ACTA N DE ENERO DEL 2015

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1 JUNTA DIRECTIVA PRESIDENTA MSC. ALEJANDRA MORA MORA PRESIDENTA EJECUTIVA MINISTRA DE LA CONDICIÓN DE LA MUJER VICEPRESIDENTA LICDA. EDDA QUIRÓS RODRÍGUEZ REPRESENTANTE DEL MINISTERIO DE SALUD SECRETARIA MSC. ANA GABRIELA GONZÁLEZ SOLÍS REPRESENTANTE DEL INSTITUTO NACIONAL DE APRENDIZAJE MSC. NANCY MARÍN ESPINOZA REPRESENTANTE DEL INSTITUTO MIXTO DE AYUDA SOCIAL ACTA NÚMERO TRES-DOS MIL QUINCE DE LA SESIÓN ORDINARIA CELEBRADA POR LA JUNTA DIRECTIVA DEL INSTITUTO NACIONAL DE LAS MUJERES EL DÍA VEINTISÉIS DE ENERO DEL DOS MIL QUINCE, LA CUAL DIO INICIO A LAS DIECISÉIS HORAS CON CINCUENTA Y TRES MINUTOS EN LA SALA DE SESIONES DE LA JUNTA DIRECTIVA, CON LA PRESENCIA DE LA MSC. ALEJANDRA MORA MORA QUIEN PRESIDE; LICDA. EDDA QUIRÓS RODRÍGUEZ, VICEPRESIDENTA; MSC. ANA GABRIELA GONZÁLEZ SOLÍS, SECRETARIA Y LAS DIRECTORAS MSC. NANCY MARÍN ESPINOZA Y MARTHA ZAMORA CASTILLO. AUSENTES CON JUSTIFICACIÓN: PATRICIA EUGENIA BADILLA GÓMEZ Y TERESITA RAMELLINI CENTELLA. BR. MARTHA ZAMORA CASTILLO REPRESENTANTE DEL MINISTERIO DE TRABAJO Y SEGURIDAD SOCIAL MSC. PATRICIA EUGENIA BADILLA GÓMEZ REPRESENTANTE MINISTERIO DE EDUCACIÓN PÚBLICA MSC. TERESITA RAMELLINI CENTELLA REPRESENTANTE DE LAS ORGANIZACIONES SOCIALES AGENDA CAPÍTULO I LECTURA Y APROBACIÓN DE LA AGENDA CAPÍTULO II LECTURA Y APROBACIÓN DEL ACTA ANTERIOR 1. Acta N del 19 de enero del CAPÍTULO III ASUNTOS DE LA PRESIDENCIA EJECUTIVA 1. Reunión de Trabajo para el Proyecto sobre violencia de género en la política, a realizarse del 24 al 25 de febrero del 2015 en Washington, D.C. Invitación a la Ministra Alejandra Mora enviada por Luz Patricia Mejía Guerrero, Coordinadora de la Secretaría Técnica del MESECVI-CIM. 2. Invitación de la señora Michelle Bachelet, Presidenta de Chile, a asistir al evento de Alto Nivel Las mujeres en el poder y en la toma de decisiones: construyendo un mundo diferente, en el marco de las actividades Beijing+20, que tendrá lugar del 26 de febrero al 01 de marzo del 2015 en Santiago de Chile.

2 3. Oficio DAF de fecha 21 de enero 2015 suscrito por Franklin Ríos Vindas, Director Administrativo Financiero. Asunto: Plan de Compras del Exponen: Franklin Rios y Zaida Barboza, Dirección Administrativa Financiera. CAPÍTULO IV ASUNTOS DE LA JUNTA DIRECTIVA 1. Oficios AI y AI de fechas 13 y 22 de enero del 2015, respectivamente; suscritos por la señora Ema Rebeca Alfaro, Auditora Interna. Asuntos: 1) Informe Anual de labores realizadas en el 2014 y 2) Respuesta al Acuerdo Número 8 del Acta Ordinaria Número , sobre algunos aspectos del Plan de Trabajo de la Auditoría Interna del INAMU. Expone: Señora Ema Rebeca Alfaro Araya, Auditora Interna del INAMU. 2. Oficio CS de fecha 15 de enero del 2015 suscrito por la señora Tatiana Soto Cabrera, Contralora de Servicios del INAMU. Asunto: Acuerdo de nombramiento de la Contralora de Servicios. CAPÍTULO V ASUNTOS VARIOS 1. Presentación de resultados de reunión sostenida en Casa Presidencial con el Ministerio de Salud y Agencias de Naciones Unidas, con el propósito de articular esfuerzos y coordinar la II Encuesta Nacional sobre Salud Sexual y Reproductiva. 2. Solicitud planteada por la cineasta Laura Astorga, de obtener una audiencia con la señora Ministra de la Condición de la Mujer. CAPÍTULO I LECTURA Y APROBACIÓN DE LA AGENDA La señora Presidenta procede a dar lectura a la Agenda propuesta. La Directora Edda Quirós solicita la inclusión de un punto en Asuntos Varios, para informar sobre los resultados de una reunión sostenida en la Casa Presidencial con el Ministerio de Salud y Agencias de Naciones Unidas, con el propósito de articular esfuerzos y coordinar la realización de la II Encuesta Nacional sobre Salud Sexual y Reproductiva. La Directora Martha Zamora requiere se incluya un segundo punto en el Capítulo V Asuntos Varios, referente a la solicitud planteada por la cineasta Laura Astorga, de obtener una audiencia con la señora Ministra de la Condición de la Mujer. ACUERDO NÚMERO UNO SE ACUERDA 1. MODIFICAR LA AGENDA PROPUESTA, CON EL FIN DE INCLUIR EN EL CAPÍTULO V DE ASUNTOS VARIOS, LOS PUNTOS SOLICITADOS POR LAS DIRECTORAS EDDA QUIRÓS Y MARTHA ZAMORA. 