Por todo lo anterior, esta Secretaría General resuelve dictar la siguiente Instrucción:

Transcripción

1 Requisitos que debe reunir la documentación que se presenta en procedimientos de la Universidad de Santiago de Compostela y los registros donde se puede presentar (Instrucción de la Secretaría General nº 2/2008) La integración en el Espacio Europeo de Educación Superior está determinando que cada día sea mayor el número de procedimientos en los que personas de fuera del territorio español presenten documentos en procedimientos de la Universidad de Santiago de Compostela. Por otra lado, existe una normativa general sobre la validez y forma de presentación de este tipo de documentos que no siempre es bien conocida por los gestores y autoridades académicas, por lo que se hace aconsejable reunir en una Instrucción los requisitos de presentación de documentos y el sistema para que los documentos de la USC tengan validez más allá de las fronteras del Estado español. También interesa clarificar el procedimiento para la legitimación de los documentos de la USC que tengan que surtir efectos en el extranjero y los documentos y copias válidas para los procedimientos que se gestionan en esta Universidad. Por todo lo anterior, esta Secretaría General resuelve dictar la siguiente Instrucción: ARTÍCULO 1. - PRESENTACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN EN LA USC De acuerdo con lo dispuesto en el artículo 38.4 de la Ley 30/1992, del Régimen Jurídico de las Administración Públicos y del Procedimiento Administrativo Común, los documentos que se dirijan a esta universidad podrán presentarse en alguno de los siguientes registros: a) En el Registro General de la USC o en los registros auxiliares b) En los registros oficiales de la Administración General del Estado (Real Decreto 772/1999, del 7 de mayo, modificado por RD 209/2003, del 21 de febrero) o de las Comunidades Autónomas (en la Comunidad Autónoma de Galicia el Decreto 164/2005, del 16 de junio) c) En los registros de entidades que integran la Administración Local, siempre que se firmara el oportuno convenio. d) En las oficinas de Correos de España, en la forma que reglamentariamente está establecido. e) En las representaciones diplomáticas u oficinas consulares de España en el extranjero. En el caso de presentación o remisión de documentos por otros medios distintos a los regulados en este artículo o sin que reúnan las formalidades requeridas, la fecha de entrada, para los efectos legales que procedan, será la del día y hora en la que se tenga constancia de su recepción en el registro de la USC o en la unidad administrativa que tenga encomendada su tramitación. Se regularán por norma específica o por la convocatoria respectiva a efectos de la presentación de documentación por medios electrónicos o telemáticos.

2 ARTÍCULO 2. - COMPULSA O COTEJO DE DOCUMENTOS EXPEDIDOS EN ESPAÑA Solo serán válidas las compulsas que realicen los siguientes órganos o unidades administrativas: 1) Registros relacionados en el artículo 1 2) Unidad administrativa donde se tramita el expediente 3) Organismo español que expidió el documento 4) Notarios españoles 5) Representación diplomática española, en el caso de que se presente en el extranjero. No se admitirá ningún documento compulsado o cotejado por órganos o unidades administrativas distintas a las citadas en este artículo. En este caso, se requerirá la presentación del original para su comprobación por la unidad administrativa que tiene encomendada su tramitación. También se requerirá la presentación del original, cuando en las copias compulsadas no se identifique claramente el organismo que expide la compulsa o el cargo, nombre y apellidos de quien las firma. ART REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIÓN EXPEDIDA EN EL EXTRANJERO La documentación extranjera que deba presentarse y surtir efectos en procedimientos de la USC deberá cumplir los requisitos de estar traducida y legalizada o con la apostilla de la Haya, conforme a lo establecido en la presente Instrucción, excepto que una norma o convocatoria particular establezca otros requisitos distintos o la exoneración de algunos de ellos. ARTÍCULO 4. - LEGALIZACIÓN DE DOCUMENTOS 1.- Todos los documentos que se presenten deberán ser oficiales y expedidos por las autoridades competentes, y legalizados por vía diplomática o, en su caso, mediante la apostilla del Convenio de la Haya. 2.- La legalización o apostilla deberán figurar sobre el documento original, antes de la realización de la copia que se vaya a compulsar. Este requisito no se exigirá para los documentos expedidos por las autoridades de los Estados miembros de la Unión Europea o firmantes del Acuerdo sobre el Espacio Económico Europeo, ni para los programas de las materias y planos de estudio. 3.- La información correspondiente a esta legalización deberá ser facilitada por la Autoridad o Servicios Consulares del país de origen. 4.- No se exigirá ningún tipo de legalización para los documentos expedidos en los Estados miembros de la Unión Europea o signatarios del Acuerdo sobre el Espacio Económico Europeo. Estos son: Alemania, Austria, Bélgica, Bulgaria, Chipre, Dinamarca, Eslovaquia, Eslovenia, España, Estonia, Finlandia, Francia, Grecia, Holanda, Hungría, Irlanda, Islandia, Italia, Letonia, Lituania, Liechtenstein, Luxemburgo, Malta, Noruega, Países Bajos, Polonia, Portugal, Reino Unido, República Checa, Rumania, Suecia y Suiza.

