MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Transcripción

1 i Jalapa, Octubre de 2014 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS OFICINA MUNICIPAL DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA Versión 1.0 MUNICIPALIDAD DE JALAPA

2 ii DIRECTORIO: HONORABLE CONCEJO MUNICIPAL ADMINISTRACIÓN Elmer Leonidas Guerra Calderón Alcalde Municipal Presidente del Concejo Municipal, Jalapa, Jalapa COMISIÓN DE DESCENTRALIZACIÓN, FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL Y PARTICIPACION CIUDADANA Jorge Eduardo Godoy Morales Presidente de Comisión Mariano Rafael Lemus Portillo Vicepresidente de Comisión Se adhiere: Marco Antonio García Hernández

3 iii EQUIPO TÉCNICO Luis Enrique Sandoval Menéndez Gerente Municipal Daniel Camposeco Jefe de Recursos Humanos a.i. Virgilio Mazariegos Director Municipal de Planificación Hilda Teresa Lucero Campos de Vásquez Directora de Administración Financiera Integrada Municipal Marcos Adán Marroquín Director Municipal de Servicios Públicos y Transporte Astrid Maribel Lucero Gerencia de Programas Sociales y Fortalecimiento del poder local Daniel Méndez Director Municipal de la Policía Municipal de Tránsito Con la colaboración de: Licda. Yesenia Ortiz Encargada de la Oficina.

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5 Contenido DIRECTORIO:... ii COMISIÓN DE DESCENTRALIZACIÓN, FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL Y PARTICIPACION CIUDADANA... ii EQUIPO TÉCNICO... iii PRESENTACIÓN:... 0 MARCO JURÍDICO:... 1 CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE LA REPÚBLICA DE GUATEMA:... 1 CÓDIGO MUNICIPAL:... 1 LEY DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA... 1 NORMAS DE CONTROL INTERNO DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS Misión:... 4 Visión:... 4 OFICINA MUNICIPAL DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA... 5 ORGANIZACIÓN:... 5 PROCEDIMIENTOS:... 6 ANEXO: a. FORMULARIO DE SOLICITUD DE INFORMACIÓN b. LEY DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA v

6 PRESENTACIÓN: Una de las principales metas de la actual administración ha sido el Fortalecimiento Institucional para ello se encomendó a la Gerencia Municipal, diagnosticar, elaborar y proporcionar a cada una de las Oficinas Municipales las herramientas administrativas necesarias que le permita a cada uno de los empleados municipales cumplir sus funciones, pero sobre todo que les permita brindar una atención al vecino jalapaneco con: Cortesía, Eficiencia y Empatía. Cortesía; porque merecemos un trato amable, cálido y cortés, siempre con una sonrisa y un saludo fraternal. Eficiencia; porque nos debemos a quienes nos visitan y requieren que nuestros servicios se realicen de una manera ágil y oportuna, facilitando las gestiones de los vecinos. Y con Empatía, porque todos como jalapanecos necesitamos que nos atiendan en otras circunstancias, y por ello debemos tratar a quienes nos busquen de la misma manera con que queremos ser tratados. A continuación me permito presentarles el Manual de Procedimientos de la Oficina de la Municipalidad de Jalapa, para el cumplimiento de sus objetivos. Atentamente, Prof. Elmer Leonidas Guerra Calderón Alcalde Municipal

