EMC Documentum Archive Services for SharePoint

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1 EMC Documentum Archive Services for SharePoint Versión 5.3 SP5 Guía de instalación y administración P/N A01 EMC Corporation Sede corporativa: Hopkinton, MA

2 Copyright 2007 EMC Corporation. Reservados todos los derechos. Publicado en octubre de 2007 EMC considera que la información contenida en el presente documento es exacta en el momento de su publicación. La información está sujeta a cambios sin previo aviso. LA INFORMACIÓN DE ESTA PUBLICACIÓN SE PROPORCIONA TAL CUAL. EMC CORPORATION NO OFRECE GARANTÍA ALGUNA CON RESPECTO A LA INFORMACIÓN DE ESTA PUBLICACIÓN Y EN CONCRETO NO RECONOCE GARANTÍAS IMPLÍCITAS DE COMERCIABILIDAD O IDONEIDAD PARA UN FIN DETERMINADO. El uso, copia y distribución de cualquier software de EMC descrito en esta publicación requieren de la licencia de software correspondiente. Para obtenerlalistamásrecientedenombresdeproductosdeemc,consultelasmarcasregistradasdeemccorporation en EMC.com. Todas las demás marcas registradas utilizadas en el presente documento pertenecen a sus propietarios respectivos.

3 Tabla de contenido Prefacio... 7 Capítulo 1 Introducción... 9 Primeros pasos importantes... 9 Requisitos previos de conocimientos Requisitos del sistema Diagrama de implementación Capítulo 2 Instalación de la base de datos de Documentum Archive Services Requisitos Instalación y configuración Usuarios y cuentas Buscar cuentas del grupo de aplicaciones Agregar usuarios Capítulo 3 Instalar Documentum Archive Services Actualizar la versión 5.3 SP Verificar la actualización Instalación Paquetes de localización e idiomas Cambiar la configuración de la base de datos Habilitar iconos personalizados para accesos directos Configurar Documentum Archive Services para un sitio de SharePoint Capítulo 4 Administrador de configuración general Administrar Documentum Archive Services for SharePoint Configuración de Administrador de configuración general Configuración de archivado según tiempo Conexión de Documentum Capítulo 5 Administrador de asignaciones Agregar una asignación nueva Sección Nivel de asignación Asignación de documentos a nivel de biblioteca Asignación a nivel de sitio Asignación a nivel de aplicación Web (predeterminada) Sección Ubicación de SharePoint Sección Ubicación de Documentum Sección Configuración de redistribución Opción Redistribuir Sección Inicio de transferencia Eventos Guía de instalación y administración de EMC Documentum Archive Services for SharePoint versión 5.3 SP5 3

4 Tabla de contenido Criterios de datos de SharePoint Sección Tipo de transferencia Sección Propiedades personalizadas de asignación Sección Conexión de Documentum Editar una asignación existente Eliminar una asignación Crear una asignación a nivel de sitio Capítulo 6 Administrador de las propiedades personalizadas de asignación Agregar un nuevo conjunto de propiedades personalizadas de asignación Editar o eliminar propiedades personalizadas de asignación existentes Crear propiedades personalizadas de asignación a nivel de sitio Capítulo 7 Administrador de archivado según tiempo Agregar una nueva regla de archivado según tiempo Editar o eliminar una regla de archivado según tiempo existente Capítulo 8 Activar un sitio Activar sub-sitios Desactivar bibliotecas de documentos Transferencia masiva Guía de instalación y administración de EMC Documentum Archive Services for SharePoint versión 5.3 SP5

5 Tabla de contenido Lista de figuras Figura 1. Implementación de Documentum Archive Services Figura 2. Nueva base de datos de SQL Figura3. Nombredebasededatos Figura 4. Archivo Create.sql Figura5. Conectealmotordelabasededatos Figura 6. Botón Ejecutar Figura 7. Botón de opción Grupo de aplicaciones Web Figura 8. Opción WSS Web Application Figura 9. Nombres de cuenta del grupo de aplicaciones Figura 10. Seleccione Nuevo usuario Figura 11. Selección del rol db_tausers Figura 12. Archivos msi del paquete de idioma de Documentum Archive Services Figura 13. Herramienta de configuración de la base de datos Figura 14. Página Administración central de SharePoint Figura 15. Página Administración de aplicación Figura 16. Página Administrador de configuración general Figura 17. Configuración de archivado según tiempo Figura 18. Verificación de conexión válida Figura 19. Página Administrador de asignaciones Figura 20. Seleccione una sección del Nivel de asignación Figura 21. Sección Ubicación de SharePoint Figura 22. Sección Ubicación de Documentum Figura 23. Ubicación de Documentum seleccionada Figura 24. Sección Configuración de redistribución Figura 25. Configuración Hacer coincidir rutas Figura 26. Sección Inicio de transferencia - Opciones de transferencia automática Figura 27. Sección Tipo de transferencia - Tipo de transferencia Mover Figura 28. Sección Tipo de transferencia - Tipo de transferencia Copiar Figura 29. Sección Asignación de propiedades Figura 30. Sección Conexión de Documentum Figura 31. Iconos Editar asignación Figura 32. Icono Eliminar asignación Figura 33. Administración de la sección Propiedades personalizadas de asignación Figura 34. Crear o editar las propiedades personalizadas de asignación Figura 35. Opción Modificar toda la configuración de sitio Figura 36. Encabezado Documentum Archive Services Guía de instalación y administración de EMC Documentum Archive Services for SharePoint versión 5.3 SP5 5

6 Tabla de contenido Figura 37. Página Administrador de archivado según tiempo Figura 38. Verificar nivel de asignación y ubicación de SharePoint Figura 39. Sección Archivado según tiempo Figura 40. Calendario de archivado según fecha Figura 41. Menú Acciones de sitio Figura 42. Página Configuración de sitio Figura 43. Página Características de sitio Figura 44. Opción de menú Excluir esta biblioteca Figura 45. Opción de menú Transferencia masiva Guía de instalación y administración de EMC Documentum Archive Services for SharePoint versión 5.3 SP5

7 Prefacio Posibles destinatarios Este documentoestádestinadoprincipalmenteausuariosqueseencargaránde administrar tanto SharePoint como Documentum. Historial de revisión Se han realizado los siguientes cambios en este documento. Fecha de revisión Octubrede2007 Descripción Publicación inicial Guía de instalación y administración de EMC Documentum Archive Services for SharePoint versión 5.3 SP5 7

8 Prefacio 8 Guía de instalación y administración de EMC Documentum Archive Services for SharePoint versión 5.3 SP5

9 Capítulo 1 Introducción Documentum Archive Services for SharePoint permite la transferencia continua y segura de documentos de bibliotecas de documentos o bibliotecas de formularios de Microsoft Office SharePoint Server 2007 (MOSS) a Documentum conservando las propiedades y metadatos del documento. La transferencia puede ser iniciada por el usuario o automáticamente en función de los desencadenadores de evento definidos. El contenido de Documentum se transfiere con seguridad mediante Documentum Archive Services ya sea con el inicio de sesión único de Windows SharePoint Services (WSS) o el inicio de sesión único de Microsoft. Primeros pasos importantes Antes de instalar Documentum Archive Services, son necesarios los siguientes requisitos de conocimientos, red y sistema. Adicionalmente, sólo los usuarios con permisos de administrador de la aplicación Web (portal) pueden instalar y configurar Documentum Archive Services. La instalación de Documentum Archive Services requiere que la cuenta de la aplicación Web cumpla los estándares siguientes: Permisos del administrador en todos los servidores Web Acceso adecuado a la configuración de SharePoint y bases de datos de contenido. Consulte el artículo de la base de conocimientos de Microsoft en el sitio Web de Microsoft para obtener información adicional sobre cómo habilitar el acceso a la configuración y bases de datos de contenido de SharePoint. Siesposible,lacuentadeaplicaciónWebdebeserlacuentadeservicio administrativo. Nota: Estas son las pautas generales de WSS y no son específicas de Documentum Archive Services. Guía de instalación y administración de EMC Documentum Archive Services for SharePoint versión 5.3 SP5 9

10 Introducción Requisitos previos de conocimientos Esta guía supone que el lector tiene la experiencia y conocimientos necesarios para la configuración y administración de los sistemas siguientes: Documentum Microsoft Office SharePoint Server 2007 (MOSS) Microsoft Windows SharePoint Services (WSS) Microsoft SQL Server 2000 SP4 o SQL 2005 Requisitos del sistema Consulte las Notas de distribución de Documentum Archive Services for SharePoint para obtener información sobre los entornos compatibles. Diagrama de implementación La figura 1 ilustra la implementación de Documentum Archive Services en un sistema de tamaño medio. 10 Guía de instalación y administración de EMC Documentum Archive Services for SharePoint versión 5.3 SP5

11 Introducción Figura 1. Implementación de Documentum Archive Services Guía de instalación y administración de EMC Documentum Archive Services for SharePoint versión 5.3 SP5 11

12 Introducción 12 Guía de instalación y administración de EMC Documentum Archive Services for SharePoint versión 5.3 SP5

13 Instalacióndelabasededatosde Documentum Archive Services Capítulo 2 Documentum Archive Services requiere la configuración e instalación de una base de datos SQL Server. La base de datos de Documentum Archive Services sólo necesita ser instalada una vez para el sistema de servidor. Los ejemplos siguientes muestran cómo establecer la configuración de la base de datos con Microsoft SQL Server Requisitos Microsoft SQL Server 2005 o 2000 SP4 Debe estar en el mismo dominio que los servidores centrales WSS Debe admitir la Autenticación de Windows (no se admite la autenticación de SQL Server) Nota: Prácticamente se garantiza que el servidor en el que reside la base de datos de configuración de SharePoint cumple todos estos requisitos. Instalación y configuración 1. Abra SQL Server Management Studio. Seleccione Inicio> Todos los programas> Microsoft SQL Server 2005> SQL Server Management Studio. 2. Desplácesehastaelservidordelabasededatosyexpándalo. 3. Haga clic con el botón derecho en Bases de datos y seleccione Nuevabasededatos. La figura 2 muestra cómo se crea una base de datos nueva, Guía de instalación y administración de EMC Documentum Archive Services for SharePoint versión 5.3 SP5 13

14 Instalación de la base de datos de Documentum Archive Services Figura 2. Nueva base de datos de SQL 4. Rellene la información de este cuadro de diálogo según los estándares de administración de su base de datos. Ninguna de estas opciones debe afectar el funcionamiento normal de Documentum Archive Services. Tome nota del nombre de la base de datos, ya que lo necesitará a la hora de instalar Documentum Archive Services en los servidores WSS. Consulte la figura 3 para ver un nombre de base de datos de muestra. Figura 3. Nombre de base de datos 5. Extraiga DCTM AS DB Create.sql del archivo zip de Documentum Archive Services. 14 Guía de instalación y administración de EMC Documentum Archive Services for SharePoint versión 5.3 SP5

15 Instalación de la base de datos de Documentum Archive Services 6. Seleccione la base de datos que acaba de crear, seleccione Archivo y seleccione Abrir archivo. Desplácese al archivo DCTM AS DB Create.sql y seleccione Abrir. La ubicacióndeunarchivodemuestrasqlsemuestraenlafigura4. Figura 4. Archivo Create.sql 7. Conecte al motor de la base de datos. Asegúrese de que las credenciales sean correctas y haga clic en Conectar. Consulte la figura 5. Figura 5. Conecte al motor de la base de datos Guía de instalación y administración de EMC Documentum Archive Services for SharePoint versión 5.3 SP5 15

16 Instalación de la base de datos de Documentum Archive Services 8. Seleccione la base de datos nueva desde el menú desplegable situado junto al botón Ejecutar. Lafigura 6 muestra el menú desplegable de la base de datos y el botón Ejecutar. Figura 6. Botón Ejecutar 9. Ejecute la secuencia de comandos haciendo clic en el botón Ejecutar. Usuarios y cuentas Las cuentas siguientes deben tener acceso a esta base de datos: Cuenta del grupo de aplicaciones administrativas de WSS/SPS. La cuenta del grupo de aplicaciones de WSS/SPS de cada servidor virtual está diseñada para utilizada con Documentum Archive Services. Buscar cuentas del grupo de aplicaciones Para encontrar las cuentas correctas del grupo de aplicaciones a las que conceder los permisos, desplácese a SharePoint Central Administration. 1. Seleccione Inicio> Todos los programas> Microsoft Office Server> SharePoint 3.0 Central Administration. 2. Haga clic en la ficha Operaciones. 3. Seleccione elenlacedecuentasdeserviciobajoelencabezadoconfiguraciónde seguridad. 4. En la página de cuenta de servicio, seleccione el botón de opción Grupo de aplicaciones Web comosemuestraenlafigura7. 16 Guía de instalación y administración de EMC Documentum Archive Services for SharePoint versión 5.3 SP5

17 Instalación de la base de datos de Documentum Archive Services Figura 7. Botón de opción Grupo de aplicaciones Web 5. EnelmenúdesplegabledeserviciosWeb,seleccionelaopciónWindows SharePoint Services Web Application. Consultelafigura8paraunaopcióndeservicioWebde muestra. Figura 8. Opción WSS Web Application 6. En Grupo de aplicaciones desplegable, tome nota de los nombres de las cuentas del grupo de aplicaciones. Estas son las cuentas que necesitan tener acceso a la base de datos de Documentum Archive Services. La figura 9 muestra el grupo de aplicaciones desplegable. Figura 9. Nombres de cuenta del grupo de aplicaciones Nota: Consulte la sección Guía del administrador de Microsoft SharePoint para ver las Consideraciones de instalación y obtener más información sobre las cuentas del grupo de aplicaciones. Guía de instalación y administración de EMC Documentum Archive Services for SharePoint versión 5.3 SP5 17

18 Instalación de la base de datos de Documentum Archive Services Agregar usuarios Es posible que no necesite crear ningún usuario nuevo. Asegúrese, no obstante, de que cualquier credencial utilizada por las cuentas del grupo de aplicaciones de IIS Manager para SharePoint-80 y SharePoint Administrator tienen el rol db_tausers seleccionado. Realice los pasos siguientes para cada uno de estos usuarios: 1. En SQL Server Management Studio, expanda la base de datos creada anteriormente yhagaclicconelbotónderechoenseguridad. Seleccione Nuevo usuario. Laopción Nuevo usuario se muestra en la figura 10. Figura 10. Seleccione Nuevo usuario 2. Introduzca la información de inicio de sesión del usuario en el cuadro de diálogo. Asegúrese de que el rol db_tausers está seleccionado. Consulte la figura Guía de instalación y administración de EMC Documentum Archive Services for SharePoint versión 5.3 SP5

19 Instalación de la base de datos de Documentum Archive Services Figura 11. Selección del rol db_tausers 3. Haga clic en Aceptar. Guía de instalación y administración de EMC Documentum Archive Services for SharePoint versión 5.3 SP5 19

20 Instalación de la base de datos de Documentum Archive Services 20 Guía de instalación y administración de EMC Documentum Archive Services for SharePoint versión 5.3 SP5

21 Capítulo 3 Instalar Documentum Archive Services Para instalar los Documentum Archive Services en su sistema, siga las instrucciones en el orden indicado en esta guía. Nota: Una vez realizada la instalación, se invoca automáticamente el restablecimiento de IIS. Actualizar la versión 5.3 SP4 Siga estos pasos para actualizar a la versión 5.3 SP5 desde una versión anterior: 1. Desinstale la versión anterior de Documentum Archive Services for SharePoint. 2. En la base de datos de Documentum Archive Services, ejecute la secuencia de comandos DCTM AS DB Upgrade. Esto agregará tablas y columnas adicionales para habilitar las nuevas características y funciones de la versión 5.3 SP5. Nota: La secuencia de comandos DCTM AS DB Upgrade se encuentra en la carpeta Recursos del directorio de instalación de Documentum Archive Services. 3. Instale Documentum Archive Services for SharePoint versión 5.3 SP5. Verificar la actualización Hay que comprobar varias cosas para verificar que la actualización se ha realizado correctamente La secuencia de comandos de la actualización muestra un mensaje confirmando que la actualización se ha realizado correctamente después de ejecutarlo en la base de datos de AScorrecta. Tras desinstalar la versión anterior, ejecute la nueva versión. Antes de su cierre, debe aparecer una pantalla de "instalación correcta". Guía de instalación y administración de EMC Documentum Archive Services for SharePoint versión 5.3 SP5 21

22 Instalar Documentum Archive Services Después de la instalación, acceda a Agregar o quitar programas ycompruebeel número de versión. Debería ser Bajo el encabezado Documentum Archive Services de la página Administración de aplicación para MOSS, debería haber una opción Administrador de configuración general y una opción Administrador de archivado según tiempo. Instalación Para iniciar la instalación de Documentum Archive Services 1. Cree una base de datossqlnueva. ConsulteInstalacióndelabasededatosde Documentum Archive Services. 2. Instale Documentum Foundation Classes (DFC) y Primary Interop Assembly (PIA) desde Documentum en todos los servidores SharePoint en los que se va a ejecutar Documentum Archive Services. 3. Localice el archivo zip que incluye los archivos de instalación de Documentum Archive Services y extráigalos. 4. Habiendo iniciado una sesión en una cuenta con permisos de administrador de servidor de SharePoint, ejecute el paquete de instalación DCTM.ArchiveServices. msi. a. Introduzca el nombre del servidor SQL. b. Introduzca el nombre de la base de datos. Paquetes de localización e idiomas Además de la instalación de base en inglés, Documentum Archive Services for SharePoint ofrece paquetes adicionales de idiomas para los idiomas admitidos. Si va a instalar Documentum Archive Services para un idioma que no sea el inglés, tendrá que instalar también el paquete de idioma. Instalar un paquete de idioma requiere que el usuario ejecute un archivo msi adicional después de que la instalación de base ha finalizado. El archivo msi se encuentra en el mismo directorio, pero el código de idioma de dos caracteres se añade al nombre del archivo. En la figura 12 se muestran ejemplos de los archivos msi de paquete de idioma adicionales. 22 Guía de instalación y administración de EMC Documentum Archive Services for SharePoint versión 5.3 SP5

23 Instalar Documentum Archive Services Figura 12. Archivos msi del paquete de idioma de Documentum Archive Services Nota: El inglés de base se debe instalar también para que cualquier versión traducida funcione correctamente. Cambiar la configuración de la base de datos Una vez finalizada la instalación inicial, un administrador puede cambiar la ubicación delservidordelabasededatosyelnombreconlaherramientadeconfiguracióndela base de datos que se muestra en la figura Seleccione Inicio> Todos los programas> Documentum> Archive Services for SharePoint Database Settings. 2. Introduzcaelservidordelabasededatosnuevoyelnombredelabasededatos. 3. Haga clic en Actualizar. Guía de instalación y administración de EMC Documentum Archive Services for SharePoint versión 5.3 SP5 23

24 Instalar Documentum Archive Services Figura 13. Herramienta de configuración de la base de datos Ahora ya está listo para agregar Documentum Archive Services a un sitio de SharePoint. Habilitar iconos personalizados para accesos directos Si desea habilitar los iconos de documento personalizados en lugar de los iconos estándar de SharePoint, tendrá que realizar varios pasos. Para habilitar los iconos de documento personalizados para los accesos directos de Documentum Archive Services: 1. Vaya a C: \Archivos de programas\documentum\documentum Archive Services for SharePoint 2. Seleccione docicon extensions.txt 3. Para todos los tipos de archivo para los que requiera iconos personalizados, copie la entrada por la extensión de archivo. Por ejemplo, la entrada para los documentos de Word sería: <Mapping Key="DCTM.StubFile.doc" Value="DCTM/TA/icdoc_sc.gif" /> 4. Vaya a C: \Archivos de programa\archivos comunes\microsoft Shared\web server extensions\12\template\xml\docicon.xml 5. Pegue la entrada copiada en <ByProgId>. 6. Desde la línea de comandos, ejecute iisreset. 24 Guía de instalación y administración de EMC Documentum Archive Services for SharePoint versión 5.3 SP5

25 Instalar Documentum Archive Services Para obtener más información sobre esta funcionalidad, consulte el artículo de Microsoft en el sitio Web de Microsoft. Configurar Documentum Archive Services para un sitio de SharePoint Después de haber instalado Documentum Archive Services, necesitará configurar Documentum Archive Services para el sitio de SharePoint. La configuración de Documentum Archive Services implica el acceso a cuatro administradores de configuración. 1. En el servidor Documentum Archive Services, seleccione Inicio> Todos los programa> Microsoft Office ServerSharePoint Central Administration 3.0. Consulte la figura 14 para ver la imagen de una sección de la página Administración central de SharePoint. 2. Seleccione el enlace Administración de aplicación de la izquierda. Esto le llevará a la página de administración de la aplicación. Como alternativa, puede hacer clic en la ficha Administración de aplicación de la parte superior para acceder a la misma página Administración de aplicación. Figura 14. Página Administración central de SharePoint 3. Desplácese a las listas del encabezado Documentum Archive Services. Hay cuatro opciones diferentes que se deben configurar para que Documentum Archive Guía de instalación y administración de EMC Documentum Archive Services for SharePoint versión 5.3 SP5 25

26 Instalar Documentum Archive Services Services funcione correctamente. En la figura 15 se muestra una lista de los cuatro administradores de Documentum Archive Services. Figura 15. Página Administración de aplicación Administrador de configuración general (administrador de aplicaciones Web únicamente) Establece la cuenta de administración que accede a Documentum, activa el archivado según tiempo y prueba la conexión entre SharePoint y Documentum Administrador de las propiedades personalizadas de asignación Crea y edita las propiedades personalizadas que se han asignado entre SharePoint y Documentum Administrador de archivado según tiempo Crea, edita o elimina la configuracióndearchivadosegúntiempoparalasbibliotecasdedocumentosy sitios Administrador de asignaciones Crea, edita o elimina aplicaciones Web, sitios y asignaciones de biblioteca 26 Guía de instalación y administración de EMC Documentum Archive Services for SharePoint versión 5.3 SP5

27 Capítulo 4 Administrador de configuración general Administrar Documentum Archive Services for SharePoint Hay dos tipos de administradores responsables de la administración de Documentum Archive Services. Administrador de aplicaciones Web Supervisa la cuenta de administración predeterminada para SharePoint conectada a Documentum, gestionando toda la configuración de asignaciones dentro de la aplicación Web de SharePoint, y configurando todas las propiedades personalizadas de asignación dentro de la aplicación Web de SharePoint. Administrador de sitios Gestiona la configuración de las asignaciones de un sitio de SharePoint y la biblioteca de documentos o la biblioteca de formularios asociadas, y la creación y edición de cualquier propiedad personalizada de asignación para el sitio de SharePoint. Tanto los administradores de aplicaciones Web como los administradores de sitios pueden gestionar las asignaciones de sitios y bibliotecas, así como crear y editar propiedades personalizadas de asignación, pero sólo el administrador de aplicaciones Web puede establecer la cuenta de administración. Están disponibles las opciones de administración siguientes: Configuración de Administrador de configuración general Sólo un administrador de aplicaciones Web tiene acceso para configurar la página Administrador de configuración general. Es preciso establecer las cuentas administrativas para Documentum Archive Services antes de configurar las asignaciones, bibliotecas y propiedades personalizadas. Si no se establece esta configuración, Documentum Archive Services no funcionará correctamente. La figura 16 muestra las opciones de configuración de muestra en el Administrador de configuración general. Guía de instalación y administración de EMC Documentum Archive Services for SharePoint versión 5.3 SP5 27

28 Administrador de configuración general La página Administrador de configuración general permite al administrador de aplicaciones Web definir el nombre de usuario y la contraseña predeterminados que se utilizan para establecer la conexión entre SharePoint y Documentum. 1. Desplácese a la página Administrador de configuración general. 2. En el servidor MOSS, seleccione Inicio> Todos los programas> Microsoft Office Server> SharePoint 3.0 Central Administration. 3. Haga clic en el enlace o en la ficha Administración de aplicación. 4. En la columna Documentum Archive Services, haga clic en Administrador de configuración general. Figura 16. Página Administrador de configuración general Configuración de archivado según tiempo Si alguna de las bibliotecas de documentos o de las bibliotecas de formularios de su repositorio está diseñada para utilizar el archivado según tiempo, debe habilitar el motor seleccionando el botón de opción Activar archivado según tiempo y seleccionar la hora de cada día en la que el motor debe comprobar si los archivos tienen una marca de hora. Este ajuste permite al motor de archivado según tiempo comprobar las bibliotecas de documentosconfiguradasparaelarchivadosegúntiempoalahoradiariadesignada. Los archivos que cumplen las condiciones de asignación se archivarán. La opción Activar archivado según tiempo se muestra en la figura Guía de instalación y administración de EMC Documentum Archive Services for SharePoint versión 5.3 SP5

29 Administrador de configuración general La configuración de archivado según tiempo adicional se realiza individualmente para cada biblioteca de documentos en la sección Administrador de archivado según tiempo. Figura 17. Configuración de archivado según tiempo Conexión de Documentum 1. Seleccione el repositorio de Documentum y especifique el nombre de usuario, la contraseña y el dominio predeterminados para la cuenta de administración utilizada para conectar al servidor de Documentum. Esta información se utiliza para establecer una conexión entre el repositorio de Documentum y SharePoint. 2. Cuando haya introducido la información requerida, haga clic en Probar. Estole permite probar la conexión entre SharePoint y el repositorio de Documentum. Si la conexión es válida, aparece un mensaje indicando que la conexión es correcta como se muestra en la figura 18. Figura 18. Verificación de conexión válida Si la conexión no es válida, aparece un mensaje indicando que la conexión no se ha establecido. 3. Una vez que la conexión ha sido validada, haga clic en Guardar. El repositorio de Documentum se guardará entonces y el ajuste se mostrará en la sección Conexión de Documentum. Guía de instalación y administración de EMC Documentum Archive Services for SharePoint versión 5.3 SP5 29

30 Administrador de configuración general 4. Realicelospasos1a3paratodoslosrepositoriosdeDocumentumquerequieran una conexión a SharePoint. 30 Guía de instalación y administración de EMC Documentum Archive Services for SharePoint versión 5.3 SP5

31 Administrador de asignaciones Capítulo 5 Una asignación es un ajuste configurado que habilita a Documentum Archive Services para transferir archivos entre una biblioteca de documentos o biblioteca de formularios de SharePoint y un repositorio específico de Documentum. Las distintas bibliotecas pueden tener asignaciones diferentes dentro del mismo sitio o aplicación Web en función de los requisitos del entorno. La opción Administrador de asignaciones le permite agregar, eliminar o modificar aplicaciones Web, sitios y asignaciones de biblioteca de documentos. Consulte la figura 19 para ver una página de muestra del Administrador de asignaciones. Figura 19. Página Administrador de asignaciones Las reglas asociadas con las bibliotecas configuradas para el archivado según tiempo respetarán toda la configuración de la sección Administrador de asignaciones a excepción de la sección Inicio de transferencia, que quedará anulada por la configuración del Administrador de archivado según tiempo. Guía de instalación y administración de EMC Documentum Archive Services for SharePoint versión 5.3 SP5 31

32 Administrador de asignaciones Agregar una asignación nueva Las dos áreas de SharePoint y Documentum que se asignarán entre sí deben haberse creado antes de poder establecer una asignación nueva. Para crear una nueva asignación, haga clic en Nueva asignación del menú superior de Administrador de asignaciones. La página Nueva asignación le permite definir la configuración específica para la asignación. Al principio sólo se verán dos: Nivel de asignación Ubicación de SharePoint Una vez introducida la información oportuna en estas dos secciones, haga clic en el botón Verificar y continuar paraverificar si la ubicacióndesharepoint se ha creado. Una vez que se determine que la ubicación es válida, aparecerán las secciones restantes para introducir información adicional en ellas. Ubicación de Documentum Configuración de redistribución Tipo de transferencia Asignación depropiedad Inicio de transferencia Conexiones de Documentum Sección Nivel de asignación Hay tres niveles que se pueden seleccionar cuando se crea una asignación entre áreas de SharePoint y Documentum. La jerarquía es: Biblioteca> Sitio> Aplicación Web (portal) siendo el nivel de aplicación Web el que aplica la asignación si no hay ningún otro definido. Asignación de documentos a nivel de biblioteca Como nivel de asignación primario de la jerarquía, la asignación de documentos a nivel de biblioteca se aplica a las bibliotecas de documentos individuales. Sólo cuando esta asignación no está configurada se aplica la asignación a nivel de sitio o a nivel de aplicación Web. Nota: Si va a configurar una biblioteca de formularios, debe seleccionar esta opción de biblioteca de documentos. 32 Guía de instalación y administración de EMC Documentum Archive Services for SharePoint versión 5.3 SP5

