DIVISIÓN DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA

Transcripción

1 DIVISIÓN DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA Al contestar refiérase al oficio No Señora Nancy Hernández Solano Vicealcaldesa MUNICIPALIDAD DE GRECIA Fax: de mayo, 2013 DCA-1061 Estimada señora: Asunto: Se autoriza a la Municipalidad de Grecia para aplicar un procedimiento de urgencia, contratando en forma directa a la empresa SEAGATE para el servicio de recuperación de la información contenida en cuatro discos duros de uno de los servidores institucionales así como a la empresa FEDEX para llevar a cabo el envío de los discos duros, por un monto máximo de tres millones setecientos cincuenta mil ochocientos diez colones con cincuenta y cinco céntimo ( ,55). Nos referimos a su oficio No. ALC de fecha 06 de mayo de 2013, recibido en esta oficina el día 07 de mayo de 2013, por medio del cual solicita nuestra autorización para aplicar un procedimiento de urgencia, contratando en forma directa a la empresa indicada en la referencia. I.- Justificación de la solicitud: A efectos de justificar el trámite de autorización, en términos generales la Municipalidad de Grecia expone los siguientes aspectos: 1. La Municipalidad de Grecia utiliza un arreglo de discos duros de marca SEAGATE en uno de sus servidores (servidor de dominio y de documentos de usuarios), para grabar la información producida por los diferentes departamentos. 2. El día lunes 22 de abril de 2013 el personal del Departamento de Informática determinó que se presentó una falla en cuatro discos duros del arreglo, lo cual imposibilita el acceso a la información. 3. A pesar de los intentos del personal de informática por recuperar la información contenida en los discos duros no fue posible hacerlo, a pesar de haber consultado con empresas como Dell, soporte de HP, Departamento de Instalaciones e Infraestructura del Banco Nacional.

2 2 4. La mayoría de los departamentos de la Municipalidad se vieron afectados con la pérdida de información y no se tenían respaldos actualizados por lo que es imprescindible recuperar los datos de los discos duros dañados. 5. Los expertos consultados indicaron que en el país no existen empresas que cuenten con servicios de laboratorio especializados que permitan recuperar información como en el caso en comentario, por lo que se debe solicitar el servicio de alguna empresa extranjera especializada. 6. Al ser los discos duros marca Seagate y considerando el prestigio de dicha empresa se estima conveniente contratar a ésta para el servicio de recuperación, pues aunque en Internet se puede encontrar a otras empresas que brindan el servicio de recuperación, no se cuenta con elementos suficientes de la confianza y seguridad que presenta SEAGATE en el mercado de producción de dispositivos para grabación de datos y servicios de recuperación de información. 7. La empresa Seagate cobra una tarifa de evaluación del daño de ciento cuarenta y nueve dólares (US$149), luego se brinda una cotización exacta, aunque se estima que la tarifa mínima por disco es de mil dólares (US$1000) aproximadamente. 8. Además se debe contratar a una empresa para enviar los discos, ante lo cual se consultó y DHL cotiza la suma de cien mil ciento treinta y dos colones ,00; mientras que FEDEX cotizó la suma de noventa y cuatro mil setecientos setenta y cuatro colones ( ,00). 9. El pago se estaría haciendo por medio de transferencia electrónica de fondos a través del Bank of America que tiene oficinas en Costa Rica. 10. Se adjunta certificación de contenido presupuestario. II.- Criterio del Despacho: La utilización de mecanismos de excepción para casos de urgencia se encuentra regulada en los artículos 80 de la Ley de Contratación Administrativa (LCA) y 132 de su Reglamento (RLCA), los cuales establecen lo siguiente: Artículo 80. Supuestos. En casos de urgencia y para evitar lesiones del interés público, daños graves a las personas y daños irreparables a las cosas, podrá prescindirse de una o de todas las formalidades de los procedimientos de contratación; incluso podrán dictarse procedimientos sustitutivos. En estos supuestos y para el control y la fiscalización correspondiente, la administración estará obligada a solicitar, previamente, a la Contraloría General de la República, la autorización para utilizar este mecanismo. La petición deberá resolverse dentro de los cinco días hábiles siguientes. El silencio del órgano contralor no podrá interpretarse como aprobación de la solicitud. La autorización podrá ser requerida y extendida en forma escrita o verbal, según lo regule la Contraloría General de la República.

