Concurso de precios por sobre cerrado Nro. 32/2017 Organización Deportiva de la Carrera UNICEF por la Educación 2018 Sede: Buenos Aires

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1 United Nations Children s Fund Fondo de las Naciones Unidas para la Infancia Junín P.B. - (C1113AAX) Buenos Aires República Argentina Tel: (54.11) Fax: (54.11) buenosaires@unicef.org 22 de Noviembre de 2017 Concurso de precios por sobre cerrado Nro. 32/2017 Organización Deportiva de la Carrera UNICEF por la Educación 2018 Sede: Buenos Aires Antecedentes y/o Justificación Con el objetivo de llevar a cabo una nueva edición de la Carrera UNICEF por la Educación a realizarse en Buenos Aires en el mes de marzo, se necesitará contratar una empresa especializada en organización deportiva de carreras de calle. El evento se viene realizando hace ya 10 años en Buenos Aires con muy buenos resultados de recaudación, movilización y concientización. Es un evento que conjuga la solidaridad y el deporte. Descripción del servicio Carrera de calle a realizarse en Capital Federal, Buenos Aires. Fecha: domingo 11 marzo :30hs. Distancia y formato: 10K - Carrera de calle competitiva. 2K Carrera/Caminata participativa. Participación: 8500 corredores La recaudación por inscripciones corresponderá a UNICEF Clasificación: se premiará del 1 al 3 puesto de la categoría general a saber: 10K Damas- 10K Caballeros- No Videntes- 10K Sillas de Ruedas- Otras Discapacidades Damas- Otras Discapacidades Caballeros. Identificación: cada corredor llevará un número exclusivo de la competencia y se utilizará el sistema de chip para la toma de tiempos y clasificación de los 10K. La organización técnica deberá cumplir con: 1) TRAMITACIÓN DE LOS PERMISOS y las solicitudes pertinentes (Gobierno, Deportes, Tránsito, Policía, etc). Sujeto a aprobación de las entidades respectivas. - Diseño, medición y señalización del RECORRIDO. 2) INSCRIPCIONES INSCRIPCIÓN GENERAL: se determinarán los centros de inscripción habilitados para la carrera. La sede del organizador, podrá ser uno de ellos y funcionaría como centro de informes. UNICEF se compromete a hacerse cargo de la facturación de las inscripciones realizadas en sus sedes. El organizador cobrará las inscripciones por cuenta y orden de UNICEF y entregará a cada inscripto un bono contribución del valor de la inscripción. El organizador rendirá a UNICEF la cantidad de bonos emitidos y le transferirá la recaudación INSCRIPCIÓN CORPORATIVA de los SPONSORS: el Organizador será punto focal de tomar las inscripciones corporativas poniendo un recurso específico para este fin. Desde UNICEF se hará el primer contacto y luego, todo el seguimiento quedará bajo la responsabilidad del Organizador. El Organizador deberá enviar diferentes mails para asegurarse que cada empresa participante envíe en tiempo y forma los listados de los empleados que van a correr. Además deberá coordinar el armado y la entrega de kits (2400 aprox), la entrega de fichas de inscripción, aptos físicos 1

2 correspondientes, etc. Al tratarse de las empresas sponsors, es importante garantizar el trato personalizado a fin de asegurarse que efectivamente hayan realizado bien todo el proceso y asesorarlos cuando corresponda. Se deben hacer los cruces necesarios en las bases para corroborar que los listados enviados coincidan con los inscriptos por sistema. La coordinación de los pagos de las empresas sponsors, estará a cargo de UNICEF. 3) REGLAMENTACIÓN: El Organizador será el responsable de redactar un reglamento especial para la carrera. 4) TOMA DE TIEMPOS Y CLASIFICACIÓN: Con sistema de chips. Al finalizar la carrera se entregarán los premios a los primeros puestos de las categorías damas y caballeros. La clasificación completa y por edades deberá ser publicada por el proveedor el mismo día de la carrera. 5) SEGURIDAD MÉDICA: ambulancias de alta complejidad y médico encargado (a contratar según presupuesto). Si UNICEF hiciera la gestión con alguna compañía este costo se descontaría del presente contrato. 6) SEGURO DE RESPONSABILIDAD CIVIL: para participantes y público (a contratar según presupuesto). 7) PERSONAL: idóneo y necesario para el desarrollo óptimo de la carrera. Estará distribuido en línea de largada, trabajo en carriles, cómputos, guardarropa, hidratación, entrega de remeras y chips, armado de infraestructura específica y montaje de estática (lonas y banderas). 8) COMUNICACIÓN: dentro de la organización, consta de teléfonos celulares y radios. Detalle de los servicios requeridos a presupuestar por separado: Permisos: - Tramitación y Gestión de permisos ante el Gobierno de la Ciudad de Buenos Aires: - Trazado recorrido: - Redacción reglamento: Promoción: - En el sitio Web: - Redes Sociales: - Envío de HTML al menos 3 a base propia del organizador: Toma de tiempos y clasificación del recorrido 10K con chip: - Sistema con chips IPICO (base aprox de 5200 chips): - Carpa clasificación: - Publicación de tiempos: - Personal para entrega y retiro de chips dia de la carrera opcional: - Foto Finished: - Entrega de chips en sede organizador previo a la carrera - Costo por pérdida de chip: Identificación de corredores: - Números Tyvek impresos, cant. 8500: - Incluye alfileres de gancho (4 x número) y bolsa transparente. Inscripciones: 2

3 - Inscripción en sede del organizador: - Pago por sistema online: A cargo del corredor. - Armado Kits calculando 2400 kits corporativos - Armado de Kits Generales al momento de la inscripción y administración de materiales depósito: - Inscripciones día de la carrera - Entrega inscripciones Online dia de la carrera - Sistema de inscripción online: Seguridad: - Coche Guía: - Carpa Médica: Carpa estructural, camilla, frazadas, reposeras: Free - Ambulancias UTI con médico (5 ambulancias): a estimar cantidad de acuerdo a la cantidad de corredores - Coordinador Médico: - Control por Km con teléfono (9 unidades): - Seguro de Responsabilidad Civil: - Policía Adicional: Acorde - Equipos de Comunicaciones: - Seguridad carpa VIP (2 personas) y escenario (1 persona): - Seguro de caución: Infraestructura: - 9 estructuras de KM: - Ploteado marcadores de kilómetros (9) - Pórtico Largada 13 x 4 mts. con lonas a impresión (frente y reverso, interior y exterior blancas, negras o gris lisas): - 2 Pantallas LED 3 x 2 mts. (Incluye soporte y operador): - 3 Reloj Cronomix para estructura metálica largada y coche guía: Vallas para largada y recorrido (Incluye Traslado) - 30 Vallas pequeñas para carpas - Baños Químicos: 1 cada 100 personas: se ajusta la cantidad según inscriptos finales - 2 Baños químicos para sector vip /prensa - Baños químicos sillas de ruedas (2 baños): - 1 Escenario (12,80 mts) c/fondo de podio 10x3 mts - 2 Torres de pantalla: - Lonas torres de pantalla (2). Incluye cenefa y lona de pantalla, laterales genéricos: - 1 Pollera de escenario: - 1 Fondo de podio a impresión 10x3 mts mástiles: - Carpas guardarropas (23 x 7mts): - Carpa entrega de chips (23 x 7 mts): - 1 Carpa 4x4 para inscripciones: - 1 Carpa 4x4 para elementos del organizador: - 2 Carpas 4x4 para sector Invitados y Prensa - Estructuras señaléticas carpas: - Cartelería para carpas (impresión x cartel: Guardarropas, entrega de chips, inscripciones, Invitados, donantes UNICEF y prensa). - Costo de producción de Lona 3X1 - Costo producción banderas 1.30 x 0.80 mts. / Opcional: cotizar el flybanner - 65 Tablones y Caballetes p/guardarropas, hidratación, inscripciones, sector vip, etc (incluye manteles): - Materiales de ferretería: - Back de Fotos con estructura rígida y ploteo 3

4 Sonido: - Para largada y llegada linearride + refuerzo en largada: - Carpa Sonido/Pantalla 4x4: - Generador trifásico para sonido: - 2 Micrófonos inalámbricos y una cucaracha para entrada en calor: - Otros Audio: - AADICAPIF: a cargo de UNICEF - SADAIC: a cargo de UNICEF - Locutor: a cargo de UNICEF Premios: - 8 Juegos de copas (1, 2, y 3 puesto x juego) - 10K Damas- 10K Caballeros- No Videntes- - 10K Sillas de Ruedas- Otras Discapacidades - Damas- Otras Discapacidades Caballeros - 2 copas extra para niños y niñas (1,2 y 3 puesto) - Premios extras aportados por UNICEF Traslados: - Camión para traslado elementos - Traslado de vallado (1 camión cada 100 vallas): - Camioneta organizador: - Traslado de colaboradores (5 traslados): Personal: - Personal de la organización 1 Coordinador General: - Encargado estática sponsors: - Encargado de Armado: - Personal Armado y desarme (25 personas sábado y domingo): - Encargado de recorrido (3 personas): - Encargado de agua recorrido (1 persona), agua llegada (1 persona) barritas (1 persona, bananas (1 persona) y Guardarropas (1 persona) - Personal recorrido: a estimar según cantidad de corredores - Servicio de Limpieza durante y post carrera: - Guardarropas: a estimar según cantidad de corredores - Profesor entrada en calor: - Guardarropas Vip (2 personas): Hidratación: - Agua Mineral: - Bebida isotónica: - Barritas de cereal: - Paletones hielo: - Hielo - Personal entrega producto: a estimar según cantidad de corredores - Personal entrega de bananas: a estimar según cantidad de corredores - Bananas Dole: - Personal para entrega de hidratación en recorrido - Personal para entrega de hidratación en llegada: Otros Generales: - Guardarropas dentro de las carpas de INVITADOS UNICEF Y PRENSA (4 percheros c/personal): - Cinta de llegada: - 2 Sets de living (c/u para 10 personas) para sector de invitados UNICEF / prensa: 4

5 Gestión administrativa entrega auto: - Durante la carrera se entregará un auto 0km. El organizador deberá asumir los costos administrativos del canje a cerrar entre la empresa y General Motors: Honorarios organizador: Forma de pago: Para mayor conocimiento, recomendamos ver el video que se detalla en el link: Nota: cualquier propuesta de servicios adicionales que se quiera sugerir favor de cotizar por separado. Calificaciones / Experiencia requerida Know how en organización de eventos deportivos de gran convocatoria Experiencia de al menos 5 años en el mercado Que cumplan la implementación del evento con las normativas del Gobierno de la Ciudad de Buenos Aires Staff calificado Procedimiento para cotizar Invitamos a los oferentes a inscribirse en el Registro de Proveedores Mundial en la página del UNGM (United Nations Global Market - Empresas: - Se valorará la experiencia de trabajo con agencias del sistema de naciones unidas (adjuntar/copiar ejemplos), siendo ello requisito no excluyente. Se considerará la evaluación de desempeño como proveedor de UNICEF en contratos anteriores. - La empresa debe estar debidamente registrada y acreditar que todas sus contrataciones se realizan conforme la legislación vigente. Asimismo, asegurar el cumplimiento de todas las obligaciones que estipulan las normas laborales y previsionales argentinas para el personal que ponga a disposición del requerimiento de UNICEF. - Información relevante a incluir en la propuesta: antecedentes, forma societaria, referencias comerciales, situación impositiva, y personal capacitado. Acompañar cotización con fotocopia de registro de AFIP. - Se valorará la capacidad de respuesta y flexibilidad para adaptarse a demandas urgentes. - UNICEF se reserva el derecho de: o Contactar cualquiera o todas las referencias suministradas por el (los) licitador (es) o Solicitar datos complementarios o complementarios (del (de los) licitador (es)). o Organizar entrevistas con el (los) licitador (es) o Rechazar cualquier o todas las propuestas presentadas o Aceptar propuestas en su totalidad o en parte o Negociar con el (los) licitador (es) más favorable (s) 5

6 o Contratar cualquier número de candidatos que se requieran para alcanzar los objetivos globales de la evaluación Matriz de Evaluación Matriz 60/40: el servicio será evaluado según una matriz que asigna 60 puntos a la calidad técnica de la propuesta y 40 a la económica*. Los criterios técnicos se distribuyen conforme la siguiente tabla: # Criterios de Evaluación Técnica Puntaje Max./Mín. s/rfp 1 Respuesta Global al Concurso Know-how en organización de carreras de calle de gran envergadura Experiencia adecuada y comprobable en este tipo de eventos Estructura de la organización y con personal calificado Total 60/40 *Aquellas propuestas técnicas que no superen el umbral técnico requerido para calificar, no serán consideradas en la Evaluación Económica. Condiciones generales de la cotización IMPORTANTE: Es requisito esencial el cumplimiento de las instrucciones que se detalla a continuación para la presentación de sus propuestas: Deben presentar su propuesta en dos sobres rotulados como se indica en el punto 8: o Uno conteniendo una propuesta técnica (detalles técnicos, estratégicos, descripciones, justificaciones, antecedentes de trabajos previos, etc.) o Otro con la propuesta económica: En la propuesta económica indicar valores unitarios por rubro y el total de la propuesta sin incluir impuestos (o discriminarlos). Mantenimiento de oferta: 60 días De acuerdo a las reglas y procedimientos de UNICEF, la Oficina local se reserva el derecho de adjudicar el trabajo al proveedor más conveniente. En caso que se perciban aumentos por leyes que disponga el Estado y afecten los valores económicos o cualitativos de la propuesta, se solicitará la documentación pertinente para que UNICEF reevalúe los costos previamente estipulados. 6

7 Recepción de las ofertas. Se debe enviar ambos propuestas por separado y en sobres cerrados, sin identificación de la empresa (en el sobre), y entregarlos en la oficina rotulados de la siguiente forma: Concurso de Precios por sobre cerrado Nº 32/2017 División Operaciones - UNICEF At. Abel Barros Junín 1940 PB C.A.B.A. Fecha máxima de entrega del presupuesto: miércoles 6 de diciembre de 2017, 17:00 horas. Consultas: Dirigirse a Abel Barros (abbarros@unicef.org) con copia a Gustavo Hergott (ghergott@unicef.org) ó al int El envío del sobre sin identificación, dentro de la fecha prevista, es un requisito excluyente de la presente licitación. El incumplimiento de las formalidades de presentación es causal de rechazo de la propuesta. No se admitirán ofertas que lleguen por correo electrónico De no estar interesado en participar se ruega responder al mail, indicando que vuestra empresa no participará de la presente licitación. 7