NORMAS DE PARTICIPACIÓN

Transcripción

1 NORMAS DE PARTICIPACIÓN Del 27 al 28 de octubre de 2015

2 NORMAS DE PARTICIPACIÓN ÍNDICE 1. SALÓN/SECTORES 2. CARÁCTER 3. PERIODICIDAD 4. ORGANIZACIÓN 5. LUGAR, FECHAS Y HORARIO DE CELEBRACIÓN 6. INSCRIPCIÓN COMO EXPOSITOR 7. MODALIDADES Y TARIFAS DE PARTICIPACIÓN 8. PLAZO PARA REMITIR LA SOLICITUD DE PARTICIPACIÓN. DISTRIBUCIÓN Y ADJUDICACIÓN DE ESPACIOS 9. CONTRATO DE PARTICIPACIÓN 10. CONDICIONES DE PAGO 11. MODALIDADES DE PAGO 12. SERVIFIRA CONTRATACIÓN DE SERVICIOS 13. PROCESO DE MONTAJE Y DESMONTAJE. ENTRADA DE VEHÍCULOS 14. MODIFICACIÓN DE EMPLAZAMIENTO 15. MODIFICACIÓN DE SUPERFICIE 16. ANULACIÓN DE LA PARTICIPACIÓN POR PARTE DEL EXPOSITOR 17. CAUSA DE FUERZA MAYOR 18. PLIEGO CONTRACTUAL Y ACEPTACIÓN DE LAS NORMAS DE PARTICIPACIÓN 1

3 1 SALÓN / SECTORES 1. Maquinaria producción 2. Calidad (Control de calidad) 3. Biotecnología 4. Logística 5. IT 6. Tecnología de proceso y control 7. Maquinaria envasado 8. Etiquetado, codificación y marcaje 9. Material de envasado o packaging 10. Instrumentación analítica y material de laboratorio 11. Instalaciones 12. Limpieza, Desinfección, Esterilización 13. Servicios, Consultoría, Validación y Certificación 2 CARÁCTER Profesional e internacional. 3 PERIODICIDAD Bienal. 4 ORGANIZACIÓN Fira Barcelona Avda. Reina Maria Cristina, s/n BARCELONA Tel.: Fax: pharmaprocess.ventas@firabarcelona.com 2

4 5 LUGAR, FECHAS Y HORARIO DE CELEBRACIÓN UBICACIÓN Fira de Barcelona - Av. Reina Ma. Cristina, s/n Palacio 5 Palau de Congressos de Barcelona CELEBRACIÓN Del 27 / 28 de octubre de 2015 HORARIO Expositores: octubre: de 9:30 a 19:00 h Visitantes: octubre: de 10:00 a 18:30 h Congresista: octubre: de 8:30 a 19:00 h MONTAJE Del 23 al 26 de octubre de 8:00 a 20:00h DESMONTAJE 29 y 30 de octubre de de 8:00 a 20:00h 6 INSCRIPCIÓN COMO EXPOSITOR Debe efectuarse mediante el formulario de solicitud de participación y remitirlo por fax o correo electrónico a: PHARMAprocess Avda. Reina Maria Cristina, s/n, Pabellón n.º 1 Fax C. e. pharmaprocess.ventas@firabarcelona.com La inscripción definitiva del espacio solicitado por el expositor comportará haber hecho efectivo el pago de 425 más IVA, correspondientes a la cuota de participación por empresa, y haber cumplimentado la solicitud de participación. 7 MODALIDADES Y TARIFAS DE PARTICIPACIÓN 7.1 CUOTA DE PARTICIPACIÓN DEL EXPOSITOR El coste de la cuota de participación para PHARMAprocess es de IVA por cliente en concepto de apertura de dosier y tramitación. 7.2 MODALIDADES DE PARTICIPACIÓN GLOBAL Modalidad de participación que incluye cuota, alquiler de espacio, ubicación en zona Global, seguro, elementos de visibilidad, networking y los servicios añadidos que se indican en la solicitud de participación (no incluye stand). Desde 60 m 2 : m 2 adicional: EVENT Modalidad de participación que incluye cuota, alquiler de espacio, ubicación en zona Event, seguro, elementos de visibilidad, networking y los servicios añadidos que se indican en la solicitud de participación (no incluye stand). Desde 25 m 2 : m 2 adicional: GROWING Modalidad de participación de bajo coste llaves en mano que incluye cuota, alquiler de espacio, ubicación en zona Growing, seguro, stand y los servicios añadidos que se indican en la solicitud de participación. Standard Modular (desde 9 m 2 ): /m 2 adicional Standard Carpintería (desde 9 m 2 ): m 2 adicional SOLO ESPACIO Para PHARMAprocess regirán las siguientes tarifas de alquiler de espacio: De 20 m² a 100 m² 135 /m² De 101 m² a 200 m² 132 /m² De 201 m² a 350 m² 128 /m² Más de 350 m² 125 /m² En esta modalidad, además se deberán abonar la cuota de participación y el seguro