NOTA No. 1 Norma general de revelaciones

Transcripción

1 NOTA No. 1 Norma general de revelaciones El Ministerio de Hacienda es el órgano que, en la estructura administrativa de la República de Costa Rica, cuida básicamente de establecer y ejecutar la política Hacendaria. Por su naturaleza las operaciones y principales actividades están orientadas a los intereses generales de la sociedad, atendiendo los principios de economía, eficacia y eficiencia, con sometimiento pleno a la ley y promoviendo el ordenado desarrollo de la economía costarricense, a fin de lograr la ocupación plena de los recursos productivos de la Nación. El Ministerio de Hacienda de Costa Rica tiene su domicilio en San José, Costa Rica, Calle 3, Avenidas 2 y 4, diagonal a la esquina suroeste del Teatro Nacional, San José Centro, Fecha de corte Estados Financieros: Diciembre 31 de 2010 Composición de la Administración Central y Poderes La Lista de Instituciones que se consolidan es tomada del Clasificador Institucional que se elaboro en la Dirección de Presupuesto Nacional en colaboración con La Contraloría General de la República y la Contabilidad Nacional, dicho documento es la agrupación de los entes y órganos que conforman las instituciones del Sector Público, definida con base en criterios de naturaleza económica, política y administrativa. El artículo 37 de la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos N 8131 del 18 de setiembre del 2001 y el artículo 42 de su reglamento y sus modificaciones, constituyen el marco jurídico para la definición y aplicación del clasificador institucional a todo el Sector Público Costarricense. Instituciones del Poder Ejecutivo 1. Presidencia de la República 2. Ministerio de la Presidencia (MP) 3. Ministerio de Gobernación y Policía 4. Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto (RE) 5. Ministerio de Seguridad Pública (MSP) 6. Ministerio de Hacienda (MHD) 7. Ministerio de Economía, Industria y Comercio (MEIC) 8. Ministerio de Obras Públicas y Transportes (MOPT) 9. Ministerio de Educación Pública (MEP) 10. Ministerio de Salud

2 11. Ministerio de Trabajo y Seguridad Social (MTSS) 12. Ministerio de Cultura, Juventud y Deportes (MCJD) 13. Ministerio de Justicia y Paz 14. Ministerio de la Vivienda y Asentamientos Humanos (MIVAH) 15. Ministerio de Comercio Exterior (COMEX) 16. Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica (MIDEPLAN) 17. Ministerio de Ciencia y Tecnología (MICIT) 18. Ministerio de Ambiente, Energía y Telecomunicaciones (MINAET) 19. Servicio de la Deuda Pública ( Min de Hacienda) 20. Regímenes de Pensiones con Cargo al Presupuesto de la República (Min de Hacienda) 21. Obras Específicas (Min de Hacienda) Poderes de la República 1. Asamblea Legislativa 2. Contraloría General de la República (CGR) 3. Defensoría de los Habitantes de la República 4. Tribunal Supremo de Elecciones (TSE) 5. Poder Judicial Órganos Desconcentrados 1. Casa de Cultura de Puntarenas 2. Centro Costarricense de Producción Cinematográfica 3. Centro Cultural e Histórico José Figueres Ferrer 4. Centro de Investigación y Perfeccionamiento para la Educación Técnica (CIPET) Ya no presenta 5. Centro Nacional de la Música 6. Comisión de Energía Atómica de Costa Rica (CEA) 7. Comisión Nacional de Conmemoraciones Históricas (CNCH) 8. Comisión Nacional para la Defensa del Idioma 9. Comisión Nacional para la Gestión de la Biodiversidad (CONAGEBIO) 10. Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de 11. Emergencias (CNE) 12. Comisión Nacional de Vacunación y Epidemiología 13. Comisión de Ordenamiento y Manejo de la Cuenca Alta del Río Reventazón (CONCURE) 14. Comité del Fideicomiso para la Protección y el Fomento Agropecuarios para PMP

3 15. Consejo Nacional de Concesiones (CNC) 16. Consejo Nacional de la Persona Adulta Mayor (CONAPAM) 17. Consejo Nacional de la Política Pública de la Persona Joven (CPJ) 18. Consejo Nacional de Vialidad (CONAVI) 19. Consejo de Salud Ocupacional (CSO) 20. Consejo de Seguridad Vial (COSEVI) 21. Consejo Superior de Educación (CSE) 22. Consejo Técnico de Asistencia Médico Social (CTAMS) 23. Consejo Técnico de Aviación Civil (CTAC) 24. Consejo de Transporte Público (CTP) 25. Dirección Ejecutora de Proyectos de Mideplan (DEP) 26. Dirección de Geología y Minas 27. Dirección General de Migración y Extranjería (DGME) nueva Comienza a presentar Fideicomiso del Proyecto de Crédito y Desarrollo Agrícola para (PPZN) 29. Fondo de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares (FODESAF) 30. Fondo Especial del Servicio Nacional de Guardacostas 31. Fondo Forestal 32. Fondo Nacional de Becas (FONABE) 33. Fondo Nacional de Financiamiento Forestal (FONAFIFO) 34. Fondo de Parques Nacionales 35. Fondo de Pre inversión de Mideplan 36. Fondo de Vida Silvestre 37. Fondo Nacional de Becas de Solidaridad Social 38. Instituto sobre Alcoholismo y Farmacodependencia (IAFA) 39. Instituto Costarricense sobre Drogas (ICD) 40. Instituto Costarricense de Investigación y Enseñanza en Nutrición y Salud (INCIENSA) 41. Instituto Meteorológico Nacional (IMN) 42. Instituto Nacional de Innovación y Transferencia en Tecnología Agropecuaria (INTA) 43. Junta Administrativa del Archivo Nacional (JAAN) 44. Junta Administrativa de la Imprenta Nacional (JAIN) 45. Junta Directiva del Parque Recreativo Nacional Playas de Manuel Antonio. 46. Junta Administrativa Del Registro Nacional 47. Laboratorio Costarricense de Metrología (LACOMET) 48. Museo de Arte Costarricense 49. Museo de Arte y Diseño Contemporáneo (MADC) 50. Museo Histórico Cultural Juan Santamaría

