Curso: Procesamiento Electrónico de datos y contabilidad gubernamental Tema: Introducción al procesamiento de datos y contabilidad gubernamental

Transcripción

1 Es simplemente la inclusión de cualquier hecho, cifras, palabras, símbolos, gráficas, etc. que representan una idea, objeto, condición o situación: Datos Consiste en datos seleccionados y organizados con respecto al usuario, problema, tiempo, lugar y función. Información Consiste en la transformación de datos que no son útiles por sí mismos a través de un proceso a fin de obtener un producto (información) que es útil sin transformaciones posteriores. Proceso de datos El ciclo del procesamiento de datos consiste en un método sistemático para manejar datos y obtener la información deseada y está constituido por tres etapas: Entrada, Proceso, Salida Consiste en la recopilación de todos los datos requeridos, ordenándolos en una forma adecuada para su procesamiento. Entrada Se consideran como ETAPAS IMPORTANTES en la función del registro de datos, los pasos siguientes: Edición-Codificación -Conversión -Verificación Es la etapa en la cual se realizan y ejecutan todos los cálculos o pasos necesarios con los datos de entrada Proceso Es el resultado del procesamiento de los datos o representación de la información deseada Salida Se refiere al origen y la forma como se registra: Documento Fuente Al finalizar el ciclo del procesamiento o dentro del mismo, en un punto dónde se obtienen resultados intermedios, se almacenan datos de manera que se puedan recuperar rápidamente Almacenamiento de Datos 1

2 Es un conjunto de elementos y procedimientos íntimamente relacionados que tienen como finalidad lograr determinados objetivos Sistema Es el conocimiento derivado del análisis y proceso de datos: Información Es el conjunto de elementos y procedimientos que íntimamente ligados, interactuando, entre sí y con las demás partes de la organización a que pertenecen, llevan a cabo el proceso de captación de datos y la entrega de información: Sistema de Información Tipos de sistema de información: Manuales, Mecánicos, Electromecánicos, Electrónicos Es un conjunto de circuitos electrónicos y componentes magnéticos al que el hombre debe indicarle cómo manipular los símbolos que él hombre ha creado: Computador El proceso lógico que se sigue para la solución de un problema, es el mismo proceso que se sigue en cualquier sistema de procesamiento de datos: Documento fuente-origen, Entrada, Proceso, Salida y Almacenamiento. Se caracteriza por tener muchas entradas, pocos procesos y muchas salidas: Comerciales Se caracteriza por tener pocas entradas, muchos procesos y pocas salidas: Científicos Por la etapa de progreso en la ingeniería de su construcción: Primera Generación-Segunda Generación-Tercera Generación-Cuarta Generación. Por su metodología en la solución de problemas: Analógicos-Digitales-Híbridos Dentro de una estructura orgánica para administrar un sistema PED, se tienen las siguientes especializaciones: Gerencia o dirección de centros-analista de sistemas-programador de sistemas-operador de sistemas-técnicos en sistemas. 2

3 Un sistema PED está constituido por 3 elementos básicos: El hardware-el software-el Humanware El proceso se hace en unidades de trabajo separadas sin capacidad de comunicación entre ellas. Descentralizada Se trata de un sistema de computadores interconectados mediante una red de comunicaciones: Proceso distribuido (RED) Este proceso se da principalmente en dos modalidades: Red de anillo-red de estrellas Cuáles son las modalidades del proceso: Por lotes-en línea-en tiempo real-teleprocesamiento Es la parte de un equipo de cómputo en la que se alojan los circuitos aritméticos, de control y lógicos, que gobiernan y llevan a cabo la ejecución de las instrucciones: Unidad Central de Proceso (UCP o CPU) El CPU, está dotado de las siguientes unidades: Unidad de control-unidad de memoria-unidad aritmética y lógica Colección de campos interrelacionados que se manejan como una unidad e integran una transacción. Registro Es un conjunto o colección de registros relacionados: Archivo. Tiene como elemento el Transistor y núcleo magnético y la programación es con primeros lenguajes de alto nivel. Segunda Generación Es un plan financiero que consiste, como su nombre lo indica, en presuponer una serie de factores y situaciones con mayor y menor detalle, como base para la realización de operaciones futuras y para el control de las mismas se le conoce a: Presupuestos Es la técnica que se utiliza para producir sistemática y estructuralmente información financiera expresada en unidades monetarias de las transacciones que realiza una entidad económica nos referimos a: Contabilidad 3

4 En función de los objetivos de la empresa, deben preverse todas las implicaciones de los planes y cuantificarse es: Previsión Puede ser definido como un conjunto de instrucciones que pueden someterse como unidad a un ordenador y utilizarse para dirigir el comportamiento de éste se le conoce a: Programa Un conjunto de procedimientos y recursos que usados con pericia y habilidad, sirve a la ciencia de la administración para planear, coordinar y planear, por medio de presupuestos, todas las funciones y operaciones de una empresa, con el fin de que obtenga el máximo rendimiento, con el mínimo esfuerzo es: Control Presupuestal. El trabajo de llevar a efecto los presupuestos es de todo el personal, desde los obreros, bajo las órdenes de su jefe hasta los funcionarios de la más alta jerarquía; por lo que es necesario formular manuales específicos de labores nos referimos a: Ejecución Se establece que en el proceso de elaboración del presupuesto, deben participar los jefes o personas responsables de su ejecución: Participación Este presupuesto tiene previsto y clasificados los ingresos que se espera formalizar anualmente, ordenados de acuerdo al clasificador de recursos por rubro, de lo contrario, previo al registro y sin mayor trámite deberá incorporarse al presupuesto Ejecución de Ingresos Se basa ordinariamente, partiendo del sistema presupuestado, registrando lo realizado y por comparación determinar las variaciones, mismas que se estudian y analizan para dar lugar a la acción correctiva que la supere Control Se produce por la recaudación efectiva de los ingresos en el momento en que los fondos ingresen o se ponen a disposición de una oficina recaudadora Percibido Están en función directa a las necesidades internas de la dirección de la institución, suelen clasificarse en informes estadísticos, especiales y de resultados Informes Internos 4

