Acta de integración y forma de operación del Grupo de trabajo para la Dirección de TIC (GTDTIC)

Transcripción

1 2015 Acta de integración y forma de operación del Grupo de trabajo para la Dirección de TIC (GTDTIC) Junio de 2015 Unidad de Tecnologías de Información y Comunicaciones Secretaría de Comunicaciones y Transportes

2 Hoja 2 de 10 F1 Control de Cambios al Documento Fecha Versión Descripción Autor 30/06/ Se incorpora el control de cambios Se unifica el rol de Secretario Ejecutivo y Secretario Técnico Se define el tiempo para revisión y firmas de las listas de asuntos y acuerdos Se definen condiciones para los suplentes Se definen tiempos para reprogramación de reuniones por falta de quorum Se definen las características para los casos de firmas autógrafas y/o digitales Se eliminan los nombres de la sección de registro de firmas debido a la rotación que se presenta en los titulares del grupo y a las suplencias, por lo que solo se conserva el rol y el área a la cual pertenece Secretario Ejecutivo del GTDTIC Objetivo Establecer un vínculo de comunicación al interior del Sector que nos permita unificar criterios de los organismos en materia de Proyectos Estratégicos que involucren Tecnologías de Información y Comunicaciones, en un grupo de trabajo que valide y apruebe el uso y aplicación de las TIC. Marco Jurídico Con fundamento en: Ley Orgánica de la Administración Pública Federal, artículo 36 fracción I, 48 y 49. Ley Federal de las Entidades Paraestatales, artículo 8º. LINEAMIENTOS para la aplicación y seguimiento de las medidas para el uso eficiente, transparente y eficaz de los recursos públicos, y las acciones de disciplina presupuestaria en el ejercicio del gasto público, así como para la modernización de la Administración Pública Federal, punto 20 numeral 3. Las atribuciones establecidas en los artículos 5º, fracción XXIII; artículo 6º, fracción IV; artículo 7º; fracciones XXV, XXVIII y XXXV; artículo 10º, fracciones II y XXI del REGLAMENTO interior de la Secretaría de Comunicaciones y Transportes corresponde a la Unidad de Tecnologías de Información y Comunicaciones establecer y promover la aplicación de políticas y normas en materia de informática. De manera particular y en cumplimiento a lo establecido en el artículo 8 y lo dispuesto en la sección -1 del anexo único del ACUERDO que tiene por objeto emitir las políticas y disposiciones para la Estrategia Digital Nacional, en materia de tecnologías de la información y comunicaciones, y en la de seguridad de la información, así como establecer el Manual Administrativo de Aplicación General en dichas materias publicado en el Diario Oficial de la Federación el 8 de Mayo de 2014, son responsabilidades de la Unidad de Tecnologías de Información y Comunicaciones la conformación de un Grupo de Trabajo para la Dirección de las Tecnologías de Información y Comunicaciones integrado por mandos superiores con capacidad de toma de decisiones sobre los objetivos metas y proyectos institucionales habilitados a través del uso de

3 Hoja 3 de 10 F1 Tecnologías de Información y Comunicaciones así como analizar con perspectiva estratégica los trámites y servicios institucionales. Alcance En materia de Tecnologías de la Información y Comunicaciones: Planeación del uso de las tecnologías de información y comunicaciones Verificar que las principales inversiones en materia de TIC se encuentren alineadas a los objetivos del Sector Validar los proyectos estratégicos del Sector Manifestar las necesidades del Sector que puedan ser habilitadas a través del uso de las TIC Determinar las prioridades de las iniciativas de TIC alineadas con las prioridades institucionales Analizar y gestionar los recursos necesarios para la ejecución de los proyectos Analizar, con base en las necesidades y objetivos estratégicos de la Institución, la evolución del portafolio de servicios de TIC Evaluación Evaluar, en términos de riesgo, desempeño y beneficios de cada servicio de TIC Analizar a través del resumen ejecutivo de los diferentes Planes Estratégicos del Sector Dirigir la seguridad de la información del sector Establecer la coordinación necesaria con el responsable de Seguridad de la Información (Titular de la UTIC) para armonizar el Gobierno de TIC, la Administración de Riesgos y el Sistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI) Apoyar a la implantación, operación y mejora del SGSI de la SCT, así como las acciones que realice el Grupo de Trabajo Estratégico de Seguridad de la Información Conocer los criterios técnicos que proponga el Responsable de la Seguridad (Titular de la UTIC) de la Información en la Secretaría para gestionar los riesgos Roles Nombre del rol Descripción breve del rol Perfil Presidente Encabezar el Grupo de Trabajo para la Dirección de TIC Designar roles y responsabilidades de cada miembro, así como el funcionamiento del grupo de trabajo Atender las necesidades para la gobernabilidad de los procesos y proyectos de la UTIC Tomar decisiones para la dirección y control de las TIC, así como de la entrega efectiva de los procesos indicados en el MAAGTICSI Conocimiento en temas de Tecnologías de Información y Comunicaciones Liderazgo Trabajo en Equipo Secretario Ejecutivo Participar en la toma de decisiones para dirección y control de las TIC Analizar las oportunidades de aprovechamiento de las TIC Coordinar todas las acciones para la operación del grupo de trabajo, el seguimiento y cumplimiento de los acuerdos establecidos en el mismo Supervisar que los acuerdos del Grupo se asienten en los formatos respectivos y se levante el acta de cada una de las Experiencia en Área de Tecnologías de Información y Comunicaciones Conocimientos y experiencia en buenas prácticas de TIC Liderazgo

