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2 Introducción Durante los seis años que presté servicios en la entonces Dirección Nacional de Protocolo y Ceremonial del Estado aprendí que la actividad protocolar es sumamente formal, que requiere de especial interés, dedicación, pulcritud para su adecuado desarrollo, porque a diferencia de otras áreas de trabajo, no admite ningún tipo de falencias, y cualquier error resulta evidente o quizás inolvidable. También me percaté que no era suficiente difundir el marco jurídico del Protocolo y Ceremonial a otras entidades públicas o privadas para su debida aplicación, sino que era necesario transmitir un aprendizaje más práctico y constante. Entonces era indispensable repensar el mensaje que se quiere transmitir en cada evento así el papel que juegan las autoridades nacionales y extranjeras, los actores de la vida pública tales como: líderes políticos, de opinión, representantes de gremios empresariales y/o organizaciones no gubernamentales. Para lo cual era necesario formar ceremonialistas en todos los niveles del Estado y en la actividad privada que cuenten con los suficientes criterios que les permita organizar los diversos actos de la vida pública. El presente libro tiene como objetivo brindar los conocimientos más elementales que permiten a cualquier ciudadano encargado de organizar un acto o evento, ya sea público o privado en el cual participan autoridades o personalidades que representan el poder político, económico, cultural y/o empresarial, a nivel internacional, nacional o regional, identificar los aspectos más relevantes del protocolo y, en consecuencia estar en capacidad de aplicar el ceremonial más adecuado posible. El protocolo comprende las normas que rigen las prerrogativas, privilegios, inmunidades y precedencias de las personalidades que participan en las relaciones formales entre los Estados así como los lineamientos necesarios para las relaciones a nivel interinstitucional. De otro lado, el ceremonial constituye el conjunto de formalidades que son requeridas para el desarrollo de un acto público específico. En ese sentido, el presente trabajo se inicia con algunas categorías y escuelas que permitan una comprensión más interdisciplinaria y horizontal de la actividad pública, sus actores, escenarios y público objetivo. Dentro del marco jurídico aplicable he desarrollado las normas para el Ceremonial del Estado y Ceremonial Regional, las precedencias de autoridades nacionales y extranjeras, los honores militares, el uso adecuado de símbolos nacionales, el ceremonial de estilo para las ofrendas florales y honras fúnebres. 1

3 De otro lado, considerando el actual liderazgo internacional del Perú, he incorporado el ceremonial diplomático, el cual permitirá tener una mejor aproximación a la función diplomática de las misiones de la comunidad internacional acreditada en el Perú en los actos oficiales y otras ceremonias especiales. También he incluido los tipos de visitas de autoridades extranjeras, los tratamientos y los principales aspectos organizacionales así como un programa desarrollado. El derecho premial promueve el reconocimiento de los ciudadanos por su destacada contribución a la comunidad. En virtud de ello, se ha considerado la legislación vigente para el otorgamiento de las dos condecoraciones de las dos órdenes nacionales a las altas autoridades nacionales y extranjeras así como la orden institucional del Servicio Diplomático de la República, como una herramienta para distinguir una trayectoria destacada de sus miembros y/o algunos profesionales que hayan contribuido con la política exterior del Perú. Finalmente, el protocolo también comprende la realización de actos sociales. Para poderlos desarrollar de manera adecuada es importante generar una imagen positiva no solo a nivel personal sino en las actividades que se puedan ofrecer al invitado de honor. Por esta razón, se han incluido algunos parámetros para atenciones oficiales, banquetes y etiqueta social. Dra. Rosario Botton Girón Ministra Consejera SDR - Doctora en Educación 2

4 Contenido Introducción 01 Capítulo I: Introducción al Protocolo y Ceremonial de Estado 1. Conceptos básicos Definición de Protocolo Principios generales del Protocolo Escuelas del Protocolo Importancia del Protocolo Marco jurídico aplicable al Protocolo del Estado Peruano Capítulo II: Las Precedencias para los actos y ceremonias oficiales 1. Las Precedencias Normas legales aplicables Precedencia del Presidente de la República Cuadro General de Precedencias Protocolares en el Perú Precedencia en los ministerios Reglas generales para la ubicación de autoridades Reglas para la ubicación de estandartes de estado e institucionales Precedencia en la firma de documentos Precedencia en auditorios con pasillo central y con sectores Precedencia para el transporte oficial Criterios para obsequios para altas autoridades nacionales o extranjeras Honores militares a las altas autoridades Capítulo III: El Ceremonial de Estado 1. Ceremonial de Estado peruano Tratamiento a las autoridades nacionales Tratamiento para altas autoridades extranjeras, miembros de Casas Reales, cargos religiosos y títulos árabes Tratamiento para jefes de Estado y de Gobierno Tratamiento para congresistas, viceministros o autoridades locales o regionales extranjeras Tratamientos religiosos Tratamientos para Jefes de Casas Reales Emperadores y Reyes Tratamientos para Príncipes Principales títulos árabes Jeque Califa Sultán Emir Malik Tipos de visitas oficiales de autoridades extranjeras Visita de estado Visita oficial Visita de trabajo Visita privada

