TEMA 3: LA GESTIÓN DEL TIEMPO.

Transcripción

1 TEMA 3: LA GESTIÓN DEL TIEMPO. Bibliografía: Covey Stephen (2.005). Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva. Paraidós. Urcola Tellería, J.L (2.008). Dirigir personas: fondo y forma. Esic Editorial. Complementaria: Imágenes, frases y texto del video obtenidos de Internet. Componentes del grupo: Chacón Guerrero, Oscar. Lebrón Triano, Regina de los Ángeles. Maderal Martín, Andrés Jesús. Rodríguez Rosado, Laura. HABILIDADES DIRECTIVAS. 2ºF GADE

2 Acaso amas la vida? Entonces no puedes malgastar tu tiempo - porque eso es de lo que está hecha la vida misma. Benjamín Franklin

3 INDICE 3.3. CÓMO APROVECHAR ELTIEMPO? Proceso para la mejora de la gestión del tiempo La planificación y programación Cuatro generaciones de la administración del tiempo RESUMEN: LOS DIEZ MANDAMIENTOS DE LA GESTIÓN DEL TIEMPO EL PODER DE LA VOLUNTAD INDEPENDIENTE. APLICACIÓN PRÁCTICA DEL TEMA

4 3.3. CÓMO APROVECHAR NUESTRO TIEMPO?

5 Proceso para la mejora de la gestión del tiempo. No se trata de hacer más cosas en menos tiempo, sino de hacer las cosas apropiadas en el tiempo apropiado. La eficacia del directivo se mide por: Resultados. Cumplimiento de objetivos establecidos. Urcola Tellería. pag 146

6 Proceso de mejora gestión del tiempo. 1. Analizar el empleo actual. 2. Eliminar actividades que no aportan valor añadido. 3. Establecer objetivos. 4. Incrementar el tiempo bajo control. 5. Examinar la propia actitud. 6. Establecer un plan de mejora. (Acciones a llevar). Urcola Tellería. pag

7 Planificación y programación del tiempo. Actividades básicas de todo directivo. Ayudarán a potenciar nuestras habilidades de gestión. Urcola Tellería. pag 148

8 Qué es planificación? Qué se ha de hacer. Qué es programación? Cuándo se ha de hacer. CUÁL ES LA ACTIVIDAD MÁS IMPORTANTE? Urcola Tellería. pag 148

9 LA ACTIVIDAD MÁS IMPORTANTE ES: PLANIFICAR. Siempre hay q tener a la vista un listado de las actividades a realizar ordenadas por orden de prioridad. La programación se supedita a que hacer, la agenda es una herramienta de gestión útil que determina el cuando lo vamos a realizar. Urcola Tellería. pag

10 Recomendaciones a seguir para programar el tiempo: Tener preparado el programa de trabajo antes de iniciar la jornada. Programar las actividades en función de los objetivos a alcanzar. Realizar siempre la programación por escrito. Asignar a cada actividad un tiempo suficiente sin excederse. (Ley de Parkinson). Urcola Tellería. pag 149

11 Recomendaciones a seguir para programar el tiempo: No ocupar en la programación el total del tiempo disponible. Agrupar acciones y asuntos relacionados entre sí. Incluir en la programación algunos minutos para pensar y reflexionar. Programar las actividades según el ritmo de cada persona. Mantener a la vista el programa de actividades diarias. Urcola Tellería. pag

12 Cuatro generaciones de la administración del tiempo. Resumimos en la siguiente frase la esencia del mejor pensamiento del área de la administración del tiempo: Organizar y ejecutar según prioridades. Covey S. pag 169

13 La primera generación se caracteriza por: Notas y listas de tareas. La segunda generación se caracteriza por: Definir Agendas, lo cual refleja el intento de mirar hacia adelante. Covey S. pag 170

14 La tercera generación refleja el campo actual de la administración del tiempo. Suma a las generaciones precedentes: Priorizar y clarificar valores. Se centra en el establecimiento de metas u objetivos, incluyendo el concepto de la planificación diaria. Se orienta el tiempo y la energía, en armonía con los valores. Covey S. pag 170

15 Se ha empezado a comprender que la programación y el control «eficientes» del tiempo a menudo resultan contraproducentes. POR QUÉ? Crea expectativas que no concuerdan con: Satisfacer necesidades humanas. Las oportunidades de desarrollar relaciones ricas Disfrutar de momentos espontáneos cada día. Covey S. pag 170

16 Surge así la cuarta generación. Cuyo desafío es administrarnos a nosotros mismos. No se centra en cosas y en el tiempo. Sus expectativas lo hacen en: Preservar y realzar relaciones. Mantener el equilibrio Producto/ Capacidad de producir. Alcanzar resultados. Covey S. pag

17 Urgente o Importante? Stephen R. Covey propone una matriz de gestión personal para clasificar las distintas tareas y actividades diarias según estos dos criterios: o URGENTE. Aquellas actividades que requieren una acción inmediata ahora!. Son generalmente visibles. o IMPORTANTE. Aquellas actividades que tienen que ver con los resultados. Covey S. pag 171

