5a. Academia de Actualización

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1 5a. Academia de Actualización Profesional 2008 Modelos de Madurez para la mejora de la Gestión de IT PwC

2 Agenda / Contenido Qué implica la Gestión de IT? Características generales de un Modelo de Madurez Modelos de Madurez para la mejora de la Gestión de IT Selección / Diseño e implementación de un Modelo de Madurez

3 Sección 1 Qué implica la Gestión de IT? Características generales de un Modelo de Madurez Modelos de Madurez para la mejora de la Gestión de IT Selección / Diseño e implementación de un Modelo de Madurez

4 Qué implica la Gestión de IT? Conjunto de prácticas, políticas, procedimientos y decisiones que se toman en torno a la planificación, control, explotación y mantenimiento de los recursos informáticos de una organización. Por lo anterior, el estilo de gestión depende de: los recursos IT disponibles las características de organización En líneas generales el enfoque actual es: Gestionar, controlar y monitorear IT como si fuera una unidad más de negocio Diapositiva 4

5 Qué implica la Gestión de IT? Qué hace que la Gestión de IT sea adecuada? Valor de IT = [ Costo IT, Desempeño IT) ] IT governance El desempeño es una dimensión que junto con el costo afecta al valor de IT, y las buenas prácticas de gobernanza permiten contribuir a aumentar este valor Diapositiva 5

6 Qué implica la Gestión de IT? Definición conceptual de IT Governance Guía la toma de deciones correctas y provee un marco de responsabilidad para lograr un uso confiable de IT Well Peter; Janne W: IT Governance: How Top Performers manager IT Decision Rights for Superior Results IT governance es responsabilidad del Directorio y de la Gerencia Ejecutiva. Es una parte integral del Gobierno Corporativo y consiste en el liderazgo y en los procesos y estructuras organizacionales que aseguran que las prácticas de IT soportan y extienden las estrategias y objetivos de negocio de la organización IT Governance Institute IT Governance reune las principlaes estrategias para controlar y dirigir la gestión de los recursos tecnológicos desde un punto de vista corporativo. Diapositiva 6

7 Qué implica la Gestión de IT? IT Governance Su foco está en el logro de los siguientes objetivos: Alineación de IT con el Negocio: lograr que las actividades y funciones de IT estén alineadas a las necesidades, objetivos y prioridades del negocio Administración de Portafolio: identificar y fomentar la sinergia entre las iniciativas de IT desde el punto de vista de la organización y no de unidades individuales Gestión del Valor: lograr que entregables de IT obtengan beneficios estratégicos, a costos óptimos, incorporando buenas prácticas y creando valor para la organización maximizando la inversión de IT Administración de recursos: lograr que los recursos críticos de IT sean utilizados y gestionados en forma responsable, efectiva y eficiente. Administración del riesgo: generar conciencia en la gestión del riesgo de acuerdo a la tolerancia al riesgo propia de la organización Administración de beneficios: fomentar que el desempeño sea registrado y medio en forma adecuada, brindando la confianza de que los beneficios serán alcanzados Diapositiva 7

8 Sección 2 Qué implica la Gestión de IT? Características generales de un Modelo de Madurez Modelos de Madurez para la mejora de la Gestión de IT Selección / Diseño e implementación de un Modelo de Madurez

9 Características generales de un Modelo de Madurez Qué es un Modelo de Madurez? Para que sirve? Los Modelos nos permiten representar realidades complejas (área/ entorno/ organización) en forma más sencilla, a través de la selección de un conjunto de características que la definen, cuya evaluación nos permite obtener una visión de su situación actual, predecir su comportamiento y proporcionar una guía de pasos a seguir para alcanzar una situación deseada (futura) Diapositiva 9

10 Características generales de un Modelo de Madurez Beneficios asociados a la utilización de un Modelo de Madurez: Mejorar la gestión de un área / servicio en general Facilitar la aplicación de Benchmarking Compara prácticas con cualquier motivo, por ejemplo entre socios de negocio Compartir conocimiento / soluciones Estandarizar prácticas Potenciar la sinergia entre prácticas de un grupo Regular un sector / industria Diapositiva 10

