Manual de Procedimientos

Transcripción

1 Jalapa, 20 de Julio de 2015 Manual de Procedimientos OFICINA MUNICIPAL DE RELACIONES PÚBLICAS VERSION 1.0 MUNICIPALIDAD DE JALAPA

2 Contenido DIRECTORIO:... 2 COMISIÓN DE DESCENTRALIZACIÓN, FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL Y PARTICIPACION CIUDADANA... 2 EQUIPO TÉCNICO... 3 PRESENTACIÓN... 4 ACUERDO DE APROBACIÓN... 5 MARCO JURÍDICO:... 6 CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE LA REPÚBLICA DE GUATEMA:... 6 CÓDIGO MUNICIPAL:... 6 REGLAMENTO INTERNO:... 6 NORMAS DE CONTROL INTERNO DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS Misión:... 8 Visión:... 8 OFICINA MUNICIPAL DE RELACIONES PÚBLICAS... 9 Objetivos:... 9 Funciones: ORGANIGRAMA DE LA OFICINA MUNICIPAL DE RELACIONES PÚBLICAS PROCEDIMIENTOS: ANEXOS:

3 DIRECTORIO: HONORABLE CONCEJO MUNICIPAL ADMINISTRACIÓN Elmer Leonidas Guerra Calderón Alcalde Municipal Presidente del Concejo Municipal, Jalapa, Jalapa COMISIÓN DE DESCENTRALIZACIÓN, FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL Y PARTICIPACION CIUDADANA Jorge Eduardo Godoy Morales Presidente de Comisión Mariano Rafael Lemus Portillo Vicepresidente de Comisión Se adhiere: Marco Antonio García Hernández 2

4 EQUIPO TÉCNICO Luis Enrique Sandoval Menéndez Gerente Municipal Daniel Camposeco Jefe de Recursos Humanos a.i. Virgilio Mazariegos Director Municipal de Planificación Hilda Teresa Lucero Campos de Vásquez Directora de Administración Financiera Integrada Municipal Marcos Adán Marroquín Director Municipal de Servicios Públicos y Transporte Astrid Maribel Lucero Gerencia de Programas Sociales y Fortalecimiento del poder local Daniel Méndez Director Municipal de la Policía Municipal de Tránsito Gracias a la colaboración de: Félix Daniel Ortega Auxiliar de la Oficina Municipal de Relaciones Públicas 3

5 PRESENTACIÓN Una de las principales metas de la actual administración ha sido el Fortalecimiento Institucional para ello a través de la Gerencia Municipal se ha encomendado elaborar y proporcionar a cada una de las Oficinas Municipales las herramientas administrativas necesarias que le permita a cada uno de los empleados municipales cumplir sus funciones, pero sobre todo que les permita brindar una atención al vecino jalapaneco con: Cortesía, Eficiencia y Empatía. Cortesía; porque merecemos un trato amable, cálido y amable, siempre con una sonrisa y un saludo fraternal. Eficiencia; porque nos debemos a quienes nos visitan y requieren que nuestros servicios se realicen de una manera ágil y oportuna, facilitando las gestiones de los vecinos. Y con Empatía, porque todos como jalapanecos necesitamos que nos atiendan en otras circunstancias, y por ello debemos tratar a quienes nos busquen de la misma manera con que queremos ser tratados. A continuación me permito presentarles El Manual de procedimientos de la Oficina Municipal de Relaciones Públicas de la Municipalidad de Jalapa. Atentamente, Prof. Elmer Leonidas Guerra Calderón Alcalde Municipal 4

6 ACUERDO DE APROBACIÓN 5

7 MARCO JURÍDICO: CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE LA REPÚBLICA DE GUATEMA: Artículo 253. Autonomía Municipal. Los municipios de la República de Guatemala, son instituciones autónomas. Entre otras funciones les corresponde: a. Elegir a sus propias autoridades. b. Obtener y disponer de sus recursos y; c. Atender los servicios públicos locales, el ordenamiento territorial de su jurisdicción y el cumplimiento de sus fines propios. Artículo 254. Gobierno Municipal. El gobierno municipal será ejercido por un concejo el cual se integra con el alcalde, los síndicos y concejales, electos directamente por sufragio universal y secreto para un período de cuatro años pudiendo ser reelectos. CÓDIGO MUNICIPAL: Artículo 35. Atribuciones generales del Concejo Municipal. Son atribuciones del Concejo Municipal: i) La emisión y aprobación de acuerdos, reglamentos y ordenanzas municipales. REGLAMENTO INTERNO: Reglamento interno para la Oficina Municipal de Relaciones Públicas, aprobado por el Honorable Concejo Municipal. 6