3 3 (Así reformado mediante el artículo 1 de la ley N 8511 del 16 de mayo del 2006). Artículo 132. Procedimientos de urgencia. Cuando la Administración enfrente una situación cuya atención sea calificada de urgente, indistintamente de las causas que la originaron, podrá prescindir de una o de todas las formalidades de los procedimientos de contratación, o crear procedimientos sustitutivos de estos, con el fin de evitar lesión al interés público, daños graves a las personas o irreparables a las cosas. Para utilizar este mecanismo de urgencia, la Administración requiere previamente la autorización de la Contraloría General de la República. La petición respectiva debe formularse con aporte de la información pertinente ante el órgano contralor, el cual deberá resolverla dentro de los cinco días hábiles siguientes a su presentación. En casos calificados la autorización podrá ser extendida por la vía telefónica, fax o correo electrónico, para lo cual, la Contraloría General de la República deberá instaurar los mecanismos de control que permitan acreditar la veracidad de una autorización dada por esa vía. El silencio de la Contraloría General de la República no podrá interpretarse como aprobación de la solicitud. Si la situación de atención urgente es provocada por una mala gestión se deberán adoptar las medidas sancionatorias y correctivas que procedan; considerándose, a esos efectos, que la amenaza de desabastecimiento de suministros o servicios esenciales constituye una falta grave. El cartel así como la adjudicación fundados en esta causal no tendrán recurso alguno y tampoco será necesario el refrendo del contrato, aunque sí se debe dejar constancia de todas las actuaciones en un único expediente, de fácil acceso para efectos del control posterior. Así, de frente a una solicitud de autorización planteada con base en los artículos citados, le corresponderá a este órgano contralor valorar, la existencia de una situación cuya atención sea calificada de urgente, es decir, que pueda provocar lesión al interés público, daños graves a las personas o irreparables a las cosas, en caso de que no se adopten de inmediato medidas pertinentes. Esta Contraloría General ha señalado que de conformidad con las normas en comentario, lo que genera la posibilidad de aplicar procedimientos de urgencia, es la verificación práctica de una situación de urgencia, siendo que no interesan las razones que generen la situación de urgencia en cuestión, pues incluso ésta pudo haber sido el producto de una gestión pública deficitaria, por ejemplo por mala planificación, gestión financiera y presupuestaria insuficiente u omisión de decisiones oportunas, escenarios en los cuáles el artículo 132 del Reglamento simplemente refiere al ámbito del Derecho Administrativo sancionador. 1 Ahora bien, habiéndose acreditado la situación de urgencia por parte de la Administración, este órgano contralor con base en las normas de referencia puede autorizar que se prescinda de una 1 Oficio No (DCA-1924) del 12 de junio de 2007.

4 4 o de todas las formalidades de los procedimientos de contratación, o bien que se creen integralmente procedimientos sustitutivos. En el presente caso, la solicitud va dirigida a contratar en forma directa con las empresas Seagate y FEDEX por lo que procede analizar en primer término, si efectivamente nos encontramos frente a una situación de urgencia en los términos dichos, y en dado caso, si ello amerita autorizar en forma directa a esas empresas que se proponen por parte de esa Municipalidad. La situación que a juicio de esa Municipalidad debe atenderse en forma urgente a efectos de evitar que se provoque una lesión al interés público, daños graves a las personas o irreparables a las cosas, consiste en que se dañaron cuatro discos duros en uno de los servidores lo que imposibilita el acceso a la información, y el personal de informática ha intentado recuperar la información pero ello no ha sido posible, e incluso, se ha contactado a personal especializado de algunas empresas como Dell, HP, BN y tampoco se ha podido solucionar el problema. Este Despacho es del criterio de que de frente al escenario descrito resulta claro el riesgo que se está corriendo al no tener acceso a la información almacenada en esos discos duros, pues hoy en día uno de los activos más valiosos de una organización es precisamente la información contenida en sus sistemas informáticos, la cual al ser susceptible de pérdida, deterioro, e incluso de accesos indebidos, debe ser adecuadamente resguardada por la Administración respectiva, lo cual conlleva la necesidad de contar con medidas preventivas como respaldos de seguridad. Sin embargo, tal y como se mencionó anteriormente al momento de analizar este tipo de gestiones lo que corresponde verificar es la situación de urgencia que se presenta y no las causas que la originaron, por lo que a estos efectos es evidente que es apremiante la necesidad de contar con una solución a este problema, por lo que se estima procedente la aplicación del mecanismo de la urgencia. Ahora bien, en lo que atañe a la acreditación de las razones por las cuales esa Municipalidad justifica que necesariamente deba contratarse con esas empresas en particular, se estima que el hecho de que los discos duros sean de la marca SEAGATE, se constituye en un argumento de peso a considerar por parte de este órgano contralor. Igualmente, en lo que atañe a la empresa FEDEX, siendo que también se cotizó otra empresa y ésta fue la que ofertó el precio más conveniente para la Administración, se estima procedente autorizar la contratación directa del envío de los discos duros. Ahora bien, es claro que esta Contraloría General no le corresponde como parte de este trámite, en razón de su naturaleza y debido a la brevedad del plazo para resolver, realizar una verificación de campo de la información aportada por la Administración, por lo que no está de más recordarle a esa Municipalidad que las circunstancias descritas en su misiva y que conllevan a que se conceda la autorización solicitada, quedan bajo su exclusiva responsabilidad. III.- Condiciones bajo las cuales se otorga la autorización. La autorización para aplicar un procedimiento de urgencia, contratando en forma directa a las empresas SEAGATE y FEDEX, solicitada se brinda condicionada a que se cumpla con los

