Configuración de Calendar para administradores

Transcripción

1 Configuración de Calendar para administradores En esta guía 1. Personalizar la configuración para compartir calendarios 2. Importar el calendario anterior 3. Añadir salas y otros recursos 4. Configurar los ajustes emresariales básicos Qué necesitas Una cuenta de administrador de G Suite 30 minutos

2 Descubre las posibilidades de Calendar para el trabajo Es posible que ya conozcas Google Calendar y que utilices la aplicación para organizar tu agenda personal. Pero sabías que Calendar también cuenta con eficaces funciones empresariales? Entre otras muchas cosas, Calendar te permite crear un calendario al que puede acceder toda la organización, migrar y sincronizar tus calendarios anteriores, e invitar a grupos a eventos. Comencemos...

3 Importa Localizar Calendar en la Consola de Administración de Google Para empezar, establezcamos algunas directrices de uso compartido para tu organización. Para configurar cualquier ajuste de Calendar, debes ir a la página de Calendar de la Consola de Administración de Google: 1. Inicia sesión en la Consola de Administración con tu contraseña y tu dirección de correo electrónico completa de G Suite. 2. En el panel de control, haz clic en Aplicaciones. 3. Haz clic en G Suite. 4. En la lista de servicios, haz clic en Calendario. Haz clic en un paso para consultarlo.

4 Importa Abrir Configuración para compartir de Calendar En la página Calendario es donde puedes establecer políticas que regulan el uso de los calendarios por parte de los usuarios de tu organización. Te recomendamos que eches un vistazo a las opciones para compartir agendas y eventos, tanto dentro como fuera de la empresa. Haz clic en Configuración para compartir para empezar.

5 Importa Eligir una opción para compartir dentro de tu organización En Configuración para compartir, puedes configurar cómo se comparte el calendario de cada persona cuando creas su cuenta. Te recomendamos que compartas toda la información, no simplemente cuándo una persona está libre u ocupada, sino detalles sobre los eventos (lo que es muy útil a la hora de organizar reuniones). Para seleccionar este ajuste: En la sección Opciones para compartir de forma interna..., marca la casilla Compartir toda la información. No importa qué opciones selecciones aquí, ya que los usuarios pueden cambiarlas más adelante. Asimismo, pueden elegir no compartir su calendario.

6 Importa Controlar qué información se comparte de forma externa En la misma página, sube hasta la sección Opciones para compartir de forma externa... para controlar qué datos pueden compartir los usuarios fuera de tu empresa. Por ejemplo, te podría interesar que los clientes y proveedores pudieran ver si alguien está libre u ocupado, pero no otros detalles de los eventos. Para seleccionar este ajuste: 1. En Opciones para compartir de forma externa..., haz clic en Solo información de libre/ocupado... Este ajuste afecta al calendario principal de cada usuario. 2. Haz clic en GUARDAR antes de salir de la página. Ahora, configuraremos un ajuste aparte para determinar cómo pueden compartir los usuarios otros calendarios. Más información sobre configurar las opciones para compartir calendarios

7 Importa Compartir de forma externa los calendarios secundarios Además de tener un calendario principal, las personas de tu organización pueden crear y compartir otros calendarios. Por ejemplo, podrías crear un calendario para programar los eventos y las fechas límite de un proyecto, y luego compartirlo con el equipo del proyecto y con asesores externos. Puedes compartir todos los detalles de los eventos de estos calendarios con los miembros externos del proyecto. Para hacerlo: 1. Haz clic en Configuración general. 2. Marca la opción Puedes compartir toda tu información, pero los usuarios externos no podrán modificar los calendarios. 3. Haz clic en GUARDAR.

8 2. 3. Importa Añadir salas y otros recursos Si tu empresa dispone de salas de reuniones u otros recursos que a tu equipo le podría interesar programar en su calendario, puedes añadirlas como recursos. Esto te permitirá reservar fácilmente una sala o un equipo cuando programes una reunión. Te mostraremos cómo hacerlo.

9 2. 3. Importa Crear recursos de Calendar Puedes crear recursos para el calendario desde la página de Calendar de la Consola de Administración. 1. Selecciona Calendario en la lista de aplicaciones. 2. Haz clic en Recursos. 3. Haz clic en Crear un nuevo recurso. 4. Introduce el nombre, el tipo y la descripción del recurso. 5. Haz clic en GUARDAR

10 2. 3. Importa Prácticas recomendadas sobre los recursos en Calendar Después de crear un recurso, deberás: 1. Añadirlo a tu lista Mis calendarios para que puedas administrarlo. De esta forma, tus usuarios podrán encontrarlo. 2. Probar a programar el recurso. Es posible que transcurran hasta 24 horas antes de que los usuarios puedan programar un recurso creado recientemente.

11 3. Importa Importar eventos de calendario actuales a G Suite Si tienes reuniones o eventos habituales programados en tu solución de calendario anterior, puedes importarlos a la nueva aplicación Google Calendar. Asimismo, puedes importar eventos del calendario de otra cuenta de Google, en caso de tenerla. Para hacerlo, primero exportas los eventos del calendario anterior y luego los importas a Google Calendar. Importar los eventos de tu calendario anterior a Google Calendar Verás las instrucciones detalladas para importar eventos de un programa de calendario anterior fuera de esta guía. Cuando termines, vuelve aquí para completar esta guía.

12 Importa Empezar a programar Para poder programar una reunión, primero debes abrir Calendar. 1. Abre una ventana del navegador. 2. En la esquina superior, haz clic en Menú de aplicaciones. (También puedes utilizar el Menú de aplicaciones para abrir otras aplicaciones). 3. Haz clic en Calendar.

