Manual del Usuario. Plataforma Cloud para la Gestión de la Ley de Protección de Datos Edición Española - L.O.P.D. - 15/1999

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1 Manual del Usuario Plataforma Cloud para la Gestión de la Ley de Protección de Datos Edición Española - L.O.P.D. - 15/1999 Dudas? Preguntas? soporte@eurolopd.com Tel Rev

2 Aspectos Generales Acceso a la aplicación... Estructura de la aplicación... Funcionamiento del menú superior... Las Tablas Auxiliares... T.Aux. - Encargados de Tratamiento... T.Aux. - Servicios prestados... T.Aux. - Plantillas de ficheros... T.Aux. - Documentos Menú 3. Documentación Repositorio... Documento Seguridad... Anexo de Ficheros... Anexo Resumen General... Encargados Tratamiento (Contratos)... Empleados y Usuarios... Clientes... Varios Indice de contenidos Menú 0. Ficheros Creación y gestión de ficheros... Utilización de Plantilla... Menú 1. Notificaciones a la AEPD Nuevos Ficheros... Modificaciones de Ficheros... Supresiones de Ficheros... Resumen de Ficheros... Usuarios... Encargados de Tratamiento... Oficinas... Copias de Seguridad... Recursos... Equipos Informáticos... Software... Comentarios del consultor Menú 2. Datos para el Doc. de Seguridad Menú 4. Libros Registro Inventario de Soportes... Registro de Incidencias... Entradas de Soportes... Salidas de Soportes... Autorizaciones... Controles... Menú 5. Derechos ARCO Gestión de derechos ARCO... Menú 6. Auditorías Proceso de Auditoría... Creación de una Auditoría... Gestión de Controles por Areas de Análisis... Aspectos Legales

3 3 Acceso a la aplicación... Cómo entrar en la plataforma? 1 Abre el navegador Google Chrome (es el que recomendamos por razones de seguridad) y teclea la URL de servidor que te ha entregado el administrador. Verás que la barra de direcciones del navegador cambia y pone un candado de color verde acompañado de https, lo que significa que estás navegando en modo seguro en la aplicación. 2 A continuación teclea el usuario y contraseña que te hemos enviado. Si te equivocas al introducir estos datos, verás que la plataforma no te deja entrar. Simplemente vuelve a teclear tus datos y si sigues teniendo problemas mándanos un . Ten en cuenta que se pueden limitar los intentos de acceso.

4 4 1 La barra del MENU SUPERIOR te muestra los pasos que debes seguir para la implantación o realización de la consultoría hasta la auditoría en su caso. 2 Esta es la pantalla que llamamos INICIO y que se accede a ella pulsando en el icono de la Casita situado en el menú superior. A la derecha verás el MENU LATERAL que cambia en función de la pantalla donde te encuentres. 3 Aseguráte que tienes seleccionada la entidad con la que deseas trabajar, y que aparece en color verde en la parte superior izquierda. Si quieres cambiar de empresa no tienes más que pulsar el botón (siempre está visible en la zona superior derecha de la ventana. 4 El menú LATERAL te ofrece las opciones disponibles según lo que hayas seleccionado del menú SUPERIOR. Nada más entrar siempre estarás en la pantalla INICIO, donde puedes crear Clientes, Consultores, ver tu cuenta o acceder a las TABLAS AUXILIARES

5 5 El menú SUPERIOR Qué opciones te ofrece y por qué está ordenado así 1. Comunicación con la Agencia Española de Protección de Datos, para inscribir en el Registro General Nuevos Ficheros, Modificaciones o Supresiones 4. Gestión e inventario de Soportes, Entradas y salidas de soportes, autorizaciones, libro de incidencias y controles periódicos a realizar. 5. Gestión y control de los Derechos ARCO Inicio Salir Clientes Gestiona las empresas a las cuales vas a realizar la implantación, mantenimiento y/o auditoría de la LOPD 0. Creación y gestión de Ficheros que tratan datos personales. 3. Generación de la documentación, contratos, manuales, clausulados legales, carteles,... etc. 6. Gestión de Auditorías LOPD Mi Cuenta Gestiona tu ficha de Cliente. 2. Datos necesarios para poder elaborar el Documento de Seguridad y otros documentos El MENU SUPERIOR siempre está visible en la parte de arriba de la ventana y te brinda toda la funcionalidad de la plataforma. El orden númerico marca las fases que se deben completar a la hora de realizar el proceso de adaptación a la LOPD. Las Fases 4 y 5 (Libros Registro y Derechos ARCO) así como la Auditoría se realizan después de completar el proceso de Consultoría

