REGLAMENTO INTERNO DE FONDOS EN AVANCE

Transcripción

1 Y LUCHA CONTRA LA CORRUPCION DIRECCION GENERAL DE ASUNTOS ADMINISTRATIVOS 2014

2 INDICE... 3 CAPITULO I... 3 ASPECTOS GENERALES... 3 Articulo 1. (Fundamento)... 3 Artículo 2. (Objetivos)... 3 Artículo 3º. (Marco Legal)... 3 Artículo 4º. (Definición)... 4 Artículo 5º. (Alcance y Ámbito de Aplicación)... 4 Artículo 6º. (Revisión y Actualización)... 4 Artículo 7º. (Previsión)... 4 CAPITULO II... 5 RESPONSABILIDADES... 5 Artículo 8º. (RESPONSABLES)... 5 CAPITULO III... 5 ADMINISTRACION... 5 Articulo 9. (Gastos a efectuar con Fondos en Avance)... 5 CAPITULO IV... 6 DESCARGO DE LOS FONDOS EN AVANCE... 6 Artículo 10º. Descargo de los Fondos en Avance... 6 Artículo 11º. Sobrante de los Fondos en Avance... 7 Articulo 12º. Los Fondos en Avance NO deben ser utilizados para la compra de Activos Fijos... 7 Artículo 13º. Estado de la documentación de respaldo... 7 Artículo 14º. Plazo de presentación del Fondo en Avance... 7 CAPITULO V... 8 RESTRICCIONES, PROHIBICIONES Y SANCIONES... 8 Artículo 15º. Restricciones, Prohibiciones y Sanciones en la utilización de los Fondos en Avance Articulo 16º. (Amonestación escrita por el incumplimiento al presente Reglamento)... 8 Articulo 17º Contravención... 8 Artículo 18º Caso de impedimento... 8 CAPITULO VI... 9 VIGENCIA Y ARCHIVO... 9 Artículo 19º (Archivo y Custodia de la documentación de Fondos en Avance)... 9 Articulo 20º. (Vigencia)

3 Articulo 1. (Fundamento) CAPITULO I ASPECTOS GENERALES El presente Reglamento de Fondos en Avance se emite en cumplimiento al inciso c) del artículo 27, de la Ley 1178 de Administración y Control Gubernamental de 20 de Julio de 1990 que establece que toda entidad, servidor público o personal que recaude, reciba, pague o custodie fondos, valores o bienes del Estado tiene la obligación de rendir cuenta de la administración a su cargo por intermedio del sistema contable especificando la documentación sustentatoria y las condiciones de su archivo. Las disposiciones del presente reglamento se aplican al dictamen y a la determinación de la Responsabilidad por la Función Pública, de manera independiente y sin perjuicio de las normas legales que regulen las relaciones de orden laboral. Artículo 2. (Objetivos) El presente Reglamento Interno para la administración de Fondos en Avance, tiene como objetivos: a. Establecer y determinar las reglas básicas de conducta para la administración de recursos financieros del Ministerio de Transparencia Institucional y Lucha contra la Corrupción, así como el control y supervisión en el manejo de los recursos destinados a las diferentes áreas organizacionales y las Oficinas Regionales bajo la modalidad de Fondos en Avance. b. Establecer los procedimientos para la otorgación, administración, supervisión, control, descargo de gastos efectuados, devoluciones y reposiciones de los Fondos en Avance. c. Establecer responsabilidades por la administración y disposición, rendición de cuentas, supervisión, control y conciliación de los Fondos en Avance otorgados a los servidores públicos del Ministerio de Transparencia Institucional y Lucha contra la Corrupción. d. Establecer las prohibiciones y amonestaciones por el incumplimiento al presente Reglamento. Artículo 3º. (Marco Legal) El presente Reglamento Interno está sustentado por la siguiente Base Legal: a. Ley 1178 (SAFCO) de 20 de julio de1990 Ley de Administración y Control Gubernamentales. b. Ley Nº 2042 de Administración Presupuestaria. c. Ley Financial que aprueba el Presupuesto, de cada gestión fiscal. d. Ley 843, texto ordenado a diciembre de 2004 y actualizado al 31 de diciembre de 2005 y sus Decretos Reglamentarios. e. Decreto Supremo No de 13 de agosto de 1986, cuya vigencia fue ampliada por el Decreto Supremo No disposición referida al uso indebido de fondos. 3

