CONTRALORÍA GENERAL DE SANTANDER

Transcripción

1 Página 1 de 9 ESTUDIO DE NECESIDAD, CONVENIENCIA Y OPORTUNIDAD PARA LA CELEBRACION DE UN CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS POR LA MODALIDAD DE SELECCION DE MINIMA CUANTIA Dando cumplimiento a lo establecido en el Artículo 94 de la Ley 1474 del 12 de Julio de 2011, reglamentada por el Decreto 734 del 13 de Abril de 2012, se elabora el presente estudio previo, para un: CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES PARA LA REALIZACIÓN DE UNA (1) CONFERENCIA DE MOTIVACIÓN, ACTITUD Y LIDERAZGO COMO BASE PRINCIPAL DEL ÉXITO ORGANIZACIONAL, Y UN (1) TALLER EN EL CUAL SE HARÁN DINÁMICAS DE GRUPO, DURANTE EL DÍA 05 DE OCTUBRE DE 2012 PARA LOS FUNCIONARIOS DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER. 1. DESCRIPCION DE LA NECESIDAD QUE LA ENTIDAD PRETENDE SATISFACER CON LA CONTRATACION: a.- Definición de la Necesidad: La Contraloría General de Santander es un órgano de control del Departamento, de carácter técnico, con Autonomía Contractual, Administrativa y Presupuestal para administrar sus asuntos, en los términos y en las condiciones establecidas en la Constitución y las Leyes. De acuerdo a la Ordenanza No. 035 del 05 de Diciembre de 2008, que ajustó la Planta de Empleos y Manual Específico de Funciones y Competencias Laborales de la Contraloría General de Santander, se determinó como propósito estratégico del Secretario General administrar los recursos necesarios para el correcto funcionamiento de la Contraloría, en cuanto al desarrollo integral, coordinación, supervisión y control de talento humano de la entidad, la custodia y conservación de los documentos y bienes y los servicios de apoyo a la administración, como también el desarrollo de políticas, planes, programas y proyectos inherentes a la misma, así como la modernización tecnológica de los sistemas. Para la Contraloría General de Santander es importante tener un buen Clima Organizacional y que los funcionarios lo sientan así, en el entendido que el Clima Organización es la cualidad o propiedad del ambiente general, que perciben o experimentan los funcionarios de este ente de control, que pueden ser de orden interno o externo y que influyen en su comportamiento, en las actividades que realizan, por ello, considera conveniente que todos los funcionarios reciban una conferencia sobre motivación, actitud y liderazgo y un taller de dinámicas en grupo, pues con ello, se busca obtener un ambiente laboral ameno, agradable y tranquilo reflejado en una cultura de pertenencia y del compromiso con las tareas a realizar, el cual se verá reflejado en un mejor desempeño laboral y percibido de esta manera por la comunidad en general. La Contraloría General de Santander es consiente y no quiere pasar por alto, que trabajar en equipo no es una tarea fácil, y con la conferencia de motivación y el taller de dinámica nos daremos cuenta que podemos alcanzar un excelente clima laboral y que es importante tanto para los funcionarios como para este ente de control el trabajo en equipo. La motivación es uno de los principales factores que inciden en el nivel de desempeño y compromiso de los funcionarios puesto que en un equipo de trabajo en el que sus

