SISTEMAS DIGITALES MULTIFUNCIONALES EN COLOR / SISTEMAS DIGITALES MULTIFUNCIONALES. Guía de Archivado Electrónico

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1 SISTEMAS DIGITALES MULTIFUNCIONALES EN COLOR / SISTEMAS DIGITALES MULTIFUNCIONALES Guía de Archivado Electrónico

2 2016 TOSHIBA TEC CORPORATION Reservados todos los derechos Según especifican las leyes de propiedad intelectual, no se podrá reproducir este manual bajo ninguna forma sin la debida autorización previa y por escrito de TTEC.

3 Prefacio Gracias por adquirir el Sistema digital multifuncional o Sistema digital multifuncional en color TOSHIBA. En este manual se describe cómo usar las funciones de archivos electrónicos (e-filing) de este equipo. Lea este manual antes de usar las funciones. Cómo leer este manual Símbolos usados en este manual En este manual, se describe alguna información importante con los símbolos mostrados a continuación. Asegúrese de leer esta información antes de utilizar el equipo. ADVERTENCIA PRECAUCIÓN Indica una situación potencialmente peligrosa que, en caso de no evitarse, podría provocar lesiones graves o incluso la muerte al operador, así como graves daños o un incendio en el equipo u objetos situados en las proximidades. Indica una situación potencialmente peligrosa que, si no se evita, puede provocar lesiones leves o moderadas al operador, daños parciales al equipo o a los objetos situados en las proximidades, o pérdida de datos. Indica información a la que debe prestar atención al utilizar el equipo. Describe información útil para la utilización del equipo. Páginas en las que se describen aspectos relacionados con lo que está haciendo. Consulte estas páginas si es necesario. Audiencia objetivo de este manual Este manual está dirigido a los usuarios generales y a los administradores. Nombres de modelos y series en este manual En este manual, el nombre de modelo se sustituye con el nombre de serie como se indica a continuación. Nombre de modelo e-studio2000ac/2500ac e-studio2505ac/3005ac/3505ac/4505ac/5005ac e-studio2008a/2508a/3008a/3508a/4508a/5008a e-studio5506ac/6506ac/7506ac e-studio5508a/6508a/7508a/8508a Nombre de serie en este manual e-studio5005ac Series e-studio5008a Series e-studio7506ac Series e-studio8508a Series Equipo opcional Para obtener información sobre las opciones disponibles, consulte la Guía de Inicio Rápido. Pantallas usadas en este manual En este manual, se usa Windows 10 con fines de explicación para describir las pantallas y los procedimientos de uso en Windows. También se usa Mac OS X con fines de explicación para describir las pantallas y los procedimientos de uso en Mac OS. Los detalles de las pantallas pueden ser diferentes según el modelo y cómo se utilice el equipo, como el estado de las opciones instaladas, la versión del sistema operativo y las aplicaciones. En las pantallas de ejemplo de este manual se utiliza papel en formato A/B. Si usa papel en formato LT, la pantalla o el orden de los botones de las ilustraciones puede ser distinto del de su equipo. Abreviaturas y abreviaciones usadas en este manual En este manual, se utiliza el término "alimentador automático de documentos" (ADF) para hacer referencia a "alimentador de documentos de escaneado doble" (DSDF) y a "alimentador automático de documentos inverso" (RADF) en conjunto. Prefacio 3

4 Marcas comerciales Para obtener información sobre las marcas comerciales, consulte el manual Información de Seguridad. 4 Prefacio

5 ÍNDICE Prefacio... 3 Cómo leer este manual... 3 Capítulo 1 DESCRIPCIÓN GENERAL DE ARCHIVOS ELECTRÓNICOS (e-filing) Características de archivos electrónicos (e-filing)... 8 Funciones de archivos electrónicos (e-filing) Funciones que se pueden realizar con este equipo Funciones que se pueden realizar con un PC cliente Capítulo 2 OPERACIONES CON ESTE EQUIPO Impresión de documentos Impresión de un documento completo Impresión de prueba Almacenamiento de documentos Copia y almacenamiento en archivos electrónicos (e-filing) Escaneado en archivos electrónicos (e-filing) Cancelación de trabajos Cancelación de trabajos activos Eliminación de trabajos de impresión Eliminación de documentos Gestión de buzones de usuario y carpetas Creación de buzones de usuario Edición de buzones de usuario Eliminación de buzones de usuario y carpetas Capítulo 3 OPERACIONES CON UN PC CLIENTE Antes de usar la utilidad Web de archivos electrónicos (e-filing) Exploradores web compatibles Configuración de Microsoft Edge Conceptos básicos de la utilidad Web de archivos electrónicos (e-filing) Inicio de sesión como usuario Menús de la utilidad Web de archivos electrónicos (e-filing) Ficha [Documentos (Documents)] Ficha [Preferencias (Preferences)] Vínculo Acceso (Login) Gestión de buzones de usuario y carpetas Creación de buzones de usuario y carpetas Eliminación de buzones de usuario y carpetas Cambio del nombre de los buzones de usuario y las carpetas Modificación y visualización de las propiedades de buzones de usuario y carpetas Gestión de documentos Visualización de documentos Cambio del nombre de los documentos Eliminación de documentos Impresión de documentos Almacenamiento de documentos con el controlador de impresora Archivado de documentos Envío como correo electrónico Edición de las páginas de los documentos ÍNDICE 5

6 Visualización de las propiedades de documentos y páginas Copia de páginas de un documento a otro Copia de páginas de un documento a un buzón o a una carpeta Eliminación de páginas de un documento Introducción de una página en blanco en un documento Movimiento de páginas en un documento Movimiento y fusión de documentos Movimiento de documentos Fusión de documentos Capítulo 4 ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA DE ARCHIVOS ELECTRÓNICOS (e-filing) Administración del sistema Inicio de sesión como administrador del sistema Información sobre la pantalla del administrador Gestión de un disco duro en la utilidad de archivos electrónicos (e-filing) Índice alfabético ÍNDICE

7 1.DESCRIPCIÓN GENERAL DE ARCHIVOS ELECTRÓNICOS (e-filing) En esta sección se ofrece una descripción general de las características y funciones de archivos electrónicos (e-filing). Características de archivos electrónicos (e-filing)...8 Funciones de archivos electrónicos (e-filing)...10 Funciones que se pueden realizar con este equipo...10 Funciones que se pueden realizar con un PC cliente...11

8 0.Características de archivos electrónicos (e-filing) La utilidad de archivos electrónicos, e-filing, se instala en el disco duro del equipo. Permite almacenar documentos, así como imprimir, editar y gestionar los documentos almacenados. En esta sección se describe el sistema de archivos electrónicos (e-filing) para almacenar documentos. Panel de control Los documentos se almacenan mediante la operación de copiado o escaneado PC cliente Los documentos se almacenan mediante la operación de impresión (controlador de impresora) Los documentos se almacenan al recibir un fax a través de Internet o un fax Buzón público Carpeta Todos los usuarios Buzón de usuario Carpeta Usuarios especificados (o administradores) Buzón público El buzón público es un archivo electrónico creado de forma predeterminada. Todos los usuarios pueden acceder a este buzón, por lo que es idóneo para almacenar documentos compartidos con los que cualquier usuario puede necesitar trabajar. Como es un buzón integrado del sistema, no se puede cambiar su nombre, crear uno nuevo ni eliminarse. Buzón de usuario El buzón de usuario es un archivo electrónico que puede crear cada usuario. Se puede proteger con una contraseña para restringir el acceso al mismo. Es idóneo para que usuarios específicos o un administrador almacenen documentos confidenciales. También se puede crear un buzón de usuario sin contraseña. En tal caso, todos los usuarios podrán acceder al buzón de usuario y al buzón público. (Se pueden crear hasta 200 buzones de usuario.) Carpetas Es posible crear carpetas en cada buzón. Sin embargo, solo se puede crear un nivel de carpetas dentro de cada buzón. No se pueden crear subcarpetas dentro de las carpetas. (Se pueden crear hasta 100 carpetas en un buzón.) Documentos Se pueden almacenar documentos en un buzón o una carpeta con los métodos que se describen a continuación. (Se pueden almacenar hasta 400 documentos en un buzón o en una carpeta. Un documento puede contener hasta 200 páginas.) - Copia y almacenamiento de documentos en archivos electrónicos (e-filing) - Escaneado y almacenamiento de documentos en archivos electrónicos (e-filing) - Impresión de documentos en un PC cliente y almacenamiento en archivos electrónicos (e-filing) - Reenvío de los documentos de fax a través de Internet o fax recibidos para almacenarlos en archivos electrónicos (e-filing) con las funciones de reenvío - Reenvío de los documentos de fax a través de Internet o fax recibidos para almacenarlos en archivos electrónicos (e-filing) con las funciones de buzón de correo de reenvío 8 Características de archivos electrónicos (e-filing)

9 1.DESCRIPCIÓN GENERAL DE ARCHIVOS ELECTRÓNICOS (e-filing) Para usar las funciones de fax, debe estar instalada la unidad de fax. En función de la cantidad de datos almacenados en archivos electrónicos (e-filing), es posible que deba pasar un tiempo desde el encendido del equipo hasta que se puedan usar los archivos electrónicos. Para obtener información sobre las funciones de reenvío, consulte la Guía de TopAccess. Para obtener información sobre las funciones de buzón de correo de reenvío, consulte la Guía de Fax (GD-1370) y la Guía de TopAccess. DESCRIPCIÓN GENERAL DE ARCHIVOS ELECTRÓNICOS (e-filing) Características de archivos electrónicos (e-filing) 9

10 0.Funciones de archivos electrónicos (e-filing) P.10 "Funciones que se pueden realizar con este equipo" P.11 "Funciones que se pueden realizar con un PC cliente" Funciones que se pueden realizar con este equipo A continuación figura una lista de funciones de archivos electrónicos (e-filing) que puede realizar con el panel táctil. Para obtener detalles sobre el funcionamiento, consulte las referencias que se indican abajo. Impresión de documentos Las siguientes funciones le permiten imprimir documentos almacenados en archivos electrónicos (e-filing). Para imprimir un documento completo P.14 "Impresión de un documento completo" Para imprimir páginas específicas del documento para comprobarlo P.17 "Impresión de prueba" Almacenamiento de documentos Las siguientes funciones le permiten almacenar documentos en archivos electrónicos (e-filing). Para copiar y almacenar documentos P.19 "Copia y almacenamiento en archivos electrónicos (e-filing)" Para escanear y almacenar documentos P.24 "Escaneado en archivos electrónicos (e-filing)" Eliminación de documentos Para eliminar documentos de archivos electrónicos (e-filing) P.27 "Eliminación de documentos" Gestión de buzones de usuario y carpetas Las siguientes funciones le permiten gestionar los buzones de usuario y las carpetas de archivos electrónicos (e-filing). Las carpetas de los buzones no se pueden crear ni editar a través del panel táctil. Las carpetas se pueden crear con un PC cliente. Para crear nuevos buzones de usuario P.29 "Creación de buzones de usuario" Para cambiar el nombre y la contraseña de un buzón de usuario registrado P.30 "Edición de buzones de usuario" Para eliminar buzones de usuario y carpetas P.31 "Eliminación de buzones de usuario y carpetas" 10 Funciones de archivos electrónicos (e-filing)

11 1.DESCRIPCIÓN GENERAL DE ARCHIVOS ELECTRÓNICOS (e-filing) Funciones que se pueden realizar con un PC cliente A continuación figura una lista de las funciones de archivos electrónicos (e-filing) que se pueden realizar con un PC cliente (utilidad Web de archivos electrónicos, e-filing). Para obtener detalles sobre el funcionamiento, consulte las referencias que se indican abajo. La utilidad Web de archivos electrónicos (e-filing) solo admite Windows. No admite Mac OS ni otros tipos de ordenadores. Gestión de buzones de usuario y carpetas Las siguientes funciones le permiten gestionar los buzones de usuario y las carpetas de archivos electrónicos (e-filing). Para crear nuevos buzones de usuario y carpetas P.40 "Creación de buzones de usuario y carpetas" Para eliminar buzones de usuario y carpetas P.43 "Eliminación de buzones de usuario y carpetas" Para editar (cambiar el nombre y cambiar las propiedades) buzones de usuario y carpetas P.44 "Cambio del nombre de los buzones de usuario y las carpetas" P.46 "Modificación y visualización de las propiedades de buzones de usuario y carpetas" DESCRIPCIÓN GENERAL DE ARCHIVOS ELECTRÓNICOS (e-filing) Gestión de documentos Las siguientes funciones le permiten gestionar documentos almacenados en archivos electrónicos (e-filing). Para ver los archivos de imagen de documentos en forma de vista de miniatura o de lista P.50 "Visualización de documentos" Para cambiar el nombre de los documentos P.51 "Cambio del nombre de los documentos" Para eliminar los documentos P.53 "Eliminación de documentos" Para imprimir los documentos (documento completo e impresión de prueba) P.54 "Impresión de documentos" Para almacenar los documentos con la operación de impresión P.59 "Almacenamiento de documentos con el controlador de impresora" Para archivar los documentos P.62 "Archivado de documentos" Para enviar los documentos como correos electrónicos P.66 "Envío como correo electrónico" Edición de documentos Las siguientes funciones le permiten editar documentos almacenados en archivos electrónicos (e-filing). Para ver un documento y las propiedades de página P.76 "Visualización de las propiedades de documentos y páginas" Para copiar y cortar páginas de un documento y pegarlas en otro P.77 "Copia de páginas de un documento a otro" Para copiar y cortar páginas de un documento y guardarlas como un nuevo documento P.82 "Copia de páginas de un documento a un buzón o a una carpeta" Para eliminar páginas de un documento P.85 "Eliminación de páginas de un documento" Para insertar páginas en blanco en un documento P.87 "Introducción de una página en blanco en un documento" Para mover las páginas de un documento para organizar el orden de las páginas P.90 "Movimiento de páginas en un documento" Para mover los documentos entre los buzones y las carpetas P.93 "Movimiento de documentos" Para copiar un documento completo e insertarlo en otro P.95 "Fusión de documentos" Funciones de archivos electrónicos (e-filing) 11

12 1.DESCRIPCIÓN GENERAL DE ARCHIVOS ELECTRÓNICOS (e-filing) Es posible importar los documentos de archivos electrónicos (e-filing) en un PC cliente mediante el controlador TWAIN y el Descargador de archivos. Es posible hacer una copia de seguridad o restablecer documentos de archivos electrónicos (e-filing) y otra configuración de archivos electrónicos (e-filing) con la utilidad de copia de seguridad y restablecimiento de archivos electrónicos. 12 Funciones de archivos electrónicos (e-filing)

13 2.OPERACIONES CON ESTE EQUIPO En esta sección se describen las funciones de archivos electrónicos (e-filing) que se pueden realizar con el panel de control de este equipo. Impresión de documentos...14 Impresión de un documento completo...14 Impresión de prueba...17 Almacenamiento de documentos...19 Copia y almacenamiento en archivos electrónicos (e-filing)...19 Escaneado en archivos electrónicos (e-filing)...24 Cancelación de trabajos...26 Cancelación de trabajos activos...26 Eliminación de trabajos de impresión...26 Eliminación de documentos...27 Gestión de buzones de usuario y carpetas...29 Creación de buzones de usuario...29 Edición de buzones de usuario...30 Eliminación de buzones de usuario y carpetas...31

14 0.Impresión de documentos Es posible imprimir los documentos almacenados en archivos electrónicos (e-filing) con el panel táctil de este equipo. P.14 "Impresión de un documento completo" P.17 "Impresión de prueba" Impresión de un documento completo Es posible imprimir un documento completo. 1 2 Pulse [e-filing] en la pantalla de inicio. Seleccione el buzón que contiene el documento que desea imprimir. También puede especificar el número de buzón (3 dígitos). Introducción de la contraseña Si se ha configurado una contraseña para el buzón de usuario seleccionado, aparece la pantalla de introducción de contraseña. Introduzca la contraseña y pulse [ACEPTAR (OK)]. 3 Si introduce una contraseña no válida varias veces para abrir el buzón, es posible que no pueda iniciar sesión durante un determinado período de tiempo porque se considerará acceso no autorizado. Si aparece el mensaje "Buzón bloqueado. (Box is locked.)" y no puede efectuar el inicio de sesión, pregunte al administrador. Si el documento está almacenado en una carpeta, seleccione la carpeta y pulse [Abrir (Open)]. Si el documento está almacenado fuera de la carpeta, no es necesario realizar esta acción. 14 Impresión de documentos

15 2.OPERACIONES CON ESTE EQUIPO 4 Seleccione el documento. Para cambiar la configuración de impresión, pulse [Config. (Settings)]. Para ejecutar la impresión sin cambiar la configuración, pulse [Imprimir (Print)]. Si pulsa [Config. (Settings)], vaya al paso 5. Si pulsa [Imprimir (Print)], se iniciará la impresión. Si desea eliminar un trabajo para cancelar la impresión, consulte la siguiente sección. P.26 "Cancelación de trabajos" OPERACIONES CON ESTE EQUIPO Pulse para obtener una vista previa con imágenes en miniatura de los documentos. Seleccione el que desee y pulse [Abrir (Open)] para ver su contenido. Pulse para volver a la lista. Impresión de documentos 15

16 2.OPERACIONES CON ESTE EQUIPO 5 Cambie la configuración de impresión según sea necesario Puede configurar los valores de impresión como se describe abajo. Realice las tareas apropiadas. Estas tareas de configuración son iguales a las realizadas en los modos de copia. Para obtener información sobre el funcionamiento, consulte la Guía de Copiado. 1. Seleccione el alimentador de papel. No obstante, si el tamaño de papel seleccionado es distinto del tamaño de papel real, la selección se cancelará y se aplicará la selección automática de papel. 2. Introduzca el número de copias que va a imprimir. 3. Seleccione el modo de impresión dúplex. Si no desea imprimir en ambas caras del papel, seleccione [1 cara (1 Side)] en el menú. 4. Seleccione el modo de acabado. Los modos de acabado disponibles varían según el tipo de dispositivo de acabado instalado. 5. Seleccione la bandeja de salida. Este botón solo está disponible cuando está instalado el dispositivo de acabado (opcional). 6. Configure la posición y el ancho del margen. 7. Configure la posición de impresión de la fecha y hora. 8. Configure la posición de impresión del número de página. Pulse [Imprimir (Print)]. Si desea eliminar un trabajo para cancelar la impresión, consulte la siguiente sección. P.26 "Cancelación de trabajos" 16 Impresión de documentos