33 Administrador de asignaciones Asignación a nivel de sitio Una asignación a nivel de sitio es aquella que se crea entre un sitio de SharePoint y un repositorio específico de Documentum. Pueden existir numerosas bibliotecas de documentos en un sitio. La regla secundaria en la jerarquía de asignación establece que la asignación del nivel de sitio no tendrá prioridad sobre ninguna asignación de biblioteca de documentos definida. Asignación a nivel de aplicación Web (predeterminada) Una asignación a nivel de aplicación Web es una asignación entre la aplicación Web que se ejecuta en la raíz de SharePoint y un repositorio específico de Documentum. Esta asignación se considera como la asignación predeterminada y no es específica de ninguna biblioteca de documentos. Sólo se utiliza cuando no se ha especificado ninguna otra asignación. En el área Nivel de asignación, seleccione un nivel de asignación apropiado para la nueva asignación basándose en las definiciones anteriores. La figura 20 muestra el menú desplegable de Nivel de asignación. Figura 20. Seleccione una sección del Nivel de asignación Sección Ubicación de SharePoint Introduzca la dirección URL de la biblioteca de documentos de SharePoint que se va a asignar. Consulte la figura 21 para ver una dirección URL de muestra de SharePoint. Si la dirección URL de SharePoint contiene un espacio, la función manual de mover y copiar no funcionará (consulte Tipo de transferencia). El título del sitio de SharePoint puede contener un espacio, pero la dirección URL, tal como se indica aquí, no. Haga clic en el botón Verificar y continuar para verificar la ubicación de SharePoint y mostrar el resto de las secciones de asignación. Todas las direcciones URL del nivel de sitio de SharePoint deben ser introducidas en el campo Ubicación de SharePoint exactamente como aparecerán. Las direcciones URL Guía de instalación y administración de EMC Documentum Archive Services for SharePoint versión 5.3 SP5 33

34 Administrador de asignaciones de biblioteca de documentos no son reconocidas al crear asignaciones a nivel de sitio. Asimismo, el texto /forms/allitems.aspx que aparece al final de la dirección URL de SharePoint se tiene que borrar. Nota: La función de mover y copiar automática no se ve afectada por la presencia de espacios en la dirección URL. Figura 21. Sección Ubicación de SharePoint Sección Ubicación de Documentum Seleccione el nombre de repositorio de Documentum en la lista desplegable y agregue la ruta al área de Documentum a la que se va a asignar la ubicación de SharePoint (como se ha indicado anteriormente). La figura 22 muestra una ruta de muestra de la Ubicación de Documentum. Utilice la sintaxis /<archivador>/<carpeta>/<subcarpeta> También tiene la opción de iniciar una aplicación XML cuando se cargue un documento en esta ubicación. Escriba el nombre de la aplicación en el campo Nombre de la aplicación XML. Por ejemplo, si desea iniciar un formulario XML para que lo rellenen los usuarios cuando transfieran un archivo a la ubicación particular de Documentum. Figura 22. Sección Ubicación de Documentum 1. Puede examinar la ruta deseada de Documentum haciendo clic en el botón Examinar. 2. Desplácese por los archivadores y carpetas de Documentum en el cuadro de diálogo que aparece. 3. Cuando haya encontrado una ubicación, seleccione el botón de opción situado junto a la ubicación en cuestión y haga clic en el botón Seleccionar. Puede desplazarse hacia 34 Guía de instalación y administración de EMC Documentum Archive Services for SharePoint versión 5.3 SP5

35 Administrador de asignaciones arriba del directorio haciendo clic en el botón Arriba de la barra de menús superior. Consulte la figura 23 para ver una muestra de un área seleccionada en Documentum. Figura 23. Ubicación de Documentum seleccionada Sección Configuración de redistribución La configuración de redistribución le proporciona la opción de transferir los archivos entre subcarpetas cuando las estructuras de carpeta de SharePoint y Documentum no coinciden exactamente. Consulte la figura 24 para ver las opciones de Configuración de redistribución. Las carpetas raíz son las carpetas predeterminadas elegidas en las secciones Ubicación de Documentum y Ubicación de SharePoint. La estructura continúa másalládelabibliotecadedocumentosodeformularios. Nota: La pantalla se expande y se contrae según las selecciones realizadas. Usar siempre la ruta predeterminada Cuando esta opción está seleccionada, los archivos sólo se pueden transferir a la ubicación de Documentum especificada en el Administrador de asignaciones para esta biblioteca de documentos. Preguntar rutas al usuario Si selecciona esta opción se preguntará al usuario que indique la ruta a Documentum cuando el usuario intente transferir archivos. Guía de instalación y administración de EMC Documentum Archive Services for SharePoint versión 5.3 SP5 35

36 Administrador de asignaciones Hacer coincidir rutas Si selecciona esta opción se transferirán los archivos cuando las subcarpetas seanidénticasocuandoseespecifiqueunarutaparalaopciónde redistribución. Figura 24. Sección Configuración de redistribución Opción Redistribuir Si opta por redistribuir los archivos que se están transfiriendo, seleccione la opción Sí en la sección Opción Redistribuir. Entonces el usuario debe agregar la ubicación de Documentum al cuadro de texto Redistribuir ruta, el cual se puede buscar haciendo clic en el botón Examinar. Las opciones de redistribución se muestran en la figura 25. SiseleccionalaopciónNo en la sección Opción Redistribuir, todos archivos serán transferidos a la ubicación elegida en la sección Ubicación de Documentum. Figura 25. Configuración Hacer coincidir rutas Sección Inicio de transferencia La sección Inicio de transferencia le permite definir cómo se va a iniciar la transferencia de archivos de SharePoint a Documentum. 36 Guía de instalación y administración de EMC Documentum Archive Services for SharePoint versión 5.3 SP5