4 Invitado SECRETARÍA DE COMUNICACIONES Y TRANSPORTES sesiones, vigilando que la carpeta de información esté completa y se mantenga actualizada Presentar a consideración del Grupo para su análisis y dictaminación las iniciativas y proyectos estratégicos de TIC Participar en la toma de decisiones para dirección y control de las TIC Analizar las oportunidades de aprovechamiento de las TIC Evaluar la eficiencia de los servicios de TIC Homologar la funcionalidad de las nuevas iniciativas de TIC de acuerdo al modelo de TIC establecido en la Institución Persona cuya intervención se considere necesaria por parte del presidente, secretario o vocal del grupo, para cualquier aclaración de aspectos técnico, administrativos o de otra naturaleza relacionada con los asuntos sometidos a la consideración del grupo de trabajo, los cuales participarán con voz pero sin voto Solo participarán durante la presentación y discusión del tema para el cual haya sido invitado Hoja 4 de 10 F1 Trabajo en Equipo Trabajo en Equipo Conocimiento básico en materia de TIC Experiencia en el área de desempeño a su cargo Conocimiento en la materia en la que sea participe Responsabilidades Rol Presidente Secretario Ejecutivo Descripción de las Responsabilidades Instalar, presidir y clausurar las sesiones del Grupo en el lugar, fecha y hora indicados Dirigir y representar el grupo Autorizar la orden del día propuesta del Secretario Ejecutivo Revisar los actos de las sesiones ordinarias y extraordinarias que se celebran para su distribución a los integrantes del Grupo Revisar que el Secretario Ejecutivo registre con precisión los actos de las sesiones, justificación de la no inclusión en la orden del día de asuntos que las áreas hayan solicitado revisar y otros asuntos que por su importancia, se considere necesario incluir Ejercer su voto de calidad en aquellos casos en que el resultado de la votación efectuada entre los integrantes del Grupo sea equivalente En caso de suplencia debidamente designada, el Suplente tendrá voz y voto, siempre y cuando exista ausencia del Titular y que se encuentre presidiendo la reunión, en caso contrario solo tendrá voz Coordinar todas las acciones para la operación del grupo de trabajo, el seguimiento y cumplimiento de los acuerdos establecidos en el grupo Expedir las Convocatorias a las sesiones ordinarias y extraordinarias, solicitadas por los integrantes del Grupo Elaborar y vigilar que las Convocatorias, Órdenes del Día y los Listados de los asuntos a tratar por los miembros del Grupo, se incluyan en las carpetas correspondientes, así como los soportes documentales necesarios, a fin de remitirlos a los participantes en el Grupo La remisión de documentación a que se refiere el numeral anterior, y que se tratará en la sesión ordinaria y/o extraordinaria a celebrarse, podrá ser remitida vía correo electrónico o en forma física Elaborar el calendario de sesiones ordinarias, para que las someta a consideración del Presidente del Grupo Levantar la lista de asistencia a las sesiones del Grupo para verificar que exista el quórum

