MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Transcripción

1 Jalapa, Agosto de 2014 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS GERENCIA MUNICIPAL ACTA NO , PUNTO DECIMO, INCISO R). ANEXO AL REGLAMENTO VERSION 1.0 MUNICIPALIDAD DE JALAPA

2 i DIRECTORIO: HONORABLE CONCEJO MUNICIPAL ADMINISTRACIÓN Elmer Leonidas Guerra Calderón Alcalde Municipal Presidente del Concejo Municipal, Jalapa, Jalapa COMISIÓN DE DESCENTRALIZACIÓN, FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL Y PARTICIPACION CIUDADANA Jorge Eduardo Godoy Morales Presidente de Comisión Mariano Rafael Lemus Portillo Vicepresidente de Comisión Se adhiere: Marco Antonio García Hernández

3 ii EQUIPO TÉCNICO Luis Enrique Sandoval Menéndez Daniel Camposeco Jefe de Recursos Humanos a.i. Virgilio Mazariegos Director Municipal de Planificación Hilda Teresa Lucero Campos de Vásquez Directora de Administración Financiera Integrada Municipal Marcos Adán Marroquín Director Municipal de Servicios Públicos y Transporte Astrid Maribel Lucero Gerencia de Programas Sociales y Fortalecimiento del poder local Daniel Méndez Director Municipal de la Policía Municipal de Tránsito

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5 Contenido DIRECTORIO:... i COMISIÓN DE DESCENTRALIZACIÓN, FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL Y PARTICIPACION CIUDADANA... i EQUIPO TÉCNICO... ii PRESENTACIÓN:... 1 MARCO JURÍDICO:... 2 CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE LA REPÚBLICA DE GUATEMA:... 2 CÓDIGO MUNICIPAL:... 2 REGLAMENTO INTERNO:... 2 NORMAS DE CONTROL INTERNO DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS Misión:... 4 Visión:... 4 GERENCIA MUNICIPAL... 5 Objetivos:... 6 Funciones:... 6 ORGANIZACIÓN:... 9 PROCEDIMIENTOS: ANEXO REGLAMENTO INTERNO DE LA GERENCIA MUNICIPAL iv

6 PRESENTACIÓN: 1 Una de las principales metas de la actual administración ha sido el Fortalecimiento Institucional para ello se encomendó a la Gerencia Municipal, diagnosticar, elaborar y proporcionar a cada una de las Oficinas Municipales las herramientas administrativas necesarias que le permita a cada uno de los empleados municipales cumplir sus funciones, pero sobre todo que les permita brindar una atención al vecino jalapaneco con: Cortesía, Eficiencia y Empatía. Cortesía; porque merecemos un trato amable, cálido y cortés, siempre con una sonrisa y un saludo fraternal. Eficiencia; porque nos debemos a quienes nos visitan y requieren que nuestros servicios se realicen de una manera ágil y oportuna, facilitando las gestiones de los vecinos. Y con Empatía, porque todos como jalapanecos necesitamos que nos atiendan en otras circunstancias, y por ello debemos tratar a quienes nos busquen de la misma manera con que queremos ser tratados. A continuación me permito presentarles el Manual de Procedimientos de la Gerencia Municipal de la Municipalidad de Jalapa, para el cumplimiento de sus objetivos así como el Reglamento Interno que regulan sus acciones. Atentamente, Prof. Elmer Leonidas Guerra Calderón Alcalde Municipal

7 MARCO JURÍDICO: 2 CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE LA REPÚBLICA DE GUATEMA: Artículo 253. Autonomía Municipal. Los municipios de la República de Guatemala, son instituciones autónomas. Entre otras funciones les corresponde: a. Elegir a sus propias autoridades. b. Obtener y disponer de sus recursos y; c. Atender los servicios públicos locales, el ordenamiento territorial de su jurisdicción y el cumplimiento de sus fines propios. Artículo 254. Gobierno Municipal. El gobierno municipal será ejercido por un concejo el cual se integra con el alcalde, los síndicos y concejales, electos directamente por sufragio universal y secreto para un período de cuatro años pudiendo ser reelectos. CÓDIGO MUNICIPAL: Artículo 35. Atribuciones generales del Concejo Municipal. Son atribuciones del Concejo Municipal: i) La emisión y aprobación de acuerdos, reglamentos y ordenanzas municipales. Artículo 90. Otros funcionarios. Cuando las necesidades de modernización y volúmenes de trabajo lo exijan, a propuesta del Alcalde, el Concejo Municipal podrá autorizar la Contratación del, Juez de Asuntos Municipales y otros funcionarios que coadyuven al eficiente desempeño de las funciones técnicas y administrativas de las municipalidades, cuyas atribuciones serán reguladas por los reglamentos respectivos. REGLAMENTO INTERNO: Reglamento interno aprobado por el Concejo Municipal en acta No ; punto décimo, inciso R)

