Cultura Empresarial I

Transcripción

1 Cultura Empresarial I Carlos Araya Torres CEX15

2 Unidad I Administración del Tiempo

3 La administración del tiempo no es la habilidad de exprimirle más horas al día, tampoco es triplicarse a uno mismo para poder hacer mas cosas, de hecho, no tiene nada que ver con hacer mas cosas; se trata mas bien de concretar lo que es más importante.

4 El tiempo es finito, escaso, avanza sin piedad y nos limita en múltiples aspectos de la vida

5 QUE ES LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO? Definición de TIEMPO Es un proceso continuo en el cual suceden eventos que vienen del pasado, pasan por el presente y van hacia el futuro. El elemento básico del tiempo es UN EVENTO

6 El tiempo es un recurso especial Todos tenemos el mismo. Una vez pasado ya no se recupera. Cualquier actividad requiere tiempo. 6

7 Lo urgente y lo importante URGENTE IMPORTANTE NO URGENTE Lo que hay que hacer ya, que es vital en ese momento Lo que contribuyen a realizar la misión personal Que se pueden dejar para después NO IMPORTANTE Que no están ligadas estrechamente con las metas planeadas en un principio

8 DESPERDICIADORES DE TIEMPO Y los DDT INTERNOS si son provocados por nosotros mismos: falta de planificación, falta de prioridades, objetivos no claros, dejar cosas para después, intentar hacer muchas cosas a la vez, falta de autodisciplina, falta de habilidad y conocimientos.

9 DESPERDICIADORES DE TIEMPO Los DDT se dividen en EXTERNOS, cuando son provocados por otras personas o situaciones: excesivo flujo de papeles, teléfono, visitantes, reuniones, fallas de comunicación, políticas y procedimientos, información (falta/exceso).

10 DESPERDICIADORES DE TIEMPO Es cualquier cosa que impida que un Profesional alcance sus objetivos de la manera mas efectiva posible.

11 Actitudes Pasiva: ir a remolque de los acontecimientos stress, no tengo tiempo. Activa: influir sobre el propio destino: Eficacia. Tengo tiempo. 11

12 Síntomas del stress Fase inicial nerviosismo, crisis de humor, inseguridad/desconfianza dificultad incremental / fatiga mental, neuralgias, insomnio. Fase aguda Hipersensibilidad, ansiedad, Desjerarquización de valores/ Pasar Depresión/Infarto/Úlc eras... Apatía, sensación de fracaso, quejas constantes 12

13 Causas del stress, principales quita tiempos Objetivos inalcanzables tratar de hacer demasiado, perfeccionismo,.. Falta de planeación y organización personal Falta de delegación eficaz Tensiones del propio trabajo Descontrol de interrupciones, Reuniones excesivas o ineficaces comunicación defectuosa (incapacidad de decir NO ) Exceso vida sedentaria. 13

14 Algunas Soluciones. Vacaciones Deporte Cambiar de actividad Verlo con perspectiva: Distanciarse No dejarse llevar por sentimientos negativos Administración del tiempo Planificación y Organización personal. Control de las interrupciones 14

15 1) La lista de cosas que hacer: inventario de tareas. Descripción Prioridad Tiempo Resolver la inundación de la oficina Plan estratégico nuevos productos Importante Urgente Estimado SÍ SÍ Hacer Ya SÍ NO Programar... NO SÍ Delegar/Org.... NO NO No pasa nada 15

16 1) Lista de cosas que hacer: Criterios de importancia. 1) Principio de Pareto ley 80:20 lo más es menos y lo menos es más La mayoría de las actividades son simples y unas pocas: Causan la mayoría de resultados Son importantes El 20% de asuntos nos dan el 80% del valor El 20% de agencias venden el 80% del producto El 20% de los clientes generan el 80% de quejas 16

17 El Beneficio de la Planeación Principio de PARETO Wilfredo Pareto, sociólogo y economista del siglo XIX postuló la teoría que originó el principio el cual dice que un 80% de los resultados se obtienen con un 20% del tiempo empleado. Necesitamos identificar cual 20% de nuestro tiempo es puesto en el uso mas constructivo y cual es usado en tareas menos productivas. Para hacer esto tenemos que analizar hacia donde dirigimos nuestro tiempo.