2 Página 2 de 9 miembros están motivados trabajan exitosamente, se obtienen mejores resultados y se prestará un mejor servicios a los sujetos de control y la comunicad que acuda a este ente de Control. En efecto, el Departamento Administrativo de l a función pública, sobre el el Clima Organizacional manifiesta: Las entidades del Estado, como organizaciones son unidades sociales con un objetivo, en las cuales laboran personas que desempe.an diferentes tareas de manera coordinada para contribuir al cumplimiento de la misión de la entidad y cuentan con directivos cuyas funciones son las de planear el trabajo y las tareas, dirigir los procesos y procedimientos y controlar los resultados, además de medir su ejecución en comparación con lo planeado. El contexto laboral particular de la entidad actúa de manera directa sobre el servidor. Como un sistema social institucionaliza y refuerza normas y valores que influyen sobre el comportamiento del empleado quien por su parte lleva consigo al trabajo ideas preconcebidas sobre si mismo, quien es que merece, y que es capaz de realizar, y es a través de las propiedades adaptativas de sus percepciones, que trata de hacer coherentes sus opiniones, actitudes, conocimientos y valores con las de la entidad. Lo anterior significa que el desempeño del empleado se orienta por sus percepciones acerca de sus características individuales y las condiciones laborales en las que se desenvuelve, razón suficiente para que las entidades del Estado apoyándose en los elementos que sobre el tema de Clima Organizacional, esta guía les ofrece, adelanten acciones que les permitan diagnosticare intervenir el clima percibido por sus servidores. Para la Contraloría General de Santander es conveniente llevar a cabo el proceso de contratación correspondiente para ejecutar el objeto: CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES PARA LA REALIZACIÓN DE UNA (1) CONFERENCIA DE MOTIVACIÓN, ACTITUD Y LIDERAZGO COMO BASE PRINCIPAL DEL ÉXITO ORGANIZACIONAL, Y UN (1) TALLER EN EL CUAL SE HARÁN DINÁMICAS DE GRUPO, DURANTE EL DÍA 05 DE OCTUBRE DE 2012 PARA LOS FUNCIONARIOS DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER. En concordancia con el Plan de Compras aprobado para la Vigencia 2012, en el cual el servicio solicitado se encuentra definido en el Código: Capacitación- Servicios educativos y de capacitación. De acuerdo con lo anterior, para la Contraloría General de Santander es necesario iniciar las acciones que le permitan seleccionar legalmente el contratista que preste este servicio, mediante el proceso contractual pertinente señalado en la Ley 1150 de 2007, adicionada por la Ley 1474 del 2011, y reglamentado por el Decreto 734 del 13 de Abril de b.- Definición Técnica de la forma como la Contraloría General de Santander puede satisfacer la necesidad: La Contraloría General de Santander ha determinado la necesidad de contratar con una persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato y que haya demostrado la idoneidad y experiencia directamente relacionada con el área de que se trate, sin que sea necesario que se haya obtenido previamente varias ofertas, en

3 Página 3 de 9 razón a que es obligatorio para la entidad, realizar su plan de capacitaciones, orientado a actualizar los temas en materia de contratación estatal. 2. DESCRIPCION DEL OBJETO A CONTRATAR Y ESPECIFICACIONES ESENCIALES: a.- Características técnicas de los bienes o servicios requeridos por la Contraloría General de Santander. La Contraloría General de Santander necesita realizar un proceso de contratación para un CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES PARA LA REALIZACIÓN DE UNA (1) CONFERENCIA DE MOTIVACIÓN, ACTITUD Y LIDERAZGO COMO BASE PRINCIPAL DEL ÉXITO ORGANIZACIONAL, Y UN (1) TALLER EN EL CUAL SE HARÁN DINÁMICAS DE GRUPO, DURANTE EL DÍA 05 DE OCTUBRE DE 2012 PARA LOS FUNCIONARIOS DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER que EL permita alcanzar un ambiente laboral ameno, agradable, tranquilo y con una cultura de servicio que promueva el sentido de pertenencia y el compromiso con las funciones asignadas, será siempre una ventaja positiva para mostrarle a la comunidad y a los demás entes de control, la gestión fiscal que realiza la Contraloría General de Santander, ya que la calidad, la productividad y el mejor desempeño de los funcionarios, tiene una relación directa con el ambiente que gira a su alrededor. La prestación del servicio de capacitación mediante una conferencia de motivación, actitud y liderazgo y un taller de dinámicas en grupo estará dirigida a los funcionarios de la Contraloría General de Santander, durante el día 05 de octubre de 2012, de acuerdo, con los temas y cronograma que se describe a continuación: PARTICIPANTES TEMA FECHA HORAS MOTIVACIÓN, ACTITUD Y LIDERAZGO COMO BASE PRINCIPAL DEL ÉXITO ORGANIZACIONAL. Charla de magistral y talleres prácticos. FUNCIONARIOS CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER. DINAMICAS DE GRUPO. Ejercicios y técnicas de trabajo en equipo; juego de roles, de responsabilidades, destreza, debate, representación de papales, técnicas de improvisación. Integración y trabajo en equipo. 05 de octubre de De acuerdo con lo anterior, la Contraloría General de Santander requiere que el contratista sea una empresa, una institución educativa y/o un profesional altamente calificado en la capacitación empresarial en ambiente laboral, motivación, la actitud y liderazgo laboral, para que aporte su amplia experiencia y conocimiento en la motivación, actitud y liderazgo y el trabajo en equipo, para que capacite a sus funcionarios durante la vigencia del contrato. b.- Obligaciones de la Contraloría General de Santander