2. APROBAR LA AGENDA PROPUESTA PARA LA SESIÓN NÚMERO TRES-DOS MIL QUINCE. SE APRUEBA POR UNANIMIDAD. ACUERDO FIRME. CAPÍTULO II LECTURA Y APROBACIÓN DEL ACTA ANTERIOR 1. Acta N del 19 de enero del La señora Presidenta somete a aprobación el Acta indicada. La Directora Martha Zamora solicita que en un punto de discusión del Acta, se consigne en forma correcta el nombre de la Directora que intervino con su opinión. Una vez considerada la observación de la señora Directora, se tomó el siguiente acuerdo:

3 ACUERDO NÚMERO DOS SE ACUERDA 1. INCORPORAR LA OBSERVACIÓN PRESENTADA POR LA DIRECTORA MARTHA ZAMORA. 2. APROBAR EL ACTA N REALIZADA EL 19 DE ENERO DEL SE APRUEBA POR UNANIMIDAD. ACUERDO FIRME. CAPÍTULO III ASUNTOS DE LA PRESIDENCIA EJECUTIVA 1. Reunión de Trabajo para el Proyecto sobre violencia de género en la política, a realizarse del 24 al 25 de febrero del 2015 en Washington, D.C. Invitación a la Ministra Alejandra Mora enviada por Luz Patricia Mejía Guerrero, Coordinadora de la Secretaría Técnica del MESECVI-CIM. 2. Invitación de la señora Michelle Bachelet, Presidenta de Chile, a asistir al evento de Alto Nivel Las mujeres en el poder y en la toma de decisiones: construyendo un mundo diferente, en el marco de las actividades Beijing+20, que tendrá lugar del 26 de febrero al 01 de marzo del 2015 en Santiago de Chile. Reunión de trabajo del MESECVI para el Proyecto sobre violencia de género en la vida política 25 de febrero del 2015, Washington, D.C. y Evento de Alto Nivel-a nivel mundial "Las mujeres en el poder y en la toma de decisiones: construyendo un mundo diferente 27 y 28 de febrero del 2015, Santiago de Chile ACUERDO NÚMERO TRES CONSIDERANDO 1. El Reglamento de Gastos de Viaje y de Transporte para Funcionarios Públicos, de la Contraloría General de la República, Artículo 7, que autoriza a la Autoridad Superior Administrativa del ente público respectivo, dictar el acuerdo de autorización de los viajes al exterior, así como del adelanto correspondiente. 2. Que en correo electrónico de fecha 9 de enero de 2015, la señora Luz Patricia Mejía Guerrero, Coordinadora de la Secretaría Técnica del MESECVI-CIM, cursa invitación a la Presidenta Ejecutiva del INAMU y Presidenta de la Comisión Interamericana de Mujeres (CIM-OEA) para participar en la Reunión de Trabajo del MESECVI: Proyecto sobre violencia de género en la v ida política, a realizarse el 25 de febrero de 2015 en Washington, DC. Y, que mediante nota de fecha 3 de noviembre de 2014, la Presidenta de la República de Chile, Michelle Bachelet Jeria y la Directora Ejecutiva de ONU Mujeres, Phumzile Mlambo-Ngcuka extienden invitación a la señora Alejandra Mora Mora, en su calidad de Presidenta del Comité Directivo de la CIM-OEA, para participar en el Evento de Alto Nivel-a nivel mundial "Las mujeres en el poder y en la toma de decisiones: construyendo un mundo diferente, que se llevará a cabo en Santiago de Chile los días 27 y 28 de febrero del Que la actividad convocada por el Mecanismo de Seguimiento de la Convención de Belém do Pará (MESECVI), en Washington, tiene como objetivo principal trabajar en un proyecto regional sobre acoso político y/o violencia política contra las mujeres, iniciativa de la Presidenta de la CIM. Y, que el evento de alto nivel a realizarse en Chile en el marco de la conmemoración de los 20 años de la Declaración de Beijing y su Plataforma de Acción, tiene como propósito desarrollar un debate mundial para analizar los avances en el acceso de las mujeres a los puestos de toma de decisiones, tanto en el sector público como en el sector privado.

