Concurso de precios por sobre cerrado Nro. 18/2017 Servicio de almacenaje y custodia de archivos

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1 Concurso de precios por sobre cerrado Nro. 18/2017 Servicio de almacenaje y custodia de archivos United Nations Children s Fund Fondo de las Naciones Unidas para la Infancia Junín P.B. - (C1113AAX) Buenos Aires República Argentina Tel: (54.11) Fax: (54.11) buenosaires@unicef.org 06 de Julio de 2017 Aspectos a tener en cuenta Para el presente concurso UNICEF y el/los oferente/s adjudicado/s firmará/n un Acuerdo de Largo Plazo o Long Term Agreement (LTA). LTA es un acuerdo válido para un cierto período de tiempo (3 años) entre un proveedor y UNICEF, permitiendo la contratación de servicios contra los términos y referencias durante la validez del mismo. Los principios de un LTAS son: a) UNICEF no estará obligado a ordenar una cantidad mínima de servicios del titular del LTAS; b) El UNICEF no será responsable de ningún costo en caso de que no se realice ninguna compra de servicios bajo el LTA suscripto; c) Este acuerdo no es exclusivo, y el UNICEF tendrá derecho a obtener los mismos servicios o servicios similares de otros contratistas, según lo estime conveniente. Solicitamos consideren, a la hora de fijar costos, que UNICEF es una organización sin fines de lucro y su mandato es el de promover la protección de los derechos del niño, de ayudar a satisfacer sus necesidades básicas y de aumentar las oportunidades que se les ofrecen para que alcancen plenamente su potencial. Descripción del servicio Se solicita cotizar por separado o integralmente los siguientes servicios para el período 2017/2020: 2017/2020 SERVICIO DE ALMACENAJE: - Cotizar el costo del m2/m3 de un espacio de uso exclusivo con las siguientes superficies mínimas: o 120 M2 o 360 M3 - Se admitirán propuestas con espacios de inferiores dimensiones que al combinarse totalicen el área mínima requerida. En cada caso, los espacios deben describirse con la siguiente información mínima: o Descripción del espacio: materiales de la construcción y configuración interna. o Ubicación en el edificio: nivel respecto al acceso de la playa de estacionamiento. o Elevación respecto del suelo: altura y forma de acceso (sólo para los espacios elevados). o Dimensiones del espacio: largo, ancho y alto en metros. o Superficie del espacio: en m2 y m3, individual y total. o Peso soportado por nivel de apoyo: carga máxima soportada por la estantería o apoyo. o Dimensiones de la caja archivadora estándar (CAE): largo, ancho y alto en centímetros. o Peso máximo soportado por CAE: en kilos. 1

2 CUSTODIA DE ARCHIVOS: - Se cotizará la provisión del servicio de guarda, custodia y administración de documentación, que comprende la recepción, manipulación, estiba, depósito y entrega de la misma. - El servicio a ser contratado lo es en relación a la cantidad de cajas archivadoras estándar (CAE) que se indiquen en los distintos remitos y será facturado por mes o fracción a partir del ingreso total o parcial de las cajas. La oferta debe contener la siguiente información mínima respecto a la CAE:: o Descripción de la Caja Archivadora Estándar: material de fabricación, insumos incluidos y sistema de referenciación empleado. o Dimensiones de la Caja Archivadora Estándar: largo, ancho y alto en centímetros. o Peso máximo soportado: en kilos. o Costo por Caja Archivadora Estándar: por primer ingreso y por reposición de la caja y/o alguno de sus insumos. o Restricciones de contenido de la Caja Archivadora Estándar o Tecnología de etiquetado y Software de trazabilidad del ciclo de vida de la documentación (sistema de alerta) o Procesamiento y custodia de archivos: costo por Caja Archivadora Estándar o Digitalización de imágenes: valor referencial para hojas simples y en buen estado de conservación. CONSIDERACIONES COMUNES A AMBOS SERVICIOS - Describir las medidas de seguridad e higiene implementadas por la organización para la custodia de los bienes o archivos de sus clientes. - Cotizar unitariamente y describir los servicios adicionales brindados sin costo o con cargo para el cliente: o Trabajo de Personal: asistencia para el transporte, llenado, embalaje y manipulación de cajas. Costo por día/hora por persona o Mudanzas: asistencia para el primer traslado, trasvase, referenciación y primer ingreso de cajas. (OPCIONAL) o Movimientos y/o consultas: solicitudes de transporte y/o consultas en condiciones normales y urgentes; costo por búsqueda, por viaje y tiempos de respuesta en cada caso; condiciones para el uso de la playa en mudanzas grandes; cantidad máxima y mínima de cajas a trasladar por viaje; reingreso de la caja. o Inventario: informatización y actualización de un archivo back up del inventario y su puesta a disposición para el cliente por medio documental, digital, magnético o vía web. Costo por caja o campo de registro. o Equipamiento: uso de equipo de carga, carretas, carretillas, zorras hidráulicas, montacargas. o Servicio de destrucción/baja de caja: costo por caja o Accesorios: candados, bolsas, uso de internet, área de trabajo para auditorías, fotocopias, otros. - Proponer los ratios de incremento tarifario anual, con o sin tope. - Contemplar descuentos por pronto pago (anual), por pago adelantado (a 15 días desde la recepción de factura) e informar sobre la posibilidad de aceptar pagos en USD (dólares estadounidenses). - Indicar el alcance de la cobertura de seguros contra daños de activos de los clientes. 2