5 6. Desarrollo de programas Visita Oficial de autoridad extranjera Organización de visitas oficiales Visita Oficial autoridad extranjera Capítulo IV: El uso adecuado de los Símbolos Nacionales 1. Los símbolos nacionales Nombre oficial Descripción de los Símbolos Nacionales La Bandera Nacional El Escudo del Perú El Himno Nacional del Perú La Escarapela Nacional Marcha de Banderas Delitos contra los Símbolos y Valores de la Patria Capítulo V: Ceremonias de ofrendas florales y honras fúnebres 1. Ofrendas florales Creación del Monumento Próceres de la Independencia Secuencia para Ceremonias de Ofrendas Florales Unidades Históricas El Ejército Peruano: Legión Peruana de la Guardia La Marina de Guerra: Compañía Fanning de Infantería de Marina La Fuerza Aérea del Perú: 72 Escuadrón de Paracaidistas de la FAP Policía Nacional del Perú: Inspector de Guardias Mariano Santos Mateo Honras Fúnebres Honras fúnebres del Presidente de la República en ejercicio Del Presidente del Congreso de la República Del Presidente del Poder Judicial Del Cardenal de la Iglesia Católica, Arzobispo de Lima y Primado del Perú De los Ex Presidentes de la República De los Vice Presidentes Exequias con honores de Ministro de Estado Exequias con honores de Gobernador Regional Programa Oficial de Honras Fúnebres Capítulo VI: Ceremonial Regional 1. El Ceremonial Regional Legislación vigente La Presidencia Regional Criterios de las ceremonias regionales Clasificación de las ceremonias regionales De las Precedencias Regionales Concurrencia de autoridades regionales con autoridades nacionales Propuesta para adaptar el Cuadro Regional de Precedencias Protocolares Honores Militares De los Honores al Santísimo y al Pabellón Nacional Honores al Presidente de la República cuando visite una Región Honores al Presidente del Poder legislativo, Presidente de la Corte Suprema de Justicia y el Presidente del Consejo de Ministros

6 4.4. Honores al Cardenal de la Iglesia Católica, Arzobispo de Lima y Primado del Perú Honores a las altas autoridades civiles en ceremonias oficiales Honores al Presidente de la Región en ceremonias oficiales Al Gobernador Regional Honores al Presidente de la Republica a su salida y llegada del extranjero desde y a la región Arribo del Presidente del Exterior a una Región Honras Fúnebres Medallas de los Presidentes Regionales Creación de Orden de Condecoración Capítulo VII: Ceremonial Diplomático 1. Legislación vigente Acreditación de un Jefe de Misión Diplomática Arribo del Jefe de Misión Presentación del Jefe de Misión Personal de la Misión Diplomática Precedencia del Cuerpo Diplomático Saludo del Cuerpo Diplomático acreditado por año nuevo De las visitas de etiqueta, invitaciones y audiencias Asistencia a actos sociales o aniversarios nacionales Agregados militares extranjeros De la entrega de condecoraciones Partida del país de un Jefe de Misión Ceremonia de Transmisión de Mando Presidencial y otras ceremonias especiales Asunción del nuevo ministro de Relaciones Exteriores Condolencias y honras fúnebres Aniversarios nacionales Capítulo VIII: Condecoraciones 1. Definición La Orden del Sol del Perú Orden al Mérito por Servicios Distinguidos Orden Institucional Ceremonial aplicable 95 Capítulo IX: Ceremonial del Servicio Diplomático de la República 1. Los actos institucionales, conmemorativos, académicos, culturales y de homenaje De las precedencias y ubicaciones Precedencias en las misiones diplomáticas en el exterior Precedencias de las misiones diplomáticas en exterior Asunción de funciones del Ministro de Relaciones Exteriores De la juramentación del viceministro de Relaciones Exteriores De la suscripción de convenios Ceremonia de graduación de los egresados de la Academia Diplomática del Perú y de su incorporación al Servicio Diplomático de la República Uso de los Símbolos Nacionales e Institucionales De los honores

