Gestión de expedientes electrónicos: tramitación, integraciones y archivo

Transcripción

1 Gestión de expedientes electrónicos: tramitación, integraciones y archivo Jordi Serra Serra Generalitat de Catalunya Foro de Tecnología Documental y Workflow Informática El Corte Inglés Madrid, 23 de mayo de 2006

2 El reto de la e-administración Solicitudes Cómo se Front-Office Información Documentos gestiona? Dónde se Comunicaciones conserva?

3 Descripción del proyecto El proyecto BAULA consiste en la puesta en marcha de un conjunto de procedimientos, soportados en una plataforma tecnológica homogénea, y orientados a hacer posible la gestión y la tramitación de las actividades administrativas de forma exclusivamente telemática, garantizando en todo momento la autenticidad, la integridad, y la conservación durante el plazo que indique la legislación vigente.

4 Orígenes del proyecto 17 de febrero de 2005: constitución del grupo de trabajo del sistema de seguimiento de expedientes y archivo digital en el Departament d Universitats, Recerca i Societat de la Informació. 4 de mayo de 2005: resolución de la contratación de los servicios técnicos y de desarrollo a Informàtica de El Corte Inglés, S.A. (IECISA). 9 de mayo de 2005: constitución de los comités del proyecto e inicio del desarrollo del sistema BAULA. 30 de marzo de 2006: entrada en producción del sistema BAULA y tramitación del primer procedimiento.

5 Objetivos internos Garantizar la eficiencia y la eficacia en la gestión, disponiendo de una plataforma segura para la implementación, la tramitación y el seguimiento de los procesos de trabajo. Garantizar la disponibilidad de información precisa y actualizada sobre el desarrollo de las tramitaciones y actividades, y hacer posible el seguimiento de las tramitaciones en las que participan simultáneamente diferentes unidades administrativas. Garantizar la seguridad jurídica en la gestión basada en documentos electrónicos, promoviendo la implantación del uso de la firma electrónica avanzada. Garantizar la conservación segura y digital de la información generada como resultado de las tramitaciones y actividades, como también la disponibilidad más allá de los límites de obsolescencia tecnológica.

6 Objetivos externos Favorecer el desarrollo de la prestación de servicios al ciudadano por vía telemática, desarrollando una solución válida para todos los servicios de la administración electrónica. Facilitar la certificación cero y la conexión con de otros sistemas de gestión corporativos. Consolidar un método exportable de definición de políticas de gestión de expedientes y preservación digital en el marco de un sistema de calidad global.

7 Ejes funcionales Gestión por expedientes Información sobre la tramitación Firma electrónica Compulsa y copia auténtica electrónica Conservación digital permanente

8 Gestión por expedientes Granularidad homogénea Modelo común parametrizable por procesos Componentes lógicos Información descriptiva del expediente Información de tramitación o transaccional Documentos Componentes físicos híbridos Procedimiento normalizado (ISO 15489)

9 Gestión por expedientes: diseño funcional común Documento Expediente Proceso Recepción Creación Adición Apertura Revisión Validación Actividades específicas Envío externo Cierre

10 Información sobre la tramitación Registro de actividades asociado al expediente Actividad Ejecutante Fechas de ejecución Documentación asociada Actos de manifestación de voluntad Seguimiento de la tramitación Mediante tareas Mediante acceso a expediente En objeto de información de archivo

11 Firma electrónica Utilización de firma electrónica ordinaria Formulación del modelo de revisión y validación Constancia manifiesta del sentido y motivo de la firma Supresión de circuitos paralelos en papel Utilización de firma electrónica avanzada Comportamiento documental con motivo de firma Impresión de la firma: remisión a original electrónico Asignación de usos de firma: Acto administrativo y manifestación de voluntad Copia auténtica electrónica (en tramitación y desde archivo) Compulsa electrónica Cierre de expediente y generación de objeto de información de archivo Modificación de objeto de información de archivo

12 Compulsa y copia auténtica electrónica Ciudadano Registro Tramitador Original papel Registro Digitalización Firma Copia Aut electrónica Compulsa electrónica Copia Aut papel Impresión Original electrónico Registro

13 Conservación digital permanente Definición de la política de preservación digital Aplicación del modelo Open Archival Information System (OAIS) Modelo normalizado (ISO 14721) Desarrollo de modelo propio: ciclo de vida y objetos de información Generación de un objeto de información de archivo Estructura unitaria e integrada (OAIS Archival Information Package) Definición e implementación estàndar: XML, PDF-A, NODAC. Control autoritativo de la información de representación mediante registro de formatos (PRONOM) Uso de la firma electrónica avanzada en fase de archivo Disposición para aplicación de reglas de transformación XML

14 Modelo de ciclo de vida BAULA Apertura expediente Cierre expediente Plazo fijo Plazo fijo FASE 1 FASE 2 FASE 3 FASE 4 Versión de tramitación (OIT) Versión de archivo (OIA) Creación versión de tramitación Creación versión de archivo Eliminación versión de tramitación Disposición versión de archivo

15 Objeto de información de archivo BAULA Objeto de información de archivo BAULA Información descriptiva del expediente Información de tramitación del expediente Documento (+) Información descriptiva del documento Objeto (+) Información descriptiva del objeto Contenido del objeto Historial del expediente Firma de cierre del expediente Información de transformación del expediente (+) Firma de transformación del expediente

16 Modelo de información BAULA CLASE REGLA DE CICLO DE VIDA PROCEDENCIA EXPEDIENTE EVENTO DOCUMENTO POLÍTICA DE FIRMA OBJETO REGLA DE REPRESENTACIÓN FORMATO REGLA DE TRANSFORMACIÓN

17 Estructura del sistema Workflow BAULA Desarrollos Gestor documental Archivo digital

18 Contexto de proyectos de calidad Mapa de procesos Análisis y rediseño de procesos Workflow BAULA Desarrollos Gestor documental Archivo digital Modelo de descripción Criterios de gestión documental Mapa de recursos de información administrativa

19 Integraciones Intranet e-administración BAULA Workflow Desarrollos Gestor documental Archivo digital Registro Interno y externo Generación de documentos contables Validación de firmas

20 Modelo funcional estándar ISO Gestión documental ISO Archivo digital Sistemas operacionales Workflow EDMS ERMS Archivo digital ISO Information and documentation Records management ISO Open archival information system (OAIS) - Reference model

21 Jordi Serra Serra Generalitat de Catalunya