6 6 Tablas Auxiliares Qué opciones te ofrece y por qué está ordenado así El Menú de TABLAS AUXILIARES aparece cuando estás en el INICIO. Para ello, pulsa sobre el icono de la Casita y a continuación en el menú LATERAL selecciona Tablas Auxiliares y te aparecerá la ventana que ves aquí. 2 1 Las tablas auxiliares permiten reutilizar cierta información a lo largo de toda la aplicación: - Encargados de Tratamiento. - Servicios Externos prestados por los encargados de tratamiento. - Plantillas de Ficheros. - Documentos propios. - Menú Empresa, que define lo que los usuarios finales pueden visualizar por defecto en su Menú. La opción MENU EMPRESA, te permite definir las funcionalidades por defecto de que dispondrán los clientes finales a los cuales les des acceso a la plataforma.

7 7 Tablas Auxiliares: Encargados de tratamiento Empresas externas que prestan servicios al Responsable Completa los datos solicitados en la ficha del Encargado de Tratamiento Botones EDITAR y ELIMINAR

8 8 Tablas Auxiliares: Servicios externos Servicios que prestan los encargados de tratamiento. Completa los datos solicitados en la ficha del Servicio Externos. Botones EDITAR y ELIMINAR

9 9 Tablas Auxiliares: Plantillas de ficheros Genera tus propias plantillas para crear ficheros Por defecto la plataforma viene con unas plantillas de ficheros predefinidas, que no se pueden modificar pero si se pueden utilizar. El usuario puede crear todas las plantillas que necesite y que estarán disponibles para todas las empresas que gestiona Botones EDITAR y ELIMINAR Completa los datos solicitados en la ficha de la Plantilla del Fichero.

10 10 Tablas Auxiliares: Documentos Crea tus propios documentos personalizados 1 Crea tu documento en Microsoft Word con el texto que desees y utiliza las ETIQUETAS (ver 2) para utilizar datos variables y súbelo pulsando seleccionar archivo. 3 Selecciona la Sección del Menú 3. Documentos, donde quieres que aparezca tu documento. Utiliza estas etiquetas (palabras entre corchetes) para utilizar datos variables. Por ejemplo, coloca la etiqueta [RF_RazonSocial] para que se sustituya por la Razón Social del responsable del fichero. Después no te olvides de marcar las casillas del documento que has usado en tu documento Word. 2

11 11 Menú 0. Ficheros Aquí comienza todo, con los ficheros que contienen datos personales 1 En el Menú Superior, selecciona la opción 0. Ficheros, y asegurate de que estás trabajando con el cliente deseado. 2 Para crear un nuevo fichero, puedes partir desde CERO (Opción NUEVO) o bien partir de una PLANTILLA (recuerda que las Plantillas de Ficheros se gestionan desde Tablas Auxiliares en el Menú INICIO (Icono Casita en el Menú Superior). En esta pantalla (Selecciona Ficheros) en el menú superior o lateral, puedes realizar el mantenimiento de los ficheros

12 12 Menú 0. Ficheros - Nuevo (I) Comenzamos a crear un fichero desde cero... Cuando la AEPD te envíe el Código del Fichero no te olvides de ponerlo aquí. CLASIFICACION SIN ENCARGADO Se trata de un fichero que no tiene Encargado de tratamiento, y por lo tanto no se exigirá ese dato. CON ENCARGADO Se trata de un fichero que tiene Encargado. Es el caso opuesto al anterior. TEMPORAL Para ficheros creados de manera temporal, los cuales no hace falta inscribirlos en la AEPD Pulsar este Icono para refrescar la Información del Responsable en caso de que haya cambiado. AJENOS Ficheros para los cuales la empresa es un encargado de tratamiento. (Solo tiene efectos informativos).

