Una vez que hemos abierto el cuadro de la cita, haremos un clic sobre Invitar a los asistentes.

Transcripción

1 GESTIÓN DE LAS CITAS Y REUNIONES EN OUTLOOK En este apartado veremos la gestión común que podemos realizar en Outlook de las citas y reuniones, como hacer un seguimiento de las mismas, eliminarlas, modificarlas, buscarlas o reenviarlas a terceras personas INVITAR A UN USUARIO A UNA CITA O REUNION Outlook ofrece la posibilidad de comunicar a terceras personas la celebración de una reunión o cita para invitarlas, algo que puede resultar muy útil cuando el número de asistentes es numeroso. En este ejemplo vamos a invitar a 3 personas a que asistan a una reunión. Lo primero que debemos hacer es abrir el calendario con un clic sobre en el panel de exploración o en el menú Ir >Calendario. A continuación haremos un clic con el botón izquierdo sobre la cita en cuestión (para seleccionarlo) y después ejecutaremos el menú Archivo >Abrir >Elementos seleccionados. Una vez que hemos abierto el cuadro de la cita, haremos un clic sobre Invitar a los asistentes. Emergerá el botón de Para y podremos añadir los destinatarios directamente sobre la barra de direcciones o haciendo clic sobre Para si son de nuestros contactos personales. 1

2 Para finalizar haremos clic sobre Archivo >Guardar y después haremos clic sobre Enviar. Esto es lo que recibirá el destinatario, el cual podrá aceptar o rechazar la reunión: Posteriormente el organizador recibirá las respuestas de los invitados en su buzón de correo. Todos los usuarios que sean invitados a una cita serán añadidos automáticamente en la pestaña de programación. SEGUIMIENTO DE CITAS Y REUNIONES Tanto en la invitación a citas como en la convocatorias de reuniones se podrá hacer un seguimiento de las respuestas de los convocados. 2

3 Recordemos que una vez realizado el envío, el destinatario recibirá un mensaje como este: Si acepta la reunión o cita, el organizador de la misma (nosotros) recibirá la contestación en su buzón de entrada. Y después podrá incorporar la respuesta en la pestaña de Seguimiento, para lo cual tendrá que localizar en el calendario el día de la cita o reunión y haciendo doble clic sobre la misma podrá acceder a dicha pestaña e incorporar la respuesta de los convocados. Cuando únicamente convocamos a una persona a una reunión o cita su respuesta se actualiza automáticamente en la pestaña de Seguimiento (no hace falta que la mecanicemos). ELIMINAR UNA CITA O REUNION Es muy importante poder avisar a los convocados a una reunión o una cita de la anulación de la misma.en este ejemplo vamos a anular una reunión y veremos como Outlook avisa automáticamente a los inicialmente convocados. Lo primero es abrir el calendario haciendo un clic sobre menú Ir >Calendario. en el panel de exploración o en el 3

4 A continuación debemos localizar la cita o reunión y hacer un clic sobre ella para seleccionarla y finalmente hacer clic sobre Eliminar. En el mismo momento que hagamos esto Outlook nos advertirá de la posibilidad de avisar de la cancelación de la cita o reunión a los convocados y debemos aprovecharnos de esta automatización de envíos, seleccionando Enviar cancelación y eliminar la reunión y haciendo un clic sobre Aceptar. MODIFICAR UNA CITA O REUNION Asimismo es de gran utilidad poder avisar a los convocados a una reunión o una cita de la modificación de la misma, Outlook nos ayuda mucho automatizando esta tarea.en este ejemplo vamos a modificar la hora de una cita o reunión y se lo comunicaremos a los afectados. Lo primero es abrir el calendario haciendo un clic sobre en el panel de exploración o en el menú Ir >Calendario. A continuación debemos localizar la cita o reunión a modificar y haremos doble clic sobre ella para visualizarla y una vez abierta debemos enviar la actualización. En este ejemplo hemos cambiado la hora y para comunicar posteriormente el cambio debemos hacer clic sobre Enviar actualización, con lo que se comunicará automáticamente a los convocados la modificación de la cita o reunión. 4

5 En nuestra bandeja de salida aparecerá reflejado en el asunto del correo la actualización enviada, vemos como se ha enviado un correo automáticamente a las 3 personas afectadas. REENVIAR LA CONVOCATORIA DE CITA O REUNION Si observamos que no hay contestación por parte de los convocados a la cita o reunión podemos reenviar la convocatoria, que es lo que haremos en este ejemplo. Una vez abierto el calendario haciendo un clic sobre en el panel de exploración o en el menú Ir >Calendario. Debemos seleccionar la cita o reunión en el calendario con un clic sobre ella y después tendremos 2 opciones: 1ª) Seleccionamos el menú Acciones >Reenviar. Pero con el inconveniente que debemos mecanizar los correos de los destinatarios en la barra de direcciones. 5

6 2ª) Hacemos doble clic sobre la cita o reunión y después vamos a ejecutar el botón de Enviar actualización (aunque no hayamos modificado nada), de esta forma se enviará a todos los convocados en la primera ocasión.de esta forma no es necesario mecanizar nuevamente los correos de los destinatarios. Es un pequeño truco, si bien es cierto que el destinatario podrá observar cuando reciba el correo que la reunión no ha sufrido ninguna modificación (no hay ninguna actualización). Si el destinatario hace clic sobre calendario personal., podrá incorporar la cita o reunión directamente a su La opción de reenviar como Icalendar (Acciones >Enviar como Icalendar), no ofrece más que un formato distinto, sin aportar ninguna ventaja respecto a otras opciones. En este formato recibe el destinatario el reenvío de convocatoria. 6

7 BUSCAR CITAS Y REUNIONES En caso de que hayamos programado un gran número de citas y reuniones puede resultar muy cómodo este buscador de Outlook para localizar nuestras citas o reuniones.en este ejemplo vamos a buscar una reunión que tenemos con la comisión de presupuestos, de la que no recordamos el día. Lo primero es seleccionar el calendario y una vez allí vamos a Herramientas >Buscar >Buscar y se abrirá unos cuadro contextuales en la parte inferior de la barra de herramientas. En este caso queremos buscar la reunión del Comité de Presupuestos, por lo que insertamos el texto presupuesto en Buscar y desplegamos la opción de Calendario en donde indica Buscar en, para ejecutar la búsqueda haremos un clic sobre Buscar ahora. Para una búsqueda avanzada desplegar en a la derecha de Buscar ahora. 7