GESTIÓN DE LA CAE (Coordinación de Actividades Empresariales) en Qualitas CLOUD con la participación de las Contratas MANUAL PARA GESTORES INDICE

Transcripción

1 GESTIÓN DE LA CAE (Coordinación de Actividades Empresariales) en Qualitas CLOUD con la participación de las Contratas MANUAL PARA GESTORES INDICE Gestión de la CAE en la plataforma digital Qualitas CLOUD 1.Introducción 2.Acceso y funciones básicas 3.Características de los registros y gestión de la documentación 4.Alta de las contratas y gestión de las claves y accesos 5.Instrucciones Técnicas de las contratas 6.Documentos de la contrata (datos de la empresa) 7.Documentos de los RRHH de la contrata (datos por empleado) 8.Documentos de Coordinación (Contratos) 9. Gestión de la aprobación de documentos y los registros del sistema, vinculados a la contrata (No Conformidades, Auditorías, Evaluaciones de Riesgo) Funciones avanzadas para gestores con responsabilidades 1.Roles disponibles 2.Plantillas para los grupos de documentos de las contratas 3.Cuadros de indicadores de las contratas 1

2 Gestión de la Coordinación de Actividades Empresariales en la plataforma digital QC 1. Introducción: La Norma OHSAS obliga a la comunicación y a la Coordinación de las Actividades Empresariales en varios de sus apartado c) Comunicación la organización debe establecer un sistemas para: c) recibir, documentar y responder a las comunicaciones pertinentes de las partes interesadas, b) Participación y consulta la organización debe establecer un sistemas para: b) la consulta con los contratistas cuando haya cambios que afecten a su SST, b) Control operacional la organización debe establecer un sistemas para identificar aquellas operaciones y actividades que están asociadas con los peligros identificados para los que sea necesaria la implementación de controles para gestionar el riesgo o riesgos para la SST: c) controles relacionados con los contratistas y otros visitantes al lugar de trabajo. La Norma OHSAS obliga al cumplimiento legal, por tanto integra la Ley 31/1995, de 8 de noviembre, Ley de Prevención de Riesgos Laborales. En su Artículo 24. Hace referencia a la Coordinación de Actividades empresariales; y de forma más específica el REAL DECRETO 171/2004, de 30 de enero, por el que se desarrolla el artículo 24 de la Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales, en materia de Coordinación de Actividades Empresariales., que obliga: Ley 31/1995 Artículo 24. Coordinación de actividades empresariales. 1. Cuando en un mismo centro de trabajo desarrollen actividades trabajadores de dos o más empresas, éstas deberán cooperar en la aplicación de la normativa sobre prevención de riesgos laborales. A tal fin, establecerán los medios de coordinación que sean necesarios en cuanto a la protección y prevención de riesgos laborales y la información sobre los mismos a sus respectivos trabajadores, en los términos previstos en el apartado 1 del artículo 18 de esta Ley. 2. El empresario titular del centro de trabajo adoptará las medidas necesarias para que aquellos otros empresarios que desarrollen actividades en su centro de trabajo reciban la información y las instrucciones adecuadas, en relación con los riesgos existentes en el centro de trabajo y con las medidas de protección y prevención correspondientes, así como sobre las medidas de emergencia a aplicar, para su traslado a sus respectivos trabajadores. 2

3 3. Las empresas que contraten o subcontraten con otras la realización de obras o servicios correspondientes a la propia actividad de aquéllas y que se desarrollen en sus propios centros de trabajo deberán vigilar el cumplimiento por dichos contratistas y subcontratistas de la normativa de prevención de riesgos laborales. 4. Las obligaciones consignadas en el último párrafo del apartado 1 del artículo 41 de esta Ley serán también de aplicación, respecto de las operaciones contratadas, en los supuestos en que los trabajadores de la empresa contratista o subcontratista no presten servicios en los centros de trabajo de la empresa principal, siempre que tales trabajadores deban operar con maquinaria, equipos, productos, materias primas o útiles proporcionados por la empresa principal. 5. Los deberes de cooperación y de información e instrucción recogidos en los apartados 1 y 2 serán de aplicación respecto de los trabajadores autónomos que desarrollen actividades en dichos centros de trabajo. REAL DECRETO 171/2004, de 30 de enero, por el que se desarrolla el artículo 24 de la Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales, en materia de Coordinación de Actividades Empresariales. Artículo 3. Objetivos de la coordinación. La coordinación de actividades empresariales para la prevención de los riesgos laborales deberá garantizar el cumplimiento de los siguientes objetivos: a) La aplicación coherente y responsable de los principios de la acción preventiva establecidos en el artículo 15 de la Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales, por las empresas concurrentes en el centro de trabajo. b) La aplicación correcta de los métodos de trabajo por las empresas concurrentes en el centro de trabajo. c) El control de las interacciones de las diferentes actividades desarrolladas en el centro de trabajo, en particular cuando puedan generar riesgos calificados como graves o muy graves o cuando se desarrollen en el centro de trabajo actividades incompatibles entre sí por su incidencia en la seguridad y la salud de los trabajadores. d) La adecuación entre los riesgos existentes en el centro de trabajo que puedan afectar a los trabajadores de las empresas concurrentes y las medidas aplicadas para su prevención. CAPÍTULO II Concurrencia de trabajadores de varias empresas en un mismo centro de trabajo Artículo 4. Deber de cooperación. 1. Cuando en un mismo centro de trabajo desarrollen actividades trabajadores de dos o más empresas, éstas deberán cooperar en la aplicación de la normativa de prevención de riesgos laborales en la forma que se establece en este capítulo. El deber de cooperación será de aplicación a todas las empresas y trabajadores autónomos concurrentes en el centro de trabajo, existan o no relaciones jurídicas entre ellos. 3