5 Hoja 5 de 10 F1 Rol es Invitado(s) Descripción de las Responsabilidades necesario Supervisar que los acuerdos del Grupo se asienten en los formatos respectivos y se levante el acta de cada una de las sesiones, vigilando que la carpeta de información esté completa y se mantenga actualizada Presentar a consideración del Grupo para su análisis y dictaminación las iniciativas y proyectos estratégicos de TIC Presentar ante el pleno del Grupo el Plan Estratégico de Tecnologías de Información y Comunicaciones (TIC) para su revisión, opinión y, en su caso formulación de observaciones y recomendaciones, dentro del plazo establecido en la normatividad vigente aplicable Presentar ante el pleno del Grupo, trimestralmente las modificaciones o adecuaciones del Plan Estratégico de Tecnologías de Información y Comunicaciones (TIC), para su revisión y autorización Elaborar y circular el registro de asistencia de los miembros del Grupo, en cada una de las sesiones Someter a consideración del Grupo los diversos asuntos de la Orden del Día Circular para su firma los acuerdos emitidos por los miembros del Grupo durante la sesión Dar seguimiento a los acuerdos establecidos durante las sesiones del Grupo, informando al mismo de los resultados Enviar oportunamente a las áreas involucradas los acuerdos tomados Elaborar la Lista de Asuntos y Acuerdos de los asuntos tratados, estableciendo el seguimiento de compromisos contraídos en las sesiones y vigilar su cumplimiento Determinar la pertinencia, los niveles de innovación y la provisión de recursos para atender las necesidades de la Secretaría presentadas al Grupo Presentar ante el grupo las necesidades que puedan ser habilitadas a través del uso de las TIC Enviar al Secretario Ejecutivo los documentos de los asuntos que se deban someter a la consideración del Grupo, en un término de quince días naturales, antes de la reunión, de acuerdo a la programación establecida Analizar el orden del día y los documentos de los asuntos a tratar, así como pronunciar los comentarios que estiman pertinentes y emitir el voto respectivo Vigilar el cumplimiento de los acuerdos emitidos por el Grupo en lo que a su área corresponde Aportar la información que los miembros del Grupo consideren necesaria para el desahogo de los asuntos correspondientes a su área, que se presenten en las sesiones Firmar la lista de asistencia, los actos de las sesiones a las que asistan, así como los listados de casos que se presenten a dictaminación del Grupo Servir de enlace entre el Grupo y el área que representa Proporcionar de manera fundada y motivada la orientación necesaria en torno a los asuntos que se traten en el Grupo Tendrán participación en los casos en que se considere necesaria su intervención para aclarar aspectos técnicos o administrativos relacionados con los asuntos sometidos a la consideración del Grupo Proporcionarán la orientación necesaria en torno a los asuntos que se traten de acuerdo con las facultades que tenga conferidas el área o Institución que lo haya designado Firmar la lista de asuntos y acuerdos a las que asistan Los invitados suscribirán un documento en el que se obliguen a guardar la debida reserva y confidencialidad, en caso de que durante su participación tengan acceso a información clasificada con tal carácter en términos de la LFTAIPG

6 Hoja 6 de 10 F1 Participantes Oficialía Mayor Cargo del servidor público Unidad de Tecnologías de Información y Comunicaciones Subsecretaría de Infraestructura Presidente Rol o roles a desempeñar Secretario Ejecutivo Observaciones Representante del señor Secretario Podrá contar con personal de suplencia, que cuente con un nivel jerárquico de Director General o equivalente, el cual podrá contar con voz y voto Tiene voto de calidad en caso de controversias En caso de ausentarse el Presidente del Grupo, podrá establecerse la suplencia a través del Secretario Ejecutivo del Grupo; adicionalmente la suplencia de la Presidencia del Grupo será cubierta por la asignación correspondiente a fin de legitimar la reunión; y se generará un oficio de asignación NA Subsecretaría de Transporte Subsecretaría de Comunicaciones Dirección General de Planeación Dirección General de Programación Organización y Presupuesto NA Dirección General de Innovación Sectorial Coordinación de la Sociedad de la Información y el Conocimiento Coordinación General de Puertos y Marina Mercante Coordinación General de Centros SCT