3 ARTÍCULO 5. - LEGALIZACIÓN POR VÍA DIPLOMÁTICA. Todos los documentos extranjeros deberán ser oficiales y presentarse debidamente legalizados por vía diplomática, sin perjuicio de lo establecido en el artículo siguiente. Esta legalización requiere el reconocimiento de las firmas que figuren en el documento original. Para estos efectos hace falta: 1.- El reconocimiento por las autoridades del Ministerio de Educación del país de origen, de las firmas que figuren en el documento original, cuando se trate de documentos acreditativos de estudios. 2.- El reconocimiento por las autoridades del Departamento correspondiente del país de origen, de las firmas que figuren en el documento original, cuando se trate de documentos acreditativos de cualquier otra circunstancia. 3.- Legalización por el Ministerio de Asuntos Exteriores del país de origen, del reconocimiento efectuado en el supuesto anterior. 4.- Reconocimiento de la firma de la anterior legalización por el Agente Diplomático español en el país de origen. Todos los documentos que expidan los servicios consulares del país extranjero en España deberán ser legalizados por el Ministerio de Asuntos Exteriores español. ARTÍCULO 6. - APOSTILLA DE LA HAYA Y CONVENIO ANDRÉS BELLO 1.- APOSTILLA DE LA HAYA La legalización de documentos de países firmantes de este Convenio se ajustará a lo previsto en el mismo (Boletín Oficial del Estado de 25/9/1978 y 17/10/1978). En este caso, se certificará la autenticidad de la firma mediante una "apostilla" que coloca la autoridad competente del Estado que expide el documento. La "apostilla" se coloca sobre el propio documento o prolongación de lo mismo. La información correspondiente a esta legalización deberá ser facilitada por la Autoridad o Servicios Consulares del país de origen. Países que ratificaron el Convenio de la Haya 2.- CONVENIO ANDRÉS BELLO Los documentos expedidos en países que suscribieron el Convenio Andrés Bello: (Art. 2º, Apartado 6, Resolución 006/98, aprobada por la XIX Reunión de Ministros de Educación del Convenio Andrés Bello), serán legalizados por vía diplomática y se presentarán: En el Ministerio de Educación del país de origen para títulos y certificados de estudios y en el Ministerio correspondiente para certificados de nacimiento y nacionalidad. En el Ministerio de Asuntos Exteriores del país donde se expidieron los documentos. En la representación diplomática o consular de España de ese país. Son abonados de este convenio: Bolivia, Colombia, Cuba, Chile, Ecuador, España, Panamá, Paraguay, Perú y Venezuela. Cuando el país sea también firmante del Convenio de la Haya, podrá emplearse el procedimiento establecido en el apartado anterior.