4 51. Museo Nacional de Costa Rica (MNCR) 52. Museo Dr. Rafael Ángel Calderón Guardia 53. Oficina de Cooperación Internacional de la Salud (OCIS) 54. Patronato de Construcciones, (PANACI) 55. Patronato Nacional de Rehabilitación (PANARE) paso a ser Institución Descentralizada 56. Parque Marino del Pacífico 57. Servicio Fitosanitario del Estado 58. Servicio Nacional de Salud Animal (SENASA) 59. Sistema Nacional de Áreas de Conservación (SINAC) 60. Teatro Nacional (TNCR) 61. Teatro Popular Mélico Salazar (TPMS) 62. Tribunal Registral Administrativo (TRA) 63. Unidad Coordinadora del Programa de Mejoramiento de la Calidad (PROMECE) 64. Unidad Ejecutora Programa Regularización del Catastro y Registro NOTA No. 2 Principios, Políticas y Prácticas Contables A- Principios Contables 1- Primer grupo de los fundamentales Ente Contable Público Constituirá un ente contable público los Órganos y Entes que administran custodian fondos públicos, este principio será aplicable a los siguientes Órganos y Entes Contables Públicos: La Administración Central, constituida por el Poder Ejecutivo y sus correspondientes órganos desconcentrados, los Poderes de la República que están constituidos por el Poder Legislativo y sus órganos auxiliares, Contraloría General de la República y la Defensoría de los Habitantes además del Poder Judicial y el Tribunal Supremo de Elecciones I. La Administración Descentralizada. II. Las Empresas Públicas del Estado. III. Las Universidades Estatales y las municipalidades. IV. Los Entes Públicos no Estatales. V. Los Entes Privados en cuanto custodien o administren fondos públicos.

5 Gestión Continua Cuando se crea un órgano o ente público con respaldo de una ley se considera que sus actividades se desarrollarán de forma continua excepto que en la misma se estipule un plazo determinado para su funcionamiento, así se informará en las notas a los estados financieros; pero cuando ocurra un evento interno o externo con respaldo jurídico tal que suponga el fin del objetivo para el cual se constituyeron o en su defecto sea transformado el órgano o ente público en un ente privado, se puede considerar por terminado su ciclo económico. El Período Contable Corresponde al tiempo máximo en el que periódicamente el ente contable público, debe medir y analizar los resultados presupuestarios y patrimoniales de su gestión. El período contable se inicia el 01 de enero y concluye el 31 de diciembre de cada año, al final del cual se hará el proceso de cierre anual, debiendo tener siempre la misma duración para ser comparables. Se podrán solicitar informes contables públicos periódicos del sistema contable, de acuerdo con las necesidades o requerimientos del órgano rector, sin que esto signifique la ejecución de un cierre. 2- Segundo grupo de los fundamentales: Registro Todos los hechos de carácter contable deben ser registrados en oportuno orden cronológico en el que se produzcan estos, sin que se presenten vacíos, lagunas o saltos en la información registrada, con este principio se procura garantizar que todas las operaciones tramitadas se den en forma ordenada, quedando debidamente justificada la información registrada en los diferentes sistemas auxiliares y procesos contables de manera secuencial, permitiendo una transparencia en los sistemas. No compensación entre activos y pasivos e ingresos y gastos Mediante la directriz CN , publicada en la Gaceta Nº 133 del 11 de julio de 2006, se establece que el registro de las operaciones debe efectuarse bajo el criterio de partida doble, por lo que en ningún caso deben compensarse las partidas de activo y pasivo del balance de situación, ni las partidas de los gastos e ingresos que componen el estado económico-patrimonial, ni las partidas de gastos e ingresos que integran el estado de ejecución presupuestal.

6 Unidad de Medida y regulaciones cambiarias Los estados financieros consolidados y sus notas se expresan en colones ( ), la unidad Monetaria de la República de Costa Rica, en los casos que existan créditos u obligaciones en monedas de otros países, la contabilización de éstas debe efectuarse al valor del tipo de cambio oficial de las monedas contratadas con respecto al colón y mantenerse un auxiliar de control en moneda extranjera que corresponda al endeudamiento público. Además, se debe señalar mediante notas al pie de los Estados Financieros de eventos no cuantificables que sean muy significativos, la paridad del colón con el dólar estadounidense se determina en un mercado cambiario Libre bajo la supervisión del Banco Central de Costa Rica (BCCR). Al 31 de diciembre del 2010 el tipo de cambio al cierre del período se estableció: Compra Venta Euros Los activos y pasivos en US dólares al 31 de diciembre de 2010 fueron valuados a los tipos de cambio de venta vigentes. Los activos y pasivos denominados en monedas distintas al US dólar fueron convertidos previamente a esa moneda a los tipos de cambio vigentes a esas fechas. Realización La contabilidad gubernamental reconocerá los resultados de las variaciones patrimoniales cuando los hechos económicos que los originen cumplan con los requisitos jurídicos y/o inherentes a las transacciones, este principio establece como operaciones propias de un órgano o ente público contable: Cuando ocurran operaciones económicas - financieras entre dos o más órganos o entes. Cuando se den transformaciones operacionales dentro de un mismo ente. Cuando se deban realizar operaciones por efectos externos por algunas de las siguientes causas: por fluctuaciones en los tipos de cambio de las monedas, por inflaciones, por deflaciones o por cambios internos debidos a situaciones operacionales extraordinarias. El principio determina que los resultados económicos para medir la relación de los costos y gastos con los ingresos que se generan, serán registrados en la medida que se haya cumplido con la norma jurídica vigente y/o práctica de general aceptación, como asimismo teniendo en consideración los posibles efectos futuros de los hechos económicos.