11 Características generales de un Modelo de Madurez Utilización de los Modelos de Madurez Permite evaluar el nivel actual Guía las acciones a seguir para lograr el nivel deseado Situación actual Pasos a seguir Beneficios a obtener El soporte IT es clave para el negocio El presupuesto de IT está entre los 5 más altos de la organización Cuál es el retorno de la inversión de IT? Solo el 25% de los proyectos finalizan con éxito Cuánto contribuye IT a cumplir con la estructura de Control Interno? Cómo se puede mejorar el desempeño de IT? Cómo gestionar IT como un negocio? Procedimiento de planificación estratégica de IT Sistema de gestión de Costos de IT? Sistema de Monitoreo de IT Metodología de Gestión de Proyectos Gestión de Portafolios Administración de Riesgos de IT Política de Seguridad Capacitación Mayor alineación entre IT y el negocio Transparencia en los costos Costeo por actividades Más proyectos exitosos con la misma cantidad de recursos Mejor desempeño Menor cantidad de fallas / errores de aplicaciones Mayor tolerancia a fallas de la infraestructura Menos incidentes de seguridad Driver de valor de IT Diapositiva 11

12 Características generales de un Modelo de Madurez Estructura de los Modelos de Madurez Drivers de valor de IT Niveles de Madurez Gobernabilidad Desempeño Costos Nivel 5 Valor de IT optimizado Nivel 4- Gestionado y medible Personas & Cultura Nivel 3- Definido en funciones y procesos Nivel 2- Inicial en funciones y procesos Nivel 1- Básico (ad hoc) Seguridad & Control Transparencia en la gestión de cosotos Gestión del Riesgo Alineación con el negocio Resultados obtenidos (beneficios) Diapositiva 12

13 Características generales de un Modelo de Madurez Estructura de los Modelos de Madurez Cada organización debe definir a que nivel de madurez desea llegar en cada una de las áreas de su interés Nivel 4- Gestionado y medible Nivel 3- Definido Nivel 5 - Optimizado Mejores prácticas Nivel 2 Inicial Dónde quiere estar en 2 años? Personas & Cultura Cuál es el benchmark de la industria? Nivel 1 Básico (ad hoc) Proceso de IT Objetivo a mejorar Herramientas & Datos Dónde está uds. hoy? Gobernabilidad Diapositiva 13

14 Características generales de un Modelo de Madurez Estructura de los Modelos de Madurez Driver de valor del IT Objetivos Objetivos Objetivos Competencias (Características) Competencias (Características) Competencias (Características) Competencias (Características) Competencias (Características) Diapositiva 14

15 Características generales de un Modelo de Madurez Estructura de los Modelos de Madurez (EJEMPLO) Alineación de IT con el negocio Estrategia Mejorar el Desempeño de IT Driver de valor del IT Calidad del servicio de IT Gerenciamiento de IT Innovación Cliente externo Gobernabilidad & desempeño Competencias (Características) Prestación del servicio de IT Objetivos Diapositiva 15

16 Sección 3 Qué implica la Gestión de IT? Características generales de un Modelo de Madurez Selección / Diseño e implementación de un Modelo de Madurez Modelos de Madurez para la mejora de la Gestión de IT

17 Selección / Diseño e implementación de un Modelos de Madurez Enfoque metodológico Diseño Implementación Identificar los dirver los driver de valor de valor clave (KVD) de IT claves (KVD) Determinar el nivel de madurez actual Identificar prácticas clave Identificar las métricas Identificar las áreas foco en relación al KVD Identificar las competencias para cada áreas Determinar el nivel de madurez deseado Identificar Factores Críticos de Éxito Identificar los objetivos Aplicar Sistema de Monitoreo y Mejora Identificar los componentes Definir un Plan de Acción Definir procedi_ mientos de medición Continua Identificar las competencias Diapositiva 17

18 Selección / Diseño e implementación de un Modelos de Madurez Enfoque metodológico Diseño Identificar los dirver los driver de valor de valor clave (KVD) de IT claves (KVD) Objetivos Identificar las áreas foco en relación al KVD Identificar las competencias para cada áreas Driver de valor del IT Objetivos Objetivos Competencias (Características) Competencias (Características) Competencias (Características) Identificar los componentes Competencias (Características) Identificar las competencias Competencias (Características) Diapositiva 18

19 Selección / Diseño e implementación de un Modelos de Madurez Diseño Identificación de los KVDs y Objetivos Identificación de los componentes Identificación de las competencias (características) Foco Beneficios esperados Foco / Nivel Valor En el Negocio Interno en IT Operativo Estratégico Nivel Diapositiva 19

20 Selección / Diseño e implementación de un Modelos de Madurez Foco En el negocio Recuperación de Costos de IT Gestión de Beneficios Gestión de Costos de IT Racionalización de Costos de IT Valor Gestión del Portafolio de proyectos de IT Modelo para para la la mejora en en la la gestión de de los los Costos de de IT IT Interno en IT Identificación y Análisis de Costos de IT Reducción de Costos de IT Nivel Operativo Estratégico Diapositiva 20