5 5 siguientes aspectos, lo cual se deja bajo la responsabilidad de la señora Nancy Hernández Solano, en su condición de Vicealcaldesa de la Municipalidad de Grecia, y solicitante de la presente autorización, o en su defecto de la persona que ocupe ese cargo. En caso que no le corresponda tal verificación, deberá instruir a las instancias competentes para el seguimiento correspondiente. 1) El monto máximo autorizado es el monto disponible en la respectiva partida presupuestaria, que según consta en la certificación de contenido presupuestario, es de un millón setecientos treinta y cuatro mil ochocientos diez colones con cincuenta y cinco céntimos ( ,55) en el código I Mantenimiento y reparación de equipo de cómputo y sistemas de información y de dos millones dieciséis mil colones ( ,00) en el código I Mantenimiento y reparación de equipo de cómputo y sistemas de información, para un total de tres millones setecientos cincuenta mil ochocientos diez con cincuenta y cinco colones ( ,55). 2) Queda bajo la absoluta responsabilidad de la Administración el deber de garantizar en todo momento, la existencia de contenido económico suficiente para cubrir dicho gasto, así como de verificar la procedencia de las partidas presupuestarias dispuestas al efecto. 3) Será responsabilidad de la Administración, verificar que en dicha contratación se observe el cumplimiento del régimen de prohibiciones establecido en la LCA y en el RLCA. 4) Corresponde además a dicha Municipalidad verificar que las empresas FEDEX y SEAGATE no se encuentren inhabilitadas para contratar con la Administración, debiendo quedar constancia de ello en el expediente administrativo, en caso de que ello resulta aplicable. 5) Queda bajo responsabilidad absoluta de esa Municipalidad, las razones brindadas como justificaciones que motivaron a este órgano contralor a otorgar la presente autorización en los términos que constan en el presente oficio. 6) Queda bajo responsabilidad absoluta de esa Municipalidad, constatar la razonabilidad del precio ofertado respectivamente por las empresas SEGATE Y FEDEX. 7) Deberá la Administración verificar que las contratistas se encuentre al día en el pago de las cuotas obrero patronales con la Caja Costarricense de Seguro Social previo al inicio de la ejecución del contrato y durante toda la vigencia de éste, en caso de que ello resulte aplicable. De igual forma se deja bajo responsabilidad de la Administración la verificación del cumplimiento de las obligaciones previstas por el artículo 22 de la Ley N 5662, en cuanto encontrarse al día con el pago de lo correspondiente a FODESAF, así como respecto de estar al día con el pago de los impuestos nacionales, en caso de que ello resulte aplicable. 8) Deberá levantar un expediente administrativo donde consten todas las actuaciones producto de esta autorización. 9) El contrato derivado de la presente autorización, no requiere contar con el trámite de refrendo ante esta Contraloría General por así disponerlo expresamente el artículo 132 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa.

6 6 10) En fase de ejecución resulta plenamente aplicables las regulaciones dispuestas en los artículos 12 de la LCA y 200 del RLCA. 11) Por la naturaleza de esta autorización no es posible aplicar nuevos contratos al amparo del artículo 201 del RLCA. Atentamente, Licdo. Elard Gonzalo Ortega Pérez Gerente Asociado a.i. Licda. Adriana Pacheco Vargas Fiscalizadora APV/chc Ci:Archivo Central NI: G: