El procedimiento administrativo electrónico. Alberto Palomar Olmeda

Transcripción

1 1

2 El procedimiento administrativo electrónico Alberto Palomar Olmeda 2

3 SUMARIO I.- Clasificación funcional de la utilización de tecnologías en la actividad administrativa II.- Perspectiva estrictamente procedimental de la LAE III.- Los procedimientos en la LAE IV.- Los productos finales V.- Algunos elementos adicionales 3

4 I.- Clasificación funcional de la utilización de tecnologías en la actividad administrativa 4

5 Podemos establecer una clasificación conforme a la cual la tecnología afecta a A)Elementos relacionales B)Elementos de acumulación y uso de datos o informaciones referentes a una persona C)Elementos perfeccionados que permiten la adopción de una decisión administrativa, 5

6 Los problemas se centran en elementos que pueden no ser estrictamente procedimentales tales como los registros o, incluso, las notificaciones y la firma electrónica en aquellos aspectos que busca la constancia de las recepciones por encima de los aspectos de autenticidad. En esencia es un problema de constancia de la recepción y de la notificación de las resoluciones a partir del cual las características centrales del procedimientoadministrativo común operan con similitud. 6

7 Es este un punto novedoso y que, realmente, exige alguna valoración más profunda que la que hemos hecho tradicionalmente. En este punto nos hemos centrado en: - La incidencia del artículo 35 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre - Posteriormente en la propia LOPD 7

8 La transformación de los servicios en RED ha propiciado la aparición de grandes Servicios de Información en los que se produce la integración sin gran sentido jurídico- de información procedentes de diversas fuentes y cuyo régimen jurídico no es homogéneo. Cada fuente informativa tiene su propio régimen jurídico y no puede ser confundido por el hecho de los servicios de información 8

9 La necesidad de conocer, al menos, formalmente, las características centrales del procedimiento utilizado Es preciso conocer el procedimiento intelectivo conforme al que actúa el programa para asegurar que se cumple, en toda su extensión, la legalidad aplicable. Se trata de un tema formal pero clave en orden a la teoría de las nulidades ya que incluye cuestiones materiales y formales como la competencia. 9

10 10

11 El artículo 45 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común Es en realidad una invitación a la utilización de estos medios. 11

12 MARCO GENERAL El artículo 45 y 46 de la LRJAP y su falta real de impulso. El Real Decreto de 1996 y su falta de cumplimiento. El esquema de las notificaciones electrónicas de 2003 unido en el tiempo a la firma electrónica. Reformas descontextualizadas 12

13 III.- Los procedimientos en la LAE 13

14 Un esquema no muy sencillo por su conexión con el procedimiento administrativo normal Por sus referencias al procedimiento administrativo común y la capacidad de ser completado-desarrollado por las Comunidades Autónomas. 14

15 Determinaciones La LAE no marca un contenido concreto del procedimiento electrónico. Corresponde en esencia al órgano administrativo. No obstante lo anterior y, al menos, para la AGE deben asegurarse los derechos relacionales que se contienen en el artículo 6 de la LAE. El Instrumento de adaptación debe concretar los primeros sin referencia necesaria a los segundos ya que su virtualidad es ope legis 15

16 El artículo 6 LAE Establece una remisión al artículo 35 de la LRJAP Establece un conjunto de derechos relacionales que, en muchos casos, son repetición de los previstos en LRJAP o meramente instrumentales. Determinaciones específicas para los procedimientos de servicios 16

17 Sistematización necesaria en tres campos Determinaciones concretas sobre los procedimientos establecidas por el órgano correspondiente. Determinaciones relacionales que operan ope legis (art. 6º) Determinaciones e instrumentos que operan cuando se utiliza un procedimiento electrónico y cuya regulación puede ser extra-procedimental (Ej. Firma electrónica) 17

18 LOS PROCEDIMIENTOS EN LA LAE Determinaciones de alcance general Artículo 33. Es un precepto habilitador en el que hay algún apunte jurídico (Respecto de la competencia) y algunas referencias genéricas : cumplimiento de los requisitos materiales y formales Artículo 34. La obligación del rediseño funcional 18

19 Objetivos del rediseño a) La supresión o reducción de la documentación requerida a los ciudadanos, mediante su sustitución por datos, transmisiones de datos o certificaciones, o la regulación de su aportación al finalizar la tramitación. b) La previsión de medios e instrumentos de participación, transparencia e información. c) La reducción de los plazos y tiempos de respuesta. d) La racionalización de la distribución de las cargas de trabajo y de las comunicaciones internas 19

20 La utilización en las fases del procedimiento Iniciación (Art. 35) La iniciación de un procedimiento administrativo a solicitud de interesado por medios electrónicos requerirá la puesta a disposición de los interesados de los correspondientes modelos o sistemas electrónicos de solicitud en la sede electrónica que deberán ser accesibles sin otras restricciones tecnológicas que las estrictamente derivadas de la utilización de estándares en los términos establecidos en el apartado i) del artículo 4 y criterios de comunicación y seguridad aplicables de acuerdo con las normas y protocolos nacionales e internacionales. Posibilidad de aportar documentos digitalizados: firma electrónica avanzada. 20

21 Tramitación Instrucción (Art. 36). Las aplicaciones y sistemas de información utilizados para la instrucción por medios electrónicos de los procedimientos deberán garantizar el control de los tiempos y plazos, la identificación de los órganos responsables de los procedimientos así como la tramitación ordenada de los expedientes y facilitar la simplificación y la publicidad de los procedimientos 21