13 13 Menú 0. Ficheros - Nuevo (II) Derechos ARCO Los Derechos ARCO se pueden ejercer tanto por el Responsable del Fichero, como por un encargado de tratamiento. Selecciona Oficinas (y después la que corresponde) si los derechos ARCO se atienden en el Responsable, o bien Encargados si están delegados en una empresa externa. Puedes crear una Oficina del Responsable, o bien un encargado de tratamiento, sin necesidad de salir de esta ventana. Pulsa este botón Refrescar si has creado una nueva oficina o encargado.

14 14 Menú 0. Ficheros - Nuevo (III) Encargado de tratamiento. En caso de haber seleccionado en Clasificación del fichero Con Encargado, te aparecerá esta ventana para que selecciones el ENCAR- GADO y el servicio que presta para el fichero en cuestión. Puedes crear un encargado de tratamiento, sin necesidad de salir de esta ventana. Pulsa este botón Refrescar si has creado un nuevo encargado.

15 15 Menú 0. Ficheros - Nuevo Finalidad: Descripción y tipificaciones. Describir la finalidad del tratamiento, así como las tipificaciones indicadas por la AEPD.

16 16 Menú 0. Ficheros - Nuevo Origen y procedencia de los datos Indicar origen de los datos así como los colectivos que recopila. En caso de no coincidir con ninguno de los indicados, escribir en Otros Colectivos lo que proceda.

17 17 Menú 0. Ficheros - Nuevo Tipos de datos, estructura,... Indicar lo que proceda. En cada una de las secciones que se muestran en la pantalla

18 18 Menú 0. Ficheros - Nuevo Nivel de seguridad y cesiones previstas Indicar el nivel y medidas de seguridad a adoptar, en función del tipo de información personal recabada. Indicar los destinatarios de cesiones previstas.

19 19 Menú 0. Ficheros >> Nuevo Transferencias internacionales Indicar país destino y categoría. INDICACIONES DE LA AEPD SOBRE TRANSFERENCIAS INTERNACIONALES DE DATOS Una transferencia internacional de datos, es un tratamiento de datos que supone una transmisión de los mismos fuera del territorio del Espacio Económico Europeo (EEE), bien constituya una cesión o comunicación de datos, bien tenga por objeto la realización de un tratamiento de datos por cuenta del responsable del fichero establecido en territorio español (art. 5.1.s. RLOPD). El exportador de datos es la persona física o jurídica, pública o privada, u órgano administrativo situado en territorio español que realiza una transferencia de datos de carácter personal a un país tercero (art. 5.1.j. RLOPD). El importador de datos es la persona física o jurídica, pública o privada, u órgano administrativo receptor de los datos, en caso de transferencia internacional de los mismos a un tercer país, ya sea responsable del tratamiento, encargado del tratamiento o tercero. (art. 5.1.ñ. RLOPD). Las comunicaciones de datos en el EEE constituyen cesiones de datos a efectos de la aplicación de la LOPD. Una transferencia internacional de datos no excluye en ningún caso la aplicación de las disposiciones contenidas en la LOPD y en el RLOPD. Para que la transferencia internacional de datos pueda considerarse conforme a lo dispuesto en las citadas normas, será necesario: A) Autorización del Director de la Agencia Española de Protección de Datos, salvo, que los datos se transfieran a un país que ofrezca un nivel adecuado de protección o a empresas de Estados Unidos que hayan suscrito los principios de Puerto Seguro, o salvo que se trate de supuestos legalmente excepcionados de la autorización del Director.

20 20 Menú 0. Ficheros - Desde Plantilla Crear un fichero desde una plantilla. 1 Selecciona del menú desplegable la plantilla en base a la cual quieres crear el fichero. La plataforma cargará los datos que hayas definido en la plantilla, pero no te preocupes que podrás cambiarlos si lo necesitas. 2 Una vez hayas seleccionado la plantilla pulsa el botón que dice CREAR DESDE PLANTILLA

21 21 Menú 1. AEPD - Notificaciones Comunicación directa con la Agencia vía Internet en modo SEGURO. Tanto la creación como la modificación o supresión de ficheros deben ser inscritos en la AEPD, bajo pena de sanción. En el caso de ficheros nuevos, es necesario recoger el Código de inscripción que nos haya remitido la AEPD y anotarlo en el fichero (Menú 0.) para luego poder realizar posibles modificaciones o supresiones.