37 Administrador de asignaciones Nota: La pantalla Inicio de transferencia se expande y se contrae según las selecciones realizadas. Los usuarios iniciarán una transferencia a través de acciones en un archivo. Por lo tanto, dependiendo de la configuración de inicio de transferencia, la experiencia de usuario diferirá de una opción a otra. Las transferencias pueden ser: Sólo comandos manuales El usuario final debe iniciar manualmente el proceso de la transferencia seleccionando la opción Registrar en Documentum del menú desplegable Archivo al trabajar en una biblioteca de documentos. La forma en que se transfiere el archivo se define en la sección Tipo de transferencia. Transferencia automática Las transferencias se realizan según determinados eventos definidos. Los usuarios no ven ninguna opción como biblioteca de documentos con transferencia manual habilitada. La forma en que se transfiere el archivo se define en la sección Tipo de transferencia. Hay dos opciones adicionales que se deben seleccionar para configurar una transferencia automática: Eventos Eventos iniciados por el usuario mediante los que SharePoint transferirá los archivos a Documentum: Registrar/Retirar Realizalatransferenciacuandoun usuario registra o retira un archivo. Insertar(cargar/nuevo) Realiza la transferencia cuando un usuario carga un archivo ocreaunnuevoarchivoenlabibliotecadedocumentos. Nota: Cuando una biblioteca de documentos se configura para actualizarse en un evento de inserción, MOSS redistribuirá automáticamente al usuario a una página de edición de propiedades cuando el archivo que se esté transfiriendo tenga una propiedad personalizada. El archivo se enviará a Documentum pero, al hacer clic en Aceptar, se producirá un error y el usuario tendrá que hacer clic en Cancelar en la página de edición de propiedades. Actualizar Transfiereunarchivocuandounusuarioactualizaelarchivo Criterios de datos de SharePoint Hay ciertos criterios de datos de la columna de SharePoint que se pueden ignorar o definir para iniciar una transferencia automática. Consulte la figura 26 para ver las opciones de transferencia automática. Por ejemplo, el cuadro Columna puede tener Estado y el cuadro Valor puede tener el valor Aprobación previa. Guía de instalación y administración de EMC Documentum Archive Services for SharePoint versión 5.3 SP5 37

38 Administrador de asignaciones No, omitir datos de columna Ignora las condiciones de datos e inicia automáticamente una transferencia. Sí, transferir sólo cuando se den las siguientes condiciones Inicia una transferencia automática con la condición de que una columna de atributos específica de SharePoint sea igual a un valor definido. Nota: Las condiciones de transferencia apropiadas no se pueden crear con erratas ni faltas de ortografía en los campos Columna ni Valor. Figura 26. Sección Inicio de transferencia - Opciones de transferencia automática Sección Tipo de transferencia El Tipo de transferencia le permite especificar cómo transferirá Documentum Archive Services los archivos de SharePoint a Documentum. Asimismo, cuando se selecciona un tipo de transferencia, se activarán las opciones de evento adicional y acceso. Hay dos opciones a la hora de determinar el tipo de transferencia: Nota: La pantalla Tipo de transferencia se expande y se contrae según las selecciones realizadas. 38 Guía de instalación y administración de EMC Documentum Archive Services for SharePoint versión 5.3 SP5

39 Administrador de asignaciones Mover Esta opción moverá los archivos de SharePoint a Documentum, dejando únicamente una copia en Documentum y ninguna en SharePoint. La opción Mover requiere también que se especifique una opción de acceso directo que defina cómo puede acceder el usuario de SharePoint al documento en Documentum. La figura 27 muestra las opciones Mover de Tipo de transferencia. El contenido de Documentum está en modo de sólo lectura: Esta opción sólo permite que los usuarios vean un documento El contenido de Documentum está en modo editable: Esta opción permite que los usuarios vean y retiren o registren documentos de Documentum Sinaccesosdirectos: Nosedejaránningúnenlaceeneldocumentode Documentum Figura 27. Sección Tipo de transferencia - Tipo de transferencia Mover Guía de instalación y administración de EMC Documentum Archive Services for SharePoint versión 5.3 SP5 39

40 Administrador de asignaciones Copiar: Esta opción copiará los archivos de SharePoint a Documentum, dejando una copia en ambos repositorios. También puede optar por sincronizar SharePoint y Documentum en eventos de copia de forma que no hay ninguna discrepancia entre dos documentos de los repositorios. Consulte la figura 28 para ver las opciones de Tipo de transferencia Copiar. Actualizar Registrar/Retirar Figura 28. Sección Tipo de transferencia - Tipo de transferencia Copiar Sección Propiedades personalizadas de asignación La sección Propiedades personalizadas de asignación define la asociación de ciertas opciones de la biblioteca de documentos de SharePoint y propiedades de Documentum. La configuración predeterminada se define por el tipo de objeto dm_document y contiene un conjunto de propiedades asignadas utilizadas para cualquier repositorio que no tenga una asignación de tipo de objeto específica definida. La sección Propiedades personalizadasdeasignaciónsemuestraenlafigura29. El conjunto personalizado de asignaciones se define mediante la página Administrador de las propiedades personalizadas de asignación. Una vez que se hayan creado las propiedades personalizadas de asignación, aparecerán como artículos seleccionables en esta lista desplegable. Nota: Para más información, consulte la sección Administrador de las propiedades personalizadas de asignación de esta guía. Figura 29. Sección Asignación de propiedades 40 Guía de instalación y administración de EMC Documentum Archive Services for SharePoint versión 5.3 SP5

41 Administrador de asignaciones Sección Conexión de Documentum El administrador puede usar la cuenta predeterminada, definido en el Administrador de configuración general, o usar una cuenta diferente para conectar a Documentum. Consulte la figura 30 para ver una muestra de la sección Conexión de Documentum. Figura 30. Sección Conexión de Documentum Editar una asignación existente Para editar una asignación existente, haga clic en el icono Editar asignación situado junto a la asignación para editarla en la pantalla Administrador de asignaciones. La figura 31 muestra los iconos Editar de la pantalla Administrador de asignaciones. Figura 31. Iconos Editar asignación Después de haber realizado las modificaciones oportunas en la configuración de la asignación, haga clic en Guardar para activar la configuración nueva. Guía de instalación y administración de EMC Documentum Archive Services for SharePoint versión 5.3 SP5 41

42 Administrador de asignaciones Eliminar una asignación Para eliminar una asignación existente, haga clic en el icono Eliminar asignación situado junto a la asignación que desea eliminar. La figura 32 muestra los iconos Eliminar de la pantalla Administrador de asignaciones. Figura 32. Icono Eliminar asignación Crear una asignación a nivel de sitio La creación de asignaciones a nivel de sitio o a nivel de biblioteca es semejante a la creación de asignaciones a nivel de aplicación Web. El sitio de SharePoint debe haberse creado ya para poder realizar la asignación: 1. Desplácese a la página predeterminada de SharePoint Central Administration. 2. Seleccione Acciones de sitio en el lado superior derecho de la página. 3. Haga clic en Crear. 4. En la página Crear, seleccione el enlace adecuado para el tipo de sitio que desea crear. 5. En la página siguiente, defina la configuración de la página, inclusive el nombre. Este es el nombrequeseagregaráalasecciónubicacióndesharepointenlapágina Agregar una asignación cuando se crea una asignación desde esta ubicación. Nota: Puede copiar y pegar la dirección URL del sitio en la sección Ubicación de SharePoint, pero debe eliminar la terminación default.aspx que SharePoint agrega a la dirección URL. 42 Guía de instalación y administración de EMC Documentum Archive Services for SharePoint versión 5.3 SP5

