UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS PSICOLÓGICAS

Transcripción

1 UNIVERSIDAD DE GUAYAQUIL FACULTAD DE CIENCIAS PSICOLÓGICAS CONFERENCIA PARA ESTUDIANTES CÓMO ADMINISTRAR EFICIENTEMENTE EL TIEMPO DE ESTUDIO DENTRO Y FUERA DE LA UNIVERSIDAD Por: Dr. Gonzalo Morales Gómez PhD Prometeo de Senescyt Guayaquil Agosto del 2014

2 MENSAJES SOBRE EL TIEMPO Si el tiempo es lo más caro, la pérdida de tiempo es el mayor de los derroches (Benjamín Franklin) Tiempo perdido es vida perdida (Proverbio indio) Está comprobado que toda hora que se emplea en planear eficazmente, ahorra de tres a cuatro horas de ejecución y produce mejores resultados (L.A. Ravizza) «Administrar el tiempo, no significa hacer cambios en él, significa hacer cambios en nosotros: en nuestras actividades, prioridades y expectativas» (S. Russek) El tiempo es la materia prima de tu vida El tiempo es un recurso no renovable El tiempo es un bien escaso El tiempo no se puede comprar, atrapar, detener o regresar El tiempo no se debe perder ni matar, sino aprovechar Sabes administrar tu tiempo?

3 VALORACIÓN DEL TIEMPO TIME IS MONEY (TIEMPO = DINERO) PAÍSES ANGLOSAJONES PLANIFICACIÓN EXCESIVA TRABAJO SIN DESCANSO CUMPLIMIENTO CONTROL TIME IS LEISURE (TIEMPO = OCIO) AMÉRICA LATINA Y EL CARIBE IMPROVISACIÓN CONTINUA DESCANSO SIN TRABAJO INCUMPLIMIENTO INCERTIDUMBRE TIME IS LIFE TIEMPO = VIDA) NUEVA GENERACIÓN PLANIFICACIÓN MODERADA TRABAJO Y DESCANSO RESPONSABILIDAD PROSPECTIVA

4 INVENTARIO DEL TIEMPO CÓMO USAS ACTUALMENTE TU TIEMPO? ACTIVIDADES TIEMPO DE ESTUDIO DENTRO Y FUERA DE LA UNIVERSIDAD TIEMPO CON LA FAMILIA TIEMPO CON EL/LA ENAMORADO/A TIEMPO EN INTERNET TIEMPO DE COMIDAS TIEMPO DE DESCANSO TIEMPO DE EJERCICIOS Y DEPORTES TIEMPO DE DIVERSIÓN TIEMPO DE TRANSPORTE HORAS

5 ENCUESTA FLASH

6 CARACTERÍSTICAS DE LAS PERSONAS QUE ADMINISTRAN EFICIENTEMENTE EL TIEMPO EJECUTAN EL 80% DE LAS ACTIVIDADES PLANIFICADAS ESTABLECEN LOS POSIBLES CURSOS DE ACCIÓN QUE PERMITAN ALCANZAR LAS METAS EN EL TIEMPO MÁS CORTO. DEFINEN ALTERNATIVAS DE ACCIÓN Y PREVIENEN POSIBLES CONSECUENCIAS POSITIVAS Y NEGATIVAS. ANALIZAN Y ELIGEN LA QUE PARECE SER LA MEJOR OPCIÓN EN CADA CASO. DAN SEGUIMIENTO DIARIO A LA LISTA DE PENDIENTES IMPORTANTES

7 TIPOS DE TIEMPO TIEMPO RELOJ SUCESIÓN DE 60 SEGUNDOS EN UN MINUTO, 60 MINUTOS EN UNA HORA, 24 HORAS EN UN DÍA Y 365 DÍAS EN UN AÑO. PASA SIEMPRE DE LA MISMA MANERA. CUANDO ALGUIEN CUMPLE 20 AÑOS, HA VIVIDO EXACTAMENTE 20 AÑOS, NI MÁS NI MENOS. TIEMPO MENTAL PERCEPCIÓN PSICOLÓGICA DE LA SUCESIÓN DE INSTANTES Y HECHOS. EL TIEMPO PASA RÁPIDO O SE HACE LENTO, DEPENDIENDO DE LO QUE ESTÉS HACIENDO. 1 HORA EN UNA CLASE ABURRIDA ES COMO 1 DÍA ENTERO. 8 HORAS EN UNA DISCO PASAN COMO 8 MINUTOS.