4 f. Decreto Supremo No A Responsabilidad por la Función Pública, del 3 de noviembre de 1992, Decreto Supremo No de 29 de junio del 2001 Modificaciones al Decreto Supremo A. g. Normas Básicas del Sistema de Contabilidad Integral, aprobada mediante Resolución Suprema No de 4 de marzo de h. Reglamento Especifico del Sistema de Contabilidad Integrada del Ministerio de Transparencia Institucional y Lucha contra la Corrupción, aprobado según Resolución Ministerial N 030/2009 de 22 de junio de i. Resolución Ministerial 028/2014 del 17 de julio de 2014 Formularios de Control Artículo Primero. Artículo 4º. (Definición) El Fondo en Avance es una cuenta de activo exigible en la que se registra la entrega de fondos en efectivo en moneda nacional, con cargo a cuenta documentada, a los servidores públicos y consultores del Ministerio de Transparencia Institucional y Lucha contra la Corrupción, con la finalidad de realizar pagos en efectivo de los requerimientos de inmediata ejecución y salvar contingencias emergentes de su funcionamiento operativo. Asimismo, se constituye en un mecanismo financiero que permite al personal autorizado efectuar pagos en efectivo para fines específicos, en forma ágil y oportuna. Por lo tanto, es posible que la clasificación de los gastos y el monto máximo de las operaciones a cancelar respondan a un criterio restrictivo en función directa a la Certificación Presupuestaria emitida para tal fin. Artículo 5º. (Alcance y Ámbito de Aplicación) El presente Reglamento de Fondos en Avance es de uso y aplicación obligatoria para todas las y los servidores públicos y Consultores del Ministerio de Transparencia Institucional y Lucha contra la Corrupción, asimismo, para los programas y proyectos independientemente del origen de los recursos de financiamiento salvo que cuenten con normativa específica. Artículo 6º. (Revisión y Actualización) La Dirección General de Asuntos Administrativos (D.G.A.A.) a través de sus Unidades Administrativa y Financiera, realizarán los ajustes al presente Reglamento a fin de optimizar su aplicación y lo actualizarán cuando se emita nueva normativa. Las Unidades Administrativa y Financiera, son responsables de elaborar, actualizar y difundir el presente reglamento interno de Fondos en Avance. Artículo 7º. (Previsión) En caso de presentarse omisiones, contradicciones y/o diferencias en la aplicación e interpretación del presente Reglamento, estas serán solucionadas mediante la aplicación de las Normas contenidas en la Ley 1178, Decretos Reglamentarios, Normas Básicas y Generales de Control Interno. 4

5 Artículo 8º. (RESPONSABLES) CAPITULO II RESPONSABILIDADES I. El Servidor Público o Consultor. Es responsable de efectuar la solicitud de Fondos en Avance dirigida a la Máxima Autoridad, Viceministr@s y/o Dirección de Área mediante Nota Interna la cual debe estar elaborada y justificada, especificando para que requiere el Fondo en Avance, monto y quien será la o el servidor público responsable de su ejecución. II. La Máxima Autoridad, Viceministr@s y/o Dirección de Área. Es responsable de la aprobación de la solicitud de la o el servidor público, debiendo autorizar y remitir la Nota Interna de solicitud de Fondos en Avance, previa verificación y justificación, a la Dirección General de Asuntos Administrativos (D.G.A.A.). III. Es responsabilidad de la Dirección General de Asuntos Administrativos (D.G.A.A.). Autorizar la erogación de los recursos según solicitud expresa y de acuerdo a la disponibilidad presupuestaria, a cada servidor público dependiente del Ministerio de Transparencia Institucional y Lucha contra la Corrupción. IV. Es responsabilidad de la Unidad Financiera (UF): a. Emitir la Certificación Presupuestaria respectiva de acuerdo a la disponibilidad presupuestaria existente. b. Realizar el desembolso respectivo mediante el Sistema Integrado de Gestión y Modernización Administrativa (SIGMA) a la cuenta habilitada para tal efecto. c. La Unidad Financiera en coordinación con la D.G.A.A., es responsable del desembolso de los Fondos en Avance y la entrega de los mismos. d. Controlar la ejecución de los Fondos en Avance otorgados a los servidores públicos. e. Recibir y revisar la documentación correspondiente de los gastos efectuados a través de Fondos en Avance. f. La Unidad Financiera mediante la Jefatura Financiera y el Profesional de Contabilidad y Presupuestos, son responsables de la revisión y evaluación de los gastos reportados por las oficinas Regionales, en efectuar los descargos, comunicar a las oficinas involucradas, las observaciones del proceso de revisión, evaluación y cierre de los mismos. CAPITULO III ADMINISTRACION Articulo 9. (Gastos a efectuar con Fondos en Avance) Los pagos o desembolsos efectuados con Fondos en Avance deben sujetarse a la actividad solicitada con la que fue aprobada la entrega de recursos. Las y los servidores públicos, podrán efectuar desembolsos con Fondos en Avance para la cobertura de los siguientes conceptos que se describen, y bajo ninguna circunstancia podrán 5