obligatorio. Espacio mínimo que se debe contratar en la opción de solo espacio: 20 m² OPCIONES DE STAND Como complemento a la contratación de las modalidades Global, Event y Solo espacio se ofrecen las opciones de stand siguientes: TIPO M 2 PVP M 2 STAND (DESDE) STAND ADICIONAL ECONOMICO 20 m /m 2 CARPINTERIA 20 m /m 2 PREMIUM S 20 m /m 2 PREMIUM M 49 m /m CO-EXPOSITORES Se deberá rellenar una solicitud de participación específica para cada una de las empresas coexpositoras que utilicen el mismo espacio que el expositor principal. Se aplicará una cuota de IVA a cada una de las empresas coexpositoras solicitadas y se podrán beneficiar de todas las contraprestaciones indicadas en la propia solicitud. 7.4 SERVICIOS AL MONTADOR La empresa encargada de los trabajos de montaje de un stand deberá abonar a Fira Barcelona, antes del inicio del montaje, el importe de las tarifas descritas en el Catálogo de Servicios Online en concepto de servicios al montador. Dichas tarifas, se definen en base a los tipos de montaje siguientes: Moqueta o tarima. 2,07 /m² Estand modular... 4,72 /m² Estand de diseño... 7,33 /m² Los precios no incluyen IVA. En caso de contratar el stand a SERVIFIRA, ésta asume los costes de servicios al montador. No se permitirá iniciar el montaje del stand a todas aquellas empresas expositoras /montadoras/decoradoras que tengan saldos vencidos pendientes de pago con Fira Barcelona, independientemente del salón/ edición/acto al que corresponda la deuda. 3

5 El personal que acceda al recinto y que sea ajeno a la empresa expositora deberá facilitar al Departamento de Servicios al Cliente su nombre completo y su DNI o pasaporte para que pueda elaborar los pases de montaje. Las normas para el montaje de stands se pueden consultar en la web apartado "Expositores". 7.5 GESTIÓN DE RESIDUOS Todas las empresas decoradoras deberán encargarse de la retirada de residuos durante el montaje de su stand y de dejar limpio y expedito su espacio una vez concluido el plazo de desmontaje. Los expositores podrán contratar el servicio de retirada de escombros o residuos a través del Catálogo de Servicios Online. En el caso de que se deje algún tipo de residuo una vez finalizado el plazo de desmontaje, la empresa expositora será penalizada con una sanción de como máximo 50 /m² ocupado. 7.6 SEGUROS OBLIGATORIOS Los seguros de responsabilidad civil y de daños materiales son obligatorios y los expositores se adhieren a los mismos por su participación en el salón a través de la póliza de FIRA BARCELONA. A efectos de formalizar la referida contratación y la adhesión a dicha póliza, el expositor deberá abonar en concepto de prima de seguro y servicios la cantidad de 62, que incluye los conceptos de: Responsabilidad civil. Daños materiales, excluido el robo y hurto. Responsabilidad civil Incluye los daños personales y materiales causados a terceros de los que pueda resultar civilmente responsable el expositor. Capital asegurado: El expositor asume a su cargo una franquicia de Daños materiales Incluye los daños materiales sufridos en los bienes asegurados, que sean objeto de exposición, a causa de uno de los riesgos cubiertos, con el límite del capital base asegurado de , a primer riesgo. Riesgos básicos cubiertos: Riesgos básicos que incluyen: incendios, explosión, caída de rayos, incluidos daños de origen eléctrico. 7.7 IVA A todos los precios señalados se les aplicará el IVA que corresponda en función de la normativa europea. De acuerdo con la citada normativa, a partir del 2011 se aplican las nuevas reglas de localización de servicios, con lo que los servicios prestados entre empresas (B2B) relacionados con la participación de ferias y todos los servicios considerados accesorios tributarán en la sede del destinatario. 