LOTERIA NACIONAL DE BENEFICENCIA OFICINA DE AUDITORIA INTERNA PLAN ANUAL DE AUDITORIA INTERNA INTEGRAL AÑO 2009

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1 LOTERIA NACIONAL DE BENEFICENCIA OFICINA DE AUDITORIA INTERNA PLAN ANUAL DE AUDITORIA INTERNA INTEGRAL AÑO 2009 N ACTIVIDAD UNIDAD TIPO DE C R O N O G R A M A D E A C T I V I D A D DIAS PERSONAL A EXAMEN LUGAR ENERO FEB. MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOST. SEPT. OCT. NOV. DIC. ASIGNADOS EXAMINAR AA AF AO AS AE A Ax Pt A Ax At 1 Monitoreo- Cuentas por Pagar Dirección de P 3 3 (Intereses de Billeteros-2008) Finazas Inventario de cheques por entregar. X X X Existencia real del Beneficiario 2 Seguimiento a Recomendaciones Direcciones, X X X X X R/P de Informes de 2008 y los que se Agencias, Unid. generen en el 2009 Secciones Evaluación de Control Interno de la Sección de X X X P Sección de Control de Fondos Control de Fondos Análisis de Estados Financieros Departamento de X X X P Contabilidad 5 Arqueos sorpresivos a Custodios de X X X R/P Fondos Fijos y Otros Valores Fondos a Nivel Nacional 6 Evaluación de Control Interno e Sección de Entrega X X X R/P Inventario Físico de Sorteos en a Nivel Nacional Bóveda de la Sección de Entrega 7 Verificación de Conciliaciones Departamentos y X X X R/P Bancarias a Nivel Nacional y Secciones de Aplicación de Controles Internos Contabilidad 8 Evaluación de Control Interno y Departamentos y X X R/P Financiero de Cuentas de Secciones de Bienes y Servicios por Cobrar Contabilidad 9 Seguimiento a la Cuenta Departamento de X X P 2 10 "Responsabilidad Fiscal Contabilidad

2 Cobranzas-Dudosas" 10 Análisis de los Premios por Pagar Departamento de X X X X P 3 10 Caducos Vs.Premios por Pagar Contabilidad ELABORADO POR: FECHA JEFE DE LA UND. FECHA APROBADO MAXIMA AUTORIDAD FECHA: AF: AUDITORIA FINANCIERA AS: AUDITORIA DE SISTEMA AA: AUDITORIA ADMINISTRATIVA A: Pt: AO: AUDITORIA OPERACIONAL AE: AUDITORIA ESPECIAL Ax: At: LOTERIA NACIONAL DE BENEFICENCIA OFICINA DE AUDITORIA INTERNA PLAN ANUAL DE AUDITORIA INTERNA INTEGRAL AÑO 2009 N ACTIVIDAD UNIDAD TIPO DE C R O N O G R A M A D E A C T I V I D A D DIAS PERSONAL A EXAMEN LUGAR ENERO FEB. MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOST. SEPT. OCT. NOV. DIC. ASIGNADOS EXAMINAR AA AF AOAS AE A Ax Pt A Ax At 11 Examinar la Cuenta Depósito en Departamento de X X P 3 20 Garantía por Adquisición de Bienes Registro y Control y Servicios y Cuentas de Orden y Contabilidad (Póliza - C/Crédito) Vs. Control de Procedimentos y Cuenta Bancaria 12 Evaluación de Control Interno y Departamento de X X P 3 10 Financiero de Inventario de Contabilidad y Consumo Interno Almacén General Análisis de Cuentas de Gastos: Deptos. de Contab. Viáticos, Combustible y Publicidad y Presupuesto X X X X R/P Análisis de la Estructura de Dirección de X X X R/P Control Interno implantada para Desarrollo Social las Donaciones. y Cultural 15 Inventario y depreciación de Bienes X X X R/P Equipo de Cómputo Patrimoniales

3 y Contabilidad 16 Evaluación de la Ejecución Departamento de X X P 2 5 Presupuestaria 2008 Presupuesto y (Inversiones y Funcionamiento) Estadística 17 Evaluación del Departamento de Departamento de X X X P 2 10 Compras y Proveeduría Compras y Proveeduría 18 Análisis de las Cuentas por Pagar Departamento de X X P 2 10 Proveedores de años anteriores. Contabilidad ELABORADO POR: FECHA JEFE DE LA UND. FECHA APROBADO MAXIMA AUTORIDAD FECHA: AF: AUDITORIA FINANCIERA AS: AUDITORIA DE SISTEMA AA: AUDITORIA ADMINISTRATIVA A: Pt: AO: AUDITORIA OPERACIONAL AE: AUDITORIA ESPECIAL Ax: At: LOTERIA NACIONAL DE BENEFICENCIA OFICINA DE AUDITORIA INTERNA PLAN ANUAL DE AUDITORIA INTERNA INTEGRAL AÑO 2009 N ACTIVIDAD UNIDAD TIPO DE C R O N O G R A M A D E A C T I V I D A D DIAS PERSONAL A EXAMEN LUGAR ENERO FEB. MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOST. SEPT. OCT. NOV. DIC. ASIGNADOS EXAMINAR AA AF AOAS AE A Ax Pt A Ax At Departamento de X X P Evaluación de Procedimientos Planillas de la Sección de Planillas Ofic.de Rec.Humanos 20 Evaluación de Dirección Administ. X X P 2 15 Contratos emitidos y Asesoría Legal 21 Evaluación de Pólizas de Seguro Dirección Administ. X X X P (Equipo de Cómputo, Robo, y Finanzas Accidentes Personales, Transporte de Valores) 3 10

