Conceptos de Metodología y Modelo. Relaciones

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1 Conceptos de Metodología y Modelo. Relaciones CRITERIOS orientan Se compone PRODUCTOS ASPECTOS DEL SISTEMA DE INFORMACION describe MODELO soportan HERRAMIENTAS Se compone METODOLOGIA De Complejidad del Sistema De Complejidad del Proceso de Desarrollo De Complejidad del Proyecto Criterios: Pautas que proporcionan un conjunto de reglas de construcción de modelo, nos dice la forma de pensar para construir el modelo. Aquí se indican las hipótesis. Productos: Son los documentos que conforman los distintos modelos. Sirven para formalizar el diseño y dejar constancia de las decisiones tomadas. Cuando las herramientas de diseño utilizadas quedan documentadas forman un producto. Herramientas: DER, DFD, DD, DC, DTE, Diagrama de bloques, Diagrama de Jackson, Casos de Uso, planilla de cálculo, procesador de texto, etc. Metodología: Propuesta de un conjunto de modelos en una secuencia determinada. Ej: Youdon, UML, PMI, etc. Aspectos de Complejidad del Sistema: Funciones, Datos, Control. Aspectos de Complejidad de Proceso de Desarrollo: Arquitectura, Codificación, Normalización, Estandarización, Especificación, Testings, etc. Aspectos de Complejidad del Proyecto: RRHH, Costos, Tiempos, Estimaciones, Calidad, Comunicación, Riesgos, etc. 1

2 Principales problemas en los proyectos Problemas Generales - Proyectos finalizados con posterioridad a la fecha estimada, con costos mayores a los presupuestados y funcionalidad menor a la requerida por el cliente. - Procesos de administración de proyectos difusos, inconsistentes o inexistentes. - Las actividades de administración de proyectos son rechazadas por el resto de las personas de la organización y no se las percibe como actividades que agregan valor al negocio. - El tiempo que se requiere para administrar efectivamente el proyecto es subestimado por el cliente, quien considera excesivo el tiempo asignado al gerenciamiento del proyecto. - Los proyectos son exitosos a pesar de la falta de planificación y control adecuado debido a un exceso de horas adicionales, stress, presiones gerenciales, especialmente en el tramo final del proyecto. - Falta de presupuesto para planes de contingencia que permitan amortiguar el impacto de situaciones no previstas. Problemas en las diferentes etapas del proyecto a) Definición del Proyecto - Expectativas poco claras y diferentes entre los usuarios, el sponsor y el equipo de proyecto sobre los objetivos, el alcance y los entregables del proyecto. - Riesgos importantes no identificados o tomados como supuestos en el inicio del proyecto. - Falta de presencia y soporte del sponsor del proyecto. - No inclusión de stakeholders importantes en el proyecto. - Generación de un proyecto demasiado grande o complejo desde su definición en lugar de su agrupamiento en pequeños subproyectos. - Estimaciones iniciales de costos y duración poco realistas. b) Análisis de los Requerimientos del proyecto - La falta de una definición clara y completa de los requerimientos del proyecto resulta en la creación de características y funciones deficientes en el producto del proyecto, no pudiendo cumplir con las expectativas del cliente. - No se consideraron las necesidades de todos los stakeholders del proyecto, incluyendo usuarios, sponsors y mandos gerenciales de la organización. c) Plan de Trabajo - Las actividades del proyecto no son definidas en un nivel adecuado para ser asignadas a un recurso. - No se identifican las actividades críticas para poner foco en la administración. - El equipo de trabajo no tiene asignada correctamente las actividades que debe ejecutar. - Se asigna trabajo a miembros del equipo que no tienen el suficiente nivel de conocimientos o experiencia. d) Actividades diarias del gerente de proyectos - No realizar un adecuado seguimiento del plan de trabajo. - No utilizar herramientas y técnicas de gereneciamiento de proyectos. - No administrar correctamente los cambios de alcance de proyecto. 2