18 1) Lista de cosas que hacer: Criterios de importancia. 2) Actividades que Añaden Valor En una fabrica: Proceso Transporte Stock Esperas Inspección 18

19 2) La matriz de prioridades. URGENTE NO URGENTE IMPORTANTE NO IMPORTANTE CRISIS, PRESION, PROYECOS CON FECHAS LIMITES, PROBLEMAS DE SEGURIDAD INTERRUPCIONES, ALGUNAS REUNIONES IMPREVISTAS, VISITAS INESPERADAS PLANIFICACION, VISION, VALORES, PREVENCION DE CRISIS, PREPARACION, RECREACION VERDADERA. ACTIVIDADES DE EVASIÓN, TRIVIALIDADES, PERDIDAS DE TIEMPO, RETRABAJOS

20 Lo urgente y lo importante URGENTE IMPORTANTE NO URGENTE Lo que hay que hacer ya, que es vital en ese momento Lo que contribuyen a realizar la misión personal Que se pueden dejar para después NO IMPORTANTE Que no están ligadas estrechamente con las metas planeadas en un principio

21 Urgencia Poca Mucha 2) La matriz de prioridades. Importancia Mucha Poca Hacer Ya Planear a medio plazo Interrupciones: controlarlas Trivial: socializar Tener la matriz a mano y actualizarla de vez en cuando. Es clave haber acabado el día habiendo hecho. No planear más de 6 actividades/día, lo normal 3, pero 1 21

22 PRODUCTIVIDAD Seiwert, L.J., Su tiempo es dinero Paraninfo ) Identificar las horas más(e) y menos eficaces(d). E: Período del día que uno rinde más. Para lo difícil, complejo / importante D: Período del día que uno rinde menos Leer periódico, abrir correo +50% Telefonear Interrupciones Entrevistas. 100% -50% HORA 22

23 4) La realidad del tiempo controlable. Rellenar línea cada ½ hora durante 3-5 días Permite identificar las interrupciones y tomar medidas. 5 preguntas clave: Qué estoy haciendo,... que en realidad no es necesario hacer? que pudiera encargar a otras personas? que pudiera hacerse con más eficiencia? que hace perder el tiempo a otros? Qué hice en mis mejores horas? Buscar la eficiencia: eliminar y añadir propio/importante 23

24 Usar un plan para organizarse. 1) Preparar la lista de cosas que hacer. 2) Delegue lo que corresponda. 3) Considere sus horas E y D. 4) considere su tiempo controlable. 5) Elabore un plan diario. Según las prioridades y consolidar tiempo en fracciones suficientemente grandes. 6) Señalar las actividades terminadas 7) Reprogramar las actividades no terminadas 24

25 f) Vivir con el plan diario Ponerlo en práctica Revisar la matriz de vez en cuando. Programar pocas cosas extra ( 3) Toma 1 25

26 Como conservar el equilibrio y control? Equilibrio en la vida Control de interrupciones Delegar Reuniones eficaces 26

27 Equilibrio en la vida 1º) Identificar los aspectos importantes de la vida a qué dedico el tiempo? a qué debería dedicar el tiempo? 27

28 Como mantener el equilibrio de su vida Social. Salud. Profesional. Educativa. Familiar. Espiritual. Personal. Económica. De diversión. Cómo es Cómo quiero que sea 28

29 Equilibrio en la vida... 2º) Efectuar cambios para mantener el equilibrio. 3º) Fijar metas para equilibrar el pastel Procedimiento para fijar objetivos 1. Qué...? Declaración objetivos (especif.) 2. Por qué...? Razones (motivación) 3. Cuándo...? Fecha inicio/fin (tiempo) 4. Cómo...? Acciones requeridas/camino 4º) Conecte las metas con el plan diario. 29

30 Control de interrupciones 1º) Planificar el espacio de trabajo Mesas en oficina: diagonal Reloj pared: espalda Mobiliario: mínimo. 2º) Utilizar señales/símbolos para que los demás se enteren cuando está ocupado. El 70% de las personas acatan las señales. 30

