Manual de Usuario. de la aplicación web

Transcripción

1 Servicio compartido de Gestión de Notificaciones Manual de Usuario de la aplicación web ATENCIÓN: Para la comprensión de este documento, debe consultarse el Glosario de Términos y Especificaciones Notific@ que dispone de todos los términos y abreviaturas utilizados, así como su definición y en algunos casos, las especificaciones técnicofuncionales asociadas a los mismos. Manual Versión 2.18 Fecha de revisión 31/03/2017 Realizado por Sistemas Desarrollo

2 CONTENIDO PLATAFORMA 1 MANUAL DE USUARIO... 1 DE LA APLICACIÓN WEB REGISTRO DE CAMBIOS EL SERVICIO COMPARTIDO NOTIFIC@ LA APLICACIÓN WEB DE NOTIFIC@ SERVICIO DE SOPORTE PARA LA APLICACIÓN WEB DE NOTIFIC@ REQUISITOS PREVIOS Y ACCESO A LA APLICACIÓN REQUISITOS PREVIOS Navegadores recomendados Máquina virtual java Certificado electrónico ACCESO A LA APLICACIÓN WEB Acceso en Preproducción (PRE) Acceso en Producción (PRO) FUNCIONALIDADES DE LA APLICACIÓN WEB CAMBIO ENTRE UNIDADES ENVÍOS Detalles del envío NUEVO ENVÍO Bloque envío Adjunto Opciones aplicables únicamente a archivos en formato PDF Destino Titular y Destinatario Métodos de envío ENVÍO MASIVO CERTIFICACIONES Acceso a las certificaciones Solicitud de certificaciones no recibidas DATOS COLABORADORES Datos Operador Postal Datos CIE HISTÓRICO... 27

3 1. Registro de cambios Fecha Versión Descripción 11/07/ Cambio en la descripción del campo teléfono. 26/08/ Se sustituye el estado enviado a sede electrónica por leído 19/09/ Modificada descripción del servicio de Dirección Electrónica Habilitada 24/09/ Aclaraciones sobre el uso de los envíos masivos mediante CSV 11/10/ Aclaración sobre obligatoriedad del Código SIA para Notificaciones Actualización sobre modo de inserción de datos de pagadores para los envíos. 25/10/ Modificación pestaña de envíos. Se sustituye Referencia Destinatario por Referencia Emisor 07/11/ Eliminado estado Editando 28/11/ Se añaden los portales de EELL y CCAA como portales de acceso a Notific@. Se incluye la posibilidad de enviar un ZIP en lugar de un PDF como contenido de la notificación cuando no se va a usar un CIE como salida. Se modifica el comportamiento del envío masivo para contemplar el uso de la DEH. Se aclara el concepto de caducidad 13/12/ Se añade referencia al documento de datados y certificaciones del portal CTT 25/01/ Se añade campo caducidad para envíos masivos. Se modifica el concepto de caducidad 13/03/ Añadida pestaña de Histórico de unidades antiguas y extintas. Añadida funcionalidad de reclamación de certificaciones faltantes al operador postal. 31/03/ Se remarca la importancia de consignar el campo