13 Importa Buscar una hora para una reunión 1. Haz clic en una hora y una fecha en tu calendario para crear un evento. 2. Escribe el título del evento en el campo Evento. 3. Haz clic en Crear evento para publicarlo inmediatamente o en Editar evento para añadir más detalles, cambiar la hora o invitar a alguien. 4. En nuestro caso, como queremos añadir a algunos invitados, hacemos clic en Editar evento.

14 Importa Invitar a personas a la reunión 1. En la página de eventos de Calendar, desplázate hasta la sección Añadir: Invitados y escribe las primeras letras del nombre de un invitado. 2. Se mostrarán nombres de los Contactos de Google. Selecciona al invitado para añadirlo al evento o escribe la dirección de correo electrónico si la persona no se encuentra entre tus contactos. A continuación, haz clic en Añadir. 3. En la sección Los invitados pueden, puedes especificar cuál será su interacción con el evento. Por ejemplo, puedes permitir o impedir que los invitados cambien detalles del evento, inviten a personas o vean quién más está invitado. 4. No guardes los cambios aún, ya que vamos a añadir un recurso (sala de reuniones) a este evento.

15 Importa Reservar una sala para la reunión 1. Junto a la sección Añadir: Invitados, haz clic en Salas, etc. 2. Empieza a escribir cualquier parte del nombre de la sala o de otro recurso en el cuadro o selecciona directamente su nombre de la lista. 3. Para ver si el recurso está disponible para la reunión, marca la casilla Mostrar solo los disponibles. 4. Junto al recurso, haz clic en Añadir. 5. Eso es todo. Ahora que ya está todo listo para programar la reunión, puedes hacer clic en GUARDAR. 6. Se te preguntará si quieres enviar invitaciones. Haz clic en Enviar para confirmar la acción.

16 Importa Programa Crear un calendario de equipo Un calendario de equipo es un sistema estupendo para planificar las reuniones del equipo, programar eventos y realizar un seguimiento de las vacaciones. 1. Abre Calendar y, junto a Mis calendarios, haz clic en la flecha y selecciona Crear un calendario. 2. Asigna al calendario un nombre, una descripción, una ubicación y una zona horaria. 3. Marca la casilla Compartir este calendario con otros. La opción para compartir el calendario con toda la organización se selecciona automáticamente. No guardes los cambios aún, ya que debemos elegir qué detalles de este calendario pueden ver otras personas.

17 Importa Programa Compartir el nuevo calendario con otros usuarios Ahora, puedes seleccionar qué información podrán ver otras personas con las que se comparta el calendario. 1. En Configuración de permisos, selecciona los detalles que el equipo puede ver. 2. Haz clic en Crear calendario. Se de dirigirá a tu aplicación Calendar, donde podrás ver el nuevo calendario en Mis calendarios.

18 Importa Programa Compartir el nuevo calendario con tu equipo Ahora puedes seleccionar quién puede ver información específica del calendario y quién editar y administrar el calendario. 1. Abre el calendario y, en la sección Compartir con determinadas personas, escribe la dirección de correo electrónico de un miembro de tu equipo en el campo Persona. Si tenéis una dirección de grupo configurada en Google Groups for Business, simplemente puedes introducirla. 2. En Configuración de permisos, selecciona el permiso que quieres conceder a la persona o al grupo, y haz clic en Añadir persona. 3. Repite los pasos 1 y 2 para añadir a más miembros del equipo. 4. Haz clic en Guardar, en la parte inferior de la página.

19 Importa Programa Utilizar el nuevo calendario 1. Una vez que crees el calendario, aparecerá en la sección Mis calendarios de tu calendario principal. 2. Ahora, cuando crees un evento, podrás añadirlo al nuevo calendario de equipo seleccionándolo en la lista Calendario del evento.

20 Importa Programa Invitar a un grupo a un evento Si has creado un grupo (una lista de distribución) mediante Grupos de Google, puedes invitar fácilmente a una reunión a todas las personas que lo forman. 1. Para añadir a un grupo como invitado, solo tienes que introducir la dirección de correo electrónico del grupo, en lugar de indicar las direcciones particulares de cada uno de sus miembros. 2. Una vez que especifiques la dirección del grupo, verás a todos sus miembros debajo de Invitados. Si quieres excluir a alguna persona, haz en la X junto a su nombre. Más información sobre los grupos

21 Importa Programa Comparte el calendario de equipo Lista de tareas pendientes de Calendar para tu equipo Ahora que has configurado Calendar para tu organización, es el momento de ayudar a todos a que empiecen a utilizar la aplicación. Pide a los miembros del equipo que importen los eventos anteriores y muéstrales cómo programar eventos nuevos: Importar los eventos anteriores a Calendar Aprender a programar una reunión

22 Importa Programa Comparte el calendario de equipo Ofrece formación a tu organización Para ver más recursos de formación, visita el Centro de Aprendizaje de G Suite en gsuite.google.es/learning-center. Visitar el Centro de Aprendizaje Allí encontrarás: Guías de usuario sobre las funciones empresariales de Calendar Consejos para delegar tu calendario en otras personas Información sobre cómo añadir recordatorios de eventos

23 Enhorabuena. Has configurado Calendar para tu organización Ahora ya sabes cómo: Personalizar la configuración de Calendar en la Consola de Administración Importar tu calendario a G Suite Añadir salas y otros recursos Programar una reunión Crear un calendario de equipo Invitar a grupos a eventos Te ha resultado útil esta guía? Enviar comentarios