17 2.OPERACIONES CON ESTE EQUIPO Impresión de prueba Se pueden imprimir páginas específicas de un documento para comprobarlo. 1 2 Pulse [e-filing] en la pantalla de inicio. Seleccione el buzón o la carpeta que contiene los documentos que desea imprimir. OPERACIONES CON ESTE EQUIPO 3 Se omiten las instrucciones del procedimiento de selección de un buzón o una carpeta, porque son iguales a las de la impresión de un documento completo. P.14 "Impresión de un documento completo" Seleccione el documento que desea imprimir y, a continuación, pulse [Imp.prueba (Test Print)]. Pulse para obtener una vista previa con imágenes en miniatura de los documentos. Seleccione el que desee y pulse [Abrir (Open)] para ver su contenido. Pulse para volver a la lista. Impresión de documentos 17

18 2.OPERACIONES CON ESTE EQUIPO 4 Introduzca los números de página en [Primera página (First Page)] y [Última página (Last Page)] y, a continuación, pulse [Imprimir (Print)]. Si pulsa el botón [Borrar (Clear)] del panel de control, se puede eliminar el valor introducido en el cuadro actualmente seleccionado. Para imprimir todas las páginas del documento, pulse [Todas págs (All Pages)]. Si desea eliminar un trabajo para cancelar la impresión, consulte la siguiente sección. P.26 "Cancelación de trabajos" 18 Impresión de documentos

19 0.Almacenamiento de documentos Es posible almacenar los documentos en archivos electrónicos (e-filing) con el panel táctil de este equipo. P.19 "Copia y almacenamiento en archivos electrónicos (e-filing)" P.24 "Escaneado en archivos electrónicos (e-filing)" Almacene los documentos confidenciales en un buzón de usuario protegido con una contraseña. Se pueden almacenar hasta 400 documentos en un buzón o una carpeta, y cada documento puede contener hasta 200 páginas. La capacidad máxima de la carpeta compartida puede ser distinta según el modelo y el entorno operativo. El espacio total disponible en la carpeta compartida y en archivos electrónicos (e-filing) se puede comprobar en la ficha [Dispositivo (Device)] de TopAccess. La función de guardar en archivos electrónicos (e-filing) no está diseñada para usarse de forma permanente. Elimine los documentos no necesarios inmediatamente. P.27 "Eliminación de documentos" Es necesario que el usuario seleccione el tamaño del original si coloca los siguientes originales cuyos tamaños no se pueden detectar correctamente: - Originales con un elevado grado de transparencia (por ejemplo, transparencias y papel de calco) - Originales completamente oscuros o con bordes oscuros - Originales de tamaño no estándar (por ejemplo, periódicos, revistas) Para obtener información, consulte la Guía de Preparación del Papel. OPERACIONES CON ESTE EQUIPO Si almacena los documentos en buzones de usuario y carpetas, debe crearlos previamente. P.29 "Creación de buzones de usuario"(operaciones con este equipo) P.40 "Creación de buzones de usuario y carpetas" (Operaciones con un PC cliente) Es posible configurar el tiempo de almacenamiento de los documentos en la ventana Propiedades del buzón (Box Properties) de un buzón de usuario. Los documentos se eliminarán transcurrido el número de días especificado. P.46 "Modificación y visualización de las propiedades de buzones de usuario y carpetas" (Operaciones con un PC cliente) Copia y almacenamiento en archivos electrónicos (e-filing) Es posible copiar y almacenar documentos en archivos electrónicos (e-filing). Los documentos de archivos electrónicos (e-filing) se pueden copiar y almacenar a la vez. Los documentos cuyos tamaños de papel se indican abajo no se pueden almacenar en archivos electrónicos (e- Filing). - Papel personalizado - Papel de tamaño no estándar (bandeja de alimentación manual) Los documentos almacenados mediante el proceso "Copia y almacenamiento en archivos electrónicos (e-filing)" se pueden imprimir, pero no se pueden importar como una imagen en un PC cliente. Para obtener la mejor calidad de imagen al importar imágenes en el PC, almacene el documento mediante el proceso "Escaneado en archivos electrónicos (e-filing)". P.24 "Escaneado en archivos electrónicos (e-filing)" 1 Coloque los originales y configure el modo de copia según sea necesario. Para obtener información sobre la colocación de originales y la configuración del modo de copia, consulte la Guía de Preparación del Papel y la Guía de Copiado. En la configuración del modo de copia, aunque se seleccione "Copia bicolor (Twin Color Copy)" o "Mono color (Mono Color)" en la ficha [Imagen (Image)], este modo no será válido para almacenar documentos en archivos electrónicos (e-filing). Este modo tampoco es válido para copiar documentos y almacenarlos a la vez. Almacenamiento de documentos 19

20 2.OPERACIONES CON ESTE EQUIPO 2 Pulse [Almac. (Storage)] en la pantalla de copia. 3 Pulse [Almacenar en e-filing (Store To e-filing)]. 4 Pulse [Buz./carpeta (Box / Folder)]. 20 Almacenamiento de documentos

21 2.OPERACIONES CON ESTE EQUIPO 5 Seleccione el buzón donde desea almacenar los datos. También puede especificar el número de buzón (3 dígitos). Introducción de la contraseña Si se ha configurado una contraseña para el buzón de usuario seleccionado, aparece la pantalla de introducción de contraseña. Introduzca la contraseña y pulse [ACEPTAR (OK)]. OPERACIONES CON ESTE EQUIPO 6 Si introduce una contraseña no válida varias veces para abrir el buzón, es posible que no pueda iniciar sesión durante un determinado período de tiempo porque se considerará acceso no autorizado. Si aparece el mensaje "Buzón bloqueado. (Box is locked.)" y no puede efectuar el inicio de sesión, pregunte al administrador. Para almacenar los originales en el buzón seleccionado, pulse [ACEPTAR (OK)]. Almacenamiento en una carpeta Seleccione la carpeta y pulse [Abrir (Open)]. Aparece la lista en la carpeta. Para almacenar los originales en la carpeta seleccionada, pulse [ACEPTAR (OK)]. Almacenamiento de documentos 21

22 2.OPERACIONES CON ESTE EQUIPO 7 Cambie el nombre del documento según sea necesario y pulse [ACEPTAR (OK)]. Cambio del nombre de los documentos Introduzca el nombre del documento (hasta 64 caracteres) en [Nombre de documento (Document Name)] y pulse [ACEPTAR (OK)]. 8 De forma predeterminada, se muestra una cadena de caracteres que se compone de "DOC", año, mes y fecha. Este formato se puede cambiar en TopAccess. Para obtener información, consulte la Guía de TopAccess. Si ya existe un documento con el mismo nombre, se añadirá de forma automática un número de serie (-001, -002 ) al final del nombre de archivo y se guardará. Pulse [Sí (Yes)] para almacenar e imprimir el documento. Si quiere almacenar el documento sin imprimirlo, pulse [No]. 9 Pulse el botón [START]. 22 Almacenamiento de documentos

23 2.OPERACIONES CON ESTE EQUIPO Copia del siguiente original (copia) En función de cómo esté colocado el original, puede aparecer o no la pantalla de confirmación para copiar el siguiente original. Repita el procedimiento de abajo las veces que sea necesario. Cuando finalice el escaneado de la última página del original, pulse [Fin trab. (Job Finish)]. Si los originales se colocan en el cristal, ponga el siguiente original y pulse [Sig. copia (Next Copy)] para iniciar el escaneado. Si el original se coloca en el ADF del SADF (modo de alimentación simple), el escaneado se iniciará al colocar el siguiente original. (No deberá pulsar ninguna tecla.) OPERACIONES CON ESTE EQUIPO Almacenamiento de documentos 23

24 2.OPERACIONES CON ESTE EQUIPO Escaneado en archivos electrónicos (e-filing) Es posible escanear y almacenar documentos en archivos electrónicos (e-filing). Si importa un original como una imagen en un PC cliente, se recomienda almacenar el documento con la función Esc. en e-filing (Scan To e-filing). Para usar esta función, se necesita la función de escaneado. 1 2 Coloque el original del documento que desea guardar y configure el modo de escaneado según sea necesario. Para obtener información sobre la colocación de originales y la configuración del modo de copia, consulte la Guía de Preparación del Papel y la Guía de Escaneado. Pulse [e-filing]. 3 Seleccione el buzón o la carpeta donde desea almacenar los documentos. Cambie el nombre del documento según sea necesario y pulse [ACEPTAR (OK)]. 4 Se omiten las instrucciones del procedimiento de selección de un buzón o una carpeta y de cambio del nombre de un documento, porque son iguales a las de la copia y almacenamiento en archivos electrónicos (e-filing). P.19 "Copia y almacenamiento en archivos electrónicos (e-filing)" Pulse [Escan. (Scan)]. 24 Almacenamiento de documentos

25 2.OPERACIONES CON ESTE EQUIPO El número admitido de trabajos de escaneado reservados varía en función de la configuración. Si los trabajos reservados superan el número correspondiente, aparecerá un mensaje para indicar que ya no se pueden realizar más reservas. En dicho caso, espere a que se reduzca el número de trabajos de escaneado reservados o elimine los trabajos reservados innecesarios (trabajos de escaneado). P.26 "Eliminación de trabajos de impresión" Escaneado del siguiente original (escaneado) Si el original se coloca en el cristal o se pulsa [Continuar (Continue)] durante el escaneado con el ADF, aparecerá la pantalla de confirmación para el siguiente original. En cualquiera de los casos, al colocar el siguiente original y pulsar [Escan. (Scan)], el original se escaneará. Siga este procedimiento las veces que sean necesarias. Una vez finalizado todo el escaneado, pulse [Fin trab. (Job Finish)]. OPERACIONES CON ESTE EQUIPO Puede cambiar la configuración de escaneado si pulsa [Config. esc. (Scan Setting)]. Puede cancelar la reserva de los datos escaneados si pulsa [Canc.trab. (Job Cancel)]. Almacenamiento de documentos 25

26 0.Cancelación de trabajos P.26 "Cancelación de trabajos activos" P.26 "Eliminación de trabajos de impresión" Cancelación de trabajos activos Si desea cancelar la impresión o el escaneado activo de un documento, pulse [Parar (Stop)]. Eliminación de trabajos de impresión Siga el procedimiento siguiente para detener la impresión o el escaneado de un documento (eliminar trabajos de impresión) Pulse [Est. trab. (Job Status)]. En el menú Est. trab. (Job Status), abra la lista de trabajos. Seleccione el trabajo que desea eliminar y luego pulse [Eliminar (Delete)]. Aparece la pantalla para confirmar la eliminación. Pulse [Eliminar (Delete)]. 26 Cancelación de trabajos

27 0.Eliminación de documentos Es posible eliminar documentos de archivos electrónicos (e-filing) con el panel táctil de este equipo. La función de archivos electrónicos (e-filing) no se ha diseñado para guardar documentos de forma permanente. Elimine los documentos no necesarios inmediatamente. Si elimina una carpeta o un buzón, también se eliminarán todos los documentos de la carpeta o el buzón. P.31 "Eliminación de buzones de usuario y carpetas"(operaciones con este equipo) P.43 "Eliminación de buzones de usuario y carpetas" (Operaciones con un PC cliente) 1 2 Pulse [e-filing] en la pantalla de inicio. Seleccione el buzón o la carpeta que contiene el documento que desea eliminar. OPERACIONES CON ESTE EQUIPO 3 Se omiten las instrucciones del procedimiento de selección de un buzón o una carpeta, porque son iguales a las de la impresión de un documento completo. P.14 "Impresión de un documento completo" Seleccione el documento que desea eliminar y luego pulse [Eliminar (Delete)]. Pulse para obtener una vista previa con imágenes en miniatura de los documentos. Seleccione el que desee y pulse [Abrir (Open)] para ver su contenido. Pulse para volver a la lista. Eliminación de documentos 27

28 2.OPERACIONES CON ESTE EQUIPO 4 Pulse [Eliminar (Delete)] para eliminar el documento seleccionado. Puede cancelar la eliminación del documento seleccionado si pulsa [Cancelar (Cancel)]. 28 Eliminación de documentos

29 0.Gestión de buzones de usuario y carpetas Es posible gestionar los buzones de usuario y las carpetas de archivos electrónicos (e-filing) con el panel táctil de este equipo. P.29 "Creación de buzones de usuario" P.30 "Edición de buzones de usuario" P.31 "Eliminación de buzones de usuario y carpetas" Las carpetas se pueden crear y editar con un PC cliente. P.40 "Creación de buzones de usuario y carpetas" P.44 "Cambio del nombre de los buzones de usuario y las carpetas" P.46 "Modificación y visualización de las propiedades de buzones de usuario y carpetas" Creación de buzones de usuario Se pueden crear buzones de usuario (hasta 200). 1 2 Pulse [e-filing] en la pantalla de inicio. Pulse la ficha [Config. buzón (Box Setting)], seleccione un botón sin registrar con un número del "001" al "200" y luego pulse [Configurar (Setup)]. OPERACIONES CON ESTE EQUIPO 3 También puede especificar directamente el número de buzón (3 dígitos). Introduzca el nombre de buzón y la contraseña en los cuadros [Nombre buzón (Box Name)], [Contraseña (Password)] y [Confirmar contraseña (Retype Password)] y, a continuación, pulse [ACEPTAR (OK)]. Introducción del nombre de buzón Introduzca el nombre de buzón (hasta 32 caracteres) en [Nombre buzón (Box Name)] y pulse [ACEPTAR (OK)]. No se pueden utilizar los caracteres de un byte que se indican a continuación: " # % & ' = { } * < >? [ ] ; : / \, No utilice espacios ni puntos al principio ni al final del nombre. Si se introducen estos caracteres, aparecerá un mensaje de error para informarle de que ha utilizado un carácter no válido. Introducción de la contraseña Se puede crear un buzón de usuario sin contraseña. Si pulsa [ACEPTAR (OK)] sin introducir una contraseña, se crea un buzón de usuario al que todos los usuarios pueden tener acceso (como sucede con el buzón público). Gestión de buzones de usuario y carpetas 29

30 2.OPERACIONES CON ESTE EQUIPO Si la contraseña introducida no sigue la directiva de contraseñas, aparecerá un mensaje de advertencia. Escriba la contraseña correcta. Para obtener información sobre la directiva de contraseñas, consulte la Guía de TopAccess. Edición de buzones de usuario Es posible cambiar el nombre y la contraseña de un buzón de usuario registrado. 1 2 Pulse [e-filing] en la pantalla de inicio. Pulse la ficha [Config. buzón (Box Setting)], seleccione el buzón de usuario que desea editar y luego pulse [Editar (Edit)]. También puede especificar directamente el número de buzón (3 dígitos). Introducción de la contraseña Si se ha configurado una contraseña para el buzón de usuario seleccionado, aparece la pantalla de introducción de contraseña. Introduzca la contraseña y pulse [ACEPTAR (OK)]. 3 También puede introducir la contraseña del administrador, en lugar de la contraseña, para abrir el buzón de usuario. Cambie los valores de [Nombre buzón (Box Name)], [Contraseña (Password)] y [Confirmar contraseña (Retype Password)] si es necesario y, a continuación, pulse [ACEPTAR (OK)]. Se omiten las instrucciones del procedimiento de configuración de los valores de [Nombre buzón (Box Name)], [Contraseña (Password)] y [Confirmar contraseña (Retype Password)], porque son iguales a las de la creación de buzones de usuario. P.29 "Creación de buzones de usuario" 30 Gestión de buzones de usuario y carpetas

31 2.OPERACIONES CON ESTE EQUIPO Eliminación de buzones de usuario y carpetas Es posible eliminar buzones de usuario y carpetas. Si elimina una carpeta o un buzón, también se eliminarán todos los documentos de la carpeta o el buzón. 1 2 Pulse [e-filing] en la pantalla de inicio. Siga el procedimiento siguiente para eliminar buzones de usuario y carpetas. Eliminación de buzones de usuario Pulse la ficha [Config. buzón (Box Setting)], seleccione el buzón de usuario que desea eliminar y luego pulse [Eliminar (Delete)]. OPERACIONES CON ESTE EQUIPO Se omiten las instrucciones del procedimiento de selección de buzones de usuario, porque son iguales a las de la edición de buzones de usuario. P.30 "Edición de buzones de usuario" Eliminación de carpetas Pulse la ficha [Imprimir (Print)], seleccione la carpeta que desea eliminar y luego pulse [Eliminar (Delete)]. Se omiten las instrucciones del procedimiento de selección de carpetas, porque son iguales a las de la impresión de un documento completo. P.14 "Impresión de un documento completo" Gestión de buzones de usuario y carpetas 31

32 2.OPERACIONES CON ESTE EQUIPO 3 Pulse [Eliminar (Delete)] para eliminar el buzón o la carpeta que ha seleccionado. Puede cancelar la eliminación del buzón o la carpeta seleccionados si pulsa [Cancelar (Cancel)]. 32 Gestión de buzones de usuario y carpetas

33 Esta sección explica cómo usar la utilidad Web de archivos electrónicos (e-filing) con un PC cliente. Antes de usar la utilidad Web de archivos electrónicos (e-filing)...34 Exploradores web compatibles...34 Configuración de Microsoft Edge...34 Conceptos básicos de la utilidad Web de archivos electrónicos (e-filing)...36 Inicio de sesión como usuario...36 Menús de la utilidad Web de archivos electrónicos (e-filing)...37 Ficha [Documentos (Documents)]...37 Ficha [Preferencias (Preferences)]...39 Vínculo Acceso (Login)...39 Gestión de buzones de usuario y carpetas...40 Creación de buzones de usuario y carpetas...40 Eliminación de buzones de usuario y carpetas...43 Cambio del nombre de los buzones de usuario y las carpetas...44 Modificación y visualización de las propiedades de buzones de usuario y carpetas...46 Gestión de documentos...50 Visualización de documentos...50 Cambio del nombre de los documentos...51 Eliminación de documentos...53 Impresión de documentos...54 Almacenamiento de documentos con el controlador de impresora...59 Archivado de documentos...62 Envío como correo electrónico...66 Edición de las páginas de los documentos...75 Visualización de las propiedades de documentos y páginas...76 Copia de páginas de un documento a otro...77 Copia de páginas de un documento a un buzón o a una carpeta...82 Eliminación de páginas de un documento...85 Introducción de una página en blanco en un documento...87 Movimiento de páginas en un documento...90 Movimiento y fusión de documentos...93 Movimiento de documentos...93 Fusión de documentos...95