22 22 Menú 1. AEPD - Notificaciones de Nuevos Ficheros Inscripción en la AEPD de nuevos tratamientos de datos. Pulsa el botón NUEVO para crear una nueva notificación Listado de Notificaciones. Si en la columna vemos que pone N/D significa que la declaración no se ha enviado a la AEPD. ENVIAR Establece una canal seguro de comunicación de tipo SSL con la AEPD y comunica la Notificación para su inscripción. La AEPD responde con un documento PDF que debe ser firmado y enviado en un plazo de 10 días. PDF Permite imprimir la hoja de solicitud con la que responde la AEPD para su envío (debe ser firmada) FICHEROS Permite visualizar el contenido de lo que se ha declarado a la AEPD

23 23 1 Este apartado refleja los datos del Declarante (el cliente responsable de los ficheros) Es necesario rellenar el DNI de la persona que está realizando la notificación, y si eliges FIRMAR digitalmente la Declaración, el DNI de tu certifcado debe coincidir con este. 2 Indica la dirección postal donde deseas recibir la carta de la Agencia de Protección de Datos. O bien indica tu DEH (Dirección Electrónica Hablilitada) para recibir la notificación, en caso de que la hayas firmado electrónicamente. 3 Selecciona los ficheros que deseas notificar a la AEPD. El sistema te mostrará aquellos ficheros que carecen de Código de Inscripción, ya que se supone que son los que están pendientes de enviar.

24 24 La forma de Envio puede ser con firma o sin firma digital. Si el envío de la Declaración lo haces sin firma digital, se generará un PDF con la Hoja de Solicitud que deberás enviar a la Agencia de Protección de Datos. Consulta el Manual de Firma AEPD para ampliar información sobre cómo enviar las declaraciones firmadas Agencia Española de Protección de Datos Att. REGISTRO GENERAL C/ Jorge Juan, Madrid (España) Teléfono:

25 25 Menú 1. AEPD - Notificaciones de Modificaciones Ficheros Inscripción en la AEPD de modificaciones en uno o varios tratamientos de datos. Pulsa el botón NUEVO para crear una nueva notificación ENVIAR Establece una canal seguro de comunicación de tipo SSL con la AEPD y comunica la Notificación para su inscripción. La AEPD responde con un documento PDF que debe ser firmado y enviado en un plazo de 10 días. PDF Permite imprimir la hoja de solicitud devuelta por la AEPD para su posterior envío (debe ser firmada) ADJUNTAR FICHEROS Gestión de los Ficheros que vamos a incluir en la declaración de modificaciones

26 26 Pulsa el botón NUEVO para agregar un nuevo fichero a la declaración. Selecciona del menú desplegable el fichero que deseas notificar como modificado. (Solo se muestran aquellos ficheros que tienen Código de Inscripción) Una vez seleccionado el fichero MARCA las secciones que deseas notificar como modificadas.

27 27 Menú 1. AEPD - Notificaciones de Supresiones de Ficheros Inscripción en la AEPD de la supresión de ficheros Pulsa el botón NUEVO para crear una nueva notificación ENVIAR Establece una canal seguro de comunicación de tipo SSL con la AEPD y comunica la Notificación para su inscripción. La AEPD responde con un documento PDF que debe ser firmado y enviado en un plazo de 10 días. PDF Permite imprimir la hoja de solicitud con la que responde la AEPD para su envío (debe ser firmada) FICHEROS Gestión de los Ficheros que vamos a incluir en la declaración de Supresiones.