4 4. Que los costos de participación de la señora Alejandra Mora Mora en ambos eventos, que sale de Costa Rica el 23 de febrero de 2015 y regresa al país el 1 de marzo de 2015 serán cubiertos de la siguiente manera. La Comisión Interamericana de Mujeres (CIM-OEA) pagará el boleto aéreo con itinerario Costa Rica-Washington-Santiago de Chile-Costa Rica, y cubrirá el alojamiento durante la estadía en Washington. El Gobierno de Chile cubrirá el alojamiento durante la estadía en Santiago de Chile. El Instituto Nacional de las Mujeres de Costa Rica cubrirá por alimentación US$503,40 (Washington: 2 almuerzos, 3 cenas, 2 desayunos; Chile: 3 almuerzos, 3 cenas, 3 desayunos), para gastos conexos US$40 ($20 por país) y por siete días de gastos menores US$162,96 (3 días en Washington, 4 días en Chile), para un monto total de US$ SE ACUERDA 1. OTORGAR EL CORRESPONDIENTE PERMISO A LA PRESIDENTA EJECUTIVA DEL INSTITUTO NACIONAL DE LAS MUJERES, SEÑORA ALEJANDRA MORA MORA, DEL 23 DE FEBRERO DEL 2015 AL 01 DE MARZO DEL 2015, PARA QUE PARTICIPE EN LA REUNIÓN DE TRABAJO DEL MESECVI: PROYECTO SOBRE VIOLENCIA DE GÉNERO EN LA VIDA POLÍTICA, A REALIZARSE EL 25 DE FEBRERO DEL 2015 EN WASHINGTON, D.C. Y PARA PARTICIPAR EN EL EVENTO DE ALTO NIVEL-A NIVEL MUNDIAL "LAS MUJERES EN EL PODER Y EN LA TOMA DE DECISIONES: CONSTRUYENDO UN MUNDO DIFERENTE, QUE SE LLEVARÁ A CABO EN SANTIAGO DE CHILE LOS DÍAS 27 Y 28 DE FEBRERO DEL AUTORIZAR DE CONFORMIDAD CON EL REGLAMENTO DE GASTOS DE VIAJE Y DE TRANSPORTE PARA FUNCIONARIOS PÚBLICOS, DE LA CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA, LOS GASTOS DE ALIMENTACIÓN, LOS GASTOS MENORES Y GASTOS CONEXOS EN QUE INCURRA LA SEÑORA PRESIDENTA EJECUTIVA, POR UN MONTO TOTAL DE SETECIENTOS SEIS DÓLARES CON TREINTA Y SEIS CENTAVOS DE DÓLAR (US$706.36). 3. QUE DENTRO DE LOS OCHO DÍAS HÁBILES LUEGO DE SU RETORNO AL PAÍS, SE PRESENTE UN INFORME DE PARTICIPACIÓN ANTE LA JUNTA DIRECTIVA. 4. QUE LOS DOCUMENTOS E IMPRESOS QUE LES SEAN PROPORCIONADOS DURANTE LA ACTIVIDAD, DEBEN DE CONSIGNARSE EN EL INFORME Y ENTREGARSE AL CENTRO DE DOCUMENTACIÓN DEL INAMU. SE APRUEBA POR UNANIMIDAD ACUERDO FIRME 3. Oficio DAF de fecha 21 de enero 2015 suscrito por Franklin Ríos Vindas, Director Administrativo Financiero. Asunto: Remisión del Plan de Compras del año Exponen: Franklin Rios Vindas, Director Administrativo Financiero y Zaida Barboza, Dirección Administrativa Financiera La señora Presidenta solicita autorización para el ingreso del señor Franklin Ríos Vindas, Director Administrativo Financiero y la señora Zaida Barboza, quienes expondrán en detalle el Plan de Compras para el Hacen su ingreso al ser las diecisiete horas con cinco minutos. Se les da la bienvenida y se les concede la palabra. La señora Zaida Barboza indica que procederá a presentar lo que corresponde al Plan de Compras para el período económico 2015, relacionado con el presupuesto institucional; esto en cumplimiento a lo que establece el Artículo 6 de la Ley de Contratación Administrativa sobre el Principio de Publicidad, que dispone publicar en un medio electrónico o en la Página Web, todo lo relacionado con las contrataciones involucradas a nivel del Área de Proveeduría Institucional, que requieren una solicitud de bienes y servicios y una invitación a un tercero.

