El conocimiento donde debe estar. Ambiente Colaborativo y Redes Sociales Empresariales

Transcripción

1 El conocimiento donde debe estar Ambiente Colaborativo y Redes Sociales Empresariales

2 Axentria integrando personas, procesos y conocimiento Introducción Axentria Portal es una plataforma que integra procesos, personas y conocimiento en una organización. Provee el acceso integrado a distintos servicios de Axentria a través de las distintas páginas y módulos, en los que se conjuga funcionalidad y simplicidad, generando un entorno de trabajo altamente productivo. En Axentria Portal todos los integrantes de la organización pueden interactuar y colaborar entre sí, accediendo de forma ágil y eficiente al conocimiento, procesos, registros y documentos. Estructura del Portal Mediante un acceso web unificado y seguro, los usuarios pueden utilizar aplicaciones y servicios licenciados tales como: Gestión D o c u m e n t a l ( D M ), W o r k fl o w ( W F ), Colaboración, Blogs, Wikis, Foros, anuncios, contactos, eventos. Páginas El acceso a los servicios o módulos de cada página, se realiza a través de tabuladores en el menú principal. Se puede ingresar a cuatro páginas principales, dependiendo de las condiciones de licenciamiento y los permisos de cada usuario. Páginas Módulos Início Anúncios, Eventos, Contatos *DM (Gestión Documental) Módulo Axentria DM *Workflow Anúncios, Workflow, Wiki Colaboración Foro, Wiki, Blog * módulos y/o páginas de licenciamiento adicional

3 Axentria integrando personas, procesos y conocimiento Módulos Anuncios Es un módulo con formato de cartelera electrónica, que permite poner a disposición de todos los usuarios del sistema, información tal como: noticias, comentarios o hechos de relevancia para la organización. Eventos Es un calendario general que colabora en la organización de eventos o reuniones; permite realizar tareas tales como: la descripción de sus características particulares (fecha, hora, ubicación), la suscripción de los participantes, la coordinación de reuniones y las reservas de las salas correspondientes. Contactos Esta utilidad maneja la lista de contactos públicos relevantes de la organización, números de internos de departamentos o personas, contactos de emergencia, limpieza y mantenimiento, entre otros, permitiendo el acceso a todos los números telefónicos a través del manejo de una única aplicación. Foro El módulo de Foros permite la discusión multilateral de determinados temas, de forma evolutiva y colaborativa. En él se abren hilos, o tópicos de discusión, donde los participantes dejan sus opiniones o comentarios que se reflejan en forma inmediata; no hay instancias de aprobación o revisión; los cambios se producen en el acto y se vuelven de acceso público. De acuerdo a los permisos con que cuente cada usuario, éstos pueden crear discusiones, moderar los debates, o suscribirse a los temas de interés común. Usos frecuentes Mejorar procedimientos y procesos. Introducir cambios en las instrucciones de trabajo. Registrar problemas y soluciones. Discutir sobre la implementación de nuevos procesos o sistemas.

4 Wiki El módulo Wiki permite la creación y edición de contenido web de forma muy sencilla, mediante un editor de texto WYSIWYG. Esta aplicación genera sitios colaborativos y comunidades de usuarios, que potencian la gestión de conocimiento de las redes corporativas. La naturaleza descentralizada de los wikis, permite transmitir información en una organización, de manera más rápida y eficiente que en un repositorio centralizado de conocimiento. Usos frecuentes Manuales de procedimientos y procesos. Instrucciones de trabajo. Información de proyectos que comparten grupos de trabajo. Requerimientos y especificaciones técnicas. Documentación de buenas prácticas. Listas de problemas detectados. Información sobre la implementación de un nuevo proceso o sistema. Información general de interés de una compañía, departamento o grupo. Blogs Un blog ofrece un espacio que permite introducir y editar temas de interés de forma cronológica y permite a los usuarios ingresar comentarios, generando así un registro evolutivo de aportes sobre el tópico planteado. Este módulo permite registrar en un formato de bitácora, eventos relevantes para los usuarios (grupos o departamentos); cada evento registrado va generando a su vez comentarios, opiniones y sugerencias del resto de los participantes del Blog. Es una herramienta que puede ser utilizada como memoria corporativa, registrando la interacción de los usuarios entre sí.

5 Axentria integrando personas, procesos y conocimiento Beneficios de Axentria PORTAL Un espacio para la colaboración Axentria conjuga en un mismo sitio, un marco de trabajo creativo, que permite generar consensos, mediante la expresión estructurada e igualitaria de distintos autores. En Axentria Portal los comentarios se comparten entre personas que se identifican con determinado tema u organización. De este modo se reduce significativamente el alto tráfico de mensajes a receptores para quienes el tema no tiene relevancia. La discusión de mejoras o cambios en determinados procesos, el registro y posterior evaluación de los e v e n t o s r e a l i z a d o s, l a e l a b o r a c i ó n d e documentación o presentaciones, son sólo algunos de los temas que pueden ser objeto de debate en este ambiente. En el Portal se ofrece un espacio donde publicar información sobre diversos temas de forma abierta. Esto permite la reacción inmediata y múltiple de los actores en determinado proceso, estimulando tanto la lectura, como el aporte de contenido y manteniendo así, el conocimiento de la organización en forma evolutiva, colaborativa y sistematizada. Como espacio no estructurado, los participantes pueden actualizar en el acto información y dejarla a disposición de otros integrantes de la organización. Axentria Portal extiende las capacidades de su organización incorporando el lado humano de la tecnología. Tanto gerentes como grupos de trabajo se ven beneficiados al tener todas las comunicaciones en un único lugar, donde también se puede asignar responsabilidades a los miembros del equipo. Entorno altamente productivo que conjuga funcionalidad y simplicidad

6 PORTAL AMBIENTE COLABORATIVO Y REDES SOCIALES EMPRESARIALES