LA ORGANIZACIÓN EN EL INAH

Transcripción

1 ORGANIGRAMAS El organigrama es la representación gráfica de la estructura orgánica del ente, en este caso del INAH, señala relaciones, niveles jerárquicos y canales formales de comunicación; según su diseño, éstos se pueden clasificar en los siguientes tipos: VERTICAL. Cada subordinado se representa por cuadros en un nivel inferior ligados por líneas que es la comunicación de responsabilidad y autoridad. De lado izquierdo se coloca la clase de nivel administrativo correspondiente. HORIZONTAL. Representan los mismos elementos del organigrama anterior, el nivel máximo jerárquico esta a la izquierda y disminuyendo el nivel mientras esta más cerca del lado derecho. ESCALAR. Señala con distintas sangrías en el margen izquierdo los distintos niveles jerárquicos, ayudándose de líneas que señalan dichos márgenes. MIXTO. Utiliza combinaciones verticales y horizontales. Se utiliza en las organizaciones con un gran número de unidades en la base. DE BLOQUE. Son una variante de los verticales y tienen la particularidad de integrar un mayor número de unidades en espacios más reducidos. Por su cobertura, permiten que aparezcan unidades ubicadas en los últimos niveles jerárquicos. CIRCULARES. La unidad organizativa de mayor jerarquía se ubica en el centro de una serie de círculos, cada uno representa un nivel distinto de autoridad, que decrece desde el centro hacia los extremos, y el último círculo, osea el más extenso, indica el menor nivel de jerarquía de autoridad. Los organigramas institucionales que a la fecha se han emitido son del tipo vertical y/o mixto. El uso de los organigramas permite al Instituto: Emplear más eficientemente sus recursos financieros. Dar flexibilidad y adaptación a los cambios estruturales y de puestos. Desarrollar capacidades de mando. La cooperación y coordinación interdisciplinaria entre áreas. La distribución del trabajo. Noviembre

2 Significado e interpretación de los organigramas del INAH. Invariablemente los servidores del Instituto deberán utilizar los nombres oficiales de los puestos de estructura. Los últimos organigramas autorizados en el Instituto ascienden a 71 cartas de organización que se encuentran disponibles para su consulta en el Manual General de Organización publicado en la Normateca Interna del INAH. A continuación, se presentan organigramas clave o llave del Instituto: Dirección General del INAH. Noviembre

3 Secretaría Técnica Secretaria Administrativa. Noviembre

4 DISTRIBUCIÓN DE PUESTOS DE ESTRUCTURA A noviembre de 2014, el Instituto está constituido por 532 plazas (indicadas en el Manual general de Organización 2012) las cuales están distribuidas de la siguiente manera: 532 Puestos de estructura 48.7% 0.2% 0.4% 2.6% 16.7% 31.4% I. Dirección General (1) II. Secretarías (2) III. OIC y Coordinaciones (14) IV. Dirección de Área (89) V. Subdirecciones (167) VI. Jefatura de Departamento (259) 5. DESCRIPCIÓN DE OBJETIVOS Y FUNCIONES DEL MANUAL GENERAL DE ORGANIZACIÓN Y SU CORRELACIÓN CON LOS PERFILES DE PUESTOS EN RH NET El objetivo del puesto representa la finalidad o razón sustantiva de ser. Da cuenta del por qué ese puesto existe y cuál es el resultado o impacto que aporta para la consecución de la misión y objetivos institucionales. Debe ser específico para el puesto, medible, alcanzable, realista y congruente con las funciones y el perfil del puesto. Por otro lado, las funciones constituyen el conjunto de actividades afines, a través de las cuales se alcanzará el desarrollo de las atribuciones y objetivos planteados; señala Qué se hace? Para qué se hace? Las funciones se ordenan de acuerdo a la importancia y naturaleza del área que se trata. La descripción de las funciones se establece en su narrativo de la siguiente forma: VERBO COMPLEMENTO RESULTADO Noviembre

5 A continuación se muestran los principales verbos que se utilizan para redactar las funciones acorde a los puestos de estructura: NIVEL SUPERIOR Administrar, Asegurar, Autorizar, Coordinar, Controlar, Definir, Determinar, Dirigir, Establecer, Evaluar, Organizar, Planear, NIVEL MANDO MEDIO Administrar, Aprobar, Asegurar, Asignar, Analizar, Auditar, Autorizar, Comunicar, Consolidar, Controlar, Coordinar, Desarrollar, Determinar, Diseñar, Distribuir, Elaborar, Entrevistar, Establecer, Estandarizar, Formular, Inspeccionar, Instalar, Instrumentar, Integrar, Organizar, Planear, Presupuestar, Programar, Recomendar, Representar, Revisar, Supervisar, Verificar Un ejemplo de una hoja de objetivos y funciones que es parte integrante del Manual General de Organización, es el siguiente: TITULAR DEL MUSEO NACIONAL DEL VIRREINATO Objetivo Administrar la operación del museo asegurando se cumplan: las tareas institucionales, la normatividad establecida y las técnicas y modelos adecuados con el objeto de coordinar y/o facilitar el desarrollo de los proyectos y actividades en materia de investigación, inventarios, mantenimiento de inmueble, museografía, exposiciones, difusión, comunicación educativa, promoción cultural, registro, conservación, protección y resguardo de bienes culturales. Funciones: Elaborar y proponer los planes, programas, presupuestos y proyectos de trabajo del museo, así como coordinar, supervisar las acciones e informar el cumplimiento a los mismos que hayan sido autorizados con el objeto de documentar y transparentar la operación del museo. Asegurar y coordinar las acciones de inventario, registro y catalogación de los acervos de bienes culturales muebles bajo su custodia, coordinándose con las áreas institucionales procedentes y cumpliendo las regulaciones vigentes con el objeto de tener bajo control documental administrativo, técnico y legal estos bienes. Coordinar y/o supervisar las acciones encaminadas a la identificación, seguro, ubicación, exposición, almacenaje y movimientos de los bienes que se efectúen de manera interna y externa con el objeto de proteger, resguardar, asegurar y conservar los bienes culturales cumpliendo los lineamientos y procedimientos autorizados. Desarrollar el programa de exposiciones permanentes y/o temporales bajo responsabilidad del Museo, estableciendo los criterios y estrategias de mejora en excelencia académica de sus discursos propiciando la interacción con la sociedad civil con el objeto de otorgar a ésta una oferta cultural de calidad. Coordinar la elaboración de los guiones museográficos para su revisión y autorización de la Coordinación Nacional de Museos y Exposiciones, así como desarrollar y aplicar las estrategias, acciones y procedimientos de comunicación educativa, difusión, imagen gráfica, montaje museográfico, iluminación, manejo de colecciones y seguridad con el fin de optimizar y/o enriquecer la museografía y museología institucional. Noviembre

