EMC Documentum Archive Services for SharePoint

Transcripción

1 EMC Documentum Archive Services for SharePoint Versión 5.3 SP5 Guía del usuario N/P A01 EMC Corporation Sede corporativa: Hopkinton, MA

2 Copyright <año de publicación original> 2007 EMC Corporation. Reservados todos los derechos. Publicado en julio de 2007 EMC cree que la información de esta publicación es exacta en su fecha de publicación. La información es susceptible de cambiar sin previo aviso. LA INFORMACIÓN DE ESTA PUBLICACIÓN SE PROPORCIONA TAL CUAL. EMC CORPORATION NO OFRECE GARANTÍA ALGUNA CON RESPECTO A LA INFORMACIÓN DE ESTA PUBLICACIÓN Y EN CONCRETO NO RECONOCE GARANTÍAS IMPLÍCITAS DE COMERCIABILIDAD O IDONEIDAD PARA UN FIN DETERMINADO. El uso, copia y distribución de cualquier software de EMC descrito en esta publicación requiere de la correspondiente licencia de software. ParaobtenerlalistamásrecientedenombresdeproductosdeEMC,consultelasmarcasregistradasdeEMCCorporation en EMC.com. Todas las demás marcas registradas utilizadas en el presente documento pertenecen a sus propietarios respectivos.

3 Innehållsförteckning Prefacio... 5 Kapitel 1 Información general... 7 Bibliotecas de documentos... 7 Credenciales de Documentum... 8 Kapitel 2 Transferencia manual... 9 Registrar en Documentum... 9 Explorador de repositorio Accesos directos El contenido de Documentum es de sólo lectura El contenido de Documentum es editable Registrar en Documentum/Cancelar retirada de Documentum Kapitel 3 Transferencia automática Kapitel 4 Glosario Guía del usuario de EMC Documentum Archive Services for SharePoint versión 5.3SP5 3

4 Innehållsförteckning Bildlista Figur 1. Página Credenciales de Documentum... 8 Figur 2. Opción de menú Registrar en Documentum Figur 3. Opciones de transferencia de archivos Figur 4. Explorador de repositorio Figur 5. Opción Eliminar acceso directo Figur 6. Opción de menú Recuperar en SharePoint Figur 7. Opciones de menú Registrar en Documentum/Cancelar retirada de Documentum Guía del usuario de EMC Documentum Archive Services for SharePoint versión 5.3 SP5

5 Prefacio Bienvenido a Documentum Archive Services for SharePoint. Es probable que no perciba el funcionamiento interno de esta aplicación, y aunque Documentum Archive Services actúa en segundo plano, es una parte importante de la administración de todos los documentos y los archivos que se transfieren entre SharePoint y Documentum. Acerca de esta guía Este documento está destinado principalmente a los usuarios finales que trabajan con Documentum Archive Services. En él se detalla la interfaz de usuario y cómo se transfierenlosarchivosdesharepointadocumentum. Documentum Archive Services se sirve de la interfaz de Microsoft SharePoint, por tanto, si está familiarizado con SharePoint comprenderá mejor cómo sacar el máximo partido de la utilización de Documentum Archive Services. Este documento no pretende explicar las características ni las funciones exclusivas de SharePoint, por ejemplo, ver documentos y propiedades, o eliminar y cargar archivos. Consulte a su administrador del sistema si tiene alguna pregunta sobre dichas funciones. Historial de revisión Se han realizado los siguientes cambios en este documento. Fecha de revisión Septiembre de 2007 Descripción Publicación inicial Guía del usuario de EMC Documentum Archive Services for SharePoint versión 5.3SP5 5