34 0.Antes de usar la utilidad Web de archivos electrónicos (e-filing) Antes de utilizar la utilidad Web de archivos electrónicos (e-filing), compruebe lo siguiente en el PC. P.34 "Exploradores web compatibles" P.34 "Configuración de Microsoft Edge" La utilidad Web de archivos electrónicos (e-filing) solo se admite en PC con Windows. No se puede utilizar en un ordenador con Mac u otro sistema operativo. Exploradores web compatibles La utilidad Web de archivos electrónicos (e-filing) funciona con los siguientes exploradores para sistemas operativos Windows: Microsoft Edge Internet Explorer 9.0 o superior Firefox 38 o superior Chrome 45 o superior La resolución de pantalla mínima necesaria para estos exploradores es de 800 x 600. Desactive la función de bloqueo de ventanas emergentes del explorador web. Para obtener instrucciones sobre cómo configurar la función de bloqueo de ventanas emergentes, consulte la Ayuda del explorador web que utilice. Si utiliza Microsoft Edge, configure la opción [Bloquear ventanas emergentes (Block pop-ups)] como [Desactivado (Off)]. Además, seleccione [No bloquear cookies (Don't block cookies)] en la configuración de cookies. Para obtener instrucciones sobre la configuración de Microsoft Edge, consulte el procedimiento siguiente. P.34 "Configuración de Microsoft Edge" Si utiliza Internet Explorer, la configuración de privacidad deberá estar definida como Media (Medium) en el explorador. No seleccione Bloquear todos los cookies (Block All Cookies) ni Alta (High) en la función Privacidad (Privacy). Configuración de Microsoft Edge Si utiliza Microsoft Edge, asegúrese de que la configuración sea correcta, tal y como se describe a continuación. 1 Seleccione (Más acciones) > [Configuración (Settings)] > [Ver configuración avanzada (View advanced settings)]. 34 Antes de usar la utilidad Web de archivos electrónicos (e-filing)

35 2 Configure [Bloquear ventanas emergentes (Block pop-ups)] como [Desactivado (Off)]. 3 Seleccione [No bloquear cookies (Don't block cookies)] en la opción [Cookies]. OPERACIONES CON UN PC CLIENTE 4 Salga de Microsoft Edge y vuelva a iniciarlo antes de acceder a la utilidad de archivos electrónicos (e-filing). Salga de Microsoft Edge después de tener acceso a la utilidad Web de archivos electrónicos (e-filing). Para cerrar la sesión de la utilidad Web de archivos electrónicos (e-filing) en el modo de usuario, haga clic en el vínculo Desconexión (Logout) y después salga de Microsoft Edge. Antes de usar la utilidad Web de archivos electrónicos (e-filing) 35

36 0.Conceptos básicos de la utilidad Web de archivos electrónicos (e-filing) En esta sección se describe cómo iniciar y salir de la utilidad Web de archivos electrónicos (e-filing). La forma de iniciar la utilidad varía según si inicia sesión como usuario o como administrador del sistema. P.36 "Inicio de sesión como usuario" P.100 "Inicio de sesión como administrador del sistema" Inicio de sesión como usuario Existen dos formas de acceder a la utilidad Web de archivos electrónicos (e-filing): Haga clic en el vínculo de la utilidad Web de archivos electrónicos (e-filing) del sitio web de TopAccess. Introduzca la dirección URL de la utilidad Web de archivos electrónicos (e-filing) en el campo de dirección del explorador web. La dirección URL de la utilidad Web de archivos electrónicos (e-filing) es IP]/?MAIN=EFILING La parte [dirección IP] se sustituirá con la dirección IP del equipo. También puede utilizar el nombre DNS del equipo en lugar de la dirección IP. Por ejemplo, si la dirección IP del equipo es : Por ejemplo, si el nombre DNS del equipo es mfp : Información sobre la configuración de Gestión de usuarios (User Management) Si se ha activado la configuración de Gestión de usuarios (User Management), aparecerá la página de inicio de sesión al acceder a la URL de la utilidad Web de archivos electrónicos (e-filing). En ese caso, escriba el nombre de usuario y la contraseña de autenticación de usuario para iniciar sesión en la página principal de la utilidad Web de archivos electrónicos (e-filing). Si introduce una contraseña de autenticación no válida varias veces para iniciar sesión en el dispositivo MFP TOSHIBA, es posible que no pueda iniciar sesión durante un determinado período de tiempo porque se considerará acceso no autorizado. Los usuarios pueden iniciar la utilidad Web de archivos electrónicos (e-filing) para usar sus funciones. El acceso a la utilidad Web de archivos electrónicos (e-filing) puede rebasar el tiempo de espera según cómo se configure la opción Temporizador de sesión (Session Timer) en Configuración general de WEB (WEB General Setting) en TopAccess. Para emplear las funciones del administrador de la utilidad Web de archivos electrónicos (e-filing), deberá iniciar sesión como administrador del sistema tras acceder a la utilidad. P.100 "Inicio de sesión como administrador del sistema" 36 Conceptos básicos de la utilidad Web de archivos electrónicos (e-filing)

37 0.Menús de la utilidad Web de archivos electrónicos (e-filing) La interfaz de usuario de la utilidad Web de archivos electrónicos (e-filing) se compone de tres fichas principales que están situadas en la esquina superior derecha de la ventana del explorador Web: la ficha [Documentos (Documents)], la ficha [Preferencias (Preferences)] y la ficha [Administración (Administration)]. Estas fichas principales le permiten ver y trabajar con los documentos, configurar las preferencias de visualización y llevar a cabo funciones administrativas. P.37 "Ficha [Documentos (Documents)]" P.39 "Ficha [Preferencias (Preferences)]" Además, hay un vínculo denominado Acceso (Login) a la derecha de las fichas principales que le permite iniciar sesión como administrador del sistema. P.39 "Vínculo Acceso (Login)" Ficha [Documentos (Documents)] La ficha [Documentos (Documents)] es la página predeterminada y está disponible para todos los usuarios. Se compone de una sección de documentos y carpetas, una barra de menús y una sección de contenidos. OPERACIONES CON UN PC CLIENTE Sección Documentos (Document) La sección Documentos (Document) tiene una interfaz de usuario similar a la de un explorador. En esta sección, se pueden seleccionar las carpetas y los documentos objetivo. En la sección Documentos (Document), aparecen los siguientes iconos según los elementos: - Iconos de buzón : Este icono indica que el buzón está cerrado. : Este icono indica que el buzón está abierto. : Este icono indica que el buzón está cerrado y protegido con una contraseña. : Este icono indica que el buzón está abierto y protegido con una contraseña. - Iconos de carpeta : Este icono indica que la carpeta está cerrada. : Este icono indica que la carpeta está abierta. Menús de la utilidad Web de archivos electrónicos (e-filing) 37

38 - Iconos de documento : Este icono indica que el documento se almacenó con una operación de impresión. Cuando el icono aparece sobre un fondo de color blanco, significa que el documento está actualmente en modo Ver (View). Cuando el icono aparece sobre un fondo de color azul, significa que el documento está actualmente en modo Editar (Edit). : Este icono indica que un documento se almacenó con una operación de escaneado. Cuando el icono aparece sobre un fondo de color blanco, significa que el documento está actualmente en modo Ver (View). Cuando el icono aparece sobre un fondo de color azul, significa que el documento está actualmente en modo Editar (Edit). : Este icono indica que el documento se almacenó con una operación de copia. Cuando el icono aparece sobre un fondo de color blanco, significa que el documento está actualmente en modo Ver (View). Cuando el icono aparece sobre un fondo de color azul, significa que el documento está actualmente en modo Editar (Edit). : Este icono indica que el documento se almacenó con una operación de fax mediante las funciones de buzón de correo, reenvío de fax recibido o reenvío de fax recibido Internet. Cuando el icono aparece sobre un fondo de color blanco, significa que el documento está actualmente en modo Ver (View). Cuando el icono aparece sobre un fondo de color azul, significa que el documento está actualmente en modo Editar (Edit). : Este icono indica que el documento se creó a partir de la fusión de varios documentos. Cuando el icono aparece sobre un fondo de color blanco, significa que el documento está actualmente en modo Ver (View). Cuando el icono aparece sobre un fondo de color azul, significa que el documento está actualmente en modo Editar (Edit). 2. Barra de menús Es posible usar la función de archivos electrónicos (e-filing) con esta barra de menús. Esta barra de menús contiene los cuatro siguientes menús: Archivo (File), Editar (Edit), Ver (View) y Diseño (Layout). 3. Barra de herramientas Esta barra de herramientas contiene iconos con las siguientes funciones: Enviar correo electrónico (Send ), Guardar (Save), Impresión de prueba (Test Print), Cortar (Cut), Copiar (Copy), Pegar (Paste), Comienzo (Beginning), Previo (Previous), Siguiente (Next) y Fin (End). Estos botones le permiten acceder rápidamente con un clic a las funciones que desee. : Haga clic en este botón para enviar los documentos seleccionados como un correo electrónico. : Haga clic en este botón para guardar el documento. Este botón está activo solo al ver el documento en modo Editar (Edit). : Haga clic en este botón para llevar a cabo una impresión de prueba. : Haga clic en este botón para cortar los documentos o las páginas seleccionados. : Haga clic en este botón para copiar los documentos o las páginas seleccionados. : Haga clic en este botón para pegar los elementos copiados. : Haga clic en este botón para mostrar los primeros elementos de la sección Contenidos. : Haga clic en este botón para mostrar el conjunto de elementos anterior de la sección Contenidos. : Haga clic en este botón para mostrar los elementos inmediatamente posteriores a los elementos visualizados en la sección Contenidos. : Haga clic en este botón para mostrar los últimos elementos de la sección Contenidos. 4. Sección Contenidos La sección Contenidos muestra los documentos o las páginas con los que está trabajando. En esta sección, se puede cambiar el estado de un documento, así como imprimir y editar los documentos. Mientras trabaja con un documento, se muestran los botones de control de documentos y el estado del documento. Para obtener más información acerca de los botones de control de documentos, consulte la siguiente sección: P.75 "Edición de las páginas de los documentos" 38 Menús de la utilidad Web de archivos electrónicos (e-filing)

39 Ficha [Preferencias (Preferences)] La ficha [Preferencias (Preferences)] está disponible para todos los usuarios. Permite establecer la configuración de visualización de los documentos, así como el número de imágenes en miniatura que se muestran en la pantalla OPERACIONES CON UN PC CLIENTE 1. Vista de documento predeterminada (Default Document View) Puede seleccionar Vista en miniatura (Thumbnail view) o Vista de lista (List view). El sistema mostrará los documentos con la vista seleccionada hasta que seleccione otra opción en el menú Ver (View). La vista predeterminada es Vista en miniatura (Thumbnail view). 2. Cargar [número] miniaturas por vista. (Load [number] thumbnails per view.) Utilice el cuadro de lista desplegable para seleccionar el número de imágenes en miniatura que se muestran en la pantalla: 4, 8 o 12. El valor predeterminado es Muestra la barra de progreso. (Display the progress bar.) Active la casilla [Muestra la barra de progreso. (Display the progress bar.)] para mostrar la barra de progreso al copiar, cortar o pegar documentos o páginas, eliminar páginas o guardar documentos. 4. [Guardar (Save)] Haga clic en este botón para aplicar la nueva configuración. 5. [Reiniciar (Reset)] Haga clic en este botón para restaurar la configuración predeterminada. Vínculo Acceso (Login) El vínculo Acceso (Login) que aparece al lado de las fichas principales le permite iniciar sesión como administrador del sistema. P.100 "Inicio de sesión como administrador del sistema" Las funciones de administración pueden ejecutarse desde la ficha [Administración (Administration)], que se muestra después de iniciar sesión como administrador del sistema. Menús de la utilidad Web de archivos electrónicos (e-filing) 39

40 0.Gestión de buzones de usuario y carpetas La utilidad Web de archivos electrónicos (e-filing) ofrece dos tipos de buzones: el buzón público y el buzón de usuario. Cada usuario puede crear un buzón de usuario propio, así como crear un nivel de carpeta en cada buzón. En esta sección se ofrecen explicaciones de las siguientes operaciones: P.40 "Creación de buzones de usuario y carpetas" P.43 "Eliminación de buzones de usuario y carpetas" P.44 "Cambio del nombre de los buzones de usuario y las carpetas" P.46 "Modificación y visualización de las propiedades de buzones de usuario y carpetas" Para obtener una explicación detallada del buzón público y del buzón de usuario, consulte la siguiente página: P.8 "Características de archivos electrónicos (e-filing)" Creación de buzones de usuario y carpetas Cada usuario puede crear un buzón de usuario propio y proteger, si es necesario, el buzón con una contraseña. P.40 "Creación de buzones de usuario" P.41 "Creación de carpetas" Creación de buzones de usuario Esta operación le permite crear hasta 200 buzones de usuario y proteger cada buzón con una contraseña. Además, puede crear buzones de usuario desde el panel táctil. Para obtener instrucciones sobre cómo crear buzones de usuario desde el panel táctil, consulte la siguiente página: P.29 "Creación de buzones de usuario" 1 Seleccione "e-filing" en la sección Documentos (Document) de la ficha [Documentos (Documents)] y seleccione [Buzón nuevo (New Box)] en el menú [Archivo (File)]. 2 Aparece la ventana Buzón nuevo (New Box). Defina las propiedades del buzón según sea necesario y complete la operación. [Número de buzón (Box Number)]: Seleccione un número de buzón. Los usuarios no pueden seleccionar números de buzón existentes en el cuadro [Número de buzón (Box Number)], ya que en este cuadro de lista desplegable solo aparecen los números de buzón no definidos. [Nombre de buzón (Box Name)]: Introduzca el nombre de buzón. Los nombres de buzón pueden contener cualquier carácter ASCII excepto: \ / < > " % & = ' ; : *? # [ ] { }. No utilice espacios ni puntos al principio ni al final del nombre. El tamaño máximo de un nombre de buzón es 32 caracteres. 40 Gestión de buzones de usuario y carpetas

41 [Contraseña de buzón (Box Password)] / [Confirmar la contraseña nueva (Retype Password)]: Si desea proteger el buzón con una contraseña, introduzca una contraseña en los cuadros. El buzón de usuario creado aparece en la sección Documentos (Document). Los usuarios pueden configurar las propiedades avanzadas de cada buzón, como, por ejemplo, el tiempo de conservación de los documentos en el buzón y las funciones de notificación de correo electrónico. P.46 "Modificación de las propiedades del buzón" OPERACIONES CON UN PC CLIENTE Creación de carpetas Esta operación permite crear hasta 100 carpetas en cada buzón. Solo se pueden crear carpetas de un nivel en cada buzón. No está permitido crear subcarpetas en las carpetas. 1 En la sección Documentos (Document) de la ficha [Documentos (Documents)], seleccione el buzón donde desea crear una carpeta. 2 Si ha seleccionado un buzón protegido con una contraseña, aparece la ventana Autentificación de contraseña (Password Authentication). Introduzca la contraseña y haga clic en [ACEPTAR (OK)]. Si introduce una contraseña no válida varias veces para abrir el buzón, es posible que no pueda iniciar sesión durante un determinado período de tiempo porque se considerará acceso no autorizado. Si aparece el mensaje "Buzón bloqueado. (Box is locked.)" y no puede efectuar el inicio de sesión, pregunte al administrador. En el cuadro [Contraseña de buzón (Box Password)], puede introducir también la contraseña de un usuario con privilegios de administrador. Gestión de buzones de usuario y carpetas 41

42 3 Seleccione [Archivo (File)] > [Nueva carpeta (New Folder)]. 4 Aparece la ventana Nueva carpeta (New Folder). Introduzca el nombre de la carpeta y haga clic en [ACEPTAR (OK)]. La carpeta creada aparece debajo del buzón seleccionado en la sección Documentos (Document). Los nombres de carpeta pueden contener cualquier carácter ASCII excepto: \ / < > " % & = ' ; : *? # [ ] { }. No utilice espacios ni puntos al principio ni al final del nombre. El tamaño máximo de un nombre de carpeta es 64 caracteres. 42 Gestión de buzones de usuario y carpetas

43 Eliminación de buzones de usuario y carpetas Esta operación permite eliminar buzones de usuario y carpetas. Las carpetas del buzón público se pueden eliminar, pero no es posible eliminar el propio buzón público. Si elimina una carpeta o un buzón de usuario, también se eliminan todos los documentos de la carpeta o el buzón de usuario. Si el buzón se ha protegido con una contraseña, se debe introducir la contraseña para poder eliminar el buzón y las carpetas. Los usuarios con privilegios de administrador también pueden eliminar los buzones de usuario y las carpetas con su contraseña. Además, los buzones de usuario se pueden eliminar desde el panel táctil. Para obtener instrucciones sobre cómo eliminar buzones de usuario desde el panel táctil, consulte la siguiente página: P.31 "Eliminación de buzones de usuario y carpetas" 1 En la sección Documentos (Document) de la ficha [Documentos (Documents)], seleccione el buzón que contiene las carpetas que desea eliminar. OPERACIONES CON UN PC CLIENTE 2 Si ha seleccionado un buzón protegido con una contraseña, aparece la ventana Autentificación de contraseña (Password Authentication). Introduzca la contraseña y haga clic en [ACEPTAR (OK)]. Si introduce una contraseña no válida varias veces para abrir el buzón, es posible que no pueda iniciar sesión durante un determinado período de tiempo porque se considerará acceso no autorizado. Si aparece el mensaje "Buzón bloqueado. (Box is locked.)" y no puede efectuar el inicio de sesión, pregunte al administrador. 3 En el cuadro [Contraseña de buzón (Box Password)], puede introducir también la contraseña de un usuario con privilegios de administrador. Para eliminar un buzón de usuario, seleccione [Editar (Edit)] > [Eliminar (Delete)]. Para eliminar una carpeta, active las casillas de verificación de las carpetas que desea eliminar y seleccione [Editar (Edit)] > [Eliminar (Delete)]. Aparece un cuadro de diálogo con el mensaje de confirmación. Gestión de buzones de usuario y carpetas 43

