Obligaciones que impone a los auditores de cuentas la legislación sobre prevención del blanqueo de capitales

Transcripción

1 CIRCULAR Nº E 19/2008 ASUNTO: Obligaciones que impone a los auditores de cuentas la legislación sobre prevención del blanqueo de capitales EXTENSIÓN: Miembros ejercientes del Instituto FECHA: 27 de junio de 2008 La preocupación de las administraciones públicas nacionales e internacionales por el blanqueo de capitales ha propiciado que la legislación sobre esta materia haya ampliado no sólo el ámbito objetivo de aplicación de las medidas de prevención, sino también el ámbito subjetivo. Actualmente se consideran sujetos obligados (a los que se aplica la legislación sobre prevención del blanqueo de capitales), además de los tres sectores tradicionalmente obligados como son las empresas de juego, las empresas de promoción y compraventa de inmuebles y las entidades financieras, otra serie de empresas y profesionales que por razón de su actividad pueden obtener información en relación con el blanqueo de capitales, entre los que se encuentran los auditores, contables externos y asesores fiscales (art de la Ley 19/1993). La actual normativa de prevención del blanqueo de capitales impone a los auditores, contables externos y asesores fiscales, toda una serie de obligaciones, tales como la de establecer una serie de procedimientos y constituir un órgano de supervisión (llamado de control interno y comunicación), para conocer, prevenir y, en su caso, comunicar la realización de operaciones relacionadas con el blanqueo de capitales. El responsable del citado órgano de supervisión, que será también representante del sujeto obligado ante el Servicio Ejecutivo de la Comisión de Prevención del Blanqueo de Capitales e Infracciones Monetarias (SEPBLAC), deberá ser nombrado por el órgano de dirección del sujeto obligado (mediante certificación del acuerdo del consejo de administración o de órgano equivalente) y dicho nombramiento deberá ser remitido al SEPBLAC, tal como prevé el art. 12 del Reglamento de la Ley 19/1993. Cuando el sujeto obligado sea una persona física con un número de empleados no superior a 25, el titular de la actividad desempeñará las funciones que la ley atribuye al referido órgano de supervisión, ejerciendo de representante ante el SEPBLAC el propio titular o el empleado que designe al efecto, situación ésta que también debe comunicarse al SEPBLAC. Por otro lado, la normativa establece requerimientos específicos para los sujetos obligados respecto a la identificación de clientes, análisis específico y comunicación al SEPBLAC de cualquier operación sospechosa de estar particularmente vinculada al blanqueo de capitales, conservación de documentación, confidencialidad, formación del personal, así como obligación de someterse a un examen trienal por experto externo y anual con carácter interno, con el fin de evaluar tanto los procedimientos de control como los órganos internos de control establecidos ( 1 ). Así, por ejemplo, cuando el cliente sea una persona jurídica, el auditor deberá obtener copia de los poderes del 1 En documento aparte, la Comisión Técnica y de Control de Calidad publica una guía de actuación en relación con dicho informe de experto externo. 1

2 representante legal que actúa en nombre del cliente y firma el contrato de auditoría o carta de encargo, así como copia del DNI, permiso de residencia o pasaporte de dicho representante. Adicionalmente, el auditor deberá obtener documento fehaciente en el que conste la denominación, forma jurídica, domicilio, objeto social y NIF del cliente. Recientemente, el SEPBLAC se ha puesto en contacto con muchos compañeros para recordarles la necesidad de cumplir las obligaciones a que estamos sujetos en materia de prevención de blanqueo de capitales, y concretamente las relativas a la comunicación de la propuesta de nombramiento de representante y la remisión de información completa sobre la estructura y funcionamiento del órgano de supervisión y de los procedimientos para conocer, prevenir y, en su caso, comunicar la realización de operaciones relacionadas con el blanqueo de capitales. Recomendamos que se atiendan debidamente las solicitudes de información, pues son de obligado cumplimiento, y las sanciones por no colaborar con el SEPBLAC pueden alcanzar importes significativos (infracciones graves). Dada la diversidad de estructuras, tamaño y organización de los despachos profesionales miembros del ICJCE, no es posible definir modelos generales de protocolos de control interno para el cumplimiento de las obligaciones establecidas por la legislación en materia de prevención de blanqueo de capitales. No obstante, como anexos incluimos un resumen de la legislación aplicable y un esquema del contenido que puede tener un protocolo de control interno. Incluimos también las referencias al respecto contenidas en la guía de actuación sobre cláusulas adicionales en las cartas de encargo (nº 16, de 7 de abril de 2008). Para cualquier tipo de aclaración no dudéis en dirigir vuestra consulta al Departamento Técnico, utilizando el y facilitando un número de teléfono de contacto, y se intentará daros respuesta lo antes posible. José María López Mestres Presidente de la Comisión Técnica y de Control de Calidad 2