43 Administrador de asignaciones 6. Rellene el resto de la asignación como lo hace habitualmente con una asignación a nivel de aplicación web. Guía de instalación y administración de EMC Documentum Archive Services for SharePoint versión 5.3 SP5 43

44 Administrador de asignaciones 44 Guía de instalación y administración de EMC Documentum Archive Services for SharePoint versión 5.3 SP5

45 Administrador de las propiedades personalizadas de asignación Capítulo 6 Las propiedades personalizadas (metadatos) de los archivos se pueden transferir con los archivos de SharePoint a Documentum mediante Documentum Archive Services. Sin embargo, dado que los nombres de los campos de propiedades personalizadas difieren entre los dos repositorios, es imprescindible asignar las columnas de metadatos específicas de SharePoint a los atributos de tipo de objeto de Documentum. La biblioteca de documentos de SharePoint debe contener la columna de la propiedad personalizada y la columna debe ser del mismo tipo que el atributo de tipo de objeto correspondiente de Documentum. Las propiedades personalizadas de asignación se establecen en el Administrador de las propiedades personalizadas de asignación que está disponible para los administradores de aplicaciones Web y sitios. Agregar un nuevo conjunto de propiedades personalizadas de asignación Para agregar un nuevo conjunto de propiedades personalizadas de asignación: 1. En la página Administración de aplicación, haga clic en Administrador de las propiedades personalizadas de asignación. Lafigura33muestralapantalla Administrador de las propiedades personalizadas de asignación. 2. Haga clic en Nueva asignación de propiedades. Guía de instalación y administración de EMC Documentum Archive Services for SharePoint versión 5.3 SP5 45

46 Administrador de las propiedades personalizadas de asignación Figura 33. Administración de la sección Propiedades personalizadas de asignación Para agregar o modificar propiedades personalizadas de asignación que utilizan la configuración siguiente: 1. Introduzca un nombre para el conjunto de propiedades personalizadas de asignación en el campo Nombre de la asignación con propiedades personalizadas. La figura 34 muestra la página Crear/editar propiedades personalizadas de asignación. 2. Defina el nombre de repositorio y el tipo de objeto en el campo Información de Documentum: Repositorio de Documentum: Nombre del repositorio de destino para la asignación de tipo de objeto. Tipo de objeto: Nombre del tipo de objeto que se va a asignar. Nota: Se pueden definir varios tipos de objeto por repositorio, pero habrá que definir tipos de objeto dentro del contexto del repositorio en el que serán utilizados. 3. En la sección Palabras clave adicionales, puede importar todos los atributos no asignados de SharePoint al campo Palabras clave de Documentum. Seleccione Sí o No. 4. Defina las propiedades personalizadas de SharePoint y Documentum en el campo Información de asignación: SharePoint: Nombre de la propiedad personalizada de SharePoint que se va a asignar. Documentum: Nombre del atributo de Documentum al que se va a asignar la propiedad personalizada de SharePoint. UnavezquesehaceclicenelbotónAgregar, la nueva asignación aparece debajo de la sección Información de asignación. Haga clic en Eliminar para eliminar la asignación. 46 Guía de instalación y administración de EMC Documentum Archive Services for SharePoint versión 5.3 SP5

47 Administrador de las propiedades personalizadas de asignación Figura 34. Crear o editar las propiedades personalizadas de asignación Editar o eliminar propiedades personalizadas de asignación existentes Para editar o eliminar propiedades personalizadas de asignación existentes, seleccione la propiedad personalizada de asignación que quiere modificar y haga clic en uno de los iconos Editar o Eliminar. Si va a editar una propiedad personalizada de asignación, modifique la configuración apropiadamente. Si va a eliminar una propiedad personalizada de asignación, aparecerá una pantalla de confirmación para confirmar la eliminación de la propiedad personalizada de asignación. Crear propiedades personalizadas de asignación aniveldesitio Una propiedad personalizada de asignación a nivel de sitio difiere de una asignación a nivel de aplicación. El administrador de la aplicación Web crea una propiedad global de asignación para todos los sitios y sub-sitios en la aplicación Web. Esta asignación global no puede ser cambiada ni eliminada por nadie a excepción del administrador Guía de instalación y administración de EMC Documentum Archive Services for SharePoint versión 5.3 SP5 47

48 Administrador de las propiedades personalizadas de asignación de la aplicación Web. Una propiedad personalizada de asignación a nivel de sitio es creada por los administradores a nivel de sitio y se aplica únicamente a sitios y sub-sitios específicos. Otros sitios no heredan esta configuración de sitio que no puede ser modificada ni eliminada por nadie a excepción del administrador del sitio específico y del administrador de aplicación Web. La creación de propiedades personalizadas de asignación a nivel de sitio es un proceso ligeramente diferente al de creación de propiedades personalizadas de asignación a nivel de aplicación Web. 1. Como administrador del sitio, desplácese al sitio de SharePoint al que desea aplicar una propiedad personalizada de asignación. 2. Haga clic en Acciones de sitio en el lado superior derecho de la pantalla. 3. Seleccione Configuración de sitio> Modificar toda la configuración de sitio. Consulte la figura 35 para conocer las opciones del menú Acciones de sitio. Figura 35. Opción Modificar toda la configuración de sitio 4. Haga clic en Administrador de las propiedades personalizadas de asignación de la sección Documentum Archive Services. La figura 36 muestra la sección Documentum Archive Services en la parte inferior de la página. 48 Guía de instalación y administración de EMC Documentum Archive Services for SharePoint versión 5.3 SP5

49 Administrador de las propiedades personalizadas de asignación Figura 36. Encabezado Documentum Archive Services 5. Seleccione Nueva asignación de propiedades. 6. Rellene los campos según sus necesidades. 7. Haga clic en Aceptar. Su asignación aparecerá en la sección Propiedades personalizadas de asignación a nivel de sitio de la página Administrador de las propiedades personalizadas de asignación. Guía de instalación y administración de EMC Documentum Archive Services for SharePoint versión 5.3 SP5 49

50 Administrador de las propiedades personalizadas de asignación 50 Guía de instalación y administración de EMC Documentum Archive Services for SharePoint versión 5.3 SP5

51 Capítulo 7 Administrador de archivado según tiempo El Administrador de archivado según tiempo le permite definir cuándo se van a transferir los archivos entre SharePoint y Documentum mediante el establecimiento de una fecha específica o mediante parámetros según edad. Además de los requisitos de configuración estándar para Documentum Archive Services, antes de poder agregar archivado según tiempo a su biblioteca de documentos debe haber establecido la siguiente configuración: Asignar entre la biblioteca de documentos de SharePoint o el sitio de SharePoint y el repositorio de Documentum. El motor de búsqueda de archivado según tiempo del Administrador de configuración general debe estar habilitado. Nota: La configuración de archivado según tiempo funcionará junto con el ajuste de Inicio de transferencia (Automática, Manual) en el Administrador de asignaciones para la biblioteca de documentos particular. Cualquier otra configuración del Administrador de asignaciones no se ve afectada. Agregar una nueva regla de archivado según tiempo En la página Administración de Aplicaciones, haga clic en Administrador de archivado según tiempo. 1. En la página Administrador de archivado según tiempo, haga clic en el botón Nueva regla de archivado según tiempo.lafigura37muestraelnuevobotónregla de archivado según tiempo incluido en la página Administrador de archivado según tiempo. Guía de instalación y administración de EMC Documentum Archive Services for SharePoint versión 5.3 SP5 51