7 Devengo El registro de los ingresos y gastos públicos se efectuarán en función de su devengo, independientemente de la percepción efectiva de los recursos y del pago por las obligaciones contraídas, los ingresos se registrarán a partir de la identificación del derecho de cobro y los gastos con el surgimiento de una relación jurídica con un tercero por los bienes y servicios recibidos de conformidad. Cuando se presenten ingresos o costos asociados a futuros ingresos y cuya utilidad ya no resulte en diferirlos se deben relacionar con los ingresos del período en que tal hecho se presente. En el caso de que el devengo de ciertos ingresos y gastos no se logren identificar, su registro contable se efectuará a partir del reconocimiento o pago de la obligación y de la percepción efectiva de los recursos. Valor Histórico Las transacciones y eventos económicos que la contabilidad cuantifica al considerarlos realizados y devengados, se registrarán según las cantidades de efectivo que los afecten o de su equivalente o de la estimación razonable que de ellas se haga. Estas cifras podrán ser modificadas en el caso de que ocurran eventos posteriores que las hagan perder su significado. Este principio reconoce como mecanismo contable válido registrar ajustes periódicos que permitan depurar y actualizar los valores que muestran los recursos y obligaciones, a fin de lograr una adecuada razonabilidad en la presentación de la información contable, si se ajustan las cifras por cambios en los niveles de precios generales (índice de precios) y se aplican a todos los conceptos que integran los estados financieros, así como la revaluación de activos fijos, se considerará que no ha habido violación de este principio, siempre y cuando en las cuentas reexpresadas se conserve el valor histórico en las cuentas originales y paralelo a ellas se abran cuentas para registrar el valor reexpresado; esta situación debe quedar debidamente especificada y aclarada en la información que se produzca. El costo original de adquisición, construcciones o producción es el adecuado para reflejar el valor de los bienes, derechos y obligaciones en el momento de su incorporación al patrimonio del Ente, para determinadas inversiones en títulos o valores con cotización pública, corresponderá utilizar el valor del mercado para su valuación. En el caso de otros bienes y con carácter de excepción, el órgano Rector establecerá el método de valuación que corresponda, el que será adoptado por el Ente para fijar sus valores siempre que el mismo no supere el de mercado o realización, el que fuere menor.

8 Formarán parte del valor histórico los costos y gastos necesarios para poner los bienes en condiciones de utilización o enajenación. Además, estos deben incluir la diferencia originada en las transacciones en moneda extranjera. Revelación Suficiente Los estados contables y financieros deben contener toda la información necesaria que exprese adecuadamente la situación económica - financiera y de los recursos y gastos del Ente; y de esta manera sean la base para la toma de decisiones, dicha información en consecuencia, debe ser pertinente, comprensible, imparcial, verificable, oportuna, confiable, comparable y suficiente. Cuando ocurran eventos o transacciones en términos monetarios extraordinarios o que ameriten algún tipo de explicación para que la información sea transparente, se deberán poner notas explicativas al pie de los estados financieros y otros cuadros. La importancia Relativa La información que aparece en los estados financieros debe mostrar los aspectos importantes del Ente susceptibles de ser cuantificados en términos monetarios, este principio establece que la información procesada y presentada por el sistema contable incluirá aquellos aspectos de significación susceptibles de cuantificarse o cuya revelación sea importante para la toma de decisiones, para su respectivo análisis o para evaluar las actividades financieras de los órganos o entes contables públicos. La información contable tiene importancia relativa cuando un cambio en ella, en su presentación, en su evaluación, en su descripción o en cualquiera de sus elementos, pudiera modificar la decisión de un usuario de los estados financieros, puede ser admitido la no aplicación estricta de algún principio siempre y cuando la importancia relativa en términos cuantitativos de la variación verificada sea escasamente significativa y no altere la imagen fiel de la situación patrimonial y de resultados del sujeto económico. Además, este principio queda condicionado a cualquier disposición legal de alguna Ley, Norma o decreto que invalide su aplicabilidad. Prudencia La medición o cuantificación contable debe ser prudente en sus cálculos, así como en la selección de procedimientos considerados como equivalentes y aceptables, escogiendo aquellas que indudablemente no modifiquen, ni a favor ni en contra, la situación de la entidad o el resultado de sus operaciones.

9 Cuando existan hechos de incertidumbre que dificulten medir un hecho económico, debe tenerse precaución en la inclusión de ciertos juicios, para realizar las estimaciones necesarias, de manera que no se produzcan situaciones de sobrevaluación o de subvaluación en los activos, pasivos y capital contable. Hechos Posteriores al Cierre La información conocida con posterioridad a la fecha de cierre y antes de la fecha límite para la presentación de los informes contables dadas por la legislación vigentes o por la establecida por el órgano rector del sistema y que suministren evidencia adicional sobre condiciones que existían antes de la fecha de cierre, deben reconocerse en el mismo período. Desafectación Con carácter general, los ingresos de índole presupuestario se destinan a financiar la totalidad de los gastos de dicha naturaleza, los ingresos presupuestarios ordinarios podrán financiar gastos presupuestarios ordinarios y de capital, pero los ingresos presupuestarios de capital solamente podrán financiar gastos de capital. En el supuesto de que determinados gastos presupuestarios se financien con ingresos presupuestarios específicos a ellos afectados, el sistema contable debe reflejar esta situación y permitir su seguimiento. Consolidación El sistema de Contabilidad Pública debe posibilitar la consolidación de cifras económicas - financieras, de los entes contables públicos, permitiendo la eliminación de transacciones recíprocas entre los entes consolidados, en la integración se reúnen los datos y cifras de los entes contables públicos, posibilitando la presentación de estados financieros únicos sobre la situación del Sector Público. Le corresponde al ente Rector del Sistema Contable, determinar el grado de consolidación de las cuentas, así como los entes y Órganos sujetos a este. B- Políticas y Prácticas contables Base de registro de los Activos, pasivos, Ingresos y Gastos Los Estados Financieros Consolidados y Agregados, se han elaborado y emitido de acuerdo con el Decreto Nº H Principios de Contabilidad Aplicables al Sector Público Costarricense vigentes como son los criterios relativos al registro, presentación y revelación de las políticas contables, principalmente los principios:

10 Uniformidad de la Información Los usos de la información contable requieren que se sigan procedimientos de cuantificación, las políticas contables, los procedimientos de registro y la presentación contable deben ser utilizados en forma consistente en el tiempo y en el espacio, con el fin de no afectar el análisis, comparación e interpretación de los Estados Financieros, cuando haya un cambio que afecte la Comparabilidad, es necesario, mediante nota al pie de los estados financieros, hacer la aclaración pertinente, indicando el efecto de dicho cambio en las cifras contables. Igualmente requiere ser aclarado si se ha modificado el agrupamiento y presentación de la información. Los principios de valuación deben ser utilizados uniformemente de un período a otro. Con la previa autorización del Ente Rector en materia de Contabilidad Pública, se pueden variar los procedimientos de cuantificación, las políticas contables, los procedimientos de registro y la presentación contable cuando las circunstancias requieran de un cambio, debiéndose exponer las causas que fundamentan el cambio, e incluir este hecho en la información de los Estados Financieros. Los criterios expuestos en este principio contable se deben mantener en el tiempo y en el espacio, por cuanto debe de ser de igual aplicabilidad en las diferentes unidades contables que conformen la totalidad de un Ente u Organización. Registro de las partidas de bienes duraderos, amortización del servicio de la deuda pública y de la obligatoriedad de confirmar saldos y presentar auxiliares Mediante Directriz CN , publicada en la Gaceta Nº 206 de 26 de octubre del 2005, se establece registro de las partidas de bienes duraderos, amortización del servicio de la deuda pública y de la obligatoriedad de confirmar saldos y presentar auxiliares, para efectos de la presentación de los Estados Financieros, se contemplarán todos los bienes adquiridos por partida presupuestaria 5 Bienes Duraderos, de acuerdo con el Clasificador Objeto del Gasto. Los bienes donados deberán reflejarse en el Balance General dentro de los Activos no Financieros ya sea como Bienes Duraderos- Activos Fijos u otra clasificación autorizada por la Contabilidad Nacional. Método de depreciación El costo histórico de inmuebles, maquinaria y equipo se deprecia por el método de línea recta con base en la vida útil estimada de los activos respectivos. La depreciación del costo revaluado se reconoce durante el remanente de la vida útil de cada activo a partir de la fecha de su registro, por el método de línea recta.

11 El método de depreciación usado de acuerdo con las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público (NIC SP), en la Nº 17 Propiedad Planta y Equipo en su inciso Nº 60 Es posible utilizar una amplia variedad de métodos de depreciación para distribuir, de forma sistemática, la base depreciable de un activo a lo largo de su vida útil. Entre tales métodos se encuentran el de depreciación lineal, este método de depreciación producirá un cargo por depreciación constante a lo largo de toda la vida del activo, y se aplicará de forma sistemática de un periodo a otro. Se debe reflejar el Gasto por Depreciación en el Estado de Resultados y la Depreciación Acumulada restando, bajo el bien duradero correspondiente en el Balance General. Del registro de la amortización del servicio de la deuda pública El registro de la amortización del servicio de la deuda pública deberá realizarse mediante un rebajo al pasivo en el balance general y no como un gasto en el estado de resultados. El gasto correspondiente al servicio de la deuda pública (amortización e intereses) debe ser reflejado en la liquidación presupuestaria del egreso y para efectos de la presentación de los Estados Financieros Contables, como la amortización corresponde a un gasto de capital, debe reflejarse en el Balance General como un rebajo del pasivo correspondiente, mientras que el pago de intereses o cualquier otro rubro, relacionado con el uso o costo financiero del crédito, debe reflejarse en el Estado de Resultados.Directriz CN : Firma de los Estados Financieros Contables Mediante la directriz NºCN , publicada en la Gaceta Nº204 del 24 de octubre de 2005, en el artículo 5, se establece que las instituciones obligadas a presentar estados financieros a la Contabilidad Nacional, deben presentarlos debidamente firmados por el Contador a cargo, y los estados financieros correspondientes al cierre del ejercicio, requieren además de la firma del Contador, la firma y aprobación del Director Ejecutivo de la Institución. Para lo anterior a partir del año 2008 se está manejando un control de firmas avalado por abogado que nos asegure que los que firman los estados financieros son realmente los responsables. Activos y pasivos contingentes Mediante la Directriz CN publicada en la Gaceta Nº 133 del 11 de junio del 2006, las Instituciones de la Administración Central y Poderes de la República deberán revelar en notas adjuntas a los Estados Financieros, si tuvieran a su cargo casos en los que se pudiera generar un ingreso o un gasto potencial, ya sea como un activo o un pasivo contingente según corresponda. Las contingencias de pérdidas probables deben reconocerse en la fecha en la cual se conozca y determine la cuantía probable, mediante un valor estimado razonablemente.

12 Una contingencia es probable cuando la condición, situación o conjunto de circunstancias existentes de acuerdo con la información disponible es posible que ocurra en el futuro. Tratándose de procesos judiciales o administrativos se entenderá que son probables en la fecha de notificación del primer acto del proceso. Estimación para cuentas incobrables Mediante la directriz CN , publicada en la Gaceta Nº 93 del 16 de mayo de 2007, se establece que las instituciones del Sector Público deberán incluir en su catálogo de cuentas, la cuenta denominada, Estimación para Cuentas Malas o Incobrables, la cual tiene como objetivo registrar los movimientos de las estimaciones ocasionadas por posibles contingencias a causa de la incobrabilidad de las cuentas por cobrar. Reconocimientos de las provisiones En la directriz CN , publicada en la Gaceta Nº93 de 16 de mayo de 2007, se establece que para la contabilización de una provisión, se debe cumplir con las siguientes condiciones: a- El ente público tiene una obligación presente (ya sea legal o implícita) como resultado de un suceso pasado. b- Es probable que el ente tenga que desprenderse de recursos que incorporen beneficios económicos para cancelar la obligación. c- Puede hacerse una provisión fiable del importe de la obligación. Construcciones Adiciones y Mejoras La Directriz CN en el último párrafo hace hincapié a que los activos fijos en proceso de construcción se registran en una cuenta especial de construcción Obras y mejoras, recientemente el 30/08/10 se publico en la Gaceta Nº 126 la Directriz denominada Obras en Proceso en donde se detalla el Registro de los avances de las Obras en Proceso. Directriz CN Obras en Proceso Valoración de Activos Se requiere que todas las instituciones de la Administración Central y Poderes tengan registrados todos los activos poseídos y controlados por cada entidad. Una de las principales funciones del jerarca es identificar y registrar los activos de los que son responsables, para poder cumplir a cabalidad con esa disposición contable, cada institución deberá tener la correcta valoración de los activos de la Entidad es necesario que todo el sector público muestre el valor de los activos que gestionan.