4 22 Evaluación de Contratos por Dirección X X X P 3 5 Servicios de Aseo Administrativa 23 Evaluación de Control Interno del Unidad de X X R/P Ciclo de Desarrollo de Vida del Informática Sistema (a nivel nacional) Evaluación del Proceso de Dirección de X X X R/P Devolución de Billetes y Chances Operaciones 25 Inventario de Equipo Rodante Sección de X X X R/P a Nivel Nacional Transporte ELABORADO POR: FECHA JEFE DE LA UND. FECHA APROBADO MAXIMA AUTORIDAD FECHA: AF: AUDITORIA FINANCIERA AS: AUDITORIA DE SISTEMA AA: AUDITORIA ADMINISTRATIVA A: Pt: AO: AUDITORIA OPERACIONAL AE: AUDITORIA ESPECIAL Ax: At:

5 ATRIBUCIONES DE LA OFICINA DE AUDITORÍA INTERNA Evaluar permanentemente el proceso administrativo institucional, con los subsistemas administrativo-financieros, de contabilidad, operacional y de sistemas (manuales o computarizados), con la finalidad de promover un ambiente de control interno sólido, que asegure el uso adecuado de los recursos y la disponibilidad de la información oportuna y confiable para la toma de decisión y rendición de cuentas. Planificar, organizar, dirigir y controlar las funciones a su cargo, en forma técnica, independiente y profesional. Asegurar que las labores de los auditores se realicen cumpliendo normas, principios y procedimientos emitidos por la Contraloría General de la República y aquellas de carácter general que rigen la profesión de Contador Público Autorizado (código de ética, reglamento interno, otros) Formular el Plan Anual de Auditoría Interna, considerando los objetivos del plan estratégico institucional y los planes de desarrollo del Gobierno Central, para el sector. Asesorar y ofrecer recomendaciones objetivas, sustentadas y realizables, a las autoridades institucionales a nivel nacional, garantizando su aplicación, a través del seguimiento de las mismas. Analizar con imparcialidad las evidencias sobre hechos y actos examinados, cumpliendo, en todo momento, con los principios éticos y la calidad profesional que deben reflejar los mismos. Ser vigilantes de los principios de confiabilidad que brindan los informes de Auditoría Interna, que se aplican a las diferentes áreas, a través del seguimiento de los mismos. Generar la actualización permanente de los conocimientos técnicos de los auditores, en los diversos campos de su especialidad. Proveer, al Director General, los planes anuales e informes de auditoría y recomendaciones, en los términos y plazos que establezcan las normas. Crear y mantener una imagen de credibilidad, moral y alto nivel profesional en las ejecutorias de la unidad y sus miembros. Asegurar que los miembros de la unidad, cumplan con sus obligaciones a través de la planeación y ejecución del trabajo de auditoría, conforme a las normas y procedimientos aplicables en el ámbito gubernamental. Ejecutar otras labores de verificación y control que le sean propias; así como aquellas que tengan a bien solicitar la Junta Directiva, el Director y Subdirector General. Representar a la Institución en asuntos relacionados con el Consejo Nacional de Transparencia Contra la Corrupción y la Red Interinstitucional de Ética.

6 OBJETIVOS DE LA OFICINA DE AUDITORÍA INTERNA Desarrollar acciones que garanticen a la Dirección General, el cumplimiento de políticas, metas y objetivos según los cambios y condiciones que exige la organización, en función del comportamiento de la economía y la política de Estado, en atención a nuevas legislaciones para combatir la corrupción, el blanqueo de capitales y fortalecer acciones de transparencia y rendición de cuentas. Objetivos Específicos: Promover la eficiencia y operatividad en los procedimientos y operaciones de la institución, a partir del apoyo y asesorías permanentes en las diferentes áreas. Mantener conocimiento y actualización permanente sobre cambios en la normatividad legal, financiera y operacional, que permitan asesorar a la administración en toda su estructura, efectiva y oportunamente. Brindar de acuerdo con los objetivos, metas y políticas fijadas por la administración, de manera general y por áreas, sin limitaciones nuestro apoyo para que el logro de éstos, en los términos de eficiencia y calidad previstos. Evaluar permanentemente el Sistema de Control Interno, para determinar si se está actuando de acuerdo con los procedimientos que fueron establecidos y, al mismo tiempo, formular las recomendaciones pertinentes para su desarrollo y fortalecimiento. Desarrollar acciones para apoyar, en todo momento, los programas a ejecutar por el Consejo Nacional de Transparencia Contra la Corrupción, según Decreto Ejecutivo N 179 (De 27 de octubre de 2004); así como el programa de la Red Interinstitucional de Ética, de la Procuraduría de la Administración. Contribuir de manera efectiva con la Unidad de Análisis Financiero (UAF), según lo establecido por el Programa para el Mejoramiento de la Transparencia e Integridad del Sistema Financiero Panameño, del cual forma parte la Lotería Nacional de Beneficencia. Aplicar el Código Uniforme de Ética de los Servidores Públicos, emitido por el Órgano Ejecutivo, publicado en la Gaceta Oficial No.25,199 de 20 de diciembre de 2004; así como el Reglamento Interno vigente.