4 2. Las empresas a que se refiere el apartado 1 deberán informarse recíprocamente sobre los riesgos específicos de las actividades que desarrollen en el centro de trabajo que puedan afectar a los trabajadores de las otras empresas concurrentes en el centro, en particular sobre aquellos que puedan verse agravados o modificados por circunstancias derivadas de la concurrencia de actividades. La información deberá ser suficiente y habrá de proporcionarse antes del inicio de las actividades, cuando se produzca un cambio en las actividades concurrentes que sea relevante a efectos preventivos y cuando se haya producido una situación de emergencia. La información se facilitará por escrito cuando alguna de las empresas genere riesgos calificados como graves o muy graves. Cuando, como consecuencia de los riesgos de las actividades concurrentes, se produzca un accidente de trabajo, el empresario deberá informar de aquél a los demás empresarios presentes en el centro de trabajo. 3. Los empresarios a que se refiere el apartado 1 deberán comunicarse de inmediato toda situación de emergencia susceptible de afectar a la salud o la seguridad de los trabajadores de las empresas presentes en el centro de trabajo. 4. La información a que se refiere el apartado 2 deberá ser tenida en cuenta por los empresarios concurrentes en el centro de trabajo en la evaluación de los riesgos y en la planificación de su actividad preventiva a las que se refiere el artículo 16 de la Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales. Para ello, los empresarios habrán de considerar los riesgos que, siendo propios de cada empresa, surjan o se agraven precisamente por las circunstancias de concurrencia en que las actividades se desarrollan. 5. Cada empresario deberá informar a sus trabajadores respectivos de los riesgos derivados de la concurrencia de actividades empresariales en el mismo centro de trabajo en los términos previstos en el artículo 18.1 de la Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales. Artículo 5. Medios de coordinación de los empresarios concurrentes. 1. En cumplimiento del deber de cooperación, los empresarios concurrentes en el centro de trabajo establecerán los medios de coordinación para la prevención de riesgos laborales que consideren necesarios y pertinentes en los términos previstos en el capítulo V de este real decreto. 2. Al establecer los medios de coordinación se tendrán en cuenta el grado de peligrosidad de las actividades que se desarrollen en el centro de trabajo, el número de trabajadores de las empresas presentes en el centro de trabajo y la duración de la concurrencia de las actividades desarrolladas por tales empresas. Así como el resto del contenido íntegro de dicho Real Decreto. 4

5 Para ello QC dispone en el apartado Contratas, donde se gestiona de forma digital el proceso de Coordinación de Actividades Empresariales. Esta aplicación tiene dos accesos diferenciados: Usuarios de la empresa y organización certificada. Usuarios de las contratas. 2. Acceso y funciones básicas: La visualización como empresa o como contrata, son diferentes y el acceso de la contrata previamente debe pulsar en el botón que está debajo de aceptar y luego pondrá su usuario y clave. Las vistas y acceso son diferentes 5

6 Así como los contenidos a los que puede acceder la contrata Las contratas solo ven sus registros específicos e individuales. (se explica en el manual MANUAL PARA LAS CONTRATAS ). La empresa, visualiza a todas las contratas y sus registros. 6

7 El acceso tiene una pestaña específica denominada Contrata, en la lista se relacionan todas las contratas dadas de alta, así como un conjunto de iconos/botones para la gestión específica de los registros de CAE para cada una de las contratas. Cuando una contrata tiene registros pendientes de estar al día, dicha contrata se pone en rojo en la lista. Se dispone de un grupo de botones en operaciones globales y filtros para: Añadir contratas; acceder al apartado de Históricos (contratas dadas de baja); Ampliar Lista (ver 100 registros por página); Exportar a Excel los datos básicos de las contratas, así como sus no conformidades y auditorías asociadas. Listado de los RRHH exporta la lista de personal por contrata e identifica el estado de la documentación de cada trabajador (negro ok, rojo no ok) destinado a personal de seguridad en puerta que no esté informatizado. (existe un rol específico de seguridad que accede a la aplicación y ve el estado de adecuación del personal de cada contrata. 7

