TEMA 7: PERSONALIZAR Y AUTOMATIZAR EL TRABAJO CON EXCEL (I PARTE)

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1 TEMA 7: PERSONALIZAR Y AUTOMATIZAR EL TRABAJO CON EXCEL (I PARTE) 1.- Personalizar barras de herramientas y menús.- Con Excel podemos modificar el contenido de los menús y de las barras de herramientas para adaptarlas a nuestras necesidades, al disponer de una/s barras de herramientas donde hay determinados botones con alternativa a poner otros que nos sean más útiles en nuestro trabajo diario. Las barras de herramientas son móviles. Podemos arrastrar una barra de herramientas y situarla al lado de la ventana que más convenga e incluso tenerla como barra en medio de la ventana activa de Excel. La barra se comporta como una ventana más, con su barra de título y su guión. Cuando queremos insertar un comando en un menú o insertar un menú integrado o personalizado en una barra de herramientas, tendremos que acceder al cuadro Personalizar. Podemos realizarlo desde la opción Ver/Barras de Herramientas/Personalizar. o bien desde el desplegable del final de las barras de herramientas y pulsando seguidamente el botón personalizar, como desde el menú contextual a las barras de herramientas. Activando esta opción observamos como nos aparece un cuadro de dialogo con tres fichas: Barra de Herramientas: que muestra una lista de las barras de herramientas disponibles. Comandos: que muestra todos los botones de Excel agrupados por categorías. Opciones: que permite aumentar el tamaño de los iconos, mostrar las descripciones en la pantalla de los botones de la barra de herramientas cuando el puntero se sitúa sobre ellos y cambiar la manera de mostrar los menús. Si queremos recuperar las barras de herramientas tal y como las presenta Excel, podemos hacerlo seleccionando la barra que queremos recuperar en la lista de categorías del cuadro Ver/Barras de Herramientas/Personalizar o Herramientas/Personalizar y pulsando el botón Restablecer. 2.- Plantillas.- Las Plantillas son libros de trabajo que utilizamos como modelo. El uso de Plantillas es recomendable cuando normalmente tenemos que repetir la misma estructura de hoja de cálculo. 3.- Creación de una plantilla.- Para crear una Plantilla sólo tenemos que tener la hoja de cálculo que se repita (libro de trabajo de un mes). Para almacenar la Plantilla pulsamos Archivo/Guardar como, ponemos un nombre a la Plantilla y en la parte inferior del cuadro, donde pone Guardar como tipo, escogemos la opción Plantilla (*.xlt). Excel pone en el archivo almacenado la extensión xlt, para diferenciarlo de los libros de trabajo. 4.-Abrir un libro basado en la plantilla.- Con el menú Archivo/Abrir o con la barra de Herramientas, se selecciona el archivo de la plantilla con extensión xlt. Excel de hecho no abre la plantilla sino que hace una copia de esta y la abre como un libro de trabajo. Ahora podemos introducir los datos y almacenarlos en Página 1