22 En la participación Art. 36. Cuando se utilicen medios electrónicos para la participación de los interesados en la instrucción del procedimiento a los efectos del ejercicio de su derecho a presentar alegaciones en cualquier momento anterior a la propuesta de resolución n o en la práctica del trámite de audiencia cuando proceda, se emplearán los medios de comunicación y notificación previstos en los artículos 27 y 28 de esta Ley. Acceso de los interesados a la información sobre el estado de tramitación. (art. 37) En los procedimientos administrativos gestionados en su totalidad electrónicamente, el órgano que tramita el procedimiento pondrá a disposición n del interesado un servicio electrónico de acceso restringido donde éste pueda consultar, previa identificación, n, al menos la información sobre el estado de tramitación n del procedimiento, salvo que la normativa aplicable establezca restricciones a dicha información. La información sobre el estado de tramitación del procedimiento comprenderá la relación de los actos de trámite realizados, con indicación sobre su contenido, así como la fecha en la que fueron dictados 22

23 Terminación La resolución de un procedimiento utilizando medios electrónicos garantizará la identidad del órgano competente mediante el empleo de alguno de los instrumentos previstos en los artículos 18 y 19 de esta Ley. (firma electrónica) 23

24 El artículo 39 En caso de actuación automatizada deberá establecerse previamente el órgano u órganos competentes, según los casos, para la definición de las especificaciones, programación, mantenimiento, supervisión y control de calidad y, en su caso, auditoría del sistema de información y de su código fuente. Asimismo, se indicará el órgano que debe ser considerado responsable a efectos de impugnación. No tiene la condición de norma básica 24

25 El problema del 39 desde la visión judicial Si no está aprobada la aplicación no hay seguridad formal del cumplimiento de los requisitos previstos en la LAE Abre una posibilidad de impugnación continúa sobre las pautas de actuación de la Administración. E, incluso, de peritos 25

26 Concreción Una norma procedimental debe concretar el alcance de la aplicación de técnicas electrónicas. Debería situarse en el procedimiento administrativo común. Una actuación administrativa debe asegurar los derechos relacionales. Una actuación administrativa debe asegurar la utilización de las técnicas electrónicas comunes. 26

27 IV.- Los productos finales 27

28 El documento electrónico El artículo 3º.6 de la LF intenta una definición del documento electrónico cuando indica que << Se considera documento electrónico el redactado en soporte electrónico que incorpore datos que estén firmados electrónicamente >>. << Los documentos a que se refiere el apartado anterior tendrán el valor y la eficacia jurídica que corresponda a su respectiva naturaleza, de conformidad con la legislación que les resulte aplicable >>. 28

29 Copias electrónicas Las copias realizadas por medios electrónicos de documentos electrónicos emitidos por el propio interesado o por las Administraciones Públicas, manteniéndose o no el formato original, tendrán n inmediatamente la consideración n de copias auténticas con la eficacia prevista en el artículo 46 de la Ley 30/1992, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, siempre que el documento electrónico original se encuentre en poder de la Administración, y que la información de firma electrónica y, en su caso, de sellado de tiempo permitan comprobar la coincidencia con dicho documento 29

30 Adicionalmente Las copias realizadas por las Administraciones Públicas, utilizando medios electrónicos, de documentos emitidos originalmente por las Administraciones Públicas en soporte papel tendrán la consideración de copias auténticas siempre que se cumplan los requerimientos y actuaciones previstas en el artículo 46 de la Ley 30/1992, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común. 30

31 Estas reglas se completan Las Administraciones Públicas podrán n obtener imágenes electrónicas de los documentos privados aportados por los ciudadanos, con su misma validez y eficacia, a través de procesos de digitalización que garanticen su autenticidad, integridad y la conservación del documento imagen, de lo que se dejará constancia. Esta obtención podrá hacerse de forma automatizada, mediante el correspondiente sello electrónico. En los supuestos de documentos emitidos originalmente en soporte papel de los que se hayan efectuado copias electrónicas de acuerdo con lo dispuesto en este artículo, podrá procederse a la destrucción n de los originales en los términos y con las condiciones que por cada Administración n PúblicaP se establezcan. Las copias realizadas en soporte papel de documentos públicos administrativos emitidos por medios electrónicos y firmados electrónicamente tendrán n la consideración n de copias auténticas siempre que incluyan la impresión n de un código c generado electrónicamente u otros sistemas de verificación n que permitan contrastar su autenticidad mediante el acceso a los archivos electrónicos de la Administración n Pública, P órgano o entidad emisora 31

32 V.- Algunos elementos adicionales Expediente Remisión jurisdiccional 32

33 El archivo Los documentos electrónicos que contengan actos administrativos que afecten a derechos o intereses de los particulares deberán conservarse en soportes de esta naturaleza, ya sea en el mismo formato a partir del que se originó el documento o en otro cualquiera que asegure la identidad e integridad de la información necesaria para reproducirlo. Se asegurará en todo caso la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones 33

34 Concreción final: el expediente El expediente electrónico es el conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo, cualquiera que sea el tipo de información que contengan 34

35 Dos reglas adicionales El foliado de los expedientes electrónicos se llevará a cabo mediante un índice electrónico, firmado por la Administración, órgano o entidad actuante, según proceda. Este índice garantizará la integridad del expediente electrónico y permitirá su recuperación siempre que sea preciso, siendo admisible que un mismo documento forme parte de distintos expedientes electrónicos. La remisión de expedientes podrá ser sustituida a todos los efectos legales por la puesta a disposición del expediente electrónico, teniendo el interesado derecho a obtener copia del mismo. 35

36 La Ley prevé la remisión jurisdiccional o la puesta a disposición La primera referencia es compleja pero la segunda no lo es menos porque la puesta a disposición implica utilización por todas las partes procesales 36