8 Descripción de los botones generales en el apartado de Acciones: En la lista y en cada una de las contratas aparece en el apartado de Acciones, un conjunto de iconos/botones que permiten: Editar: permite modificar los contenidos básicos de alta de la contrata. Esta acción es especialmente importante para la modificación del tiempo de relación contractual en función de éste, se fijan los periodos de solicitud de documentos y el C.I.F. preestablece el código de acceso como Usuario. Visualizar: permite ver el contenido de la ficha básica de la contrata. Instrucciones Técnicas de la Contrata: donde hospeda sus instrucciones técnicas específicas del sistema de SST de la contrata, que son necesarios para evidenciar los criterios de la contrata en la gestión de los riesgos sobre los puestos de trabajo que desempeña dentro del centro de trabajo del cliente. Documentación de la Contrata: en este bloque se gestionan los grupos de documentos y su reposición periódica de la empresa contratada, en función de los requisitos exigidos por la organización para el desarrollo del control y seguimiento de la CAE. Recursos Humanos de la Contrata: en este apartado se dan de alta a los diversos RRHH de la contrata que se autoriza a entrar en las instalaciones y cada uno de ellos lleva asociado los registros de formación y las medidas específicas para asegurar la SST en el desempeño de los trabajos en las instalaciones. Contratos: este apartado actúa como repositorio genérico tanto para: la gestión de los registros obligatorios de maquinaria; documentación de gestión de las actividades contratadas al margen de la CAE; o documentación de subcontratas que la contrata integre en los trabajos dentro de las instalaciones. 8

9 Traspasar a Histórico: pone de baja automáticamente a la contrata, impidiendo su acceso a la aplicación, y todos los registros de la misma se archivan en la lista de Históricos, pudiendo ser recuperados al volver a pulsar desde ese apartado el icono h. No Conformidades de la contrata: (se puede ver cuando la contrata tienen no conformidades) Desde este icono/botón, se accede a los registros de no conformidad abiertos a la contrata, en los cuales se ha visto implicadas y ha puesto en riesgo las actividades puntuales tanto de coordinación, como de calidad. Estas no conformidades se notifican de forma automática a la contrata mediante aviso y correo electrónico. Auditoría a la contrata: (se puede ver cuando la contrata tienen actas de auditoría) Permite acceder a las Auditorias específicas realizadas sobre las actividades de la contrata, así como las actas que evidencian los incumplimientos de sus actividades en función del tipo de auditoría realizada, pudiendo ser de gestión de las actividades contratadas, SST, CAE, o sus actividades en lo referente a Calidad y otras normas en las que se está certificado, poniendo en riesgo el sistema. En este caso, la contrata tiene capacidad de genera acciones, donde evidencie las medidas tomadas para actuar. Estas no conformidades se notifican de forma automática a la contrata mediante aviso y correo electrónico. Credenciales de Acceso: Permite modificar la clave de Password de la contrata, así como bloquear su acceso, sin pasar los registros a histórico, ni modificar claves. Desbloquear cuenta: La aplicación bloquea por seguridad el acceso, cuando un usuario introduce de forma errónea más de 3 veces su código de Usuario o Password. 9

10 3. Características de los registros y gestión de la documentación: Al objeto de automatizar y simplificar las actividades de CAE, se ha estructurado los apartados de: Documentación de la Contrata Recursos Humanos de la Contrata Contratos La documentación se agrupa en CAJAS RECEPTORAS DE DOCUMENTOS donde se establece la frecuencia de reposición de los documentos, que una vez aprobadas, comunica por medio de avisos y correo electrónico a la contrata el vencimiento de los mismos de forma automática. Al objeto de facilitar la carga de documentos y criterios por tipo de contrata, en el apartado Parametrización - Plantilla Grupo de Documentos Contrata, se puede preestablecer diversos grupos de cajas receptoras de documentos y simplificar el alta de las diversas contratas. Se crea un conjunto de cajas receptoras de documentos vinculado a la Contrata, los RRHH de la contrata, o documentos del contrato 10

11 Simplemente se denomina y se pone una frecuencia de solicitud de documento, cuando se cree una nueva contrata/rrhh/contrato, se podrá disponer de estos grupos para hacer la carga de cajas receptoras de documentos y sus repositorios de documentos de forma automática. También se pueden agregar cajas receptoras de documentos de forma individual. En cuyo caso simplemente con Añadir una nueva caja Se despliega un formulario en el que hay que definir: Nombre del documento a depositar. Fecha en el que se inicia la solicitud (debe coincidir con las fechas del contrato o su renovación o ser superior). Fecha final del periodo en el que solicita (debe coincidir con la fecha prevista de finalización de la relación contractual o ser inferior). Periodo: Este dato es crítico, ya que en función de la frecuencia o periodos la aplicación decide el número de repositorios de documentos a crear para que la contrata pueda subir dicha documentación. Al vencimiento de la fecha, la caja se ponen en rojo. Una vez aprobada la caja, la aplicación remite correo automáticamente de solicitud a la contrata. Traspasar a Histórico: Recomendamos pasar a históricos los registros cubiertos y que no afectan al sistema y especialmente cuando se amplia los peridoso de contratación. La contrata puede pasar a histórico: RRHH con toda su documentación (ella misma los desactiva para el acceso). 11

12 Tipo de avisos y correo electrónicos que se remiten automáticamente. Al objeto de facilitar la CAE se remiten avisos y correos electrónicos, tanto: A la contrata, para recordarle vencimientos, o necesidades de hospedar documentos. (lo envía a los 3 correos disponibles en la ficha de la contrata). Suelen tener una antelación de 5 días. Como a la organización para que apruebe los diversos documentos que la contrata suben a QC. (lo remite a las personas de la organización que constan en la ficha de la contrata como responsables de la coordinación). En la tabla de esta página indica los tipos de avisos, a quién los dirige y días para ponerse en rojo. 12

13 4. Alta de las contratas y gestión de las claves y accesos: Para dar de alta una contrata y pulsar el icono/botón Añadir se despliega el formulario de alta y se cumplimentan los registros, especialmente: Obligatorios Razón social: de la contrata. C.I.F. : Que además es el código de acceso para la contrata como Usuario. Fecha de alta: a la fecha de alta se vincula la carga automática de las plantillas de la contrata y con fecha inicial de solicitud. Fecha de baja: la fecha de baja define el límite de solicitud documental automática. Sedes: (para la plataforma multisede) para identificar a que sedes puede acceder la contrata. de la contrata, que puede poner hasta tres diferentes (uno por espacio) donde recibirá todas las comunicaciones. Es 13

14 importante asegurar que no se bloquean por los anti span. Tipo de plantilla: Este campo anexa de forma automática todas las cajas de documentos que requiere esa contrata. (definido en el apartado de funciones avanzadas) No es obligatorio pero si conveniente para simplificar trabajos posteriores. Responsables: de la Coordinación de las Actividades Empresariales con esa contrata (dentro de los usuarios dados de alta) los cuales recibirán los correos o comunicaciones de CAE. Opcional Datos de la contrata: dirección, teléfonos, etc. (estos datos pueden ser cumplimentados por la contrata) Toda la documentación del sistema de gestión de la SST y calidad, que se considere necesario acceda y conozca la contrata para la gestión de la CAE, como son: Manuales aprobados y en vigor, (que se considere deben conocer) Procedimientos aprobados y en vigor, (que se considere deben conocer) Instrucciones Técnicas aprobadas y en vigor, (que se considere deben conocer) Modelos de documentos aprobados y en vigor (que se considere deben utilizar la contrata) Legislación y normativa aprobada y en vigor, (que se considere deben conocer) La aplicación asignará a cada contrata Usuario (CIF de la empresa) y Password (numero aleatorio) que la contrata puede cambiar. Y se lo comunica por correo electrónico al darle de alta. 14

15 5. Instrucciones técnicas de la contrata: Al objeto de facilitar la CAE la contrata deberá proporcionar (y por tanto hospedar en QC) las Instrucciones Técnicas que afectan a la evaluación de riesgos de los puestos de trabajo que desempeña en la organización. Para ello dispone de este campo en el que puede hospedar sus criterios de seguridad y Salud en el Trabajo. Funciones - iconos/botones de la contrata: Añadir: Una Nueva Instrucción técnica Editar: permite modificar el texto del formulario y vincular un nuevo fichero (siempre que no esté aprobado. Capacidad de Crear Capacidades de acción Capacidad de subir documentos Capacidad de aprobar o rechazar Exportar a Excel: la lista de Instrucciones técnicas, indicando el nombre, fecha de creación y quién la ha creado, estado y fecha de aprobación, así como la persona que aprobó dicha instrucción técnica en QC. La organización La contrata La organización La contrata La organización Vista de la Empresa Vista de la Contrata 15

16 Visualizar: permite ver el contenidos descrito en el formulario. Descargar el documento: Se puede hospedar y por tanto descargar documentos en formato Word, Excel, PDF, JPG o Zip y con peso inferior a 3 megas (La organización puede solicitar ampliación hasta 10) Funciones - iconos/botones que además puede hacer la organización: Aprobar la Instrucción Técnica: su aprobación deja registros de la persona que realiza la función y fecha. Envía aviso y correo electrónico a la contrata. (Esta actividad solo lo puede hacer la organización). Cancela y rechaza la Instrucción Técnica: Envía aviso y correo electrónico a la contrata. (Esta actividad solo lo puede hacer la organización). También es posible a posteriori: Cancela la confirmación de la Instrucción Técnica: una vez ha sido aprobada pero no envía aviso. (Esta actividad solo lo puede hacer la organización). 16

17 6. Documentos de la contrata (datos de la empresa): Dentro de los registros de CAE la contrata debe facilitar al objeto de colaborar con la Coordinación (y por tanto hospedar en QC), un conjunto de documentos sobre el cumplimiento de los requisitos legales en los temas generales de la empresa referente a SST. (los RRHH se gestionan en el siguiente apartado). Al dar de alta a la Contrata, y si se usa las tipologías de plantillas parametrizadas previamente, solamente habrá que revisar y aprobar la lista de cajas receptoras de documentos, lo cual creará de forma automática los diverso repositorios de documentos. Los colores en las cajas indican: Negro: ok documentación y al día Verde: documento subido pendiente de aprobar Rojo: Pendiente de subir documento Vista de la Empresa Capacidades de acción Capacidad de Crear tipos de documentos Capacidad de subir documentos Capacidad de aprobar o rechazar Vista de la Contrata La organización La contrata La organización La contrata La organización 17

18 1º Crear una caja de documentos. Al Añadir se despliega un formulario que nos permite definir: Concepto: nombre del documento que sirva de identificación clara. Fecha de Inicio: dato desde el cual inicia la solicitud periódica de documentos. Fecha de Fin: Fecha límite en la solicitud de documentos. Ambas fechas tienen que estar dentro del periodo del contrato y que la contrata está activa. Periodo: Dato crítico, ya que en función de la frecuencia o periodos la aplicación decide el número de repositorios de documentos a crear para que la contrata pueda subir dicha documentación. Al vencimiento de las fechas, la caja se ponen en rojo. Guardar: para que se active y genere aviso a la empresa para su aprobación. En el caso de querer abrir un conjunto de documentos consecutivos, se pulsa en Guardar y añadir. Si es la contrata la que crea la caja de documentos, envía un aviso - correo a la organización. 2º Aprobar una caja de documentos. La organización es la única que tiene capacidad para Aprobar cajas de documentos tras su revisión (periodo y frecuencia) Disponiendo del botón de la persona que realiza la función y fecha. Aprobar Y deja registros 18

19 3º Subir documentos la contrata. Una vez aprobada la caja de documentos, aparecerá la relación de documentos a subir. Se localiza la fecha que corresponde, se edita ese documento y se despliega el repositorio para subirlo y se guarda. En el repositorio de documentos aparecerá el icono de Fichero anexo y remite correo automáticamente a la organización. La cual visualiza la caja de documentos en verde. 4º Revisar y aprobar el documento. Al acceder como empresa para aprobar, se visualiza en uno o varios de los repositorios de los ficheros el icono de descarga de documentos. Al margen de indicar en el estado si está: Confirmado, pendiente de confirmar o pendiente de fichero. 19

20 Tras revisar la idoneidad del documento se puede proceder a: Aprobar: el documento y se notifica automáticamente Cancelar y rechaza el documento: enviando aviso y correo electrónico a la contrata. Al rechazar el documento, se despliega una ventana para explicar en el correo a la contrata, el motivo del rechazo (que es opcional). Al pulsar enviar se rechaza dicho documento y se visualiza en rojo. Ante cada vencimiento de los repositorios de los documentos preestablecidos, la aplicación manda correo de aviso a la contrata con 5 días de antelación. El icono realizado. Cancela la confirmación de la caja de documentos: permite invertir el proceso de aprobación Se puede Exportar a Excel la lista documentos de la contrata, donde ser reflejan todos y su estado. 20

21 7. Documentos de los RRHH de la contrata (datos de por empleado): Dentro de los registros de CAE y al objeto de facilitar la Coordinación, la contrata deberá proporcionar (y por tanto hospedar en QC), un conjunto de documentos sobre el cumplimiento de los requisitos legales que afectan a los trabajadores de su empresa en lo referente a SST. Para ello dispone de una base de datos específico donde se dan de alta los diversos trabajadores de la contrata así como los documentos que acrediten su aptitud y cumplimiento de la legislación. Capacidad de aprobar o rechazar Al dar de alta a cada persona se puede usar las diversas tipologías de plantillas parametrizadas previamente, para los diversos tipos o funciones de RRHH, posteriormente solo habrá que revisar y aprobar la lista de documentos. La operativa de las cajas receptoras de documentos, y los diverso repositorios de documentos, iconos de aprobación, así como los colores en las cajas tiene un funcionamiento similar a lo indicado en el apartado anterior. Capacidades de acción Capacidad para dar de alta RRHH y crear tipos de documentos Capacidad de subir documentos La organización La contrata La organización La contrata La organización 21

22 1º Dar de alta al trabajador Al Añadir se despliega un formulario para dar el alta al trabajador que nos solicita: Obligatorios Nombre: Apellidos: D.N.I: Fecha de alta: a la fecha de alta se vincula la carga automática de las plantillas de documentos de ese RRHH y con fecha inicial de solicitud. Fecha de baja: la fecha de baja define el límite de solicitud documental automática para ese trabajador. Tipo de plantilla: Este campo anexa de forma automática todas las cajas de documentos que requiere esa contrata. (definido en el apartado de funciones avanzadas) No es obligatorio pero si conveniente para simplificar trabajos posteriores de carga de datos. Apto o no apto: se le puede dar de alta, pero se deberá hospedar en los documentos para que trabajo está o no está apto el trabajador. Opcional Recurso preventivo: Teléfono: para algunas organizaciones en el caso de los Recursos preventivos es obligatorio. Fichero anexo: donde se puede anexar la foto del trabajador para facilitar su identificación. Guardar: para que se active y genere aviso a la empresa para su aprobación. En el caso de querer dar de alta más trabajadores de forma consecutiva, se pulsa en Guardar y añadir. 22

23 2º Crear una caja de documentos. Proceso similar al de documentación de la contrata Al Añadir se despliega un formulario que nos permite definir: Concepto: nombre del documento que sirva de identificación clara. Fecha de Inicio: dato desde el cual inicia la solicitud periódica de documentos. Fecha de Fin: Fecha límite en la solicitud de documentos. Ambas fechas tienen que estar dentro del periodo en el que se prevé estará de alta el trabajador de la contrata, y dentro del tiempo del contrato establecido en la plataforma para la contrata. Caso contrario no se podrá generar el registro. Periodo: para que calcule la aplicación con que frecuencia solicitará un documento. Guardar: para que se active y genere aviso a la empresa para su aprobación. En el caso de querer abrir más documentos consecutivos, se pulsa en Guardar y añadir. Si es la contrata la que da de alta al trabajador y crea las caja de documentos, envía aviso - correo a la organización. 3º Aprobar una caja de documentos. La organización es la única que tiene capacidad para Aprobar cajas de documentos tras su revisión (periodo y frecuencia) Disponiendo del botón Aprobar Y deja registros de la persona que realiza la función y fecha. Tras la aprobación Envía aviso y correo electrónico a la contrata. (Esta actividad solo lo puede hacer la organización). 4º Subir documentos la contrata. Una vez aprobada la caja de documentos, aparecerá la relación de documentos a subir. Se localiza la fecha que corresponde, se edita ese documento y se despliega el repositorio para subirlo y se guarda. En el repositorio de documentos aparecerá el icono de Fichero anexo y remite correo automáticamente a la organización. La cual visualiza la caja de documentos en verde. 23

24 5º Revisar y aprobar el documento. Al acceder como empresa para aprobar, se visualiza en uno o varios de los repositorios de los ficheros el icono de descarga de documentos. Al margen de indicar en el estado si está: Confirmado, pendiente de confirmar o pendiente de fichero. Tras revisar la idoneidad del documento se puede proceder a: Aprobar: el documento y se notifica automáticamente Cancelar y rechaza el documento: enviando aviso y correo electrónico a la contrata. Al rechazar el documento, se despliega una ventana para explicar en el correo a la contrata, el motivo del rechazo (que es opcional). Al pulsar enviar se rechaza dicho documento y se visualiza en rojo. Ante cada vencimiento de los repositorios de los documentos preestablecidos, la aplicación manda correo de aviso a la contrata con 5 días de antelación. El icono Cancela la confirmación de la caja de documentos: ello permite anular documentos aprobados anteriormente. Esa dinámica debe hacerse con todos los documentos hasta que el trabajador figura en blanco con todos los documentos aprobados y al día, al objeto que en los puestos de seguridad facilite el acceso al trabajador. El icono/botón Incidencias, permite generar incidencias en cada trabajador, así como las muestra agrupadas cuando se pulsa en operaciones globales. Se puede Exportar a Excel la lista documentos de los RRHH. Se puede desplazar a histórico Personas o cajas de documentos, especialmente cuando se han completado y se requiere actualizar la documentación de los diversos RRHH. 24

25 8. Documentos de Coordinación (contratos): Dentro de los registros de CAE y al objeto de facilitar la coordinación de otros elementos afectados por la legislación de SST, se dispone del apartado de Contratos, donde se integran otros registros como pueden ser: Maquinara: destinado a la documentación de la maquinaria que la contrata usa en la instalación del cliente. Subcontratas de la contrata: donde hospedar la documentación de las diversas subcontratas a las que la contrata encargue trabajos para desempeñar en las instalaciones del cliente. El personal de la Subcontrata, deberá estar dado de alta en el apartado de RRHH de la contrata. Documentación de operaciones o gestión del servicio contratado: con el objeto de facilitar la CAE incluyendo actividades que deben comunicarse documentalmente, como: presupuestos, informes periódicos, etc. La operativa de las cajas receptoras de documentos, y los diverso repositorios de documentos, iconos de aprobación, así como los colores en las cajas tiene un funcionamiento similar a lo indicado en apartados anteriores. Capacidades de acción Capacidad para crear tipos de contratos y documentos Capacidad de subir documentos Capacidad de aprobar o rechazar La organización La organización La contrata La organización 25

26 1º Dar de alta un contrato (máquina, subcontrata, etc) Al Añadir se despliega un formulario para dar el alta el contrato que nos solicita: Obligatorios Nombre: Responsable: D.N.I: Fecha de alta: a la fecha de alta se vincula la carga automática de las plantillas de documentos de ese contrato y con fecha inicial de solicitud. Fecha de baja: la fecha de baja define el límite de solicitud documental automática para ese contrato. Tipo de plantilla: Este campo anexa de forma automática todas las cajas de documentos que requiere esa tipología de contrato. (definido en el apartado de funciones avanzadas) No es obligatorio pero conveniente para simplificar la carga de datos. Opcional RRHH/s: de la contrata que está vinculado a esa máquina, subcontrata o actividad. Sede: en la versión multisede. Guardar: para que se active y genere aviso a la empresa para su aprobación. En el caso de querer dar de alta más trabajadores de forma consecutiva, se pulsa en Guardar y añadir. 26