7 9. Del Día del Diplomático y creación del Ministerio de Relaciones Exteriores Capitulo X: Recepciones y atenciones oficiales 1. Planificación Modelos de invitaciones oficiales Desarrollo de las recepciones oficiales Capítulo XI: Banquetes oficiales 1. Preparativos para servir la mesa Reglas para poner la mesa Conversaciones en la mesa Ubicación en la mesa Cabecera a la francesa con doble presidencia Cabecera a la inglesa con doble presidencia Sistemas para presidencias en la mesa Sistema cartesiano, en cruz o aspa Sistema del reloj Ubicación de los comensales Sistema cartesiano con cabecera a la francesa Presidencia francesa con sistema del reloj Ubicación en mesa en T Ubicación en mesa en U Planos de mesa para facilitar la ubicación de los invitados Banquete oficial Tarjetería para ubicación en la mesa Capítulo XII: Etiqueta social 1. Hablemos de etiqueta Pautas para mejorar nuestra imagen Comunicación no verbal Primera impresión Papel del anfitrión Deberes del anfitrión Deberes del invitado El vestido La presentación personal Comportamiento público El saludo Presentaciones Cómo participar en los eventos sociales a los cuales somos invitados? Etiqueta social Significado presentación de tarjetas de visitas (Estilo diplomático) Hábitos que deben evitarse Etiqueta y capacidades diferentes Bibliografía 135 6

8 CAPÍTULO I Introducción al Protocolo y Ceremonial de Estado 1. Conceptos Básicos Según el Diccionario de la Real Academia Española (22ed) debemos considerar los siguientes conceptos: Urbanidad: Cortesanía, comedimiento, atención y buen modo. Es el buen comportamiento de las personas en sociedad. Es el saber ser y el saber estar en todo momento y en todo lugar. Cortesía: Demostración o acto con que se manifiesta la atención, respeto o afecto que tiene alguien a otra persona. En las cartas, expresiones de obsequio y urbanidad que se ponen antes de la firma. La cortesía es en suma el conjunto de reglas que sirven para el buen comportamiento para con los demás. En las comunicaciones escritas, son las muestras de respeto antes de la firma. Etiqueta: Ceremonia en la manera de tratarse las personas particulares o en actos de la vida privada, a diferencia de los usos de confianza o familiaridad. Es el conjunto de reglas, usos o costumbres aplicables a los actos públicos, solemnes o casas reales diferentes de los usos familiares o de confianza. Ceremonial: Perteneciente o relativo al uso de las ceremonias. Serie o conjunto de formalidades para cualquier acto público o solemne. Libro, cartel o tabla en que están escritas las ceremonias que se deben observar en ciertos actos públicos. El ceremonial comprende el conjunto de formalidades y elementos que acompañan los actos públicos y solemnes, destinados a destacar y proporcionar honor a las personas en razón del cargo que ostentan, incluyendo las secuencias hasta la decoración prevista en determinada ceremonia. Protocolo: Es un instrumento de comunicación del poder, a través del cual el Estado transmite su mensaje. Constituyen las relaciones públicas del Estado. (Martha Barrio). Es una técnica de comunicación no verbal que ordena los ámbitos espacio-temporales en la que se desenvuelve el poder establecido en cualquiera de sus manifestaciones. (María Teresa Otero Alvarado). 7

9 Ceremonia de Graduación de Estudiantes de la Academia Diplomática del Perú Fuente: MRE 2. Definición de Protocolo Es el conjunto de normas consensuales dependientes de la jurisprudencia, la tradición y el sentido común de los países, que determinan el orden jerárquico de las autoridades en los actos oficiales, los programas que siguen éstas durante sus visitas, su vestimenta, su comportamiento, es decir todo lo que nos muestra la forma y la imagen del poder. (II Congreso Internacional de Protocolo, Sevilla-España). El protocolo codifica las reglas que rigen las prerrogativas, privilegios, inmunidades y precedencias a que deben ser acreedores las personalidades que participan en las relaciones formales entre los Estados. Mientras que, el ceremonial constituiría una serie o conjunto de formalidades que deben estar presentes en un acto público o solemne. Fuente: Protocolo del Estado, página web del Ministerio de Relaciones Exteriores. 3. Principios generales del Protocolo Para llegar a establecer la aplicación del ceremonial aplicable debemos comenzar por identificar los siguientes ámbitos: 3.1. Identificación del titular del evento: Quién convoca? Quién invita? Quién organiza? Quién financia el evento? Quién rinde las cuentas? 3.2. Carácter del acto a realizarse: Es multitudinario, restringido? Es oportuno un acto solemne, sencillo? Con presencia de prensa? Sólo prensa gráfica? Existe comunicación válida con los decisores? 8