21 Selección / Diseño e implementación de un Modelos de Madurez Implementación Determinar el nivel de madurez actual Determinar el nivel de madurez deseado Implementación Identificar prácticas clave Identificar Factores Críticos de Éxito Definir un Plan de Acción Identificar las métricas Identificar los objetivos Definir procedi_ mientos de medición Situación actual (AS-IS) Evaluación de la situación actual de cada componente clave (según niveles de madurez definidos) Situación futura (To- Be) Nivel de madurez deseado en base a los requerimientos del negocio / ambiente de IT (expresado en los niveles de madurez definidos) Factor crítico de éxito (CSF): Factores clave que contribuyen al éxito en la aplicación de las prácticas seleccionadas Prácticas clave principales Lineamientos principales asociados a cada componente clave para que IT se gestione adecuadamente Métricas de desempeño Se debe indicar: la Métrica, su objetivo y tipo (Ejecutiva, Funcional o de desempeño, sobre la gestión de IT, etc. ) Diapositiva 21

22 Selección / Diseño e implementación de un Modelos de Madurez KVD Área Foco del Riesgo de IT Objetivo primario clave RATING de MADUREZ AS- IS TO- BE Factor Crítico de Éxito Prácticas clave principales METRICAS DE DESEMPEÑO Métrica Objetivo Ejecutiva Gestión de IT Desempeño Diapositiva 22

23 Sección 4 Qué implica la Gestión de IT? Características generales de un Modelo de Madurez Selección / Diseño e implementación de un Modelo de madurez Modelos de Madurez para la mejora de la Gestión de IT

24 Modelos de Madurez para la mejora de la Gestión de IT Para seleccionar los Modelos de Madurez a aplicar para trabajar en la mejora de la Gestión en IT consideraremos 3 drivers de valor: Desempeño (IT-PF, IT Performance Framework) Costos (TSA, Total Spend Analysis) Control (Cobit) Valor de IT = [ Costo IT, Desempeño IT) ] IT governance Diapositiva 24

25 Modelos de Madurez para la mejora de la Gestión de IT Si bien no es imprescindibles lograr el mismo nivel de madurez en las 3 dimensiones, existe una relación y siniergia entre ellas y el nivel de madurez de ciertas prácticas de gestión en la organización Costos Desempeño Control Diapositiva 25

26 Modelos de Madurez para la mejora de la Gestión de IT DRIVER: Desempeño de IT Diapositiva 26

27 Modelos de Madurez para la mejora de la Gestión de IT DRIVER: Desempeño de IT Objetivos Alineación de IT con el negocio Calidad del Servicio de IT Gerenciamiento de IT Prestación del servicio de IT Estrategia Innovación Cliente externo Gobernabilidad y desempeño Adm. del Soporte IT Adm. del Cliente Adm. de Riesgos Aspectos legales y regulatorios Adm. de Recursos Humanos Adm. de Proveedores Adm. Financiera Operaciones usuales Transformación (Proyectos) Planificación estratégica Arquitectura Portafolio de Proyectos Desarrollo técnico Tecnologías emergentes Administración de Clientes Comunicación con clientes Propuestas y aprobaciones Políticas y Planificación Organización de IT Reporte de desempeño Diapositiva 27

28 Modelos de Madurez para la mejora de la Gestión de IT DRIVER: Desempeño de IT Objetivos Estrategia Alineación Competencias de Innovación (Características) IT Puntaje con el Descripción Cliente externo 0 negociodebe ser contemplada. Gobernabilidad y desempeño 1 Calidad 2 del Servicio de IT Prestación del servicio de IT No existe el proceso / No se reconoce que existe una necesidad que Se reconoce que existe una necesidad a ser tratada / Los procesos se realizan Adm. en forma del ad-hoc Soporte e individual IT/ Administración de procesos desorganizada. Adm. del Cliente Se utilizan procedimientos similares por diferentes personas que hacen la misma actividad / No existen entrenamientos o comunicaciones Adm. formales de Riesgos de estándares / Existe un grado alto de dependencia en el conocimiento de cada individuo. Aspectos legales y 3 regulatorios Gerenciamiento existir muchos Adm. apartamientos. de Recursos Humanos de IT 4 Adm. de Proveedores Existen procedimientos estándares y documentados / Se entrena al personal en dichos procedimientos / No existe un procedimiento de aseguramiento de la calidad de los procesos por lo cual pueden El cumplimiento de los procedimientos se mide y monitorea / Existen mecanismos para la mejora de los procesos / Los procesos representan buenas prácticas / Se utilizan algunas herramientas de automatización Adm. pero Financiera su uso no es consistente. Operaciones usuales 5 Los procesos representan mejores prácticas / Se comparan los procesos con los de otras organizaciones similares / Se utilizan herramientas Modelos de Madurez para la Gestión Transformación de automatización de workflow de IT (Proyectos) en forma consistente / Existe un importante foco en la mejora de la calidad y efectividad. Planificación estratégica Arquitectura Portafolio de Proyectos Desarrollo técnico Tecnologías emergentes Administración de Clientes Comunicación con clientes Propuestas y aprobaciones Políticas y Planificación Organización de IT Reporte de desempeño Diapositiva 28