13 Este tipo de información es fundamental para maximizar la eficiencia en el uso de los recursos del Estado, en noviembre del 2009 se público la Directriz CN denominada Valoración, Revaluación, Depreciación de Propiedad Planta y Equipo la cual viene a definir como deben registrarse todas estas operaciones. Valoración, Revaluación, Depreciación de Propiedad Planta y Equipo En noviembre del 2009 se público la Directriz CN denominada Valoración, Revaluación, Depreciación de Propiedad Planta y Equipo la cual viene a definir como deben registrarse todas estas operaciones. Valoración de Activo Serán registrados al valor razonable o valor de mercado, incluyendo todos los costos de la transacción: En caso de no existir información del costo de algunos activos, deberá utilizarse el costo a su valor razonable o valor de mercado, más probable de obtener en el estado y circunstancias existentes a la fecha del balance general o a la toma de la información, no con base a las condiciones pasadas o esperadas en el futuro. Revaluación de Activos Para algunos activos del Sector Público puede ser difícil establecer su valor de mercado debido a la ausencia de transacciones de estos activos en el mercado, cuando no es posible determinar el valor de mercado el valor razonable de un ítem se puede establecer por referencia con otros ítems con características similares, en circunstancias y ubicación similares. Como ejemplo, se puede mencionar el valor razonable de terrenos desocupados del gobierno por un largo periodo de tiempo, en el cual no ha habido muchas transacciones, pueden estimarse por referencia al valor de mercado de terrenos con características y topografía similar en una ubicación parecida para los cuales si exista evidencia disponible del mercado. En el caso de un edificio y otras estructuras realizadas por el hombre, el valor razonable puede estimarse utilizando el costo de reemplazo depreciado, este puede establecerse muchas veces por referencia al precio de compra de un activo con similar servicio potencial remanente en un mercado activo. De la obligación de confirmar saldos y de presentar auxiliares Todas las instituciones del Sector Público Costarricense deben realizar la confirmación de saldos de cuentas y documentos por cobrar, cuentas y documentos por pagar y transferencias, Ingresos y gastos así como presentar sus respectivos auxiliares. Directriz CN

14 Creación de la Estimación para Incobrable Con la Directriz CN se les indica a las instituciones del Sector Público que deberán incluir en su catálogo de cuentas, la cuenta denominada, Estimación para Cuentas Malas o Incobrables, la cual tiene como objetivo registrar los movimientos de las estimaciones ocasionadas por posibles contingencias a causa de la incobrabilidad de las cuentas por cobrar, se puede decir que la mayoría de las instituciones de este grupo no la utiliza. Inventarios Mediante la Directriz CN se les indica a las instituciones que elijan un método de inventarios para el registro de los materiales y suministros, Artículo 3º De los métodos de valuación del inventario. El método utilizado para la valuación del Inventario debe ser indicado en las notas de los estados financieros. Las instituciones del Sector Público deben aplicar cualquiera de los siguientes métodos de valuación del inventario de existencias al cierre del período contable: a) Método de Promedio Ponderado. b) Método Primero en Entrar, Primero en Salir, PEPS. En los Estados Financieros se presentan los inventarios identificados de acuerdo a la siguiente forma: Materiales y Suministros Materiales para distribuir Libros y revistas La mayoría de las instituciones los siguen manejando como gasto, esta es una cuenta muy importante ya que son el activo circulante mayor en el balance y el gasto de inventario es el gasto mayor en el estado de resultados. Principio de Coservatismo Se aplicó el principio de Conservatismo para la eliminación de cuentas relacionadas de modo que las diferencias presentadas entre instituciones, en las transferencias recibidas y transferencias entregadas, mostradas en el auxiliar, se le trasladan a las instituciones para que concilien entre ellas de acuerdo a la Directriz CN , publicada en la gaceta 206 de fecha 26 de octubre del 2005, en cuanto al artículo 4 referido a la Obligación de conciliar saldos y presentar los auxiliares. Depreciación Pérdida de valor contable o de mercado que experimenta un activo como consecuencia de su uso, del paso del tiempo o por obsolescencia tecnológica. Debido a la depreciación los activos van perdiendo su capacidad de generar ingresos, representa un gasto no erogable, por lo que no afecta el flujo de fondos de la institución, el gasto del valor que exprese el desgaste y deterioro del activo fijo, en un determinado periodo de tiempo, se efectúa tomando en consideración su costo de adquisición o valor de revalúo, así como su vida estimada y el valor de desecho (valor residual). Así

15 como en el caso de activos intangibles que sería tratado como amortización se establece generalmente en el momento que se pactan las cláusulas contractuales. Activo y pasivo contingentes La mayoría de las instituciones informan que no cuentan con ningún hecho probable que amerite la creación de esta provisión o que no aplican. El poder Ejecutivo presenta información de activos y pasivos contingentes en cuentas de orden. Garantías de cumplimiento Entre las instituciones que reciben garantías de cumplimiento se debe destacar que Inciensa lleva un auxiliar de garantías recibidas en colones y dólares sin embargo no está conciliado con lo que indican las cuentas corrientes, en el auxiliar existen depósitos de garantías con fechas muy viejas debe hacerse un estudio de parte de proveeduría para actualizar esta información, hasta el día de hoy no han recibido ningún documento de respaldo o probatorio para proceder a ajustar el auxiliar de garantías y la cuenta contable con lo real. Donaciones Si bien todas las instituciones conocen el procedimiento para el registro de donaciones según dicta la Circular CN , debemos señalar el caso de un convenio de cooperación entre INCIENSA y la Fundación Inciensa que cabe indicar en el año 2007 se desvinculo totalmente de la institución, para este fin la Fundación Inciensa se comprometió a otorgar aportes no reembolsables mediante la asignación del 40% de los excedentes de operación. Estos ingresos se registran parcialmente porque no disponen de la documentación de respaldo correspondiente. Fondos de Emergencia El contrato de fideicomiso de Administración e inversión celebrado entre la Corte Suprema de Justicia y el Banco Nacional de Costa Rica Sucursal avenida 10 este Numero 20-CG-03 para la administración de su fondo de emergencia que será utilizado para satisfacer necesidades urgentes o imprevistas originadas en fenómenos naturales, conmoción interna o calamidad pública, que afecten la administración de Justicia, sus instalaciones y servicios. Bienes decomisados Para el Poder Judicial y por la esencia de este tipo de operaciones no existe transmisión de la propiedad del bien en custodia o administración, por lo que la entidad no adquiere la titularidad de los bienes, sin embargo es responsable por los mismos, por lo que asume un riesgo en caso de su pérdida