28 28 Selecciona el fichero que deseas incluir en la declaración e introduce los datos relativos a los MOTIVOS de la supresión y las Medidas Previstas para su destrucción (ambos datos son obligatorios) Botones QUITAR y EDITAR para los ficheros incluidos en la declaración. Para añadir un nuevo fichero a la declaración pulsar el botón NUEVO FICHERO

29 29 Menú 2. Datos - Completando la información... Datos que necesitaremos para crear el Documento de Seguridad Menú Lateral de Menú 2. Datos Pulsar EDITAR para ver los datos relacionados con el fichero.

30 30 Marca el fichero como PROCESADO, cuando hayas finalizado de completar sus datos. (No es obligatorio) Es recomendable crear primero los usuarios que van a tener acceso datos, aunque también podemos hacer esta tarea desde la ficha del usuario.

31 31 Menú 2. Datos - Usuarios (I) Gestión del personal con acceso a datos personales Pulsa el botón NUEVO para crear un nuevo Usuario. Botones EDITAR y ELIMINAR

32 32 Menú 2. Datos - Usuarios (II) Gestión del personal con acceso a datos personales Completa los datos solicitados en la pantalla del usuario. Si has creado un nueva oficina, pulsa este icono para refrescar el desplegable.

33 33 Menú 2. Datos - Usuarios (III) Gestión del personal con acceso a datos personales Relaciona el usuario con los ficheros a los que está vinculado según los privilegios concedidos

34 34 Menú 2. Datos - Usuarios (IV) Gestión del personal con acceso a datos personales Indica para el usuario seleccionado a qué Equipos Informáticos tiene acceso, al igual de los soportes a los que también tenga acceso permitido.

35 35 Recomendación El orden recomendado en que se deben introducir los datos sería el siguiente: - Usuarios. - Equipos Informáticos. - Software. - Recursos. - Copia de Seguridad. Y después se relacionan entre sí, desde la Opción Ficheros

36 36 Menú 2. Datos - Encargados de Tratamiento (I) Gestión de terceras partes que pueden o tienen acceso a datos Los E.C. que tienen físicamente un fichero se gestionan desde el propio mantenimiento del fichero. Crear nuevo Servicio prestado por un E.C. sin fichero. Este apartado de E.C. está pensado para aquellos que no poseen el fichero en cuestión, pero pueden tener acceso a los datos. Por ejemplo, el servicio se limpieza que presta una empresa externa.

37 37 Menú 2. Datos - Encargados de Tratamiento (II) Gestión de terceras partes que pueden o tienen acceso a datos Selecciona la empresa o encargado (Ver T. Auxiliares) del menú desplegable o bien crea una nueva pulsando el icono +, si creas una, acuerdate de refrescar el desplegable. Selecciona un Servicio (Ver T. Auxiliares) del menú desplegable o bien crea uno nuevo pulsando el icono +, si creas uno, acuerdate de refrescar el desplegable.

38 38 Menú 2. Datos - Oficinas Gestión de terceras partes que pueden o tienen acceso a datos Para añadir una nueva oficina pulsar el botón NUEV Completar los datos solicitados en la ficha de la Oficina

39 39 Menú 2. Datos - Copias de Seguridad Gestión de terceras partes que pueden o tienen acceso a datos Completar los datos solicitados en la ventana de Copias de Seguridad.

40 40 Menú 2. Datos - Recursos Describe los recursos a proteger... Completar los datos solicitados en la ventana de Recursos de la Empresa.

41 41 Menú 2. Datos - Equipos Informáticos Sistemas informáticos que alojan aplicaciones que usan datos personales Pulsar NUEVO para crear un equipo informático que aloja una aplicación que almacena datos personales en el mismo. Completar los datos solicitados en la pantalla del equipo informático. (Se recomienda crear previamente los usuarios con acceso al mismo y sus responsables).

42 42 Menú 2. Datos - Software Software o aplicaciones que gestionan datos personales Pulsar NUEVO para crear un software que gestiona datos personales.

43 43 Completar los datos solicitados en la pantalla. Es recomendable crear previamente los equipos informáticos que alojen la aplicación.

44 44 Menú 2. Datos - Comentarios del Consultor Comentarios a añadir al Documento de Seguridad (DS) Campo de texto libre, para que el Consultor realice comentarios adicionales en el Documento de Seguridad.

45 45 Recomendación Antes de pasar a la fase de obtener la documentación, repasa todos los datos introducidos.