6 adquirir activos fijos y/o ser destinados a la cobertura de gastos ajenos a los establecidos en el presente reglamento. Los Fondos en Avance transferidos, deben ser destinados a la cobertura solamente de los siguientes gastos: 1. Servicio de Currier. 2. Pago por el servicio de energía eléctrica. 3. Pago por el servicio de teléfono local y de larga distancia. 4. Servicio de internet. 5. Pasajes terrestres 6. Alquileres varios en ferias. 7. Servicio de limpieza de las oficinas Regionales. 8. Pago de refrigerio para capacitaciones y/o reuniones 9. Suministros de limpieza de oficinas Regionales 10. Compra de Material de Escritorio 11. Compra de combustible para viajes departamentales e interdepartamentales 12. Gastos judiciales 13. Gastos por servicios impresión, fotocopias, ploteado de planos, revelado de fotografías 14. Tasas 15. Adquisición de periódicos 16. Mantenimiento y Reparación de Muebles y Vehículos pertenecientes al Ministerio CAPITULO IV DESCARGO DE LOS FONDOS EN AVANCE Artículo 10º. Descargo de los Fondos en Avance El descargo correspondiente de los Fondos en Avance de las erogaciones o gastos efectuados, deben presentarse en el formulario Fom.FIN/-006, anexo integrante del presente Reglamento, debidamente llenado y firmado por los responsables. Una vez llenado el Fom.FIN/-006, deberá adjuntarse los respaldos necesarios como ser: 1. Factura(s) o nota fiscal con el NIT Nº a nombre del Ministerio de Transparencia Institucional y Lucha contra la Corrupción, si correspondiera u otras Especificaciones si los Fondos otorgados provinieran de algún otro Financiamiento que lo requiera. 2. En caso de haber realizado alguna retención impositiva por la no tenencia de factura, se debe adjuntar el formulario FIN/-007 Formulario Oficial de Retenciones anexo indisoluble del presente Reglamento - debidamente llenado y firmado, adjuntando a su vez; fotocopia de la(s) cédula(s) de identidad respectiva(s), fotocopia del NIT del 6

7 Régimen simplificado y en caso de que el Importe se haya retenido en efectivo, el mismo deberá ser entregado a la Unidad Financiera para el pago de los impuestos retenidos. 3. Planilla de Refrigerios firmada por las y los servidores y/o consultores beneficiados. 4. Fotografías del evento, cuando correspondiere. Artículo 11º. Sobrante de los Fondos en Avance El sobrante o saldo en efectivo, debe ser depositado en la Cuenta Única del Tesoro (CUT) y descrito en el Fom.FIN/-006 adjuntando la boleta original de depósito para su posterior reversión y cerrar en su totalidad el cargo registrado. Articulo 12º. Los Fondos en Avance NO deben ser utilizados para la compra de Activos Fijos La compra de bienes y contratación de servicios, deben sujetarse al Reglamento Específico del Sistema de Administración de Bienes y Servicios. No pudiendo adquirirse bienes (activos fijos) con estos fondos. Artículo 13º. Estado de la documentación de respaldo Cuando las facturas y otros comprobantes contengan vicios de nulidad, tales como raspaduras, enmiendas, alteraciones, añadiduras dudosas en la fecha, monto, nombre, detalle, sellos o estén a nombre de particulares, en blanco o sean anteriores a la fecha de otorgamiento de los fondos, no serán reconocidos para efectos de descargo y por defecto, deberán ser devueltos con depósito a la CUT como sobrante de los Fondos en Avance, tal como lo estable el Art. 11 del presente Reglamento. Artículo 14º. Plazo de presentación del Fondo en Avance a. El plazo de presentación para la respectiva rendición de cuentas o descargo correspondiente de los Fondos en Avance otorgados, no deberá exceder los (30 días) Treinta Días Hábiles de realizada la entrega del mismo, caso contrario, será considerado como gastos propios de la o el servidor público, quien deberá devolver este importe en su totalidad realizando e depósito a la CUT como sobrante de los Fondos en Avance, tal como lo estable el Art. 11 del presente Reglamento. b. En caso que los Fondos en Avance estén supeditados a alguna actividad por un tiempo indeterminado, se considerará la fecha límite de su conclusión y tendrá un plazo máximo de 3 días hábiles para la rendición respectiva. 7