3 Anexo 1 Normativa básica aplicable 2 Directiva del Consejo de 10 de junio de 1991, relativa a la prevención de la utilización del sistema financiero para el blanqueo de capitales (91/308/CEE). Directiva 2001/97/CEE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 4 de diciembre de 2001, por la que se modifica la Directiva 91/308/CEE del Consejo relativa a la prevención de la utilización del sistema financiero para el blanqueo de capitales. Directiva 2005/60/CE, del Parlamento Europeo y del Consejo de 26 de octubre de 2005, relativa a la prevención de la utilización del sistema financiero para el blanqueo de capitales y para la financiación del terrorismo. Ley 19/1993, de 28 de diciembre, sobre determinadas medidas de prevención del blanqueo de capitales (BOE de 29 de diciembre). Ley 19/2003, de 4 de julio, de régimen jurídico de los movimientos de capitales y de las transacciones económicas con el exterior y sobre determinadas medidas de prevención del blanqueo de capitales (BOE de 5 de julio). Real Decreto 925/1995, de 25 de junio, por el que se aprueba el Reglamento de la Ley 19/1993, de 20 de diciembre, sobre determinadas medidas de prevención del blanqueo de capitales (BOE de 6 y 20 de junio). Real Decreto 54/2005, de 21 de enero, por el que se modifican el Reglamento de la Ley 19/1993, de 28 de diciembre, sobre determinadas medidas de prevención del blanqueo de capitales, aprobado por el Real Decreto 925/1995, de 9 de junio, y otras normas de regulación del sistema bancario, financiero y asegurador (BOE del 22 de enero). Orden ECO/2652/2002, de 24 de octubre, por la que se desarrollan las obligaciones de comunicación de operaciones en relación con determinados países al Servicio Ejecutivo de la Comisión de Prevención del Blanqueo de Capitales e Infracciones Monetarias (BOE del 30 de octubre). Orden EHA/2444/2007, de 31 de julio, por la que se desarrolla el Reglamento de la Ley 9/1993, de 28 de diciembre, sobre determinadas medidas de prevención del blanqueo de capitales, aprobado por Real Decreto 925/1995, de 9 de junio, en relación con el informe de experto externo sobre los procedimientos y órganos de control interno y comunicación establecidos para prevenir el blanqueo de capitales (BOE del 9 de agosto). 2 Normativa disponible en el apartado Legislación de las webs del SEPBLAC ( y de la Comisión de Prevención del Blanqueo de Capitales e Infracciones Monetarias ( 3

4 Anexo 2 Cuadro resumen del contenido de la Ley 19/1993 (modificada por la Ley 19/2003) y del Reglamento que la desarrolla aprobado por RD 925/1995 (modificado por el RD 54/2005) Ley 19/1993 Reglamento de la Ley 19/1993 (RD 925/1995) Art. 1. Ámbito de aplicación Art. 1. Ámbito de aplicación (Modificado por la Ley 19/2003) Art. 2. Sujetos Obligados Art. 2. Sujetos Obligados ( Modificado por la Ley 19/2003 y la Ley 36/2006 ) Art. 3. Obligaciones ( Modificado por la Ley 19/2003) Art. 4. Exención de responsabilidad Art. 5. Clases de infracciones (Modificado por Ley 19/2003) Art. 6. Concurso con otros procedimientos sancionadores Art. 7. Responsabilidad de administradores y directivos Art. 3. Identificación de los clientes Art. 4. Excepciones a la obligación de identificar Art. 5. Examen especial de determinadas operaciones. Art. 6. Conservación de documentos Art. 7. Comunicación de operaciones al SEPBLAC Art. 8. Cumplimentación de la información requerida por el Servicio Ejecutivo ( Modificado por el RD 54/2005) Art. 9. Abstención de ejecución de operaciones Art. 10. Deber de confidencialidad Art. 11. Medidas de control interno ( Modificado por el RD 54/2005 ) Art. 12. Órganos de control interno y comunicación Art. 13. Procedimiento de comunicación Art. 14. Formación de los sujetos obligados y su personal Art. 16. Ámbito y contenido (Régimen Especial) Art. 15. Exención de responsabilidad 4