4 Página 4 de 9 Son OBLIGACIONES DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER las siguientes: 2. Garantizar la apropiación de los recursos económicos para la ejecución del contrato. 3. Exigir al contratista la realización de la conferencia y los talleres en los términos previstos para tal fin. 4. Hacer seguimiento, a través de la supervisión, del cumplimiento del objeto contractual 5. Pagar al CONTRATISTA el valor del contrato de acuerdo a los términos establecidos, previa certificación de cumplimiento suscrita por el supervisor del contrato. 6. Entregar a cada funcionario un certificado en el que conste que asistió a la Conferencia y talleres en mención. 7. Las demás que se desprendan del normal desarrollo del Contrato. c.- Obligaciones del contratista: El contratista para el cabal cumplimiento del objeto contractual, adquiere las siguientes obligaciones en los términos del numeral anterior y a realizar las siguientes: 8. Capacitar a los funcionarios de la Contraloría General de Santander, el día viernes 05 de Octubre de Capacitar en 8 horas de intensidad horaria para el curso. 10. Proporcionar cien (100) almuerzos para los funcionarios de la Contraloría General de Santander. 11. Proporcionar doscientos (200) refrigerios; cien (100) en horas de la mañana y cien (100) en horas de la tarde para los funcionarios de la Contraloría General de Santander. 12. Proporcionar Hidratación a 100 funcionarios de la Contraloría General de Santander durante las dinámicas de grupo. 13. Resolver de manera clara y precisa las preguntas que surjan con ocasión de la capacitación. 14. El contratista debe cumplir con todas sus obligaciones con los sistemas de Salud, pensiones y demás aportes a que haya lugar, en cumplimiento a lo dispuesto en el Articulo 23 de la Ley 1150 de 2007 y en los porcentajes previstos en la Ley. 15. Cumplir las fechas y horario establecido por el contratante.

5 Página 5 de Al finalizar el contrato, el contratista deberá entregar un informe final detallando todas las actividades realizadas para la ejecución total del contrato. 17. Las demás que contribuyan a garantizar el cumplimiento del contrato. e.- Identificación del tipo de contrato. El contrato a celebrar resultado de este proceso será de PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES. f.- Supervisor: La vigilancia de la ejecución del contrato será ejercida por la Contraloría General de Santander a través de la Oficina de la oficina Jurídica y ésta a su vez por el Doctor JAVIER STEVE MALUENDAS GARCÍA, Profesional Especializado Grado 1 o quien en un futuro haga sus veces. El supervisor está autorizado para impartir instrucciones y órdenes al contratista sobre asuntos de su responsabilidad siempre y cuando las mismas estén sujetas a lo estipulado en el contrato. Todas las comunicaciones u órdenes destinadas al contratista serán expedidas o ratificadas por escrito y formarán parte de los documentos del contrato. El supervisor y/o interventor, está obligado a buscar el cumplimiento de los fines de la contratación, a vigilar la correcta ejecución del objeto contratado y a proteger los derechos de la entidad, del contratista y de los terceros que puedan verse afectados por la ejecución del contrato, de conformidad con lo dispuesto en el Numeral 1 del Artículo 26 de la Ley 80 de 1993 en concordancia con los Artículos 4, 14 y 53 de la misma norma, este último artículo modificado por el artículo 82 de la Ley 1474 de g.- Obligaciones a cargo del supervisor: El supervisor de un contrato no está facultado para tomar decisiones administrativas y por lo tanto, no puede exonerar al contratista de ninguna de sus obligaciones contractuales, ni modificarlas, ni ordenar trabajo o labor alguna que traiga consigo variaciones en el plazo o en el valor del mismo y deberá cumplir las siguientes responsabilidades: 18. Velar por la correcta ejecución del contrato, de conformidad con lo dispuesto en el mismo, en las condiciones, especificaciones técnicas y demás contenidas en la propuesta presentada por el contratista y en los pliegos de condiciones. 19. En desarrollo de esta función, deberá presentar mediante escrito las observaciones que estime necesarias para la correcta prestación del servicio y el servicio prestado objeto de este contrato por parte del contratista. 20. Verificar la calidad e idoneidad del servicio y de los bienes objeto del contrato. 21. Efectuar los requerimientos necesarios, frente a las omisiones que se presenten relacionadas con los servicios contratados y los bienes suministrados. Lo anterior, con el fin de que se adopten las medidas tendientes a presentar las reclamaciones correspondientes y hacer efectivas las deducciones en los pagos, si fuere el caso.

6 Página 6 de Atender y dar respuesta, por escrito, a las reclamaciones, sugerencias y demás solicitudes presentadas por el contratista y respecto de aquellas que no sean de su resorte, dará traslado al competente, adjuntando si es el caso el respectivo concepto. 23. Revisar, informar y conceptuar sobre las solicitudes de prórroga del plazo, suspensión o cualesquier causa, que implique una modificación al contrato. 24. Expedir las certificaciones de cumplimiento a satisfacción objeto del presente contrato, para efectos del trámite a las facturas que presente el contratista para su respectivo pago. 25. Ordenar cuando se requiera, la adopción de un plan de contingencia, con el fin de garantizar la prestación de los servicios objeto de este contrato de manera eficiente, eficaz y continua. 26. Adelantar todas las actuaciones que sean necesarias para el cumplimiento de las labores de vigilancia y control a su cargo, en desarrollo del presente contrato. 27. Elaborar y suscribir conjuntamente con el contratista y la Contraloría General de Santander el Acta de Inicio del contrato. 28. Velar porque la liquidación del contrato se efectué dentro del término establecido en la cláusula respectiva, para lo cual deberá proceder al diligenciamiento del Acta de Liquidación correspondiente, para la firma de las partes. 3. LOS FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN. El soporte normativo que ampara la contratación que se pretende realizar y teniendo en cuenta el objeto de la misma y las partes intervinientes, se trata de un contrato de Prestación de Servicios Profesionales. El Artículo 2 de la Ley 1150 de 2007 señala en el numeral 4, la modalidad de Selección denominada Contratación Directa la cual solamente procederá en determinados eventos, dentro de los cuales en el literal h) contempla que: Para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión o para la ejecución de trabajos artísticos que solo pueden encomendarse a determinadas personas naturales El artículo del Decreto 734 de 2012, señala que se podrá efectuar Contratación Directa mediante contratos de Prestación de Servicios Profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que solo pueden encomendarse a determinadas personas naturales. Para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión la entidad estatal podrá contratar directamente con la persona natural o jurídica que esté en capacidad de ejecutar el objeto del contrato y que haya demostrado la idoneidad y experiencia directamente relacionada con el área de que se trate, sin que sea necesario que haya obtenido previamente varias ofertas, de lo cual el ordenador del gasto deberá dejar constancia escrita.

7 Página 7 de 9 Los servicios profesionales y de apoyo a la gestión corresponden a aquellos de naturaleza intelectual diferentes a los de consultoría que se derivan del cumplimiento de las funciones de la entidad; así como los relacionados con actividades operativas, logísticas, o asistenciales. Para la contratación de trabajos artísticos que solo pueden encomendarse a determinadas personas naturales ( ). Ahora bien, en tratándose de los contratos a que se refiere el Artículo del Decreto 734 de 2012, no será necesario el Acto Administrativo a que se refiere el Artículo , es decir, el Acto Administrativo de justificación de la contratación directa. 4. EL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO Y EL PLAZO DE EJECUCION. a.- Valor del contrato y forma de pago: El presupuesto oficial para el presente proceso de selección es de SIETE MILLONES OCHOCIENTOS MIL PESOS MCTE ($ oo) el cual incluye todos los impuestos y gastos en que deba incurrir el contratista con ocasión de la suscripción del contrato, con cargo al Certificado de Disponibilidad Presupuestal No del 24 de septiembre de 2012, Rubro Presupuestal: Código CAPACITACION. La Contraloría General de Santander pagará al Contratista el valor estipulado en el contrato de la siguiente manera, previa presentación de la factura de cobro y acorde con las disponibilidades de flujo de caja. La entidad cancelará el cien por ciento (100%) del valor del contrato, presentando la factura, una vez se haya recibido a satisfacción el objeto contractual por parte de la entidad, previa entrega al supervisor del informe de actividades, quien deberá expedir a favor del contratista una Certificación de Cumplimiento del objeto contratado, procediendo la Subdirección Financiera una vez compruebe la existencia de dicho documento, al pago. b.- Análisis técnico y económico que soporta el valor estimado del contrato. Para establecer el valor del contrato se tuvo en cuenta precios del mercado tomando como referencia entidades que dictan Conferencias de motivación, actitud y liderazgo y talleres de dinámicas en grupo y una oferta presentada por una institución educativa líder en capacitación empresarial. c.- Plazo del contrato y lugar de ejecución: El plazo de ejecución, es decir el término durante el cual el contratista se compromete a la ejecución del contrato, será durante el día 05 de octubre de 2012, previa suscripción del Acta de Inicio y expedición del Registro Presupuestal. Lugar de ejecución: En el Centro Vacacional Campoalegre de la Caja de Compensación Cajasan ubicado en el kilometro 13 vía a Piedecuesta. 5.- GARANTIAS. La Contraloría ha elaborado los Estudios Previos de la contratación determinando con claridad los aspectos económicos y técnicos del contrato, adoptando las medidas para