8 CAPITULO V RESTRICCIONES, PROHIBICIONES Y SANCIONES Artículo 15º. Restricciones, Prohibiciones y Sanciones en la utilización de los Fondos en Avance. No se considerarán como parte de la rendición de los Fondos en Avance cuando: a. Presenten los descargos alteraciones y/o enmiendas. b. Por la compra de Activos Fijos. c. Realizar préstamos a Servidor(es) Público(s) u otra(s) persona(s) ajena(s) a la institución d. Transferir estos Fondos a otro(s) Servidor(es) Público(s) e. Atenciones, salutaciones, homenajes, padrinazgos, agasajos, festejos, adornos, ayudas económicas, subsidios, subvenciones, donaciones de cualquier naturaleza. Realizar pagos para homenajes en la compra de arreglos florales, etc. f. Anticipos de sueldos al personal. g. Pago de compras fraccionadas que excedan en monto límite autorizado. h. Cancelación de servicios personales. i. Gastos por compra de tarjetas telefónicas, gastos extra presupuestario, salvo autorización expresa de la D.G.A.A. previa justificación plenamente fundamentada. j. Gastos de bebidas alcoholicas. Aquellos documentos para descargo que no cumplan los términos del presente Reglamento, serán rechazados y devueltos total o parcialmente. El gasto realizado será de plena y exclusiva responsabilidad de la o el servidor público o consultor, ejecutor de los recursos. Articulo 16º. (Amonestación escrita por el incumplimiento al presente Reglamento) I. La presentación de reportes de gastos a la D.G.A.A., fuera del plazo establecido en el artículo 14, dará lugar a llamada de atención escrita. II. La o el servidor público o consultor que incumpla o infrinja el presente Reglamento de Fondos en Avance, será pasible de Responsabilidades por la Función Pública, de acuerdo a la Ley 1178, y decretos reglamentarios. Articulo 17º Contravención La contravención al ordenamiento jurídico administrativo y a las normas establecidas en los anteriores artículos, harán que la documentación carezca de todo valor, lo cual dará como resultado la nulidad del descargo sin perjuicio de la acción administrativa, civil o penal, en aplicación a la responsabilidad por la función pública, fijados en el Decreto Supremo A anexo a la Ley Artículo 18º Caso de impedimento 8

9 En caso de impedimento, la o el servidor público o consultor, responsable de los Fondos en Avance, deberá hacer depositar por intermedio de otra persona (si es el caso), inmediatamente a la Cuenta Única del Tesoro (CUT) la totalidad del importe y la rendición respectiva del mismo, para que de ser necesario, sea asignada a otra u otro servidor público o consultor debidamente autorizado. CAPITULO VI VIGENCIA Y ARCHIVO Artículo 19º (Archivo y Custodia de la documentación de Fondos en Avance) La Unidad Financiera a través del Profesional en Contabilidad y Presupuesto, es responsable del adecuado archivo y custodia de los comprobantes de contabilidad en las cuales se registran los desembolsos y descargos de los Fondos en Avance, con la correspondiente documentación de sustento necesario, debiendo ser archivados adecuadamente, siguiendo un orden cronológico, para permitir su localización oportuna, para el uso de ejecutivos y personal del Ministerio de Transparencia Institucional y Lucha contra la Corrupción, así como de los organismos que ejercen tuición y control gubernamental. Documentación que debe ser empastada a la conclusión de cada gestión, conservada y preservada adecuadamente de cualquier contingencia, por el tiempo legalmente establecido. Articulo 20º. (Vigencia) El presente Reglamento de Fondos en Avance del Ministerio de Transparencia Institucional y Lucha contra la Corrupción, entra en vigencia a partir de la fecha de aprobación de la Resolución Ministerial, debiendo ser comunicada a las oficinas y Regionales del Ministerio. Aprobado según Resolución Ministerial Nº de fecha de de