2 el archivo. Excel lo hará como libro de trabajo. Así la plantilla se mantiene fija como modelo y la podemos utilizar otras veces. Si queremos abrir realmente la plantilla para modificarla, cuando seleccionamos el nombre del archivo en el cuadro Archivo/Abrir, pulsamos aceptar con la tecla mayúsculas a la vez. 5.- Opciones de configuración.- Las opciones de configuración son las que se definen como se verá y como se comportará Excel siempre y cuando no le indiquemos una orden particular que modifique estos valores iniciales. Muchas opciones de configuración se encuentran en las fichas del menú Herramientas/Opciones, algunas de las más importantes son: Ver: Nos muestra lo que hay en la ventana activa, entre otras: Barra de Formulas, Barra de Estado, Barras de desplazamiento, Líneas de división de la hoja de cálculo. General: Estilo de referencia, Referencias A1 o F1C1, Directorio de trabajo predeterminado, Directorio del disco donde Excel irá a almacenar y abrir archivos, Fuente predeterminada, Tipos de letra y medida que utilizaremos habitualmente con Excel, Nombre del usuario. Calcular: Calcular automáticamente o manual, Precisión máxima o de pantalla, Nombre máximo de iteraciones. 6.- Automatizar el trabajo con Macros.- Las macros nos permiten automatizar secuencias de acciones. Si almacenamos esta secuencia en una macro, la próxima vez únicamente tendremos que llamar la macro y ejecutarla. Excel repetirá todo el proceso de la acción. El uso de las macros es útil cuando nos damos cuenta que hay tareas que hacemos de forma repetitiva. Una macro la podemos ejecutar desde el cuadro Herramientas/Macro/Macros y también podremos hacerla más accesible asignando un botón a un elemento más de un menú. 7.- Grabar una Macro.- Los registros de teclas y las entradas escogidas de menús y barra de herramientas se pueden grabar. Excel graba todo lo que hacemos y así será capaz de repetir todo el proceso. Esto permite la creación de macros sin tener que conocer el lenguaje de programación. Si queremos insertar estructuras en las macros que nos permiten más potencia de ejecución y más flexibilidad tendremos que utilizar el lenguaje de programación Visual Basic. Para grabar una secuencia de acciones utilizando el comando de Grabación de Macros, es necesario realizar lo siguiente: Escoja la opción Macro /Grabar nueva macro del menú Herramientas. Aparecerá un cuadro de dialogo en el que indicaremos: Nombre: que queremos dar a la macro. Descripción opcional: Excel inserta por defecto la fecha y el usuario en la descripción. Si aceptamos Excel grabará todo lo que hagamos a partir de ese momento. Esta operación la veremos en la barra de estado (grabando). Página 2

3 Para finalizar la grabación volvemos al menú de Herramientas/ Macro y escogemos Detener Grabación o también podemos acabar con el botón Detener grabación de la barra de herramientas. Para grabar una macro, no obstante, es necesario tener clara las opciones que hemos definido antes de empezar la grabación Opciones para grabar una Macro.- Existen dos opciones fundamentales para decidir: que tipo de referencias utilizaremos Cómo? Y donde almacenar la macro Dónde? Cómo?.- Existen dos procedimientos para grabar y tendremos que escoger cuál utilizaremos antes de empezar: Utilizar Referencias absolutas.- Excel almacena las referencias de celdas como absolutas, de forma que el macrocomando siempre utiliza las mismas direcciones de celdas. No importa donde nos encontremos cuando ejecutemos una macro, ésta se desarrollará siempre en las mismas celdas de la hoja de cálculo. Excel utiliza esta modalidad por defecto. Esta modalidad no suele ser útil para las macros, de uso general, que necesiten ser ejecutadas en función de la posición del cursor. Utilizar referencias relativas.- Excel almacena las referencias de celdas de forma relativa a la posición actual de cursor. Por ejemplo, no almacena la referencia absoluta de la celda A3, sino la celda que se encuentra dos filas por debajo de la fila seleccionada (activa). Según donde nos encontremos cuando llamemos la macro, ésta se ejecutará en un lugar u otro de la hoja de cálculo siempre manteniendo las posiciones relativas almacenadas en la grabación. Para seleccionar que procedimiento queremos utilizar, el botón referencias relativas que tenemos cuando registramos una nueva macro. Si este botón esta activo Excel grabará referencias relativas. Dónde?.- Una macro es una secuencia de instrucciones en Visual Basic. Esta secuencia de lenguaje se almacena en un tipo de hojas de cálculo especiales del libro de trabajo que denominamos modulo. Podemos definir donde queremos que se encuentre este modulo donde almacenar la macro con la opción Guardar macro en el cuadro de dialogo Grabar macro: Libro de macros personal: Almacenar la macro en la hoja de cálculo de modulo de un libro de trabajo especial, en libros de macros personal. Excel siempre mantiene este libro abierto (oculto).así las macros de este libro serán de uso global, las podremos llamar (ejecutar) desde cualquier hoja de cálculo. Este libro.- Inserta una hoja modulo en el mismo libro donde nos encontramos. La macro se podrá ejecutar únicamente cuando tengamos este libro abierto. Libro nuevo.- Almacena la macro en un modulo de un libro muevo. Como en el primer caso, la macro únicamente se podrá ejecutar cuando tengamos el libro abierto. Página 3