8 NORMAS DE CONTROL INTERNO DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS. La Ley orgánica de la Contraloría General de Cuentas, señala que es el órgano rector del control gubernamental; y que en ese contexto, es el responsable de normar el Control Interno y Externo Gubernamental. 3 Congruente con esa función y responsabilidad institucionales, tanto el Decreto del Congreso de la República, Ley Orgánica del Presupuesto, en el artículo 1, inciso f, numeral II, como el Decreto , también del Congreso de la República, Ley del Organismo ejecutivo, en el artículo 24, se responsabiliza a la autoridad superior de todos los entes públicos, de promover, organizar y fortalecer el control interno, con base en las normas generales, emitidas por la Contraloría General de Cuentas. NORMA NO. 1. NORMAS DE APLICACIÓN GENERAL Se refieren a los criterios técnicos y metodológicos aplicables a cualquier institución sujeta a la fiscalización de la Contraloría General de Cuentas, independientemente de su magnitud y de los sistemas en funcionamiento. Las normas de aplicación general se refieren a: filosofía de control interno, estructura de control interno, rectoría del control interno, funcionamiento de los sistemas, separación de funciones, tipos de controles, evaluación del control interno y archivos MANUALES DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS La máxima autoridad de cada ente público, debe apoyar y promover la elaboración de manuales de funciones y procedimientos para cada puesto y procesos relativos a las diferentes actividades de la entidad. Los Jefes, Directores y demás Ejecutivos de cada entidad son responsables de que existan manuales, su divulgación y capacitación al personal, para su adecuada implementación y aplicación de las funciones y actividades asignadas a cada puesto de trabajo.

9 4 Misión: Garantizar las condiciones que permitan incrementar el desarrollo local, brindando mejores servicios e impulsando la participación ciudadana en el municipio. Visión: Hacer de Jalapa un municipio moderno, en armonía con el medio ambiente, que permita brindar seguridad y una vida digna, sustentable y sostenible a sus habitantes.

10 5 GERENCIA MUNICIPAL La Gerencia Municipal brindará apoyo y asistencia técnico administrativa al Alcalde Municipal en la ejecución de sus atribuciones y obligaciones contenidas en el artículo 53, del Código Municipal; cumplir en la ejecución de las disposiciones emanadas del Concejo Municipal y/o por el Alcalde para la buena marcha de la Administración Municipal; elevar los niveles de eficiencia y eficacia municipal mediante la aplicación de procedimientos administrativos. El de acuerdo a la delegación de las funciones administrativas efectuadas por El Alcalde Municipal, facilitará y velará por la consecución de los planes, programas, proyectos y actividades aprobados por el Concejo Municipal, debiendo coordinar acciones con la Gerencia de Programas Sociales y Fortalecimiento del Poder Local y con las diferentes Direcciones Municipales, para el cumplimiento de las mismas. Así mismo el deberá velar por el desempeño eficiente y eficaz de todas las unidades, manteniendo una estrecha relación con el Departamento de Recursos Humanos, generando propuestas y tomando decisiones dentro del ámbito de su competencia para el mejoramiento de los servicios públicos municipales y de atención al público.

11 6 Objetivos: De acuerdo a la delegación de las funciones administrativas efectuadas por el Alcalde, los objetivos de la Gerencia Municipal, son los siguientes: a. Facilitar y velar por la consecución de los planes, programas, proyectos y actividades aprobados por el Concejo Municipal. b. Procurar el desempeño eficiente y eficaz de las unidades técnico administrativas de la municipalidad y su coordinación con las demás dependencias. c. Generar propuestas y tomar decisiones dentro del ámbito de su competencia para el mejoramiento de los servicios públicos municipales y de atención al público. d. Facilitar y fortalecer los procesos de administración. e. Coordinar a las Direcciones de la municipalidad para que las funciones de cada una, correspondan con un plan de desarrollo municipal a largo plazo. f. Coordinar la implementación y cumplimiento de manuales y reglamentos de la Municipalidad. g. Favorecer el adecuado servicio de calidad a la población, por medio de una atención rápida y eficiente en todas las Dependencias. Funciones: a. Proponer el régimen de organización interior y funcionamiento del gobierno local, y el plan de desarrollo de capacidades. b. Planear, organizar, dirigir, coordinar, supervisar y controlar las actividades de los órganos internos a su cargo, en concordancia con las políticas de gestión establecidas en el Plan Operativo Institucional y las disposiciones impartidas por

12 los órganos de gobierno. Es responsable del cumplimiento de los objetivos y metas. c. Coordinar y supervisar las labores de las Direcciones, oficinas administrativas, el cumplimiento de las funciones y tareas específicas emanadas por la Alcaldía, el Concejo Municipal y normas de gestión municipal vigentes. d. Controlar, evaluar y supervisar la gestión administrativa, financiera y económica de la Municipalidad. e. Presentar al Alcalde conjuntamente con el Director Administrativo Financiero Integral Municipal, el Presupuesto Municipal. f. Elaborar y presentar conjuntamente con el Secretario Municipal, la memoria anual de labores de la Municipalidad. g. Asesorar y brindar apoyo técnico administrativo al Alcalde y al Concejo Municipal en los asuntos que estos sometan a consideración. h. A solicitud de la Alcaldía dar opinión técnica legal de Contratos, Ceses, Rotación y Reasignación y otras acciones de personal. i. Participar en las gestiones para obtener la asistencia técnica y financiera para la ejecución de los planes y proyectos municipales. j. Presidir y/o participar en las Comisiones técnicas de trabajo para formular y recomendar acciones de desarrollo municipal. k. Mantener informado al Alcalde sobre el funcionamiento de la estructura orgánica y funcional de la Municipalidad y presentar las medidas correctivas que estime conveniente para la buena marcha de la Administración Municipal. l. Representar a la Municipalidad en actividades técnico normativas por delegación del Alcalde, dando cuenta delas gestiones realizadas. m. Controlar y proponer alternativas para mejorar la recaudación de los ingresos municipales. Así como vigilar el destino de los fondos presupuestales de conformidad con las normas vigentes. n. Establecer y mantener coordinaciones al más alto nivel, con organismos, instituciones públicas y privadas, nacionales y extranjeras, con las cuales 7