44 4 Para eliminar una carpeta, también puede seleccionar la carpeta en la sección Documentos (Document) y después seleccionar [Editar (Edit)] > [Eliminar (Delete)]. En este caso, asegúrese de que no esté seleccionado ningún documento en la sección Contenidos, ya que de lo contrario se eliminarán los documentos seleccionados en lugar de la carpeta deseada. Haga clic en [ACEPTAR (OK)]. Se eliminan las carpetas seleccionadas. Cambio del nombre de los buzones de usuario y las carpetas Esta operación permite cambiar el nombre de los buzones de usuario y las carpetas. Se puede cambiar el nombre de las carpetas del buzón público, pero no el nombre del propio buzón público. No apague el equipo cuando cambie el nombre de un buzón o una carpeta. Todas las carpetas y documentos del buzón se eliminarán si se apaga el equipo mientras el sistema está guardando un nuevo nombre. Cuando se haya protegido el buzón con una contraseña, los usuarios deberán introducirla para poder cambiar el nombre del buzón o de las carpetas. Los usuarios con privilegios de administrador también pueden cambiar el nombre de los buzones de usuario y de las carpetas con su contraseña. Los usuarios pueden cambiar el nombre de los buzones de usuario desde el panel de control. Para obtener instrucciones sobre cómo cambiar el nombre de los buzones de usuario desde el panel táctil, consulte la siguiente página: P.30 "Edición de buzones de usuario" 1 En la sección Documentos (Document) de la ficha [Documentos (Documents)], seleccione el buzón de usuario cuyo nombre desea cambiar. 2 Si ha seleccionado un buzón de usuario protegido con contraseña, aparece la ventana Autentificación de contraseña (Password Authentication). Introduzca la contraseña y haga clic en [ACEPTAR (OK)]. Si introduce una contraseña no válida varias veces para abrir el buzón, es posible que no pueda iniciar sesión durante un determinado período de tiempo porque se considerará acceso no autorizado. Si aparece el mensaje "Buzón bloqueado. (Box is locked.)" y no puede efectuar el inicio de sesión, pregunte al administrador. En el cuadro [Contraseña de buzón (Box Password)], puede introducir también la contraseña de un usuario con privilegios de administrador. 44 Gestión de buzones de usuario y carpetas

45 3 Para cambiar el nombre de un buzón de usuario, seleccione [Archivo (File)] > [Cambiar nombre (Rename)]. Para cambiar el nombre de una carpeta, active la casilla de la carpeta cuyo nombre desea cambiar y seleccione [Archivo (File)] > [Cambiar nombre (Rename)]. 4 Aparece la ventana Cambiar nombre de buzón (Rename Box). No seleccione varias carpetas al mismo tiempo, ya que sólo puede cambiar el nombre de una carpeta cada vez. También puede cambiar el nombre de una carpeta si la selecciona en la sección Documentos (Document), hace clic en el menú [Archivo (File)] y selecciona [Cambiar nombre (Rename)]. En este caso, asegúrese de que no esté seleccionado ningún documento en la sección Contenidos, ya que de lo contrario se cambiará su nombre en lugar del nombre de la carpeta seleccionada. Edite el nombre y haga clic en [ACEPTAR (OK)]. OPERACIONES CON UN PC CLIENTE 5 Aparece el cuadro de diálogo de confirmación. Los nombres de buzón pueden contener cualquier carácter ASCII excepto: \ / < > " % & = ' ; : *? # [ ] { }. No utilice espacios ni puntos al principio ni al final del nombre. Un nombre de buzón puede tener 32 caracteres como máximo, y un nombre de carpeta, 64 caracteres como máximo. Haga clic en [ACEPTAR (OK)]. Se cambia el nombre del buzón seleccionado. Gestión de buzones de usuario y carpetas 45

46 Modificación y visualización de las propiedades de buzones de usuario y carpetas Esta operación le permite ver y modificar las propiedades de los buzones de usuario, como la contraseña del buzón y el período de mantenimiento para que se eliminen automáticamente los documentos, así como la configuración de las notificaciones por correo electrónico. También le permite ver y confirmar las propiedades de las carpetas. P.46 "Modificación de las propiedades del buzón" P.48 "Visualización de propiedades de carpeta" Si el buzón se ha protegido con una contraseña, debe introducirla para poder modificar las propiedades del buzón. Los usuarios con privilegios de administrador también pueden modificar las propiedades de los buzones de usuario protegidos y las propiedades del buzón público mediante su contraseña. Modificación de las propiedades del buzón Si desea modificar las propiedades del buzón público, primero debe iniciar sesión en el sistema como administrador del sistema. No puede modificar la contraseña de un buzón al que esté accediendo un usuario. 1 En la sección Documentos (Document) de la ficha [Documentos (Documents)], seleccione el buzón de usuario cuyas propiedades desea ver y editar. 2 Si ha seleccionado un buzón protegido con una contraseña, aparece la ventana Autentificación de contraseña (Password Authentication). Introduzca la contraseña y haga clic en [ACEPTAR (OK)]. Si introduce una contraseña no válida varias veces para abrir el buzón, es posible que no pueda iniciar sesión durante un determinado período de tiempo porque se considerará acceso no autorizado. Si aparece el mensaje "Buzón bloqueado. (Box is locked.)" y no puede efectuar el inicio de sesión, pregunte al administrador. 3 En el cuadro [Contraseña de buzón (Box Password)], puede introducir también la contraseña de un usuario con privilegios de administrador. Seleccione [Archivo (File)] > [Propiedades (Properties)]. Aparece la ventana Propiedades del buzón (Box Properties). 46 Gestión de buzones de usuario y carpetas

47 4 Si desea editar las propiedades del buzón, haga clic en [Modificar propiedades (Change Properties)]. 5 Aparece la ventana Modificar propied. del buzón (Change Box Properties). Si no necesita cambiar las propiedades del buzón, pulse [ACEPTAR (OK)] en la pantalla de arriba para finalizar la operación. Especifique las siguientes opciones según sea necesario y pulse [Guardar (Save)]. OPERACIONES CON UN PC CLIENTE Cambiar contraseña buzón (Change Box Password): Active esta casilla para editar la contraseña del buzón. - Contraseña antigua (Old Password): Escriba la contraseña actual del buzón. - Contraseña nueva (New Password): Escriba la nueva contraseña del buzón. - Confirme contraseña nueva (Confirm New Password): Vuelva a escribir la nueva contraseña del buzón. Eliminar documento automáticamente (Delete document automatically): Active esta casilla para eliminar los documentos de este buzón de forma automática. Periodo de conservación de docum. (Preservation Period for Documents): Introduzca el número de días que desea conservar los documentos. Transcurrido el número de días especificado, los documentos se eliminarán. Si establece 1 día como valor, el documento se eliminará automáticamente 24 horas después. Enviar correo electrónico cuando se produzca un error (Send when an error occurs): Active esta casilla para enviar un mensaje de notificación a la dirección de correo electrónico especificada cuando se produzca un error. Si activa esta casilla, introduzca una dirección de correo electrónico en el cuadro [Dirección de correo electrónico ( Address)]. Enviar correo electrónico al finalizar trabajo (Send when job is completed): Active esta casilla para enviar un mensaje de notificación a la dirección de correo electrónico especificada cuando se complete un trabajo. Si activa esta casilla, introduzca una dirección de correo electrónico en el cuadro [Dirección de correo electrónico ( Address)]. Notificación de eliminación automática avanzada (Advance automatic delete notification): Active esta opción para habilitar la notificación por correo electrónico. Con esta opción se enviará un mensaje de notificación a la dirección de correo electrónico especificada tres días antes de que se eliminen automáticamente los documentos. Si activa esta casilla, introduzca una dirección de correo electrónico en el cuadro [Dirección de correo electrónico ( Address)]. Gestión de buzones de usuario y carpetas 47

48 - Dirección de correo electrónico ( Address): Introduzca la dirección de correo electrónico a la que se enviará la notificación. Esta casilla está habilitada cuando se activa la casilla [Eliminar documento automáticamente (Delete document automatically)]. Si un documento se elimina automáticamente con la función [Eliminar documento automáticamente (Delete document automatically)], el historial de eliminación no se almacena en el registro. Para obtener información sobre los registros, consulte la Guía de TopAccess. Si olvida la contraseña antigua, puede introducir la contraseña del administrador en el cuadro [Contraseña antigua (Old Password)] en lugar de la contraseña antigua. Cuando están activadas las opciones "Enviar correo electrónico cuando se produzca un error (Send when an error occurs)" y "Enviar correo electrónico al finalizar trabajo (Send when job is completed)", se le notifica si las siguientes operaciones de archivos electrónicos (e-filing) se han realizado o no correctamente. Escanear en archivo electrónico (e-filing) Copiar en archivo electrónico (e-filing) Imprimir en archivo electrónico (e-filing) Reenvío de fax/fax a través de Internet a archivo electrónico (e-filing) Archivo electrónico (e-filing) para imprimir Archivo electrónico (e-filing) a correo electrónico 6 El administrador puede configurar la opción de notificación de archivos electrónicos (e-filing) en la ficha [Administración (Administration)] de TopAccess > Mantenimiento (Maintenance) > página Notificación (Notification). Para obtener más información, consulte la Guía de TopAccess. Haga clic en [ACEPTAR (OK)] para cerrar la ventana Propiedades del buzón (Box Properties). Visualización de propiedades de carpeta Solo es posible ver y confirmar las propiedades de las carpetas. No se pueden modificar las propiedades de las carpetas. 1 En la sección Documentos (Document) de la ficha [Documentos (Documents)], seleccione el buzón que contiene la carpeta cuyas propiedades desea ver. 2 Si ha seleccionado un buzón protegido con una contraseña, aparece la ventana Autentificación de contraseña (Password Authentication). Introduzca la contraseña y haga clic en [ACEPTAR (OK)]. 48 Gestión de buzones de usuario y carpetas

49 Si introduce una contraseña no válida varias veces para abrir el buzón, es posible que no pueda iniciar sesión durante un determinado período de tiempo porque se considerará acceso no autorizado. Si aparece el mensaje "Buzón bloqueado. (Box is locked.)" y no puede efectuar el inicio de sesión, pregunte al administrador. 3 En el cuadro [Contraseña de buzón (Box Password)], puede introducir también la contraseña de un usuario con privilegios de administrador. Active la casilla de verificación de la carpeta cuyas propiedades desea ver y seleccione [Archivo (File)] > [Propiedades (Properties)]. OPERACIONES CON UN PC CLIENTE Aparece la ventana Propiedades de carpeta (Folder Properties). En la ventana Propiedades de carpeta (Folder Properties), puede ver las propiedades de la carpeta. 4 No seleccione varias carpetas al mismo tiempo, ya que sólo se pueden ver las propiedades de una carpeta cada vez. Los usuarios también pueden ver las propiedades de una carpeta si la seleccionan en la sección Documentos (Document), hacen clic en el menú [Archivo (File)] y eligen [Propiedades (Properties)]. En este caso, asegúrese de que no esté seleccionado ningún documento en la sección Contenidos, ya que de lo contrario se verán sus propiedades en lugar de la carpeta seleccionada. Haga clic en [ACEPTAR (OK)] para cerrar la ventana Propiedades de carpeta (Folder Properties). La ventana Propiedades de carpeta (Folder Properties) muestra la siguiente información: Ubicación (Location): Muestra el directorio en el que se encuentra la carpeta. Contiene (Contains): Muestra el número de archivos que contiene la carpeta. Creado (Created): Muestra la fecha y la hora de creación de la carpeta. Modificado (Modified): Muestra la fecha y la hora de la última modificación de la carpeta. Gestión de buzones de usuario y carpetas 49

50 0.Gestión de documentos La utilidad Web de archivos electrónicos (e-filing) le permite gestionar los documentos almacenados en el sistema de archivos electrónicos (e-filing). En esta sección se ofrecen explicaciones de las siguientes operaciones: P.50 "Visualización de documentos" P.51 "Cambio del nombre de los documentos" P.53 "Eliminación de documentos" P.54 "Impresión de documentos" P.59 "Almacenamiento de documentos con el controlador de impresora" P.62 "Archivado de documentos" P.66 "Envío como correo electrónico" Visualización de documentos Existen dos formas de ver los archivos de imagen de los documentos. Éstas son las opciones de visualización: Miniatura (Thumbnail) La vista Miniatura (Thumbnail) muestra varios archivos de un buzón, una carpeta o varias páginas del documento seleccionado. Esta vista es la vista predeterminada. Utilícela para gestionar documentos y archivos. P.50 "Utilización de la vista Miniatura (Thumbnail)" Lista (List) La vista Lista (List) muestra las propiedades y los nombres de archivo en formato de tabla. Utilice esta vista para gestionar buzones y carpetas que contengan un elevado número de archivos. P.51 "Utilización de la vista Lista (List)" Utilización de la vista Miniatura (Thumbnail) Ésta es la vista predeterminada, a no ser que se seleccione otra vista diferente. Esta vista muestra una pequeña imagen de cada archivo o carpeta (cuando se selecciona un buzón o una carpeta en la sección izquierda) o de cada página (cuando se selecciona un documento en la sección izquierda) junto con el nombre del archivo o el número de página y una casilla de verificación. Haga clic en las casillas de verificación para seleccionar los archivos o las páginas que desee mover, copiar, eliminar o imprimir. Para volver a la vista de miniatura, seleccione [Ver (View)] > [Miniatura (Thumbnail)]. 50 Gestión de documentos

51 Utilización de la vista Lista (List) Esta vista muestra los nombres de buzón, de carpeta o de archivo junto con las propiedades y las casillas de verificación en forma de una lista. Esta vista resulta más cómoda que la vista de miniatura para gestionar los buzones y las carpetas que contienen un gran número de archivos. Haga clic en las casillas de verificación para seleccionar uno o varios archivos que desee mover, copiar, eliminar o imprimir. Para ver los archivos en la vista de lista, seleccione [Ver (View)] > [Lista (List)]. OPERACIONES CON UN PC CLIENTE Cambio del nombre de los documentos Esta operación permite cambiar el nombre de los documentos. No apague el equipo cuando cambie el nombre de un documento. Se perderán todos los documentos si se apaga el equipo mientras el sistema guarda un documento con un nuevo nombre. 1 En la sección Documentos (Document) de la ficha [Documentos (Documents)], seleccione el buzón o la carpeta que contiene el documento al que desea cambiar el nombre. 2 Si ha seleccionado un buzón protegido con una contraseña, aparece la ventana Autentificación de contraseña (Password Authentication). Introduzca la contraseña y haga clic en [ACEPTAR (OK)]. Si introduce una contraseña no válida varias veces para abrir el buzón, es posible que no pueda iniciar sesión durante un determinado período de tiempo porque se considerará acceso no autorizado. Si aparece el mensaje "Buzón bloqueado. (Box is locked.)" y no puede efectuar el inicio de sesión, pregunte al administrador. En el cuadro [Contraseña de buzón (Box Password)], puede introducir también la contraseña de un usuario con privilegios de administrador. Gestión de documentos 51

52 3 Active la casilla de verificación del documento al que desea cambiar el nombre y seleccione [Archivo (File)] > [Cambiar nombre (Rename)]. Se abre la ventana Cambiar nombre de documento (Rename Document). 4 Los usuarios también pueden cambiar el nombre de un documento si lo seleccionan en la sección Documentos (Document) y después seleccionan [Archivo (File)] > [Cambiar nombre (Rename)]. Introduzca el nombre del documento y haga clic en [ACEPTAR (OK)]. Aparece el cuadro de diálogo de confirmación. 5 Los nombres de documento pueden contener cualquier carácter ASCII excepto: \ / < > " % & = ' ; : *? # [ ] { }. No utilice espacios ni puntos al principio ni al final del nombre. El tamaño máximo de un nombre de documento es 64 caracteres. Haga clic en [ACEPTAR (OK)]. Se cambia el nombre del documento. 52 Gestión de documentos

53 Eliminación de documentos Esta operación permite eliminar documentos de un buzón o una carpeta. 1 En la sección Documentos (Document) de la ficha [Documentos (Documents)], seleccione el buzón o la carpeta que contiene los documentos que desea eliminar. 2 Si ha seleccionado un buzón protegido con una contraseña, aparece la ventana Autentificación de contraseña (Password Authentication). Introduzca la contraseña y haga clic en [ACEPTAR (OK)]. Si introduce una contraseña no válida varias veces para abrir el buzón, es posible que no pueda iniciar sesión durante un determinado período de tiempo porque se considerará acceso no autorizado. Si aparece el mensaje "Buzón bloqueado. (Box is locked.)" y no puede efectuar el inicio de sesión, pregunte al administrador. OPERACIONES CON UN PC CLIENTE 3 En el cuadro [Contraseña de buzón (Box Password)], puede introducir también la contraseña de un usuario con privilegios de administrador. Active las casillas de verificación de los documentos que desea eliminar y seleccione [Editar (Edit)] > [Eliminar (Delete)]. Aparece el cuadro de diálogo de confirmación. 4 Los usuarios también pueden eliminar un documento si lo seleccionan en la sección Documentos (Document) y después seleccionan [Editar (Edit)] > [Eliminar (Delete)]. En este caso, asegúrese de que no hay seleccionada ninguna página en la sección Contenidos. En caso contrario, aparecerá un mensaje de alerta porque no se pueden eliminar páginas en el modo Ver (View). Haga clic en [ACEPTAR (OK)]. Los documentos se eliminan. Gestión de documentos 53

