COMISIÓN EUROPEA DIRECCIÓN GENERAL DE AGRICULTURA Y DESARROLLO RURAL

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1 COMISIÓN EUROPEA DIRECCIÓN GENERAL DE AGRICULTURA Y DESARROLLO RURAL Dirección J. Auditoría de los Gastos Agrarios J.5. Auditoría financiera Bruselas, 16 de septiembre de 2014 DIRECTRIZ PARA LA AUTORIZACIÓN: PARA LAS AUTORIDADES NACIONALES IMPLICADAS EN LA GESTIÓN COMPARTIDA DEL FEAGA Y EL FEADER Asunto: Directriz nº 2 - Autorización de un organismo pagador de conformidad con el artículo 7 del Reglamento (UE) nº 1306/2013 del Parlamento Europeo y del Consejo, los artículos 1, 2, 4 y 5 del Reglamento de Ejecución (UE) nº 908/2014 de la Comisión y los artículos 1 y 2 y el anexo I del Reglamento Delegado (UE) nº 907/2014 de la Comisión Comisión Europea, B-1049 Bruselas, Bélgica Teléfono: (32-2)

2 ÍNDICE 1. INTRODUCCIÓN ANTECEDENTES RESPONSABILIDADES DE LOS DIFERENTES ORGANISMOS DEL ESTADO MIEMBRO CON RESPECTO A LA AUTORIZACIÓN Autoridad competente Definición Cometido Funciones Organismo coordinador Definición Cometido Funciones Organismo pagador Definición Cometido Funciones Órgano de certificación Definición Cometido Funciones EVALUACIÓN DE SISTEMA DEL CONTROL INTERNO Y CUMPLIMIENTO DE LOS CRITERIOS DE AUTORIZACIÓN E INFORMES Informe Estructura del informe Evaluación de los criterios de autorización Evaluación general del sistema de control interno por población según se define en el párrafo 4.2 y por financiación Modelo matricial Descripción del trabajo de auditoría realizado DIRECTRICES EN RELACIÓN CON DETERMINADOS CRITERIOS DE AUTORIZACIÓN Delegación Consideraciones generales Función de pago Procedimientos aplicables a los anticipos y las garantías Anticipos Valores Gestión de la deuda Generalidades Reconocimiento de una deuda Generalidades - Mantenimiento de un libro mayor de deudores Generalidades - Pasos necesarios para la recuperación:

3 Generalidades - FEAGA Contabilización de las recuperaciones en el C Anexo II del Reglamento de Ejecución (UE) nº 908/2014 de la Comisión, relativo a las irregularidades Anexo III A del Reglamento de Ejecución (UE) nº 908/2014, relativo a los importes que deben recuperarse y abonarse a los Fondos, con excepción de los debidos a irregularidades Seguridad de la información Procedimiento de atribución de las ayudas previsto en el artículo 1, apartado 1, del Reglamento Delegado (UE) nº 907/2014 de la Comisión INFORMACIÓN A LA COMISIÓN

4 1. INTRODUCCIÓN La presente nota aspira a orientar sobre los criterios de autorización, las obligaciones de los organismos implicados en el proceso de autorización, la evaluación del sistema de control interno y el cumplimiento de los criterios de autorización y los requisitos en materia de notificación de conformidad con el artículo 7 del Reglamento (UE) nº 1306/2013 del Parlamento Europeo y del Consejo, los artículos 1, 2, 4, 5, 6 y 7 del Reglamento de Ejecución (UE) nº 908/2014 de la Comisión, de 6 de agosto de 2014, y los artículos 1 y 2 y el anexo nº 1 del Reglamento Delegado (UE) nº 907/2014 de la Comisión, de 11 de marzo de La presente directriz bien se deriva directamente de las mencionadas disposiciones jurídicas, bien constituye un conjunto de recomendaciones de los servicios de la Comisión a los Estados miembros. La presente directriz se revisará periódicamente. 2. ANTECEDENTES Solo los organismos pagadores autorizados tienen derecho a recibir financiación de la Unión en relación con el Fondo Europeo Agrícola de Garantía (FEAGA) y el Fondo Europeo Agrícola de Desarrollo Rural (FEADER). Los Estados miembros son responsables de autorizar los organismos pagadores. Los Estados miembros solo deben autorizar los organismos pagadores si estos cumplen determinados criterios mínimos establecidos en el nivel de la Unión. Estos criterios abarcan los cuatro ámbitos fundamentales del modelo COSO 1 : entorno interior, actividades de control, información y comunicación, y seguimiento. Los Estados miembros pueden establecer libremente otros criterios adicionales de la autorización para tener en cuenta las características específicas de los organismos pagadores. Los Estados miembros están obligados a mantener sus organismos pagadores bajo supervisión constante y a crear un sistema de intercambio de información sobre los posibles incumplimientos. Para hacer frente a tales situaciones, debe establecerse un procedimiento que incluya la obligación de elaborar un plan destinado a remediar las deficiencias graves (conforme al artículo 2, apartado 3, del Reglamento de Ejecución nº 908/2014 de la Comisión) dentro del plazo que se determine. Los gastos realizados por los organismos pagadores cuya autorización mantengan los Estados miembros aun cuando no hayan puesto en práctica ese plan corrector en un plazo determinado, pueden supeditarse al procedimiento de liquidación de conformidad previsto en el artículo 52 del Reglamento (UE) nº 1306/2013 del Parlamento Europeo y del Consejo. 1 Comité de Organizaciones Patrocinadoras de la Comisión Treadway 4