31 Control de interrupciones 3º) Ganar una hora al día y dedicarla a las prioridades máximas. Pedir a alguien que atienda las interrupciones (la hora 0) 4º) Anticiparse En el café de la mañana visitar, llamar. 31

32 Control de interrupciones 5º) Comunicar con eficacia Preguntar: Por qué es tan importante? Ofrecer intercambios: si hacemos lo tuyo, qué puedes hacer por mi? Saber decir NO : ahora no puedo, pero (ofrecer alternativas) Saber terminar una conversación Resumen puntos importantes, lentamente ponerse de pie, extender la mano, encaminar hacia la puerta, agradecer si sigue: Usar el nombre, ponerse de pie 32

33 Organización 1) La lista de cosas a hacer, El inventario 2) La matriz de prioridades. 3) Identificar las horas más y menos eficaces. 4) La realidad del tiempo controlable. 5) Usar un plan para organizarse. 6) Vivir con el plan diario 33

34 Ejercicio Haz dos listas identificando tus propios enemigos del tiempo destacando los cinco principales. Jerarquiza por orden de peligrosidad. 1= poca gravedad, 5 máxima gravedad. Haz una de los enemigos externos y otra de los enemigos internos Enlista después las posibles soluciones para ellos. Mis Enemigos externos Posibles soluciones Mis Enemigos internos Posibles soluciones

35 Posibles soluciones Antes de llamar, planifica la conversación. Filtra y agrupa las llamadas para dedicar un tiempo especifico a todas ellas. Busca excusas para cortar las conversaciones innecesarias. Durante las conversaciones, ve directo al grano y permanece en el.

36 No revises una y otra vez en nombre de la perfección, cuando los beneficios son pocos o inexistentes. Elimina palabras, frases y párrafos innecesarios. Al escribir usa palabras sencillas. Usa el estilo claro, conciso y orientado a hechos. Piensa antes de escribir, planea lo que quieres expresar. Usa el reverso de una carta o memo como copia de respuestas usando el papel carbón, elimina documentos y queda todo registrado en la misma hoja.

37 Prevé un tiempo diario para visitantes inesperados e interrupciones. No permitas que ciertos visitantes inesperados tomen asiento, atiéndelos fuera de tu oficina No contribuyas a conversaciones innecesarias Aprende a decir NO especialmente cuando te preguntan tienes un minuto?

38 El Beneficio de la Planeación

39 Eficiencia Vs. Efectividad Eficiencia es hacer las cosas rápidamente, o hacer bien las cosas. Efectividad es hacer las cosas correctas. En nuestras vidas es mucho mas valioso lograr efectividad que eficiencia. En otras palabras la eficiencia busca lograr resultados va derecho al objetivo. La efectividad engloba a la eficiencia, ya que la efectividad es un equilibrio entre lograr los resultados deseados y hacer sostenible en el tiempo esos resultados

40 Cada hora empleada en planear, ahorrará 3 o 4 horas mas a la hora de la ejecución, aparte de que los resultados serán mejores. Iniciar cada jornada con un plan a realizar de inmediato y preguntándose Qué es lo que tengo que y quiero hacer hoy? si se escribe en una lista de pendientes y se jerarquiza, se manejará mejor. Cuidar mas la efectividad que la eficiencia. En otras palabras, evitar la realización demasiado correcta de tareas que no son la que se tienen que hacer.

41 Tener su oficina, habitación o escritorio bien ordenado, es como tener su barco dispuesto para la acción. Uno tiene que tener claridad acerca del propósito, de los fines y objetivos del trabajo. Entonces, la situación le dirá cuales son las prioridad en términos de importancia y urgencia cosas que no son necesariamente lo mismo. Asegurar la buena comunicación dentro de la institución. Se ahorra mucho tiempo cuando prevalecen la claridad, la concisión de los mensajes y la retroalimentación o feedback. Concentrarse en las oportunidades, antes que en los problemas, estos dejan pasar de largo las oportunidades.

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