29 Modelos de Madurez para la mejora de la Gestión de IT DRIVER: Control Objetivos Planificación y Organización PO1 Definir del Plan estratégico de TI PO2 Definir la arquitectura de la información PO3 Determinar de los lineamientos tecnológicos PO4 Definir la estructura organizativa de TI y sus dependencias PO5 Administrar de las inversiones en TI PO6 Comunicar los objetivos y directivas de la gerencia PO7 Administrar los recursos humanos PO8 Asegurar que se cumple con los requerimientos externos PO9 Evaluar los riesgos PO10 Administrar proyectos PO11 Administrar la calidad Adquisición e implementación AI1 Identificar soluciones automáticas AI2 Adquirir, desarrollar y mantener los sistemas de aplicación AI3 Adquirir y mantener la infraestructura tecnológica AI4 Desarrollar y mantener los procedimientos AI5 Instalar y verificar los sistemas AI6 Administrar los cambios Diapositiva 29

30 Modelos de Madurez para la mejora de la Gestión de IT DRIVER: Control Objetivos Entrega y Soporte DS1 Definir y administrar el nivel de servicios DS2 Administrar los servicios de terceras partes DS3 Administrar rendimiento y capacidad DS4 Asegurar la continuidad del servicio DS5 Asegurar la seguridad del sistema DS6 Identificar y asignar costos DS7 Capacitar y entrenar a los usuarios DS8 Asistir y asesorar la los clientes (internos o externos) DS9 Administrar la configuración DS10 Administrar problemas e incidentes DS11 Administrar los datos DS12 Administrar los utilitarios DS13 Administrar las operaciones Monitoreo M1 Monitorear los procesos M2 Evaluar la adecuación respecto a la estruct. de control interno M3 Obtener aseguramiento independiente M4 proveer auditoría independiente Diapositiva 30

31 Modelos de Madurez para la mejora de la Gestión de IT DRIVER: Costos de IT Objetivos Gestión de Costos Gestión de Beneficios Análisis de Gastos Costeo Basado en actividades Facturación a clientes (internos / externos) Análisis de esfuerzo de trabajo a nivel corporativo Análisis de la complejidad de las operaciones Desarrollo de IT Business Case para IT Gestión de la inversión de IT Gestión de Proyectos Gestión de Portafolios Gestión de riesgos de transparencia Modelo financiero para la inversión de IT Gestión de tableros de control (Dashboards) Análisis de logro de objetivos Gestión del valor Diapositiva 31

32 Modelos de Madurez para la mejora de la Gestión de IT DRIVER: Costos de IT 2008 ABC, Catálogo de Servicio, facturación al cliente interno 1.Designar un equipo de trabajo para la transaparencia de los costos 2.Desarrollar un sistema para asignar costos por Proyecto, aplicación, etc. (ABC, catálogo se servicios) 2009 Concientización y adopción 3. Conocer los disparadores de los costos 4. Entrenar a los usuarios 5. Comunicar 6. Identificar al dueño del gasto 7. Medir para facturar 8. Corregir el presupuesto Responsabilización basada en rendir cuentas 9. Facturar 10. Controlar presupuestos 11. Medir los costos 12. Redefinir el catálogo de servicios teniendo en cuenta los costos 13. Identificar y comunicar desvíos 2011 Gestión basada en valor 14. Balancear oferta y costos 15. Penalizar / incentivar la gestión de los costos 16. Definir un catálogo de servicio en varios niveles, etc. Diapositiva 32

33 Nuestra Visión Ser la Firma líder en servicios profesionales, reconocida por ser diferente en su enfoque innovador, comportamiento ético, calidad, multidisciplinariedad, integración en torno al cliente y su aporte al desarrollo de la comunidad, que se caracteriza por relacionamientos profesionales de largo plazo, con rentabilidad sostenida en el tiempo y por la satisfacción y compromiso de sus talentos. Diapositiva 33

34 Muchas gracias Todos los derechos reservados. hace referencia a la red de firmas miembro de International Limited, siendo cada una de ellas una entidad legal separada e independiente.*connectedthinking es una marca registrada de LLP (US). PwC