13 mantendrá estrechas vinculaciones sobre asuntos relacionados a la gestión municipal. o. Efectuar el seguimiento pertinente en la implementación de las medidas correctivas sobre denuncias y quejas del usuario. p. Coordinar con el departamento de Recursos Humanos, programas de Inducción, Capacitación y Motivación. q. Verificar que se cumpla con los procedimientos establecidos en el reglamento interno de Personal. r. Integrar y/o presidir comisiones de trabajo para formular recomendaciones de desarrollo municipal. s. Participar con el Alcalde y los Directores en la elaboración del Plan Operativo Anual (POA). t. Dirigir, coordinar, programar y evaluar los planes de trabajo de las diversas dependencias de la Municipalidad contenida en el Plan Operativo Anual de acción Municipal. u. Apoyar en la elaboración del Plan General de Compras y Contrataciones, estableciendo las modalidades de compra a realizar durante el ejercicio fiscal. v. Establecer y verificar el cumplimiento de mecanismos que mejoren la atención al público. w. Organizar los planes de mantenimiento de los bienes municipales y la infraestructura de servicios. x. Y las demás funciones y atribuciones que le sean asignadas por el Alcalde Municipal. 8

14 9 ORGANIZACIÓN: Concejo Municipal Alcalde Municipal Gerente Municipal Secretaria

15 PROCEDIMIENTOS: 10

16 MUNICIPALIDAD DE JALAPA MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS GERENCIA MUNICIPAL 11 Identificación PRP-GER-DIR-001 1ª. Edición Enero 2014 Procedimiento: PRESENTACION DE PROPUESTAS Objetivo: El presente procedimiento define los pasos a seguir para cuando el Gerente Municipal presente propuestas de planes y programas ante el Alcalde Municipal y/o Concejo Municipal. Alcance: Fortalecimiento Institucional Tiempo Estimado: 1 Semana Frecuencia: Cuando se requiera Número Actividad Responsable 1 Realizar diagnóstico de la situación actual Convocar a reunión de trabajo para definir acciones y medidas correctivas Realizar reunión de Trabajo con Empleados y funcionarios según corresponda Plantear, Proponer, Discutir, Consensuar, Concluir Elaborar plan de trabajo o propuesta de acción Directores; Jefes de Oficinas; Empleados Municipales, Directores; Jefes de Oficina, Empleados Municipales. 6 Solicitar dictamen u opinión Jurídica y de Auditoría Interna 7 Emitir Opinión o Dictamen 8 Presentar Propuesta o Plan de trabajo Asesor Jurídico Auditor Interno Revisar y Aprobar (o no) propuesta Presentar Propuesta ante el Concejo Municipal Trasladar a Comisión de Trabajo Emitir Dictamen Aprobar o Improbar la Propuesta Si es aprobada, iniciar con la ejecución. Alcalde Municipal Alcalde Municipal Concejo Municipal Comisión de Trabajo Concejo Municipal Personal Involucrado. DOCUMENTOS ANEXOS: 1. Plan de Trabajo.

17 Fase 2. Dictamen u Opinión Jurídica. 3. Dictamen u Opinión de Auditoría Interna. 12 PRP-GER-DIR-001 PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS Directores / Encargados de oficinas Municipales Asesor Jurídico Alcalde Municipal Inicio Convoca y coordina reunión de Trabajo Plantea, Proponen, Discuten, Consensuan y Concluyen sobre la propuesta de los planes y programas Elabora Plan o Proyecto Analiza y emite Dictamen Solicita Dictamen Técnico o Jurídico Realiza enmiendas o corrección y lo traslada para revisión al Alcalde Municipal Recibe, Analiza y Aprueba Presenta al Concejo Municipal