4 2. El servicio compartido La es una solución tecnológica, construida inicialmente en respuesta a las medidas CORA que impulsan la implementación y concentración de las notificaciones electrónicas, y declarada como servicio compartido por la Comisión de Estrategia TIC en su reunión de 15 de septiembre de La plataforma Notific@ trabaja en colaboración con otras infraestructuras comunes de diversa índole que, en su conjunto, pueden canalizar automáticamente todas las notificaciones que se generan en las AAPP, preferentemente a partir de los sistemas de información mecanizados, para que lleguen a su destino personas físicas, jurídicas y otras- de la manera más eficiente y económica posible. La entrega de dichas notificaciones/comunicaciones se realiza por: Comparecencia en sede, lo que se proveerá a través de la Carpeta Ciudadana alojada en el PAG (Punto de acceso general) o en las sedes electrónicas de los emisores de dichas notificaciones/comunicaciones. Y en función de diversas condiciones como, por ejemplo las establecidas por el destinatario para su relación con la Administración, se pueden servir también por alguna de estas vías: Dirección Electrónica Habilitada, para aquellos destinatarios que se adhieran a este sistema de forma voluntaria y aquellos otros que estuvieran obligados a usarla. En esta vía se coopera con la Fabrica Nacional de Moneda y Timbre como proveedor de los servicios de DEH. En soporte papel, lo que se obtendrá mediante la colaboración de los Centros de Impresión y Ensobrado (CIE) y de los servicios postales correspondientes. En todos los casos la, proporciona mediante diversos métodos, información al organismo emisor sobre el estado de la notificación/comunicación emitida. Para las entregas en papel, mediante servicios postales se informa de los estados: notificada, rehusada, ausente, fallecido, dirección incorrecta, además se proporciona la consulta de los datados y certificados correspondientes a cada caso. Para el uso de la vía electrónica al 100%, es decir notificación mediante comparecencia en sede- se informa de los correspondientes estados: expirado (excedido el plazo previsto para la comparecencia), comparecido o rechazado. El escenario global que se muestra en la siguiente imagen y cuya descripción detallada puede consultarse en el apartado de Descripción Funcional.

5 Ilustración 1: Diseño Conceptual de 3. La Aplicación Web de Los Organismos Emisores disponen de dos posibles interfaces para la interacción con Servicios Web: Los Servicios Web están destinados a proporcionar un mecanismo para la integración de los Sistemas de Información de los Organismos Emisores. Para ampliar información acerca de los Servicios Web, ver el documento Servicios Web Para Organismos y Sedes disponible en el Centro de Transferencia de Tecnologías. Aplicación Web: Supone una interfaz web con Notific@ que permite a los Organismos Emisores gestionar de manera manual sus notificaciones y comunicaciones, incluyendo el seguimiento del estado de los envíos y el acceso a las certificaciones emitidas con motivo del acceso del destinatario a una notificación por cualquiera de las vías de entrega contempladas.. Este manual describe el funcionamiento de la Aplicación Web, mostrando las diferentes opciones que ésta ofrece y dando instrucciones sobre cómo utilizarla.

6 4. Servicio de Soporte para la Aplicación Web de Las dudas e incidencias relativas a la Aplicación Web de Notific@ deberán ser canalizadas a través del Centro de Atención a Integradores y Desarrolladores (CAID) según los procedimientos que se detallan en la Guía de Uso Servicios CAID disponible en el Centro de Transferencia de Tecnologías. 5. Requisitos previos y acceso a la Aplicación 5.1. Requisitos previos Esta versión de Notific@ contiene numerosas funcionalidades que obligan a ciertos requisitos de navegación. Se recomienda la siguiente configuración del sistema: Navegadores recomendados - Internet Explorer, versiones 10 y Google Chrome, última versión. - Mozilla Firefox, a partir de la versión 20 con plugin de Java para el navegador Máquina virtual java - Máquina virtual de Java (JRE) Java 8 (1.8.0_xx) instalada en el navegador Certificado electrónico - Además, habrá que contar también con un certificado de persona física o jurídica, emitido por un organismo de confianza (tipo FNMT), instalado en el navegador Acceso a la aplicación web Tendrán acceso a Notific@ los siguientes perfiles del Portal AGE: - Usuario de aplicaciones Notific@. - Usuario Administrador de aplicaciones Notific@ Acceso en Preproducción (PRE) El acceso a la aplicación se puede realizar de varias formas: Desde el Portal correspondiente, accediendo primero desde el Área de Usuario con un certificado digital (o DNI-e) válido, y posteriormente haciendo click sobre la aplicación Notific@ en el listado de aplicaciones: ATENCIÓN para pruebas el acceso será: Administración General del Estado:

7 Comunidades Autónomas: Entidades Locales: Ilustración 2: Acceso al Portal de Administración electrónica También puede acceder directamente a la aplicación desde la siguiente URL: Pero en caso de no estar autenticado con el certificado digital, le pedirá que se autentifique a través del Portal AGE Acceso en Producción (PRO) De manera análoga, en el entorno de Producción se deberá acceder: - A través del correspondiente: o Administración General del Estado: o Comunidades Autónomas: o Entidades Locales: - A través de la URL: 6. Funcionalidades de la Aplicación Web Notific@ se encuentra dividido actualmente en cinco menús, cuatro estáticos y un desplegable, como se aprecia en la ilustración 3. A continuación, se describe cada uno de ellos:

8 6.1. Cambio entre Unidades Ilustración 3: Menús de la Una de las ventajas de la aplicación es que permite la posibilidad de realizar el envío de notificaciones/comunicaciones para distintas unidades. Esta funcionalidad tiene como premisa tener permiso de actuación sobre cada una de ellas. En la ilustración 3 se puede apreciar que el usuario tiene permiso sobre las siguientes unidades: Instituto Nacional de Estadística y la División de Sistemas de Información y Comunicaciones. El cambio de Unidad se puede realizar mediante el selector desplegable ubicado en la parte superior derecha de la página Envíos La pantalla de Envíos (Ilustración 4) se puede considerar la pantalla principal de Notific@. En ella se mostrará un resumen de todos los envíos correspondientes a la unidad activa y su detalle. Ilustración 4: Pantalla de Envíos

9 Cuenta con un filtro para delimitar los resultados que aparecen por pantalla. Estos mismos campos identificativos del envío serán los que vendrán informados en la lista resultante, además del Titular del envío y el tipo de envío (Notificación o Comunicación). Ref. Emisor: Es el Identificador único del envío para cada uno de los destinatarios. Se trata de una clave asignada por el Emisor, que le permite identificar la notificación o comunicación. Esta clave aparecerá en la relación de envíos y en el detalle de cada envío. La importancia de la unicidad es debida a que se trata del campo que será utilizado para posteriores consultas con Correos sobre las certificaciones extraviadas. La máxima longitud del mismo es de 20 caracteres. Identificador del Envío: Se trata del identificador único asignado a cada envío. Lo emite la propia plataforma. NIF/CIF/NIE del destinatario: Número de identificación del destinatario. Este campo es imprescindible para disponer de la notificación en Carpeta Ciudadana. Sin embargo, y ante la imposibilidad en algunos casos de rellenarlo, este campo se considera opcional. NCC (Número de Certificado de Correos): Número que reciben todas las cartas, ya sean notificaciones o comunicaciones. Aparece impreso en la ventanilla del sobre. En caso de tener que solicitar una certificación al Operador Postal (sólo posible en el caso de notificaciones) será obligatorio aportar el NCC. Estado del envío: En el documento explicativo sobre datados y certificados se puede encontrar un listado con los posibles estados en los que puede encontrarse un envío en la plataforma. Se recomienda la lectura en todos los casos, pero sobre todo cuando se van a utilizar servicios postales Detalles del envío Desde el listado de envíos existe la posibilidad de acceder al detalle de cada uno de los envíos y de su destinatario/s (Ilustraciones 5, 6 y 7) mediante el botón Ver que se encuentra situado a la derecha de cada uno de ellos. En la parte superior de la pantalla de Detalle de la Ilustración 5 se encuentra la información general del Envío, es decir, el identificador, concepto y fechas de creación y envío.