5 Según indica, en lo referente al proceso de contrataciones, a nivel del Comité Técnico la Presidencia Ejecutiva estableció cuatro fechas para la presentación de las solicitudes de bienes y servicios y términos de referencia, las cuales son: 14 de enero y 23 de enero 13 de febrero y 27 de febrero En caso de no acogerse a las fechas establecidas para realizar los trámites correspondientes para el proceso de adjudicación de contrataciones, las instancias deberán presentar la debida justificación ante la Dirección Administrativa Financiera y la Dirección Técnica. Por otra parte, la señora Barboza menciona que en este proceso algo que favorece, es que las diferentes instancias del INAMU ya tienen fechas establecidas para aplicar el plan de compras, por lo que en algunos casos deben realizarse los trámites por excepción, en los que no se requiere hacer invitación a un proveedor. Aclara que el plan de compras deberá ser corregido cada vez que se realice una modificación interna que involucre una línea nueva, alguna disminución o aumento que altere dicho plan. Consulta a la Junta Directiva la viabilidad de que cada vez que haya una modificación interna en el plan de compras, pueda darse una actualización automática del mismo; de manera que cuando se procede a colgarlo en la Página Web del INAMU, esté articulado todo el proceso. Comenta de igual manera, que a nivel del Comité Técnico se estableció que los últimos lunes de cada mes, se dará seguimiento a los procesos involucrados en el plan de compras. Indica la señora Barboza que para efectos de la Junta Directiva, se presentarán periódicamente informes de avance, para dar a conocer el estado de situación de cada una de las contrataciones. En este contexto, la señora Presidenta manifiesta que los informes de avance del plan de compras deberían darse a la Junta Directiva en forma trimestral; especificando en ellos todo lo concerniente para dar una lectura integral de los mismos. La Directora Nancy Marín hace una observación sobre la línea de Contratación de Servicios Profesionales y Asistencia Técnica, específicamente sobre el acápite de Contratación de servicios profesionales para implementar un sub-programa de estimulación psico-motora, de expresión artística y actividades deportivas y recreativas ; para que se detalle que las beneficiarias serán mujeres. Por su parte la Directora Martha Zamora manifiesta que le surge una duda con respecto al tema de Información, específicamente en lo que concierne a la Contratación de una empresa que brinde servicios de monitoreo de radio, televisión, prensa escrita y medios digitales, con el fin de informar diariamente y a la mayor brevedad posible sobre el acontecer nacional, analizar la línea editorial de los medios y dar seguimiento a las noticias generadas desde el INAMU, así como información que tenga relación con el acontecer institucional.

6 La señora Zamora consulta sobre cómo se puede lograr que en forma expedita, este monitoreo de los medios de comunicación llegue oportunamente tanto a la Ministra como a la Junta Directiva, de manera que haya una reacción inmediata en caso de requerirse. La señora Presidenta contextualiza, indicando que la solución alternativa para el tema de Información, sería la implementación de una estrategia integral, la cual tendría que concretarse mediante una contratación externa. En línea con lo expuesto por la señora Presidenta, la Directora Martha Zamora sugiere como insumo de discusión, que una vez diseñada la estrategia sobre el tema de Información, se considere lo referente a la pauta publicitaria de las cuñas radiofónicas y su público meta; de manera que sean segmentados los temas direccionados a la ruralidad, así como la publicidad temática dirigida a escala nacional. Finalmente, la señora Presidenta le agradece al señor Franklin Ríos, Director Administrativo Financiero y a la señora Zaida Barboza, su exposición sobre el Plan de Compras correspondiente al período económico De inmediato se retiran de la sala de sesiones al ser las diecisiete horas con cuarenta y tres minutos. Una vez conocido el informe sobre el Plan de Compras 2015, se procede a tomar el siguiente acuerdo: ACUERDO NÚMERO CUATRO CONSIDERANDO 1. El oficio DAF-cero-cero-nueve-cero uno-dos mil quince (DAF ) de fecha veintiuno de enero del dos mil quince, suscrito por Franklin Ríos Vindas, Director Administrativo Financiero, mediante el que remite el Plan de Compras correspondiente al período económico La exposición realizada por la señora Zaida Barboza, Profesional Especialista de la Dirección Administrativa Financiera, presentando en detalle dicho Plan de Compras. SE ACUERDA 1. APROBAR CONFORME A LOS ATESTADOS PRESENTADOS POR LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FINANCIERA DEL INSTITUTO NACIONAL DE LAS MUJERES, EL PLAN DE COMPRAS CORRESPONDIENTE AL PERÍODO ECONÓMICO DOS MIL QUINCE, POR UN MONTO TOTAL DE DOS MIL NOVECIENTOS TREINTA Y TRES MILLONES NOVECIENTOS TREINTA Y NUEVE MIL NOVECIENTOS TREINTA Y DOS COLONES SIN CÉNTIMOS ( 2,933,939,932.0). 2. COMISIONAR A LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA FINANCIERA PARA QUE A PARTIR DE ESTA FECHA, SE BRINDE A LA JUNTA DIRECTIVA CON UNA PERIODICIDAD BIMENSUAL, INFORMES DE SEGUIMIENTO AL PLAN DE COMPRAS INSTITUCIONAL, QUE PARA ESTE PRIMER SEMESTRE SEA UN INFORME A FINALES DE FEBRERO 2015 Y OTRO A FINALES DE ABRIL INSTAR A LA DIRECCION ADMINISTRATIVA FINANCIERA A PROCEDER CON LA PUBLICACIÓN DEL PLAN DE COMPRAS EN LOS DIARIOS OFICIALES ESTABLECIDOS INSTITUCIONALMENTE. SE APRUEBA POR UNANIMIDAD. ACUERDO FIRME