5 3. RESPONSABILIDADES DE LOS DIFERENTES ORGANISMOS DEL ESTADO MIEMBRO CON RESPECTO A LA AUTORIZACIÓN Los siguientes organismos están implicados en el proceso de autorización: la autoridad competente, el organismo coordinador, el organismo pagador y el organismo de certificación Autoridad competente Definición La autoridad competente es el organismo del Estado miembro que tiene potestad para otorgar y revocar la autorización Cometido La autoridad competente decidirá, mediante un acto oficial, la autorización de un organismo pagador basándose en el examen del cumplimiento de los criterios de autorización. Según se indica en el artículo 1, apartado 3 del Reglamento de Ejecución (UE) nº 908/2014 de la Comisión, el examen (antes de la autorización) debe llevarlo a cabo un organismo auditor independiente del organismo pagador. Asimismo, la autoridad competente debe seleccionar un organismo de certificación para certificar las cuentas anuales y revisar de forma continua el cumplimiento de los criterios de autorización. En función de las conclusiones del examen, la autoridad competente debe instruir y supervisar al organismo pagador para que corrija las deficiencias importantes de conformidad con el artículo 2, apartado 3, del Reglamento de Ejecución (UE) nº 908/2014 de la Comisión, por medio de un plan corrector Funciones La autoridad competente tiene las siguientes funciones en relación con la autorización, como se establece en los artículos 1 y 2 del Reglamento de Ejecución (UE) nº 908/2014 de la Comisión: 1) La autoridad competente decidirá, mediante un acto oficial, la autorización de un organismo pagador basándose en el examen del cumplimiento de los criterios de autorización. 2) En caso de que la autoridad competente no esté convencida de que el organismo pagador cumple los criterios de autorización, transmitirá al organismo pagador instrucciones en las que se especifiquen las condiciones que debe cumplir para poder ser autorizado. Las instrucciones establecerán el plazo para las acciones adicionales que se deben emprender para cumplir los requisitos. Mientras se llevan a cabo las modificaciones exigidas, podrá concederse una autorización provisional por un periodo que se fijará teniendo en cuenta la gravedad de los problemas observados y que no podrá ser superior a 12 meses. El progreso se supervisará de forma regular hasta que se conceda la autorización. 3) El documento del acto oficial de autorización se comunicará a la Comisión inmediatamente después de autorizar al organismo pagador por primera vez y, en cualquier caso, antes de que este cargue cualquier gasto al FEAGA o FEADER. Se acompañará de los datos siguientes: atribuciones conferidas al organismo pagador; distribución de atribuciones entre sus departamentos; relación con otros órganos, públicos o privados, encargados de la aplicación de medidas en virtud de las cuales el organismo impute gastos al FEAGA y al FEADER; procedimientos de recepción, comprobación y validación de las solicitudes de los beneficiarios, así como de autorización, pago y justificación de los gastos; disposiciones sobre la seguridad de los sistemas de información. Los documentos y datos mencionados anteriormente se enviarán a la Comisión en una copia junto con una copia electrónica, a excepción de los procedimientos (datos documentales), que se proporcionarán únicamente en formato electrónico. 5

6 4) La autoridad competente debe supervisar de forma constante los organismos pagadores de los que es responsable, en particular en función de los certificados e informes elaborados por el organismo de certificación. 5) Los Estados miembros crearán un sistema que garantice la comunicación inmediata a la autoridad competente de toda información según la cual un organismo pagador no cumple los criterios de autorización. 6) Cada tres años, la autoridad competente informará por escrito a la Comisión de los resultados de su supervisión (en particular, en función de los certificados e informes elaborados por el organismo de certificación) e indicará si los organismos pagadores siguen cumpliendo los criterios de autorización, como se establece en el artículo 2, apartado 1, del Reglamento de Ejecución (UE) nº 908/2014 de la Comisión. En este sentido, se recomienda que la comunicación se realice de acuerdo con el modelo descrito en el párrafo 4 del presente documento. La comunicación se enviará a la Comisión en una copia junto con una copia electrónica. 7) Cuando un organismo pagador autorizado deje de cumplir uno o varios de los criterios de autorización o los cumpla de un modo tan deficiente que afecten a la capacidad del organismo para ejecutar las tareas que se enumeran en el artículo 1, apartado 1, del Reglamento Delegado (UE) nº 907/2014 de la Comisión, la autoridad competente pondrá a prueba la autorización del organismo y elaborará un plan para solucionar las deficiencias observadas en un plazo que se determinará de acuerdo con la gravedad del problema y que no deberá ser superior a 12 meses desde la fecha en que se ponga a prueba la autorización. La autoridad competente informará a la Comisión de cualquier plan elaborado, además de su ejecución. El plan contendrá acciones concretas con plazos. 8) En caso de revocarse la autorización, la autoridad competente deberá autorizar sin demora otro organismo pagador con arreglo al artículo 2, apartado 5, del Reglamento de Ejecución (UE) nº 908/2014 de la Comisión para garantizar que los pagos a los beneficiarios no se interrumpan Organismo coordinador Definición El organismo coordinador al que se hace referencia en el artículo 7, apartado 4, del Reglamento (UE) nº 1306/2013 del Parlamento Europeo y del Consejo, de acuerdo con el artículo 4, apartado 1, del Reglamento de Ejecución (UE) nº 908/2014 de la Comisión, debe actuar como único interlocutor de la Comisión ante el Estado miembro de que se trate para todos los asuntos relacionados con el FEAGA y el FEADER Cometido El organismo coordinador se encarga de: (a) recopilar la información que debe ponerse a disposición de la Comisión y transmitírsela a esta; (b) adoptar o coordinar, en función del caso, acciones destinadas a resolver las deficiencias de carácter común y mantener informada a la Comisión del seguimiento; y (c) fomentar y, cuando sea posible, garantizar, la aplicación armonizada de la legislación de la Unión Funciones De acuerdo con el artículo 4, apartado 1, del Reglamento de Ejecución (UE) nº 908/2014 de la Comisión, el organismo coordinador será el único interlocutor de la Comisión ante el Estado miembro de que se trate para todos los asuntos relacionados con el FEAGA y el FEADER en los ámbitos siguientes: a) difusión de información y directrices relacionadas con las funciones y operaciones de los organismos pagadores a dichos organismos pagadores y a los organismos responsables de la ejecución de dichas directrices, además del fomento de su aplicación armonizada; b) comunicación a la Comisión de la información a que se refieren los artículos 7 y 102 del Reglamento (UE) nº 1306/2013; c) puesta a disposición de la Comisión de un registro completo de toda la información contable exigida por motivos estadísticos y de control. 6