8 NORMAS DE CONTROL INTERNO DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS. La Ley orgánica de la Contraloría General de Cuentas, señala que es el órgano rector del control gubernamental; y que en ese contexto, es el responsable de normar el Control Interno y Externo Gubernamental. Congruente con esa función y responsabilidad institucionales, tanto el Decreto del Congreso de la República, Ley Orgánica del Presupuesto, en el artículo 1, inciso f, numeral II, como el Decreto , también del Congreso de la República, Ley del Organismo ejecutivo, en el artículo 24, se responsabiliza a la autoridad superior de todos los entes públicos, de promover, organizar y fortalecer el control interno, con base en las normas generales, emitidas por la Contraloría General de Cuentas. NORMA NO. 1. NORMAS DE APLICACIÓN GENERAL Se refieren a los criterios técnicos y metodológicos aplicables a cualquier institución sujeta a la fiscalización de la Contraloría General de Cuentas, independientemente de su magnitud y de los sistemas en funcionamiento. Las normas de aplicación general se refieren a: filosofía de control interno, estructura de control interno, rectoría del control interno, funcionamiento de los sistemas, separación de funciones, tipos de controles, evaluación del control interno y archivos MANUALES DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS La máxima autoridad de cada ente público, debe apoyar y promover la elaboración de manuales de funciones y procedimientos para cada puesto y procesos relativos a las diferentes actividades de la entidad. Los Jefes, Directores y demás Ejecutivos de cada entidad son responsables de que existan manuales, su divulgación y capacitación al personal, para su adecuada implementación y aplicación de las funciones y actividades asignadas a cada puesto de trabajo. 7

9 Misión: Garantizar las condiciones que permitan incrementar el desarrollo local, brindando mejores servicios e impulsando la participación ciudadana en el municipio. Visión: Hacer de Jalapa un municipio moderno, en armonía con el medio ambiente, que permita brindar seguridad y una vida digna, sustentable y sostenible a sus habitantes. 8

10 OFICINA MUNICIPAL DE RELACIONES PÚBLICAS Es la dependencia municipal responsable de la comunicación social por medio de la cual el Alcalde y Concejo Municipal facilita en forma regular, la más amplia información sobre sus actividades a los ciudadanos y a las ciudadanas. La Oficina Municipal de Relaciones Públicas depende de la Alcaldía Municipal quien podrá delegar la coordinación al Gerente Municipal en caso de no contar con Encargado o Director de Relaciones Públicas Objetivos: a. Fortalecer la responsabilidad social de la municipalidad, de modo que las autoridades y el personal se identifiquen con los intereses del público al que han de servir, en el marco de la política general de redefinición, descentralización y democratización del funcionamiento del Estado. b. Determinar la importancia de las relaciones públicas con el Concejo Municipal, el Alcalde y Directores de las dependencias municipales el suministro y calidad de la información que será insumo para el posicionamiento de la municipalidad y la rendición de cuentas. c. Atender y orientar al público que desee entrevistarse con funcionarios u funcionarías y autoridades de la municipalidad; d. Preparar entrevistas con la prensa nacional o local, para informar sobre acciones y gestiones realizadas por la administración municipal; asimismo, redactar o revisar el contenido de boletines informativos u otros materiales informativos destinados a la prensa, televisión y radio, para que divulguen las actividades relevantes, planes y logros de la municipalidad, asociados a la cultura, tradiciones y costumbres de las comunidades, reconociendo la diversidad étnica y cultural y 9