7 MARCO JURÍDICO: CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE LA REPÚBLICA DE GUATEMA: Artículo 253. Autonomía Municipal. Los municipios de la República de Guatemala, son instituciones autónomas. Entre otras funciones les corresponde: a. Elegir a sus propias autoridades. b. Obtener y disponer de sus recursos y; c. Atender los servicios públicos locales, el ordenamiento territorial de su jurisdicción y el cumplimiento de sus fines propios. Artículo 254. Gobierno Municipal. El gobierno municipal será ejercido por un concejo el cual se integra con el alcalde, los síndicos y concejales, electos directamente por sufragio universal y secreto para un período de cuatro años pudiendo ser reelectos. CÓDIGO MUNICIPAL: Artículo 35. Atribuciones generales del Concejo Municipal. Son atribuciones del Concejo Municipal: i. La emisión y aprobación de acuerdos, reglamentos y ordenanzas municipales. j. La Creación, supresión o modificación de sus dependencias, empresas y unidades de servicios administrativos, para lo cual impulsará el proceso de modernización tecnológica de la municipalidad y de los servicios públicos municipales o comunitarios, así como la administración de cualquier registro municipal o público que le corresponda de conformidad con la ley. LEY DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA. DECRETO NO Artículo 2. Naturaleza. La presente ley es de orden público, de interés nacional y utilidad social; establece las normas y los procedimientos para garantizar a toda persona, natural o jurídica, el acceso a la información o actos de la administración pública que se encuentre en los archivos, fichas, registros, base, banco o cualquier otra forma de almacenamiento de datos que se encuentren en los organismos del Estado, municipalidades, instituciones autónomas y descentralizadas y las entidades privadas que perciban, inviertan o administren fondos públicos, incluyendo fideicomisos constituidos con fondos públicos, obras o servicios públicos sujetos a concesión o administración. 1

8 Artículo 6. Sujetos obligados. Es toda persona individual o jurídica, pública o privada, nacional o internacional de cualquier naturaleza, institución o entidad del Estado, organismo, órgano, entidad, dependencia, institución y cualquier otro que maneje, administre o ejecute recursos públicos, bienes del Estado, o actos de la administración pública en general, que está obligado a proporcionar la información pública que se le solicite, dentro de los que se incluye el siguiente listado, que es enunciativo y no limitativo: 18) Municipalidades. Artículo 19. Unidades de. El titular de cada sujeto obligado debe designar al servidor público, empleado u órgano interno que fungirá como Unidad de Información, debiendo tener un enlace en todas las oficinas o dependencias que el sujeto obligado tenga ubicadas a nivel nacional. Artículo 38. Procedimiento de acceso a la información pública. El procedimiento para el acceso a la información pública se inicia mediante solicitud verbal, escrita o vía electrónica que deberá formular el interesado al sujeto obligado, a través de la Unidad de Información. El modelo de solicitud de información tendrá el propósito de facilitar el acceso a la información pública, pero no constituirá un requisito de procedencia para ejercer el derecho de acceso a la información pública. La persona de la Unidad de Información que reciba la solicitud no podrá alegar incompetencia o falta de autorización para recibirla, debiendo obligadamente, bajo su responsabilidad, remitirla inmediatamente a quien corresponda. El procedimiento de acceso a la información no perjudicará, limitará o sustituirá el derecho a presenciar u observar los actos de los sujetos obligados, ni limitará el derecho a solicitar información a los sujetos obligados en la forma contemplada en otras leyes, ni la realización de solicitudes de información que pudieran hacerse ante entes cuya naturaleza es de publicidad frente a terceros en donde por principio de especialidad se deberá acudir a través de los trámites correspondientes. Artículo 51. Capacitación. Los sujetos obligados deberán establecer programas de actualización permanente a sus servidores públicos en materia del derecho de acceso a la información pública y sobre el derecho a la protección de los datos personales de los particulares, mediante cursos, talleres, seminarios y toda estrategia pedagógica que se considere pertinente. Artículo 70. Creación de Unidades. La creación de las unidades de información de los sujetos obligados no supondrá erogaciones adicionales en el Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado, sino que deberán integrarse con los funcionarios públicos existentes, salvo casos debidamente justificados, a solicitud del sujeto obligado que forme parte del Estado dentro de la administración pública. 2