7 3.3. Organismo pagador Definición Un organismo pagador es un organismo autorizado que paga los gastos de los fondos agrícolas Cometido El organismo pagador debe asegurarse de que se ha comprobado el cumplimiento de la normativa de la Unión antes de autorizar y ejecutar la parte del pago de la Unión [artículo 1 del Reglamento Delegado (UE) nº 907/2014 de la Comisión] Funciones El organismo pagador, de acuerdo con el artículo 1 del Reglamento Delegado (UE) nº 907/2014 de la Comisión, debe proporcionar garantías suficientes de que: antes de emitir la orden de pago, se comprueba que las solicitudes cumplen los requisitos necesarios y, en el contexto del desarrollo rural, el procedimiento de atribución de ayudas, se ajustan a la normativa de la Unión; se lleva una contabilidad de los pagos efectuados de forma exacta y exhaustiva; se llevan a cabo los controles establecidos por la legislación de la Unión; se presentan los documentos exigidos dentro de los plazos y en la forma fijados en la normativa de la Unión; y los documentos, incluidos los documentos electrónicos a efectos de la normativa de la Unión, son accesibles y se conservan de manera que se garantice su integridad, validez y legibilidad con el paso del tiempo. Para cumplir correctamente sus funciones, un organismo pagador debe contar con una organización administrativa y un sistema de control interno que cumpla los criterios establecidos en el anexo I del Reglamento Delegado (UE) nº 907/2014 de la Comisión, teniendo en cuenta las directrices de aplicación de dichos criterios que se establecen en el párrafo 5 del presente documento Órgano de certificación Definición El organismo de certificación es un organismo auditor público o privado designado por el Estado miembro con el objetivo de proporcionar un dictamen sobre la integralidad, exactitud y veracidad de las cuentas anuales del organismo pagador y sobre el correcto funcionamiento del sistema de control interno Cometido El organismo de certificación proporciona un dictamen, elaborado de acuerdo con las normas de auditoría aceptadas internacionalmente, sobre la integralidad, exactitud y veracidad de las cuentas anuales del organismo pagador y sobre el correcto funcionamiento de su sistema de control interno. Dicho dictamen debe indicar también si el examen pone en duda las afirmaciones realizadas en la declaración de gestión Funciones El organismo de certificación, de acuerdo con el artículo 5 del Reglamento de Ejecución (UE) nº 908/2014 de la Comisión, tiene las siguientes funciones en materia de autorización: Emitir anualmente un dictamen sobre el correcto funcionamiento de su sistema de control interno. Emitir anualmente un informe sobre sus conclusiones. El informe debe incluir las funciones delegadas. El informe debe indicar si, durante el periodo abarcado por el informe, el organismo pagador ha cumplido los criterios de autorización. 7

8 4. EVALUACIÓN DE SISTEMA DEL CONTROL INTERNO Y CUMPLIMIENTO DE LOS CRITERIOS DE AUTORIZACIÓN E INFORMES 4.1. Informe Los cuadros presentados más adelante en el párrafo 4.5 proporcionan una estructura básica para que el organismo de certificación realice las comunicaciones para la evaluación del cumplimiento de los criterios de autorización, como se indica en el artículo 5, apartado 4, letra a), del Reglamento de Ejecución (UE) nº 908/2014 de la Comisión. Además, es recomendable que el organismo auditor utilice esta estructura en la revisión previa a la autorización [revisión de conformidad con el artículo 1, apartado 3, del Reglamento de Ejecución (UE) nº 908/2014 de la Comisión] y que la autoridad competente la utilice para la generación de informes de acuerdo con el artículo 2, apartado 1, del Reglamento de Ejecución (UE) nº 908/2014 de la Comisión. El objetivo de los cuadros es establecer una herramienta de informes común para obtener una evaluación del sistema de control interno y una descripción general del cumplimiento de los criterios de autorización, lo que permite a la dirección del organismo pagador y a la autoridad competente supervisar el cumplimiento de los requisitos en toda la organización Estructura del informe Los procedimientos que se deben supervisar son los siguientes: autorización, ejecución de los pagos, contabilidad, anticipos y garantías, y gestión de la deuda. Los componentes de autorización que se deben supervisar son los siguientes: estructura organizativa, recursos humano, entorno interno funciones delegadas, actividades de control, comunicación, información y comunicación plataforma informática, seguimiento continuo, y auditoría interna. Para cada organismo pagador, el informe debe distinguir entre los diferentes sistemas de control de la manera siguiente: 1) regímenes del FEAGA 2 contemplados por el SIGC, es decir, regímenes de ayuda establecidos en los títulos III, IV y V y el anexo 1 del Reglamento nº 73/2009 del Consejo [en la actualidad artículo 67 del Reglamento (UE) nº 1306/2013 del Parlamento Europeo y del Consejo] Matriz nº 1; 2 Incluido también el sector agroambiental, la silvicultura, las zonas desfavorecidas y las zonas con restricciones medioambientales, si dichos sectores están cubiertos por el Instrumento transitorio de desarrollo rural. 8