18 13 MUNICIPALIDAD DE JALAPA MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS GERENCIA MUNICIPAL Identificación PRP-GER-DIR-002 1ª. Edición Enero 2014 Procedimiento: SUPERVISION ADMINISTRATIVA Objetivo: El presente procedimiento define los pasos a seguir para que el Gerente Municipal realice supervisión en las diferentes dependencias administrativas de la Municipalidad de Jalapa Alcance: Control en el Cumplimiento de procesos administrativos Tiempo Estimado: 2 horas Frecuencia: Bimensualmente Número Actividad Responsable 1 Se presenta a la dependencia 2 Se presenta ante los empleados municipales e indica el objetivo de la visita 3 Atiende al en lo que requiera 4 Solicita el Reglamento, Manuales, leyes vigentes 5 Entrega lo requerido 6 Entrega un cuestionario a los empleados y jefes de oficinas para determinar el grado de conocimiento de sus labores 7 Realiza pequeñas entrevistas para determinar el cumplimiento de los procedimientos y el conocimiento de manuales, normas, leyes y reglamentos vigentes 8 Atiende lo requerido 9 Agradece la atención prestada 10 Realiza informe detallado de lo observado así como de los resultados de los cuestionarios y entrevistas y lo traslada al Alcalde Municipal con copia al Director de dependencia DOCUMENTOS ANEXOS: Director de Dependencia Director de Dependencia Empleados y Jefes de Oficinas 1. Cuestionario 2. Entrevista dirigida

19 Fase PRP-GER-DIR-002 SUPERVISIÓN ADMINISTRATIVA Director /Encargado de Oficina Municipal Empleados Municipales 14 Inicio Se presenta a la Dirección u Oficina Municipal Atiende los requerimientos Realiza entrevistas, solicita completar formularios u otro medio para captar información Atiende los Requerimientos Agradece la atención prestada Elabora Informe de Trabajo y envía al Alcalde Municipal con copia al Director y Encargado de la oficina Municipal FIN

20 MUNICIPALIDAD DE JALAPA MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS GERENCIA MUNICIPAL 15 Identificación PRP-GER-DIR-003 1ª. Edición Enero 2014 Procedimiento: SUPERVISION FINANCIERA Objetivo: El presente procedimiento define los pasos a seguir para que el Gerente Municipal realice supervisión en la DAFIM sin perjuicio de las atribuciones del Auditor Interno. Alcance: Análisis de la situación Financiera y Tiempo Estimado: 5 horas, frecuencia: mensualmente Número Actividad Responsable 1 Envía a la DAFIM solicitud de requerimiento de información a. Ejecución Presupuestaria (Ingresos y Egresos) b. Ejecución Financiera (Ingresos y Egresos) c. Saldo de Caja. d. Reporte de Compras y Contrataciones e. Reporte de Deuda f. Programación cuatrimestral de Ingresos y Egresos g. Programación Cuatrimestral de Cuota Financiera 2 La DAFIM envía lo solicitado Director AFIM 3 Analiza información y elabora informe ejecutivo 4 Presenta al Alcalde con copia a la DAFIM informe ejecutivo de la situación financiera 5 Recibe Informe Ejecutivo Alcalde Municipal DOCUMENTOS ANEXOS: 1. Reportes de la DAFIM. 2. Cuadros para Programaciones.

21 Fase PRP-GER-DIR-003 SUPERVISION FINANCIERA Director(a) AFIM Alcalde Municipal / Concejo Municipal 16 Inicio Ejecución Presupuestaria; Ejecución Financiera Otra Información Previamente envia requerimiento de información Prepara Información y entrega Analiza información y prepara informe ejecutivo Recibe Informe y analiza FIN

22 MUNICIPALIDAD DE JALAPA MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS GERENCIA MUNICIPAL 17 Identificación PRP-GER-DIR-004 1ª. Edición Enero 2014 Procedimiento: SUPERVISION TRIBUTARIA Objetivo: El presente procedimiento define los pasos a seguir para que el Gerente Municipal realice supervisión en la DAFIM sin perjuicio de las atribuciones del Auditor Interno; específicamente en la Sección Tributaria Alcance: Análisis del Recaudo Tiempo Estimado: 5 horas, frecuencia: cada 2 meses Número Actividad Responsable 1 2 Solicitar a la Sección tributaria reportes de la situación de la mora, de los servicios municipales a. Mora de 3 meses de antigüedad b. Mora de 6 meses de antigüedad c. Mora de más de 6 meses de antigüedad d. Casos trasladados al Juzgado Municipal Entrega de los informes solicitados Encargado de la Sección Tributaria de la DAFIM 3 Analiza información y elabora informe respectivo 4 Presenta al Alcalde con copia a la DAFIM informe de la situación tributaria Recibe Informe 5 Alcalde Municipal 6 Solicita al Concejo Municipal políticas y ordenanza para los casos de mora incobrable Alcalde Municipal 7 Traslada expediente a la Comisión Tributaria Concejo Municipal 8 Emite Dictamen Comisión de Trabajo 9 Resuelve mediante acuerdo sobre la situación de morosos con más de 6 meses Concejo Municipal DOCUMENTOS ANEXOS: 1. Reportes de la DAFIM. 2. Informe de trabajo realizado.

