Manual para Proveedores

Transcripción

1 JUNIO Introducción...2 Acceso al Sistema...3 Módulo de Entregas de materiales...5 CIRCUITO BÁSICO DE ENTREGA DE MATERIALES...6 Crear un nuevo Remito...7 Impresiones:...17 Página 1 de 18

2 JUNIO INTRODUCCIÓN Que es la Extranet para proveedores? Es un servicio para proveedores que les permitirá a los mismos realizar ofertas, ingresar certificados de servicios, realizar el ingreso de remitos y consultar el estado de su cuenta corriente a través de Internet. Principales características: Su utilización es muy fácil, y no requiere altos conocimientos de PC. Su objetivo es reducir el tiempo de gestión y mejorar la calidad del seguimiento. Acceso seguro, se mantiene la privacidad de la información de las transacciones. Se implementaron controles, a través de definición de perfiles de acceso y la instalación de equipos, que protegen la información, de actividades no autorizadas. Página 2 de 18

3 JUNIO A CCESO AL S ISTEMA Como ingresar al sistema? Conectarse a Internet y desde el browser tipear la siguiente dirección: o ingresar a nuestra página institucional: y seleccionar la opción "Extranet Proveedores" Se presentará la página inicial de la Extranet, en donde deberá ingresar el usuario y contraseña personal. El usuario y la contraseña le será enviada por . Cada proveedor podrá consultar en el sistema solamente su información, mediante la validación inicial del usuario y contraseña, por lo tanto se debe mantener estos datos en total reserva. Ante cualquier duda comuníquese con su representante de Compras o por a: [email protected] Página 3 de 18

4 JUNIO En la aplicación tendrán, íconos comunes para todas las pantallas Menú Principal Ayuda Logoff Documentación Ayuda: Tendrá requerimientos de software y manuales de ayuda de distintos módulos Documentación: Condiciones generales de contratación. Menú Principal: Direcciona al menú Principal Logoff: Salir de la aplicación 2) Las pantallas con opciones de búsqueda tendrán este icono, que les permite filtrar información para buscar datos aplicando distintos criterios. FILTRO 3) Para poder imprimir tendrán este Icono. 4) Cuando hay más de 10 items disponibles se habilita la opción de Paginación (cada página contiene 10 items) en estos casos tenemos la posibilidad de navegar con las flechas para recorrer todos los items. Página Anterior Página Siguiente Primer Página Ultima Página 5) El Icono que representa datos adjuntos. Los archivos adjuntos pueden ser Word, Excel, Txt, adjuntados por el proveedor o por el comprador. 6) Para poder volver a la pantalla anterior Página 4 de 18

5 JUNIO M ÓDULO DE E NTREGAS DE MATERIALES La Extranet de Tecpetrol permite la publicación de Notas de Pedido Cerradas y Solicitudes de entrega contra Notas de Pedido Abiertas / Listas de Precio, con el fin de que los proveedores puedan cargar sus remitos. Los proveedores cargan entregas en la Extranet y una vez cargadas las entregas, confeccionan el remito agrupando entregas. Los proveedores pueden adjuntar información digital; esta información queda disponible para ser impresa o consultada en la Extranet, tanto por los proveedores como por los usuarios de Tecpetrol. Página 5 de 18

6 Tecpetrol Extranet con proveedores Nov Circuito Básico de Entrega de Materiales Las Notas de Pedido Cerradas / Solicitudes de entrega se publicarán en la Extranet. Los proveedores de Materiales cargarán los remitos en la Extranet. Los usuarios autorizan o rechazan los remitos en la Extranet. Una vez aprobado el remito, el proveedor puede facturar. Página 6 de 18

7 Crear un nuevo Remito Se ingresa a través del menú denominado: "Entrega de Materiales/Entregas Pendientes" Se le presenta al Proveedor todos sus Notas de Pedido / Solicitudes de Entrega Filtro por Nota de Pedido / Sol. Entrega Imprimir Paginación Página 7 de 18

8 Posición de la Nota de Pedido Número Nota de Pedidos / Sol. Entrega Fecha de entrega Cantidad requerida Pendiente según Pendiente según Comprador Carga de entregas Cantidad Aprobada Cantidad entregada pendiente de Aprobar Página 8 de 18

9 Haciendo un clic en la Descripción se pasa al detalle de la posición: Haciendo un clic en Cantidad entregada aprobada se ve el detalle de las entregas: Página 9 de 18