9 2) regímenes del FEAGA 3 no contemplados por el SIGC, es decir, todos los demás regímenes de ayuda del FEAGA Matriz nº 2; 3) gestión de la deuda 4 en el marco del FEAGA - Matriz nº 3; 4) regímenes del FEADER contemplados por el SIGC, es decir, los regímenes de ayuda del FEADER contemplados en el artículo 6 del Reglamento nº 65/ Matriz nº 4; 5) regímenes del FEADER no contemplados por el SIGC, es decir, regímenes de ayuda del FEADER contemplados en el artículo 23 del Reglamento nº 65/ Matriz nº 5; 6) gestión de la deuda en el marco del FEADER Matriz nº Evaluación de los criterios de autorización La evaluación realizada tras examinar el cumplimiento de los criterios de autorización se debe indicar en la matriz sobre la base de la siguiente puntuación: 1) claro incumplimiento de los criterios de autorización o graves deficiencias (la gravedad de las deficiencias es tal que el organismo pagador no puede desempeñar las tareas establecidas en el artículo 1, apartado 1, del Reglamento Delegado (UE) nº 907/2014 de la Comisión); 2) cumplimiento insuficiente (otras deficiencias no incluidas en el apartado 1, pero que deberían haber sido objeto de seguimiento de conformidad con el artículo 2, apartado 1, del Reglamento de Ejecución (UE) nº 908/2014 de la Comisión); 3) cumplimiento adecuado (se destacan algunos aspectos de menor importancia, pero podrían introducirse mejoras); 4) bueno; y 5) buena práctica La matriz debe especificar la puntuación del componente de autorización concreto. La Comisión espera que las autoridades competentes emprendan las acciones correspondientes de conformidad con el artículo 2, apartado 3, del Reglamento de Ejecución (UE) nº 908/2014 de la Comisión si los organismos de certificación obtienen una puntuación de «1» en cualquier área y realicen un seguimiento de conformidad con el artículo 2, apartado 1, del Reglamento de Ejecución (UE) nº 908/2014 de la Comisión sobre cualquier deficiencia con una puntuación de «2». En caso de que el procedimiento o el componente no sean válidos, deberá indicarse «no aplicable (N/A)». La evaluación del organismo de certificación puede estar parcialmente basada en exámenes realizados en ejercicios financieros anteriores si se confirma que no se han producido cambios importantes en los procedimientos o componentes. En tal caso, la evaluación deberá indicarse entre paréntesis: «( )». 3 Incluidos todos los demás regímenes no relacionados con el SIGC cubiertos por el Instrumento transitorio de desarrollo rural. 4 Incluido, si procede, el Instrumento transitorio de desarrollo rural. 5 El Reglamento (UE) nº 65/2011 sigue siendo aplicable en el ejercicio financiero 2014 y será derogado por el Reglamento Delegado (UE) 640/2014 de la Comisión a partir del 1 de enero de No obstante, se aplicarán algunas excepciones. 6 Ibídem. 9

10 En cuanto a la evaluación del organismo de certificación del seguimiento continuo mediante actividades de control interno, se ha de tener en cuenta que dichas actividades deben incluir también los procedimientos de supervisión para evitar y detectar fraudes e irregularidades, particularmente en relación con aquellas áreas de gastos de la PAC que sean competencia del organismo pagador y estén expuestas a un riesgo importante de fraude u otras irregularidades graves. En cuanto a la evaluación del organismo de certificación del servicio de auditoría interna, se debe tener en cuenta que todas las áreas de auditoría importantes deben cubrirse en un periodo de cinco años, en lugar de anualmente. Si no se ha auditado aún un área determinada, el organismo de certificación debe basar su evaluación de dicha área en la adecuación de un plan de auditoría de cinco años. En tal caso, la evaluación deberá indicarse entre paréntesis: «( )». Las puntuaciones de la matriz deben coincidir con las proporcionadas para la evaluación del mismo procedimiento y el componente de autorización de la parte detallada correspondiente del informe (véase «cumplimiento de los criterios de autorización» en los capítulos 5 y 14 del modelo de informe de la Directriz 5). Deberán explicarse las discrepancias Evaluación general del sistema de control interno por población según se define en el párrafo 4.2 y por financiación. Si la matriz contiene varias puntuaciones de «1» y «2», el sistema de control interno es ineficaz. Si la mayoría de puntuaciones de la matriz son de «3» (y el número de puntuaciones de «2» es muy limitado) se puede evaluar el sistema de control interno como adecuado. Si todas las puntuaciones de la matriz son como mínimo de «3» (con algunas de «4»), se puede evaluar el sistema de control interno como bueno. Si todas las puntuaciones de la matriz son como mínimo de «4», se puede evaluar el sistema de control interno como muy bueno. Estas calificaciones (ineficaz/adecuado/bueno/muy bueno) se deben utilizar al evaluar el sistema de control interno en el resumen ejecutivo del informe (véanse los puntos y del modelo de informe). Se debe evitar otra terminología Modelo matricial Procedimiento Autorización MATRIZ I Evaluación de los criterios de autorización del FEAGA Regímenes relacionados con el SIGC Componente de la evaluación Estructura organizati va Entorno interior Recursos humanos Funciones delegadas Actividad es de control Información y comunicación Comunica ciones Seg. sist. inf. continuo Auditoría interna Control administrativo * * * * * * * * Controles sobre el terreno * * * * * * * * Ejecución de los pagos * * N. A. * * * * * Contabilidad * * * * * * * * 10