23 Fase PRP-GER-DIR-004 SUPERVISION TRIBUTARIA Encargado de la Sección Tributaria de la DAFIM Alcalde Municipal Comisión de Recaudación, Tasas y Arbitrios 18 Inicio Solicita Información sobre situación tributaria Entrega información solicitada Analiza información y elabora informe ejecutivo Recibe información y analiza Solicita emisión de Políticas y Ordenanzas para casos de cuentas con mora antigua Reciben, Analizan y emiten Dictamen Emiten acuerdo FIN

24 MUNICIPALIDAD DE JALAPA MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS GERENCIA MUNICIPAL 19 Identificación PRP-GER-DIR-005 1ª. Edición Enero 2014 Procedimiento: REVISION DE LA MEMORIA DE LABORES Objetivo: El presente procedimiento define los pasos a seguir para que el Gerente Municipal apoye al Secretario Municipal en la revisión de la Memoria de Labores. Alcance: Comunicación Social Tiempo Estimado: 5 horas, frecuencia: Anualmente Número Actividad Responsable 1 En el mes de octubre solicita a cada Dirección iniciar a elaborar la Memoria de labores de cada dependencia. 2 En la primera semana de Diciembre se solicita entregar el primer borrador de la memoraría de labores de cada dependencia 3 Asignar a un Auxiliar de Secretaria u Oficial para la consolidación de Información 4 Realizar la primera revisión del borrador de la Memoria de Labores 5 Realizar la Segunda Revisión del Borrador de la Memoria de labores 6 Realizar la Tercera Revisión del Borrador de la Memoria de Labores 7 Revisa, Corrige o Aprueba la impresión final de la Memoria de Labores 8 Envía a impresión y encuadernación 9 Envía o presenta a donde corresponde la Memoria de Labores Final Secretario Municipal Secretario Municipal Secretario Municipal Secretario Municipal Alcalde Municipal Alcalde Municipal Secretario Municipal Secretario Municipal DOCUMENTOS ANEXOS: 1. Oficio de requerimiento del borrador y documentos finales. 2. Cronograma de fechas de recepción y revisión de cada dependencia. 3. Borrador de la memoria de Labores. 4. Documento final.

25 Fase PRP-GER-DIR-005 REVISION DE MEMORIA DE LABORES 20 Secretario Municipal Alcalde Municipal INICIO Requiere a los Directores entrega de información mensualmente Asignar a un Auxiliar de Secretaria, para la consolidación de información Revisar el primer borrador Revisa y realiza correcciones u observaciones Información Satisfactoria Información Satisfactoria FIN Aprueba Impresión

26 MUNICIPALIDAD DE JALAPA MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS GERENCIA MUNICIPAL 21 Identificación PRP-GER-DIR-006 1ª. Edición Enero 2014 Procedimiento: Objetivo: Alcance: OPINION ADMINISTRATIVA El presente procedimiento define los pasos a seguir cuando un Jefe o Director de dependencia requiera la opinión administrativa para el cumplimiento de alguna acción a su cargo. Fortalecimiento Administrativo Tiempo Estimado: 1 hora. Frecuencia: Cuando sea requerido Número Actividad Responsable 1 Se presenta conflicto en la resolución de algún asunto Oficina Municipal 2 Solicita Resolución al Director Oficina Municipal 3 No puede Resolver, Director Municipal 4 Solicita opinión administrativa para la resolución del conflicto presentado; mediante Oficio, correo electrónico u otro medio que agilice la atención al vecino. Director Municipal 5 Recibe, Analiza y emite opinión 6 Notifica sobre la opinión 7 Atiende según la Opinión Director Municipal DOCUMENTOS ANEXOS: 1. Solicitud de Opinión.

27 Fase PRP-GER-DIR-006 OPINION ADMINISTRATIVA Empleado Municipal Director / Encargado de Oficina Municipal 22 Inicio Surge duda sobre la resolución de algún asunto, lo presenta a su Jefe Inmediato Solicita Opinión Administrativa para resolver duda Recibe, analiza y resuelve Atiende en base a las instrucciones de su Jefe Inmediato Superior Recibe e instruye para su aplicación Emite opinión Administrativa y la notifica FIN

28 MUNICIPALIDAD DE JALAPA MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS GERENCIA MUNICIPAL 23 Identificación PRP-GER-DIR-007 1ª. Edición Enero 2014 Procedimiento: Objetivo: Alcance: REUNIONES DE EQUIPO TECNICO DIRECTIVO El presente procedimiento define los pasos a seguir para realizar reuniones de equipo técnico directivo. Fortalecimiento Administrativo e Institucional Tiempo Estimado: De 4 a 8 horas. Frecuencia: Mensualmente Número Actividad Responsable 1 Enviar convocatoria o recordatorio de fecha de la Reunión de Equipo Técnico Directivo y enviar agenda de los temas a tratar 2 Con 5 días de anticipación a la reunión de equipo técnico enviar requerimiento de atención de asuntos pendientes a los otros Directores Municipales 3 Preparar información requerida 4 Presidir la Reunión de equipo técnico directivo 5 Apoyar al Alcalde o Concejal I; a la resolución de asuntos administrativos 6 Emitir acta de Compromisos adquiridos, convenios, resoluciones etc. para su posterior seguimiento y control 7 Elaborar informe de lo tratado y resuelto en la reunión de equipo técnico directivo 8 Enviar informe a todos los participantes para el seguimiento de los asuntos que a cada uno competa Secretario Municipal Directores Municipales Directores Municipales Alcalde Municipal /Concejal I Auxiliar de Secretaria DOCUMENTOS ANEXOS: 1. Solicitud de requerimientos. 2. Acta de Reunión. 3. Informe de trabajo.

