CERTIFICACION DE ESTADOS FINANCIEROS CON BASE EN EL ARTÍCULO 57 DEL DECRETO 2649/93

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1 CERTIFICACION DE ESTADOS FINANCIEROS CON BASE EN EL ARTÍCULO 57 DEL DECRETO 2649/93 Señores Asamblea General ASOCIACION ICOM COLOMBIA Ciudad Estimados señores: Por medio de la presente certificamos: el Representante legal y Contador General de la Asociación ICOM Colombia que hemos preparado los Estados Financieros Básicos: Balance General, Estado de Resultados, Estado de Cambios en el Patrimonio, Flujo de Caja y Cambio en la situación financiera a Diciembre 31 de 2011, de acuerdo con la Ley 222 de 1995, Decreto 1406/99 y el Decreto 2649 de 1993 incluyendo sus correspondientes Notas que forman un todo indivisible con estos. Los procedimientos de valuación, valoración y presentación han sido aplicados uniformemente con los del año inmediatamente anterior y reflejan razonablemente la Situación Financiera de la Empresa al 31 de Diciembre de 2011; así como los Resultados de sus Operaciones, los Cambios en el Patrimonio, los Cambios en la Situación Financiera, los correspondientes a sus Flujos de Efectivo. Dado en Bogotá a los 26 días del mes de marzo del año 2012 Cordialmente, ELVIRA PINZON MENDEZ ANCIZAR PIÑEROS BARRETO Representante Legal Contador ASOCIACION ICOM Colombia T.P T 6

2 REVISORIA FISCAL ASOCIACION ICOM COLOMBIA DICTAMEN DEL REVISOR FISCAL Bogotá D.C. marzo 26 de 2012 Señores ASAMBLEA GENERAL ASOCIACION ICOM COLOMBIA Ciudad Respetados señores: Para conocimiento de todos los socios, me permito rendir el informe como Revisor Fiscal, de la ASOCIACION ICOM COLOMBIA, reglamentado por el Código de Comercio, según la Ley 222 de 1995, la Ley 43 de 1990, los Estatutos de esta asociación, vigentes y las demás normas que regulan el ejercicio de la Profesión del Contador Público y en especial las funciones del Revisor Fiscal, de acuerdo con el sistema legal aplicable en Colombia y con las reglamentaciones que proceden de las actividades técnicas de la Interventoria de Cuentas, dentro de su respectiva Auditoría realizada, así: Que he auditado los Estados Financieros de la ASOCIACION ICOM COLOMBIA, al 31 de diciembre de 2011 y 2010, integrados por el BALANCE GENERAL COMPARATIVO, EL ESTADO D E RESULTADOS, por los años terminados en las citadas fechas y sus notas, políticas contables y financieras, más significativas que forman parte de dichos estados financieros. Es importante señalar que la Administración de la Asociación, es responsable de la preparación y la adecuada presentación de los estados financieros, de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia. Esta responsabilidad incluye: diseñar, implementar y mantener los procedimientos, el Sistema de Control Interno relevante en la Asociación que forma parte para la preparación y presentación de los mismos estados financieros, para que estén libres de errores de importancia relativa, seleccionando y aplicando políticas contables apropiadas, y haciendo estimaciones contables que sean razonables de acuerdo con las circunstancias.

3 De tal forma que mí responsabilidad es expresar una opinión sobre dichos estados Financieros, con base en las auditorias desarrolladas por el suscrito, para lo cual obtuve las informaciones necesarias para cumplir mis funciones de Revisoría Fiscal y llevé a cabo mí trabajo de acuerdo con normas de auditoría generalmente aceptadas en Colombia. Una auditoría incluye la realización de procedimientos para obtener evidencia de auditoría selectiva, sobre los montos y revelaciones en los estados financieros, dichas normas requieren que se planifiquen y practiquen para obtener seguridad razonable sobre si los estados financieros están libres de representación errónea de importancia relativa. Estos procedimientos seleccionados se hacen acorde con las técnicas y a juicio del Revisor Fiscal, incluyendo la evaluación del Sistema de Control Interno, del Riesgo de los procedimientos correspondientes. En dicho proceso de evaluación del Riesgo, se consideró los controles internos relevantes para preparar y presentar adecuadamente los estados financieros, para posteriormente diseñar las pruebas y comprobaciones de auditoría que fueran adecuados en las circunstancias, esta auditoría también incluyó la evaluación del uso apropiado de las políticas contables y la razonabilidad de las estimaciones contables realizadas por la administración, así como la presentación completa de los estados financieros. Es de señalar que estas auditorías incluyeron el examen, sobre una base selectiva, de las evidencias que respaldan las cifras y las notas informativas en los estados financieros. Esta auditoría también incluyó la evaluación de los principios o normas de contabilidad utilizados por la administración, y la evaluación de las revelaciones acerca de las situaciones que así lo requerían, así como el informe de Gestión de la Administración, por tal razón considero que la auditoria aplicada por esta Revisoría Fiscal, ha concluido en proporcionar este informe sobre la base razonable, para expresar su DICTAMEN en los siguientes términos: Que los estados financieros de los años antes mencionados, fueron fielmente tomados de los libros de contabilidad, presentan razonablemente y en forma fidedigna, la situación financiera de la Asociación al 31 de Diciembre de los años 2010 y 2011, los resultados de las operaciones, los cambios en el patrimonio, los cambios en el efectivo, los cambios en su situación financiera y las Notas explicativas a los mismos estados, los cuales forman parte integral de estos estados, por los años terminados en dichas fechas, de conformidad con normas y principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia. Por lo expuesto, en mi opinión, los citados Estados Financieros son razonables, por lo cual recomiendo a la Asamblea General su aprobación.