11 MATRIZ II Evaluación de los criterios de autorización del FEAGA Regímenes no relacionados con el SIGC Procedimiento Autorización Componente de la evaluación Estructura organizati va Entorno interior Recursos humanos Funciones delegadas Actividad es de control Información y comunicación Comunica ciones Seg. sist. inf. continuo Auditoría interna Control administrativo * * * * * * * * Controles sobre el terreno * * * * * * * * Ejecución de los pagos * * N. A. * * * * * Contabilidad * * * * * * * * Anticipos y garantías * * * * * * * * MATRIZ III Evaluación de los criterios de autorización Deudas el FEAGA Procedimiento Componente de la evaluación Estructura organizati va Entorno interior Recursos humanos Funciones delegadas Actividad es de control Información y comunicación Comunica ciones Seg. sist. inf. continuo Auditoría interna Gestión de la deuda FEAGA 7 * * * * * * * * MATRIZ IV Evaluación de los criterios de autorización del FEADER Medidas basadas en el control del SIGC Procedimiento Autorización Componente de la evaluación Estructura organizati va Entorno interior Recursos humanos Funciones delegadas Actividad es de control Información y comunicación Comunica ciones Seg. sist. inf. continuo Auditoría interna Control administrativo * * * * * * * * Controles sobre el terreno * * * * * * * * Ejecución de los pagos * * N. A. 8 * * * * * Contabilidad * * * * * * * * 7 Esta parte se refiere a la recuperación de irregularidades, gravámenes y otros créditos similares. 8 Véase el párrafo

12 MATRIZ V Evaluación de los criterios de autorización del FEADER Medidas no basadas en el control del SIGC Procedimiento Autorización Componente de la evaluación Estructura organizati va Entorno interior Recursos humanos Funciones delegadas Actividad es de control Información y comunicación Comunica ciones Seg. sist. inf. continuo Auditoría interna Control administrativo * * * * * * * * Controles sobre el terreno * * * * * * * * Ejecución de los pagos * * N. A. 9 * * * * * Contabilidad * * * * * * * * Anticipos y garantías * * * * * * * * MATRIZ VI - Evaluación de los criterios de autorización Deudas el FEADER Procedimiento Componente de la evaluación Estructura organizati va Entorno interior Recursos humanos Funciones delegadas Actividad es de control Información y comunicación Comunica ciones Seg. sist. inf. continuo Auditoría interna Gestión de la deuda FEADER 10 * * * * * * * * 4.6. Descripción del trabajo de auditoría realizado El trabajo de auditoría realizado se debe presentar tal como se describe en la Directriz nº 5 - Modelo de informe. Si, en la distribución, una población (por ejemplo, FEAGA no SIGC) contiene un conjunto de regímenes o un grupo de medidas que, cuando se combinan, suponen menos del 2 % de gasto de fondos anual total, se pueden transferir a la (otra) población principal e incluirlos de esta forma en el alcance de la auditoría. El objetivo de este umbral de minimis es evitar invertir esfuerzos de auditoría en importes no significativos. 9 Véase el párrafo Esta parte se refiere a la recuperación de irregularidades y otros tipos de créditos. 12

13 5. DIRECTRICES EN RELACIÓN CON DETERMINADOS CRITERIOS DE AUTORIZACIÓN 5.1. Delegación Consideraciones generales Los organismos delegados son organismos privados o públicos que no se encuentran bajo la autoridad directa del organismo pagador (es decir, son terceros), a los que se han atribuido las funciones establecidas en el artículo 1, apartado 1, del Reglamento Delegado (UE) nº 907/2014 de la Comisión. De acuerdo con el artículo 7, apartado 1, del Reglamento (UE) nº 1306/2013 del Parlamento Europeo y del Consejo, a excepción del pago, las tareas relacionadas con la gestión y el control de los gastos pueden delegarse. Las tareas delegadas se deben establecer en un acuerdo de delegación. Es fundamental que, en el acuerdo por escrito, se garantice el acceso directo a los documentos y procedimientos de los organismos delegados a los servicios de supervisión del organismo pagador. En este caso, la dirección del organismo pagador dispondrá de pruebas del rendimiento de los organismos delegados a través de la supervisión del personal del organismo pagador y a partir de las conclusiones del departamento de auditoría interno del organismo pagador. Si, excepcionalmente, el organismo pagador no dispone de acceso directo, el protocolo debe prever el ofrecimiento de las garantías necesarias para el correcto funcionamiento del organismo delegado en el desempeño de estas tareas a través de un servicio de auditoría (mediante informes y un dictamen que abarquen el ejercicio financiero correspondiente). En cuanto a las restituciones por exportación, la responsabilidad de verificar la naturaleza y cantidad del producto exportado corresponde, en general, a las autoridades aduaneras de conformidad con las disposiciones comunitarias y nacionales. En estas circunstancias, se respetarían las obligaciones del anexo I del Reglamento Delegado (UE) nº 907/2014 de la Comisión si las autoridades aduaneras proporcionan al organismo pagador información sobre los procedimientos adoptados para garantizar el cumplimiento de sus responsabilidades en el sector agrícola y, al menos cada año, los resultados de sus inspecciones y las medidas tomadas en relación con las discrepancias e irregularidades. De esta forma, se cumpliría el objetivo principal del organismo pagador de disponer de pruebas que garanticen que se han realizado todos los controles necesarios sobre la admisibilidad de las solicitudes autorizadas, incluidos los controles llevados a cabo por las autoridades aduaneras. También es recomendable que la información anual incluya una garantía del servicio de auditoría interno de las autoridades aduaneras sobre el funcionamiento adecuado a este respecto Función de pago El artículo 1, apartado 1, del Reglamento Delegado (UE) nº 907/2014 de la Comisión enumera las tareas que deben realizar los organismos pagadores y el artículo 7, apartado 1, del Reglamento UE nº 1306/2013 del Parlamento Europeo y del Consejo establece que «a excepción del pago, la realización de estas tareas se puede delegar». El artículo 7, apartado 1, solo hace referencia al «pago de ayudas de la Unión». En el ámbito del desarrollo rural, en el que normalmente se paga al beneficiario final un único subsidio cofinanciado por la Unión y el Estado miembro, el pago al beneficiario final no se recoge en el artículo 7, apartado 1, y, por tanto, puede ejecutarlo la autoridad de gestión u «otro organismo» Solo el reembolso de la parte del subsidio de la Unión a esta última autoridad u organismo debe seguir correspondiendo al organismo pagador. Si un Estado miembro hace uso de esta posibilidad, el organismo pagador seguirá siendo totalmente responsable de la legalidad y regularidad de toda la transacción subyacente, incluida la protección de los intereses financieros de la Unión, además de la declaración de los gastos correspondientes a la Comisión y la preparación de las cuentas en consecuencia. Las condiciones establecidas en los puntos (C.1) del anexo I del Reglamento Delegado (UE) nº 907/2014 de la Comisión se aplicarán, mutatis mutandis, en el caso de que las funciones del organismo pagador las realice otro organismo como parte de sus tareas regulares de conformidad con la legislación nacional. 13