29 Fase PRP-GER-DIR-007 REUNIONES DE EQUIPO DIRECTIVO Secretario Municipal Directores Municipales Alcalde / Concejal 24 Inicio Enviar Convocatoria o recordatorio de la Reunión Enviar solicitud de requerimientos al resto de directores para disponer de información Presidir la Reunión Atender requerimiento de los otros Directores para presentarla en la Reunión Apoyar al Alcalde o Concejal en asuntos administrativos Elaborar informe y enviar conclusiones a todos los asistentes FIN

30 25 MUNICIPALIDAD DE JALAPA MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS GERENCIA MUNICIPAL Identificación PRP-GER-DIR-008 1ª. Edición Enero 2014 Procedimiento: Objetivo: Alcance: ELABORACION DE INFORMES DE TRABAJO El presente procedimiento define los pasos a seguir para que el Gerente Municipal informe al Alcalde Municipal sobre lo actuado Fortalecimiento Administrativo e Institucional Tiempo Estimado: 2 Horas. Frecuencia: Cuando sea requerido Número Actividad Responsable 1 Delega al a realizar alguna actividad Alcalde Municipal 2 Realiza la actividad 3 Elabora informe de lo acontecido 4 Envía o presenta el informe 5 Recibe informe y da su Visto Bueno Alcalde Municipal DOCUMENTOS ANEXOS: 1. Informe de trabajo.

31 Fase PRP-GER-DIR-008 ELABORACION DE INFORMES DE TRABAJO 26 Alcalde Municipal INICIO Delega al Gerente a realizar alguna actividad Realiza la actividad Presenta informe Emite informe FIN

32 MUNICIPALIDAD DE JALAPA MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS GERENCIA MUNICIPAL 27 Identificación PRP-GER-DIR-009 1ª. Edición Enero 2014 Procedimiento: Objetivo: Alcance: REPRESENTACION EN ACTIVIDADES El presente procedimiento define los pasos a seguir para cuando el Alcalde Municipal delegue al a representarlo en alguna actividad que sea invitado. Fortalecimiento Administrativo e Institucional Tiempo Estimado: 2 Horas. Frecuencia: Cuando sea requerido Número Actividad Responsable 1 Delega al a representar al Alcalde en actividad invitado Alcalde Municipal 2 Participar en la actividad 3 Elaborar informe de lo acontecido 4 Enviar o presentar el informe 5 Recibir informe y dar su Visto Bueno Alcalde Municipal DOCUMENTOS ANEXOS: 1. Informe de trabajo.

33 Fase PRP-GER-DIR-009 REPRESENTACION EN ACTIVIDADES 28 Alcalde Municipal INICIO Delega al Gerente a representar en la actividad Participa en la Actividad Presenta informe Emite Informe de la actividad FIN

34 29 MUNICIPALIDAD DE JALAPA MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS GERENCIA MUNICIPAL Identificación PRP-GER-DIR-010 1ª. Edición Enero 2014 Procedimiento: Objetivo: Alcance: COORDINACION CON OTRAS INSTITUCIONES El presente procedimiento define los pasos a seguir para cuando el Alcalde Municipal le delegue al apoyar o coordinar con otra institución, ya sea gubernamental o no gubernamental. Fortalecimiento Administrativo e Institucional Tiempo Estimado: 2 Horas. Frecuencia: Cuando sea requerido Número Actividad Responsable 1 Delegar al a coordinar e implementar acciones, con otras instituciones Alcalde Municipal 2 Participar en reuniones, realizar e implementar planes de trabajo, gestionar financiamiento, etc. 3 Traslada información, planes de trabajo y acciones a realizar a los Directores responsables 4 Realizan acciones establecidas en planes de trabajo Directores Municipales 5 Elaborar informe de los avances y resultados 6 Enviar o presentar el informe 7 Recibir informe y dar su Visto Bueno Alcalde Municipal DOCUMENTOS ANEXOS: 1. Informe de trabajo.

35 Fase PRP-GER-DIR-010 COORDINACION CON OTRAS INSTITUCIONES 30 Alcalde Municipal INICIO Delega al Gerente la Coordinación y Ejecución de Planes y programas de trabajo Participa en Reuniones, Talleres, Capacitaciones, etc. Convocadas por otras instituciones Traslada información y coordina en Reuniones de Equipo Directivo Elabora Informes de los avances y resultados Recibe informe Emite Informe FIN

36 MUNICIPALIDAD DE JALAPA MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS GERENCIA MUNICIPAL 31 Identificación PRP-GER-DIR-011 1ª. Edición Enero 2014 Procedimiento: Objetivo: Alcance: GESTION Y SEGUIMIENTO DE QUEJAS Y RECLAMOS El presente procedimiento define los pasos a seguir para que el Gerente Municipal gestione y de seguimiento a las quejas y reclamos recibidas de los vecinos. Fortalecimiento Administrativo e Institucional. Tiempo Estimado: 3 Horas. Frecuencia: Semanalmente Número Actividad Responsable Recibe quejas y reclamos Registra en control auxiliar las quejas y reclamos recibidos Traslada al Gerente para su revisión Revisa y distribuye a los Directores que corresponda Recibe, Analiza y atienden las quejas y reclamos Confirma que la queja o reclamo haya sido atendido Informa al vecino que origino la queja o reclamo sobre los resultados Sección de Atención al vecino Sección de Atención al Vecino Sección de Atención al vecino Directores Municipales Directores Municipales Sección de Atención al vecino 8 Genera un reporte y estadísticas sobre las quejas recibidas y atendidas semanalmente y la envía al Alcalde Municipal con copia al Sección de Atención al Vecino DOCUMENTOS ANEXOS: 1. Formulario para presentar quejas y /o reclamos. 2. Informe semanal.