54 Impresión de documentos Es posible imprimir documentos e imágenes de buzones y carpetas en la utilidad Web de archivos electrónicos (e-filing). Hay disponibles dos formas para imprimirlos: P.54 "Impresión de un documento completo" P.57 "Impresión de prueba" Impresión de un documento completo Esta operación permite imprimir el documento completo con varias opciones de impresión seleccionadas. 1 En la sección Documentos (Document), seleccione el buzón o la carpeta que contiene el documento que desea imprimir. 2 Si ha seleccionado un buzón protegido con una contraseña, aparece la ventana Autentificación de contraseña (Password Authentication). Introduzca la contraseña y haga clic en [ACEPTAR (OK)]. Si introduce una contraseña no válida varias veces para abrir el buzón, es posible que no pueda iniciar sesión durante un determinado período de tiempo porque se considerará acceso no autorizado. Si aparece el mensaje "Buzón bloqueado. (Box is locked.)" y no puede efectuar el inicio de sesión, pregunte al administrador. 3 En el cuadro [Contraseña de buzón (Box Password)], puede introducir también la contraseña de un usuario con privilegios de administrador. Active la casilla de verificación del documento que desea imprimir y seleccione [Archivo (File)] > [Imprimir documento (Print Document)]. Aparece la ventana Impresión (Print). También se puede imprimir un documento si se selecciona en la sección Documentos (Document) y después se selecciona [Archivo (File)] > [Imprimir documento (Print Document)]. Sin embargo, no se pueden imprimir páginas individuales aunque active las casillas de verificación de las páginas mostradas en la sección Contenidos. 54 Gestión de documentos

55 4 Seleccione las siguientes opciones de impresión según sea necesario y haga clic en [Imprimir (Print)]. OPERACIONES CON UN PC CLIENTE Dúplex (Duplex): Seleccione esta opción si desea que el documento se imprima en ambas caras del papel. Puede seleccionar Libro (Book) o Bloc (Tablet). Número de copias (Number of Copies): Introduzca el número de copias que desea imprimir. Ordenar copias (Sort Copies): Seleccione esta opción para producir el documento de forma separada para cada copia. Agrupar copias (Group Copies): Seleccione esta opción para producir el documento de forma separada para cada página. Rotar Clasif. copias (Rotate Sort Copies): Seleccione esta opción para producir el documento cambiando la orientación de salida de cada copia. Tipo de papel (Paper Type): Seleccione el tipo de papel que desee. Código de departamento (Department Code): Introduzca el código de departamento de 1 a 63 dígitos si es necesario. Debe introducir el código de departamento para imprimir un documento cuando el uso de código de departamento esté activado en el equipo. Código de proyecto (Project Code): Introduzca el código de proyecto de 1 a 63 dígitos si es necesario. Debe introducir el código de proyecto para imprimir un documento si el uso del código de proyecto está activado en el equipo. Fuente de papel (Paper Source): Seleccione la fuente de alimentación del papel. Seleccione una fuente que se corresponda con el tamaño de impresión. Destino (Destination): Seleccione la bandeja a la que saldrá el documento impreso. Grapadora (Staple): Seleccione si desea grapar o no el documento. Cuando desee grapar el documento, seleccione de qué forma se hará. Encuadernación (Binding): Seleccione esta opción para que el documento se pliegue o grape por el centro. Puede configurar cómo se produce el documento. - Plegado por el centro (Center Fold): El documento se pliega por el centro. - Grapado (Saddle Stitch): El documento se grapa con dos grapas y se pliega por el centro. Taladradora (Hole Punch): Seleccione si desea taladrar o no el documento. Cuando desee taladrar el documento, seleccione de qué forma se hará. Gestión de documentos 55

56 Número de página (Page Number): Seleccione si se van a imprimir los números de página en las páginas. - Posición (Position): Seleccione dónde se van a imprimir los números de página en las páginas. Cuando desee imprimir los números de página, seleccione la ubicación en la que se hará. - Página inicial (Initial Page): Escriba el número que debe aparecer en la primera página del documento. Si la opción Introducción de hoja/portada (Cover/Sheet Insertion) - Usar portada (Use Front Cover) está activada, la portada se considera la primera página y la primera página del documento se considera la segunda página. Marca de hora (Time Stamp): Seleccione si se imprime la hora de impresión en cada página. - Posición (Position): Seleccione si la hora de impresión se imprime o no en cada página. Cuando desee imprimir la marca de hora, seleccione la ubicación donde desea que se haga. Desp. imagen (Image Shift): Seleccione si las imágenes impresas se van a desplazar o no. - Posición (Position): Si desea desplazar las imágenes impresas, seleccione esta opción para que se haga. - Desplaz. margen (Shift Margin) - Delante (Front): Seleccione el ancho de margen que se va a agregar al lado cuando las imágenes impresas se desplacen. - Desplaz. margen (Shift Margin) - Atrás (Back): Seleccione el ancho de margen que se va a agregar al lado opuesto cuando las imágenes impresas se desplacen. Introducción de hoja/portada (Cover/Sheet Insertion): Seleccione si se va a imprimir o no la portada o contraportada. - Usar portada (Use Front Cover): Esta opción habilita la impresión de portadas, que le permite insertar o imprimir una portada en una hoja alimentada desde una bandeja distinta a la especificada en la opción Fuente de papel (Paper Source). Para habilitar la impresión de portadas, active la casilla y especifique la ubicación desde la que se va a alimentar la portada, además del estilo de impresión que se va a utilizar. - Usar contraportada (Use Back Cover): Esta opción habilita la impresión de contraportadas, que le permite insertar o imprimir una contraportada en una hoja alimentada desde una bandeja distinta a la especificada en la opción Fuente de papel (Paper Source). Para habilitar la impresión de contraportadas, active la casilla y especifique la ubicación desde la que se va a alimentar la contraportada, además del estilo de impresión que se va a utilizar. - Insertar páginas (Insert Pages): Esta opción habilita la impresión con inserción de hojas y permite insertar una hoja entre las páginas o imprimir una página concreta en una hoja alimentada desde una bandeja distinta a la seleccionada en la opción Fuente de papel (Paper Source). Esta opción resulta muy útil cuando se desea insertar una hoja en blanco entre capítulos o para imprimir las páginas de portada de los capítulos en un papel distinto. Para habilitar la impresión con inserción de hojas, active la casilla y especifique la ubicación desde la que se alimentarán las hojas insertadas y el estilo de impresión que se va a usar. A continuación, introduzca los números de las páginas que desea insertar en el cuadro [Páginas (Pages)]. Si especifica varias páginas, utilice comas. - Intercalar páginas (Interleave Pages): Esta opción habilita la función de intercalación de páginas, que resulta útil si desea insertar papel de un tipo distinto o papel de otra bandeja entre cada página de un trabajo de impresión. Por ejemplo, podría usar esta opción para insertar hojas coloreadas y en blanco entre transparencias. Para habilitar la intercalación de páginas, active la casilla y especifique la ubicación desde la que desea que se tomen las hojas. Asimismo, active la casilla de verificación [Duplicar (Duplicate)] si desea imprimir las imágenes de páginas anteriores en la hoja insertada. - Tipo papel (Insert.) (Paper Type (Insert)): Si selecciona la opción Aliment. manual (Bypass Feeder) como fuente de papel en la opción Usar portada (Use Front Cover), Usar contraportada (Use Back Cover), Insertar páginas (Insert Pages) o Intercalar páginas (Interleave Pages), elija el tipo de papel para el papel que se toma de la bandeja de alimentación manual. Impresión programada (Scheduled Print): Active esta opción para imprimir un trabajo en una fecha y hora futuras. Si la activa, configure la fecha y hora en que se debe imprimir el trabajo en el cuadro [Marca de hora (Date & Time)]. El intervalo de número de copias que se puede seleccionar depende del modelo. La opción [Rotar Clasif. copias (Rotate Sort Copies)] solo está activada cuando se introduce más de una copia en el cuadro [Número de copias (Number of Copies)]. Para realizar una impresión con Rotar Clasif. copias (Rotate Sort Copies), el papel vertical y horizontal se debe colocar en distintas bandejas. Cuando esta opción está activada, la opción Destino (Destination) se configura automáticamente como la bandeja interior. "Grapadora (Staple)", "Encuadernación (Binding)" y "Taladradora (Hole Punch)" solo están activadas cuando está instalada la unidad (opcional) correspondiente. Para obtener información sobre estilos de acabado y las opciones necesarias, consulte la Guía de Especificaciones. Las opciones "Grapadora (Staple)" e "Introducción de hoja/portada (Cover/Sheet Insertion) - Intercalar páginas (Interleave Pages)" no se pueden activar a la vez. Después de activar una de ellas, la otra se desactiva automáticamente. 56 Gestión de documentos

57 5 Al hacer clic en [Imprimir (Print)], se imprime el documento y aparece la ventana de resultados de impresión. Al hacer clic en [Cancelar (Cancel)], se cierra la ventana Impresión (Print) sin llevarse a cabo la impresión. Al hacer clic en [Reiniciar (Reset)], se restablecen las propiedades predeterminadas de impresión. Si la opción [Introducción de hoja/portada (Cover/Sheet Insertion) - Usar portada (Use Front Cover)] está activada, la portada se considera la primera página, la página "1", y los números de página de las páginas impresas empiezan a partir del número "2". Al activar simultáneamente la configuración de gestión de usuarios y de gestión de departamentos, aparecerán las cuotas permitidas para el departamento y el usuario en la parte superior derecha de la página. Haga clic en [Cerrar (Close)] para volver a la página de ficha [Documentos (Documents)]. Si desea cancelar un trabajo antes de que finalice la impresión, acceda a TopAccess, haga clic en la ficha [Estado de trabajo (Job Status)] > [Imprimir (Print)], seleccione el trabajo y pulse [Eliminar (Delete)]. Impresión de prueba Esta operación permite imprimir la copia de un documento con la configuración de propiedades de impresión que haya establecido. 1 En la sección Documentos (Document) de la ficha [Documentos (Documents)], seleccione el buzón o la carpeta que contiene el documento que desea imprimir. OPERACIONES CON UN PC CLIENTE 2 Si ha seleccionado un buzón protegido con una contraseña, aparece la ventana Autentificación de contraseña (Password Authentication). Introduzca la contraseña y haga clic en [ACEPTAR (OK)]. Si introduce una contraseña no válida varias veces para abrir el buzón, es posible que no pueda iniciar sesión durante un determinado período de tiempo porque se considerará acceso no autorizado. Si aparece el mensaje "Buzón bloqueado. (Box is locked.)" y no puede efectuar el inicio de sesión, pregunte al administrador. 3 En el cuadro [Contraseña de buzón (Box Password)], puede introducir también la contraseña de un usuario con privilegios de administrador. Active la casilla de verificación del documento que desea imprimir y seleccione [Archivo (File)] > [Impresión de prueba (Test Print)]. Aparece la ventana Impresión de prueba (Test Print). Gestión de documentos 57

58 4 También puede realizar una impresión de prueba del documento si lo selecciona en la sección Documentos (Document) y después selecciona [Archivo (File)] > [Impresión de prueba (Test Print)]. Sin embargo, no puede imprimir páginas individuales aunque active las casillas de verificación de las páginas mostradas en la sección Contenidos. Seleccione si desea imprimir todas las páginas del documento o solo las páginas especificadas y haga clic en [Imprimir (Print)]. Todas las páginas (All Pages): Seleccione esta opción para imprimir todas las páginas del documento. [número de la primera página] - [número de la última página] Páginas (Pages): Seleccione esta opción para especificar las páginas que va a imprimir. Cuando seleccione esta opción, introduzca el número de la primera y la última página que vaya a imprimir en cada cuadro. Código de departamento (Department Code): Introduzca un código de departamento. Solo se debe introducir si el uso de código de departamento está activado en el equipo. Código de proyecto (Proyect Code): Introduzca un código de proyecto. Solo se debe introducir si el uso de código de proyecto está activado en el equipo. 5 Al activar simultáneamente la configuración de gestión de usuarios y de gestión de departamentos, aparecerán las cuotas permitidas para el departamento y el usuario en la parte superior derecha de la página. Al hacer clic en [Imprimir (Print)], se imprime una copia del documento y aparece la ventana de resultados de impresión. Al hacer clic en [Cancelar (Cancel)], se cierra la ventana Impresión de prueba (Test Print) sin llevarse a cabo la impresión. Haga clic en [Cerrar (Close)] para volver a la página de ficha [Documentos (Documents)]. Si desea cancelar un trabajo antes de que finalice la impresión, acceda a TopAccess, haga clic en la ficha [Estado de trabajo (Job Status)] > [Imprimir (Print)], seleccione el trabajo y pulse [Eliminar (Delete)]. 58 Gestión de documentos

59 Almacenamiento de documentos con el controlador de impresora Desde las aplicaciones que se ejecutan con el sistema operativo Windows, es posible enviar documentos como trabajos de impresión a la utilidad de archivos electrónicos (e-filing) con el controlador de impresora. Los documentos se pueden guardar en el buzón público o en un buzón de usuario. P.59 "Almacenamiento de un trabajo de impresión en el buzón público" P.60 "Almacenamiento de un trabajo de impresión en un buzón de usuario" Cuando almacene un documento en archivos electrónicos (e-filing) con el controlador de la impresora, la imagen impresa (no el documento original en su equipo) se almacenará en archivos electrónicos (e-filing). Para obtener más información sobre el controlador de impresora, consulte la Guía de Impresión. Para obtener una explicación detallada del buzón público y del buzón de usuario, consulte la siguiente página: P.8 "Características de archivos electrónicos (e-filing)" También es posible almacenar los documentos escaneados en archivos electrónicos (e-filing) con el panel táctil. Para obtener más información, consulte la siguiente página: P.19 "Almacenamiento de documentos" Almacenamiento de un trabajo de impresión en el buzón público Abra el documento que desea almacenar en el buzón. Seleccione [Archivo (File)] > [Imprimir (Print)] en la aplicación. Aparece el cuadro de diálogo [Imprimir (Print)]. Seleccione el controlador de impresora del equipo que va a utilizar y haga clic en [Preferencias (Preferences)]. Aparece el cuadro de diálogo [Preferencias de impresión (Printing Preferences)]. OPERACIONES CON UN PC CLIENTE 4 El procedimiento para mostrar el cuadro de diálogo [Preferencias de impresión (Printing Preferences)] del controlador de impresora puede variar según la aplicación utilizada. Consulte el manual de la aplicación para obtener información sobre cómo ver el cuadro de diálogo [Preferencias de impresión (Printing Preferences)]. Seleccione el tipo de trabajo de impresión en la ficha [Básico (Basic)]. Seleccione [Almacenar en arch. elect. (Store to e-filing)] en el cuadro [Trabajos de impresión (Print Job)]. Las opciones de impresión distintas de [Color] solo están activadas cuando se guarda e imprime un trabajo a la vez. Seleccione otras opciones de impresión si es necesario. Pulse [...] junto al cuadro [Trabajos de impresión (Print Job)]. Aparece el cuadro de diálogo [Almacenar en arch. elec. (Store to e-filing)]. Gestión de documentos 59

60 5 Seleccione [Buzón público (Public Box)] para guardar el trabajo de impresión y haga clic en [ACEPTAR (OK)]. 6 Si desea guardar un trabajo de impresión en una carpeta especificada, introduzca el nombre de la misma en el cuadro [Carpeta de buzón (Box Folder)]. Para guardar los datos en una carpeta existente, introduzca el nombre de la carpeta en el cuadro [Carpeta de buzón (Box Folder)]. Para crear una nueva carpeta y guardar los datos en ella, introduzca el nombre de la carpeta nueva en el cuadro [Carpeta de buzón (Box Folder)]. Si imprime un trabajo y además lo guarda en el buzón público, active la casilla [Imprimir (Print)]. Haga clic en [ACEPTAR (OK)] o en [Imprimir (Print)] para guardar el trabajo de impresión. El trabajo de impresión se guarda en el buzón público. Almacenamiento de un trabajo de impresión en un buzón de usuario Abra el documento que desea almacenar en el buzón. Seleccione [Archivo (File)] > [Imprimir (Print)] en la aplicación. Aparece el cuadro de diálogo [Imprimir (Print)]. Seleccione el controlador de impresora del equipo que va a utilizar y haga clic en [Preferencias (Preferences)]. Aparece el cuadro de diálogo [Preferencias de impresión (Printing Preferences)]. 4 El procedimiento para mostrar el cuadro de diálogo [Preferencias de impresión (Printing Preferences)] del controlador de impresora puede variar según la aplicación utilizada. Consulte el manual de la aplicación para obtener información sobre cómo ver el cuadro de diálogo [Preferencias de impresión (Printing Preferences)]. Seleccione el tipo de trabajo de impresión en la ficha [Básico (Basic)]. Seleccione [Almacenar en arch. elect. (Store to e-filing)] en el cuadro [Trabajos de impresión (Print Job)]. Las opciones de impresión distintas de [Color] solo están activadas cuando se guarda e imprime un trabajo a la vez. Seleccione otras opciones de impresión si es necesario. Pulse [...] junto al cuadro [Trabajos de impresión (Print Job)]. Aparece el cuadro de diálogo [Almacenar en arch. elec. (Store to e-filing)]. 60 Gestión de documentos

61 5 Seleccione un buzón de usuario para guardar el trabajo de impresión. Seleccione el número del buzón de usuario que desee en el cuadro [Guardar en (Store to)]. Introduzca la contraseña del buzón de usuario en el cuadro [Contraseña (Password)]. Si imprime el trabajo además de guardarlo en el buzón de usuario, active la casilla [Imprimir (Print)]. Si desea guardar un trabajo de impresión en una carpeta especificada, introduzca el nombre de la misma en el cuadro [Carpeta de buzón (Box Folder)]. Para guardar los datos en una carpeta existente, introduzca el nombre de la carpeta en el cuadro [Carpeta de buzón (Box Folder)]. Para crear una nueva carpeta y guardar los datos en ella, introduzca el nombre de la carpeta nueva en el cuadro [Carpeta de buzón (Box Folder)]. OPERACIONES CON UN PC CLIENTE 6 Si está activada la opción Habilitar comunicación SNMP (Enable SNMP Communication) en la ficha [Configuración (Configuration)], solo se mostrarán los buzones de usuario configurados en el cuadro de lista desplegable. Haga clic en [ACEPTAR (OK)] o en [Imprimir (Print)] para guardar el trabajo de impresión. El trabajo de impresión se guarda en el buzón de usuario especificado. Gestión de documentos 61