5 Art. 8. Sanciones por infracciones graves (Modificado por la Ley 19/1993) Art. 9. Sanciones por infracciones muy graves Art. 10. Graduaciones de sanciones Art. 11. Prescripción de las infracciones y Sanciones Art. 12. Procedimiento sancionador y medidas cautelares ( Modificado por Ley 19/2003) Art. 13. Funciones de la Comisión de Prevención del Blanqueo de Capitales e Infracciones Monetarias ( Modificado por la Ley 19/2003) Art. 14. Composición de la comisión Art. 15. Órganos de la Comisión (Modificado por la Ley 12/2003 ) Art. 16. Régimen de colaboración con la Comisión. (Modificado por la Ley 44/2002 y la Ley 19/2003) Art. 17. Procedimiento sancionador Art. 18. Ejecución y publicidad de las sanciones Art. 19. Funciones Comisión de Prevención del Blanqueo de Capitales e Infracciones Monetarias Art. 20. Composición y funcionamiento (Modificado el RD 54/2005) Art. 21. Comité permanente Art. 22. Órganos de apoyo de la Comisión Art. 23. Secretaria de la Comisión Art. 24. Servicio Ejecutivo (SEPBLAC) Art. 25. Unidades policiales adscritas al Servicio Ejecutivo (Modificado en por el RD 54/2005) Art. 26. Deber de secreto profesional de autoridades y personal al servicio de la Comisión Art. 27. Deberes de autoridades y funcionarios Art. 28. Colaboración de determinados órganos de supervisión Art. 29. Intercambio de información Art. 30. Alcance de las peticiones de información Art. 31. Tramitación de las solicitudes de información. Art. 32. Limitaciones en el intercambio de información 5

6 Anexo 3 Esquema orientativo del documento relativo a los procedimientos y órganos de control interno y de comunicación (requerido por el art. 11 del Reglamento de la Ley 19/1993). Introducción Se hará referencias a la normativa aplicable al auditor en materia de prevención del blanqueo de capitales y a la definición de blanqueo de capitales a los efectos de dicha normativa. Órganos de control interno y comunicación (art. 3, apartado 7, de la Ley 19/1993 y arts. 11 y 12 del Reglamento) Se detallará en este apartado la composición de los Órganos de control interno y de comunicación, su ubicación jerárquica, dependencia funcional, cargo de sus miembros, funciones, constitución, periodicidad de las reuniones, elaboración y conservación de actas. Identificación y conocimiento de clientes 3 (art. 3, apartado 1, Ley 1993 y arts. 3, 4, 11, apartado 1, y 16, apartado 1.a), del Reglamento) Se detallarán en este apartado los procedimientos establecidos por el auditor en relación a: La identificación de clientes. Se indicarán también las excepciones a la obligación de identificación, si las hubiera. El conocimiento de la actividad profesional o empresarial del cliente La verificación de las actividades declaradas por los clientes, con indicación de los documentos a solicitar para la verificación de la actividad La indagación sobre los beneficiarios últimos de relaciones con clientes que actúan por cuenta ajena La indagación para conocer la estructura accionarial y de control de las personas jurídicas Se detallará la política de admisión de clientes existente, la estratificación de los clientes en función de su nivel de riesgo, así como las precauciones adicionales establecidas para los clientes con riesgo superior al riesgo promedio. Conservación de la documentación de clientes y operaciones (art. 3, apartado 3, de la Ley 19/1993 y arts. 6 y 16, apartado 1.c) del Reglamento) Se detallarán en este apartado las medidas establecidas para la conservación de la siguiente documentación: Documentación relativa a la identificación y conocimiento de los clientes, con indicación expresa del período de conservación. Documentación de las operaciones realizadas, con indicación expresa del período de conservación. 3 Puede hacerse referencia genérica al manual de control de calidad interno del auditor, al apartado Aceptación y continuidad de clientes, si el contenido que este apartado ya se especifica en aquel documento. 6