14 5.2. Procedimientos aplicables a los anticipos y las garantías Anticipos Los pagos de anticipos son pagos de fondos públicos que no se basan en los gastos realizados. En todos los casos en los que los reglamentos permitan el pago de anticipos, dichos pagos deberán ser registrados en cuentas independientes que formen parte de los registros contables del FEAGA o FEADER, con todos los datos relevantes que permitan gestionarlos correctamente. Los pagos efectuados mediante anticipos de los plazos de pago habituales pero que se realicen después de los controles o se basen en gastos no cumplen los requisitos de los anticipos en este contexto. 11 Deben establecerse procedimientos que garanticen lo siguiente: la autorización para el pago de anticipos estará supeditada al cumplimiento de todas las condiciones establecidas; cuando se requiera una garantía, el pago solamente se realizará una vez recibida una garantía válida; el registro de los importes correctos y de toda la información pertinente en la cuenta correcta (anticipos); el registro de identificación del plazo para la liquidación y antigüedad de los anticipos; la conciliación regular con otras bases de datos (por ejemplo, con la cuenta bancaria, con los expedientes/resúmenes de los servicios de autorización, con anticipos previos o posteriores, con pagos finales, con registros de garantías en los casos en que éstas se exijan); el examen periódico de las cuentas de anticipos y seguimiento oportuno de todos los casos anormales o largo tiempo pendientes; la liquidación de anticipos usados o recuperados; y la iniciación en el momento oportuno de los procedimientos de recuperación en los casos de incumplimiento de las condiciones establecidas Valores En los casos en que los reglamentos disponen el depósito de una garantía, todas las transacciones deudoras y acreedoras para cada garantía deberán registrarse de forma centralizada en el organismo pagador, lo que permite actualizar los gastos y los ingresos y llevar a cabo la comparación con las garantías realmente depositadas. Deben establecerse procedimientos que garanticen lo siguiente: la identificación del tipo de garantía (depósito en efectivo, garantía bancaria única o en bloque); la validez de las garantías bancarias; el registro centralizado en el organismo pagador, por tipo de garantía, de todas las acciones deudoras o acreedoras, sobre la base de documentos debidamente autorizados (comprobándose la exactitud del importe y todos los demás requisitos de la garantía); la conciliación regular con otras bases de datos, por ejemplo, con las cuentas de anticipos pertinentes, con la información facilitada por los servicios de autorización y con las garantías reales; el examen periódico de los registros de garantías y seguimiento oportuno de todos los casos anormales o largo tiempo pendientes; el reembolso oportuno de los depósitos en efectivo, liberación de las garantías bancarias únicas y desbloqueo de las garantías bancarias en bloque; y 11 Véanse también el documento de trabajo D/851357/2012 «Gastos anticipados», presentado en la 84ª reunión del Comité de los Fondos Agrícolas (junio de 2012), y el acta del punto 6 de dicha reunión del Comité sobre el ámbito de aplicación correspondiente al asunto específico de la confirmación, por parte de los organismos de certificación, de los anticipos pendientes que todavía estén por liquidar al final del ejercicio financiero previsto en la Directriz nº 5 (secciones 3.5 y 12.5). 14