7 Hoja 7 de 10 F1 Cargo del servidor público Rol o roles a desempeñar Observaciones Órgano Interno de Control Invitado permanente NA Forma de Operación del Grupo Sesiones Ordinarias En la primera sesión ordinaria, se acordará el Calendario de operación para la celebración de reuniones ordinarias La Orden del día, junto con los documentos correspondientes a cada reunión se entregará a los integrantes del Grupo cuando menos con 15 días naturales de anticipación y deberán contener como mínimo los siguientes apartados. En caso de no observarse este plazo la sesión no podrá celebrarse: o Lista de asistencia o Revisión de compromisos, en caso de existir o Asuntos a dictaminar por el Grupo o Asuntos generales, en los que solo se presentarán asuntos de carácter informativo. Se realizarán tres recordatorios previos a la celebración de la sesión de la siguiente forma: o Primer recordatorio 9 días naturales previos o Segundo recordatorio 5 días naturales previos o Tercer recordatorio 48 horas previas Los asuntos que se someten al Grupo se presentarán enlistados, en los que obtengan la información resumida de los casos que se dictaminarán en cada sesión, así como los datos referentes a la autorización correspondiente Serán convocados y dirigidos por el Presidente, asistirán los vocales propietarios, asesores e invitados especiales, en su caso De cada reunión se levantará la Lista de Asuntos y Acuerdos que será firmada por todos los que hubieran intervenido en ella, misma que se aprobará a más tardar en los 15 días naturales posteriores, y en la que deberá quedar constancia de los acuerdos tomados y de los compromisos pactados Únicamente se tratarán los temas contenidos en la orden del día Toda aquella información a ser presentada en la sesión (UTIC o del Sector en general) se solicitará al responsable de la misma, el primer día hábil del mes a efectuarse la sesión, teniendo como plazo de entrega 3 días hábiles a partir de la solicitud, en caso de no entregarse en el tiempo indicado el tema no podrá ser expuesto en la sesión, por lo que se considerará para la sesión ordinaria posterior, o en el caso de existir, para la sesión extraordinaria posterior a la sesión ordinaria del mes en cuestión. Sesiones Extraordinarias Las sesiones extraordinarias se convocarán solo cuando existan asuntos debidamente justificados, previa solicitud formulada por el titular del Área requirente, y podrán ser afectados a solicitud del presidente del Grupo, a fin de atender aquellos asuntos que por trascendencia así lo requieran y que no sea posible programar para las sesiones ordinarias El desarrollo de este tipo de sesiones se hará análogamente al procedimiento establecido para las sesiones ordinarias El orden del día de las sesiones extraordinarias deberá contener exclusivamente los siguientes apartados: o Lista de asistencia o Asuntos a dictaminar Al solicitarse la celebración de una reunión extraordinaria, los requerimientos e información de la misma (asuntos a tratar y documentación necesaria que sustente la solicitud) se deberán entregar cuando menos con tres días hábiles de anticipación al Secretario Ejecutivo, a fin de que este realice con oportunidad sus funciones

8 Hoja 8 de 10 F1 Se deberá convocar y remitir la Orden del Día y la información necesaria para dictaminación del Grupo, cuando menos con dos días hábiles de anticipación a la fecha en que se programe, en caso de no observarse este plazo, la sesión no podrá celebrarse Descripción del funcionamiento del Grupo Las sesiones ordinarias del Grupo deberán ser programadas de manera trimestral; las sesiones tanto ordinarias como extraordinarias podrán realizarse de forma virtual utilizando las aplicativos disponibles en la Secretaría, incluyendo Telepresencia, acorde a la madurez del Grupo y conveniencia que determine el Presidente en conjunto con el Secretario Ejecutivo, cabe destacar que estas reuniones virtuales tienen la misma validez oficial como las presenciales y se regirán con los mismos tiempos de convocatoria y recepción de información. Los temas relativos para la toma de decisiones del Grupo serán enviados previo a la reunión y estarán fundamentados en los siguientes: En materia de Iniciativas, Proyectos y Servicios de TIC Verificar que las principales inversiones en materia de Tecnologías de Información y Comunicaciones se encuentren alineadas a los objetivos del sector Manifestar las necesidades del sector que puedan ser habilitadas a través del uso de las Tecnologías de la Información y Comunicaciones Discutir y analizar los proyectos estratégicos de Tecnologías de Información y Comunicaciones, relacionados a las necesidades del Sector Aprobar los diferentes planes estratégicos de Tecnologías de Información y Comunicaciones de la Institución y del Sector Apoyar la difusión, operación y mejora del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI) de la SCT; así como, las acciones que realice el Grupo de Trabajo Estratégico de Seguridad de la Información Informar al titular de la Secretaría los resultados, recomendaciones y acuerdos del Grupo de Trabajo para la Dirección Utilizar la documentación que para este fin establezca el Secretario Ejecutivo del Grupo que deberá enviar dentro de los plazos que para cada sesión señale En materia de directrices o lineamientos Aprobarán los documentos relativos a lineamientos relacionados con el uso y aplicación de las Tecnologías de Información y Comunicaciones En materia de coordinación, fomentar la comunicación hacia El Titular de la Secretaría, todos los acuerdos y asuntos de interés del Grupo de Trabajo de la Dirección Órgano Interno de Control COCODI (Comité de Control y Desempeño Institucional) Unidad de Enlace para la Transparencia y Acceso a la Información Otros elementos para el funcionamiento del Grupo Previo a la sesión Deberán celebrarse las sesiones necesarias para la autorización del Plan Estratégico de Tecnologías de Información y Comunicaciones de la Secretaría y los correspondientes al Sector del año inmediato siguiente, así como los avances trimestrales; por lo tanto los TIC del sector y sus informes de avances deberán enviarse al Secretario Ejecutivo dentro de los 4 primeros días hábiles del mes a efectuarse la sesión ordinaria correspondiente