7 CAPÍTULO IV ASUNTOS DE LA JUNTA DIRECTIVA 1. Oficios AI y AI de fechas 13 y 22 de enero del 2015, respectivamente; suscritos por la señora Ema Rebeca Alfaro, Auditora Interna. Asuntos: 1) Informe Anual de labores realizadas en el 2014 y 2) Respuesta al Acuerdo Número 8 del Acta Ordinaria Número , sobre algunos aspectos del Plan de Trabajo de la Auditoría Interna del INAMU. Expone: Señora Ema Rebeca Alfaro Araya, Auditora Interna del INAMU La señora Presidenta solicita autorización para el ingreso a la sala de la señora Auditora Interna Ema Rebeca Alfaro, quien se incorpora a la sesión al ser las dieciocho horas con un minuto. De inmediato la señora Presidenta sugiere que cada una de las Directoras se presente, en virtud de ser esta la primera oportunidad en que la Auditora Interna está ante la Junta Directiva. Enseguida la Auditora Interna inicia su exposición sobre las labores realizadas por esa Instancia durante el año 2014 y el Plan de Trabajo para el período Presenta en detalle lo referente al Universo Auditable y la cobertura de la Auditoría Interna. En el transcurso de la exposición de la señora Auditora, las Directoras presentan sus consultas y observaciones. La Directora Nancy Marín externa su preocupación por lo que refiere a los tiempos establecidos para cada proceso, le parece muy importante determinar la duración de cada una de las actividades, con el fin de priorizar y hacer los ajustes necesarios, sin que esto conlleve dejar ninguna actividad al descubierto. Asimismo, la señora Marín señala que en el planteamiento de la totalidad del Universo Auditable, a su parecer hay actividades que están contenidas o se mezclan las unas con las otras. Considera que algunas de las actividades auditables son poco específicas y no dan claridad de qué es lo que se haría por parte de la Auditoría Interna. Continúa la Directora Nancy Marín con la solicitud de especificar sobre el estudio denominado Seguimiento y evaluación del Plan Operativo, en lo que refiere a los temas de Formación y de Liderazgo Regional. Solicita se aclare si esta formación es dirigida al personal del INAMU y si el liderazgo regional apunta a impulsar políticas públicas con perspectiva de género. Enseguida consulta específicamente si es posible desagregar el estudio de Planillas y dar un detalle de las razones que tiene la Auditoría para darle una valoración del nivel máximo. Por otra parte, la señora Marín hace énfasis en la importancia de considerar dentro del Universo Auditable el tema de FOMUJER, en el tanto este es un proceso institucional que involucra muchos recursos. Asimismo la Directora Nancy Marín señala que sobre el tema de Servicios Públicos no hay suficientes elementos de juicio para poder coadyuvar en caso de requerirse.

8 Finalmente la Directora Nancy Marín manifiesta que si bien es cierto en la Auditoría Interna hay una situación crítica en término del recurso humano, considera de suma importancia reorganizar toda la información contenida en el Universo Auditable presentado por la Auditora y proceder a articular todos los contenidos, permitiendo de esta manera a la Junta Directiva la toma de decisiones. En línea con lo expuesto, la señora Presidenta le propone a la Auditora, que pese a la limitación de recursos con que cuenta la Auditoría Interna, se proceda a revisar la metodología utilizada, considerando asimismo las observaciones y sugerencias presentadas por las Directoras, para posteriormente ajustar un plan de trabajo que permita consensuarlo y ejecutarlo en la medida de las posibilidades. Enseguida la Directora Nancy Marín manifiesta que las observaciones hechas al plan de trabajo de la Auditoría Interna, se han planteado con total respeto a la institucionalidad y a las labores que le corresponden a esta Instancia. Que el espíritu que prevalece es hacer efectiva la coadyuvancia, en pro de la Institución. Por su parte la Directora Ana Gabriela González retoma el tema del Universo Auditable, haciendo referencia a la primera propuesta del Plan de Trabajo presentada por la Auditora -oficio AI de fecha 14 de noviembre 2014-, que en su inciso Resultados de la priorización se especifica que las actividades auditables con mayor ponderación de riesgos, son las que tienen nivel de priorización máximo. Asimismo señala la Directora Ana Gabriela González, que en la ampliación de la propuesta del plan de trabajo -oficio AI de fecha 22 de enero 2015-, llamó su atención lo que indica el inciso Universo Auditable y calificación: las prácticas internacionales y los consejos para la práctica del Instituto de Auditores Internos, ha señalado que es importante que las Auditorías Internas no sólo se enfoquen a los estudios calificados por la misma con los niveles máximos de riesgos, sino que deben también incluir estudios de niveles medios y bajos. Esto se nota, por ejemplo en el consejo para la práctica 2010 del IIA, que indica: En el plan de actividad de auditoría interna debe incluirse periódicamente una selección de auditorías de sucursales o unidades de negocio con bajo nivel de riesgo para ofrecerles cobertura y confirmar que sus riesgos no han cambiado. En este sentido la señora González señala que temas como el de la incidencia política y el de impulso de las políticas públicas con perspectiva de género -con el que se logra transversalizar en la institucionalidad pública-, son ejes que en el espíritu de esta Junta Directiva son fundamentales y que no deberían estar ubicados en nivel bajo de priorización. La Directora Gabriela González considera importante tratar de retomar la recomendación de no enfocarse solamente en los estudios calificados en los niveles máximos, sino que se consideren también aquellos temas que aun cuando no estando a ese nivel de ponderación, pudieran ser -según las prioridades institucionales- interesantes como materia de estudio por parte de la Auditoría Interna. La señora Auditora se aboca a responder a las consultas planteadas. Hace referencia al informe de Deloitte, que señalaba como una deficiencia con respecto al Universo Auditable, que no estaba debidamente documentado. Indica que es por esta razón que el Universo Auditable se revisa anualmente de manera formal.

