Una plataforma de trabajo colaborativo

Transcripción

1 Una plataforma de trabajo colaborativo

2 El problema Para la colaboración en proyectos con terceros los mínimos necesarios son: 1. Disponer de un repositorio de documentos accesible del modo más sencillo posible. 2. Permitir el acceso a terceros a determinadas áreas de manera ágil. 3. Poder agrupar y catalogar los documentos. 4. Permitir versionar los documentos.

3 La solución propuesta Gestor de Contenido Empresarial (ECM) orientado a la gestión documental colaborativa. Alfresco es Open Source, este CMS (Content Management System) Empresarial fue creado en 2005 por un equipo de desarrolladores de Documentum como alternativa Open Source a los softwares propietarios.

4 El Proyecto Financiación Con cargo al proyecto VELaSSCo. Condicionantes de la Puesta en Marcha: Presupuesto Bajo. Poco tiempo y puesta en marcha inmediata. Los servicios imprescindibles deben permitir el trabajo colaborativo.

5 Qué es un ECM Un ECM es la colección de estrategias, métodos, herramientas que se emplean para obtener, administrar, almacenar, preservar y entregar contenido y documentos relacionados con los procesos organizativos.

6 Como funciona un ECM Un sistema ECM usa un repositorio y un grupo de aplicaciones destinadas a almacenar, controlar los accesos y la entrega de los contenidos. Alfresco permite la gestión de la documentación de la empresa: documentos, imágenes, fotos, páginas web, grabaciones... y en general cualquier fichero desestructurado, entendiendo como tal todo el que no está almacenado / indexado en una base de datos.

7 Información no Estructurada Los documentos generados por la mayoría de los proyectos son principalmente documentos no estructurados. Esto dificulta su indexación y en consecuencia la búsqueda. El orden que se pueda mantener en el servidor de ficheros no es suficiente ni permite compartir con el resto de los investigadores adecuadamente la documentación del proyecto. Paralelamente, la gestión de permisos a nivel de sistema de ficheros resulta insuficiente para todas las variables a controlar por los administradores y que varían en función de cada proyecto.

8 Información Estructurada Estructurar implica: Dar formato a los documentos/archivos Catalogar y clasificar documentos. Controlar el acceso a estos. Permitir el indexado y las búsquedas.

9 Información Estructurada en CIMNE Departamento de Administración Aplicación Sage Murano. Si no se utiliza esta o alguna similar es imposible gestionar el volúmen de Documentación y cumplir los requerimientos legales. Departamento de Proyectos Aplicación SigPro. El mismo caso, orientada a la gestión de la parte administrativa de los proyectos.

10 El Core de la Aplicación

11 Servicios a los usuarios Es posible realizar búsquedas en los contenidos y obtener la documentación pertinente en la montaña de datos del Centro. Para el usuario final Alfresco supone una suite de aplicaciones o extensiones para administrar el contenido desde sus herramientas de escritorio. Puede reemplazar los discos de red con un almacén que organiza y controla la información y provee de una interfaz de portal para buscar y navegar por el contenido.

12 Servicios a los usuarios

13 Servicios Disponibles VELaSSCo

14 Porqué Alfresco Permite búsquedas sobre el texto contenido de los ficheros que se han subido. Fácil de usar y muy flexible a la hora de compartir contenidos y definir permisos. Permite la visualización previa sin tener que descargar el fichero. Permite personalizar el espacio de trabajo. Y sobre todo facilita la colaboración con otros equipos de trabajo.

15 Redmine l La aplicación Redmine/SVN está originalmente pensada para la gestión de proyectos de desarrollo de software, no para la gestión documental. l Se ha adapatado a ciertos usos, pero sigue estando limitada. l Integra bien con aplicaciones de desarrollo y programación. l Alfresco se integra con herramientas de Groupware, portales, CMS, etc..., l La orientación de estas aplicaciones es claramente diferente. Alfresco no compite con Redmine, es otra cosa.

16 Alfresco + Redmine No son excluyentes sino complementarios. Redmine permite gestionar el proyecto y sobre todo su código via SVN. Como herramienta colaborativa y de Gestión Documental Alfresco es claramente superior.