4 7.2.- Otras opciones.- Las opciones del apartado anterior son claves y se determinan antes de terminar. A continuación tenemos otra opción que podemos poner antes de grabar (Herramientas/Macro/Grabar nueva macro) o que podemos determinar con la macro ya hecha (Herramientas /Macro/Opciones) Asignar la macro a una tecla.- Sí activamos esta opción y ponemos una letra podremos ejecutar la macro pulsando las teclas ctrl y la letra asignada (Método abreviado). La letra que utilizaremos no podrá ser ni un número ni un carácter especial. Esta tecla suplantará a cualquier tecla de método abreviado predeterminada en Excel mientras este abierto el libro que contiene la macro Modificar una Macro. Editar.- Para modificar lo que hay grabado en una macro podemos editarla. Para editar, seleccionamos la macro en la lista macro del menú Herramientas/Macro/Macros y pulsamos el botón Modificar o vamos directamente a la hoja de cálculo donde se encuentra esta macro con Herramientas/Macro/Editor de Visual Basic. En una hoja de cálculo podemos almacenar muchas macros. Nos movemos por un modulo de manera parecida a como lo hacemos en un procesador de texto, con el ratón, barras de desplazamiento o teclado. Las macros las editamos como cualquier texto. Podemos seleccionar un segmento, borrar, copiar, mover, agregar texto en medio. Para modificar el contenido de una macro: Editamos, escribimos, borramos, etc. Insertamos una nueva secuencia grabada en la macro ya existente: Para hacer esto: Situamos el cursor en el punto de la macro donde queramos insertar la secuencia nueva. Vamos al menú Herramientas/Macro/Grabar nueva macro/marcar posición para grabar. Nos dirigimos a la hoja de cálculo donde queramos grabar e iniciamos el grabado con Herramientas/Grabar macro/grabar desde marca. Ahora la nueva secuencia grabada se insertará en la macro existente desde el punto seleccionado Facilitar el acceso a las Macros.- Para ejecutar una macro grabada tendremos que grabar el menú Herramientas/Macro/Macros y escoger la macro en la lista. Después pulsamos Ejecutar. A parte de esta manera básica de ejecutar una macro hemos visto que podemos asignar la macro a un método abreviado de teclado (ctrl + ). Tenemos otras formas de hacer más accesible la ejecución de una macro Asignar una Macro a un botón de hoja de cálculo.- Los botones de hoja de cálculo son botones que se sitúan en una hoja del libro de trabajo. Podemos asignar una macro a un botón de este tipo y así cuando lo pulsemos la macro se ejecutará. Página 4

5 Los botones de hoja de cálculo son útiles para ejecutar macros de alcance limitado, macros que solo utilizaremos en la misma hoja de cálculo. Si nos movemos a otra hoja de cálculo o libro, no tendremos el botón. Para crear un botón de hoja: Activamos la barra de Herramientas Formulario. Pulsamos el botón de la barra de herramientas de nombre botón. Vamos al lugar de la hoja de cálculo donde queremos situar el botón y creamos el botón de la medida deseada. Cuando dejamos de pulsar el botón del ratón, se crea el botón y automáticamente Excel nos muestra un cuadro para escoger queremos asignarle. Escogemos la macro y pulsamos aceptar. Cuando pulsemos el botón de hoja se ejecutará la macro. Si queremos seleccionar el botón sin ejecutar la macro (para modificar la medida, el texto o el formato, cambiarlo de posición, borrarlo, cambiar la macro asignada), hacemos clic con el botón pulsando a la vez la tecla ctrl o con el botón derecho del ratón Asignar una Macro a un botón de la barra de herramientas.- El procedimiento será el mismo que en el caso anterior excepto en el hecho que además de seleccionar Personalizar botón, escogeremos Personalizar elemento del menú. Para asignar una macro: Vamos a Personalizar, desde el menú contextual a barras de Herramientas o desde el botón Personalizar del menú Herramientas. En la ficha comandos hacemos clic en Macros del cuadro categorías. En el cuadro comandos seleccionamos Personalizar botón y lo arrastramos a una barra de herramientas (aunque también lo podremos colocar dentro de barra de menús). Hacer clic en el menú contextual (botón derecho del ratón) mientras pulsamos el botón que acabamos de crear y seleccionar Asignar Macro. Hacer clic en el nombre de la macro deseada. Podremos modificar el dibujo de la superficie del botón si pulsamos también modificar imagen del botón. Página 5