9 Por otra parte la Auditora Interna indica, que en vista de que el Universo Auditable es un instrumento propio de la Auditoría Interna, se ha hecho la consulta a las personas encargadas de las diferentes instancias a efecto de conocer la viabilidad de agrupar algunos procesos, teniendo como respuesta que consideran más funcional la desagregación por la diferencia de los mismos. Enseguida la señora Presidenta manifiesta que para efectos de contextualización y de delimitar los espacios de intervención y en virtud de los ajustes al Plan de Trabajo sugeridos por las Directoras Nancy Marín y Ana Gabriela González -referentes a los cuestionamientos sobre términos que se reiteran y actividades que se señalan en ámbitos paralelos-; le consulta a la Auditora si considera que con lo anterior la Junta está causando alguna afectación en términos de incumplimiento de las normas de autonomía que tiene la Auditoría Interna y con esto estar alejándose de los parámetros que se han señalado en relación con estas observaciones. La Directora Nancy Marín interviene para agradecer a la Auditora la retroalimentación. Aclara que sus observaciones las hace desde la perspectiva de su criterio profesional como Comunicadora, por lo que se ha dado a la tarea de revisar en forma concienzuda el Universo Auditable. Considera de suma importancia revisar la vinculación de todos los procesos y su adecuación en la medida de lo posible y menciona a manera de ejemplo el caso de los temas referentes a la Plataforma tecnológica, Administración de redes y comunicaciones y Auditoría sobre la integridad de la base de datos, ubicados en el Universo Auditable con una ponderación de nivel alto. En línea con lo anterior, la Directora Nancy Marín sugiere a la Auditora brindar a la Junta Directiva -a manera de luces de alarma-, toda la información sobre las debilidades surgidas en el Universo Auditable, que permitan la toma de decisiones de manera adecuada. Por su parte la señora Presidenta enfatiza en la importancia de hacer este análisis no desde lo abstracto, sino basado en compromisos puntuales sobre los diferentes temas. En este mismo orden de ideas, la Directora Gabriela González refiere al tema de los tiempos de ejecución. Indica que le llama la atención específicamente lo concerniente a la planificación anual del trabajo y cómo lograr hacer los ajustes necesarios a esos tiempos desde la perspectiva de la Auditoría Interna, dirigiendo esa articulación hacia la Junta Directiva para mayores criterios para la toma de decisiones. Enseguida la Auditora hace mención de una asesoría fundamental que se ofreciera a la Junta Directiva en la Administración anterior, referente a los nudos institucionales y al tema del clima organizacional, sustentada en los componentes de la Ley de Control Interno. Esta representaba la visión general que como Auditoría Interna se tenía de la Institución y de las cosas en las que era esencial que la Junta Directiva considerara para su labor. La Auditora Interna reconoce que este tipo de asesoría es fundamental para la Junta Directiva, porque le permite tener un panorama general de los nudos institucionales y los procesos en general. Considera vital hacer una nueva evaluación en ese sentido y en otros aspectos que se consideren pertinentes; lo que a su criterio sería hacer una radiografía de lo que considera la Auditoría Interna que es fundamental que se ataque en la Institución.

10 Por otra parte la Directora Edda Quirós consulta si las advertencias podrían ser otro instrumento que pueda ser considerado por la Junta Directiva como vinculante para la toma de decisiones. La Auditora explica que la Ley de Control Interno establece que la potestad de la Auditoría Interna es asesorar al jerarca del cual depende y advertir a los diferentes componentes de la Administración Activa, sobre las consecuencias de determinadas conductas o decisiones que se tomen. La Directora Gabriela González consulta con respecto al estudio de contrataciones administrativas del INAMU, qué carácter toman las recomendaciones de la Auditoría, si son de cumplimiento para la Junta Directiva. La Auditora responde que son recomendaciones de la Auditoría que son de cumplimiento para la Administración, a las cuales se les da seguimiento. Enseguida la señora Presidenta manifiesta que uno de los temas que le genera duda es el referente a la reorganización institucional. Hace alusión al inicio de su Administración, cuando ante la complejidad de las decisiones sobre este tema -el cual tenía un rezago de siete años-, se consideró que no constituía una prioridad, justo porque era el que más polarizaba la Institución. No obstante, cuando la Auditoría lo ubica en el Universo Auditable con una ponderación máxima, considera importante consultarle a la Auditora, qué es lo que se evaluaría en un proceso como este que no está aprobado aún, que contribuiría como importantes luces para la toma de decisiones por parte de la Junta. La Auditora indica que efectivamente es uno de los temas que ha estado pendiente y que ha generado advertencias de la Auditoría Interna. Señala que la Institución se quedó con la estructura establecida desde el período ; al parecer se han hecho ajustes, pero no se ha realizado una verdadera evaluación hasta la fecha. La señora Auditora manifiesta que en su momento se hizo una advertencia de que era necesario hacer un estudio con respecto al proceso de reorganización; porque a todas luces era un proceso que no cumplía con los requisitos básicos de una reorganización; no era participativo; no involucraba en él a toda la Institución y no se gestaba en las ideas rectoras institucionales, además de contener indicadores con serias deficiencias. Seguidamente la Directora Nancy Marín comenta -en materia de asesorías-, que una de las preocupaciones de la Junta Directiva es lo referente al tema del superávit institucional, por lo que solicita a la Auditora si tuviere algún aporte en este sentido que pueda contribuir a la toma de decisiones por parte de la Junta Directiva, sería de suma importancia. Posteriormente la Directora Nancy Marín hace referencia a los estados financieros de la Institución y al plan de trabajo propuesto por la Auditoría Interna. Indica que si bien es cierto no están en prioridades máximas, si le interesa conocer sobre las alertas en cuanto a temas como la conciliación entre presupuesto y contabilidad; auditoría financiera; activos fijos, incluyendo el control de activos en el que hay señalamientos y observaciones generales en las auditorías externas. En este sentido, le solicita a la Auditora se sirva brindarle a la Junta Directiva información muy puntual sobre estos temas.