52 Administrador de archivado según tiempo Figura 37. Página Administrador de archivado según tiempo 2. Al igual que en la sección Administrador de asignaciones, primero hay que determinar el nivel de asignación para la regla de archivado según tiempo y agregar la ubicación de SharePoint. La página inicial Crear/Editar archivado según tiempo se muestraenlafigura38. Figura 38. Verificar nivel de asignación y ubicación de SharePoint 3. Haga clic en el botón Verificar y continuar. Una vez que el nivel de asignación y la ubicación de SharePoint han sido comprobados, aparece la sección Archivado según tiempo tal como se muestra en la figura Guía de instalación y administración de EMC Documentum Archive Services for SharePoint versión 5.3 SP5

53 Administrador de archivado según tiempo Figura 39. Sección Archivado según tiempo Hay dos opciones de archivado: Según edad: Transferirá un archivo cuando éste ha alcanzado el periodo de tiempo especificado desde su última modificación o de cuando fue creado. Según fecha: Transferirá un archivo en una fecha específica. Cuando seleccione una fecha de transferencia, haga clic en el icono de calendario situado a la derecha del cuadro de texto de fecha para seleccionar una fecha específica en el calendario. La figura 40 muestra el calendario de archivado según fecha. Figura 40. Calendario de archivado según fecha El tipo de transferencia (mover o copiar) y la ubicación de transferencia dependen de la configuración en el Administrador de asignaciones. 4. Seleccione la opción de archivado según tiempo adecuada y haga clic en Aceptar. Nota: Ambas opciones de archivado según tiempo se pueden aplicar a la misma biblioteca de documentos si fuera necesario. Guía de instalación y administración de EMC Documentum Archive Services for SharePoint versión 5.3 SP5 53

54 Administrador de archivado según tiempo Editar o eliminar una regla de archivado según tiempo existente Al igual que la sección Administrador de asignaciones, la edición o eliminación de una regla existente se realiza haciendo clic en el icono Editar o Eliminar regla situado junto a la dirección URL de la regla. 54 Guía de instalación y administración de EMC Documentum Archive Services for SharePoint versión 5.3 SP5

55 Activar un sitio Capítulo 8 Una vez establecidas las asignaciones, habrá que activarlas en el área SharePoint para Documentum Archive Services. Cuando se activa Documentum Archive Services en un sitio, todas las bibliotecas de ese sitio pueden activarse. Las bibliotecas de documentos no se activan de una en una, sino que se pueden excluir individualmente dentro de un sitio activo. 1. En la página Administrador de asignaciones, haga clic en el icono Editar. Esto le llevará a la página Editar asignaciones. 2. Haga clic en el menú Acciones de sitio situado en la parte superior derecha y seleccione Configuración de sitio. La opción de menú Configuración de sitio se muestra en la figura 41. Figura 41. Menú Acciones de sitio 3. En la página Configuración de sitio, haga clic en el enlace Características de sitio de la columna Administración de sitios como se muestra en la figura 42. Guía de instalación y administración de EMC Documentum Archive Services for SharePoint versión 5.3 SP5 55

56 Activar un sitio Figura 42. Página Configuración de sitio 4. En la página Características de sitio, haga clic en el botón Activar de la fila Documentum Archive Services. Una vez que se haya activado la biblioteca de documentos, la columna de estado mostrará un icono Activo y el botón mostrará la opción Desactivar. Haga clic en el botón Desactivar para deshabilitar la biblioteca dedocumentos. Consultelafigura43paraverlaopciónDocumentumArchive Services en la página Características de sitio. Figura 43. Página Características de sitio Activar sub-sitios Los sitios heredan la configuración de aplicacionesweb,ylasbibliotecasdedocumentos heredan la configuración de ambos, las bibliotecas de documentos y los sub-sitios se activan o desactivan según la configuración del sitio padre. Las bibliotecas de documentos y los sub-sitios se pueden activar o desactivar independientemente del sitio padre mediante el acceso a la página Características de sitio de la biblioteca individual, y activando o desactivando la biblioteca. La nueva configuración se aplicará al sub-sitio en cuestión y a todos los sub-sitios que hereden su configuración. Desactivar bibliotecas de documentos Además de personalizar las bibliotecas de documentos desde la página Características de sitio, los administradores tienen la capacidad de impedir (desactivar) que las bibliotecas de documentos específicas transfieran archivos. Los administradores deberían excluir una biblioteca de documentos si un sitio de SharePoint o aplicación Web se ha activado 56 Guía de instalación y administración de EMC Documentum Archive Services for SharePoint versión 5.3 SP5

57 Activar un sitio de forma global para transferir archivos a Documentum (con lo cual habilitando todos los sub-sitios y bibliotecas de documentos) y las bibliotecas de documentos específicas se tienen que aislar para desactivar su función de realizar transferencias. 1. Desplácese hasta la biblioteca de documentos. 2. Haga clic en Configuración en el menú superior. 3. Haga clic en Configuración de Archive Services de Documentum y seleccione Deshabilitar esta biblioteca. Consulte la figura 44 para ver la opción Deshabilitar esta biblioteca. Figura 44. Opción de menú Excluir esta biblioteca Transferencia masiva La característica de transferencia masiva moverá el contenido de una biblioteca de documentos entera a Documentum. La transferencia masiva sigue las reglas de transferencia configuradas en el Administrador de asignaciones para la biblioteca dedocumentos. Lafuncióndetransferenciamasivaestádisponibleparalos administradores de nivel de biblioteca de documentos. Si va a utilizar la transferencia masiva por primera vez, el sistema le pedirá sus credenciales de Documentum. 1. Desplácese hasta la biblioteca de documentos habilitada. Guía de instalación y administración de EMC Documentum Archive Services for SharePoint versión 5.3 SP5 57

58 Activar un sitio 2. En el menú superior, haga clic en la opción Acciones. 3. Seleccione Transferencia masiva. Lafigura45muestralaopciónTransferencia masiva. Figura 45. Opción de menú Transferencia masiva 58 Guía de instalación y administración de EMC Documentum Archive Services for SharePoint versión 5.3 SP5

59 EMC Corporation. All Rights Reserved. EMC believes the information in this publication is accurate as of its publication date. The information is subject to change without notice. THE INFORMATION IN THIS PUBLICATION IS PROVIDED AS IS. EMC CORPORATION MAKES NO REPRESENTATIONS OR WARRANTIES OF ANY KIND WITH RESPECT TO THE INFORMATION IN THIS PUBLICATION, AND SPECIFICALLY DISCLAIMS IMPLIED WARRANTIES OF MERCHANTABILITY OR FITNESS FOR A PARTICULAR PURPOSE. Use, copying, and distribution of any EMC software described in this publication requires an applicable software license. EMC2, EMC, and the EMC logo are registered trademarks or trademarks of EMC Corporation in the United State and other countries. All other trademarks used herein are the property of their respective owners.