8 TIPOS DE TIEMPO TIEMPO KRONOS TIEMPO LINEAL Y SECUENCIAL: SUCESIÓN DE MINUTOS, HORAS Y DÍAS. ACAECIMIENTOS: COSAS QUE PASAN TIEMPO KAIRÓS TIEMPO APROPIADO O DE CALIDAD. LA IDEA DEL TIEMPO KAIROS RADICA EN EL VALOR QUE SE OBTIENE DE ÉL, NO EN LA CANTIDAD DE TIEMPO KRONOS INVERTIDO. TIEMPO DE OPORTUNIDAD QUE SI SE APROVECHA BIEN CONSTITUYE UN TIEMPO DE CALIDAD QUE ESCAPA A LA MEDICIÓN SECUENCIAL DEL TIEMPO KRONOS. ACONTECIMIENTOS: COSAS QUE IMPACTAN.

9 LOS ROBA TIEMPOS INTERRUPCIONES DE OTROS IMPREVISTOS REUNIONES NO PLANIFICADAS DESCANSOS NO PLANIFICADOS EVASIONES DISTRACCIONES TRIVIALIDADES INDECISIÓN ESTRÉS Y CANSANCIO HACER EL TRABAJO QUE DEBEN HACER OTROS NO TENER LAS PRIORIDADES CLARAS

10 LOS ROBA TIEMPOS NO SABER DECIR NO FALTA DE PLANIFICACIÓN FALTA DE INFORMACIÓN SOBRE LO QUE SE DEBE HACER FALTA DE ORGANIZACIÓN EN EL ESPACIO DE TRABAJO FALTA DE FLEXIBILIDAD PARA HACER CAMBIOS FALTA DE ORGANIZACIÓN FALTA DE AUTODISCIPLINA LA PRISA FIJACIÓN DE METAS DEMASIADO DIFÍCILES POSPONER TAREAS PENDIENTES QUERER HACER DEMASIADAS COSAS EN POCO TIEMPO

11 CLAVES PARA UNA ADMINISTRACIÓN EFICIENTE DEL TIEMPO CLAVES 1. TENER AGENDA DE PAPEL O ELECTRÓNICA 2. ARMAR UN CRONOGRAMA DIARIO 3. FIJAR TAREAS 4. PLANEAR LA JORNADA 5. BLOQUEAR DISTRACCIONES 6. ESTABLECER PRIORIDADES (LO IMPORTANTE-LO URGENTE) AGREGANDO DECIMALES 7. SEPARAR UN TIEMPO PARA ACTIVIDADES PERSONALES Y SOCIALES 8. CONCENTRACIÓN Y DEDICACIÓN EN LO QUE SE ESTÁ HACIENDO 9. APRENDER A DELEGAR Y PEDIR AYUDA 10. APRENDER A DECIR NO 11. PREPARAR LAS COSAS CON ANTICIPACIÓN 12. ORDEN Y LIMPIEZA 13. CREAR UN AMBIENTE IDÓNEO PARA TRABAJAR

12 CLAVES PARA UNA ADMINISTRACIÓN EFICIENTE DEL TIEMPO CLAVES 14. RESERVAR TIEMPO PARA IMPREVISTOS 15. IDENTIFICAR LAS MEJORES HORAS PARA ESTUDIAR (DÍA O NOCHE) 16. CONOCER EL BIORITMO PERSONAL DE APRENDIZAJE 17. TOMAR UN DESCANSO 18. DORMIR DURANTE 6-8 HORAS TODAS LAS NOCHES 19. EVALUAR RESULTADOS PERIODICAMENTE 20. DETERMINAR RESPONSABILIDADES, OBLIGACIONES Y COMPROMISOS 21. PUNTUALIDAD AL EMPEZAR Y AL TERMINAR UNA TAREA 22. EQUILIBRAR PENSAMIENTOS, COMUNICACIONES Y ACCIONES 23. AUTOMOTIVACIÓN 24. AUTODISCIPLINA 25. PONER TIEMPOS PARA CADA ACTIVIDAD 26. RESPETAR ACTIVIDADES Y COMPROMISOS ESTABLECIDOS

13 LO IMPORTANTE-LO URGENTE Las exigencias actuales (velocidad de respuesta, aumento de tareas en el mismo tiempo, incremento de las expectativas personales) ubican a los estudiantes constantemente en la tensión entre "importante y urgente", es decir, entre lo que deben hacer, desean hacer y pueden hacer. Una de las razones por las cuales a los estudiantes se les dificulta realizar un buen manejo de su tiempo es que, en el mundo actual, "lo urgente ha reemplazado a lo importante".

14 APRENDER A DIFERENCIAR LO IMPORTANTE Actividades que se ocupan de atender lo que le da sentido a la existencia a largo plazo a una persona. Lo que nos permite trascender nuestra realidad actual proyectándonos hacia el futuro. Toda actividad que se ocupa de desarrollar nuestra capacidad de respuesta futura a los desafíos del entorno. LO URGENTE Tareas y actividades que exigen de nosotros una atención inmediata. Lo que nos permite ser eficientes en el momento. Toda tarea o actividad en la que ejercitamos nuestra capacidad de respuesta actual a los desafíos que se nos presentan.

15 MATRIZ DE BUENA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO "Lo que resulta verdaderamente urgente, es ocuparse de lo importante" LO IMPORTANTE NO URGENTE Desarrollo de las capacidades para mejorar la respuesta a desafíos futuros. Ejemplos: Planificación de mejoras, capacitación, prevención de riesgos, recuperación de energías. Aquellas cuestiones que si bien están más lejanas en cuanto a horizonte de tiempo para su resolución, son las que permiten nuestro aprendizaje y mejora a futuro. Actividades que nos proporcionan los aprendizajes más significativos de los cuales se deriva nuestro desempeño como estudiantes y del que en definitiva, dependerá nuestro bienestar y calidad de vida a futuro. LO URGENTE E IMPORTANTE Desarrollo de las capacidades para mejorar la respuesta a desafíos presentes. Ejemplos: Proyectos con fecha de tiempo límite, vencimientos, resolución de problemas inmediatos. Actividades que de no ser atendidas, veríamos amenazada nuestra existencia hoy. (Fuente: R. Silva)

16 MATRIZ DE MALA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO LO NO IMPORTANTE NO URGENTE LO URGENTE - NO IMPORTANTE Actividades de evasión, trivialidades, ocio no planificado, pérdidas de tiempo, improvisaciones. Interrupciones, imprevistos, reuniones no planificadas. Deseos y necesidades de las demás personas que se transforman en solicitudes explícitas hacia nosotros y nos distraen de las tareas de los Cuadrantes 1 y 2. (Fuente: R. Silva)

17 GRÁFICO DE MATRIZ DE ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO URGENTE NO URGENTE IMPORTANTE CUADRANTE 1 Crisis, Presión, "Apagar Incendios", Fechas Límites, Problemas Acuciantes. CUADRANTE 2 Planificación, Visión, Valores, Preparación, Recreación verdadera. NO IMPORTANTE CUADRANTE 3 Interrupciones varias, Reuniones Imprevistas, Visitas Inesperadas. CUADRANTE 4 Actividades de Evasión, Trivialidades, Pérdidas de Tiempo. (Fuente: R. Silva)

18 LA TECNICA PAR Prepara-Actúa-Revisa Divide cada actividad en tres etapas: PREPARACIÓN ACTUACIÓN REVISIÓN Antes de realizar una actividad, hay que organizarse. Pensar en todos los recursos que se necesitarán, en lo que se va a hacer y en la forma como se realizará. Ejecutar la tarea o actividad, tal como se planeó en la etapa de la preparación. Al finalizar la tarea o actividad, analizar los pasos seguidos, revisar el resultado y aprender de lo hecho. Pensar si existen otras formas de hacerla, o qué podría cambiarse la próxima vez. (Fuente: C.Gallego)

19 REGISTRO DEL TIEMPO COTIDIANO 1. ENUMERAR LAS METAS DIARIAS O LOS TRABAJOS MÁS IMPORTANTES A DESEMPEÑAR ESE DÍA. 2. REGISTRAR CADA ACTIVIDAD EN PERÍODOS ESTABLECIDOS DE TIEMPO 3. DEFINIR LA PRIORIDAD RELATIVA Y EL PROPÓSITO DE CADA ACTIVIDAD 4. DETERMINAR EL MOMENTO PARA SUSPENDER LA ACTIVIDAD Y ESTABLECER CUANDO SE VOLVERÁ A REALIZAR. Fuente: L.A.Ravizza

20 CÓMO OCUPAR EL «TIEMPO VACÍO» El «tiempo vacío» es el «tiempo de espera», que muchos consideran «tiempo perdido», porque no se ha previsto en qué ocuparlo. Sin embargo, con un poco de planeación y resolución, uno puede realizar varias actividades dentro de los minutos que gasta esperando al jefe o al médico o en la fila del banco. Por ejemplo, podemos planear el trabajo de mañana, avanzar en la lectura de un libro, organizar una tarea o buscar soluciones a algún problema que nos inquiete. De este modo, las pérdidas de tiempo se convierten en tiempo aprovechado de otra forma. No se pierde el tiempo, se convierte en una nueva oportunidad para mejorar en alguno de tus propósitos.

21 LA TÉCNICA DE LAS TRES CARPETAS (Fuente: R.Webber) CARPETA AMARILLA (BREVE ESPERA) CARPETA AZUL (MEDIANA ESPERA) CARPETA ROJA (LARGA ESPERA) ASUNTOS PENDIENTES ASPECTOS RUTINARIOS TAREAS QUE NO REQUIEREN DE MUCHA ATENCIÓN Y MUCHO MENOS DE NUESTRO TIEMPO ÓPTIMO. IDIOMAS PROYECTOS EN VÍA DE ELABORACIÓN. TAREAS QUE REQUIEREN MÁS TIEMPO JUEGOS PARA DESARROLLAR HABILIDADES IDEAS CREATIVAS, INNOVACIONES, MEJORAMIENTOS LECTURA DE LIBROS O REVISTAS. INVESTIGACIONES