11 La Directora Martha Zamora externa su agradecimiento a la Auditora, en virtud del interés de la Junta Directiva por llevar a buen término su labor en pro de la Institución -pese a que según manifiesta, se le hace difícil la comprensión de los informes presentados por la Auditoría, por una cuestión de estructura-. Enseguida la señora Presidenta puntualiza con respecto al Universo Auditable, que en vista de ser muchos los temas con ponderación máxima para las posibilidades institucionales de la Auditoría, considera importante que la Auditoría precise para el año 2015, cuáles de estos estudios podrían concretarse mediante advertencias, asesorías e informes, lo cual daría la posibilidad de un mayor compromiso y más efectivo seguimiento a los productos que realmente necesita la Institución. Finalmente la señora Presidenta manifiesta que en el marco de la independencia de la Auditoría, propone que la Junta Directiva precise una lista de temas prioritarios en términos de necesidades institucionales, para que la Auditoría valore cuáles de esas prioridades pueden ser modificadas y que estén dentro del Universo Auditable, haciendo posteriormente las recomendaciones estratégicas sobre las acciones a seguir. Una vez esbozadas todas las observaciones y comentarios por parte de las Directoras y dadas las respuestas correspondientes, se le agradece a la señora Ema Rebeca Alfaro su participación en esta Sesión. La señora Auditora Interna se retira de la sala al ser las diecinueve horas con veintidós minutos. De inmediato se procede a tomar el siguiente acuerdo: ACUERDO NÚMERO CINCO CONSIDERANDO 1. El oficio AI de fecha 14 de noviembre del 2014 suscrito por la señora Ema Rebeca Alfaro Araya, Auditora Interna, mediante el que remite el Plan Anual de Trabajo de la Auditoría Interna para el año El oficio AI de fecha 13 de enero del 2015 con el que la Auditora Interna remite el Informe Anual de labores realizadas en el año La nota AI de fecha 22 de enero del 2015, mediante la que la Auditora Interna da cumplimiento al Acuerdo Número 8 del Acta Ordinaria Número y hace referencia a algunos aspectos del Plan de Trabajo de la Auditoría interna. 4. Las observaciones de la Auditora Interna y la necesaria sugerencia que se le ha realizado por parte de la Junta Directiva de que revalore la priorización del Universo Auditable sobre temas fundamentales para la Institución. SE ACUERDA 1. SOLICITAR A LA AUDITORÍA INTERNA DEL INSTITUTO NACIONAL DE LAS MUJERES A TRABAJAR EL TEMA DE LOS NUDOS INSTITUCIONALES MEDIANTE EL INSTRUMENTO DE AUDITORÍA, SOBRE LA BASE DE LO YA EXPUESTO EN LA PRIMERA ASESORÍA BRINDADA A LA ANTERIOR JUNTA DIRECTIVA, DANDO LA POSIBILIDAD DE INCORPORAR LOS NUDOS QUE NO ESTÁN SIENDO DEBIDAMENTE VALORADOS INSTITUCIONALMENTE. 2. DAR SEGUIMIENTO AL TEMA DE RIESGOS Y ADVERTENCIAS PROPUESTAS POR LA AUDITORÍA INTERNA, MEDIANTE INFORMES BIMENSUALES A LA JUNTA DIRECTIVA. 3. INSTAR A LA AUDITORÍA INTERNA A REVALORAR LA PRIORIZACION Y ASIGNACIÓN MEDIANTE INFORME, ESTUDIO, ADVERTENCIA O ASESORÍA, DE LOS SIGUIENTES TEMAS FUNDAMENTALES EN EL UNIVERSO AUDITABLE DEL INAMU:

12 i. REORGANIZACIÓN INSTITUCIONAL ii. SUPERÁVIT INSTITUCIONAL iii. AUDITORÍA DE OPERACIÓN DE LOS ALBERGUES DEL INAMU iv. PROYECTO DE ACTIVOS FIJOS SE APRUEBA POR UNANIMIDAD. ACUERDO FIRME 2. Oficio CS de fecha 15 de enero del 2015 suscrito por la señora Tatiana Soto Cabrera, Contralora de Servicios del INAMU. Asunto: Acuerdo de nombramiento de la Contralora de Servicios. La señora Presidenta le concede la palabra a la Asesora Sharon Esquivel, quien explica los alcances de la solicitud planteada por la señora Tatiana Soto Cabrera, Contralora de Servicios del INAMU. Una vez conocido lo expuesto por la licenciada Esquivel, se toma el siguiente acuerdo: ACUERDO NÚMERO SEIS CONSIDERANDO 1. El Pronunciamiento de la Procuraduría General de la República C que en concordancia con el Decreto Ejecutivo PLAN del 25 de mayo del 2008, establecen que la Contraloría de Servicios del Instituto Nacional de las Mujeres depende jerárquicamente de la Junta Directiva. 