62 Archivado de documentos La utilidad Web de archivos electrónicos (e-filing) le permite archivar los documentos almacenados en archivos electrónicos (e-filing) y descargar los ficheros archivados al PC. Estos ficheros también se pueden cargar desde el PC a archivos electrónicos (e-filing) del equipo o a otro equipo que sea de la misma serie de e-studio. P.62 "Descarga de un documento archivado" P.64 "Carga de documentos archivados" Los ficheros de archivo son compatibles con dispositivos MFP TOSHIBA de la misma serie, no con los de otras series. Descarga de un documento archivado Es posible archivar los documentos en el buzón y descargarlos en el PC. Utilice esta función para crear un archivo de copia de seguridad de los documentos en archivos electrónicos (e-filing). El procedimiento que se describe a continuación ilustra un ejemplo de cómo descargar un documento archivado con Microsoft Internet Explorer. El fichero archivado contiene todos los documentos que ha especificado en el archivo; sin embargo, no podrá abrir los documentos en el PC. Puede crear un fichero archivado que contenga varios documentos de la misma carpeta o del mismo buzón. No es posible crear un fichero archivado que contenga más de 2 GB de datos. No cierre la ventana principal ni la ventana secundaria haciendo clic en el icono [X]. Si lo hace, no podrá descargar los documentos archivados. Si cierra por error la ventana con el icono [X], apague y vuelva a encender el equipo. 1 En la sección Documentos (Document) de la ficha [Documentos (Documents)], seleccione el buzón o la carpeta que contiene el documento que desea archivar. 2 Si ha seleccionado un buzón protegido con una contraseña, aparece la ventana Autentificación de contraseña (Password Authentication). Introduzca la contraseña y haga clic en [ACEPTAR (OK)]. Si introduce una contraseña no válida varias veces para abrir el buzón, es posible que no pueda iniciar sesión durante un determinado período de tiempo porque se considerará acceso no autorizado. Si aparece el mensaje "Buzón bloqueado. (Box is locked.)" y no puede efectuar el inicio de sesión, pregunte al administrador. En el cuadro [Contraseña de buzón (Box Password)], puede introducir también la contraseña de un usuario con privilegios de administrador. 62 Gestión de documentos

63 3 Active la casilla de verificación del documento que desea archivar y seleccione [Archivo (File)] > [Archivar documento (Archive Document)]. 4 Aparece el cuadro de diálogo de confirmación. Los usuarios también pueden archivar un documento si lo seleccionan en la sección Documentos (Document) y después seleccionan [Archivo (File)] > [Archivar documento (Archive Document)]. Sin embargo, no puede archivar páginas individuales aunque active las casillas de verificación de las páginas mostradas en la sección Contenidos. Haga clic en [ACEPTAR (OK)] para iniciar el proceso de archivado del documento. OPERACIONES CON UN PC CLIENTE 5 Aparece la ventana Archivar documento (Archive Document). Durante el proceso de archivado, puede salir del proceso si hace clic en [Cancelar (Cancel)]. 6 Cuando el proceso de archivado del documento finaliza, aparece el mensaje "El documento se ha archivado correctamente (Your document has been archived successfully)". No realice ninguna operación mientras esté en ejecución la utilidad Web de archivos electrónicos (e-filing). Haga clic en el vínculo del nombre de archivo para descargar el fichero archivado. Los archivos se guardan en una carpeta especificada por el explorador. Gestión de documentos 63

64 7 Haga clic en [Cerrar (Close)]. Carga de documentos archivados Si tiene ficheros archivados que se han descargado desde el equipo en el PC, podrá cargarlos en archivos electrónicos (e-filing). Cuando cargue los ficheros archivados, éstos se extraerán de forma automática y los documentos se crearán en el buzón especificado. Si ya existe un documento con el mismo nombre en el buzón, se asignará un nuevo nombre al documento extraído y para ello se le agregará un número de 3 dígitos al nombre original. No cierre la ventana principal ni la ventana secundaria haciendo clic en el icono [X]. Si lo hace, no podrá cargar los documentos archivados. Si cierra por error la ventana con el icono [X], apague y vuelva a encender el equipo. 1 En la sección Documentos (Document) de la ficha [Documentos (Documents)], seleccione el buzón o la carpeta en la que desea cargar los documentos archivados. 2 Si ha seleccionado un buzón protegido con una contraseña, aparece la ventana Autentificación de contraseña (Password Authentication). Introduzca la contraseña y haga clic en [ACEPTAR (OK)]. Si introduce una contraseña no válida varias veces para abrir el buzón, es posible que no pueda iniciar sesión durante un determinado período de tiempo porque se considerará acceso no autorizado. Si aparece el mensaje "Buzón bloqueado. (Box is locked.)" y no puede efectuar el inicio de sesión, pregunte al administrador. 3 En el cuadro [Contraseña de buzón (Box Password)], puede introducir también la contraseña de un usuario con privilegios de administrador. Seleccione [Archivo (File)] > [Cargar documento archivado (Upload Archived Document)]. Aparece la ventana Cargar documento archivado (Upload Archived Document). 64 Gestión de documentos

65 4 Haga clic en [Examinar (Browse)]. 5 Aparece el cuadro de diálogo para seleccionar el archivo que cargar. Seleccione el fichero archivado que desea cargar y haga clic en [Abrir (Open)]. OPERACIONES CON UN PC CLIENTE 6 Volverá a aparecer la ventana Cargar documento archivado (Upload Archived Document) y se mostrará la ruta de carpeta del archivo seleccionado en el cuadro [Fichero archiv. (Archived File)]. Haga clic en [ACEPTAR (OK)]. 7 Aparece el cuadro de diálogo de confirmación. Haga clic en [ACEPTAR (OK)] para iniciar la carga del fichero archivado. Si selecciona un fichero archivado que no admite el modelo utilizado o un fichero que no es de tipo archivado, aparecerá un mensaje de error. En dicho caso, seleccione el fichero archivado correcto y vuelva a intentarlo. Gestión de documentos 65

66 8 La ventana Cargar documento archivado (Upload Archive Document) muestra el progreso del proceso de carga. Durante el proceso de carga, podrá salir de dicho proceso si hace clic en [Cancelar (Cancel)]. Cuando finalice la carga del fichero archivado, aparecerá el mensaje "El documento se ha cargado correctamente (Your document has been uploaded successfully)". 9 No realice ninguna operación mientras esté en ejecución la utilidad Web de archivos electrónicos (e-filing). Haga clic en [Cerrar (Close)]. Los documentos se agregan al buzón seleccionado. Envío como correo electrónico Puede enviar los documentos seleccionados como correos electrónicos desde la utilidad Web de archivos electrónicos (e-filing). Cuando se ejecuta esta función, el equipo crea un mensaje de correo electrónico, adjunta al mismo los documentos seleccionados como archivos y después los envía directamente desde el equipo. Para usar esta función, se necesita la función de escaneado. Para utilizar la función Enviar correo electrónico (Send ), el administrador de red debe establecer la configuración de correo electrónico del equipo. Si usa un sistema digital multifuncional en color (MFP en color), solo puede enviar los documentos de archivos electrónicos (e-filing) como correos electrónicos si se han guardado con las condiciones indicadas abajo. Compruebe las propiedades de los documentos antes de enviarlos. - Documentos guardados con la función de copia del equipo en el modo Negro (Black) - Tex./foto (Text/Photo), o bien, Negro (Black) - Texto (Text) - Documentos guardados con la función de escaneado del equipo - Documentos guardados con la función de fax recibido o fax a través de Internet transferido 1 En la sección Documentos (Document) de la ficha [Documentos (Documents)], seleccione el buzón o la carpeta que contiene el documento que desea enviar como correo electrónico. 66 Gestión de documentos

67 2 Si ha seleccionado un buzón protegido con una contraseña, aparece la ventana Autentificación de contraseña (Password Authentication). Introduzca la contraseña y haga clic en [ACEPTAR (OK)]. Si introduce una contraseña no válida varias veces para abrir el buzón, es posible que no pueda iniciar sesión durante un determinado período de tiempo porque se considerará acceso no autorizado. Si aparece el mensaje "Buzón bloqueado. (Box is locked.)" y no puede efectuar el inicio de sesión, pregunte al administrador. 3 En el cuadro [Contraseña de buzón (Box Password)], puede introducir también la contraseña de un usuario con privilegios de administrador. Active la casilla de verificación del documento que desea enviar como correo electrónico y seleccione [Archivo (File)] > [Enviar correo electrónico (Send )]. OPERACIONES CON UN PC CLIENTE Aparece la página Enviar correo electrónico (Send ). Los usuarios también pueden enviar documentos como un correo electrónico si los seleccionan en la sección Documentos (Document) y después seleccionan [Archivo (File)] > [Enviar correo electrónico (Send )]. También pueden enviar hasta 100 páginas individuales o documentos si activan las casillas de verificación que aparecen en la sección Contenidos. Gestión de documentos 67

68 4 Especifique las opciones necesarias y haga clic en [Enviar (Send)]. [A: Configuración de destino (TO: Destination Setting)]: Haga clic en este botón para especificar el destino. Al hacer clic en este botón, aparece la página Lista de destinatarios (Recipient List). Para obtener instrucciones sobre cómo especificar el destino, consulte la siguiente sección: P.70 "Configuración de destino" [CC: Configuración de destino (CC: Destination Setting)]: Haga clic en este botón para especificar el destino CC. [CCO: Configuración de destino (BCC: Destination Setting)]: Haga clic en este botón para especificar el destino CCO. Asunto (Subject): Esta opción configura el asunto de los documentos de correo electrónico. Seleccione [Enviar datos de (nombre de dispositivo) (información de buzón) (Send data from (Device name) (Box Info.))], que es la configuración predeterminada, o introduzca el asunto que desee en el cuadro. Si desea agregar la fecha y hora al asunto, active la casilla de verificación [Agregar la fecha y hora al asunto (Add the date and time to the subject)]. De (From Address): Escriba la dirección de correo electrónico del remitente. Cuando el destinatario responda, el mensaje se enviará a esta dirección de correo electrónico. Nombre de origen (From Name): Escriba el nombre del remitente del documento de correo electrónico. Cuerpo del mensaje (Body): Escriba el cuerpo del mensaje del documento de correo electrónico. Puede escribir un máximo de caracteres, incluidos espacios. Formato de archivo (File Format): Seleccione el formato de archivo al que se convertirá el documento recibido. TIFF(Multi): Seleccione esta opción para guardar las imágenes escaneadas como un archivo TIFF de varias páginas. TIFF(Simple) (TIFF(Single)): Seleccione esta opción para guardar las imágenes escaneadas de forma separada como archivos TIFF de una sola página. PDF(Múlti) (PDF(Multi)): Seleccione esta opción para guardar las imágenes escaneadas como un archivo PDF de varias páginas. PDF(Simple) (PDF(Single)): Seleccione esta opción para guardar las imágenes escaneadas de forma separada como archivos PDF de una sola página. XPS(Múlti) (XPS(Multi)): Seleccione esta opción para guardar las imágenes escaneadas como un archivo XPS de varias páginas. XPS(Simple) (XPS(Single)): Seleccione esta opción para guardar las imágenes escaneadas de forma separada como archivos XPS de una sola página. JPEG: Seleccione esta opción para guardar las imágenes escaneadas como archivos JPEG. Esta opción solo se puede seleccionar si las imágenes se han escaneado con las opciones [Todo color (Full Color)] o [Esc.grises (Gray Scale)]. Cifrado (Encryption): Configure esta opción para cifrar los archivos PDF si ha seleccionado [PDF(Múlti) (PDF(Multi))] o [PDF(Simple) (PDF(Single))] en la opción Formato de archivo (File Format). Cifrado (Encryption): Active esta casilla si desea cifrar los archivos PDF. Contraseña de usuario (User Password): Introduzca una contraseña para abrir los archivos PDF cifrados. 68 Gestión de documentos

69 Contraseña maestra (Master Password): Introduzca una contraseña para cambiar la configuración del archivo PDF cifrado. Nivel de cifrado (Encryption Level): Seleccione el nivel de cifrado que desee bit RC4: Seleccione esta opción para configurar un nivel de cifrado compatible con Acrobat 3.0, PDF V bit RC4: Seleccione esta opción para configurar un nivel de cifrado compatible con Acrobat 5.0, PDF V bit AES: Seleccione esta opción para configurar un nivel de cifrado compatible con Acrobat 7.0, PDF V1.6. Autoridad (Authority): Active la casilla del tipo de autoridad que desee para el PDF cifrado. - Impresión (Printing) - Cambio de documentos (Change of Documents) - Copia o extracción de contenido (Content Copying or Extraction) - Extracción de contenido por accesibilid. (Content Extraction for accessibility) Nombre de archivo (File Name): Seleccione el nombre que se va a asignar al archivo adjunto. Fragmentar mensaje (Fragment Message Size): Seleccione el tamaño de fragmentación del mensaje. Código de departamento (Department Code): Introduzca el código de departamento si es necesario. Código de proyecto (Project Code): Introduzca el código de proyecto si es necesario. OPERACIONES CON UN PC CLIENTE Si la opción de cifrado forzado está activada, sólo se puede seleccionar [PDF(Múlti) (PDF(Multi))] y [PDF(Simple) (PDF(Single))] como formato de archivo. Para obtener información sobre la función de cifrado forzado, consulte la Guía de Gestión del dispositivo MFP. Los archivos guardados en formato XPS se pueden usar en Windows Vista, Windows 7 y Windows Server 2008, o en Windows Server 2012 con Net Framework 3.0 instalado. Estas contraseñas solo las puede volver a introducir un usuario autorizado. Los usuarios no pueden cambiar la configuración de los cuadros [Nivel de cifrado (Encryption Level)] ni [Autoridad (Authority)] que se indican abajo si no tienen autorización para cambiar la contraseña maestra. Pregunte al administrador si desea restablecer estas contraseñas. Para obtener información sobre la configuración de cifrado, consulte la Guía de Gestión del dispositivo MFP. 5 Si está activada la opción de cifrado forzado, no puede desactivar la casilla [Cifrado (Encryption)]. Para obtener información sobre la función de cifrado forzado, consulte la Guía de Gestión del dispositivo MFP. La contraseña de usuario y la contraseña maestra no están configuradas de fábrica. Si va a configurar la contraseña maestra, pregunte al administrador de red. Las contraseñas se deben introducir con caracteres alfanuméricos de un byte. Los números mínimo y máximo de caracteres que se permiten son 1 y 32. La contraseña de usuario debe ser distinta de la contraseña maestra. Haga clic en [Cerrar (Close)]. Gestión de documentos 69

70 Configuración de destino En la página Lista de destinatarios (Recipient List), puede especificar los destinos a los que enviar los documentos de archivos electrónicos (e-filing) como un correo electrónico. Para especificar los destinatarios, puede introducir manualmente las direcciones de correo electrónico, seleccionar los destinatarios o los grupos de destinatarios en la libreta de direcciones o buscar los destinatarios en el servidor LDAP. En la página Lista de destinatarios (Recipient List), puede especificar hasta 400 destinos. Si se selecciona [Autenticación LDAP (LDAP Authentication)] en [Tipo de autenticación (Authentication Type)], solo se pueden elegir destinos registrados en los servidores LDAP autenticados. Para obtener información sobre la opción Autenticación LDAP (LDAP Authentication), consulte la Guía de TopAccess. P.70 "Introducción manual de los destinatarios" P.71 "Selección de los destinatarios desde la libreta de direcciones" P.72 "Selección de los grupos desde la libreta de direcciones" P.73 "Búsqueda de destinatarios en el servidor LDAP" P.74 "Eliminación de contactos de la lista de destinatarios" Introducción manual de los destinatarios Siga los pasos siguientes para añadir manualmente un destinatario a la Lista de destinatarios (Recipient List). 1 2 Haga clic en [Configuración de destino (Destination Setting)] para abrir la página Lista de destinatarios (Recipient List). Haga clic en [Nuevo (New)]. 3 Aparece la página Contacto del propietario (Contact Property). Introduzca la dirección de correo electrónico del destinatario y haga clic en [ACEPTAR (OK)]. 4 El destinatario introducido se agrega a la página Lista de destinatarios (Recipient List). Repita los pasos 2 y 3 para añadir todos los destinatarios necesarios. 5 Puede eliminar los contactos añadidos a la Lista de destinatarios (Recipient List) antes de guardar la configuración de destino. P.74 "Eliminación de contactos de la lista de destinatarios" Haga clic en [Guardar (Save)]. Los contactos se agregan como destinos. 70 Gestión de documentos

71 Selección de los destinatarios desde la libreta de direcciones Siga los pasos siguientes para seleccionar los destinatarios desde la libreta de direcciones. 1 2 Haga clic en [Configuración de destino (Destination Setting)] para abrir la página Lista de destinatarios (Recipient List). Haga clic en [Libreta de direcciones (Address Book)]. 3 Aparece la página Libreta de direcciones (Address Book). Active las casillas Correo electrónico ( ) de los usuarios que desea agregar y haga clic en [Z (Add)]. OPERACIONES CON UN PC CLIENTE Los destinatarios seleccionados se agregan a la página Lista de destinatarios (Recipient List). 4 Para ordenar los destinatarios en grupos específicos, seleccione el nombre de grupo que desee en el cuadro [Grupo (Group)]. Puede eliminar los contactos añadidos a la Lista de destinatarios (Recipient List) antes de guardar la configuración de destino. P.74 "Eliminación de contactos de la lista de destinatarios" Haga clic en [Guardar (Save)]. Los contactos se agregan como destinos. Gestión de documentos 71