37 Fase PRP-GER-DIR-011 GESTION Y SEGUIMIENTO DE QUEJAS Y RECLAMOS Sección de Atención Vecino Gerencia Municipal Directores Municipales 32 INICIO Recibe información Registra en un control auxiliar Analiza solicitudes y distribuye a los Directores para su resolución Recibe solicitudes, revisa y atiende la queja Informa al Vecino sobre la solución a su problema Elabora informe sobre los casos recibidos, atendidos y no atendidos Presenta estadísticas e informes sobre los casos recibidos, atendidos y no atendidos Analiza los casos con recurrencia y prepara plan de acción para disolverlos FIN

38 33 MUNICIPALIDAD DE JALAPA MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS GERENCIA MUNICIPAL Identificación PRP-GER-DIR-012 1ª. Edición Enero 2014 Procedimiento: Objetivo: Alcance: COORDINACION CON EL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS PARA LA INDUCCION DE PRACTICANTES El presente procedimiento define los pasos a seguir para que el Gerente Municipal en coordinación con el Departamento de Recursos Humanos, realicen Inducción a Practicantes estudiantes. Fortalecimiento Administrativo e Institucional. Tiempo Estimado: 2 Horas. Frecuencia: al momento de contratación o aceptación de practicantes. Número Actividad Responsable 1 Presentar solicitud para realizar practica supervisada Elabora listado de solicitudes y las presenta ante el 2 Alcalde Municipal Autoriza la realización de practica supervisada 3 Estudiantes/ Director del Establecimiento Jefe de RRHH Alcalde Municipal / Concejal I 4 Coordinar reunión de presentación de los Estudiantes Jefe de RRHH y Gerente 5 Realizar presentación de la Municipalidad, Misión, Visión, objetivos, metas, estructura orgánica, etc. 6 Presentar y asignar a los estudiantes de practica supervisada a cada una de las Direcciones Municipales Jefe de RRHH 7 Presentarse ante los Estudiantes y describir brevemente sus funciones Directores Municipales 8 Realizar breve recorrido en las instalaciones del edificio municipal Jefe de RRHH 9 Tomar fotografías e informar a la población Departamento de Relaciones Públicas DOCUMENTOS ANEXOS: 1. Solicitud para realizar practica supervisada 2. Fotografías para memoria de labores.

39 Fase PRP-GER-DIR-012 COORDINACION CON RRHH PARA INDUCCION DE PRACTICANTES Estudiantes / Establecimiento Educativo Depto. De RRHH / Alcalde Municipal Depto. De Relaciones Públicas 34 inicio Presenta solicitud para realizar práctica supervisada Elabora listado de solicitudes Acepta solicitud? Aprueba Solicitud? Emite notas indicando que fueron aprobados Organiza reunión para presentar Directores y a la Institución Toma Fotografías y publica para informar sobre acciones de la municipalidad, Asigna a los Estudiantes Practicantes a su lugar de trabajo FIN

40 MUNICIPALIDAD DE JALAPA MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS GERENCIA MUNICIPAL 35 Identificación PRP-GER-DIR-013 1ª. Edición Enero 2014 Procedimiento: Objetivo: Alcance: COORDINACION CON EL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS PARA REALIZAR CAPACITACIONES AL PERSONAL El presente procedimiento define los pasos a seguir para que el Gerente Municipal en coordinación con el Departamento de Recursos Humanos, realicen capacitaciones al personal administrativo. Fortalecimiento Administrativo e Institucional. Tiempo Estimado: 4 Horas. Frecuencia: De acuerdo al Plan Anual de Capacitaciones Número Actividad Responsable En Enero requerir a todas las Direcciones que soliciten capacitación a su personal Realizar diagnóstico de las necesidades y solicitar capacitación para fortalecimiento de capacidades Elaborar el Plan Anual de Capacitaciones Revisión del Plan Anual de Capacitaciones Jefe de RRHH Directores Municipales Jefe de RRHH 5 Solicitar Visto Bueno y/o aprobación del Plan Anual de Capacitaciones 6 Aprobar el Plan Anual de Capacitaciones Alcalde Municipal 7 Enviar copia del Plan Anual de Capacitaciones a las Direcciones Municipales, y al Sindicato de Trabajadores Jefe de RRHH 8 Gestionar apoyo técnico y financiero a diferentes instituciones para realizar las capacitaciones 9 Coordinar la logística (Lugar y fecha, salón, sonido, alimentación, etc.) para la realización de las actividades Jefe de RRHH 10 Realizar las capacitaciones de acuerdo al Plan Anual de Jefe de RRHH /Gerente Capacitaciones Municipal 11 Cubrir los eventos, con fotografías, publicaciones y divulgación de las mismas Departamento de RRPP DOCUMENTOS ANEXOS: 1. Solicitud de necesidades de capacitación. 2. Plan anual de Capacitaciones 3. Fotografía para memoria de labores.