4 Además, informo que, con base en las pruebas realizadas, a la ASOCIACION ICOM COLOMBIA, se cumplen los siguientes aspectos: Ha llevado su contabilidad conforme a las normas legales y a las técnicas vigentes. Las operaciones registradas en los libros oficiales y las Actos de los administradores de la ASOCIACION ICOM COLOMBIA, se ajustan a las disposiciones que regulan la actividad, a los estatutos y decisiones de la Asamblea General y del Consejo de Administración. La correspondencia, los comprobantes de las cuentas y los libros de Actas y registro de la Asociación, en su caso, se llevan y se conservan debidamente. Que la ASOCIACION ICOM COLOMBIA cuenta con un adecuado sistema de Control Interno. Que cumple con los requisitos legales en cuanto a aportes laborales y sociales de su personal, así como cuenta con las licencias de sus programas y equipos de computación. Cordialmente, LUÍS CARLOS BELTRÁN PARDO C.C. No de Bogotá REVISOR FISCAL Matrícula CP No. 803 T

5 BALANCE GENERAL COMPARATIVO DE LOS AÑOS 2011 Y ACTIVO VARIACION DISPONIBLE (Nota No. 4) Caja ,00 ( ) Bancos , ,00 ( ) TOTAL DISPONIBLE , ,00 ( ) DEUDORES (Nota No. 5) Cuotas de Sostenimiento Anticipos y Avances a contratistas , , Anticipos de Impuestos y Contribuciones , ,00 - Provisiones TOTAL DEUDORES , , ,00 DIFERIDOS (Nota No. 6) CARGOS DIFERIDOS - - TOTAL DIFERIDOS TOTAL ACTIVOS , ,00 ( ) PASIVO CUENTAS POR PAGAR (Nota No. 6-7) Honorarios ,00 ( ) Servicios , , Retención en la Fuente , Impuesto de Industria y Comercio Retenido , , Impuesto Ind. y Cio Vigencia Fiscal 8.000, TOTAL CUENTA POR PAGAR , ,00 ( ) INGRESOS RECIBIDOS PARA TERCEROS (Nota No. 8) ICOM PARIS , ,00 ( ) - TOTAL INGRESOS RECIBIDOS PARA TERCEROS , ,00 ( ) TOTAL OTROS PASIVOS , ,00 ( ) TOTAL PASIVO , ,00 ( ) PATRIMONIO CAPITAL (Nota No. 9) Aportes , ,00 - RESULTADO DEL EJERCICIO (Nota No. 10) Excedente del Ejercicio ,00 ( ) Deficit del Ejercicio ( ,81) ( ) RESULTADO DE EJERCICIOS ANTERIORES (Nota No. 11) Excedentes Acumulados , Deficits Acumulados ( ,00) ( ,00) - TOTAL PATRIMONIO , ,00 ( ) TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO , ,00 ( ) Las Notas del No. 1 al No. 15 forman parte integral de los Estados Financieros ELVIRA PINZON MENDEZ LUIS CARLOS BELTRAN PARDO Representante Legal Revisor Fiscal T.P.No. 803-T ANCIZAR PIÑEROS BARRETO Contador T.P. No T Página 1