9 Hoja 9 de 10 F1 El Secretario Ejecutivo deberá presentar en la sesión del último trimestre de cada año el calendario de sesiones para el año inmediato siguiente. En el caso de modificación a alguna fecha establecida en el calendario de las sesiones, el Secretario Ejecutivo previa autorización del Presidente del Grupo, informará por escrito a los integrantes con una anticipación de 25 días naturales, la nueva fecha en que se llevará a cabo la sesión En caso de no existir asuntos a tratar el Secretario Ejecutivo enviará comunicado de cancelación de la misma a través de oficio con 10 días naturales de anticipación a la fecha en que se tenía prevista su celebración Los miembros del Grupo podrán nombrar a sus respectivos suplentes. Para fungir como suplentes, los servidores públicos deberán contar con acreditación por escrito dirigida al Presidente y/o al Secretario Ejecutivo, de la que se dejará constancia en la lista de asuntos y acuerdos correspondiente; la asignación de suplencias se tomarán por una sola ocasión y/o podrán establecerse suplencias definitivas a efecto de evitar rotación y se pueda dar seguimiento a los temas expuestos, señalando además que las personas designadas estarán en condiciones de tomar decisiones Durante la sesión La sesión se llevará a cabo si se cuenta con un quórum de la mitad más uno de los convocados a la misma, en caso de no haber quórum se reprogramará la sesión, se tendrán los 15 días posteriores para definir la fecha de reprogramación, definiéndola como una reunión extraordinaria Para aquellos casos en que el participante sea suplente y no cuente con el oficio correspondiente de asignación, se le tomará como asistencia pero no se le considerara con voto en el caso de así requerirse Los puntos de acuerdo se establecerán conforme al planteamiento de alguno de los miembros y bajo votación, en caso de controversia, el Presidente tiene el voto de calidad. Los acuerdos se documentarán en la Lista de Asuntos y Acuerdos de la sesión, y de los cuales se generarán las acciones correspondientes Después de la sesión El Secretario Ejecutivo publicará en el sitio destinado, dentro de los 15 días naturales posteriores a la reunión, los acuerdos de la sesión conforme a lo establecido por la normatividad vigente Toda la documentación derivada de las sesiones ordinarias y extraordinarias (presenciales o virtuales) y que requieran ser revisadas para validación y firma por los participantes del Grupo van a estar disponibles en la herramienta que se designe para recabar las firmas digitales de cada uno de los miembros del Grupo durante un periodo de tiempo que no exceda de 15 días naturales En el caso de situaciones especiales que la documentación requiera firmas urgentes estas serán a través de firma digital y en casos normales toda la documentación deberán de ser autógrafas, y de ser necesario el Secretario Ejecutivo turnará la documentación a cada uno de los participantes para recabar dichas firmas El Presidente del Grupo informará al Titular de la Secretaría acerca de los resultados, recomendaciones y acuerdos del Grupo Fecha de elaboración del documento Elaboración: Octubre de 2014 Actualización versión 2.0: 30 Junio de 2015 Registro de Firmas Rol y cargo del servidor público Firma Presidente Oficialía Mayor

10 Hoja 10 de 10 F1 Rol y cargo del servidor público Firma Secretario Ejecutivo Unidad de Tecnologías de Información y Comunicaciones Subsecretaría de Infraestructura Subsecretaría de Transporte Subsecretaría de Comunicaciones Dirección General de Planeación Dirección General de Programación Organización y Presupuesto Dirección General de Innovación Sectorial Coordinación de la Sociedad de la Información y el Conocimiento Coordinación General de Puertos y Marina Mercante Coordinación General de Centros SCT Invitado Permanente Órgano Interno de Control Firmas de elaboración, revisión y autorización Elaboró Revisó Autorizó Lic. Ignacio Edmundo Funes Maderey Titular de la Unidad de Tecnologías de Información y Comunicaciones M.A.P. Rodrigo Ramírez Reyes Oficial Mayor Lic. Gerardo Ruíz Esparza Secretario de Comunicaciones y Transportes