10 Al hacer un click en el botón "Entregar", se pasa a la pantalla de carga de entregas: Carga de la Cantidad que se entrega Observaciones del Proveedor Luego de completar los datos de la entrega se debe presionar el botón "Cargar Valor". De esta forma se cargan todas las entregas necesarias. Luego de cargar las entregas, se debe confeccionar el remito con las entregas previamente cargadas (Opción Confeccionar Remito de la pantalla principal). Seleccionar el Pedido del cual se desea confeccionar el remito Página 10 de 18

11 Haciendo clic en el Precio, se va al detalle del Precio Bruto y los descuentos: Luego de elegido el pedido, tildar las entregas a agrupar en un remito y presionar Confeccionar Remito Tildar para agrupar en un remito. Botón de confección de remito En la pantalla siguiente, hay que cargar el nro. del remito (el mismo no puede repetirse): Nro. de remito Página 11 de 18

12 El sistema pide una confirmación: Una vez grabado el remito, tiene la posibilidad de Adjuntar Archivos Adjuntar Archivo: En la primera celda tiene la opción de ingresar un titulo del Adjunto. En la segunda celda, apretando el botón Browse, selecciona el archivo que quiere Adjuntar y en la celda le aparece el Archivo Adjunto. El paso final cliquea en el botón Adjuntar. Titulo del Adjunto Dirección del Adj. Buscador del Arch. Página 12 de 18

13 Una vez cargado el remito el mismo queda en estado Pendiente de Aprobar por los usuarios. En ese momento se envía un mail a los usuarios, para avisarles que tienen un remito pendiente de aprobar: Para visualizar / imprimir el detalle de los remitos cargados hay que ingresar a la pantalla Control de Remitos. Una vez cargado el remito ya no puede modificarse. En caso de que se haya cometido un error, el remito deberá ser rechazado por el usuario y cargado nuevamente por el proveedor, con otro N de remito. Página 13 de 18

14 Control de Remitos Esta pantalla muestra el detalle de todos los remitos cargados: Nro. de remito Con link al detalle Estado Centro Fecha carga remito de del Nro. factura a la que corresponde el remito (carga opcional). Opción de imprimir Visualizar adjuntos En esta pantalla se pueden filtrar los remitos por: Centro, Nro. de remito, Nota de pedido / Solicitud de entrega a la que corresponde el remito, Fecha Desde / Fecha Hasta (filtro por la fecha de carga del remito), Estado. Los posibles estados de los remitos son: Pendiente de Aprobación: Ninguna de las posiciones del remito ha sido aprobada. Es el estado inicial de todo remito, y permanece en ese estado hasta tanto el usuario lo revise. Este remito no está en condiciones de ser facturado. Aprobado Parcial: El remito tiene al menos una posición en estado Pendiente de Aprobar. El resto de las posiciones pueden estar en estado Aprobado o Rechazado. Este remito no está en condiciones de ser facturado. Aprobado con diferencia: El remito tiene al menos una posición en estado Rechazado o Aprobado con diferencia (se aprobó una cantidad menor a la entregada por el proveedor). Este remito está en condiciones de ser facturado. Sólo se podrán facturar las cantidades aprobadas. Página 14 de 18

15 Aprobado Total: Todas sus posiciones fueron aprobadas y de cada posición se aprobó la cantidad entregada en su totalidad. Este remito está en condiciones de ser facturado. Rechazado: Todas las posiciones del remito fueron Rechazadas. Este remito no está en condiciones de ser facturado. Cuando un remito se encuentra en estado: Aprobado Total o Aprobado con diferencia el proveedor tiene la opción de cargar el nro. de factura para control interno. Haciendo clic en el nro de remito: Para un remito en estado Pendiente de Aprobar Página 15 de 18

16 Para un remito en estado Aprobado con diferencia Vale de ingreso de SAP Cantidad entregada, con link a las observaciones del proveedor Tanto para remitos en estado Pendiente de Aprobar como para remitos en estado Aprobado Total haciendo clic en la cantidad entregada se va a las observaciones cargadas por el proveedor (opcional). Y puede ser modificado por el usuario en el momento de la revisión del remito. Página 16 de 18

17 Haciendo clic en Firmas : Impresiones: Haciendo clic en Imprimir se puede visualizar el formulario de impresión: Impresión de un Remito Pendiente de Aprobar o Aprobado Parcial Página 17 de 18

18 Impresión de un Remito Aprobado Total o Aprobado con diferencia Precios por cantidad Detalle del Monto Total Las posiciones Rechazadas no se imprimen en el formulario. Los remitos en estado Rechazado no tienen opción de impresión. Página 18 de 18