9 NORMAS DE CONTROL INTERNO DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS. La Ley orgánica de la Contraloría General de Cuentas, señala que es el órgano rector del control gubernamental; y que en ese contexto, es el responsable de normar el Control Interno y Externo Gubernamental. Congruente con esa función y responsabilidad institucionales, tanto el Decreto del Congreso de la República, Ley Orgánica del Presupuesto, en el artículo 1, inciso f, numeral II, como el Decreto , también del Congreso de la República, Ley del Organismo ejecutivo, en el artículo 24, se responsabiliza a la autoridad superior de todos los entes públicos, de promover, organizar y fortalecer el control interno, con base en las normas generales, emitidas por la Contraloría General de Cuentas. NORMA NO. 1. NORMAS DE APLICACIÓN GENERAL Se refieren a los criterios técnicos y metodológicos aplicables a cualquier institución sujeta a la fiscalización de la Contraloría General de Cuentas, independientemente de su magnitud y de los sistemas en funcionamiento. Las normas de aplicación general se refieren a: filosofía de control interno, estructura de control interno, rectoría del control interno, funcionamiento de los sistemas, separación de funciones, tipos de controles, evaluación del control interno y archivos MANUALES DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS La máxima autoridad de cada ente público, debe apoyar y promover la elaboración de manuales de funciones y procedimientos para cada puesto y procesos relativos a las diferentes actividades de la entidad. Los Jefes, Directores y demás Ejecutivos de cada entidad son responsables de que existan manuales, su divulgación y capacitación al personal, para su adecuada implementación y aplicación de las funciones y actividades asignadas a cada puesto de trabajo. 3

10 Misión: Garantizar las condiciones que permitan incrementar el desarrollo local, brindando mejores servicios e impulsando la participación ciudadana en el municipio. Visión: Hacer de Jalapa un municipio moderno, en armonía con el medio ambiente, que permita brindar seguridad y una vida digna, sustentable y sostenible a sus habitantes. 4

11 OFICINA MUNICIPAL DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA La Oficina es la responsable de garantizar el cumplimiento de del Decreto No Ley de Acceso a la, principalmente que se cuente con la información establecida en el Artículo No. 10 y No. 11 de dicha ley; facilitando los procedimientos mediante promoción y divulgación en los medios de comunicación disponibles. Inicialmente la UIP o OMAIP era parte del Departamento de Relaciones Públicas, sin embargo por la relación directa en el manejo de Documentación se modifica su dependencia a la Secretaria Municipal, debiendo coordinar con Departamento de Relaciones Públicas. ORGANIZACIÓN: Alcalde Municipal Secretaría Municipal Gerencia Municipal Oficina de Acceso a la Información Pública Departamento de Relaciones Públicas 5

12 PROCEDIMIENTOS: 6

13 MUNICIPALIDAD DE JALAPA MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS OFICINA MUNICIPAL DE ACCESO A LA INFORMACION PUBLICA Identificación PRP-SEC-UIP-001 1ª. Edición Enero 2014 Procedimiento: Objetivo: Alcance: RECEPCION DE SOLICITUDES DE INFORMACIÓN El presente procedimiento define los pasos a seguir para que el contribuyente pueda solicitar información de acceso público. Mantener informada a la población sobre las acciones realizadas por empleados y funcionarios de la Municipalidad de Jalapa. Tiempo Estimado: 1 hora Frecuencia: Cuando sea requerido. Número Actividad Responsable Presentar solicitud por cualquier medio (verbal, escrito, correo electrónico, etc.). Completar formulario de solicitud de información pública Identifica la solicitud con número correlativo y la registra en su control auxiliar Emite Providencia dirigida al empleado o funcionario responsable de la información 5 Traslada copia de la solicitud y providencia 6 7 Recibe la solicitud y la providencia; da respuesta dentro del plazo establecido por la Ley y el Reglamento Interno Recibe la respuesta de lo solicitado y emite Resolución para entrar al interesado 8 Emite notificación para el interesado 7 Vecino Interesado. Encargado de la oficina Empleado o Funcionario que cuenta con la información 9 Recibe la información solicitada Vecino Interesado DOCUMENTOS ANEXOS: 1. Formulario de Solicitud de Información 2. Modelo de Providencia 3. Modelo de Resolución 4. Modelo de Notificación.