8 PLAZO PARA REMITIR LA SOLICITUD DE PARTICIPACIÓN. DISTRIBUCIÓN Y ADJUDICACIÓN DE ESPACIOS La distribución y adjudicación de espacios corresponde en exclusiva a Fira de Barcelona. Aproximadamente a partir del 16 de febrero de 2015, se iniciará el proceso de distribución y adjudicación del espacio entre las empresas que hayan solicitado su participación. Dicha adjudicación se efectuará en función de la modalidad de participación contratada, de las consideraciones de orden técnico o sectorial relacionadas con el conjunto de la exposición y los materiales que se desean exhibir, procurando tener presente la antigüedad de la empresa, la fecha de envío de la solicitud y los metros solicitados. 9 CONTRATO DE PARTICIPACIÓN La organización remitirá a la empresa expositora el contrato de participación en el que se indicará la propuesta de ubicación y la modalidad contratada. La firma de dicho contrato implica el reconocimiento y la aceptación del espacio, de la ubicación y de las normas de participación del salón y del Reglamento de Participación de Expositores de Fira de Barcelona. El contrato de participación es válido únicamente para la empresa que figure en la inscripción y para una sola edición del certamen. La firma del contrato de participación generará la facturación de la modalidad contratada. 10 CONDICIONES DE PAGO Para iniciar el proceso de contratación, el cliente deberá haber saldado previamente cualquier deuda vencida y pendiente de pago con Fira de Barcelona. A la recepción de la solicitud de participación, se procederá a la emisión de la factura de la cuota de participación (425 + IVA). No se considerará ninguna solicitud de participación en firme, si no se ha abonado la cuota de participación. A la aceptación del contrato de participación, se procederá a la emisión de la factura del 100% del espacio adjudicado, cuyo pago deberá realizarse de acuerdo con los vencimientos establecidos en la factura. Cualquier objeción a la factura debe realizarse por escrito en un plazo de 30 días desde su fecha de emisión. Transcurrido dicho plazo se entenderá que el expositor ha aceptado la factura sin reservas. El expositor deberá haber abonado íntegramente las tarifas y tasas anteriormente mencionadas en el vencimiento establecido en las facturas y siempre antes del periodo oficial de montaje. 4

6 11 MODALIDADES DE PAGO El pago de las facturas debe realizarse a favor de Fira de Barcelona PHARMAprocess, mediante una de las siguientes formas: Recibo domiciliado (sólo para cuentas bancarias en España). Si se elige esta modalidad, todas las facturas del salón PHARMAprocess le serán tramitadas por esta vía de pago. Cheque conformado. Ingreso en efectivo o pago con tarjeta de crédito en las oficinas de Servicios al Cliente de Fira de Barcelona. Transferencia bancaria en cualquiera de las siguientes cuentas bancarias. CAIXABANK c/c SWIFT: CAIXESBBXXX IBAN: ES BBVA c/c SWIFT: BBVAESMMXXX IBAN: ES BANC SABADELL c/c SWIFT: BSABESBB IBAN: ES BANCO POPULAR ESPAÑOL c/c SWIFT: POPUESMM IBAN: ES IMPORTANTE Para que su pago sea registrado correctamente, deberá indicar en su transferencia o en su cheque bancario/conformado a favor de FIRA INTERNACIONAL DE BARCELONA, el código de cliente y el número de factura que aparece en las mismas. 12 SERVIFIRA - CONTRATACIÓN DE SERVICIOS 12.1 CATÁLOGO DE SERVICIOS ONLINE A través del Catálogo de Servicios Online el expositor podrá contratar todos los servicios que precise para su participación en el salón CARPETA EXPRESS A partir de 7 días antes del 1. er día de montaje entra en funcionamiento la carpeta Express para sus contrataciones de última hora, con la que dispondrá de un número limitado de productos para contratar y se aplicará un recargo del 30%. 