3 Procedimiento para cotizar Invitamos a los oferentes a inscribirse en el Registro de Proveedores Mundial en la página del UNGM (United Nations Global Market - Empresas: - Se valorará la experiencia de trabajo con agencias del sistema de naciones unidas (adjuntar/copiar ejemplos), no siendo ello requisito excluyente ni descalificatorio. Se tomarán en cuenta las evaluaciones de desempeño como proveedor de UNICEF en contratos anteriores. - Información relevante a incluir en la propuesta: antecedentes, forma societaria, referencias comerciales, situación impositiva, y otra información que considere relevante. - Se valorará la capacidad de respuesta y flexibilidad para adaptarse a demandas urgentes. - UNICEF se reserva el derecho de: o Contactar cualquiera o todas las referencias suministradas por el (los) licitador (es) o Solicitar datos complementarios o complementarios (del (de los) licitador (es)). o Organizar entrevistas con el (los) licitador (es) o Rechazar cualquier o todas las propuestas presentadas o Aceptar propuestas en su totalidad o en parte o Negociar con el (los) licitador (es) más favorable (s) o Contratar cualquier número de candidatos que se requieran para alcanzar los objetivos globales de la evaluación Matriz de Evaluación Matriz 70/30: el servicio será evaluado según una matriz que asigna 70 puntos a la calidad técnica de la propuesta y 30 a la económica. Los criterios técnicos se distribuyen conforme la siguiente tabla: # Criterios de Evaluación Puntaje Max./Mín. s/rfp 1 EMPRESA 25/15 Antecedentes, experiencia como contratista de UN, referencias comerciales, situación impositiva, staff capacitado, respuesta global a la licitación, calidad de la propuesta 2 INMUEBLE (DEPÓSITO) 25/15 Ubicación, horarios de atención, playa de estacionamiento, medidas de seguridad e higiene, cobertura de seguro. 3

4 3 ESPACIO EXCLUSIVO 10/7 Ubicación en el plano, configuración interna, elevación del suelo, forma de acceso, servicios adicionales. 4 PROCESAMIENTO Y CUSTODIA DE ARCHIVOS Calidad de la propuesta, medios de almacenamiento admitidos en custodia, servicios incluidos, capacidad de respuesta 10/7 Total 70 / 44 Condiciones generales de la cotización IMPORTANTE: Es requisito el cumplimiento de las instrucciones que se detalla a continuación para la presentación de sus propuestas (ver también en adjunto): Deben presentar su propuesta en dos sobres rotulados como se indica en el punto 8: o Uno conteniendo una propuesta técnica (detalles técnicos, estratégicos, descripciones, justificaciones, antecedentes de trabajos previos, etc.) SIN PRECIOS! o Otro con la propuesta económica: en la propuesta económica indicar valores unitarios por rubro y el total de la propuesta sin incluir impuestos. Mantenimiento de oferta: 60 días Acompañar cotización con fotocopia de registro de AFIP. De acuerdo a las reglas y procedimientos de UNICEF, la Oficina local se reserva el derecho de adjudicar el trabajo al proveedor más conveniente. En caso que se perciban aumentos por leyes que disponga el Estado y afecten los valores económicos o cualitativos de la propuesta, se solicitará la documentación pertinente para que UNICEF reevalúe los costos previamente estipulados. Recepción de las ofertas: Se debe enviar ambos propuestas por separado y en sobres cerrados, sin identificación de la empresa (en el sobre), y entregarlos en la oficina de UNICEF rotulados de la siguiente forma: Concurso de Precios por sobre cerrado Nº 18/2017 División Operaciones - Administración y Suministros UNICEF At. Abel Barros Junín 1940 PB C.A.B.A. Fecha máxima de entrega del presupuesto: viernes 21 de julio de 2017, hasta las 14:00 horas. 4

5 Consultas: Dirigirse a Abel Barros (abbarros@unicef.org) con copia a Sebastián Francinelli (sfrancinelli@unicef.org) o al int El envío del sobre sin identificación, dentro de la fecha prevista, es un requisito excluyente de la presente licitación. El incumplimiento de las formalidades de presentación es causal de rechazo de la propuesta. De no estar interesado en participar se ruega responder al mail, indicando que vuestra empresa no participará de la presente licitación. 5