27 2º Crear una caja de documentos. Proceso similar al de documentación de la contrata o de los RRHH Al Añadir se despliega un formulario que nos permite definir: Concepto: nombre del documento que sirva de identificación clara. Fecha de Inicio: dato desde el cual inicia la solicitud periódica de documentos. Fecha de Fin: Fecha límite en la solicitud de documentos. Ambas fechas tienen que estar dentro del periodo en el que se prevé estará de alta el contrato de la contrata, y dentro del tiempo del contrato establecido en la plataforma para la contrata. Caso contrario no se podrá generar el registro. Periodo: para que calcule la aplicación con que frecuencia solicitará un documento. Guardar: para que se active y genere aviso a la empresa para su aprobación. En el caso de querer abrir más documentos consecutivos, se pulsa en Guardar y añadir. La contrata no tiene capacidad para crear contratos, ya que requiere autorización previa de la organización, tanto para incorporar: maquinaria, documentación de gestión específica o especialmente subcontratar actividades sin previa autorización y aceptación. 3º Aprobar una caja de documentos. La organización es la única que tiene capacidad para Aprobar cajas de documentos tras su revisión (periodo y frecuencia) Disponiendo del botón Aprobar Y deja registros de la persona que realiza la función y fecha. Tras la aprobación Envía aviso y correo electrónico a la contrata. (Esta actividad solo lo puede hacer la organización). 4º Subir documentos la contrata. Una vez aprobada la caja de documentos, aparecerá la relación de documentos a subir. Se localiza la fecha que corresponde, se edita se guarda. ese documento y se despliega el repositorio para subirlo y 27

28 En el repositorio de documentos aparecerá el icono de Fichero anexo y remite correo automáticamente a la organización. La cual visualiza la caja de documentos en verde 5º Revisar y aprobar el documento. Al acceder como empresa para aprobar, se visualiza en uno o varios de los repositorios de los ficheros el icono de descarga de documentos. Al margen de indicar en el estado si está: Confirmado, pendiente de confirmar o pendiente de fichero. Tras revisar la idoneidad del documento se puede proceder a: Aprobar: el documento y se notifica automáticamente. Cancelar y rechaza el documento: enviando aviso y correo electrónico a la contrata. Al rechazar el documento, se despliega una ventana para explicar en el correo a la contrata, el motivo del rechazo (que es opcional). Al pulsar enviar se rechaza dicho documento y se visualiza en rojo. Ante cada vencimiento de los repositorios de los documentos preestablecidos, la aplicación manda correo de aviso a la contrata con 5 días de antelación. El icono Cancela la confirmación de la caja de documentos: ello permite cancelar documentos aprobados con anterioridad. Esa dinámica con todos los documentos hasta que el contrato figura en blanco con todos los documentos aprobados y al día. Se puede Exportar a Excel la lista documentos de los contratos de la contrata, donde se reflejan todas las personas, y su estado en lo referente a la documentación actualizada. Se puede desplazar a histórico Contratos o cajas de documentos, especialmente cuando se han completado y se requiere actualizar la documentación de los diversos contratos. 28

29 9. Gestión de la aprobación de documentos y los registros del sistema, vinculados a la contrata (No Conformidades, Auditorías, Evaluaciones de Riesgos): 7.- Visor de los documentos pendientes de aprobar de contratas Al objeto de facilita acceso más rápido y control de los documentos pendientes de aprobar que han sido subidos por las contratas, hemos incorporado un nuevo módulo dentro de la pestaña de contratas, denominado Documentos Pendientes. Solo muestra las contratas e iconos que tienen documentos pendientes de revisar y aprobar. Cuando se accede muestra en verde las cajas de documentos que tienen contenidos pendientes de revisar y aprobar. Y desde esta función se puede gestionar las revisiones y aprobaciones. Al volver regresa al apartado de documentos pendientes. 29

30 Qualitas CLOUD en su aplicación de SST permite implicar a las contratas en tres de las aplicaciones de gestión de normas certificables como son: No Conformidades: que afectan a la contrata o abiertas por la contrata (su funcionamiento específico para la organización dispone de manuales) Auditorias: registros de auditorias a la contrata (su funcionamiento específico para la organización dispone de manuales) Evaluación de Riesgos: al objeto que la contrata sea conocedora de los riesgos detectados en la instalación (su funcionamiento específico para la organización dispone de manuales) No Conformidades La organización puede abrir No Conformidades vinculadas a la Contrata cuando detecta que incumple los requisitos del sistema, criterios de SST o de la CAE. 30

31 Las No conformidades quedan vinculadas a la ficha de la contrata, les permiten generar acciones. La contrata puede abrir no conformidades, y acciones de 2 tipos: Acciones y Análisis de las causas / reincidencia, y dicha apertura es comunicada a los responsables de la gestión de la contrata, y de la tipología de no conformidades objeto de supervisar su control y cierre. Auditorías La organización puede realizar auditorías del sistema vinculadas a la Contrata cuando detecta que incumple los requisitos del sistema, criterios de SST o de la CAE. Las Auditorias quedan vinculadas a la ficha de la contrata, la cual puede generar acciones para su subsanación. 31

32 Evaluación de Riesgos La organización puede poner a disposición de la contrata, las evaluaciones de riesgos que se derivan de la Planificación Preventiva, así como los riesgos en las instalaciones, al objeto de facilitar el conocimiento de los mismos para la gestión de la CAE. Una vez subsanados, dichos riesgos pasan al apartado de históricos. 32

