1. Antencedentes Jurídicos y Validez 2. Por qué 3. El Producto 4. Opciones Avanzadas. Agenda

Transcripción

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2 1. Antencedentes Jurídicos y Validez 2. Por qué Certim@il? 3. El Producto 4. Opciones Avanzadas Agenda

3 Ley Principios Equivalencia Funcional 4 manifestaciones (i) Escrito; (ii) Original; (iii) Firma; (iv) Archivo y conservación ; Inalterabilidad del Derecho; Neutralidad Tecnológica; Buena Fe; Libertad Contractual; 2. Estructura Definiciones y Principios; Validez Jurídica y Probatoria del mensaje de datos; Reglas de la comunicación electrónica; Contrato de Transporte por medios electrónicos;

4 1. Riesgos Suplantación de Identidad; Alteración de los mensajes de datos; Repudio del mensaje de datos; Ausencia de confidencialidad. 2. Atributos Autenticidad; Integridad No Repudio; Confidencialidad.

5 Valor Probatorio de los mensajes de datos Lo que debe saber es que Artículo 11 de la Ley 527 de 1999 Artículo 11. Criterio para valorar probatoriamente un mensaje de datos. Para la valoración de la fuerza probatoria de los mensajes de datos a que se refiere esta ley, se tendrán en cuenta las reglas de la sana crítica y demás criterios reconocidos legalmente para la apreciación de las pruebas. Por consiguiente habrán de tenerse en cuenta: la confiabilidad en la forma en la que se haya generado, archivado o comunicado el mensaje, la confiabilidad en la forma en que se haya conservado la integridad de la información, la forma en la que se identifique a su iniciador y cualquier otro factor pertinente. Autenticidad Integridad No repudio Confidencialidad Trazabilidad

6 Instrumentos Normativos a. Habilitantes 1. Decreto 2150 de Ley 527 de Ley 594 de Ley 962 de Ley 1437 de Decreto Ley 019 de 2012 b. De Aplicación 1. Ley 794 de Ley 1150 de Decreto 2474 de Decreto 4444 de Decreto 1151 de 2008

7 El nuevo Código Aspectos de aclaración, ya definidos en otras disposiciones Articulo 53. Procedimientos y trámites administrativos a través de medios electrónicos. Artículo 55. Documento público en medio electrónico. Artículo 57. Acto administrativo electrónico. Artículo 58. Archivo electrónico de documentos. Artículo 62. Prueba de recepción y envío de mensajes de datos por la autoridad. Artículo 61. Recepción de documentos electrónicos por parte de las autoridades

8 Nuevo Codigo Temas Novedosos Artículo 54. Registro para el uso de medios electrónicos. Artículo 56. Notificación electrónica. Artículo 59. Expediente electrónico. Artículo 60. Sede electrónica. Artículo 63. Sesiones virtuales.

9 Expediente electrónico. Temas Propuestos 1. El expediente electrónico es el conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo, cualquiera que sea el tipo de información que contengan. 2. El foliado de los expedientes electrónicos se llevará a cabo mediante un índice electrónico, firmado digitalmente por la Administración, órgano o entidad actuante, según proceda. Este índice garantizará la integridad del expediente electrónico y permitirá su recuperación siempre que sea preciso, siendo admisible que un mismo documento forme parte de distintos expedientes electrónicos.

10 La sede electrónica. 1. La sede electrónica es aquella dirección electrónica o página web disponible para los ciudadanos a través de la red Internet cuya titularidad, gestión y administración corresponde a una Entidad Pública o autoridad administrativa en el ejercicio de sus competencias. 2. El establecimiento de una sede electrónica conlleva la responsabilidad del titular respecto de la integridad, autenticidad y actualización de la información y los servicios a los que pueda accederse a través de la misma. 3. Cada entidad pública o autoridad administrativa determinará las condiciones de calidad, seguridad, disponibilidad, accesibilidad, neutralidad e interoperabilidad de la página web que le corresponda. En todo caso deberá garantizarse la identificación del titular de la página web, y las condiciones de seguridad en la navegación de la respectiva página, así como los medios disponibles para la formulación de peticiones y quejas. 4. Las sedes electrónicas dispondrán de sistemas que permitan el establecimiento de comunicaciones seguras siempre que sean necesarias. 5. A través de la sede electrónica, la autoridad administrativa podrá comunicar y/o notificar por aviso y edicto sus actuaciones administrativas a los administrados, y de igual forma el ciudadano podrá interponer los recursos y comunicarse ante la administración a través de este medio y conforme lo establezca cada entidad, dependiendo de los medios técnicos de los cuales disponga.

11 Temas propuestos Notificación de los actos administrativos. Las autoridades administrativas podrán notificar a través de medios electrónicos, siempre que el administrado haya aceptado este medio de notificación, y que se pueda tener constancia de dicha notificación, el contenido del acto, la autenticidad e integridad de la comunicación electrónica, así como la fecha en que se surte la notificación.

12 Acuse de Recibo Comunicación Electrónica Como comprobar la recepción de un mensaje electrónico ARTICULO 20. ACUSE DE RECIBO. Si al enviar o antes de enviar un mensaje de datos, el iniciador solicita o acuerda con el destinatario que se acuse recibo del mensaje de datos, pero no se ha acordado entre éstos una forma o método determinado para efectuarlo, se podrá acusar recibo mediante: a) Toda comunicación del destinatario, automatizada o no, o b) Todo acto del destinatario que baste para indicar al iniciador que se ha recibido el mensaje de datos. Si el iniciador ha solicitado o acordado con el destinatario que se acuse recibo del mensaje de datos, y expresamente aquél ha indicado que los efectos del mensaje de datos estarán condicionados a la recepción de un acuse de recibo, se considerará que el mensaje de datos no ha sido enviado en tanto que no se haya recepcionado el acuse de recibo.

13 Acuse de Recibo Comunicación Electrónica Como comprobar la recepción de un mensaje electrónico ARTICULO 21. PRESUNCION DE RECEPCION DE UN MENSAJE DE DATOS. Cuando el iniciador recepcione acuse recibo del destinatario, se presumirá que éste ha recibido el mensaje de datos... ARTICULO 22. EFECTOS JURIDICOS. Los artículos 20 y 21 únicamente rigen los efectos relacionados con el acuse de recibo. Las consecuencias jurídicas del mensaje de datos se regirán conforme a las normas aplicables al acto o negocio jurídico contenido en dicho mensaje de datos.

14 NORMAS RELATIVAS AL ARCHIVO Aspectos Generales: El artículo 14 de la ley 594 disgrega el servicio de archivo y conservación en varios servicios complementarios entre sí, entre los cuales encontramos los servicios de: custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo Archivo llevado por terceros: en concordancia con lo dicho por la ley 527 de 1999, permite que el archivo sea llevado por terceros. Esto está estipulado en el artículo 14 el cual determina que La administración pública podrá contratar con personas naturales o jurídicas los servicios de custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo Uso de Nuevas tecnologías en la archivística: La ley 594 no solo permite el uso de las nuevas tecnologías para la archivística, sino que también da las pautas básicas para el uso de estas. El artículo 19 de esta ley permite que se use cualquier tipo de soporte para el archivo y conservación de los documentos siempre y cuando se garantice: a) Que permita la organización archivística de los documentos. b) Que existan las condiciones operacionales de seguridad y de perdurabilidad. c) Que pueda haber una reproducción de la información contenida en estos soportes. d) Que se logre el funcionamiento razonable del sistema.

15 DETERMINACION DEL ARCHIVO ELECTRONICO - VIAS Alternativas 1. Nacimiento electrónico del archivo Aplicación de la Equivalencia Funcional Ley Nacimiento físico y desmaterialización a través de procesos reprográficos Digitalización 3. Posibilidades de destrucción

16 DIGITALIZACION Existen cinco etapas inherentes de los documentos electrónicos dentro del proceso archivístico: En primer lugar, la preparación física; La segunda es la etapa reprográfica; La tercera, el control de calidad con su respectivo documento, analizando el tema de la encriptación; En cuarto lugar, la indización ó Descripción; La quinta, el almacenamiento y finalmente el tema de La consulta.

17 DESTRUCCION Con la expedición reciente de la Ley 962 de 2005 conocida como Ley Antitrámites, se hizo expresa mención a la racionalización de la conservación de libros y papeles de comercio. Es así que el Artículo 28 de esta Ley dispuso que: Artículo 28. Racionalización de la conservación de libros y papeles de comercio. Los libros y papeles del comerciante deberán ser conservados por un período de diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, pudiendo utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta. De suerte que, con base en lo expuesto se colige que, por virtud del Artículo 28 de la Ley 962 de 2005, fue derogado el artículo 60 del Estatuto Mercantil y de contera, el Artículo 134 del Decreto 2649 de 1993, puesto que, como se observa en las normas transcritas de la comentada Ley 962, resultó modificado el término durante el cual el comerciante debe conservar su información comercial y contable, reduciéndolo de veinte (20) a diez (10) años; y, además, introduciendo la posibilidad de utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación en papel o en cualquier medio técnico o electrónico que garantice su reproducción fidedigna.

18 DESTRUCCION Se han pronunciado la Superintendencia de Sociedades mediante oficios y de 2006 y de Industria y Comercio, organismo que, al analizar las consecuencias derivadas de la mencionada Ley 962, manifestó a través del Concepto del 12 de octubre de 2005, lo siguiente: a partir de la entrada en vigencia de la Ley 962 de 2005 y en concordancia con lo señalado en el artículo 12 de la Ley 527 de 1999, los libros y papeles del comerciante únicamente deben ser conservados por un período de diez (10) años contados a partir de la fecha del último asiento, documento, o comprobante, pudiéndose utilizar para el efecto, a elección del comerciante, su conservación en papel o en cualquier medio técnico, magnético o electrónico que garantice su reproducción exacta. Al respecto, se debe aclarar que en caso de que se utilice un medio electrónico para la conservación de tales documentos, el mismo deberá reunir los requisitos establecidos en el artículo 12 de la Ley 527 de 1999 y en dicho caso, no será necesaria la conservación física (en papel) de los libros y papeles del comerciante. En este evento, una vez se garantice la reproducción exacta de los libros y papeles, a través del citado medio electrónico, el comerciante está en posibilidad de destruir directamente dichos documentos, encontrándose obligado, únicamente, a conservarlos por un período de diez (10) años en el medio electrónico en el que se hubieren reproducido.

19 AUTENTICIDAD INTEGRIDAD NO REPUDIO 19 SEGURIDAD CONFIDENCIAL CONFIANZA UNIVERSALIDAD ACCESIBILIDAD COMODIDAD Entidades de Certificación Digital como terceros de confianza LEY 527 DECRETO 1747 CIRCULAR UNICA No 10 SIC SERVICIOS AUTORIZADOS ENTIDAD DE CERTIFICACIÓN DIGITAL CERTIFICACIÓN DE FIRMA DIGITAL ESTAMPADO CRONOLÓGICO ARCHIVO CONFIABLE DE MENSAJE DE DATOS SEGURIDAD JURÍDICA GARANTÍA DE FECHA Y HORA ENVIO Y RECEPCIÓN DE MENSAJES DE DATOS ARCHIVO Y CONSERVACIÓN POSTERIOR CONSULTA PRODUCTOS Y SERVICIOS TRANSVERSALES CERTIM@IL CERTIFACTURA CERTISUBASTA CERTISORTEO

20 Problemas del Estándar

21 Mito: Recibo de Lectura

22 Mito: Fallas de Entrega

23 Mito: Interno vs. Externo

24 Mito: Correo Impreso equivale a Prueba

25 Problema Resuelto con

26 Servicio Customizado A través de esta nueva plataforma se apoyará la incorporación de las tecnologías de la información en los procesos de Gobierno en Línea y comercio electrónico. Es así como 4-72 está a la vanguardia tecnológica integrando el canal transaccional electrónico como uno de los pilares del desarrollo de las comunicaciones, haciendo posible que las actuaciones administrativas y judiciales se surtan por medios modernos con plena validez probatoria y que la correspondencia empresarial electrónica cuente con canales confiables. ello sin duda, aportará al crecimiento del comercio electrónico en el país, así como a la competitividad y simplificación de trámites que persigue el Gobierno Nacional. Esta alianza significa para Colombia y para 4-72 contar con una plataforma probada mundialmente que proporcionará la certeza, seguridad jurídica y técnica, protección, eficiencia y economía a las transacciones y comunicaciones electrónicas, haciendo posible los contratos comerciales, de seguros, bancarios, estatales y en general la desmaterialización de las comunicaciones como nunca antes. -- Juan Ernesto Vargas Uribe, Presidente de 4-72, la Red Postal de Colombia.

27 Oportunidad de Mejora La evolución también ha trascendido al campo de comunicaciones importantes - Uso de medios impresos y físicos: Funcionario, Correo Certificado, Courier, con archivo de recibos impresos de entrega conservados junto al original. - Uso de medios telemáticos: Telegrama, Fax con archivo de registro junto a la copia de archivo. Hoy en día - Uso de medios electrónicos: Cartas y Archivos PDF por . - Aun sin contar con prueba de la entrega o de transmisión. Certim@il es el eslabón requerido para poder proporcionar un canal de comunicación universal para mejorar los procesos existentes y reducir la huella de carbono.

28 Nuevo Estándar de Comunicación CERTIFICADO PARA EVIDENCIA DIGITAL Utilizado en Sector Público y Privado para: Notificaciones, Estados de Cuenta, Quejas, Reclamos, Facturas, Contratos y Seguridad por Registro verificable del contenido, entrega, hora y fecha oficial del .

29 1. Por qué 2. El Producto 3. Opciones Avanzadas Agenda

30 Usuarios a nivel global Sistema Patentado a Nivel Global Permite llenar distintas necesidades Premios

31 Enviando (A) Desde cualquier aplicación: Agregue la extensión.rpost.org a la dirección de destinatario en la base de datos o manual para envío. (B) Desde su plataforma de correo: El remitente instala el plug-in y envía a través del botón con 1 solo click. (C) Por políticas o contenido: Automatizado basado en parámetros pre-establecidos del mensaje.

32 Escriba.rpost.org y estará protegido. Para nuevos maximizar nuevas herramientas. Simple de enviar, simple de recordar. Enviando Certim@il Web Mail Agendas Electrónicas Móviles

33 Destinatario: No necesita instalar programa alguno Recibiendo

34 Diagrama de Usuario & Destinatario

35 Acuse de Recibo Certificado D A. Status de Entrega B. Detalles del Mensaje A B cgomez@rcn.com E C. Rastro (Tracking) de Auditoría de Entrega D. Hora y Fecha Oficial Mundial y Local E. Copia cifrada del mensaje original cgomez@rcn.com aalvarez@ciafederal.com C

36 1. Por qué 2. El Producto 3. Opciones Avanzadas Agenda

37 Enviando Usuario: Un solo Click; Servicio Estándar y Opciones Avanzadas Opciones Avanzadas Opciones Avanzadas.rpost.org

38 Servicio de econtratos

39 para econtratos Remitente 1. Redacción y Envío Internet Destinatario 2. Lectura & Firma 3. Copia Firmada Carpeta de Recibos del Remitente Firmado y estampado cronológico del original y archivos adjuntos 3. Copia Firmada El contrato en PDF adjunto en la Copia Firmada contiene la firma digital del Remitente y el Destinatario Firma del Destinatario Firma del Remitente

40 Respuesta Certificada Remitente 1. Redacción y Envío Internet Destinatario 2. Lectura & Respuesta Carpeta de Recibos del Remitente Firmado y estampado cronológico del original y respuesta del Destinatario NO REQUIERE QUE EL DESTINARIO ESTE SUSCRITO AL SISTEMA RPOST RPOST PERMITE HABILITAR AL DESTINATARIO PARA RESPONDER Y GENERAR LA SALVAGUARDA DOBLE VIA PERMITE REGISTRAR LA EVOLUCION Y LOS DIFERENTES NIVELES DE UNA NEGOCIACION DESDE SU INICIO

41 Servicio de Correo Seguro

42 Remitente 1. Redacción y Envío Internet Certim@il Seguro Destinatario 2. Lectura Carpeta de Recibos del Remitente Firmado y estampado cronológico del original y archivos adjuntos El Destinatario necesita la clave establecida por el Remitente para abrir el Seguro

43 Servicio de Nota Confidencial Adjunta

44 con Nota Adjunta Remitente 1. Redacción y Envío Internet Destinatario A: Destinatario CC: Destinatario BCC: Carpeta de Recibos del Remitente Firmado y estampado cronológico del original y archivos adjuntos Sólo los Destinatarios CC y BCC podrán ver la Nota Confidencial Adjunta

45 Remitente 1. Redacción y Envío Internet Conversión PDF Destinatario 2. Lectura Carpeta de Recibos del Remitente Firmado y estampado cronológico del original y archivos adjuntos El Remitente adjunta archivos de MS Office, y selecciona la opción de conversión a PDF. El Destinatario recibe el archivo ya convertido a PDF. Opcionalmente, el usuario puede requerir una clave para abir el archivo.

46 Remitente 1. Redacción y Envío Internet Compresión Zip Destinatario 2. Lectura Carpeta de Recibos del Remitente Firmado y estampado cronológico del original y archivos adjuntos El Remitente adjunta archivos de cualquier tipo, y el Destinatario los recibe en un archivo ZIP (comprimidos)