6 ESTADO DE RESULTADOS COMPARATIVO DE LOS AÑOS Y 2010 INGRESOS VARIACION INGRESOS OPERACIONALES (Nota No. 12) INGRESOS RECIBIDOS Cuotas de Sostenimiento ( ) TOTAL INGRESOS OPERACIONALES ( ) INGRESOS NO OPERACIONALES (Nota No. 13) Ingresos Financieros (84.998) Recuperaciones - TOTAL INGRESOS NO OPERACIONALES (84.998) TOTAL INGRESOS ( ) EGRESOS GASTOS OPERACIONALES (Nota No. 14) Gastos de Personal Honorarios Revisoria Fiscal Honorarios Contabilidad Impuestos ( ) Seguros Asistencia Técnica Gastos Legales Gastos de viaje Gastos de Asamblea y Juntas Gastos Diversos TOTAL GASTOS DE ADMINISTRACION COSTOS SEMINARIO Seminario ( ) TOTAL COSTOS ( ) GASTOS NO OPERACIONALES (Nota No. 15) Gastos Financieros TOTAL GASTOS NO OPERACIONALES TOTAL EGRESOS Excedente Neto ( ) ( ) Las Notas del No. 1 al No. 15 forman parte integral de los Estados Financieros ELVIRA PINZON MENDEZ LUIS CARLOS BELTRAN PARDO Representante Legal Revisor Fiscal T.P.No. 803-T ANCIZAR PIÑEROS BARRETO Contador T.P. No T Página 4

7 ASOCIACION ICOM COLOMBIA NOTAS EXPLICATIVAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS A DICIEMBRE 31 DEL NOTA No. 1 I - Naturaleza Jurídica, Objeto Social y Objetivos La Asociación ICOM Colombia tiene personería jurídica expedida por la Cámara de Comercio de Bogotá, según inscripción No. S del 28 de Abril de NATURALEZA JURIDICA: ICOM COLOMBIA es una entidad de participación Privada, sin ánimo de lucro, de interés público, constituida bajo las leyes colombianas y regida por las normas pertinentes del derecho privado. OBJETO SOCIAL: La Asociación tiene por objeto realizar en el ámbito Colombiano la misión del ICOM, que es la organización internacional de los museos y profesionales de museos dedicada a la tarea de conservar, perennizar y transmitir a la sociedad el patrimonio mundial natural y cultural presente y futuro, material e inmaterial. La duración de la Asociación es por veinticuatro (24 años). OBJETIVOS: La asociación tendrá los siguientes objetivos: 1) Promover la creación, el desarrollo y la gestión profesional de los museos de todas las categorías. 2) Mejorar el conocimiento y el entendimiento de su naturaleza, cometidos y funciones. 3) Organizar la cooperación y el intercambio entre los museos y los miembros de las profesiones museisticas. Divulgar el acervo de conocimientos relativos a la museología y otras disciplinas relacionadas con los estudios museológicos, la gestión y/o las actividades de los museos y contribuir a la mejora y desarrollo de esos conocimientos 3

8 II- Estructura y Funciones de los órganos de Dirección y Administración La Asociación está compuesta por los siguientes órganos: Órganos de Dirección y Administración: La dirección y la administración de la Asociación estarán a cargo de: La Asamblea General de Miembros: Conformada por todos lo miembros activos de la Asociación La Junta Directiva. El Presidente: Nombrado por la Junta Directiva. Los demás que determine la Junta Directiva. Órganos de Vigilancia: Las funciones de vigilancia dentro de la Asociación las ejercerá el Revisor Fiscal. Este será designado por la Asamblea General para periodos de un año prorrogables indefinidamente. La designación no podrá recaer en personas que sean miembros de la Asociación y sus servicios serán remunerados en la forma y cuantía que determine la Asamblea General. NOTA No. 2 POLITICAS Y PRÁCTICAS CONTABLES Para el proceso de identificación, registro, preparación y revelación de los estados financieros, ICOM COLOMBIA está aplicando el marco conceptual de la contabilidad en Colombia según lo establecido en el Decreto Reglamentario 2649 de que integra los principios de Contabilidad generalmente aceptados en concordancia con la Ley 43 de 1.990, el Decreto 2650 de y sus reglamentarios; las cuentas fueron codificadas según lo estipula el Plan Único de Cuentas para Comerciantes (PUC). Así mismo las normas y procedimientos establecidos en el Código de Comercio y el Consejo Técnico de la Contaduría en materia de presentación y elaboración de Estados Financieros y preparación de los documentos soporte. La entidad utilizó los criterios y normas de evaluación de activos y pasivos, en particular, las relacionadas con los Ajustes Integrales por Inflación y la 4