10 En el siguiente bloque Ilustración 5 se muestran en la parte izquierda los datos del Emisor de la Notificación, el Tipo de envío y el Procedimiento SIA, mientras que en la parte derecha se mostrarán los ficheros adjuntos que contendrá la propia notificación. Ilustración 5: Pantalla de Detalle - Datos de un Envío El bloque que aparece a continuación (Ilustración 6) muestra los datos del titular y del destinatario de la notificación, tantos como haya, junto con la información relativa a los métodos de envío habilitados para los mismos. Hay que tener en cuenta, que una misma notificación puede contar con varios titulares y destinatarios, por lo que este bloque se puede repetir varias veces. En métodos de envío se indica los métodos de entrega que se hayan configurado al realizar el envío, sin perjuicio de la disponibilidad de la notificación o comunicación en Carpeta Ciudadana. Además de esto, existirá un icono en la parte derecha de este bloque con el estado en el que se encuentra la notificación. Cuando el estado sea el de Notificada se podrá descargar la Certificación (Acuse de recibo) de la misma en formato PDF a través del icono.

11 Ilustración 6: Pantalla de Detalle - Datos del titular y destinatario de un envío En la parte final se encuentra la información relativa a los datados (Ilustración 7), en caso de que existan. Los datados son los distintos estados por los que puede haber ido pasando una notificación. Como en el bloque anterior, los datados serán distintos para cada destinatario. Ilustración 7: Pantalla de Detalle Datados

12 6.3. Nuevo Envío La pantalla de Nuevo Envío se compone de un formulario con todos los datos a rellenar cuando se quiere realizar un nuevo envío de una notificación/comunicación a uno o varios destinatarios. Se pasa a describir cada uno de los campos a rellenar en la primera parte del formulario (Ilustración 8) Bloque envío Ilustración 8: Pantalla de Nuevo Envío Bloque 1 Emisor: Se trata del Organismo que emite la notificación o comunicación. No necesita rellenarse al coincidir con la Unidad Administrativa que se está administrando. Concepto: Descripción textual del contenido administrativo de la notificación o comunicación. En el caso de las notificaciones, aparece impreso en el acuse de recibo. SIA (Sistema de Información Administrativa): El código SIA identifica el procedimiento al que está asociado una notificación. Es un campo autocompletable en que, a medida que se vaya escribiendo, se mostrarán los posibles códigos que se puedan corresponder con la información introducida junto con su descripción. Se trata de un campo opcional a nivel de formulario ya que no es obligatorio rellenarlo en todos los casos: es un cambio obligatorio para las notificaciones y opcional para las comunicaciones. Tipo de envío: Existen dos posibles valores excluyentes: - Notificación: Se utiliza para notificar actos administrativos con relevancia jurídica, por lo que se requiere acuse de recibo.

13 - Comunicación: Se utiliza para comunicar información sin relevancia jurídica Por lo que no se requiere acuse de recibo Fecha envío programado: Permite que el envío se produzca en la fecha que se indique en dicho campo. Es un campo opcional Adjunto Ilustración 9: Pantalla de Nuevo Envío Bloque 2 El botón permite cargar el archivo PDF o ZIP con el contenido de la notificación o documentación. Para generar un archivo en formato PDF a partir de un archivo de editor de textos (por ejemplo, con extensión.docx) basta con guardarlo como.pdf. Tenga en cuenta que cuando se esté seleccionando como posible vía de salida un Centro de Impresión y Ensobrado, no se podrá enviar como contenido de la notificación un archivo en formato ZIP Opciones aplicables únicamente a archivos en formato PDF Cuando el archivo de contenido de la notificación consista en un archivo en formato PDF, se puede utilizar el botón de validación de que el PDF cumple con la especificación PDF/A. Es recomendable, aunque no obligatorio, que el archivo PDF que se adjunta cumpla con el estándar PDF/A. La validación de PDF/A se ofrece a título informativo no siendo obligatorio realizarla. En caso de que se envíe un PDF que no cumpla con el estándar PDF/A la plataforma se encargará de realizar internamente la transformación antes de su envío al CIE, si procede, pero el documento que se almacenará en Notific@ será el original y no el convertido.