3 - No resolver a tiempo los problemas, postergando las acciones correctivas que al final impactan negativamente en el proyecto. - Escasa o inadecuada comunicación entre el gerente de proyectos, el equipo de proyectos y el cliente. - No administrar ni revaluar los riesgos del proyecto. - No contar con los recursos acordados durante la etapa de definición del proyecto. e) Tecnología utilizada - Utilización de tecnología nueva y poco probada que provoque problemas de difícil anticipación. - Diseño del proyecto sin un amplio conocimiento de la tecnología que se va a utilizar provoca atrasos al tener que recomenzar continuamente los trabajos. - No contar con los recursos adecuados para la tecnología que se va a utilizar. f) Construcción y Pruebas - Los requerimientos no se encuentran congelados con el fin de permitir la finalización de la construcción. - Falta de técnicas adecuadas de pruebas unitarias causan la repetición de errores y el retorno al comienzo de las fases de pruebas funcionales. g) Implementación - Falta de entrenamiento de los usuarios del producto del proyecto. - Falta de un plan de contingencia ante fallas en la implementación. - Fallas en las pruebas causan errores que mantienen al equipo de desarrollo más de lo esperado debido a la necesidad de efectuar correciones. Utilizar una metodología para la administración de proyectos es imprescindible para minimizar el impacto de estos problemas. Por qué no utilizar una metodología? Generalmente, sucede que las organizaciones que poseen una metodología probada en la ejecución de proyectos son más exitosas que las que no utilizan metodología alguna. No obstante, en muchas organizaciones existe una serie de creencias que obstaculizan el uso sistemático de una metodología formal para administrar los proyectos. Estas creencias son las siguientes: - Su organización no está comprometida con la metodología Es muy difícil ser un gerente de proyectos en organizaciones que no valoran las herramientas y etapas de un proyecto ejecutado con una metodología. Para ser efectivo, toda la organización debe dar soporte a los procesos de gerenciamiento de proyectos adoptados. - No sabe cómo implementar la metodología A veces, la falta de procesos de gerenciamiento de proyectos no es un asunto de voluntad sino un problema de conocimiento y capacidad. - La alta gerencia piensa que el gerenciamiento de proyectos es una herramienta Hay gerentes que confunden los procesos de gerenciamiento con una herramienta para ser mejores gerentes de proyectos. Cuando se comienza a hablar de procesos estandarizados, mejores prácticas, documentos estándares, etc., estos gerentes piensan automáticamente en más personal, demoras y papeleo inútil. Fallan al no poder entender el valor que el uso de una metodología trae consigo. 3

4 - Puede haber sufrido malas experiencias en el pasado Una crítica común que se le hace a la metodología es que es incómoda: debe escribirse un excesivo número de documentos o que debe ponerse demasiado énfasis en los procesos y procedimientos y no en el trabajo real. A veces esta crítica se debe a la falta de compromiso de la organización o a un mal enfoque del uso de la metodología. - Hay un temor, por parte del equipo de proyecto, de caer en el exceso de controles Algunas personas temen que implementar procesos y técnicas formales de gerenciamiento de proyectos derive en un incremento de controles que les impida trabajar creativamente. En cierto sentido, esto es correcto, porque al implementar procesos y procedimientos estándares se pierde algo de creatividad en algunos aspectos donde ésta no es esencial. - Hay temor de la gerencia media de perder poder y autoridad Si una organización realmente desea implementar una metodología de gerenciamiento de proyectos, debe dar una porción de autoridad y poder al gerente de proyectos. Algunos gerentes temen perder el poder de control o autoridad, pretenden actuar como coordinadores de los gerentes de proyectos, supervisarlos directamente, pedirles infomes personales, manejar los recursos, etc. El Valor de una Metodología Poseer las habilidades necesarias para ser un buen gerente de proyectos no significa que no habrá problemas en el desarrollo de éstos, ni que los riesgos no existirán o que no surgirán situaciones imprevistas. Los proyectos enfrentarán problemas no previstos, riesgos potenciales ocurrirán, se forzarán cambios de alcance de proyecto, tiempos, costos y calidad, entre otros. Las preguntas clave son: Los problemas se van a enfrentar en forma proactiva o se analizarán caso por caso a medida que aparezcan? Los riesgos van a ser evaluados y cuantificados desde el inicio del proyecto o se aplicarán planes de mitigación cuando los riesgos se conviertan en contingencias? Los cambios de alcance, costos, tiempos y calidad del proyecto van a ser administrados preventivamente o se solucionarán en forma tardía cuando el costo y el impacto de su resolución sea mayor? De la respuesta a estos interrogantes depende la adopción de una metodología formal para la administración de proyectos. Lo que cambia y hace la diferencia es cómo los eventos que sucedan serán tratados durante la ejecución del proyecto. Los procesos, técnicas y herramientas de gerenciamiento de proyectos son utilizados con el fin de coordinar recursos diversos tras el objetivo de obtener los resultados planteados. El valor de poseer una metodología formal de administración de proyectos significa que la organización cuenta con procesos estandarizados con el propósito de administrar proyectos, en lugar de enfrentar contingencias en forma continua e ininterrumpida. Una buena metodología para la administración de proyectos provee un marco, procesos, herramientas y técnicas para administrar a las personas y su carga de trabajo durante el ciclo de vida de un proyecto. 4

