EXPEDIENTE ELECTRÓNICO en la agilización de trámites al ciudadano

Transcripción

1 EXPEDIENTE ELECTRÓNICO en la agilización de trámites al ciudadano 1

2 1.- Introducción Ley de acceso de los ciudadanos a los servicios públicos Objetivos 2.- Catalogación de documentos 3.- Gestión de Expedientes electrónicos 4.- Organismos externos 2

3 NORMATIVA - Generación y archivo de documentos electrónicos a partir de documentos en soporte papel: Resolución de la D. G. de la AEAT de Ley de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos 3

4 LEY DE ACCESO ELECTRÓNICO DE LOS CIUDADANOS A LOS SERVICIOS PÚBLICOS Supone un cambio cultural en la relación ciudadano administración La totalidad de los procedimientos y actuaciones competencias de la AGE deberán estar disponibles para el ciudadano a partir del 31 de diciembre de

5 Objetivos (I) - Promover la eliminación del soporte papel (atención especial: Órganos Jurisdiccionales) - Sustituir progresivamente la utilización del Archivo Fiscal - Facilitar que todos los procedimientos, se tramiten con aplicación específica o no, dispongan de expedientes electrónicos - Impulsar que todos los documentos tratados por la Agencia lo sean en formato electrónico 5

6 Objetivos (II) - Adaptarse a los diferentes tipos de expedientes que se utilizan la AEAT - Admitir documentos electrónicos en origen así como los que originariamente están en papel (incorporando técnicas de digitalización) - Integrar documentos de diferentes fuentes de información (Presentaciones de contribuyentes, documentos generados por el sistema, documentos escaneados, datos en formato electrónico entregados por el contribuyente...) - Incorporar distintos formatos de documentos (pe.: ficheros de imagen o de voz, etc.) 6

7 Objetivos (III) - Permitir las transformaciones necesarias con el fin de generar los formatos electrónicos requeridos para el intercambio de expedientes con otros organismos - Proporcionar una facilidad de uso adecuado para personal no especializado - Generar el menor impacto posible a los sistemas utilizados actualmente - Garantizar la INTEGRIDAD y SEGURIDAD obligatoria en los documentos para cumplir con los requisitos legales y dotar a los usuarios de la suficiente confianza 7

8 Catalogación Situación previa: No existía una visión documental integral Los documentos estaban dispersos. Había que buscarlos por archivos y aplicaciones CATALOGACIÓN: Visión documental integra que permita la localización de documentos con independencia de las aplicaciones que los generaron o de la forma de entrada del documento al sistema de información. Para ello se asigna, a cada documento, unas características que permitan su identificación por cualquier funcionario de la AEAT 8

9 NIF Características de la Catalogación Tipificación de documentos Área (área por departamento) Subárea (dentro de cada departamento) Tipo de procedimiento (dentro de cada área-subárea). Los procedimientos pueden ser comunes a varias áreas Tipo de documento 9

10 Características de la Catalogación Claves de registro de entrada/salida. Todo documento en el catálogo debe tener referencia del registro de entrada o salida Claves de aplicación. Si el documento pertenece a una aplicación el catálogo dispone de la clave única de la aplicación Descripción del documento. Permite realizar búsquedas en el catálogo Localización y recuperación. El catálogo debe disponer de la clave de recuperación de cada uno de los documentos referenciados. El catálogo es un almacén de referencias a los documentos 10

11 Catalogación Claves de registro de entrada o salida y claves de aplicación En el catálogo los documentos de entrada tendrán: Clave del registro de entrada Clave del expediente de tramitación destino (referencia de la aplicación que utiliza e l documento electrónico, siempre que se conozca) En el catálogo los documentos de salida tendrán: Clave del registro de salida (registro general o GN) Clave de tramite o expediente (referencia de la aplicación que produce el documento electrónico) 11

12 Catalogación Entrada documentos por el registro telemático Registro Telemático General. Número de registro Almacén de Documentos Catálogo General 12

13 Catalogación Entrada de documentos en papel Documentos Físicos Registro General. Número de registro Digitalización Archivo Físico Aplicaciones Tramitación Expedientes Catálogo General Almacén de Documentos 13

14 Catalogación Documentos gestión de notificaciones... APLIC. Tramitación Expedientes Gestión Notificaciones. (reg.salida) Notificaciones (PDF) (CIE, Telemáticas) Acuses Catálogo General 14

15 Registro Telemático General. Nº de registro Catalogación Documentos Electrónicos Documentos Físicos Registro General. Nº de registro Digitalización Archivo Físico Aplicaciones Tramitación Expedientes INTERNET SLC ENVINET INTRANET GRABACIONES TELEFÓNICAS Aplicación entrada de datos Nº de registro Declaraciones Electrónicas... Catálogo General Notificaciones APLIC. Tramitación... Expedientes Gestión Notificaciones Nº registro de salida Digitalización masiva AR (CIE) 15

16 Catalogación HUELLA DIGITAL Y CÓDIGO ELECTRÓNICO Función Hash Huella Digital 20By Función MAC Código Electrónico 16 caracteres alfa# Documento Electrónico (Fichero Binario) Incluido el CSV Integridad Clave de Sellado Electrónico Privada de la AEAT Confidencialidad Todos los objetos existentes en el catálogo disponen de 16 Huella y código electrónico

17 Gestión Expediente electrónico Tipos de Expedientes - Depende del procedimiento de tramitación asociado (es distinto un proc. Inspector de uno Gestor) - De la aplicación que lo tramita (integrable con la aplicación gestora) - De la utilización que se le quiera dar (puede ser compartido, automático, etc) - En todos los casos los criterios para la CREACIÓN, FORMACIÓN y TRAMITACIÓN de los Expedientes será conforme a los criterios CORPORATIVOS 17

18 Gestión Expediente electrónico Características de los Tipos de Expedientes Denominación Formación y mantenimiento del expediente Tramitación Patrón: Específico, Genérico o sin patrón 18

19 Gestión Expediente electrónico Tipificación de Expedientes 001 -Solicitudes de información 101 -Embargo de cuentas bancarias 201 -Sancionador abreviado 301 -Procedimiento inspector 401 -Presentaciones en papel 19

20 Gestión Expediente electrónico Funciones Alta Consulta Incluir Documentos catalogados Incluir Documentos usuario o en papel Cerrar Expediente Vista del Expediente Otras (Publicar, Consolidar, Copia Electrónica...) 20

21 Organismos Externos TEAR TEAC JURISDICCIÓN CONTENCIOSO JURISDICCIÓN ADMINISTRATIVA CONTENCIOSO (1ª Instancia) ADMINISTRATIVA (2ª Instancia) TRIBUNAL ECONÓMICO ADMINISTRATIVO A.E.A.T. 21

22 Remisión de Expedientes a Organismos 1 Aviso Identificación del expediente Registro de Salida AEAT Datos Específicos 2 Entrégame el expediente X ORGANISMO 3 Entrégame el documento Y A.E.A.T. 4 Acuse de Recibo Identificación del expediente Registro de Entrada Organismo Comunicaciones seguras a través de la Intranet Administrativa con autenticación a través de Certificados de la FNMT usando protocolo https Intercambios mediante web services (wsdl 1.0): basados en SOAP 1.1. Y web services security Los mensajes XML firmados lo serán mediante XADES-BES (AEAT: con su certificado de persona jurídica) Los mensajes intercambiados entre los Registros atenderán al moedo SICRES 2.o 22