13 PROCESO DE MONTAJE Y DESMONTAJE ENTRADA DE VEHÍCULOS No se permitirá iniciar el montaje del stand a todas aquellas empresas expositoras que tengan saldos vencidos pendientes de pago con Fira Barcelona, independientemente del salón/edición/acto al que corresponda la deuda. El personal que acceda al recinto y que sea ajeno a la empresa expositora deberá facilitar al Departamento de Servicios al Cliente su nombre completo y su DNI o pasaporte para que pueda elaborar los pases de montaje. La altura máxima de los stands es de 3 m. Si la proporción del stand lo permite y siempre que no reste visibilidad, se permitirán construcciones que superen esta altura hasta un máximo de 5 m, previa consulta y autorización por escrito del Departamento de Ventas antes del 29 de julio de Las normas para el montaje de stands se pueden consultar en las normas generales de participación, que están disponibles en la web apartado "Expositores". Fira Barcelona se reserva el derecho de modificar los periodos y horarios de montaje si lo considera necesario. ENTRADA DE VEHÍCULOS Fira de Barcelona señalará en cada caso las directrices para regular la entrada de vehículos en el recinto ferial y en los pabellones o limitar su tiempo de admisión antes, durante y después de cada certamen. Fira dispone de un sistema de control de acceso y permanencia de vehículos en el interior de sus recintos, cuya finalidad es garantizar unos tiempos máximos de estancia de los vehículos en los procesos de carga y descarga de mercancía. Tipos de categoría de vehículos: Bajos: vehículos gálibo <= 2 m (turismos, monovolúmenes, 4 x 4, furgonetas) Medios: vehículos gálibo de entre 2 y 3,5 m (camiones medianos) Altos: vehículos gálibo > 3,5 m (camiones grandes) Tarifas: Tarifas según la categoría del vehículo (bajo, medio y alto) Cobro por acceso al recinto y número de horas de estancia del vehículo dentro del recinto. 14 MODIFICACIÓN DE EMPLAZAMIENTO En interés del certamen, Fira de Barcelona se reserva la facultad de modificar el espacio contratado por el expositor dentro del mismo recinto ferial, sin que el expositor pueda por ello exigir ningún reembolso. Queda expresamente prohibida la permuta, cesión o subarriendo a terceras personas del espacio contratado. Si por alguna razón ajena a la organización, esta no pudiera poner a disposición del expositor el espacio contratado y le adjudicara otro, dentro del mismo recinto ferial, de características similares, si bien más reducido, se restituirá al expositor la diferencia entre el importe abonado por el espacio contratado y el importe del espacio finalmente asignado, sin que el expositor tenga derecho a indemnización de ninguna clase por tal concepto, el cual, no obstante, renuncia para en su momento a 5

7 cualquier reclamación en este sentido. Si por cuestiones ajenas a la voluntad de Fira Barcelona, incluida la existencia de obras en el recinto ferial donde se haya previsto que tenga lugar el evento, resultara imposible su celebración en cualesquiera de los palacios o pabellones de ese recinto, Fira Barcelona podrá modificar el lugar de celebración y trasladar el evento a su otro recinto ferial, con lo que quedarán sin efecto y resueltos tanto las solicitudes de participación como los contratos de participación suscritos hasta esa fecha. No obstante lo anterior, Fira Barcelona mantendrá la condición de expositor a todos aquellos que no manifiesten por escrito su voluntad de no participar en el evento en su nuevo emplazamiento y aplicará