14 Y por último, para archivos en formato PDF, se tienen dos campos de tipo check que pueden o no marcarse: Normalizado: El archivo PDF se entiende que está normalizado cuando la esquina superior derecha está libre de texto impreso. (Consultar especificación de la norma para los CIE s). En tal caso, al emitir la notificación se utilizará esa esquina para imprimir información sobre titular, destinatario, domicilio, etc. En caso de no estar normalizado, se antepondrá una carátula para imprimir la citada información. En caso de duda, se recomienda elegir no normalizado. La información introducida en este campo sólo tiene aplicación cuando el envío se produce a través del CIE. Generar CSV?: En caso en que se quiera insertar el Código Seguro de Verificación (CSV) en el documento, el PDF deberá estar firmado electrónicamente. El archivo que almacenará Notific@ será el que tiene insertado el CSV Destino Ilustración 10: Pantalla de Nuevo Envío Bloque 3 Los campos de este primer apartado del bloque son los siguientes: Referencia emisor: Es el Identificador único del envío para cada uno de los destinatarios. Se trata de una clave asignada por el Emisor, que le permite

15 identificar la notificación o comunicación. Esta clave aparecerá en la relación de envíos y en el detalle de cada envío. La importancia de la unicidad es debida a que se trata del campo que será utilizado para posteriores consultas con Correos sobre las certificaciones extraviadas. La máxima longitud del mismo es de 20 caracteres. Prioridad: Este campo indica la prioridad del envío una vez que llega al Centro de Impresión. Tendrá dos posibles valores, urgente o normal. Si se trata de urgente, la carta recibirá prioridad en su emisión. En cualquier caso, no se garantizan fechas de emisión ni de entrega. Retardo: Número de días naturales que estará disponible el envío para su comparecencia desde la sede electrónica del Punto de Acceso General (Carpeta Ciudadana). En este caso el estado en el que queda el envío es el de Pendiente de Comparecencia. Si se desea realizar el envío postal de forma instantánea, se debe introducir el número 0. ATENCIÓN, en este caso, se deben cumplimentar obligatoriamente los datos referentes al bloque del contrato con el CIE y con el Operador Postal. Caducidad: Fecha en la cual, a última hora del día, una notificación pasa a estado rehusado a primera hora del día. o Es obligatorio ponerla para notificaciones con puesta a disposición únicamente en Carpeta Ciudadana y/o sede electrónica o cuando se emplee Carpeta/Sede + DEH voluntario. En el resto de casos es opcional. o Cuando un envío se pone a disposición a través de la DEH, tanto si es porque el destinatario está obligado a usar la DEH como si es voluntario, si se ha informado el campo de caducidad se usará la fecha indicada. En caso contrario se usará un plazo de diez días, de conformidad con la Ley. o El campo caducidad será ignorado cuando un envío se ponga a disposición a través de vía postal Titular y Destinatario Ambos apartados tienen los mismos campos. Mientras que el Titular es la persona física o jurídica sobre la que surte efectos jurídicos la notificación, o a la que se dirige en última instancia la comunicación, el Destinatario es a quien materialmente se dirige el envío. Un ejemplo de destinatario sería un representante o un apoderado. Este apartado tiene los siguientes campos. Nombre / Razón Social: Nombre o razón social del destinatario o titular. Admite un máximo de 125 caracteres. Apellidos: Opcional en el caso de destinatarios o titulares con Razón Social. NIF/CIF: Número de identificación del destinatario o titular. Este campo es imprescindible para su comparecencia en la Carpeta Ciudadana. Sin embargo, y ante la imposibilidad en algunos casos de rellenarlo, este campo se considera opcional.