46 46 Menú 3. Documentos Gestionar la documentación de la LOPD Menú Lateral de la opción Menú 3. Documentos.

47 47 Menú 3. Documentos - Repositorio El sitio ideal para guardar los documentos que generes... El Repositorio permite almacenar ficheros relacionados con la implantación de la LOPD en el cliente. Por ejemplo contratos firmados (previamente escaneados en PDF)

48 48 Menú 3. Documentos - Documento de Seguridad La Primera Parte del DS: Ambito, normas y protocolos Pulsar GENERAR para obtener el Documento de Seguridad deseado.

49 49 Menú 3. Documentos - Anexo 1 - Ficheros El sitio ideal para guardar los documentos que generes... Para completar el Documento de Seguridad anexaremos la información relativa a cada fichero implicado.

50 50 Menú 3. Documentos - Anexo 2 - Resumen General El sitio ideal para guardar los documentos que generes... El Anexo 2, incluye el resumen general de toda la implantación así como otros aspectos clave, para completar el Documento de Seguridad

51 51 Menú 3. Documentos - Encargados de tratamiento Contratos de Garantías, Confidencialidad,...

52 52 Menú 3. Documentos - Empleados Contratos de Garantías, Confidencialidad,... Documentación relacionada con los empleados. El consultor debe seleccionar aquella que juzgue necesaria.

53 53 Menú 3. Documentos - Clientes Contratos de Garantías, Confidencialidad,... Documentación relacionada con los Clientes. El consultor debe seleccionar aquella que juzgue necesaria.

54 Menú 3. Documentos - Varios Contratos de Garantías, Confidencialidad, Documentación variada y clausulados. El consultor debe seleccionar aquella que juzgue necesaria.

55 55 Menú 4. Libros Registro Inventario de Soportes, Registro de Incidencias, Entradas y Salidas,... MENU LATERAL de la opción 4. LIBROS REGISTRO

56 56 Menú 4. Libros Registro - Inventario de Soportes Soportes informáticos que almacenan datos personales Listado del Inventario de Soportes. Cada línea dispone de las opciones EDITAR y ELIMINAR Botón NUEVO para crear un nuevo Soporte.

57 57 1 Introducir los datos indicados en la ficha, para inventariar el soporte. El soporte puede estar formado por un grupo físico de dispositivos, por ejemplo: El Soporte CINTAS puede estar formado por 7 unidades de cinta para realizar la copia de seguridad diaria de una semana. Cuando el soporte deje de utilizarse es necesario darlo de baja, indicando la fecha de baja, los motivos de la misma, y el método de destrucción de dicho soporte.

58 58 Menú 4. Libros Registro - Registro de Incidencias Cualquier incidencia debe ser registrada... Listado de Incidencias. Cada línea dispone de las opciones EDITAR y ELIMINAR Botón NUEVO para crear una nueva incidencia.

59 59 1 Introducir los datos indicados en la ficha, para registrar la incidencia que se haya producido. En la sección de Documentos existe un modelo de notificación de incidencia

60 60 2 Si como resultado de la incidencia es necesario realizar una recuperación de los datos, recuerda que debes obtener la autorización correspondiente.

61 61 Menú 4. Libros Registro - Entradas de Soportes Cualquier incidencia debe ser registrada... Botón NUEVO para crear una nueva ENTRADA de SOPORTE Listado de ENTRADAS de SOPORTES. Cada línea dispone de las opciones EDITAR y ELIMINAR

62 62 Completar los datos solicitados en pantalla para registrar la entrada de soportes.

63 63 Menú 4. Libros Registro - Salidas de Soportes Cualquier incidencia debe ser registrada... Botón NUEVO para crear una nueva SALIDA DE SOPORTE. Listado de SALIDAS de SOPORTES. Cada línea dispone de las opciones EDITAR y ELIMINAR

64 64 Completar los datos solicitados en pantalla para registrar la salida de soportes.