2. Que el Reglamento de la Contraloría de Servicios del INAMU, publicado en fecha 09 de julio del 2013, en su Artículo 4 dispone que la persona que ocupe el cargo de Encargada de la Contraloría de Servicios, deberá ser nombrada por la Junta Directiva. 3. Que mediante Acuerdo número siete de la Sesión Ordinaria número de fecha 21 de julio del 2010, la Junta Directiva del INAMU acuerda ratificar el nombramiento, de la Licenciada Tatiana Soto Cabrera, realizado en su oportunidad mediante concurso interno, como Contralora de Servicios del Instituto Nacional de las Mujeres. 4. El oficio CS de fecha 15 de enero del 2015, mediante el cual la señora Tatiana Soto Cabrera, solicita copia del Acuerdo de Junta Directiva, que avaló su nombramiento como Contralora de Servicios del INAMU. 5. Que el Reglamento de la Contraloría de Servicios del INAMU en su Artículo 3 faculta a la Junta Directiva, para que mediante acto motivado, delegue en la Presidencia Ejecutiva lo relativo a las relaciones de servicio entre la persona que ocupa el cargo de Contralora de Servicios y la Institución, a efectos de dar seguimiento a recomendaciones de la Contraloría de Servicios. 6. Que la Junta Directiva se reúne una vez por semana y que las funciones de la Contraloría de Servicios implican una constante evaluación de los servicios, lineamientos y directrices para el mejoramiento del servicio a las usuarias. POR TANTO, SE ACUERDA 1. COMISIONAR A LA SECRETARIA ADMINISTRATIVA DE LA JUNTA DIRECTIVA, SANDRA JIMÉNEZ, PARA QUE HAGA ENTREGA DEL ACUERDO SOLICITADO POR LA SEÑORA TATIANA SOTO CABRERA, CONTRALORA DE SERVICIOS, MEDIANTE OFICIO CS DE FECHA 15 DE ENERO DEL DELEGAR EN LA PRESIDENCIA EJECUTIVA, CONFORME LO FACULTA EL ARTÍCULO 3 DEL REGLAMENTO DE LA CONTRALORÍA DE SERVICIOS DEL INSTITUTO NACIONAL DE LAS MUJERES, LO RELATIVO A LAS RELACIONES DE SERVICIO ENTRE LA PERSONA FUNCIONARIA QUE OCUPA EL CARGO DE CONTRALORA DE SERVICIOS Y LA INSTITUCIÓN, A EFECTOS DE DAR SEGUIMIENTO A LAS RECOMENDACIONES DE LA CONTRALORÍA DE SERVICIOS. SE APRUEBA POR UNANIMIDAD. ACUERDO FIRME

13 CAPÍTULO V ASUNTOS VARIOS 1. Presentación de resultados de la reunión sostenida en la Casa Presidencial con Ministerio de Salud y Agencias de Cooperación del Programa de Naciones Unidas, con el propósito de articular esfuerzos y coordinar la II Encuesta Nacional sobre Salud Sexual y Reproductiva. La Directora Edda Quirós presenta un informe sobre los alcances de la reunión sostenida en Casa Presidencial convocada por la señora Ana Helena Chacón, Vicepresidenta de la República, conjuntamente con el Ministerio de Salud y las Agencias del Programa de Naciones Unidas, para tratar el tema de cómo crear alianzas y sumar esfuerzos para lograr la coordinación para final de año de la II Encuesta Nacional de Salud Sexual y Reproductiva. Comenta que se hizo la observación sobre si el INAMU formaba parte del equipo técnico, en particular porque se está colocando en la agenda como tema central el de los derechos humanos de las mujeres y derechos sexuales y reproductivos, siendo éste un socio importante de llamar a este proceso, no sólo técnicamente, sino ver la posibilidad de direccionar recursos económicos para la encuesta. Una vez expuesto el tema, la señora Presidenta manifiesta que se toma nota y se valorará lo concerniente a la propuesta planteada. 2. Solicitud planteada por la cineasta Laura Astorga, de obtener una audiencia con la señora Ministra de la Condición de la Mujer. La Directora Martha Zamora plantea una solicitud de la señora Laura Astorga, productora de la película denominada Princesas Rojas, quien está interesada en la temática de mujeres y desea tener una audiencia con la señora Ministra. La señora Presidenta manifiesta que ya esta solicitud se había planteado y está en agenda. En virtud de que el día 23 de febrero del 2015 tanto la señora Presidenta como la Directora Edda Quirós se encontrarán fuera del país, se cancela la Sesión de la Junta Directiva programada para esa fecha. Al no tener más asuntos que atender, la Sesión Ordinaria N concluye al ser las veinte horas con cuatro minutos. MSC. Alejandra Mora Mora Presidenta MSC. Ana Gabriela González Solís Secretaria