33 Funciones avanzadas para gestores con responsabilidad 1. Roles disponibles Existe un conjunto de permisos o Roles, que limitan el acceso en las funciones de gestión de contrata, los cuales se pueden adaptar a requerimientos del cliente, estando preestablecidos: Gestión de contratas - Dirección y Calidad Alta de contratas: pueden crear contras. Listar: pueden acceder a la lista de contratas. Crear y modificar: los criterios del formulario. IT de las contratas Listar: pueden acceder a la lista de IT de las contratas. Crear y modificar: IT. Descargar: los documentos y visualizarlos. Aprobar/rechazar: documentos y cajas de documentos. Documentos de las contratas Listar: pueden acceder a la lista de documentos de las contratas. Crear y modificar: Cajas. Descargar: los documentos y visualizarlos. Aprobar/rechazar: documentos y cajas de documentos. RRHH de las contratas Listar: pueden acceder a la lista de RRHH de las contratas. Crear y modificar: RRHH. Descargar: los documentos y visualizarlos. Incidencias: Crear y ver las incidencias de los RRHH. Aprobar/rechazar: documentos y cajas de documentos. 33

34 Contratos de las contratas Listar: pueden acceder a la lista de contratos de las contratas. Crear y modificar: Contratos. Descargar: los documentos y visualizarlos. Aprobar/rechazar: documentos y cajas de documentos. Seguridad RRHH de las contratas Listar: pueden acceder a la lista de RRHH de las contratas y comprobar si están en rojo o blanco, para facilitar o impedir el acceso a las instalaciones. Incidencias: ver las incidencias de los RRHH. Exportar lista de aprobados: exporta a excel los contenidos de listar La contrata Notas de aviso: ver su bandeja de entrada, y mandar avisos a los responsables de su CAE. Manuales: los que la organización ha decidido que conozca. Procedimientos: los que la organización ha decidido que conozca. Documentos: los que la organización ha decidido que conozca. Legislación: las que la organización ha decidido que conozca. IT de la contrata: Cargarlas y subirlas, no aprobarlas. No conformidades: crearlas y ver las que le afectan. No puede generar aciones. Auditorías: ver las que le afectan. Puede generar acciones. Planificación preventiva : y ver los riesgos si la organización lo decide. Editar parte de sus datos y cambiar el Password. IT de las contratas Listar: pueden acceder a la lista de IT de las contratas. Crear y subir: IT. Documentos de las contratas 34

35 Listar: pueden acceder a la lista de documentos de las contratas. Crear y modificar: Cajas. Subir documentos: una vez aprobados. RRHH de las contratas Listar: pueden acceder a la lista de RRHH de las contratas. Crear y modificar: RRHH. Subir documentos: una vez aprobados. Contratos de las contratas Listar: pueden acceder a la lista de contratos de las contratas. Modificar: Contratos. Subir documentos: una vez aprobados. QC servicios Eliminar. Esta opción no se deja disponible, al objeto de evitar la eliminación por error de los usuarios dado que no se puede reconstruir en fechas, y por tanto solo se eliminan a solicitud de la Dirección. 35

36 2. Plantillas para los grupos de documentos de las contratas Al objeto de automatizar y simplificar las actividades de CAE, se ha dispone de un espacio que facilite estandarizar listas de cajas receptoras de documentos en: Parametrización, se dispone de un bloque Plantillas Grupo Documentos Contrata que permite: Documentación de la Contrata Recursos Humanos de la Contrata Contratos La documentación se agrupa en CAJAS RECEPTORAS DE DOCUMENTOS donde se establece la frecuencia de reposición de los documentos, que una vez aprobadas, comunica por medio de avisos y correo electrónico a la contrata el vencimiento de los mismos de forma automática. Simplemente se denomina y se pone una frecuencia de solicitud de documento, cuando se cree una nueva contrata/rrhh/contrato, se podrá disponer de estos grupos para hacer la carga de cajas receptoras de documentos y sus repositorios de documentos de forma automática. Crear al Añadir vinculables a:, así como modificar grupos de documentos 36

37 Dentro de la caja se establece el tipo de documentos pulsando Añadir Se despliega un formulario en el que hay que definir: Nombre del documento a depositar. Fecha en el que se inicia la solicitud (debe coincidir con las fechas del contrato o su renovación o ser superior). Fecha final del periodo en el que solicita (debe coincidir con la fecha prevista de finalización de la relación contractual o ser inferior). Periodo: Este dato es crítico, ya que en función de la frecuencia o periodos la aplicación decide el número de repositorios de documentos a crear para que la contrata pueda subir dicha documentación. Al vencimiento de la fecha, la caja se ponen en rojo. Una vez aprobada la caja, la aplicación remite correo automáticamente de solicitud a la contrata. 37

38 3. Cuadro de indicadores de las contratas QC dispone de un cuadro de indicadores automático en: Objetivos - Contrata - Indicadores Q, que refleja los indicadores globales básicos sobre los registros hospedados en la plataforma digital, reflejando: Contratas Activas. Contratas cuyo periodo contractual ha vencido. RRHH Activos. Documentos vencidos. Documentos aceptados. No conformidades vinculadas a contratas. Actas de auditoría vinculadas a contratas. Este conjunto de indicadores se computan en tiempo real y de forma global, al objeto de poder verifica el estado de la CAR. En el apartado: Objetivos - Contrata - Cargador de Indicadores Q, se pueden fijar objetivos anuales sobre algunos parámetros. 38