16 o daño. La información únicamente se revelara en notas a los Estados Financieros hasta que se defina en sentencia firme su destino y se deberá llevar un auxiliar para su registro. Revaluación de Activos Esta es una directriz relativamente reciente en que se debe tener presente que para realizar una revaluación, es muy importante que la Institución tenga identificados y registrados por su valor real todos los Activos en el sistema SIBINET. Este será tomado del valor del activo en el mercado o con el dictamen de un experto en la materia o perito valuador que deberá contratar la institución a falta de este, esta es una labor que no ha cumplido la mayoría de las instituciones por falta de recursos e imposibilita su aplicación.directriz CN Confirmación de saldos Esto ha sido un reto con todas las instituciones ya que no concilian sus cuentas y nos ocasionan una gran problemática a la hora de eliminar las cuentas reciprocas ya que siempre hay diferencias, esto es algo que se les ha indicado a través de la Directriz CN Eliminación de cuentas Reciprocas La necesidad de eliminar la porción de caja única de los órganos desconcentrados contra las cuentas por pagar del Poder Ejecutivo, impacta el Estado de Flujo de Efectivo creando una diferencia por el monto del ajuste, esto significa que como debemos rebajar en la cuenta de Bancos de las instituciones la porción de caja única para no duplicar el saldo consolidado ya que el Poder Ejecutivo también lo maneja en sus saldos bancarios, impacta el Estado de Flujo de Efectivo y genera una diferencia, ya que las instituciones lo incluyen como ingreso en la cuenta de transferencias recibidas. Activos intangibles Según la normativa contable vigente los activos intangibles deben definirse en los siguientes términos: Corresponde a ciertos activos sin apariencia física que posee la entidad para ser utilizados por la administración en la producción y suministro de sus servicios y que se espera utilizar por más de un período contable, conforme con esta definición se establecen los siguientes grupos de activos intangibles: a. Licencias y software: Constituyen los costos incurridos por la entidad para tener derecho de uso de software o programas de cómputo. Estos deben registrarse con cargo a la cuenta mayor Activos Intangibles. b. Sistemas y aplicaciones: Conformado por los costos incurridos para el desarrollo de sistemas y aplicaciones informáticas que permiten a los usuarios realizar sus tareas. c. Patentes, derechos.

17 ACTIVO CORRIENTE NOTA No. 3 Caja y Banco Representan otras fuentes de recursos u operaciones que complementan la capacidad técnica del país. En ella se registran todos los movimientos de los recursos, recibidos de organismos nacionales e internacionales en moneda nacional o extranjera que afecten los fondos en las cuentas corrientes creados para el desarrollo de programas con destino específico. En estas se encuentran incluidos los saldos de la Caja Única que representan: Las transferencias del Poder Ejecutivo a las instituciones públicas que se rijan por el principio de caja única, deben ser registradas por la institución que la recibe en la cuenta de disponibilidades (Caja y bancos, en una cuenta personalizada), misma que el Poder Ejecutivo registrará como una cuenta por pagar por la totalidad de esta. (DIRECTRIZ Nº CN ). Activo Corriente Período 2010 Período 2009 Caja y Banco Cajero , ,77 Caja y Banco Fondos Especiales , ,57 Caja y Bancos Cajeros PODER EJECUTIVO ,07 43,77% ORGANOS DESCONCENTRADOS ,22 56,02% PODERES DE LA REP ,48 0,21% TOTAL ,77 100% Caja y Bancos Cajeros PODER EJECUTIVO ,20 34,71% ORGANOS DESCONCENTRADOS ,33 65,13%

18 PODERES DE LA REP ,90 0,16% TOTAL ,43 100% Caja y Bancos Fondos Especiales PODER EJECUTIVO ,73 88,93% ORGANOS DESCONCENTRADOS ,25 6,31% PODERES DE LA REP ,59 4,76% TOTAL ,57 100% Caja y Bancos Fondos Especiales PODER EJECUTIVO ,40 94,59% ORGANOS DESCONCENTRADOS ,54 4,57% PODERES DE LA REP ,11 0,83% TOTAL ,05 100% NOTA No. 4 Cuentas por Cobrar corto plazo Las cuentas por cobrar son al igual que cualquier activo recursos económicos propiedad de una institución o empresa que le genera un beneficio en el futuro; forma parte del activo corriente, cuya percepción se prevé para un tiempo máximo de doce meses. Están constituidas por créditos a favor de la entidad y originados por operaciones normales de la institución como por ejemplo recaudación de tributos, préstamos a empleados, sumas pagadas de mas, transferencias establecidas por Ley, cuentas por cobrar a entidades relacionadas, descontados los intereses no devengados, que provengan o no de operaciones y cuyo plazo de recuperación no excede a un año. Como medida de Control Financiero Contable, se recomienda conciliar las cuentas por cobrar a entes relacionados, con los saldos contables de las instituciones o empresas relacionadas, e investigar todas las diferencias observadas.