5 Se conceptúa como un instrumento político que traduce en realizaciones los propósitos de un gobierno o una administración Presupuesto por Programa Las que no se generan en el presupuesto pero que se pueden dar en la gestión económica financiera de las instituciones estatales se le conoce a: Operaciones extrapresupuestarias. Es un plan financiero que consiste, como su nombre lo indica, en presuponer una serie de factores y situaciones con mayor y menor detalle, como base para la realización de operaciones futuras y para el control de las mismas se le conoce a: Presupuestos Rama de la contabilidad general que satisface los requerimientos para el registro, control, presentación y evaluación de todas las operaciones financieras, presupuestarias y patrimoniales desarrolla por las instituciones del sector público Contabilidad Gubernamental. Se orienta a servir internamente en la empresa proporcionado información referente a aspectos particulares que toma de los registros contables. Contabilidad Administrativa Brinda información referente al estado financiero y económico de la empresa para uso de sus acreedores, inversiones,... Contabilidad Financiera Principios del presupuesto: Previsión-Patrocinio-Participación-Responsabilidad-Coordinación-Período. Cuál es la clasificación del presupuesto: Período-Importancia-Origen y efectos-flexibilidad-limite-unidad y Entidad. Cuáles son las etapas del control presupuestal: Planeación-Formulación-Aprobación-Ejecución-Control. Incluyen informes a dependencias gubernamentales, a empresas bancarias y financieras, acreedores, aseguradoras y protectoras de crédito y otros grupos externos. En dichos informes se presenta la actividad general de la empresa. Informes Externos Suelen prepararse mensualmente y siguen un formato bastante uniforme o estandarizado de periodo a periodo (pero no estandarizado entre compañías e industrias), se diseñan para facilitar el control interno por parte de la dirección 5

6 general Informes de Resultados Primero estima sus gastos y después la forma de sufragarlos, vía impuesto y préstamo: Presupuesto Gubernamental Instrumento político que traduce en realizaciones los propósitos de un gobierno o una administración: Presupuesto por programa. Identificando las funciones que se cumplen en el sector público, formando programas con las actividades homogéneas que se realizan en un sector cualquiera de carácter general, tanto económico como social: Proceso de los programas presupuestarios. Para distinguir a qué tipo de programación pertenece un determinado programa de la clasificación secgtorial programática y su aplicación institucional, se siguen las siguientes normas: Funcionamiento-Transferencias corrientes-inversión directa-inversión indirecta-asistencia financiera-operaciones industrial o comercial-deuda pública. Cuáles son las ventajas del presupuesto por programa: Cuyo objeto sea la inversión física o financiera a través de proyectos específicos y ejecutados directamente por la institución que el presupuesto, tales como las construcciones de cualquier clase o la compra de valores nos referimos a: Inversión Directa Cuyo objetivo será la transparencia de fondos de una institución a otra entidad del propio sector público o alguna empresa del sector privado, destinada a financiar proyectos de inversión física o financiera: Inversión Indirecta Una institución del Sector Público efectúa transferencia de fondos o favor de cualquier entidad o persona jurídica, tanto del mismo sector público como del sector privado: Transferencias corrientes Prestación de los servicios internos, programas básicos y prestación de los servicios a la comunidad: Funcionamiento. 6

7 Programas sectoriales de las instituciones financieras del sector público, cuyos objetivos son la concesión de créditos a préstamos a personas, entidades o empresas de los sectores público o privado, utilizando para ello su propio capital y líneas de crédito interno o externo. Asistencia Financiera. Programas sectoriales de las empresas del sector público cuyo objetivo sea la producción de bienes o servicios: Operaciones industriales y/o comerciales Corresponde al respectivo programa del sector financiero cuyo objetivo es atender la amortización del capital de la deuda pública interna y externa, el pago de intereses de la misma y los gastos que su servicio ocasiona: Deuda pública Cuáles son las ventas del presupuesto por programa: Permite fijar con precisión las políticas, acciones, programas, actividades y proyectos que las instituciones deben cumplir anualmente en concordancia con los objetivos y metas del plan de desarrollo; Orienta la estructuración administrativa y de procedimientos para el cumplimiento de las funciones, que por ley, están asignadas a la entidad de que se trate; Facilita el conocimiento financiero del organismo y pone en manos de los directores una mayor información para la toma de decisiones. Cuáles son las desventajas del presupuesto por programa: La legislación en materia financiera es anacrónica y tradicional, impidiendo la introducción de nuevas técnicas de administración financiera; La falta oportuna de entrega o colocación de los fondos afecta los planes; La indiferencia de los ejecutivos y planificadores del presupuesto, que no exigen el cumplimiento de las metas fijadas. Ordinariamente se les denomina partida presupuestaria o código presupuestario y como se observa en la siguiente página cada grupo de dígitos representan los siguientes Clasificación institucional-clasificación por tipo de programas-clasificación sectorial-programática. 7