Control. El control. El control como retroalimentación:

Transcripción

1 Tema III. Control

2 Control El control. Está en la última etapa del proceso administrativo, el control, pero qué es el control como etapa del proceso administrativo? consiste en una serie de estándares para poder medir lo planeado con lo conseguido: para ser más específicos, que se quería y que fue lo que se obtuvo después de aplicar cada una de las etapas pasadas, es decir, después de la planeación, la organización, integración, dirección y control. El control como retroalimentación: El control también puede interpretarse como la retroalimentación de un proceso, cuando el resultado alcanzado no es lo que se esperaba. esta etapa ayuda al cambio. Un ejemplo claro de control es cuando una aerolínea ha ofertado un vuelo sin escalas para salir de la ciudad de México a la ciudad de Madrid y planea hacerlo en 12 horas sin escalas, además ha organizado a la tripulación y dirigido el vuelo desde tierra y aire, el ayuda a saber exactamente si lo que se había planeado se cumple. si el vuelo llega retrasado dos horas y además hizo una escala en la ciudad de Atlanta, estados unidos de América, el control dirá que el objetivo se cumplió, pero no como se había planeado. Los elementos que integran el control se analizan a través del ejemplo anterior.

3 El control como sistema. Control: consiste en el establecimiento de sistemas que nos permitan medir los resultados actuales y pasados en relación con los esperados, con el fin de saber si se ha obtenido lo que se esperaba corregir, mejorar y formular nuevos planes (reyes Ponce, 1988). Relación con lo planeado: es observar que se planeo y que fue lo que se obtuvo. Calculo: sirve para cuantificar lo obtenido y hacer una medición real. Desviaciones: que existe de diferencias entre lo dirigido y lo controlado. Corrección: si algo está mal que debe hacerse para corregirlo. Factores que intervienen en la etapa del control: Cantidad.- Es lo que se ha obtenido después de realizar la planeación; generalmente se puede analizar en empresas que realizan productos, aunque en una oficina no es medible. Lapso.- Es el tiempo de respuesta o entrega de las actividades, ya que sea de forma diaria, semanal o mensual; todo dependerá de lo planeado en los objetivos. Costo: Son los gastos expresados en dinero, que se tendrá que aportar en esta etapa, regularmente cuando algo ya está planeado, cuenta con un presupuesto, no se debe salir de el.

4 Calidad.- Son las medidas requeridas que se especifican desde un principio en la planeación pueden cambiar para mejorarlas, pero no para reducir sus características. Reúnanse en grupo, elaboren una lluvia de ideas a partir de la pregunta: para qué sirve la etapa del control en una organización?. Al finalizar coméntenlas con sus compañeros y maestro, hagan un resumen y lleguen a sus conclusiones. El control en la empresa: El control como estándar de medida.- el control, como ya se analizo, es cotejar lo obtenido con lo planeado. en una empresa es exactamente igual: que tareas y actividades se deben realizar. Cómo se harán? Quién las hará? Cómo hacer un seguimiento? El control brinda exactitud en las labores En una empresa, generalmente, el jefe de área es quien toma decisiones y a su vez, delegara a sus subordinados tareas que deberán cumplir para alcanzar un objetivo.

5 La empresa es un subsistema que trabaja en un ente más complejo, por eso, cuando se necesita trabajar en equipo es necesario planear, organizar, integrar, dirigir y por ultimo controlar; esto debe ser un ciclo constante para poder realizar las cosas y mejorar los trabajos y tareas en una oficina. Como se muestra en la figura anterior, el proceso administración en una empresa puede ser un ciclo de cambio, ya que cuando se establece un objetivo, se planea, se organiza, se integra, se dirige y se controla, es casi seguro que se cumpla con la meta que se desea alcanzar, pero de no ser así se puede hacer la retroalimentación para saber que salió mal y corregirlo. En la empresa, el control evalúa los resultados obtenidos con los planeados. ya se analizo cada una de sus partes que integran el proceso administrativo, pero hay que desarrollarlas en una empresa. En equipo, apliquen las etapas del proceso administrativo y diseñen un proyecto para resolver el siguiente problema. el departamento de finanzas trata de reducir los costos en los demás departamentos, por eso propone una cultura de cuidado. al finalizar coméntenlo con sus compañeros. El control como herramienta cotidiana. Propósito: utilizaran al control en sus actividades cotidianas para hacer más efectivo su desempeño.