14 Fase PRP-SEC-UIP-001 RECEPCIÓN DE SOLICITUDES DE INFORMACIÓN Vecino Encargado(a) de la Oficina Municipal de Acceso a la Empleado o Funcionario Municipal INICIO Presenta solicitud verbal o escrita Completa Formulario Identifica la solicitud con número correlativo y la registra en su control auxiliar Emite Providencia dirigida al empleado o funcionario responsable de la Información Traslada copia de la solicitud y providencia y establece tiempo máximo de respuesta Recibe la solicitud y la providencia. Recibe notificación y la información requerida Recibe la información y emite Resolución para entregar al interesado Proporciona Información en el medio disponible FIN 8

15 MUNICIPALIDAD DE JALAPA MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS OFICINA MUNICIPAL DE ACCESO A LA INFORMACION PUBLICA Identificación PRP-SEC-UIP-002 1ª. Edición Enero 2014 Procedimiento: Objetivo: Alcance: REGISTRO Y CONTROL DE SOLICITUDES El presente procedimiento define los pasos a seguir para registrar todas las solicitudes presentadas ante la Oficina. Mantener informada a la población sobre las acciones realizadas por empleados y funcionarios de la Municipalidad de Jalapa. Tiempo Estimado: 1 hora Frecuencia: Cuando sea requerido. Número Actividad Responsable 1 Recibe la solicitud por cualquier medio Completar formulario de solicitud de información pública Identifica la solicitud con número correlativo y la registra en su control auxiliar Anota en el libro auxiliar(manual o electrónico) según correlativo Fotocopia los documentos para su archivo; elaborando expediente por cada solicitud DOCUMENTOS ANEXOS: 1. Copia de los documentos. 2. Formato de las columnas a completar en el registro... Encargado de la oficina 9

16 Fase PRP-SEC-UIP-002 REGISTRO Y CONTROL DE SOLICITUDES Encargado(a) de la Oficina Municipal de Acceso a la Delegación de la Procuradoría de los Derechos Humanos INICIO Recibe solicitud por vía oral o escrita Completa formulario e identifica Anota en libro auxiliar (manual o electrónico) Recibe informe y emite RESOLUCION Fotocopia documentos para su archivo, elabora expediente por cada solicitud Envía Resolución Emite informe FIN 10

17 MUNICIPALIDAD DE JALAPA MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS OFICINA MUNICIPAL DE ACCESO A LA INFORMACION PUBLICA Identificación PRP-SEC-UIP-003 1ª. Edición Enero 2014 Procedimiento: Objetivo: Alcance: PUBLICACION DE INFORMACIÓN PÚBLICA DE OFICIO El presente procedimiento define los pasos a seguir para obtener y publicar la información de oficio, por los medios electrónicos posibles. Mantener informada a la población sobre las acciones realizadas por empleados y funcionarios de la Municipalidad de Jalapa. Tiempo Estimado: 1 hora Frecuencia: Mensualmente. Número Actividad Responsable Emite mensualmente circular requiriendo el cumplimiento del Reglamento Interno de la Oficina. Gestionan con los empleados responsables que proporcionen la información de forma electrónica o escrita para ser publicada en la página de internet Emiten oficio de respuesta y trasladan la información a la Oficina Información Publica Recibe la información y la publica en la página de internet. Si no recibe la información obligatoria, notifica al Alcalde Municipal del incumplimiento Edita información y apoya al Departamento de Relaciones Públicas a emitir volantes o boletines para promocionar y divulgar la información. Directores Municipales Directores Municipales Encargado de la oficina DOCUMENTOS ANEXOS: 1. Circular de requerimiento de la información. 2. Volante informativo. 11

18 Fase PRP-SEC-UIP-003 PUBLICACIÓN DE INFORMACIÓN PÚBLICA DE OFICIO Encargado (a) Oficina Municipal de Acceso a la Director Municipal (Funcionario) INICIO Emite mensualmente oficio circular requiriendo el cumplimiento de la Ley de Acceso a la Instruyen al empleado municipal responsable de la información Recibe información y verifica Emiten oficio de respuesta y adjuntan la información correspondiente Publica la información en la pagina de internet oficial Elabora informe al Alcalde municipal del cumplimiento de la entrega de información FIN 12