16 Teléfono: Se trata de un campo opcional. Se prevé de cara al futuro que, en caso de que dicho campo y el NIF/CIF estén rellenos, se realizará un aviso vía SMS al destinatario o titular para informar de que puede comparecer en Carpeta Ciudadana. Correo electrónico: Campo opcional. En caso de que dicho campo y el NIF/CIF estén rellenos se realizará un aviso vía al destinatario o titular para informarle de que puede comparecer en Carpeta Ciudadana. NOTA: Importancia de consignar el campo Estadísticamente se ha confirmado que la tasa de comparecencia de notificaciones por medios electrónicos es muy superior cuando se consigna el campo . Esto es especialmente importante cuando los destinatarios están obligados a recibir notificaciones electrónicas. Es deseable que el Organismo Emisor rellene el campo a partir de la información contenida en un registro de contactos Métodos de envío Ilustración 11: Pantalla de Nuevo Envío Bloque 4 En este apartado se pueden seleccionar diferentes alternativas para realizar un envío. Indistintamente del método seleccionado las notificaciones estarán disponibles para su comparecencia en la Carpeta Ciudadana a menos que fuera imposible determinar el

17 NIF/CIF. Si se seleccionan los dos métodos de envío, la aplicación internamente prioriza. Primero se comprueba si el destinatario se encuentra en el censo de obligados, o si está suscrito voluntariamente para recibir envíos a través de la DEH. En ese caso se realizará el envío mediante la DEH. Si no es así, se enviará a través del CIE. Según las opciones seleccionadas se deberán consignar los datos correspondientes: Vía DEH. Se tendrá que introducir el NIF/CIF del destinatario, en este caso obligatoriamente, e indicar si se trata o no de un sujeto obligado a recibir notificaciones electrónicas. Finalmente debe consignarse el código del procedimiento que se haya definido en la DEH (normalmente el SIA). Vía CIE/Postal. En el primer menú desplegable se deberá seleccionar el Tipo de Domicilio cuyos posibles valores son Nacional, Extranjero, Apartado de Correos y Sin Normalizar. Dependiendo de la selección, habrá que rellenar unos datos distintos del domicilio del destinatario. El tipo de domicilio Sin Normalizar, que se seleccionará cuando el resto de tipos de dirección no son aplicables, permite introducir la dirección postal en dos áreas de texto, Línea 1 y Línea 2 junto con el Código Postal y el país. Finalmente debe seleccionarse el CIE que se vaya a utilizar para realizar el envío. Los datos de los CIEs deben haberse introducido previamente en la sección de recogida de datos sobre los Agentes Colaboradores. NOTA: En caso en que no se hayan introducido datos sobre los Agentes Colaboradores la opción de envío vía CIE/Postal no estará disponible. En caso de querer añadir más destinatarios a su envío, se debe pulsar el botón Añadir Destinatario para que se despliegue un nuevo bloque con la información del nuevo destinatario. Al final de la página aparecen dos botones que permiten realizar las acciones correspondientes: Limpiar formulario : Para suprimir todos los datos rellenados. Enviar : Se procede a al procesamiento de la notificación conforme a las opciones introducidas. Para Guardar y Enviar, se debe marcar la opción Estoy de acuerdo con las condiciones de uso

18 Ilustración 12: Pantalla de Nuevo Envío Bloque Envío masivo Nofitic@ cuenta con la posibilidad de realizar notificaciones o comunicaciones a múltiples destinatarios. Dicha posibilidad se pone al servicio de los Organismos Emisores, como alternativa al método manual, con el fin de optimizar la operación. Para realizar un envío masivo de notificaciones se deberán seguir los siguientes pasos (Ilustración 13): - Descargar modelo de archivo CSV a través el botón Descargar modelo CSV. - Rellenar el archivo CSV y posteriormente subirlo desde su ubicación en el PC del usuario a través del botón Examinar. - Indicar las vías de salida que se van a utilizar. - Subir el archivo ZIP con el contenido de los distintos envíos. - Enviar. El archivo CSV es un fichero de texto plano con los campos separados por punto y coma. Los ficheros cuyos separadores sean diferentes fallarán (por ejemplo ";"). La primera fila contiene el encabezado de las columnas. Para la edición del archivo CSV se recomienda el uso de LibreOffice. Se ha detectado que otros editores como Excel realizan transformaciones no deseadas. Para cada fila de datos, la primera columna debe contener el código de la unidad a la que va referido el dato en formato DIR3. Por ejemplo, el código de su unidad en formato DIR3 es E Puede obtener un listado de los códigos de unidades administrativas en formato DIR3 en el enlace de la pantalla que viene indicado como este enlace. Los documentos ZIP o PDF con el contenido de la notificación y la comunicación deben seguir las mismas normas que se vieron al realizar envíos independientes. Deberán ser empaquetados en un nuevo archivo ZIP de tamaño máximo de 15 MB.