65 65 Menú 4. Libros Registro - Autorizaciones Cualquier incidencia debe ser registrada... Botón NUEVO para crear una nueva AUTORIZACION. Listado de AUTORIZACIONES. Cada línea dispone de las opciones EDITAR y ELIMINAR

66 66 Introducir los datos indicados en la ficha, para poder registrar una AUTORIZACION. Para CANCELAR una autorización introducir la fecha de dicha situación. El estado de la Autorización automáticamente pasará a INACTIVO.

67 67 Menú 4. Libros Registro - Controles Registro de los controles periódicos realizados,... Botón NUEVO para crear un nuevo CONTROL. Listado de CONTROLES. Cada línea dispone de las opciones EDITAR y ELIMINAR

68 68 Introducir los datos indicados en la ficha, para poder registrar un CONTROL. Estos CONTROLES ayudan al Responsable a mantener actualizada la información relativa al Documento de Seguridad. Botones GUARDAR y CANCELAR, para almacenar la información o anular la operación.

69 69 Menú 5. Derechos ARCO Gestión de Derechos ARCO: Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición Botón NUEVO para crear la ejecución de un nuevo DERECHO ARCO ejercitado por un usuario y registrado para su control Listado de DERECHOS ARCO ejercitados. Cada línea dispone de las opciones EDITAR y ELIMINAR

70 70 1 Introducir los datos de la persona que desea ejercitar su derechos ARCO. 2 Especificar el tipo de derecho que desea ejercer. NOTA: En la sección de DOCUMENTOS existen modelos prediseñados para que los usuarios puedan ejercer sus derechos ARCO.

71 71 3 Una vez resuelto el ejercicio del derecho ARCO, anotar los datos relativos a dicha resolución.

72 72 Menú 6. Auditorías LOPD Gestiona las auditorías de una forma eficaz Controles a los que hay que responder Generación del Informe de Auditoría Crear una nueva Auditoría Aspectos Legales de cada Area de Análisis en la que se divide la Auditoría Check de finalización de la Auditoría

73 73 Menú 6. Auditorías LOPD Cómo es el proceso de una auditoría Una Auditoría LOPD consta de las siguientes partes: A ALCANCE FASES INFORME CONCLUSIONES Los textos correspondientes a los cuatro apartados vienen pre-completados con unos textos por defecto que se pueden modificar a gusto del usuario. B Una serie de AREAS DE ANALISIS para cada una de las cuales tendremos Los textos correspondientes a los Aspectos Legales, vienen ya pre-completados con unos textos predefinidos que el usuario puede cambiar según sus necesidades ASPECTOS LEGALES CONTROLES Es necesario responder a todos los CONTROLES, marcándolos como Terminados para poder generar el INFORME DE AUDITORIA C Para dar por finalizada la AUDITORIA es necesario marcarla como tal. Para ello, pulsar EDITAR y debajo de los textos de Alcance, Fases, Informe y Conclusiones, hay que marcar la casilla TERMINADA. Si no se han completado todos los CONTROLES (marcándolos como terminados) no se permitirá la GENERACION DEL INFORME DE AUDITORIA

74 74 Menú 6. Auditorías LOPD - Creación & Edición Cómo es el proceso de una auditoría Primero seleccionamos el botón NUEVO para crear una nueva AUDI- TORIA. El sistema nos mostrará la pantalla que contiene: ALCANCE FASES INFORME CONCLUSIONES Es importante darle un TITULO representativo a la Auditoría. Más adelante mediante la opción EDITAR volveremos a esta pantalla para FINALIZAR la auditoría, y obtener el INFORME FINAL de AUDITORIA.

75 75 Menú 6. Auditorías LOPD - Gestión de Controles La clave de la auditoría. Titulo de la Auditoría con la que estamos trabajando. Pulsar la opción EDITAR para completar el CONTROL seleccionado.

76 76 El texto del Control viene predefinido pero se puede modificar. Una vez verificado y completado el CONTROL asegurarse de que esté marcado como TERMINADO

77 77 Menú 6. Auditorías LOPD - Aspectos Legales Los textos legales asociados a cada Area de Análisis Para cada AREA DE ANALISIS disponemos de unos textos legales asociados a dicha área. Recuerda que a su vez cada una de las áreas tiene unos controles asociados

78 Final de Documento