4 ARTÍCULO 7. - TRADUCCIÓN DE DOCUMENTOS Una vez legalizados, los documentos se acompañarán, de ser necesario, de la correspondiente traducción, que podrá hacerse: a) Por la Oficina correspondiente del Ministerio español de Asuntos Exteriores. b) Por la UNESCO. c) Por cualquier representación diplomática o consular del Estado español en el extranjero. d) Por la representación diplomática o consular en España del país del que es súbdito el solicitante. e) Por traductor jurado, debidamente autorizado o inscrito en España. ARTÍCULO 8. - COMPULSA DE DOCUMENTOS EXTRANJEROS Con carácter general no se entregarán documentos originales en los procedimientos. Cuando en un procedimiento se exija una copia compulsada y esta se refiera a un documento realizado en el extranjero pero del que no se exija la apostilla de la Haya o la legalización, los documentos originales deberán presentarse junto con fotocopia y serán devueltos a los interesados una vez extendida la diligencia de compulsa. Si las fotocopias habían estado ya compulsadas y legalizadas ante Notario español o por las representaciones diplomáticas o consulares de España en el país de donde proceda el documento, no será necesaria la presentación simultánea del original. No será necesaria la compulsa para los documentos legalizados por vía diplomática o con la apostilla de la Haya. ART LEGALIZACIÓN DE TÍTULOS Y DOCUMENTOS OFICIALES DE LA USC La documentación oficial de la USC para surtir efectos en otro país también deberá cumplir las normas de las convocatorias respectivas. En el caso de requerir la "apostilla de la Haya" o la legalización deberán completarse los siguientes trámites: 1.- Las autoridades u órganos competentes para colocar la "apostilla" en los documentos españoles son: a) Documentos judiciales: Los documentos autorizados por las autoridades o funcionarios judiciales competentes, corresponde al Secretario de Gobierno del Tribunal Superior de Justicia de la Comunidad Autónoma correspondiente. En Galicia se encuentra en: b) Documentos notariales: Palacio de Justicia Plaza de Galicia, s/n A Coruña Tfno.: / 057 Los documentos autorizados notarialmente y documentos privados cuyas firmas sean legitimadas por notario, le corresponde a los Decanos de los Colegios Notariales respectivos. En Galicia se encuentra en: Calle Arcebispo Lago, A Coruña Tfno.: e

5 c) Resto de documentos: Los documentos de la Administración Central del Estado le corresponden al Ministerio de Justicia: C/ San Bernardo, nº Madrid Tfno.: e Según la Orden del 16 de abril de 1990 (BOE núm. 94), los documentos académicos que tienen carácter oficial y validez en todo el territorio nacional, previamente a la apostilla, deberán ser objeto del reconocimiento de firmas bien por el Ministerio de Educación y Ciencia o bien por los servicios que para ese efecto determinen las respectivas administraciones autonómicas con plenas competencias en materia de educación, según el documento de que se trate. En cualquier caso, tras el reconocimiento de la firma por el Ministerio de Educación y Ciencia en Madrid o por la Consejería de Educación y Ordenación Universitaria, corresponde apostillar el documento al Ministerio de Justicia (C/ Sano Bernardo en º Madrid, Tfno.: e ) 3.- La Orden del 16 de abril de 1990 (BOE del 19 de abril de 1990) establece que los documentos académicos que no tienen el carácter de oficiales y con validez en todo el territorio nacional (cursos de posgrado y especialización: Máster, Especialista y Experto, etc.), pueden ser legitimados por la vía notarial. Para la legitimación de estos documentos académicos, tanto los firmados por el Rector como los firmados por los directores u otros responsables, los/las interesados/las deberán seguir los siguientes pasos: a) Reconocimiento de la firma: Podrá realizarse el reconocimiento de la firma en los siguientes notarios de Santiago y Lugo: Notaría de D. Marcelino Estevez Fernández. Calle de la Agro, 7-1º Santiago de Compostela Notaría de D. Manuel Remuiñán López. Calle Montero Ríos, 17, Baixo Santiago de Compostela. Notaría de Héctor R. Pardo García. Calle General Pardiñas, Entreplanta C Santiago de Compostela Notaría de Manuel Ignacio Castro-Gil Iglesias, Calle Reina, 1, 4ª, CP Lugo. b) Legalización del documento mediante la inserción de la apostilla del Convenio de la Haya: Delegación del Colegio Notarial de Galicia Calle Arzobispo Lago, A CORUÑA Tfno y Fax El resto de los documentos no académicos podrá realizarse la legitimación de firma en los notarios de antiago y Lugo señalados anteriormente. DISPOSICIÓN FINAL. La presente instrucción se aplicará el día siguiente al de su salida en el Registro General de la USC y deberá tenerse en cuenta para las convocatorias realizadas con posterioridad. Los procedimientos iniciados con anterioridad se regularán por sus normas propias sin perjuicio de la aplicación subsidiaria de esta Instrucción en el no regulado. Santiago de Compostela, 19 de febrero de 2008