15 la iniciación oportuna de los procedimientos de recuperación en caso de incumplimiento de las condiciones y, en caso necesario, el rescate de la garantía Gestión de la deuda Generalidades Reconocimiento de una deuda El momento de reconocimiento de una deuda es el momento en el que esta se reconoce como tangible y existe una obligación válida de pago. El organismo pagador debe estar en condiciones de establecer: - la identidad exacta del deudor, - que la deuda es realmente pagadera, y - el importe en cuestión. Una vez cumplidas estas condiciones, la deuda constatada debe registrarse inmediatamente en un único libro mayor de deudores. El organismo pagador tiene que garantizar que se recogen correctamente en el libro mayor de deudores todos los importes que deben recuperarse, que los procedimientos de recuperación son eficaces y que los importes se abonan correcta y oportunamente al Fondo Generalidades - Mantenimiento de un libro mayor de deudores Con objeto de llevar a cabo el seguimiento de los importes pendientes, debe llevarse un único libro mayor de deudores, que se actualizará periódicamente sobre la base de la información facilitada por los servicios pertinentes. Validez y exactitud del libro mayor de deudores: el departamento financiero deberá conciliar el libro mayor de deudores con los datos del sistema operativo de manera regular; deberán calcularse correctamente los importes que han de ser recuperados. La administración deberá revisar el cálculo del importe que deba recuperarse (incluidas posibles penalizaciones, correcciones o intereses); los importes recibidos deberán registrarse con rapidez y cotejarse con las deudas pendientes; los importes deducidos deberán registrarse con rapidez y cotejarse con las deudas pendientes; y únicamente se aceptarán ingresos a través de una cuenta bancaria o en una oficina de tesorería central. Deberán aplicarse los procedimientos necesarios para evitar fraudes o robos. Exhaustividad del libro mayor de deudores: los importes que han de recuperarse deberán registrarse sin demora en un libro mayor de deudores único y centralizado. la persona encargada de llevar dicho registro no tendrá responsabilidad en los pagos o en el tratamiento de las reclamaciones; La dirección deberá establecer un sistema que garantice que todas las deudas se señalan al departamento responsable del registro de deudores; y deberá comprobarse regularmente la exhaustividad del libro mayor de deudores. Para ello, es preciso establecer un nexo entre los informes de inspección y las cartas de recuperación, por una parte, y el libro mayor de deudores, por otra Generalidades - Pasos necesarios para la recuperación: Inspección de la lista: Supervisión administrativa 15

16 Mediante este control, la administración comprueba si el departamento responsable adopta las medidas suficientes y adecuadas para la recuperación de los importes. Conciliación por el departamento financiero Con el fin de garantizar la exhaustividad y exactitud de la lista, el departamento financiero debe conciliar regularmente (al menos cada tres meses) la lista de deudores y todos los datos pertinentes de los departamentos comerciales. Recuperación de los importes: La recuperación de los importes puede efectuarse por dos vías: Recuperación «pura» (que incluye acciones legales) o deduciéndolos de pagos futuros. En el segundo caso, el seguimiento de la deuda es menos complejo. El sistema debe prever una deducción de los importes del primer o de los primeros pagos siguientes que debe efectuar el organismo pagador al mismo beneficiario de conformidad con el artículo 28 del Reglamento de Ejecución (UE) nº 908/2014 de la Comisión Generalidades - FEAGA Contabilización de las recuperaciones en el C 104. Se remite al documento de trabajo de la Comisión D REV Anexo II del Reglamento de Ejecución (UE) nº 908/2014 de la Comisión, relativo a las irregularidades. Reconocimiento de un caso El primer acto de comprobación administrativa o judicial determina, entre otros extremos, el momento en el que un caso debe registrarse en el anexo II del Reglamento de Ejecución (UE) nº 908/2014 de la Comisión. El artículo 35 del Reglamento (CE) nº 1290/ fija la definición del primer acto de comprobación administrativa o judicial a efectos de la aplicación del capítulo titulado «Irregularidades»: «A efectos del presente capítulo, el primer acto de comprobación administrativa o judicial será la primera evaluación por escrito de una autoridad competente, administrativa o judicial, que, basándose en hechos concretos, demuestre la existencia de una irregularidad, sin perjuicio de la posibilidad de que posteriormente, a raíz del procedimiento administrativo o judicial, la comprobación deba revisarse o retirarse». Por consiguiente, en opinión de la Comisión, una evaluación puede considerarse el primer acto de comprobación administrativa o judicial en el sentido del citado artículo 35, siempre y cuando: - se identifique al deudor; - se conozca el importe de la deuda; y - la autoridad competente u otra autoridad elabore un documento en el que se expongan los datos, incluidos la identidad del deudor y el importe de la deuda, lo que excluye los documentos para uso exclusivamente interno. El momento en el que se reúnan las tres condiciones por primera vez determina la fecha del primer acto de comprobación administrativa o judicial. Debe existir, por lo tanto, una correlación entre el anexo II y el libro mayor de deudores del organismo pagador. 12 Directriz no 1: En los casos de irregularidades notificadas o que se van a notificar a la Comisión para los ejercicios financieros 2013 y 2014, se debe seguir teniendo en cuenta el ejercicio financiero de la constatación de irregularidad principal en el sentido del artículo 35 del Reglamento (CE) nº 1290/2005 del Consejo. En los casos con respecto a los cuales no se realizó ningún primer acto de comprobación administrativa o judicial de la irregularidad antes del 16 de octubre de 2014, se aplicarán las disposiciones del artículo 54, apartados 1 y 2, del Reglamento (UE) nº 1306/