19 MUNICIPALIDAD DE JALAPA MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS OFICINA MUNICIPAL DE ACCESO A LA INFORMACION PUBLICA Identificación PRP-SEC-UIP-004 1ª. Edición Enero 2014 Procedimiento: Objetivo: Alcance: ACTUALIZACION DE INFORMACION EN MEDIOS INFORMATICOS El presente procedimiento define los pasos a seguir para mantener actualizada la información en el portal de internet. Mantener informada a la población sobre las acciones realizadas por empleados y funcionarios de la Municipalidad de Jalapa. Tiempo Estimado: 1 hora Frecuencia: Mensualmente. Número Actividad Responsable 1 Recibe la información de oficio de cada una de las Direcciones involucradas; y las convierte a formato electrónico (PDF, JPG,). 2 Actualiza la información ingresando con su clave de acceso 3 Revisa que la publicación quede correctamente 4 De ser posible enlaza la información a otros medios tales como: blog, Facebook, twitter, etc. Encargado de la oficina Encargado de Relaciones Públicas DOCUMENTOS ANEXOS: 13

20 Fase PRP-SEC-UIP-004 ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN EN MEDIOS INFORMATICOS Encargado (a) Oficina INICIO Recibe información de Oficio de cada una de las dependencias municipales responsables Revisa y Actualiza la información en la página de internet oficial Verifica que la publicación haya sido exitosa Coordina con el Director de Relaciones Públicas el enlace con otros medios de comunicación disponibles FIN 14

21 MUNICIPALIDAD DE JALAPA MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS OFICINA MUNICIPAL DE ACCESO A LA INFORMACION PUBLICA Identificación PRP-SEC-UIP-005 1ª. Edición Enero 2014 Procedimiento: Objetivo: Alcance: PROMOCION, DIVULGACION Y CAPACITACION PARA ACCEDER A LA INFORMACIÓN PÚBLICA. El presente procedimiento define los pasos a seguir para organizar actividades de promoción, divulgación, información y capacitación para que los vecinos puedan accesar a la información pública. Mantener informada a la población sobre las acciones realizadas por empleados y funcionarios de la Municipalidad de Jalapa. Tiempo Estimado: 1 hora Frecuencia: Mensualmente. Número Actividad Responsable Organiza talleres, reuniones de capacitación, charlas en comude, charlas en centros educativos, etc. Invita a los talleres, capacitaciones, charlas informativas, etc. Desarrolla la actividad en base a la Ley de Acceso a la e indica en donde se encuentra la información. Presentan dudas o sugerencias. Encargado de la oficina Asistentes 5 Entrega constancia de participación Toma fotografías y publica por los diferentes medios 6 sobre las actividades DOCUMENTOS ANEXOS: 1. Ley de Acceso a la. 2. Volantes 3. Boletines informativos 4. Diplomas de participación. y/o Alcalde Municipal Departamento de Relaciones Publicas 15

22 Fase PRP-SEC-UIP-005 PROMOCIÓN, DIVULGACIÓN Y CAPACITACIÓN PARA ACCEDER A LA INFORMACIÓN PÚBLICA Encargado (a) Oficina Municipal de Acceso a la Asistentes Departamento de Relaciones Públicas INICIO Organiza talleres, reuniones de capacitación, charlas en comude, charlas en centros educativos, etc. Participan a las actividades organizadas por la UIP Invita a los talleres, capacitaciones, charlas informativas Presentan dudas, sugerencias e inquietudes Desarrolla actividades en base a la Ley de Acceso a la Información Pública Completa formulario de Asistencia a la Actividad Entrega Constancia de Participación firmada por el Señor Alcalde Toma fotografías y publica por los diferentes medios la actividad realizada FIN 16