las cantidades abonadas por los expositores hasta esa fecha a los nuevos contratos que suscriban. Si se recibiera una comunicación por escrito del expositor en la que manifestara su voluntad de no participar en el evento en su nuevo emplazamiento, Fira Barcelona procederá a restituir al expositor las cantidades que, de acuerdo con el contrato de participación, haya abonado hasta esa fecha, sin que el expositor tenga derecho a indemnización de ninguna clase por tal concepto, el cual, no obstante, renuncia para en su momento a cualquier reclamación en este sentido. 15 MODIFICACIÓN DE SUPERFICIE Si el expositor pide una reducción de espacio, perderá el derecho a la totalidad del espacio contratado y podrá solicitar una nueva ubicación entre los espacios disponibles. Si el expositor pide una ampliación de espacio, Fira Barcelona atenderá tal petición siempre y cuando exista disponibilidad de espacio. En caso de no disponer del espacio solicitado, la contratación realizada permanecerá inalterable. 16 ANULACIÓN DE LA PARTICIPACIÓN POR PARTE DEL EXPOSITOR Los expositores pueden anular su participación en el salón por escrito por cualquier medio fehaciente que permita acreditar el envío y su recepción. Una vez verificada la comunicación, la organización procederá al cierre de la cuenta del expositor con detalle de las facturas correspondientes a la participación y los servicios. Si la anulación se produce antes del 16 marzo de 2015, se devolverán al expositor las cantidades que haya satisfecho hasta ese momento. Si la anulación se produce entre el 17 de marzo y el 15 mayo de 2015, el expositor tendrá derecho a recuperar el 50% de las cantidades facturadas y satisfechas hasta ese momento. El 50% restante de las cantidades facturadas y satisfechas por el expositor quedarán en poder de la organización, en concepto de indemnización por los gastos incurridos como consecuencia de la participación anulada. La indemnización que percibirá la organización será el 50% del importe de la liquidación final que se efectúe, por lo cual el expositor estará obligado a abonar el 50%, con deducción de las cantidades que, si procede, haya satisfecho. Si la anulación se produce a partir del 16 de mayo de 2015, la indemnización que percibirá la organización será del 100% de la liquidación final. La cuota de participación no será objeto de devolución en ningún caso. En el supuesto de que el expositor no haya satisfecho la totalidad del importe antes del inicio del montaje o no haya ocupado el espacio contratado, la organización podrá ceder el espacio o el stand a un tercero sin tener ninguna obligación de indemnizarlo ni de reintegrarle las cantidades avanzadas por tal concepto. 17 CAUSA DE FUERZA MAYOR Fira de Barcelona se reserva el derecho a reducir o ampliar la duración de un determinado certamen, así como a aplazar su montaje, celebración y desmontaje, siempre que lo aconsejen circunstancias especiales o lo exijan causas de fuerza mayor. Tales circunstancias no serán motivo suficiente para que los expositores rescindan su contrato ni para exigir cualquier tipo de compensación en concepto de daños y perjuicios. 18 PLIEGO CONTRACTUAL Y ACEPTACIÓN DE LAS NORMAS DE PARTICIPACIÓN Las presentes normas de participación se constituyen en pliego de condiciones de contratación. En todo lo no expresamente previsto en las presentes normas de participación, será de aplicación el Reglamento General de Participación de Expositores de Fira de Barcelona, al que expresamente se someten, y que puede ser consultado en En caso de contradicción o discrepancia entre ambos documentos, prevalecerá lo dispuesto en las presentes normas de participación. 6