18 NO IMPORTANTE IMPORTANCIA IMPORTANTE MATRIZ DE LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO URGENCIA URGENTE I ACTIVIDADES: Crisis. Problemas apremiantes. Proyectos cuyas fechas vencen. III ACTIVIDADES: Interrupciones, algunas llamadas. Correos, algunos informes. Algunas reuniones. Cuestiones inmediatas, ascuciantes. Actividades populares. NO URGENTE II ACTIVIDADES: Prevención, actividades de CP. Construir relaciones. Reconocer nuevas oportunidades. Planificación, recreación. IV ACTIVIDADES: Trivialidades, ajetreo inútil. Algunas cartas. Algunas llamadas telefónicas. Pérdidas de tiempo. Actividades agradables. Covey S. pag 171

19 RESULTADOS DE VIVIR EN LOS DISTINTOS CUADRANTES. ASUNTOS IMPORTANTES Y URGENTES (I): ASUNTOS URGENTES PERO NO IMPORTANTES (III). RESULTADOS DE VIVIR EN: I II I * Estrés. * Agotamiento. * Administración de crisis. * Siempre apagando incendios. III II IV RESULTADOS DE VIVIR EN: III * Concentración en los plazos cortos. * Administración de crisis. * Carácter camaleónico, atento a la reputación. * Consideran que las metas y planes no valen la pena. * Se siente impotente, excluido del control. * Relaciones muy frágiles, rotas. IV Covey S. pag

20 RESULTADOS DE VIVIR EN LOS DISTINTOS CUADRANTES. NO URGENTE NO IMPORTANTE / URGENTE NO IMPORTANTE (III, IV): RESULTADOS DE VIVIR EN: I II III IV * Total irresponsabilidad. * Despidos de los empleos. * Dependiendo de los demás o gobernado por apremios básicos. Las personas que se dedican su tiempo exclusivamente a estos cuadrantes llevan vidas irresponsables. Las personas efectivas permanecen fuera de estos cuadrantes porque estas tareas no son importantes. Covey S. pag

21 RESULTADOS DE VIVIR EN LOS DISTINTOS CUADRANTES. NO URGENTES PERO SI IMPORTANTES (II). Este cuadrante es el corazón de la administración personal efectiva. Trata de actividades que no son urgentes pero si importantes. Las personas efectivas no se orientan hacia los problemas sino hacia las oportunidades. I III RESULTADOS DE VIVIR EN: II * Visión, perspectiva. * Equilibrio. * Disciplina. * Control. * Poca crisis. IV Covey S. pag

22 3.3. RESUMEN: LOS DIEZ MANDAMIENTOS DE LA GESTIÓN DEL TIEMPO. Pilares básicos para una buena gestión del tiempo. Urcola Tellería. pag 150

23 I. Establecer objetivos y priorizar nuestras actividades. II. Planificar y programar diariamente nuestro tiempo. III. Diferenciar las actividades urgentes de las importantes. IV. Poner nuestra máxima atención en las tareas importantes. V. Aprender a decir no a tareas no críticas. VI. Agrupar las actividades similares que nos permitan ahorrar tiempo. VII. Aprender a manejar eficazmente las interrupciones. VIII. Eliminar los hábitos poco eficaces. IX. Delegar eficazmente. X. Dedicar unos minutos al día para la reflexión y el análisis. Urcola Tellería. pag

24 3.5. EL PODER DE LA VOLUNTAD INDEPENDIENTE.

25 Es uno de los cuatro grandes privilegios humanos. Nos aportará la capacidad de tomar decisiones. Actuar en lugar de ser actuado. Tomar las riendas de tu vida. Don efectivo con el día a día, duradero en el tiempo. El grado en que la poseemos lo medimos en función de cuánto valoremos nuestra propia integridad personal. Empezar por lo primero, principal clave del éxito. Cuestión de disciplina. Subordinación a nuestros objetivos. Covey S. pag

26 CUESTIONES PRÁCTICAS.

27 LO QUE SUPONE DECIR QUE NO. EJEMPLO: Ana estudiante de GADE se dedica a impartir clases de primaria a domicilio para ayudarse a costear sus estudios en las horas libres que tiene. Debido a la buena fama que le precede varias madres le han pedido que atienda también a sus hijos. Tras pensar lo que lo anterior le supondría es consciente que no puede aceptar, pese a su falta de liquidez, ya que de lo contrario sus estudios estarían en peligro. Covey S. pag

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29 SOLUCIÓN A LA ENCUESTA: Se deberán de contar el número de SIEMPRE contestados: DE 0 A 5. Lo sentimos pero no se preocupe, estamos seguros que después de lo aprendido hoy poseerá las pautas para poder mejorar la gestión de su tiempo. DE 6 A 10. Muy bien! Aunque podrá mejorar la gestión de su tiempo con lo hoy aprendido. MAS DE 11. Enhorabuena! Su gestión del tiempo es muy satisfactoria. Posee una gran habilidad directiva.

30 El tiempo pasa, siempre acaba pasando, es sólo una cuestión de tiempo. Jorge Wagensberg.

31 PARA REFLEXIONAR VIDEO SOBRE EL TIEMPO

32 MUCHAS GRACIAS A TODOS POR VUESTRA ATENCIÓN.