6 Funciones: Coordinar las acciones de los especialistas y personal del museo con el objeto de asegurar el diseño y montaje museográfico. Coordinar el diseño y la elaboración de materiales de difusión y promoción del museo a través de medios masivos de comunicación como: prensa, radio, televisión e internet, a fin de fortalecer la imagen del museo, su identidad y la oferta de servicios. Coordinar el diseño y la operación de los programas educativos, culturales y académicos que realice el museo para difundir el patrimonio cultural del museo e investigaciones institucionales. Planear, coordinar y supervisar las acciones de protección, conservación, investigación y difusión de los bienes culturales muebles e inmuebles que conforman el patrimonio cultural del museo con el objeto de coadyuvar al cumplimiento de los objetivos institucionales. Evaluar y supervisar las condiciones de las instalaciones museográficas, de los depósitos de colecciones, así como de desarrollo de las actividades técnicas y cotidianas que involucren al acervo cultural, con el fin de promover acciones de protección y seguridad de los bienes culturales bajo resguardo del museo y previsión ante circunstancias climatológicas o de cualquier actividad humana. Asegurar en el ámbito de su competencia la representación del museo y del Instituto ante instancias gubernamentales, instituciones y organizaciones civiles con el fin difundir el quehacer institucional y gestionar convenios de colaboración, entre otros. Supervisar, evaluar e informar la ejecución de los proyectos específicos autorizados de conservación, restauración, protección, difusión, comunicación, educación y exhibición de los bienes culturales bajo responsabilidad del museo, conjuntamente con los titulares de cada área definiendo en su caso medidas correctivas y de mejora con el objeto de cumplir con el Programa Anual de Trabajo. Formular y expedir estrategias e instrucciones de carácter técnico y administrativo que se requieran para el mejor funcionamiento del museo, así como proponer ante las instancias del Instituto la emisión, actualización y aplicación de regulación interna que requiera y asegurar la aplicación de disposiciones federales y generales procedentes, con el objeto de actuar bajo un marco jurídico administrativo y transparentar su operación. Coordinar y supervisar las acciones jurídico-administrativas necesarias a fin de gestionar los recursos materiales, humanos, financieros y técnicos, requeridos para el adecuado cumplimiento de las funciones del museo. Verificar que el Departamento de Servicios Administrativos efectúe en tiempo y forma normada, los registros, depósitos, informes y demás acciones sobre la administración de los recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos, con el objeto de cumplir y dar seguimiento a los planes, programas y presupuestos institucionales. Coordinar y evaluar las acciones de vigilancia, limpieza y mantenimiento integral, con el objeto de coadyuvar a la protección y conservación del acervo cultural y del museo. Controlar, dar seguimiento e informar respecto de las entradas y salidas de bienes culturales sometidas a restauración o que sean asignadas para exposiciones internas y externas, con el objeto de mantener el estricto control de movimientos de dichos bienes. Noviembre

7 Acorde al número de puestos de estructura establecidos en los organigramas del Instituto se elaboran y se integran en el Manual General de Organización las correspondientes descripciones de objetivos y funciones; la información de éstos son a la vez integrados en los perfiles de puestos que se registran en el RH net. Sistema RH net. El Sistema RH net es el sistema informático administrado por la Secretaría de la Función Pública, mediante el cual el Instituto a través de la Coordinación Nacional de Recursos Humanos, realiza el registro y transmisión de la información de los servidores públicos que conforman su plantilla de mandos medios y superiores. Este sistema está integrado por 7 subsistemas: 1. Planeación de Recursos Humanos 2. Ingreso (Perfilamiento) 3. Desarrollo Profesional 4. Capacitación y Certificación de Capacidades 5. Evaluación del Desempeño 6. Separación 7. Control y Evaluación. Subsistema de ingreso (Perfilamiento) A través de RH net, el INAH como todas las dependencias u órgano desconcentrado sujeto al Servicio Profesional de Carrera, opera, administra y controla la información y datos de los procesos de reclutamiento y selección en donde se establecen los Perfiles de Puestos, los cuales están integrados por los siguientes componentes: ORGANIZACIONAL. Refleja posición dentro del Instituto FUNCIONAL. Refleja la obligación principal del puesto y deben de ser los mismos objetivos y funciones que estan integrado en el Manual General de Organización. ESPECÍFICO. Establece la función o competencia. ÁMBITO DE APLICACIÓN. Refleja el alcance del área de influencia de la función del puesto. Noviembre

8 Se muestra un fragmento del formato que representa un perfil de puesto. Noviembre

9 Elaboró: Lic. Alfredo Job Marín Jiménez Lic. Miriam Nuncio Muñoz Noviembre