23 MUNICIPALIDAD DE JALAPA MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS OFICINA MUNICIPAL DE ACCESO A LA INFORMACION PUBLICA Identificación PRP-SEC-UIP-006 1ª. Edición Enero 2014 Procedimiento: Objetivo: Alcance: CAPACITACION PARA EMPLEADOS Y FUNCIONARIOS MUNICIPALES. El presente procedimiento define los pasos a seguir para organizar actividades de capacitación para empleado y funcionarios municipales para facilitar a los vecinos el acceso a la información pública. Mantener informada a la población sobre las acciones realizadas por empleados y funcionarios de la Municipalidad de Jalapa. Tiempo Estimado: 1 hora Frecuencia: Semestralmente. Número Actividad Responsable Coordina con el Departamento de Recursos Humanos incluir dentro del Plan Anual de Capacitaciones el tema de Gestiona ante instituciones gubernamentales o de apoyo a municipalidades realizar la capacitación Organiza la actividad, velando por que las condiciones sean las adecuadas para los asistentes Selecciona los Empleados y Funcionarios directamente responsables de proporcionar información 5 Realiza la actividad en la fecha y lugar establecido 6 Entrega constancia de participación a los asistentes Toma fotografías y elabora reportaje de la actividad 7 para promover y divulgar posteriormente DOCUMENTOS ANEXOS: 1. Diplomas de Participación. 2. Ley de Acceso a la. Jefe de Recursos Humanos Jefe de Recursos Humanos Encargado de la oficina / Jefe de Recursos Humanos Conferencista; Encargado de la oficina Jefe de Recursos Humanos/Encargado de la oficina municipal de Acceso a la / Alcalde Municipal Departamento de Relaciones Públicas. 17

24 Fase PRP-SEC-UIP-006 CAPACITACIÓN PARA EMPLEADOS Y FUNCIONARIOS MUNICIPALES Encargado (a) Oficina Municipal de Acceso a la Jefe de Recursos Humanso Empleados y/o Funcionarios Municipales Departamento de Relaciones Públicas INICIO Incluye en el Plan Anual de Capacitación el tema de Coordina con el Jefe de Recursos Humanos incluir en el Plan Anual de Capacitación el tema de Gestiona ante instituciones gubernamentales o de apoyo municipalista realizar la capacitación Selecciona a los asistentes, directamente responsables de proporcionar información, según artículo 10 de la Ley de Acceso a la Inf. Pública Organiza actividad de capacitación Participan en la actividad en la fecha y lugar establecido Entregan Constancia de Participación firmada por el Señor Alcalde Municipal Completan formulario de asistencia Toma fotografías y publica por los diferentes medios la actividad realizada FIN 18

25 MUNICIPALIDAD DE JALAPA MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS OFICINA MUNICIPAL DE ACCESO A LA INFORMACION PUBLICA Identificación PRP-SEC-UIP-007 1ª. Edición Enero 2014 Procedimiento: Objetivo: Alcance: ELABORACION DE MATERIAL PROMOCIONAL (VOLANTES, BOLETINES INFORMATIVOS, ETC.) El presente procedimiento define los pasos a seguir para elaborar material promocional para facilitar el acceso a la información pública. Mantener informada a la población sobre las acciones realizadas por empleados y funcionarios de la Municipalidad de Jalapa. Tiempo Estimado: 1 hora Frecuencia: Bimensualmente. Número Actividad Responsable Edita la información recibida de cada una de las Direcciones Municipales Elabora borrador del material promocional tales como: volantes, boletines informativos, spot de radio, pautas, etc. Traslada Requerimiento de promoción y el borrador del material promocional para su aprobación y divulgación Recibe solicitud o requerimiento junto con los borradores del material promocional para su aprobación y edición final Emite artes finales y las traslada a la Comisión de Relaciones Públicas del Concejo Municipal para su aprobación Recibe, revisa y aprueba las artes finales o realiza correcciones. Departamento de Relaciones Publicas Departamento de Relaciones Públicas 6 Comisión de Relaciones Públicas del Concejo Municipal 7 Gestiona la reproducción o contratación del servicio Departamento de Relaciones Públicas 8 Recibe solicitud, aprueba y contrata el servicio Encargada de Compras DAFIM 9 Recibe material para su distribución Departamento de Relaciones Públicas. DOCUMENTOS ANEXOS: 1. Arte de material promocional 19