41 Fase PRP-GER-DIR-013 COORDINACION CON RRHH PARA REALIZAR CAPACITACIONES Jefe de Recursos Humanos Directores Municipales Alcalde Municipal 36 Inicio Requerir solicitud de necesidades de capacitación Realiza diagnóstico de las necesidades e informa a RRHH Elabora Plan Anual de Capacitaciones Recibe, Analiza y prioriza las capacitaciones Aprueba el Plan Anual de Capacitaciones Corrige e informa a los Directores sobre el Plan de Capacitaciones Coordina mensualmente sobre la ejecución del Plan aprobado Apoya en la Gestión Técnica y Financiera ante Instituciones Ejecuta el Plan FIN RRPP Realiza reportaje para publicar e informar sobre las acciones de la municipalidad

42 37 MUNICIPALIDAD DE JALAPA MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS GERENCIA MUNICIPAL Identificación PRP-GER-DIR-014 1ª. Edición Enero 2014 Procedimiento: Objetivo: Alcance: REVISION Y/O ELABORACION DE REGLAMENTOS Y MANUALES ADMINISTRATIVOS El presente procedimiento define los pasos a seguir para que el Gerente Municipal en coordinación con el Departamento de Recursos Humanos y los Directores Municipales realicen revisión de los Reglamentos y Manuales de cada dependencia, caso no existir, elaborar los mismos. Fortalecimiento Administrativo e Institucional. Tiempo Estimado: 1 mes. Frecuencia: Anualmente Número Actividad Responsable 1 Revisa con cada Jefe de oficina la existencia del Reglamento y Manuales administrativos Director Municipal 2 Detecta la necesidad de revisar o crear reglamentos o manuales administrativos Director Municipal 3 Informa al y al Jefe de Recursos Humanos sobre la necesidad de crear Manuales u otros documentos que garanticen una administración Director Municipal eficiente 4 Realiza Diagnóstico de la situación actual y elabora cronograma y plan de trabajo 5 Asigna a uno o varios empleados municipales para apoyar en la realización de los documentos Director Municipal 6 Desarrollar las actividades descritas de acuerdo al cronograma y plan de trabajo 7 Presenta al Director Municipal y al Jefe de Recursos Humanos; documentos para su revisión 8 Revisan y corrigen los documentos Director Municipal / Jefe de RRHH 9 Solicitar Opinión al Asesor Jurídico y al Auditor Interno 10 Emiten opinión sobre los documentos emitidos Asesor Jurídico /Jefe de Recursos Humanos 11 Entregar los documentos al Alcalde Municipal y/o Secretario Municipal; para ser presentados ante el Concejo Municipal 12 Presenta ante el Pleno Alcalde Municipal

43 13 Solicita Dictamen a la Comisión Concejo Municipal Revisa, Corrige y Emite Dictamen Comisión de Trabajo 15 Aprueban por Acuerdo Concejo Municipal Certifica punto de acta y lo traslada al Gerente Municipal Si el reglamento o Manual es de observancia general se debe publicar en el diario oficial Recibe certificación del Acuerdo de aprobación, lo adjunta al documento e imprime para distribuir a los interesados Publica documentos en medios informáticos para conocimiento de toda la población Secretario Municipal Secretario Municipal Departamento de Relaciones Públicas. DOCUMENTOS ANEXOS: 1. Solicitud de revisión y/o creación de Reglamentos y Manuales. 2. Borrador de documentos 3. Documentos finales. 4. Dictamen Jurídico. 5. Dictamen de Auditoría Interna. 6. Dictamen de Comisión de Trabajo. 7. Punto de Acta de acuerdo de aprobación.

44 Fase PRP-GER-DIR-014 REVISION Y/O EMISION DE REGLAMENTOS Y MANUALES ADMINISTRATIVOS DIRECTOR MUNICIPAL GERENTE MUNICIPAL JEFE DE RECURSOS HUMANOS/ ASESOR JURIDICO ALCALDE MUNICIPAL/ CONCEJO MUNICIPAL 39 INICIO Revisa y determina la existencia de Reglamentos Internos y manuales administrativos Solicita el apoyo para la actualización o emisión del instrumento administrativo Realiza diagnóstico y establece plan de trabajo Desarrolla talleres, capacitaciones etc. Para la emisión del documento Revisa el documento, si esta correcto? Elabora el documento Da Visto Bueno Solicita emisión de Dictamen Técnico y Jurídico Recibe y Revisa el Documento Realiza correcciones o enmiendas Emite Dictamen Recibe, revisa y presenta ante el pleno, para que sea revisado por la Comisión de Trabajo encargada

45 40 ANEXO REGLAMENTO INTERNO DE LA GERENCIA MUNICIPAL

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