6 Förord 6 Guía del usuario de EMC Documentum Archive Services for SharePoint versión 5.3 SP5

7 Kapitel 1 Información general Puede acceder a todas las funcionalidades de Documentum Archive Services mediante el menú desplegabledearchivo,sólotienequehacerclicenlaflechaqueencontraráaladerechadeunarchivo en la biblioteca de documentos. En este menú también se incluyen otros elementos de menú de SharePoint. La apariencia de este menú depende enteramente de cómo ha configurado el administrador del sistema la biblioteca de documentos en la que se está trabajando. Las bibliotecas de documentos pueden configurarse de forma completamente diferente entre sí, por tanto, tendrán distintas características disponibles. Bibliotecas de documentos Cada biblioteca de documentos gestiona la transferencia de archivos a Documentum y la accesibilidad de esos archivos. Cuando se trabaja en el repositorio de SharePoint cargando y editando archivos, esos archivos se tienen que transferir al repositorio de Documentum para su almacenamiento permanente. En función de la configuración de la biblioteca de documentos, esto puede tener lugar manual o automáticamente. Transferencia manual: las transferencias le indican que introduzca información adicional para completar la transferencia de SharePoint a Documentum. Inicialmente verá el aviso Registrar en Documentum para transferir un archivo a Documentum cuando una biblioteca de documentos se ha configurado para la transferencia manual. Después de que un archivo se ha transferido inicialmente, se presentan otras opciones. Consulte la sección Transferencia manual para obtener más información. Transferencia automática: las transferencias se gestionan automáticamente y en su mayor parte toda la información adicional necesaria es la retirada/registro de documentos, actualización/creación de nuevos documentos o actualización de documentos existentes. Sin embargo, si la biblioteca de documentos se ha configurado para mover el archivo y dejar un acceso directo, deberá recuperar primero el documento de SharePoint antes de editarlo. Consulte la sección Transferencia automática para obtener más información. Guía del usuario de EMC Documentum Archive Services for SharePoint versión 5.3SP5 7

8 Información general Credenciales de Documentum Cuando intenta transferir un archivo a Documentum por primera vez, se le enviará a una página de SharePoint que le solicita sus credenciales de Documentum. Estas credenciales se guardarán y se utilizarán para las transferencias posteriores cuando inicia sesión en SharePoint con su id de usuario actual, por lo que sólo tiene que iniciar sesión una vez. Figur 1. Página Credenciales de Documentum Consulte a su administrador del sistema si no tiene esta información. 8 Guía del usuario de EMC Documentum Archive Services for SharePoint versión 5.3 SP5

9 Kapitel 2 Transferencia manual Puede resultar útil considerar a SharePoint como un repositorio de trabajo en curso para documentos yarchivosque se van a modificar con frecuencia y no están listos para ser completados. En comparación, Documentum es un repositorio permanente que aloja borradores más formales de archivos y documentos. El enlace de documentos entre estos dos repositorios es un aspecto importante de cómo Documentum Archive Services gestiona la transferencia de documentos y su administración. Si una biblioteca de documentos está configurada para transferencias manuales a Documentum, tendrá que realizar un paso adicional para acceder a Documentum. Sólo verá una de dos opciones: Registrar en Documentum Registrar en Documentum/Cancelar retirada de Documentum Registrar en Documentum Si la opción Registrar en Documentum está visible, el documento aún no se ha transferido a Documentum. Seleccione esta opción para enviar el documento a Documentum para su almacenamiento. Una vez que el documento se ha enviado a Documentum, en SharePoint aparecerá un acceso directo al documento. Es posible que el enlace de acceso directo a un archivo no aparezca en la biblioteca de documentos. Si éste es el caso, el administrador puede haber optado por no incluir un enlace en SharePoint para mayor seguridad. Las opciones para enlazar y editar documentos de repositorios las establece el administrador del sistema y las bibliotecas de documentos variarán entre sí. Guía del usuario de EMC Documentum Archive Services for SharePoint versión 5.3SP5 9

10 Transferencia manual Figur 2. Opción de menú Registrar en Documentum Explorador de repositorio Si el administrador del sistema ha seleccionado la opción de explorador de repositorio al configurar la biblioteca de documentos, podrá seleccionar el destino del archivo que registra en Documentum. CuandoseleccionalaopcióndeRegistroenDocumentum,selellevaráaunapantallaque le solicita que seleccione otra ubicación o que transfiera el archivo a la ubicación original. Figur 3. Opciones de transferencia de archivos Si elige una ubicación diferente de la original, se abrirá el explorador del repositorio, donde puede examinar el repositorio de Documentum para elegir una nueva ubicación. Puede desplazarse en el repositorio de Documentum y una vez que haya encontrado una ubicación a la que transferir el documento, haga clic en el botón de opción junto al 10 Guía del usuario de EMC Documentum Archive Services for SharePoint versión 5.3 SP5

11 Transferencia manual directorio y haga clic en el botón Seleccionar. Haga clic en el botón Arriba en la barra de menús superior para desplazarse un directorio hacia arriba. Figur 4. Explorador de repositorio Una vez que haya escogido un nuevo directorio y hecho clic en el botón Seleccionar, el documentosetransfiere,ysemostrarálapáginadelabibliotecadedocumentos. Accesos directos Según cómo se haya configurado la biblioteca de documentos para gestionar las transferencias manuales de SharePoint a Documentum, podría incluirse o no un enlace en SharePoint. Este enlace corresponde a una de las dos opciones que puede configurar el administrador: El contenido de Documentum es de sólo lectura El contenido de Documentum es editable El contenido de Documentum es de sólo lectura Si el administrador del sistema ha configurado el acceso directo para que sea un enlace de sólo lectura, no podrá remitir el documento a Documentum. La única opción en el menú desplegable de nivel de elementos es eliminar el acceso directo. Guía del usuario de EMC Documentum Archive Services for SharePoint versión 5.3SP5 11