26 Fase PRP-SEC-UIP-007 ELABORACIÓN DE MATERIAL PROMOCIONAL Encargado (a) de la Oficina Municipal de Acceso a la Departamento de Relaciones Públicas Comisión de Relaciones Públicas del Concejo Municipal Encargada de Compras de la DAFIM INICIO En base a información recibida por las dependencias municipales, edita material Recibe solicitud o requerimiento junto con los borradores del material promocional Elabora borrador del material promocional (Volantes, boletines, spot de radio, spot de tv. Corrige material y verifique que cumpla las normas de imagen institucional Elabora artes finales y traslada a la Comisión de Relaciones Públicas Revisa material y aprueba para su reproducción Gestiona la reproducción o contratación del servicio Recibe solicitud, cotiza y contrata el servicio, previa autorización de la Directora Financiera Recibe material y coordina su distribución FIN 20

27 MUNICIPALIDAD DE JALAPA MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS OFICINA MUNICIPAL DE ACCESO A LA INFORMACION PUBLICA Identificación PRP-SEC-UIP-008 1ª. Edición Enero 2014 Procedimiento: Objetivo: Alcance: RENDICION DE CUENTAS El presente procedimiento define los pasos a seguir para realizar la Rendición de Cuentas, pública. Mantener informada a la población sobre las acciones realizadas por empleados y funcionarios de la Municipalidad de Jalapa. Tiempo Estimado: 1 hora Frecuencia: Cuatrimestralmente. Número Actividad Responsable 1 Coordina con el Municipal de Atención Comunitaria y calendariza participación en el COMUDE. 2 3 Coordina con los Directores Municipales la elaboración de las presentaciones correspondientes para rendir cuentas Preparar boletín informativo para ser entregado el día del evento 4 Promover la actividad invitando al acto público 5 6 Realizar un ensayo para estimar tiempo y asignar a expositores Presentar a la Comisión de Concejo Municipal ante el Comude, la propuesta de la Rendición de Cuentas 7 Validar la información 21 Departamento de Relaciones Publicas Directores Municipales; Encargado de la oficina y Encargado de atención comunitaria Encargado de la oficina y Encargado de atención comunitaria Comisión de Concejo Municipal ante el Comude 8 Desarrollar la actividad Directores Municipales 9 Entrega de Boletines informativos al finalizar el evento Departamento de Relaciones Públicas. 10 Toma de fotografías y reportaje para promocionar y Departamento de Relaciones divulgar el evento Públicas. DOCUMENTOS ANEXOS: 1. Arte de material promocional 2. Presentaciones de power point

28 Fase PRP-SEC-UIP-008 RENDICION DE CUENTAS Encargado (a) de la Oficina Municipal de Acceso a la Departamento de Relaciones Públicas Directores Municipales, Encargado(a) de UIP; de Atención Comunitaria Comisión del Concejo Municipal ante el Comude INICIO Coordina con el Encargado de la Oficina de Atención Comunitaria participación en el COMUDE Coordina con los Directores Municipales la elaboración de las presentaciones correspondientes para rendir cuentas Revisa material promocional y valida Realiza promoción invitando al Acto Público Elaboran presentaciones conteniendo información de interés público Prepara Boletín Informativo para ser entregado el día del evento Realizan ensayo para estimar tiempo y asignar expositores Valida información Distribuye material promocional Desarrollar la actividad Toma fotografias y publica por todos los medios disponibles la realización de la actividad FIN 22

29 ANEXO: a. FORMULARIO DE SOLICITUD DE INFORMACIÓN b. LEY DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA 23

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