5 Ciencia o Arte? El gerenciamiento de proyectos es una ciencia por cuanto se desarrolla sobre procesos, herramientas y técnicas suficientemente probadas para obtener los resultados esperados. Y el gerenciamiento de proyectos es un arte en tanto que, como cualquier proyecto, involucra la administración de recursos humanos que requieren habilidades e intuición para manejarse en situación únicas con cada persona. Esto hace que siempre exista cierto grado de incertidumbre, que no pueda ser totalmente controlado. Beneficios de utilizar una metodología a) Beneficios para el Gerente de Proyectos - Una guía clara y metódica para ejecutar un proyecto. A través de ella, se utilizan procesos y procedimientos reconocidos y que proveen un lenguaje común con el equipo de proyecto, lo que deriva en la simplificación del trabajo, el fortalecimiento de la comunicación y la generación de sólidos entendimientos. - Un proceso totalmente documentado Esto brindará la posibilidad de registrar todos los eventos acaecidos durante el desarrollo del proyecto, desde su comienzo hasta su finalización, por medio de la confección de documentos de tipo estándar, que podrán ser reutilizados en futuros proyectos. - La toma de todos los cuidados posibles Seguir procedimientos y guías preestablecidas ayuda a evitar la omisión de pasos necesarios y a no dejar, tras el logro de los objetivos del proyecto, aspectos librados al azar, a la memoria o la intuición. - Un reaseguro de profesionalismo Todo gerente de proyectos, que vele profesionalmente por la estabilidad y el cumplimiento de los estándares de la metodología, tendrá mayores posibilidades de que se cumplan los objetivos de los proyectos. b) Beneficios para la Organización - Completar los proyectos más rápida y econonómicamente Uno de los mayores beneficios de usar una metodología es el valor de su reutilización. Cuando los procedimientos, procesos y documentos ya han sido creados, pueden volver a utilizarse (quizá con pequeñas modificaciones). Esto conlleva el acortamiento de los tiempos de definición del proyecto, una menor curva de aprendizaje para los miembros del equipo y el ahorro de tiempo al no tener que reinventar procesos y documentos en cada proyecto nuevo. - Ahorrar costos y esfuerzos con un manejo proactivo del alcance Muchos proyectos tienen dificultades en la administración de su alcance, provocando costos y esfuerzos adicionales. Con mejores procesos de administración del alcance, aquel podrá ser administrado efectivamente y evitar futuros cambios. - Mejor planeamiento implica mejor solución Muchos proyectos experimentan problemas debido a diferencias entre las expectativas del cliente o los usuarios y lo que el equipo de proyecto entrega. 5

6 Utilizar una metodología asegura mejores procesos de planeamiento, hecho que otorga al equipo de proyecto, al sponsor y a los clientes la oportunidad de asegurarse el entendimiento en los entregables más importantes del proyecto. - Resolver problemas más rápidamente Algunos equipos de proyecto utilizan demasiado tiempo y energía tratando los problemas que van surgiendo simplemente porque no cuentan con las herramientas para identificarlos, priorizarlos y resolverlos. Al contar con adecuados procedimientos de administración de problemas, se asegura una actitud proactiva en su resolución, tan rápidamente como sea posible. - Prever riesgos futuros Todas las metodologías de gerenciamiento de proyectos cuentan con procesos para identificar y administrar riesgos. Utilizar procesos y herramientas correctos permitirá anticiparlos y evitar que ocurran. - Crear un producto de mejor calidad desde el principio Los procesos de gerenciamiento de calidad ayudan al equipo de proyecto a entender las necesidades de clientes y usuarios en términos de calidad. Cuando las necesidades de calidad están definidas, deben implementarse procedimientos de control que aseguren la calidad, para satisfacer las expectativas del cliente. - Comunicar y administrar las expectativas de clientes, usuarios, equipo de proyecto y demás stakeholders de manera efectiva. Muchos de los problemas que ocurren en los proyectos se pueden evitar a través de la utilización de procedimientos estandarizados de generación y distribución de comunicaciones del proyecto. - Mejorar la administración del presupuesto del proyecto Usando las herramientas para estimar formalmente los costos del proyecto y efectuar el seguimiento durante su ejecución -comparando lo estimado con lo realmente gastadopermitirá un mejor control financiero del proyecto y brindará una gran cantidad de información a la organización, incluyendo la detección de malos proyectos, es decir, de aquellos en los que la ecuación costo-beneficio deba ser replanteada y lleve, en un caso extremo, a su cancelación. - Mejorar el ambiente de trabajo Si usar una metodología de administración de proyectos trae aparejado el éxito de éstos, con clientes y usuarios satisfechos, se notarán otros beneficios asociados, como un aumento en el compromiso y la moral del equipo de trabajo, mayor profesionalismo y autoconfianza en futuros proyectos, mayor sentido de pertenencia al grupo, etc. 6