19 Activo Corriente Período 2010 Período 2009 Cuentas por Cobrar , ,35 Cuentas Por Cobrar Corto Plazo PODER EJECUTIVO ,90 0,95% ORGANOS DESCONCENTRADOS ,71 94,43% PODERES DE LA REP ,73 4,61% TOTAL ,35 100% Cuentas Por Cobrar Corto Plazo PODER EJECUTIVO ,57 7,30% ORGANOS DESCONCENTRADOS ,27 83,98% PODERES DE LA REP ,77 8,72% TOTAL ,61 100% Las tres instituciones que influyen en el monto de esta cuenta son: COSEVI ; FODESAF ; SINAC , siendo FODESAF la que representa el mayor monto. FODESAF, registra a) Cuentas por Cobrar de impuesto de Ventas, son los recursos que le gira el Ministerio de Hacienda, como transferencia del Gobierno Central. b) Cuentas por Cobrar de Recaudación de Planillas Además el Poder Ejecutivo reclasifico la Cuenta por Cobrar a corto plazo a Cuentas por Cobrar a Largo Plazo por ser movimientos de años anteriores. NOTA No. 5 Provisión Cobranza Dudosa Registra los movimientos de las estimaciones ocasionadas por posibles contingencias a causa de la incobrabilidad de las deudas a corto plazo o a largo plazo contraídas por las instituciones, empresas y terceros a favor del Gobierno Central.

20 Activo Corriente Período 2010 Período 2009 Menos: Provisión Cobranza Dudosa , ,75 Provisión cobranza Dudosa PODER EJECUTIVO 0,00% ORGANOS DESCONCENTRADOS ,06 99,99% PODERES DE LA REP ,69 0,01% TOTAL ,75 100% Provisión cobranza Dudosa PODER EJECUTIVO 0,00 0,00% ORGANOS DESCONCENTRADOS ,22 99,80% PODERES DE LA REP ,10 0,20% TOTAL ,32 100% Los Órganos Desconcentrados muestran el 99% del registro en esta cuenta y específicamente COSEVI con ,30 y el Consejo Técnico de Aviación Civil ,75 NOTA No. 6 Existencias (Inventarios) Son los bienes que se tienen para el uso en el accionar ordinario de la institución, o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su posterior comercialización. Las Existencias (Inventarios) comprenden, además de las materias primas, productos en proceso y productos terminados, los materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos, en la operación normal de las Instituciones Públicas. La base de toda Institución son los servicios, de aquí la importancia del manejo del inventario por parte de la misma. Este manejo contable permitirá a la Institución mantener el control

21 oportuno, así como también tener al final del período contable un estado confiable de la situación económica, Ahora bien, el inventario constituye las partidas del activo corriente que están listas para un eventual consumo, es decir, toda aquella mercancía que posee una Institución en el almacén valorada al costo de adquisición. Los saldos mostrados en el siguiente cuadro no incluye el total de las instituciones porque no todas han implementado un método de inventario y todavía persiste la práctica de enviarlo al gasto. Activo Corriente Período 2010 Período 2009 Existencias , ,05 Existencias PODER EJECUTIVO 0,00 0,00% ORGANOS DESCONCENTRADOS ,78 74,56% PODERES DE LA REP ,27 25,44% TOTAL ,05 100% Existencias PODER EJECUTIVO 0,00 0,00% ORGANOS DESCONCENTRADOS ,92 66,80% PODERES DE LA REP ,05 33,20% TOTAL ,97 100% Poder Ejecutivo no lleva inventarios, el 66.80% del registro en esta cuenta la efectúa el grupo de Órganos Desconcentrados, Con la Comisión nacional de Emergencia con ,00 y la Imprenta Nacional con ,06.

22 NOTA No. 7 Provisión Existencias Suma conservada por la Institución con vistas a cubrir una carga o una pérdida eventual de su inventario de existencias. Activo Corriente Período 2010 Período 2009 Menos : Provisión Existencias , ,08 NOTA No. 8 Mercadería en Tránsito Es una cuenta transitoria donde se debitan los cargos provenientes de compras aún no recibidas pero que, legalmente, son propiedad de la institución o empresa. Una vez que los bienes son recibidos, se acredita contra la cuenta que los representa. Activo Corriente Período 2010 Período 2009 Mercancías en Tránsito , ,74 MERCADERIA EN TRANSITO PODER EJECUTIVO 0,00 0,00% ORGANOS DESCONCENTRADOS ,50 48,58% PODERES DE LA REP ,24 51,42% TOTAL ,74 100% MERCADERIA EN TRANSITO PODER EJECUTIVO 0,00 0,00% ORGANOS DESCONCENTRADOS ,97 52,48% PODERES DE LA REP ,70 47,52% TOTAL ,67 100% NOTA No. 9 Gastos pagados por anticipado

23 Están constituidos por las partidas que representen servicios u otros conceptos pagados que aún no han sido recibidos en su totalidad, y van a ser absorbidos como gastos conforme se consumen. En este grupo se encuentra: los seguros pagados por anticipado, intereses pagados por anticipado, y los alquileres pagados por anticipado. Activo Corriente Período 2010 Período 2009 Gastos Pagados por Anticipado , ,03 GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO: PODER EJECUTIVO 0,00 0,00% ORGANOS DESCONCENTRADOS ,85 98,93% PODERES DE LA REP ,18 1,07% TOTAL ,03 100% GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO: PODER EJECUTIVO 0,00 0,00% ORGANOS DESCONCENTRADOS ,44 99,60% PODERES DE LA REP ,01 0,40% TOTAL ,45 100% NOTA No. 10 Inversiones a Corto Plazo Los principios de contabilidad aplicables al sector público requieren el registro de las Inversiones al valor de mercado (menor a un año) originadas por colocaciones de excedentes de fondos, como la adquisición de títulos valores con el fin de obtener un ingreso financiero. Activo Corriente Período 2010 Período 2009 Inversiones Corto Plazo , ,94 Distribución del contenido de la cuenta en el Estado Financiero agregado