9 constitución de provisiones, así como las relacionadas con las depreciaciones. Para el reconocimiento patrimonial de los hechos financieros y económicos se aplico la base de la causación y de caja. NOTA No. 3 EFECTOS Y CAMBIOS SIGNIFICATIVOS EN LA INFORMACION CONTABLE.Aplicación de las normas de depreciación: El método de aplicación de la depreciación es el de Línea Recta, que consiste en determinar una alícuota periódica constante según su vida útil; 20 años para Construcciones y edificaciones, 5 años para equipos de procesamiento electrónico de datos, 10 años para Muebles y Enseres, Equipos de Oficina y equipos de telecomunicaciones, 3 años para Biblioteca y 10 años para otros NOTA No. 4 DISPONIBLE Este rubro esta representado por un valor de $ el cual está especificado así: CUENTA TOTAL CAJA 0,00 BANCOS CUENTAS DE AHORRO Banco de Bogotá Cta , Banco Davivienda Cta Da Mas No , Banco Davivienda Cta Da Mas No TOTAL

10 NOTA No. 5 DEUDORES Este grupo está conformado por las cuentas clientes, Aportes por cobrar (Cuentas por Cobrar a Socios), Anticipos y Avances por cobrar y Deudores varios la cual asciende a un valor de $ enumerados a continuación: CLIENTES La cuenta clientes registra el valor adeudado a la Asociación por los clientes así: 0 CUENTAS POR COBRAR A SOCIOS En cuentas por cobrar a socios se registra el valor de los aportes que adeudan los miembros. Con un saldo de $0. ANTICIPO Y AVANCES A CONTRATISTAS La cuenta Anticipo a Contratistas corresponde a un saldo a favor de la Asociación por valor de $ Johanna Baquero Cantor $ Lady Pinilla Rodriguez $ Erika Morales Avila $ José Antonio Navarrete $ TOTAL ANTICIPO DE CONTRATISTAS $

11 ANTICIPO DE IMPUESTOS Y CONTRIBUCIONES La cuenta Anticipo de impuestos y contribuciones corresponde un saldo a favor de la Asociación y a cargo de la administración de impuestos Nacionales y Distritales por valor de $ IMPUESTO VALOR RETENCION IMPUESTO DE RENTA $ RETENCION DE INDUSTRIA Y COMERCIO $25.406,00 TOTAL ANTICIPO DE IMPUESTOS $ ,00 NOTA No 6 CUENTAS POR PAGAR Este grupo contiene las cuentas que representan pasivo para la Asociación por concepto de: Honorarios $ 0.00 Servicios $ Retenciones en la Fuente $ Retención Impuesto Industria y Comercio $ Acreedores varios $ 0.00 TOTAL $ NOTA No 7 IMPUESTOS, GRAVAMENES Y TASAS Este grupo contiene la siguiente cuenta: Impuesto de Industria y Comercio $ Impuestos sobre las ventas por pagar $ TOTAL $

12 NOTA No 8 OTROS PASIVOS Este grupo contiene los Depósitos Recibidos para Trasladar a ICOM Paris de: CONTRATO DESCRIPCION VALOR ICOM PARIS $ TOTAL $ NOTA No 9 CAPITAL SOCIAL Este grupo está representado por la cuenta Aportes sociales que registra el valor de los aportes realizados por los miembros afiliados en el momento de constituir la Asociación y que están estipulados en el Acta de Constitución. De acuerdo a la Asamblea Extraordinaria del año 2010 el capital social de ICOM es de $ oo. NOTA No 10 RESULTADOS DEL EJERCICIO Este grupo comprende el valor del Déficit de Enero 1 a Diciembre 31 de 2011 obtenido por la Asociación, cuyo monto es de $ NOTA No 11 RESULTADOS DE EJERCICIOS ANTERIORES Este grupo comprende el valor de los resultados de las últimas utilidades compensando las pérdidas de los ejercicios anteriores acumulados. El saldo neto de los resultados acumulados a 31 de Diciembre de 2011 es de $ oo. 8

13 NOTA No 12 INGRESOS OPERACIONALES Los ingresos operacionales de la ASOCIACIÓN durante el año 2011 comprenden: DETALLE Cuotas de sostenimiento correspondientes al 40% de las cuotas de afiliación de todos los miembros TOTAL VALOR $ oo $ oo NOTA No 13 INGRESOS NO OPERACIONALES Este grupo está compuesto por ingresos por rendimientos de cuentas de ahorro, Reintegros. El saldo de ingresos no operacionales es de $ NOTA No 14 GASTOS OPERACIONALES El grupo de los Egresos, está representado por todas aquellas salidas de dinero destinadas al desarrollo del objeto social de la Asociación y son: $ NOTA No 15 GASTOS NO OPERACIONALES Corresponden a gastos no relacionados directamente con el desarrollo del objeto social de la Asociación, es de $