad y eficacia, se establecen los siguientes mecanismos de control: a) La ATB designará como responsable del trabajo a una o varias personas pertenecientes a las áreas de producto, imagen y comunicación. b) El contratista comunicará a la ATB el nombre, teléfono y correo electrónico de una persona de contacto con capacidad de decisión para resolver problemas que durante la ejecución del contrato se puedan suscitar. Ostentará la representación de la empresa adjudicataria y realizará las propuestas pertinentes. 8. Confidencialidad de los documentos La empresa adjudicataria deberá guardar el debido sigilo sobre el contenido y desarrollo del contrato. La información proporcionada por la ATB, acerca de los usuarios finales de los servicios a contratar, será única y exclusivamente utilizada por la empresa adjudicataria con el fin de proporcionar una mejor asistencia, debiendo garantizar una absoluta privacidad y confidencialidad de dichos datos. 11

12 La empresa adjudicataria, en lo que concierne a la LOPD, deberá formalizar con la ATB un acuerdo de tratamiento de datos personales en el que se compromete a realizar el tratamiento de datos de carácter personal a los que tenga acceso acorde con la normativa de protección de datos vigente en cada momento y, en particular, se obliga a: - Mantener el secreto profesional respecto a los datos personales que tenga acceso durante la prestación de los servicios a la ATB, obligación que subsistirá aun después de finalizar sus relaciones con el ATB. - Tratar los datos de carácter personal conforme a lo establecido en el acuerdo de tratamiento de datos personales que se suscribirá a la firma del contrato y en la normativa de protección de datos vigente en cada momento así como las instrucciones recibidas por parte del ATB. - No aplicar ni ceder los datos personales ni utilizarlos con fin distinto al descrito en el objeto de estos pliegos. - Establecer e implementar las medidas de índole técnicas y organizativas de nivel necesarias para garantizar la seguridad de los datos de carácter personal y evitar su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado, habida cuenta del estado de la tecnología, la naturaleza de los datos almacenados y los riesgos a que están expuestos, ya provengan de la acción humana o de medio físico o natural. En concreto, deberán cumplirse las medidas requeridas por la normativa de protección de datos (en especial, el RD.1720/2007). 9. Propiedad industrial e intelectual Los licitadores, por medio de su participación y de la aceptación de estas bases se someten a los siguientes términos que establecerán los derechos de propiedad industrial e intelectual sobre los resultados objeto del contrato. La ATB ostentará en exclusiva todos los derechos de Propiedad Industrial e Intelectual sobre los resultados objeto del contrato. La empresa adjudicataria garantizará a la ATB que los resultados han sido desarrollados por su personal laboral y que responde de su autoría y originalidad. 12

13 La empresa adjudicataria reconoce no tener que recibir contraprestación alguna distinta del precio determinado en el contrato por el desarrollo del contenido del contrato y la cesión de los derechos económicos y de explotación de dichos resultados. Cualquier documentación generada por el adjudicatario como resultado de este suministro quedará como propiedad exclusiva de la ATB sin que el contratista pueda conservarla ni obtener copia de la misma o facilitarla a terceros sin la expresa autorización de la ATB, que le dará en su caso, previa petición formal del contratista con expresión del fin. 10. Memoria del contrato Antes de finalizar el contrato, la empresa adjudicataria deberá entregar un dossier que contenga un resumen del material realizado y sus costes. 13