24 Inversiones Corto Plazo PODER EJECUTIVO 0,00 0,00% ORGANOS DESCONCENTRADOS ,94 100,00% PODERES DE LA REP. 0,00 0,00% TOTAL ,94 100% Inversiones Corto Plazo PODER EJECUTIVO 0,00 0,00% ORGANOS DESCONCENTRADOS ,55 100,00% PODERES DE LA REP. 0,00 0,00% TOTAL ,55 100% ACTIVO NO CORRIENTE NOTA No. 11 Documento por cobrar Largo Plazo Activo que representa el valor de los derechos a L P, demostrado con la promesa por escrito de la otra parte que otorga el derecho de recibir efectivo en el futuro en un plazo mayor a un año, se incluyen los pagares, letras libres de gravámenes que ni hayan vencido. Activo No Corriente Fijo Período 2010 Período 2009 Documentos por Cobrar Largo Plazo , ,32

25 Documentos por Cobrar LP PODER EJECUTIVO 0,00 0,00% ORGANOS DESCONCENTRADOS ,32 100,00% PODERES DE LA REP. 0,00 0,00% TOTAL ,32 100% Documentos por Cobrar LP PODER EJECUTIVO 0,00 0,00% ORGANOS DESCONCENTRADOS ,14 100,00% PODERES DE LA REP. 0,00 0,00% TOTAL ,14 100% NOTA No. 12 Cuentas por cobrar Largo Plazo Un derecho económico que tiene la institución o empresa contra otro ente estatal, privado o persona física que se adquiere principalmente al venderle bienes y servicios o bien por prestarle dinero. Se recomienda conciliar las cuentas por cobrar a entes relacionados, con los saldos contables de las instituciones o empresas relacionadas, e investigar todas las diferencias observadas. Activo No Corriente Fijo Período 2010 Período 2009 Cuentas por Cobrar Largo Plazo , ,49 Cuentas Por Cobrar LP

26 PODER EJECUTIVO ,23 96,18% ORGANOS DESCONCENTRADOS ,26 3,82% PODERES DE LA REP. 0,00 0,00% TOTAL ,49 100% Cuentas Por Cobrar LP PODER EJECUTIVO ,86 6,33% ORGANOS DESCONCENTRADOS ,14 93,67% PODERES DE LA REP. 0,00 0,00% TOTAL ,00 100% NOTA No. 13 Provisión Cobranza Dudosa Registra los movimientos de las estimaciones ocasionadas por posibles contingencias a causa de la incobrabilidad de las deudas a largo plazo contraídas por las instituciones, empresas y terceros a favor del Gobierno Central. En la información del Balance General Consolidado mostrada en el siguiente cuadro, no entra el 100% de las instituciones ya que no todas incluyen la provisión. Activo No Corriente Fijo Período 2010 Período 2009 Menos: Provisión Cobranza Dudosa , ,07 Provisión cobranza Dudosa LP PODER EJECUTIVO ,10 87,47% ORGANOS DESCONCENTRADOS ,97 12,53% PODERES DE LA REP. 0,00% TOTAL ,07 100% Provisión cobranza Dudosa LP

27 PODER EJECUTIVO ,80 68,70% ORGANOS DESCONCENTRADOS ,67 31,30% PODERES DE LA REP. 0,00 0,00% TOTAL ,47 100% NOTA No. 14 Préstamos Contempla los desembolsos financieros que la institución o empresa efectúa para operaciones de crédito a las instituciones o empresas públicas nacional o internacional, al sector privado nacional o internacional, así como personas físicas, formalizado mediante la suscripción de un documento en el que acuerda entre otras cosas, el objeto del préstamo, plazo de vigencia, términos de amortización y reconocimiento de intereses. El otorgamiento de los préstamos debe contar con la base legal que así lo autorice. El monto de esta cuenta corresponde en su totalidad al Fondo de Pre inversión MIDEPLAN Activos Financieros Período 2010 Período 2009 Préstamos , ,78 Prestamos PODER EJECUTIVO 0,00 0,00% ORGANOS DESCONCENTRADOS ,78 100,00% PODERES DE LA REP. 0,00 0,00% TOTAL ,78 100% Prestamos PODER EJECUTIVO 0,00 0,00% ORGANOS DESCONCENTRADOS ,16 100,00% PODERES DE LA REP. 0,00 0,00% TOTAL ,16 100%

28 NOTA No. 15 Provisión Cobranza Dudosa de Préstamos Estimaciones que se realizan durante el período sobre las cuentas por cobrar, a fin de prever una porción de estas cuentas que no llegue a recuperarse. El monto de esta cuenta corresponde en su totalidad al Fondo de Pre inversión MIDEPLAN Activos Financieros Período 2010 Período 2009 Menos: Provisión Cobranza Dudosa , ,13 NOTA No. 16 Adquisición de Valores La adquisición de inversiones en títulos valores es un activo financiero poseído con la finalidad de incrementar su riqueza por medio de los réditos producidos tales como intereses, títulos de propiedadbonos de la deuda interna y cartas de crédito. Activos Financieros Período 2010 Período 2009 Adquisición de Valores , ,27 Distribución del contenido de la cuenta en el Estado Financiero agregado Adquisición de Valores PODER EJECUTIVO ,27 76,70% ORGANOS DESCONCENTRADOS ,00 23,30% PODERES DE LA REP. 0,00 0,00% TOTAL ,27 100%

29 Adquisición de Valores PODER EJECUTIVO ,27 39,13% ORGANOS DESCONCENTRADOS ,33 60,87% PODERES DE LA REP. 0,00 0,00% TOTAL ,60 100% La institución que influye en mayor cuantía en el monto de esta cuenta es: FODESAF es la que representa el mayor monto, registra ,33 a) Inversiones en títulos de la Deuda Interna En segundo lugar el Poder Ejecutivo con ,27 Se incluyen tres conceptos. Inversiones que el Estado realizo en su oportunidad en el Instituto Nacional de Seguros y en el Instituto Nacional de Vivienda y Urbanismo. Bonos de la Tesorería Nacional en custodia en el Banco Central Adquisición de 110 acciones a la Corporación Interamericana de Inversiones CII por un valor de dólares. Americanos cada una. NOTA No. 17 Otros Activos Financieros Inversiones financieras no consideradas en los grupos y subpartida anteriores. En esta cuenta se incluyen los rubros que corresponden a títulos de propiedad en Garantía, así como los aportes de capital que el Estado efectúa. Activos Financieros Período 2010 Período 2009 Otros Activos Financieros , ,01