17 Quién usa Alfresco

18 Organización Alfresco (Share) La Barra de Tareas: Inicio Acceso al Tablero Personal. Mis Ficheros Acceso a los documentos personales del usuario. Ficheros Compartidos Acceso a los documentos compartidos. Sitios Acceso a Sites. Tareas -- Acceso a Tareas y Flujos de Trabajo. Personas -- Buscador de Usuarios de la Aplicación. Usuario -- Modificaciones de perfil, contraseña, estado,.. Buscar Contenido o Documentos, Personas y Sites tienen sus propias herramientas de búsqueda.

19 Los Sitios En Alfresco Share, un sitio es un espacio donde compartir contenido y colaborar con otros miembros del sitio en un proyecto. Cualquier usuario puede crear un sitio y administrarlo. Puede definirlo como público o privado e invitar a otros usuarios a unirse al sitio. Puede gestionar los Roles de los usuarios en ese espacio.

20 Tipos de Sitios Público Todos los usuarios pueden ver el contenido pero sólo los miembros pueden modificarlo. Cualquier usuario se puede unir al sitio. Público moderado Todos los usuarios pueden ver el contenido pero sólo los miembros pueden modificarlo. Hay que solicitar admisión para unirse al sitio. Privado Sólo los miembros pueden acceder. Sólo se puede ser usuario por invitación.

21 Roles y Permisos en los Sitios Alfresco usa roles para determinar que puede hacer un usuario determinado en un sitio determinado. Cada rol se asocia con unos permisos: - Administrador del sitio: Tiene control total sobre este y todo su contenido. - Colaborador: Tiene control sobre su propio contenido y el del sitio, pero no puede borrar el contenido de otros miembros del sitio. - Ayudante: Control total sobre su contenido pero no pueden editar o borrar el contenido de otros miembros del sitio. - Consumidor: Sólo tienen permiso de lectura sobre el contenido y no pueden crear su propio contenido.

22 Contenido de un Sitio Un sitio, además del espacio de documentos se le pueden añadir, entre otros, los siguientes elementos: Calendario. Wiki. Blog. Enlaces. Foros de Discusión. Listas de datos (tareas, agenda, usuarios,lugares,...)

23 Tareas y Flujos de trabajo El motor de flujo de trabajo de Alfresco permite: - Asignar tareas en base a Reglas. - Hacer seguimiento del estado de las tareas - Solicitar validación, revisión y modificaciones de documentos. Todo ello individual o colectivamente y avisando a los usuarios de las tareas pendientes.

24 Demo Alfresco

25 CIMNE Mision El Centro Internacional de Métodos Numéricos a la Ingeniería (CIMNE) es un organismo de investigación multidisciplinar... Durante los últimos 25 años CIMNE ha colaborado en proyectos de investigación com más de 500 Empresas, Centros de Investigación y Universidades a nivel mundial.

26 Objetivos Dinamizar la colaboración y la interacción con otros Centros de Investigación y Empresas. Dar uniformidad y visibilidad a la documentación. Facilitar el indexado y la búsqueda de información de los proyectos. Catalogar los recursos que se ofrecen por los departamentos (calendarios, blogs, wikis,...). Proporcionar flujos de trabajo dinámicos y listas de tareas en los proyectos. A nivel sistemas centralizar la información generada por los proyectos de CIMNE.

27 Y ahora? Poner en marcha Alfresco para todos los Departamentos de Investigación requiere un gran esfuerzo y planificación. Si estáis interesados rellenad el cuestionario que se os enviará próximamente y se estudirá la viabilidad de la implantación. Si conocéis a alguien interesado enviad correo a sistemas@cimne.upc.edu y se le hará llegar el cuestionario.

28 Información Adicional David Caruana,John Newton,,Michael Farman,Michael G. Uzquiano,Kevin Roast Professional Alfresco - Practical Solutions for Enterprise Content Management. Indianapolis,Wiley Publishing, Inc., Using Alfresco One 5/2014 Colaboración de archivos para Equipos 5/2014 Greg Milliken Making the Business Case for Enterprise Content Management 28/5/2014 Enterprise Content Management 30/5/ /5/ /5/2014