7 Detección de operaciones susceptibles de estar relacionadas con el blanqueo de capitales (art. 3, apartado 2, de la Ley 19/1993 y arts. 5 y 16, apartado 1.b), del Reglamento) Se detallarán en este apartado las medidas establecidas para detección de operaciones susceptibles de estar relacionadas con el blanqueo de capitales y su procedimiento de difusión a los empleados. Se recuerda que la Comisión de Prevención del Blanqueo de Capitales e Infracciones Monetarias (cpbc.tesoro.es) ha elaborado una serie de Catálogos de Operaciones de Riesgo que tiene por objetivo orientar a los sujetos obligados acerca de algunos de los tipos de operaciones e indicadores que muestran un riesgo potencial de vinculación a actividades de blanqueo de capitales, a partir de la experiencia de la Comisión y de la práctica internacional (Los Catálogos son suministrados por la Secretaría de la Comisión previa solicitud por escrito en la que se acredite la condición de sujeto obligado). Se detallarán también los procedimientos de comunicación de operaciones sospechosas, por parte del personal y directivos, al órgano de control interno: formulario interno y canales para realizar la comunicación; sistemas de registro y seguimiento; información al personal y directivos del curso dado a su comunicación. Análisis de operaciones susceptibles de estar relacionadas con el blanqueo de capitales (art. 3, apartado 2, de la Ley 19/1993 y arts. 5 y 16, apartado 1.b), del Reglamento) Se detallarán en este apartado los procedimientos de análisis de las operaciones susceptibles de estar relacionadas con el blanqueo de capitales: fases, peticiones de información adicional, elaboración de informes. Se detallarán también los procedimientos por los que el órgano de control interno y comunicación decide cuándo una operación presenta indicios para ser comunicada al SEPBLAC como sospechosa. Comunicación de operaciones susceptibles de estar relacionadas con el blanqueo de capitales (art.3, apartados 4, 5 y 6, de la Ley 19/1993 y arts. 7, 9 y 16 apartado.1.b), del Reglamento) Se detallarán en este apartado los procedimientos establecidos por el auditor relativos a: La comunicación de operaciones sospechosas al Servicio Ejecutivo: contenido, formulario, método de comunicación, y plazos. La abstención de ejecución de operaciones, indicando el procedimiento a seguir, personas encargadas de la toma de decisiones y procedimiento de comunicación a los empleados sobre la forma de proceder. La confidencialidad de las comunicaciones, indicando las medidas implantadas para asegurarse que no se revela al cliente ni a terceros que se han transmitido informaciones al Servicio Ejecutivo o que se está examinando alguna operación por si pudiera estar vinculada al blanqueo de capitales. En su caso, comunicación telemática de operaciones, siguiendo los procedimientos técnicos de comunicación que establezca el SEPBLAC. Cumplimentación de los requerimientos del servicio ejecutivo u otras autoridades (art. 3, apartados 4, de la Ley 19/1993 y art. 8 del Reglamento) Se detallarán en este apartado los procedimientos establecidos para la contestación a los requerimientos de información del SEPBLAC u otras autoridades en materia de prevención del blanqueo de capitales. Formación (art. 3, apartado 8, de la Ley 19/1993 y 14 del Reglamento) Se detallará en este apartado la política formativa en materia de prevención del blanqueo de capitales, con indicación expresa sobre el programa de cursos, material, contenido, duración, empleados a los que va dirigido y perfil de los formadores. 7

8 Anexo 4 Extracto de la guía de actuación nº 16, de 7 de abril de 2008, emitida por la Comisión Técnica y de Control de Calidad, relativa a consideraciones a tener en cuenta en las cartas de encargo en materia de prevención de blanqueo de capitales (Cláusulas adicionales) ( ) (m) Secreto profesional versus deber legal Esta cláusula tiene por objeto articular en la carta de encargo la obligación impuesta al auditor de cuentas por el artículo 13 de la Ley 9/1988, de 12 de julio de Auditoría de Cuentas, de mantener el secreto de cuanta información conozca en el ejercicio de su actividad, excepcionándose de tal obligación cuando una ley imponga al auditor la obligación de revelar dicha información, como puede ser el caso del artículo 14 de la misma Ley o la misma obligación de revelar la información que viene impuesta por la Ley 19/1993, de 28 de diciembre sobre Prevención del Blanqueo de Capitales, así como los casos en que el auditor tenga la autorización escrita del cliente para dicha revelación. FIRMA E IDENTIFICACIÓN DEL CLIENTE Firma del contrato o carta de encargo El contrato de auditoría o carta de encargo debe ser firmado por personas autorizadas para contratar y, recomendablemente, en todas sus páginas. Identificación del cliente La Ley 19/1993, de 28 de diciembre, regula las obligaciones, actuaciones y procedimientos dirigidos a prevenir e impedir la utilización del sistema financiero, así como de otros sectores de actividad económica, para el blanqueo de capitales procedentes de cualquier tipo de participación delictiva. Dicha Ley ha sido modificada por la Ley 19/2003, de 4 de junio, en el sentido de incorporar un apartado 2 o al artículo 2 de aquella Ley, por el que quedan sujetas a las obligaciones de la misma, las personas físicas o jurídicas que actúen en el ejercicio de su profesión como auditores (art. 2, apar. 2 o, letra c). La Ley 19/1993 ha sido desarrollada por el Real Decreto 925/1995, de 9 de junio, que aprobó el Reglamento sobre medidas para la prevención del blanqueo de capitales. Este Reglamento, de conformidad con la propia Ley de Prevención del Blanqueo de Capitales, impone diversos requerimientos a los sujetos obligados, como es el caso de los auditores por el ejercicio de la actividad de auditoría de cuentas, y entre ellos se encuentra el de identificar debidamente a sus clientes. Para ello, siendo el cliente una persona jurídica, el auditor deberá obtener copia de los poderes del representante legal que actúa en nombre del cliente y firma el contrato de auditoría o carta de encargo, así como copia del DNI, permiso de residencia o pasaporte de dicho representante. Adicionalmente el auditor deberá obtener documento fehaciente en el que conste la denominación, forma jurídica, domicilio, objeto social y NIF del cliente. 8