10 3.3. El escenario: Es apropiado el lugar?, La ubicación del lugar de honor?, El aforo?, Cantidad de invitados?, Cantidad de asistentes?, Niveles de asistencia?, Zona de recibo de altas autoridades?, Intérpretes?, Programa impreso?, Mesa de Honor?, Estandartes?, Himno Nacional?, Brindis de honor?, Imposición de condecoración?, Suscripción de convenios?, Podio para discursos? 3.4. Identificación de los objetivos a alcanzar: Como gestores de la no-verbalidad, de espacios y de tiempos en los cuales participan autoridades y personalidades que representan el poder político, económico y empresarial del país. Los objetivos pueden ser infinitamente variados como: - Presentación de cartas credenciales - Audiencias - Atenciones oficiales - Homenajes póstumos - Premiaciones, - Suscripción de Convenios, - Inauguración eventos académicos. - Imposición de condecoraciones, - Presentación de algún programa o proyecto de interés público, - Presentación de logros a la opinión pública Definición del mensaje a transmitir: Material de comunicación verbal oral y escrito. La definición del espacio temporal de la comunicación no verbal Definición de personas e instituciones participantes con sus respectivos niveles de participación. Identificación de los públicos participantes y los niveles de representación evitando desigualdades o reiteraciones. Armonización entre anfitrión, precedencia y presidencias. Elección del lugar y tiempo del evento. Distribución de los espacios y centros de atención principal y secundaria. 4. Escuelas del Protocolo 4.1. Escuela Histórica. Se basa en normas consuetudinarias, adquirieron formas que son de aplicación hasta la actualidad. Centra el estudio del protocolo en la narración de las tradiciones, costumbres, usos sociales y modas, a lo largo de la historia. Uno de sus autores más destacados es Felio A. Vilarrubias. Parte de esta escuela es la heráldica y vexicología. 9

11 4.2. Escuela Diplomática: Entiende el Protocolo y el Ceremonial como la representación exterior de los Estados, tiene como fuente el Derecho Diplomático. Urbina es uno de sus máximos representantes. A partir de la Convención de Viena de 1815, el agente diplomático se le reconoce sus privilegios e inmunidades y es considerado como representante de un Estado y no como el Alter Ego de un soberano. Durante este proceso secular el protocolo y el Ceremonial diplomático, basados en normas consuetudinarias, adquirieron formas que son de aplicación hasta la actualidad Escuela jurídica. La perspectiva jurídica centra el estudio del protocolo principalmente a través de las leyes, normas y reglas, que se han aprobado en el transcurso de los tiempos. Esta es una perspectiva clásica muy conocida y apreciada entre los amantes del protocolo. La expone principalmente Francisco López-Nieto y abarca además el ámbito del Derecho Premial Escuela de la comunicología. Basada en la acción comunicativa del protocolo, y estudia el protocolo como transmisor de la identidad para la creación de la imagen de una organización. María Teresa Otero, Francisco Marín Calahorro, Hernández y Sierra son los máximos exponentes. A partir de los postulados de las Teorías de la Comunicación (Rodrigo Alsina) se ha logrado conceptualizar al Protocolo y Ceremonial como una dimensión comunicadora de las instituciones y de las empresas. 5. Importancia del Protocolo Las relaciones públicas se ocupan de las organizaciones y de personas, a través de la gestión de públicos que conforman el universo. La elaboración de una sólida base de datos y la producción de materiales de convocatoria e información son indispensables para la gestión protocolar. La correcta aplicación del sistema de ceremonial determinado definirá con mayor fidelidad la identidad organizacional. En el Estado, son las normas de protocolo las responsables de la imagen percibida por los ciudadanos. El posicionamiento así como los parámetros estéticos de espacio y tiempo deberán estar plasmados en el ceremonial y protocolo aplicable para un determinado público. 10