72 Selección de los grupos desde la libreta de direcciones Siga los pasos siguientes para seleccionar los grupos desde la libreta de direcciones. 1 2 Haga clic en [Configuración de destino (Destination Setting)] para abrir la página Lista de destinatarios (Recipient List). Haga clic en [Grupo de direcciones (Address Group)]. 3 Aparece la página Grupo de direcciones (Address Group). Active las casillas de los grupos que contienen los destinatarios que desea y, a continuación, haga clic en [Z (Add)]. Todos los destinatarios de los grupos seleccionados se agregan a la página Lista de destinatarios (Recipient List). 4 Puede eliminar los contactos añadidos a la Lista de destinatarios (Recipient List) antes de guardar la configuración de destino. P.74 "Eliminación de contactos de la lista de destinatarios" Haga clic en [Guardar (Save)]. Los contactos se agregan como destinos. 72 Gestión de documentos

73 Búsqueda de destinatarios en el servidor LDAP Siga los pasos siguientes para buscar los destinatarios en el servidor LDAP registrado. Para buscar destinatarios en el servidor LDAP, es necesario que el administrador configure el servicio de directorio con TopAccess en modo de administrador. Para obtener información, consulte la Guía de TopAccess Haga clic en [Configuración de destino (Destination Setting)] para abrir la página Lista de destinatarios (Recipient List). Haga clic en [Buscar (Search)]. Aparece la página Buscar contacto (Search Contact). Especifique la condición de búsqueda y haga clic en [Buscar (Search)]. Seleccione el nombre del servicio de directorio que desea buscar en el cuadro [Nombre del servicio de directorio (Directory Service Name)] e introduzca las condiciones de búsqueda en los campos por los que desee efectuar la búsqueda. OPERACIONES CON UN PC CLIENTE TopAccess iniciará la búsqueda de destinatarios en el servidor LDAP y aparecerá la página Buscar en lista de direcciones (Search Address List) con los resultados. Si selecciona el nombre del modelo del equipo en el cuadro [Nombre del servicio de directorio (Directory Service Name)], puede buscar destinatarios en la libreta de direcciones del equipo. TopAccess buscará los destinatarios cuyas entradas coincidan. Rellene los datos de al menos uno de los campos para realizar una búsqueda con comodines. Gestión de documentos 73

74 4 Active las casillas Correo electrónico ( ) de los usuarios que desea agregar y haga clic en [Z (Add)]. Los destinatarios seleccionados se agregan a la página Lista de destinatarios (Recipient List). 5 Puede eliminar los contactos añadidos a la Lista de destinatarios (Recipient List) antes de guardar la configuración de destino. P.74 "Eliminación de contactos de la lista de destinatarios" Haga clic en [Guardar (Save)]. Los contactos se agregan como destinos. Eliminación de contactos de la lista de destinatarios 1 Active las casillas de los contactos que desee quitar de la lista de destinatarios y haga clic en [Salir (Delete)]. Se quitan los contactos seleccionados de la lista de destinatarios. 74 Gestión de documentos

75 0.Edición de las páginas de los documentos La utilidad Web de archivos electrónicos (e-filing) permite hacer cambios en los documentos almacenados antes de imprimirlos. La utilidad Web de archivos electrónicos (e-filing) ofrece tres botones de control de documentos: [Editar (Edit)], [Guardar (Save)] y [Cancelar (Cancel)]. Estos botones aparecen en la parte superior de la sección Contenidos cuando se selecciona un documento en la sección Documentos (Document). Los botones que aparecen varían según el estado del documento. [Editar (Edit)]: Haga clic en este botón para comenzar a editar el documento. Este botón sólo aparecerá cuando esté en el modo Ver (View), es decir, cuando el estado del documento muestre el valor "Ver" (View). Al hacer clic en [Editar (Edit)], cambia el estado del documento al valor "Editando (Editing)", aparecen los botones [Guardar (Save)] y [Cancelar (Cancel)] en lugar del botón [Editar (Edit)] y puede editar el documento. Si hace clic en este botón cuando el estado del documento indica el valor "En Uso (In Use)", no podrá acceder al modo Editar (Edit) y aparecerá el mensaje "El documento está en uso. Inténtelo de nuevo más tarde. (The Document is being used. Please try again later.)". [Guardar (Save)]: Haga clic en este botón para guardar el documento que ha editado. Este botón sólo aparece cuando se encuentre en el modo Editar (Edit), es decir, cuando el estado del documento muestre el valor "Editando (Editing)". Cuando haga clic en este botón, el documento se guardará y el sistema volverá al modo Ver (View). [Cancelar (Cancel)]: Haga clic en este botón para volver al modo Ver (View) sin guardar el documento. Este botón sólo aparece cuando se encuentre en el modo Editar (Edit), es decir, cuando el estado del documento muestre el valor "Editando (Editing)". OPERACIONES CON UN PC CLIENTE El estado del documento aparecerá a la izquierda de estos botones. El estado del documento puede ser uno de los siguientes: En uso (In Use): Indica que otro usuario está editando el documento. Ver (View): Indica que el documento se encuentra en el modo Ver (View) y, por tanto, solo puede ver las páginas del documento. Editando (Editing): Indica que el documento está en el modo Editar (Edit) y, por tanto, puede editar el documento. Al editar o eliminar un documento compartido con otros usuarios, asegúrese de actualizar la pantalla para ver el estado más reciente del documento. Si dos o más usuarios intentan editar o eliminar el documento o la página a la vez, se pueden dañar los datos. La utilidad Web de archivos electrónicos (e-filing) le permite copiar, mover, eliminar e insertar páginas, así como cambiar el orden de las páginas de los documentos. P.76 "Visualización de las propiedades de documentos y páginas" P.77 "Copia de páginas de un documento a otro" P.82 "Copia de páginas de un documento a un buzón o a una carpeta" P.85 "Eliminación de páginas de un documento" P.87 "Introducción de una página en blanco en un documento" P.90 "Movimiento de páginas en un documento" Edición de las páginas de los documentos 75

76 Visualización de las propiedades de documentos y páginas Puede abrir las ventanas Propiedades de documento (Document Properties) y Propiedades de página (Page Properties) que contienen detalles de la página o del documento. Para abrir la ventana Propiedades de documento (Document Properties), active la casilla de verificación del documento y seleccione [Propiedades (Properties)] en el menú [Archivo (File)]. Para abrir la ventana Propiedades de página (Page Properties), active la casilla de verificación de la página y seleccione [Propiedades de página (Page Properties)] en el menú [Archivo (File)]. La ventana Propiedades de documento (Document Properties) contiene la información siguiente: Ubicación (Location) Muestra el directorio en el que está ubicado el documento. Páginas totales (Total Page(s)) Muestra el número de páginas que contiene el documento. Tamaño (Size) Muestra el tamaño de datos del documento. Creado (Created) Muestra la fecha y la hora de creación del documento. Modificado (Modified) Muestra la fecha y la hora de la última modificación del documento. Última visita (Last Accessed) Muestra la fecha y la hora del último acceso al documento por parte de cualquier usuario. [ACEPTAR (OK)] Haga clic en este botón para cerrar la ventana. La ventana Propiedades de página (Page Properties) contiene la información siguiente: Formato (Format) Muestra cómo se almacena la página. Resolución (Resolution) Muestra la resolución de la página. Tamaño de imagen (Image Size) Muestra el tamaño de la página en píxeles. Tamaño de papel (Paper Size) Muestra el tamaño de papel de la página. Tamaño (Size) Muestra el tamaño de datos de la página. [ACEPTAR (OK)] Haga clic en este botón para cerrar la ventana. 76 Edición de las páginas de los documentos

77 Copia de páginas de un documento a otro Puede copiar o cortar páginas de un documento e insertarlas en otro. 1 En la sección Documentos (Document) de la ficha [Documentos (Documents)], seleccione el buzón o la carpeta que contiene el documento cuyas páginas desea copiar o cortar. 2 Si ha seleccionado un buzón protegido con una contraseña, aparece la ventana Autentificación de contraseña (Password Authentication). Introduzca la contraseña y haga clic en [ACEPTAR (OK)]. Si introduce una contraseña no válida varias veces para abrir el buzón, es posible que no pueda iniciar sesión durante un determinado período de tiempo porque se considerará acceso no autorizado. Si aparece el mensaje "Buzón bloqueado. (Box is locked.)" y no puede efectuar el inicio de sesión, pregunte al administrador. OPERACIONES CON UN PC CLIENTE 3 En el cuadro [Contraseña de buzón (Box Password)], puede introducir también la contraseña de un usuario con privilegios de administrador. En la sección Documentos (Document), seleccione el documento cuyas páginas desea copiar o cortar. Las páginas del documento se muestran en la sección Contenidos. Si desea cortar páginas del documento, haga clic en [Editar (Edit)] para acceder al modo Editar (Edit). Al hacer clic en [Editar (Edit)], cambia el estado del documento del modo Ver (View) al modo Editar (Edit) para que pueda cortar páginas del documento. Si el estado del documento indica el valor "En Uso (In Use)", no podrá acceder al modo Editar (Edit) porque hay otro usuario editando el documento. Edición de las páginas de los documentos 77

78 4 Active las casillas de verificación de las páginas que desea copiar o cortar y seleccione [Editar (Edit)] > [Copiar (Copy)] o [Cortar (Cut)]. Si ha cortado páginas del documento, continúe en el paso siguiente cuando termine de cortar las páginas. Si ha copiado páginas del documento, continúe en el paso 7 cuando termine de copiar las páginas. 5 No realice ninguna operación mientras esté en ejecución la utilidad Web de archivos electrónicos (e-filing). Haga clic en [Guardar (Save)] para guardar el documento. 6 Aparece la ventana Guardar (Save). Introduzca el nombre del documento y haga clic en [Guardar (Save)]. En caso de que se cambie el nombre del documento, éste se guardará como uno nuevo. Si no se cambia el nombre del documento, se sobrescribirá el documento original. El estado del documento volverá al modo Ver (View) desde el modo Editar (Edit). No cierre la ventana Guardar (Save) haciendo clic en el icono [X]. Puede que las operaciones dejen de funcionar correctamente. Si cierra por error la ventana con el icono [X], apague y vuelva a encender el equipo. 78 Edición de las páginas de los documentos

79 7 En la sección Documentos (Document), seleccione el buzón o la carpeta que contiene el documento en el que desee insertar las páginas copiadas. 8 Si ha seleccionado un buzón protegido con una contraseña, aparece la ventana Autentificación de contraseña (Password Authentication). Introduzca la contraseña y haga clic en [ACEPTAR (OK)]. Si introduce una contraseña no válida varias veces para abrir el buzón, es posible que no pueda iniciar sesión durante un determinado período de tiempo porque se considerará acceso no autorizado. Si aparece el mensaje "Buzón bloqueado. (Box is locked.)" y no puede efectuar el inicio de sesión, pregunte al administrador. OPERACIONES CON UN PC CLIENTE 9 En el cuadro [Contraseña de buzón (Box Password)], puede introducir también la contraseña de un usuario con privilegios de administrador. En la sección Documentos (Document), seleccione el documento en el que desee insertar las páginas copiadas y haga clic en [Editar (Edit)]. Las páginas del documento se muestran en la sección Contenidos y el estado del documento cambia del modo Ver (View) al modo Editar (Edit). Si el estado del documento indica el valor "En Uso (In Use)", no podrá acceder al modo Editar (Edit) porque hay otro usuario editando el documento. Edición de las páginas de los documentos 79

80 Haga clic en el espacio existente entre las páginas en las que desea insertar las páginas copiadas. 10 Los indicadores de flecha se mueven al espacio existente entre las páginas sobre el que hizo clic anteriormente. Seleccione [Editar (Edit)] > [Pegar (Paste)]. 11 Las páginas copiadas se insertan entre las páginas especificadas. Haga clic en [Guardar (Save)]. 12 Aparece la ventana Guardar (Save). 80 Edición de las páginas de los documentos

81 Introduzca el nombre del documento y haga clic en [Guardar (Save)]. 13 En caso de que se cambie el nombre del documento, éste se guardará como uno nuevo. Si no se cambia el nombre, se sobrescribirá el documento original. El estado del documento volverá al modo Ver (View) desde el modo Editar (Edit). No cierre la ventana Guardar (Save) haciendo clic en el icono [X]. Puede que las operaciones dejen de funcionar correctamente. Si cierra por error la ventana con el icono [X], apague y vuelva a encender el equipo. OPERACIONES CON UN PC CLIENTE Edición de las páginas de los documentos 81

82 Copia de páginas de un documento a un buzón o a una carpeta Puede copiar o cortar páginas de un documento y guardarlas en un buzón o en una carpeta como un nuevo documento. 1 En la sección Documentos (Document) de la ficha [Documentos (Documents)], seleccione el buzón o la carpeta que contiene el documento cuyas páginas desea copiar o cortar. 2 Si ha seleccionado un buzón protegido con una contraseña, aparece la ventana Autentificación de contraseña (Password Authentication). Introduzca la contraseña y haga clic en [ACEPTAR (OK)]. Si introduce una contraseña no válida varias veces para abrir el buzón, es posible que no pueda iniciar sesión durante un determinado período de tiempo porque se considerará acceso no autorizado. Si aparece el mensaje "Buzón bloqueado. (Box is locked.)" y no puede efectuar el inicio de sesión, pregunte al administrador. 3 En el cuadro [Contraseña de buzón (Box Password)], puede introducir también la contraseña de un usuario con privilegios de administrador. En la sección Documentos (Document), seleccione el documento cuyas páginas desea copiar o cortar. Las páginas del documento se muestran en la sección Contenidos. Si desea cortar páginas del documento, haga clic en [Editar (Edit)] para acceder al modo Editar (Edit). Al hacer clic en [Editar (Edit)], cambia el estado del documento del modo Ver (View) al modo Editar (Edit) para que pueda cortar páginas del documento. Si el estado del documento indica el valor "En Uso (In Use)", no podrá acceder al modo Editar (Edit) porque hay otro usuario editando el documento. 82 Edición de las páginas de los documentos

83 4 Active las casillas de verificación de las páginas que desea copiar o cortar y seleccione [Editar (Edit)] > [Copiar (Copy)] o [Cortar (Cut)]. 5 Si ha cortado páginas del documento, continúe en el paso siguiente cuando termine de cortar las páginas. Si ha copiado páginas del documento, continúe en el paso 7 cuando termine de copiar las páginas. No realice ninguna operación mientras esté en ejecución la utilidad Web de archivos electrónicos (e-filing). Haga clic en [Guardar (Save)] para guardar el documento. OPERACIONES CON UN PC CLIENTE 6 Aparece la ventana Guardar (Save). Introduzca el nombre del documento y haga clic en [Guardar (Save)]. En caso de que se cambie el nombre del documento, éste se guardará como uno nuevo. Si no se cambia el nombre, se sobrescribirá el documento original. El estado del documento volverá al modo Ver (View) desde el modo Editar (Edit). No cierre la ventana Guardar (Save) haciendo clic en el icono [X]. Puede que las operaciones dejen de funcionar correctamente. Si cierra por error la ventana con el icono [X], apague y vuelva a encender el equipo. Edición de las páginas de los documentos 83

84 7 En la sección Documentos (Document), seleccione el buzón o la carpeta donde desea almacenar las páginas copiadas. 8 Si ha seleccionado un buzón protegido con una contraseña, aparece la ventana Autentificación de contraseña (Password Authentication). Introduzca la contraseña y haga clic en [ACEPTAR (OK)]. Si introduce una contraseña no válida varias veces para abrir el buzón, es posible que no pueda iniciar sesión durante un determinado período de tiempo porque se considerará acceso no autorizado. Si aparece el mensaje "Buzón bloqueado. (Box is locked.)" y no puede efectuar el inicio de sesión, pregunte al administrador. 9 En el cuadro [Contraseña de buzón (Box Password)], puede introducir también la contraseña de un usuario con privilegios de administrador. Seleccione [Editar (Edit)] > [Pegar (Paste)]. El documento que contiene las páginas copiadas se crea en el buzón o en la carpeta seleccionada. 84 Edición de las páginas de los documentos

85 Eliminación de páginas de un documento Puede eliminar páginas de un documento. 1 En la sección Documentos (Document) de la ficha [Documentos (Documents)], seleccione el buzón o la carpeta que contiene el documento cuyas páginas desea eliminar. 2 Si ha seleccionado un buzón protegido con una contraseña, aparece la ventana Autentificación de contraseña (Password Authentication). Introduzca la contraseña y haga clic en [ACEPTAR (OK)]. Si introduce una contraseña no válida varias veces para abrir el buzón, es posible que no pueda iniciar sesión durante un determinado período de tiempo porque se considerará acceso no autorizado. Si aparece el mensaje "Buzón bloqueado. (Box is locked.)" y no puede efectuar el inicio de sesión, pregunte al administrador. OPERACIONES CON UN PC CLIENTE 3 En el cuadro [Contraseña de buzón (Box Password)], puede introducir también la contraseña de un usuario con privilegios de administrador. En la sección Documentos (Document), seleccione el documento cuyas páginas desea eliminar y haga clic en [Editar (Edit)]. Las páginas del documento se muestran en la sección Contenidos y el estado del documento cambia del modo Ver (View) al modo Editar (Edit). Si el estado del documento indica el valor "En Uso (In Use)", no podrá acceder al modo Editar (Edit) porque hay otro usuario editando el documento. Edición de las páginas de los documentos 85

86 4 Active las casillas de verificación de las páginas que desea eliminar y seleccione [Editar (Edit)] > [Eliminar (Delete)]. 5 Aparece el cuadro de diálogo de confirmación. Haga clic en [ACEPTAR (OK)]. 6 Las páginas seleccionadas se eliminan. Haga clic en [Guardar (Save)] para guardar el documento. 7 Aparece la ventana Guardar (Save). Introduzca el nombre del documento y haga clic en [Guardar (Save)]. En caso de que se cambie el nombre del documento, éste se guardará como uno nuevo. Si no se cambia el nombre, se sobrescribirá el documento original. El estado del documento volverá al modo Ver (View) desde el modo Editar (Edit). No cierre la ventana Guardar (Save) haciendo clic en el icono [X]. Puede que las operaciones dejen de funcionar correctamente. Si cierra por error la ventana con el icono [X], apague y vuelva a encender el equipo. 86 Edición de las páginas de los documentos