19 Ilustración 13: Pantalla de Envío masivo 6.5. Certificaciones Ilustración 14: Modelo CSV para Envío masivo Las certificaciones son los Acuses de recibo que se generan y se ponen a disposición del emisor de la comunicación o notificación enviada y que otorgan a las notificaciones total validez jurídica. Notific@ cuenta con la posibilidad de poder descargar todas las certificaciones emitidas, ya sean las realizadas vía Web Service o desde la aplicación. A su vez permite reclamar al operador postal las certificaciones que no hayan sido recibidas y para las que existen datados que deberían conllevar la recepción de una certificación.

20 Acceso a las certificaciones Ilustración 15: Pantalla de Certificaciones Para acceder a las certificaciones debe seleccionarse la cuarta opción del Menú de la cabecera (Ilustración 15). Todos los certificados se generan en formato PDF y llevan su firma electrónica correspondiente. Dependiendo del medio de notificación, la firma será emitida por un Organismo distinto. Envío postal: El contenido del PDF es el resguardo de color rosa anexo al sobre, escaneado. En este caso la firma la emite Correos. DEH: En este caso el PDF está firmado electrónicamente por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT). Carpeta Ciudadana: En este caso la firma electrónica la emite el prestador del servicio compartido de notificaciones. Sedes Electrónicas: El PDF estará firmado conforme al procedimiento de la sede electrónica de origen. Se puede acotar la búsqueda de las Certificaciones por fecha desde y fecha hasta. Las fechas corresponden a los periodos en los que se han recibido las certificaciones en el sistema. El periodo máximo de búsqueda permitido es de 1 mes. A través del botón Descargar se pueden obtener los acuses de recibo. En la Ilustración 16 se puede observar un acuse de recibo que se corresponde con una entrega postal. Cuando las entregas se realizan por medios electrónicos el acuse de recibo será un documento PDF firmado.

21 Ilustración 16: Certificación tipo

22 Solicitud de certificaciones no recibidas Ilustración 17: Certificaciones no recibidas Debajo la sección de descarga de certificaciones del apartado anterior se puede observar un listado de certificaciones no recibidas. Contabiliza el número de datados que no tienen asociada una certificación cuando sí deberían tenerla. Para ello se sigue el siguiente criterio: El datado se corresponde con un estado que conlleva certificación. Ver el documento sobre datados y certificaciones. El datado pertenece a un mes anterior al actual. No existe una certificación asociada a la notificación. Cuando existen notificaciones que carecen de certificación, el proceso a seguir consiste en enviar un correo electrónico al Operador Postal indicando dicha circunstancia, un listado de los envíos que carecen de certificación y los datos postales de un empleado público a quien se enviará, en formato papel, un documento acreditativo del resultado de dichas notificaciones y que sustituye a la certificación. Dicha gestión se facilita a través de Notific@. Cuando existen datados que cumplen esas características se muestran en pantalla dos botones:

23 Se muestra un formulario en el que se solicitan los datos de contacto del empleado público al que se enviará el documento acreditativo sustitutivo de la certificación. Una vez rellenados se pulsa el botón enviar y se enviará automáticamente un solicitando el documento acreditativo al Operador Postal. Ilustración 18: Formulario para solicitud de certificaciones al Operador Postal Permite descargar un documento en formato PDF sobre el que deben rellenarse los datos correspondientes al empleado público al que se enviará el documento acreditativo sustitutivo de la certificación. Dicho PDF debe enviarse, para el caso del Operador Postal Correos a la siguiente dirección: area.distribucion.ordinaria@correos.com 6.6. Datos Colaboradores Esta pestaña de la Aplicación Web permite al organismo emisor introducir los datos relativos a las relaciones que se hayan establecido con los Agentes Colaboradores de Notific@ de cara a la posterior imputación de costes. La inserción de estos datos a través de la Aplicación Web es obligatoria incluso si la integración con Notific@ se va a llevar a cabo a través de Servicios Web.

24 Datos Operador Postal Ilustración 19: Datos de Colaboradores Al pulsar sobre Datos Operador Postal aparecerá un listado con las relaciones establecidas con los Operadores Postales. Ilustración 20: Datos de relaciones con Operadores Postales Si se hace click sobre el botón Nueva relación se mostrará un formulario donde se podrán insertar los datos sobre la relación establecida con el Operador Postal.

25 Ilustración 21: Nueva relación con Operador Postal El Organismo Emisor es responsable de la veracidad de los datos que se inserten sobre las relaciones con el Operador Postal deberán estar en todo momento correctamente actualizados Datos CIE De manera análoga, al pulsar sobre CIE aparecerá un listado con las relaciones establecidas con los CIEs. Ilustración 22: Datos de relaciones con CIE Si se hace click sobre el botón Nueva relación se mostrará un formulario donde se podrán insertar los datos sobre la relación establecida con el CIE.

26 Ilustración 23: Nueva relación con CIE Como puede observarse la inserción de los datos de las relaciones con CIE permite establecer un orden de preferencia, debiéndose asignar un 1 al CIE preferente y un número superior a los siguientes. La aplicación permite que varios CIEs tengan el mismo orden de preferencia, al considerarse que podría ser indiferente para el Organismo Emisor, en cuyo caso Notific@ hará la selección entre los CIEs de igual preferencia en función de criterios como la capacidad del CIE o el reparto de cargas de trabajo. Cada CIE tiene asociado en Notific@ internamente un Operador Postal. Por tanto, si se va a hacer uso de un CIE Notific@ buscará los datos de la relación con el Operador Postal correspondiente antes de enviar toda la información al CIE. Por tanto, si no se rellenan los datos tanto del Operador Postal como del CIE la aplicación devolverá un error.

27 Los datos de los contratos en el entorno de PRE pueden ser falsos, no se hacen comprobaciones. En el entorno de PRO los datos deben ser reales y el Organismo Emisor tener establecida jurídicamente su relación con los Agentes Colaboradores y asumir los costes del uso de su servicio Histórico La pestaña de Histórico permite consultar los envíos realizados por Organismos Emisores extintos o antiguos de los cuales sea sucesor el Organismo Emisor actual que se está empleando. La funcionalidad se limita a la consulta, no siendo posible dar de alta nuevos envíos de unidades que, conforme al directorio DIR3, se encuentran extintas. Ilustración 24: Pestaña de Histórico Al hacer click sobre la pestaña de Histórico aparece una pantalla en la que se puede seleccionar, a través de un combo box, la unidad DIR3 histórica sobre la que se tiene permisos y de la que se desea ver el listado de envíos. El listado de unidades disponibles para la consulta viene determinada por la estructura del Directorio Común de Unidades Orgánicas y Oficinas DIR3 y no es configurable directamente en Notific@. Una vez seleccionada la Unidad concreta, se visualiza el listado de envíos de manera similar a como se muestra en la pestaña de envíos para el Organismo Emisor actual. Ilustración 25: Listado de envíos de unidades históricas