17 Información relativa a irregularidades en el libro mayor de deudores Un libro mayor de deudores adecuado debe incluir los elementos descritos en el anexo II del Reglamento de Ejecución (UE) nº 908/2014 de la Comisión y la parte I de la Directriz nº 1. El libro mayor de deudores también debe contener información sobre el ejercicio financiero al que se refieren la irregularidad o el error (es decir, el ejercicio financiero del pago) Anexo III A del Reglamento de Ejecución (UE) nº 908/2014, relativo a los importes que deben recuperarse y abonarse a los Fondos, con excepción de los debidos a irregularidades Reconocimiento de un caso Véase el párrafo Debe facilitarse un extracto del libro mayor de deudores con los importes (excepto los debidos a irregularidades y errores administrativos) que deben recuperarse y abonarse al FEAGA o al FEADER, con inclusión de las sanciones e intereses que les sean aplicables. Información relativa a estos otros casos en el libro mayor de deudores Un libro mayor de deudores adecuado debe incluir los elementos descritos en el anexo III del Reglamento de Ejecución (UE) nº 908/2014 de la Comisión y la Directriz nº Seguridad de la información El organismo pagador debe aplicar medidas basadas en la norma de seguridad de la información elegida, adaptadas a su entorno y proporcionales a los riesgos efectivamente presentes [véase el anexo I, punto 3B del Reglamento Delegado (UE) nº 907/2014 de la Comisión] 13. Las autoridades competentes deben controlar e informar sobre la seguridad de la información de la misma forma que en el caso de todos los demás criterios de autorización. En concreto, no deberá presentarse un informe del organismo de certificación por separado sobre la seguridad de la información ni utilizarse el mecanismo de puntuación basado en el modelo de madurez de la capacidad. El organismo de certificación informará de las medidas de seguridad aplicadas por el organismo pagador y hará lo necesario para garantizar la pertinencia, alcance y calidad del trabajo realizado por otros auditores, especialistas y expertos. En caso de que las garantías se basen en un certificado expedido por terceros, el organismo de certificación deberá también garantizar la pertinencia, el alcance y la calidad del trabajo realizado. Cuando sea posible, deberá facilitarse el informe de auditoría relativo al certificado expedido por terceros. El organismo de certificación incluirá en su informe una evaluación para cada ámbito de la norma internacional de seguridad elegida. Cualquier constatación significativa deberá señalarse en este nivel. En caso de no haber ninguna constatación significativa en un ámbito específico, el organismo de certificación deberá declarar «De acuerdo con nuestro examen, no hay ninguna constatación en este ámbito». 13 A partir del 16 de octubre de 2016, la seguridad de los sistemas de información deberá estar certificada de conformidad con la norma ISO 27001: Information Security management systems Requirements (Requisitos de los sistemas de gestión de la seguridad de la información) (ISO). La Comisión podrá autorizar a los Estados miembros para certificar la seguridad de sus sistemas de información de conformidad con otras normas aceptadas si estas garantizan un nivel de seguridad equivalente, como mínimo, al previsto en la norma ISO En el caso de los organismos pagadores responsables de la gestión y control de gastos anuales no superiores a 400 millones EUR, el Estado miembro puede decidir la no aplicación de esta disposición. El Estado miembro informará a la Comisión de su decisión. 17

18 5.5. Procedimiento de atribución de las ayudas previsto en el artículo 1, apartado 1, del Reglamento Delegado (UE) nº 907/2014 de la Comisión Las tareas de la autoridad de gestión, de conformidad con el artículo 49 del Reglamento (UE) nº 1305/2013 del Parlamento Europeo y del Consejo, se refieren en particular a la selección de los proyectos y al establecimiento de contratos relevantes con los beneficiarios finales. El artículo 66, apartado 2, del mismo reglamento se refiere al derecho de la autoridad de gestión a delegar estas tareas. No obstante, en última instancia, es el organismo pagador el que tiene la responsabilidad de asegurar que los procedimientos de atribución de las ayudas cumplen las normas de la Unión y que los controles establecidos en la legislación de la Unión se efectúen antes de la autorización de los pagos [artículo 1, apartado 1, del Reglamento Delegado (UE) nº 907/2014 de la Comisión]. Por consiguiente, si bien la autorización del organismo pagador no cubre a la autoridad de gestión como tal, debe cubrir el proceso de atribución de las ayudas. Dicho procedimiento puede ser aprobado por separado y antes de la aprobación de los otros procedimientos relativos a la autorización, ejecución y contabilización de los pagos. Por consiguiente, las solicitudes de proyectos deben ser recibidas y tramitadas únicamente cuando el procedimiento de atribución de las ayudas haya sido íntegramente elaborado y aprobado. Véase también el punto 2A, incisos iii) y v), del anexo I del Reglamento Delegado (UE) nº 907/2014 de la Comisión, en el que se establecen las normas específicas para el FEADER. El mismo principio es aplicable a las solicitudes de pago al organismo pagador: estas deben recibirse y tramitarse, y efectuarse los pagos, únicamente cuando los procedimientos relativos a la autorización, pago y contabilización han sido plenamente elaborados y aprobados. 18

19 6. INFORMACIÓN A LA COMISIÓN A continuación se presenta el calendario y los documentos pertinentes que deberán transmitirse: Información que debe proporcionarse: - Acta de autorización, acta oficial. Comunicación de conformidad con el artículo 102, apartado 1, del Reglamento (UE) nº 1306/2013 del Parlamento Europeo y del Consejo y el artículo 1, apartado 5, del Reglamento de Ejecución (UE) nº 908/2014 de la Comisión Plazo En el caso de un organismo pagador nuevo: La comunicación se efectuará inmediatamente después de que el organismo pagador sea autorizado por primera vez y, en cualquier caso, antes de que los gastos realizados por él se imputen al FEAGA o al FEADER. - Informe del organismo de certificación en relación con el cumplimiento de los criterios de autorización de conformidad con el artículo 5, apartado 4, letra a), del Reglamento de Ejecución (UE) nº 908/2014 de la Comisión Informe que se presentará anualmente, antes del 15 de febrero - Informe de la autoridad competente sobre la supervisión de la autorización y el cumplimiento de los criterios de autorización de conformidad con el artículo 2, apartado 1, del Reglamento de Ejecución (UE) nº 908/2014 de la Comisión - Comunicación relativa a la autorización bajo prueba, de conformidad con el artículo 2, apartado 4, del Reglamento de Ejecución (UE) nº 908/2014 de la Comisión No aplicable al ejercicio financiero 2014 Inmediatamente después de la elaboración del plan. 19