11 promoviendo la interculturalidad. e. Sistematizar profesionalmente las relaciones públicas de la municipalidad y resolver problemas de información, desvaneciendo prejuicios, recogiendo la opinión de la gente e interpretando su actitud, para crear un ambiente favorable de simpatía, lealtad, aprecio, comprensión y aceptación de la organización, creando así una imagen positiva a favor del prestigio de la institución. f. Las oficinas de Relaciones Públicas modernas y democráticas de las instituciones del Estado no han de limitarse a crear una imagen favorable de la organización y de sus directivos, productos o servicios que presta; sino han de contribuir a que las organizaciones públicas, las ONG y los medios de comunicación de masas que se involucren, contribuyan a "vender ideas", relacionadas con la acción política del Estado, la gobernabilidad, el interés común, el bienestar de la sociedad, el desarrollo nacional, etc. Funciones: a. Coordinar con la Comisión de Relaciones Públicas del Concejo Municipal, el Alcalde, y directores municipales, para que suministren información de calidad, que será insumo para la rendición de cuentas. b. Coordinar con el secretario municipal y Directores Municipales, en cuanto a la divulgación de los planes, programas, proyectos y los logros municipales, mediante la elaboración, distribución y control de boletines informativos u otros materiales divulgativos, con elementos asociados a la cultura, tradiciones y costumbres de la comunidad, reconociendo la diversidad étnica y cultural, a través de los medios de comunicación adecuados. c. Crear mecanismos de información para la eficiente atención al público, relativa a los servicios públicos municipales y los servicios administrativos. d. Redactar o revisar el contenido de boletines informativos destinados a la prensa, televisión y radio, para 10

12 que divulguen las actividades relevantes de la municipalidad, los cuales deben estar traducidos en el idioma o idiomas indígenas predominantes en el municipio. e. Preparar entrevistas con la prensa nacional o local, para informar sobre acciones y gestiones realizadas por la administración municipal. f. Recopilar la información publicada en los medios de comunicación e informar a las autoridades de la municipalidad, en aquellos asuntos que afecten o beneficien sus intereses. g. Divulgar en forma sistemática en el idioma español y el idioma e idiomas indígenas que se hablan en el municipio y de acuerdo con los medios disponibles, las actividades más relevantes de la Municipalidad y sobre las obras realizadas junto con la participación de los vecinos y vecinas y otras organizaciones, como los y las comunitarias que participan en la realización de las obras, programas y servicios públicos. h. Mantener vínculo con las entidades de gobierno central, empresas privadas y organismos nacionales e internacionales en aquellos aspectos que son necesarios de acuerdo a los planes, programas y proyectos municipales. i. Promover en los establecimientos educativos el que hacer municipal y la participación ciudadana. j. Asegurar el buen trato del personal municipal hacia los visitantes y hacia la población, así como mantener las oficinas y área de atención en perfectas condiciones de funcionamiento, limpieza. k. Otras funciones que le sean asignadas por el Alcalde Municipal, Comisión de Relaciones Públicas, y/o Gerente Municipal. Para el logro de sus objetivos, la Oficina Municipal de Relaciones Públicas se integra de la siguiente manera: El Encargado de la Oficina Municipal de Relaciones Públicas, el que a su vez, será el Vocero Oficial para dar a conocer cualquier información que se requerida tanto por los miembros de la prensa, 11

13 como por los vecinos jalapanecos, así mismo es el responsable de Planificar, Coordinar, Dirigir, Controlar y Supervisar las acciones encaminadas a brindar información oportuna. Este puesto podrá ser cubierto por el Gerente Municipal. La Secretaría; encargada de la gestión y administración de los diferentes documentos y papelería, responsable del resguardo y archivo de los mismos, así como de la elaboración del informe mensual de trabajo. La Unidad de Medios Informáticos Electrónicos, es la encargada de la administración (Planificación, Coordinación, Control y Seguimiento) de la información a través de los medios electrónicos, tales como: Facebook, Página web oficial, correos electrónicos, o cualquier otro que sea creado en el futuro. La Unidad de Medios Informáticos Tradicionales, es la encargada de la administración (Planificación, Coordinación, Control y Seguimiento) de la información a través de los medios tradicionales, tales como: Boletines impresos, volantes, anuncios de prensa, anuncios radiales, afiches, entre otros. Además es el responsable de la organización de eventos especiales tales como: Inauguraciones, eventos públicos, etc. La Sección de Corresponsal o Prensa Municipal, es la encargada de obtener la información oportuna de los trabajos que realiza la Alcaldía Municipal y sus dependencias, deberá permanecer constantemente fuera de la oficina obteniendo información, manteniendo estrecha relación con los diferentes representantes de los medios de comunicación locales y nacionales. 12

14 ORGANIGRAMA DE LA OFICINA MUNICIPAL DE RELACIONES PÚBLICAS Encargado de la Oficina Municipal de Relaciones Públicas (Vocero Oficial) Secretaria Medios Informaticos Electronicos Medios Informaticos Tradicionales Corresponsal (Prensa Municipal) 13