7 JUNTA DIRECTIVA DIRECCIÓN GENERAL SUBDIRECCIÓN GENERAL OFICINA DE AUDITORÍA INTERNA VISIÓN Contar con un equipo de auditores internos, altamente motivados, con espíritu profesional, creativos, con fundamentos éticos y morales, capaces de cumplir y hacer cumplir las normas, políticas y procedimientos institucionales y gubernamentales. Con conocimientos informáticos, para asesorar a la alta gerencia, desde esta perspectiva, minimizando los riesgos inherentes en el ambiente tecnológico. MISIÓN Asesorar a la Dirección General y al Grupo Ejecutivo para la efectiva y confiable toma de decisiones, ofreciendo como producto terminado, evaluaciones, auditorías y recomendaciones, para el mejoramiento constante y control permanente, basados en el cumplimiento de procedimientos administrativos, operacionales, financieros y de sistemas.

8 OFICINA DE AUDITORIA INTERNA Con una visión y misión, apegada a los planteamientos generales del Plan Estratégico durante el periodo que fue de octubre 2008 a octubre de 2009, la Oficina de Auditoria Interna, encaminó sus esfuerzos al fortalecimiento de su labor asesora, al más alto nivel, sustentándose en la emisión de recomendaciones, que permitieran fortalecer la gestión institucional, en cada nivel de la estructura organizativa. Pese a la presentación formal de un Plan Anual de Auditoria Interna Integral, mismo que es aprobado por la Dirección General y remitido al Despacho del Contralor General de la República, se realizaron evaluaciones, análisis, investigaciones y auditorias denominadas emergentes, derivadas de la naturaleza y dinámica de las operaciones de la Lotería Nacional de Beneficencia. Bajo la Coordinación de la Dirección General, la Oficina de Auditoria Interna continuó participando activamente en proyectos relevantes, tales como: la Red Interinstitucional de Ética Pública y Transparencia; Índice de Integridad de las Instituciones Públicas; Consejo Nacional de Transparencia contra la Corrupción y recientemente, como subcoordinador del Primer Congreso Nacional de Auditoria Interna Gubernamental. Lo anterior nos permitió mantener vigente el principio de capacitación continua, fortaleciendo los conocimientos y condiciones pro activas, como principios normativos de todo auditor interno. Los aprendizajes de nuevas técnicas de auditoria (Auditoria Forense), la fidelidad y sustentación de evidencias, la responsabilidad legal del auditor interno, se han convertido en temas obligatorios del diálogo frecuente de nuestros auditores, en todo el territorio nacional. Evaluación de la Información Estadística Durante el periodo analizado se ejecutaron 464 auditorias de las cuales el 47% fueron en beneficio de las Agencias Regionales, remitiéndoles un total de 246 recomendaciones, o sea el 51% de las emitidas. El 36% de las auditorías ejecutadas, fueron desarrolladas a favor de la Direcciones Provinciales, lo que representó en cifras absolutas 169 informes con un total de 120 recomendaciones o sea el 25% del total emitido. Se evaluó la gestión y control de diferentes Unidades Administrativas en Casa Matriz, en aspectos financieros, operacionales, administrativos y de sistemas, emitiéndose 75 informes con 117 recomendaciones, lo que representó el 16 y 24 % de las tareas realizadas durante este periodo, respectivamente. (C-1)

9 Para la salvaguarda de valores efectivos, se aplicaron actividades fiscalizadoras a los Fondos Fijos de Caja Menuda y Fondos Rotativos, en este sentido, las estadísticas en nuestra Oficina de Auditoria Interna revelaron que: se atendieron 241 solicitudes de reembolsos de Fondos Fijos de Caja Menuda, de los cuales 108 o sea el 45%, fueron emitidos por diferentes Direcciones Provinciales. El 50% o sea 120 reembolsos, fueron emitidos por nuestras Agencias Regionales. El 5% quedó representado por diferentes Unidades Administrativas en Casa Matriz, que custodian estos fondos. En cuanto al Fondo Rotativo, se evaluaron 77 solicitudes, de las cuales el 91% (70), provinieron de las diferentes Direcciones Provinciales y el resto 9% de Agencias Regionales. (C-2) Como buena práctica de transferencia y credibilidad, se dio fe de haber recibido 120 Sorteos de la Imprenta Especializada; se levantaron 125 Actas por la supervisión, conteo y custodia de las balotas a utilizar en los sorteos; así como, la verificación de la impresión de 125 Listas Oficiales que ratifican los números premiados en cada sorteo.