12 Transferencia manual Figur 5. Opción Eliminar acceso directo El contenido de Documentum es editable Si el contenido de Documentum se puede editar, la opción Recuperar en SharePoint aparece en el menú desplegable de nivel de elementos. Seleccione la opción Recuperar en SharePoint para recuperar el archivo de Documentum. Una vez que el archivo se encuentra en SharePoint, puede trabajar con él normalmente. Figur 6. Opción de menú Recuperar en SharePoint Registrar en Documentum/Cancelar retirada de Documentum Si aparecen las opciones de menú Registrar en Documentum y Cancelar retirada de Documentum, hay una copia del documento alojada tanto en SharePoint como en Documentum. Es importante que las dos copias tengan la misma versión y estén sincronizadas entre sí. 12 Guía del usuario de EMC Documentum Archive Services for SharePoint versión 5.3 SP5

13 Transferencia manual Figur 7. Opciones de menú Registrar en Documentum/Cancelar retirada de Documentum Cuando haya terminado de modificar un documento y lo haya cargado en SharePoint, seleccione la opción Registrar en Documentum para copiar el archivo en el repositorio de Documentum. Haga clic en la opción de menú Cancelar retirada de Documentum para conservar la versión anterior del documento en Documentum sin registrar la versión posterior disponible en SharePoint. Guía del usuario de EMC Documentum Archive Services for SharePoint versión 5.3SP5 13

14 Transferencia manual 14 Guía del usuario de EMC Documentum Archive Services for SharePoint versión 5.3 SP5

15 Transferencia automática Kapitel 3 Si una biblioteca de documentos se ha configurado para transferencias automáticas desde SharePoint adocumentum, no tendrá que realizar ninguna acción adicional para trabajar con ambos repositorios. La retirada, actualización y creación de documentos nuevos en una biblioteca de documentos se realiza todo a través de las opciones de la interfaz de SharePoint, en los menús superior y desplegable. Sin embargo, cuando una biblioteca de documentos se ha configurado para mover los archivos dejando un acceso directo editable, deberá recuperar el archivo de Documentum para trabajar con él. Las opciones del menú Archivo que verá al configurar la biblioteca de documentos son las mismas que para la transferencia manual. Una vez que haya terminado de trabajar con el archivo, deberá enviarlo manualmente de nuevo a Documentum. Guía del usuario de EMC Documentum Archive Services for SharePoint versión 5.3SP5 15

16 Transferencia automática 16 Guía del usuario de EMC Documentum Archive Services for SharePoint versión 5.3 SP5

17 Kapitel 4 Glosario Transferencia automática: Opción de configuración de la biblioteca de documentos que transfiere los archivos desde SharePoint a Documentum en función de los eventos indicados, como cuando se retira, registra o carga un documento Biblioteca de documentos: Área de SharePoint en la que se almacenan archivos y documentos Acceso directo editable: Enlace incluido en SharePoint que conduce a un archivo en Documentum que permite que los usuarios puedan ver y editar el archivo Transferencia manual: Opción de configuración de la biblioteca de documentos que transfiere los archivos desde SharePoint a Documentum cuando los usuarios inician la transferencia Explorador del repositorio: Característica de Documentum Archive Services que le permite desplazarse en el repositorio de Documentum para encontrar una nueva ubicación a la que transferir un archivo. Guía del usuario de EMC Documentum Archive Services for SharePoint versión 5.3SP5 17

18 EMC Corporation. All Rights Reserved. EMC believes the information in this publication is accurate as of its publication date. The information is subject to change without notice. THE INFORMATION IN THIS PUBLICATION IS PROVIDED AS IS. EMC CORPORATION MAKES NO REPRESENTATIONS OR WARRANTIES OF ANY KIND WITH RESPECT TO THE INFORMATION IN THIS PUBLICATION, AND SPECIFICALLY DISCLAIMS IMPLIED WARRANTIES OF MERCHANTABILITY OR FITNESS FOR A PARTICULAR PURPOSE. Use, copying, and distribution of any EMC software described in this publication requires an applicable software license. EMC2, EMC, and the EMC logo are registered trademarks or trademarks of EMC Corporation in the United State and other countries. All other trademarks used herein are the property of their respective owners.