15 PROCEDIMIENTOS: 14

16 Fase PRP-RRPP-001 Contratación de Medios de Comunicación Periodísticas Secretaria Encargado de RRPP Gerente Municipal Alcalde Municipal Inicio Recibe propuestas Analiza propuestas y cotizaciones Presentan su propuesta de trabajo y cotización Verifica en la Unidad de Presupuesto de la DAFIM, la disponibilidad presupuestaria y financiera Elabora presentación para ser revisada y aprobado por el Alcalde Municipall Revisa las propuestas y analiza NO Aprueba? SI Recibe copia del documento firmado por el Medio de comunicación y el Alcalde Municipal Ordena al Secretario emitir convenio, acta administrativa o contrato FIN 15

17 Fase PRP-RRPP-002 ELABORACION DE MENSAJES A DIVULGAR Auxiliar de RRPP Encargado de RRPP Gerente Municipal Alcalde Municipal Medio de Comunicación INICIO Elabora arte, borrador, spot, mensaje a divulgar Revisa y analiza NO SI Esta correcto? Revisa y Analiza NO Aprueba? SI Recibe los mensajes para transmitirlos FIN 16

18 Fase PRP-RRPP-003 CONFERENCIAS DE PRENSA Alcalde Municipal Encargado RRPP Auxiliar RRPP Secretaria Medios de Comunicación INICIO Ordena organizar conferencia de prensa por evento especial Programa y organiza la actividad Emite convocatoria, realiza llamadas, envía correos electrónicos Reciben la convocatoria Participan en la actividad Transmiten, promocionan y/o divulgan la información FIN 17

19 Fase PRP-RRPP-004 TOMA DE FOTOGRAFIAS Director Municipal Alcalde Municipal Encargado de RRPP Auxiliar de RRPP INICIO Informa sobre alguna actividad Recibe cronograma de actividades, organiza y agenda Asigna al Auxiliar de RRPP idóneo Asiste a la actividad para colocar imagen municipal y tomar fotografías Revisa las fotografías y publica las mejores Archiva las fotografías para posteriores usos FIN 18

20 Fase PRP-RRPP-005 ELABORACION DE BOLETINES, VOLANTES, ANUNCIONES EN PRENSA, COMUNICADOS, ETC. Encargado de RRPP Auxiliar de RRPP Alcalde Municipal Medio de Comunicación Gerente Municipal INICIO Revisa las actividades realizadas durante el mes Selecciona y clasifica el material de las actividades NO Autoriza? SI Revisa y Aprueba Elabora el Boletín Informativo Revisa, corrige y hace observaciones NO Aprueba? Recibe información SI Firma borrador para constancia Promociona y Divulga información FIN 19

21 Fase PRP-RRPP-006 IMAGEN INSTITUCIONAL Auxiliar de RRPP Encargado de RRPP Gerente Municipal DAFIM Proveedor INICIO Realiza diagnostico de la necesidad de Imagen Municipal Revisa la propuesta Elabora propuesta, diseños, ubicación, presupuesto, etc. NO Autoriza? SI Realiza compra de lo solicitado Da visto Bueno a la solicitud de compra y deja copia para archivo de RRPP Coloca la imagen municipal según Propuesta Entrega producto a RRPP FIN 20

22 Fase PRP-RRPP-007 ENTREVISTAS, REPORTAJES Y ENCUESTAS Encargado de RRPP Gerente Municipal Auxiliar de RRPP Medios de Comunicación INICIO Asigna a un auxiliar de RRPP a cubrir la actividad Realiza entrevistas o platicas con los asistentes Edita las grabaciones Divulga la información por los medios de comunicación disponibles FIN 21

23 Fase PRP-RRPP-008 ARCHIVO DE DOCUMENTOS Encargado de RRPP Auxiliar de RRPP Secretaria Archivo Municipal INICIO Anualmente clasifica, organiza y depura los documentos, fotografías, videos, CD, etc. Recibe materiales y documentos para su rotulación Traslada el material que considera que ya no utilizará Emite Oficio y conocimiento de los documentos que se enviaran al archivo cumpliendo con el Reglamento Interno Recibe documentos, y resguarda cumplimiento con el Reglamento Interno de Archivo Municipal FIN 22

24 ANEXOS: 1. Reglamento Interno de la Oficina Municipal de Relaciones Públicas; aprobado por el Concejo Municipal. 23