8 Página 8 de 9 garantizar que se contrate con la mejor calidad, la mejor oferta, al mejor precio. Así aminora los riesgos derivados de la contratación. El Parágrafo Quinto del Artículo 7 de la Ley 1150 de Señala las garantías no serán obligatorias en los contratos de empréstito, en los interadministrativos, en los de seguro y en los contratos cuyo valor sea inferior al 10% de la menor cuantía a que se refiere esta ley, caso en el cual corresponderá a la entidad determinar la necesidad de exigirla, atendiendo a la naturaleza del objeto del contrato y a la forma de pago, así como en los demás que señale el Reglamento, así mismo lo estable el Decreto 734 de 2012 en su artículo Artículo No obligatoriedad de garantías. Las garantías no serán obligatorias en los contratos a que se refiere el presente capítulo. En el evento en el cual la entidad las estime necesarias, atendiendo a la naturaleza del objeto del contrato y a la forma de pago, así lo justificará en el estudio previo de conformidad con lo establecido en el artículo 7 de la Ley 1150 de En el cuerpo del contrato se incluirá en el texto contractual una cláusula de indemnidad conforme lo estable el artículo del Decreto 734 de 2012 así: INDEMNIDAD: Será obligación del contratista mantener indemne a la CONTRALORIA GENARAL DE SANTANDER de cualquier daño o perjuicio originado en reclamaciones de terceros que se deriven de sus actuaciones o de las de sus subcontratistas o dependientes. 6.- EL CORRESPONDIENTE CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL QUE RESPALDA LA CONTRATACION. PRESUPUESTO OFICIAL: El presupuesto del presente Contrato corresponde a la SUMA DE SIETE MILLONES OCHOCIENTOS MIL PESOS MCTE ($ oo), incluidos los costos directos e indirectos e impuestos a que haya lugar. Para respaldar el compromiso que resulte de este proceso se cuenta con el siguiente certificado: Certificado de Disponibilidad Presupuestal No del 24 de septiembre de 2012, por valor de SIETE MILLONES OCHOCIENTOS MIL PESOS MCTE ($ oo), expedido por la Subdirección Financiera de la Contraloría General de Santander. Código: Capacitación. Éste valor incluye todos los gastos o costos en que deba incurrir el contratista para el cumplimiento del objeto del presente proceso selectivo y el pago de los impuestos y descuentos de Ley a que haya lugar. 7- CONCLUSION. Por todo lo expuesto, la CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER concluye que es necesario, conveniente y oportuno seleccionar el contratista que preste sus servicios profesionales como capacitador en un CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES PARA LA REALIZACIÓN DE UNA (1) CONFERENCIA DE MOTIVACIÓN, ACTITUD Y LIDERAZGO COMO BASE PRINCIPAL DEL ÉXITO ORGANIZACIONAL, Y UN (1) TALLER EN EL CUAL SE HARÁN DINÁMICAS DE GRUPO, DURANTE EL DÍA 05 DE OCTUBRE DE 2012 PARA LOS FUNCIONARIOS DE LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTANDER.

9 Página 9 de 9 (ORIGINAL FIRMADO) CARLOS FERNANDO PEREZ GELVEZ Secretario General PROYECTO: OFICINA JURIDICA REVISO: JEFE OFICINA JURIDICA