87 Introducción de una página en blanco en un documento Puede insertar una página en blanco en un documento. Para las páginas en blanco, puede seleccionar un tamaño diferente. 1 En la sección Documentos (Document), seleccione el buzón o la carpeta que contiene el documento en el que desea insertar una página en blanco. 2 Si ha seleccionado un buzón protegido con una contraseña, aparece la ventana Autentificación de contraseña (Password Authentication). Introduzca la contraseña y haga clic en [ACEPTAR (OK)]. OPERACIONES CON UN PC CLIENTE Si introduce una contraseña no válida varias veces para abrir el buzón, es posible que no pueda iniciar sesión durante un determinado período de tiempo porque se considerará acceso no autorizado. Si aparece el mensaje "Buzón bloqueado. (Box is locked.)" y no puede efectuar el inicio de sesión, pregunte al administrador. 3 En el cuadro [Contraseña de buzón (Box Password)], puede introducir también la contraseña de un usuario con privilegios de administrador. En la sección Documentos (Document), seleccione el documento en el que desea insertar una página en blanco y haga clic en [Editar (Edit)]. Las páginas del documento se muestran en la sección Contenidos y el estado del documento cambia del modo Ver (View) al modo Editar (Edit). Si el estado del documento indica el valor "En Uso (In Use)", no podrá acceder al modo Editar (Edit) porque hay otro usuario editando el documento. Edición de las páginas de los documentos 87

88 4 Haga clic en el espacio entre las páginas entre las que desea insertar la página en blanco. 5 Los indicadores de flecha se mueven al espacio existente entre las páginas donde ha hecho clic anteriormente. Seleccione [Diseño (Layout)] > [Insertar página en blanco (Insert Blank Page)]. 6 Aparece la ventana Insertar página en blanco (Insert Blank Page). Seleccione el tamaño del papel y la orientación de la página en blanco insertada y haga clic en [ACEPTAR (OK)]. Se inserta una página en blanco entre las páginas especificadas. El tamaño disponible varía según el modelo. 88 Edición de las páginas de los documentos

89 7 Haga clic en [Guardar (Save)]. 8 Aparece la ventana Guardar (Save). Introduzca el nombre del documento y haga clic en [Guardar (Save)]. OPERACIONES CON UN PC CLIENTE En caso de que se cambie el nombre del documento, éste se guardará como uno nuevo. Si no se cambia el nombre, se sobrescribirá el documento original. El estado del documento volverá al modo Ver (View) desde el modo Editar (Edit). No cierre la ventana Guardar (Save) haciendo clic en el icono [X]. Puede que las operaciones dejen de funcionar correctamente. Si cierra por error la ventana con el icono [X], apague y vuelva a encender el equipo. Edición de las páginas de los documentos 89

90 Movimiento de páginas en un documento Puede mover las páginas de un documento con el fin de reorganizar el orden de las páginas. 1 En la sección Documentos (Document) de la ficha [Documentos (Documents)], seleccione el buzón o la carpeta que contiene el documento cuyas páginas desea reorganizar. 2 Si ha seleccionado un buzón protegido con una contraseña, aparece la ventana Autentificación de contraseña (Password Authentication). Introduzca la contraseña y haga clic en [ACEPTAR (OK)]. Si introduce una contraseña no válida varias veces para abrir el buzón, es posible que no pueda iniciar sesión durante un determinado período de tiempo porque se considerará acceso no autorizado. Si aparece el mensaje "Buzón bloqueado. (Box is locked.)" y no puede efectuar el inicio de sesión, pregunte al administrador. 3 En el cuadro [Contraseña de buzón (Box Password)], puede introducir también la contraseña de un usuario con privilegios de administrador. En la sección Documentos (Document), seleccione el documento cuyas páginas desea reorganizar y haga clic en [Editar (Edit)]. Las páginas del documento se muestran en la sección Contenidos y el estado del documento cambia del modo Ver (View) al modo Editar (Edit). Si el estado del documento indica el valor "En Uso (In Use)", no podrá acceder al modo Editar (Edit) porque hay otro usuario editando el documento. 90 Edición de las páginas de los documentos

91 4 Active las casillas de verificación de las páginas que desea mover entre otras páginas y seleccione [Editar (Edit)] > [Cortar (Cut)]. 5 Las páginas seleccionadas se copian al portapapeles y se eliminan del documento. No realice ninguna operación mientras esté en ejecución la utilidad Web de archivos electrónicos (e-filing). Haga clic en el espacio existente entre las páginas en las que desea insertar las páginas copiadas. OPERACIONES CON UN PC CLIENTE 6 Los indicadores de flecha se mueven al espacio existente entre las páginas donde ha hecho clic anteriormente. Seleccione [Editar (Edit)] > [Pegar (Paste)]. 7 Las páginas copiadas se insertan entre las páginas especificadas. Continúe con los pasos del 4 al 6 del procedimiento para reorganizar las páginas. Edición de las páginas de los documentos 91

92 8 Una vez reorganizadas las páginas, haga clic en [Guardar (Save)]. 9 Aparece la ventana Guardar (Save). Introduzca el nombre del documento y haga clic en [Guardar (Save)]. En caso de que se cambie el nombre del documento, éste se guardará como uno nuevo. Si no se cambia el nombre, se sobrescribirá el documento original. El estado del documento volverá al modo Ver (View) desde el modo Editar (Edit). No cierre la ventana Guardar (Save) haciendo clic en el icono [X]. Puede que las operaciones dejen de funcionar correctamente. Si cierra por error la ventana con el icono [X], apague y vuelva a encender el equipo. 92 Edición de las páginas de los documentos

93 0.Movimiento y fusión de documentos Es posible mover documentos entre los diferentes buzones y carpetas. Además, también es posible combinar varios documentos en un único documento. P.93 "Movimiento de documentos" P.95 "Fusión de documentos" Movimiento de documentos Es posible mover un documento de un buzón o una carpeta a otro buzón o carpeta para facilitar la gestión de los documentos. 1 En la sección Documentos (Document) de la ficha [Documentos (Documents)], seleccione el buzón o la carpeta que contiene el documento que desea mover. OPERACIONES CON UN PC CLIENTE 2 Si ha seleccionado un buzón protegido con una contraseña, aparece la ventana Autentificación de contraseña (Password Authentication). Introduzca la contraseña y haga clic en [ACEPTAR (OK)]. Si introduce una contraseña no válida varias veces para abrir el buzón, es posible que no pueda iniciar sesión durante un determinado período de tiempo porque se considerará acceso no autorizado. Si aparece el mensaje "Buzón bloqueado. (Box is locked.)" y no puede efectuar el inicio de sesión, pregunte al administrador. 3 En el cuadro [Contraseña de buzón (Box Password)], puede introducir también la contraseña de un usuario con privilegios de administrador. Active las casillas de verificación de los documentos que desea mover y seleccione [Editar (Edit)] > [Cortar (Cut)]. Los documentos seleccionados se copian al portapapeles y se eliminan de la carpeta o buzón actual. No realice ninguna operación mientras esté en ejecución la utilidad Web de archivos electrónicos (e-filing). Movimiento y fusión de documentos 93

94 4 En la sección Documentos (Document), seleccione el buzón o la carpeta en la que desea pegar los documentos. 5 Si ha seleccionado un buzón protegido con una contraseña, aparece la ventana Autentificación de contraseña (Password Authentication). Introduzca la contraseña y haga clic en [ACEPTAR (OK)]. Si introduce una contraseña no válida varias veces para abrir el buzón, es posible que no pueda iniciar sesión durante un determinado período de tiempo porque se considerará acceso no autorizado. Si aparece el mensaje "Buzón bloqueado. (Box is locked.)" y no puede efectuar el inicio de sesión, pregunte al administrador. 6 En el cuadro [Contraseña de buzón (Box Password)], puede introducir también la contraseña de un usuario con privilegios de administrador. Seleccione [Editar (Edit)] > [Pegar (Paste)]. Los documentos se crean en el buzón o en la carpeta seleccionada. 94 Movimiento y fusión de documentos

95 Fusión de documentos Puede copiar un documento e insertar sus páginas en otro documento. El documento que desea insertar es el documento de origen y el documento con el que desea fusionarlo (o combinarlo) es el documento de destino. 1 En la sección Documentos (Document) de la ficha [Documentos (Documents)], seleccione el buzón o la carpeta que contiene los documentos de origen. 2 Si ha seleccionado un buzón protegido con una contraseña, aparece la ventana Autentificación de contraseña (Password Authentication). Introduzca la contraseña y haga clic en [ACEPTAR (OK)]. OPERACIONES CON UN PC CLIENTE Si introduce una contraseña no válida varias veces para abrir el buzón, es posible que no pueda iniciar sesión durante un determinado período de tiempo porque se considerará acceso no autorizado. Si aparece el mensaje "Buzón bloqueado. (Box is locked.)" y no puede efectuar el inicio de sesión, pregunte al administrador. 3 En el cuadro [Contraseña de buzón (Box Password)], puede introducir también la contraseña de un usuario con privilegios de administrador. Active las casillas de verificación de los documentos de origen y seleccione [Editar (Edit)] > [Copiar (Copy)]. Los documentos seleccionados se copian al portapapeles. No realice ninguna operación mientras esté en ejecución la utilidad Web de archivos electrónicos (e-filing). Movimiento y fusión de documentos 95

96 4 En la sección Documentos (Document), seleccione el buzón o la carpeta que contiene el documento de destino. 5 Si ha seleccionado un buzón protegido con una contraseña, aparece la ventana Autentificación de contraseña (Password Authentication). Introduzca la contraseña y haga clic en [ACEPTAR (OK)]. Si introduce una contraseña no válida varias veces para abrir el buzón, es posible que no pueda iniciar sesión durante un determinado período de tiempo porque se considerará acceso no autorizado. Si aparece el mensaje "Buzón bloqueado. (Box is locked.)" y no puede efectuar el inicio de sesión, pregunte al administrador. 6 En el cuadro [Contraseña de buzón (Box Password)], puede introducir también la contraseña de un usuario con privilegios de administrador. En la sección Documentos (Document), seleccione el documento de destino y haga clic en [Editar (Edit)]. Las páginas del documento se muestran en la sección Contenidos y el estado del documento cambia del modo Ver (View) al modo Editar (Edit). Si el estado del documento indica el valor "En Uso (In Use)", no podrá acceder al modo Editar (Edit) porque hay otro usuario editando el documento. 96 Movimiento y fusión de documentos

97 7 Haga clic en el espacio existente entre las páginas donde desea fusionar los documentos. 8 Los indicadores de flecha se mueven al espacio existente entre las páginas donde ha hecho clic anteriormente. Seleccione [Editar (Edit)] > [Pegar (Paste)]. OPERACIONES CON UN PC CLIENTE 9 Los documentos copiados se fusionan entre las páginas especificadas. Haga clic en [Guardar (Save)]. Aparece la ventana Guardar (Save). Movimiento y fusión de documentos 97

98 Introduzca el nombre del documento y haga clic en [Guardar (Save)]. 10 En caso de que se cambie el nombre del documento, éste se guardará como uno nuevo. Si no se cambia el nombre, se sobrescribirá el documento original. El estado del documento volverá al modo Ver (View) desde el modo Editar (Edit). No cierre la ventana Guardar (Save) haciendo clic en el icono [X]. Puede que las operaciones dejen de funcionar correctamente. Si cierra la ventana con el icono [X], apague y vuelva a encender el equipo. 98 Movimiento y fusión de documentos

99 4.ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA DE ARCHIVOS ELECTRÓNICOS (e-filing) Esta sección contiene explicaciones para los administradores del dispositivo. Los usuarios generales no es necesario que lean esta sección. En esta sección se describe la función de administración del sistema de archivos electrónicos (e-filing). Administración del sistema Inicio de sesión como administrador del sistema Información sobre la pantalla del administrador Gestión de un disco duro en la utilidad de archivos electrónicos (e-filing)...102

100 0.Administración del sistema En esta sección se describe la administración del sistema de las funciones de archivos electrónicos (e-filing). P.100 "Inicio de sesión como administrador del sistema" P.101 "Información sobre la pantalla del administrador" P.102 "Gestión de un disco duro en la utilidad de archivos electrónicos (e-filing)" Inicio de sesión como administrador del sistema Para iniciar sesión como administrador del sistema, siga los pasos siguientes después de iniciar la utilidad Web de archivos electrónicos (e-filing). "Administrador del sistema" y "Usuario con privilegios de administrador" se definen como sigue en este manual. Administrador del sistema: Usuario con la función de administrador Usuario con privilegios de administrador: Usuario cuyo ID es "Admin" 1 Haga clic en el vínculo Acceso (Login) situado en la parte superior derecha de la página. Aparece la página Acceso de administrador (Administrator Login). 2 Introduzca la contraseña del administrador y haga clic en [Acceso (Login)]. Aparece la ficha [Administración (Administration)] en las fichas principales. Si introduce una contraseña de autenticación no válida varias veces para iniciar sesión en la utilidad Web de archivos electrónicos (e-filing) en el modo de administrador, es posible que no pueda iniciar sesión durante un determinado período de tiempo porque se considerará acceso no autorizado. Para impedir que otros usuarios obtengan acceso sin estar autorizados, haga clic en el vínculo Acceso (Login) y asegúrese de cerrar el explorador web al cerrar la sesión de la utilidad Web de archivos electrónicos (e-filing) en el modo de administrador. La contraseña del administrador es la misma que la definida en TopAccess o en la pantalla del panel táctil para el administrador. La contraseña predeterminada del administrador es "123456" si no la cambia. 100 Administración del sistema

101 4.ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA DE ARCHIVOS ELECTRÓNICOS (e-filing) Información sobre la pantalla del administrador La ficha [Administración (Administration)] permite al administrador del sistema gestionar los datos de archivos electrónicos (e-filing). La ficha [Administración (Administration)] solo está visible cuando se inicia sesión como administrador del sistema. P.101 "Página [Gestión del buzón (Box Management)]" El administrador también puede configurar las notificaciones de archivos electrónicos (e-filing) si usa TopAccess en el modo de administrador. Para obtener más información sobre la configuración de las notificaciones de archivos electrónicos (e-filing), consulte la Guía de TopAccess. Página [Gestión del buzón (Box Management)] Esta página le permite eliminar manualmente los buzones de usuario que ya no son necesarios o que están dañados. Utilice esta función para restaurar el espacio disponible en el disco duro. También le permite desbloquear buzones de usuario que se han bloqueado al introducir contraseñas incorrectas ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA DE ARCHIVOS ELECTRÓNICOS (e-filing) 1. Espacio disp. en disco de arch. elec. (e-filing Disk Space Available) Muestra el espacio disponible en el disco duro para almacenar datos de archivos electrónicos (e-filing). 2. Número de buzón (Box Number)/Nombre de buzón (Box Name)/Capacidad utilizada (Used capacity)/ Estado (Status) Muestra una lista de todos los buzones de usuario. Al hacer clic en el vínculo del número o nombre de buzón, se abre la ventana Propiedades del buzón (Box Properties) y se pueden ver las propiedades en detalle del buzón. Si el buzón de usuario está bloqueado, el estado de bloqueo aparece en los resultados. Para eliminar o desbloquear un buzón de usuario, active la casilla de verificación situada a la izquierda de cada propiedad y, a continuación, haga clic en [Salir (Delete)] o en [Desbloquear (Unlock)]. 3. [Salir (Delete)] Haga clic en este botón para eliminar los buzones seleccionados. Antes de ello, active las casillas de verificación de los buzones de usuario que desee eliminar. No se puede eliminar el buzón público. Para obtener instrucciones sobre cómo borrar los buzones de usuario, consulte la siguiente sección: P.102 "Borrado de buzones" 4. [Desbloquear (Unlock)] Haga clic en este botón para desbloquear los buzones seleccionados. Antes de ello, active las casillas de verificación de los buzones de usuario que desee desbloquear. Para obtener instrucciones sobre cómo desbloquear los buzones de usuario, consulte la siguiente sección: P.103 "Desbloqueo de buzones de usuario" Administración del sistema 101

102 4.ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA DE ARCHIVOS ELECTRÓNICOS (e-filing) Gestión de un disco duro en la utilidad de archivos electrónicos (e-filing) El administrador debe supervisar periódicamente los archivos electrónicos (e-filing) para asegurarse de que hay suficiente espacio en el disco duro para llevar a cabo las tareas de todos los días. Los administradores pueden gestionar los buzones de usuario, carpetas y documentos de la misma manera que los usuarios generales. Para obtener más detalles sobre el uso, consulte lo siguiente. P.40 "Gestión de buzones de usuario y carpetas" P.50 "Gestión de documentos" Esta sección describe la función del administrador que le permite eliminar buzones, así como el método de desbloqueo de los buzones de usuario que se han bloqueado al introducir una contraseña incorrecta. P.102 "Borrado de buzones" P.103 "Desbloqueo de buzones de usuario" Borrado de buzones Es posible borrar manualmente buzones de la utilidad de archivos electrónicos (e-filing) que se han dañado (por ejemplo, debido a un error del disco duro) y que, por tanto, ya no se pueden utilizar. 1 Inicie sesión en la página del administrador. P.100 "Inicio de sesión como administrador del sistema" Aparece la página Gestión del buzón (Box Management). Se recomienda archivar los documentos en los buzones antes de borrar estos últimos. Una vez eliminados los buzones, no es posible restablecer los documentos en los buzones. P.62 "Archivado de documentos" La utilidad de copia de seguridad y restablecimiento que se incluye en el DVD de utilidades de cliente/ documentación del usuario le permite hacer una copia de seguridad de los datos en los buzones. 2 Puede ver la ventana Propiedades del buzón (Box Properties) si hace clic en el vínculo de número o nombre de buzón. Active las casillas de verificación de los buzones de usuario que desea eliminar y haga clic en [Salir (Delete)]. Aparece el cuadro de diálogo de confirmación. Para obtener más información sobre la página Gestión del buzón (Box Management), consulte la siguiente página: P.101 "Página [Gestión del buzón (Box Management)]" 102 Administración del sistema