6 En las unidades anteriores se analizaron las etapas del proceso administrativo enfocándolas a la vida cotidiana, ahora es el turno del control, que cierra el ciclo del proceso administrativo. El control es la actividad en la vida diaria que ayudara a corregir, delimitar, acentuar o cambiar lo que se planeo y salió como se esperaba o no; aunque esta etapa es la ultima del proceso administrativo no deja de ser importante. el control se puede utilizar en cualquier actividad de la vida cotidiana; ya que facilita el desempeño de todo lo que se haga; sirve también para medir y corregir, en su caso lo que se ha logrado. Por ejemplo, en un hotel la etapa del control está presente cuando una recamarera debe asear un área específica y si lo hace mal, el control diagnostica la falla y si lo hace bien, lo corrobora. En las actividades diarias el control siempre está presente en las expresiones la próxima lo hare mejor hay que corregir lo que hicimos o lo hice muy bien, así debo hacerlo. El control y el jefe administrativo El control: es la última actividad que el jefe administrativo debe realizar en cualquier actividad que se le haya encargado en la empresa; recuerda que primero debe planear, luego organizar las actividades, seguido por la integración y dirección de las mismas y al finalizar se complementa con la etapa del control. escríbelo en tu libreta. Por qué crees que la etapa del control debe ser la última que el jefe administrativo atienda en la empresa? El control es la última etapa del proceso administrativo y compara lo planeado con los resultados obtenidos y si no se lograron, debe hacerse el trabajo otra vez, las tareas del jefe administrativo son:

7 La elaboración de documentos. La creación de archivos. Acomodo de expedientes. Atención a clientes (internos/externos). Hay que recordar que el control en la empresa, es un sinónimo de apertura, calidad, ganancias, obtención de clientes, etc. imaginen que el jefe administrativo realizara sus tareas sin poner en práctica las etapas o del proceso administrativo y además las realizara en forma incorrecta y de mala gana; todo sería un caos. El control se debe entender como el paso más importante para que el jefe administrativo realice sus actividades con la calidad, sin control sin control y sin las otras etapas del proceso administrativo no existe la calidad y sin ella no existe el éxito. El jefe y el proceso administrativo. Ya se analizaron cada una de las etapas del proceso administrativo en la empresa; también se vio que el proceso administrativo se aplica a las actividades cotidianas y además se estudio como se integra a las tareas del jefe administrativo, pero es importante repasar cada uno de estos conceptos para tenerlos presentes siempre. La planeación: es una herramienta, un método, una estrategia que es utilizada en cualquier ámbito, ya sea en el trabajo o en la vida diaria; sirve para establecer que quiere hacer y cómo se va a lograr; en una empresa sucede lo mismo al empezar a trabajar; primero se decide qué se va hacer?, cómo se va hacer?

8 La organización: es ordenar cada una de las actividades que se van a realizar, sacándole el mayor provecho a todos los recursos con los que se cuenta para alcanzar todos los objetivos trazados. La integración: es establecer los recursos que vamos a necesitar para desarrollar nuestra actividad (recursos financieros, recursos materiales, recursos humanos, recursos técnicos) La dirección: es que los objetivos planeados y organizados se realicen en forma adecuada, utilizando correctamente los recursos asignados, las personas, los tiempos, todos en una conjunción de armonía que lleve a conseguir el objetivo o la meta. El control: son una serie de estándares para poder medir lo planeado con lo conseguido; para ser más específicos, qué se quería? y qué fue lo que se obtuvo? después de aplicar cada una de las cuatro etapas pasadas planeación, organización, integración y dirección-, recuerden que ellas también forman un ciclo de retroalimentación.