Uso del calendario y agenda en Thunderbird versión 8.0

Transcripción

1 Uso del calendario y agenda en Thunderbird versión 8.0 Como parte de los complementos que posee el Thunderbird, se cuenta con uno llamado lightning que le adiciona la funcionalidad de manejar eventos, los mismos pueden ser creados y enviados a los contactos según las necesidades del usuario. 1. Creación de eventos Si desea crear un evento, diríjase al menú Archivo->Nuevo->Evento Tal como se muestra en la figura siguiente Una vez que se ha realizado dicha acción, aparece una pantalla en la cual se debe completar la información necesaria para el evento 1

2 Título: Título del evento que se está organizando. Lugar: Lugar donde se va a realizar el evento o actividad que se está organizando (edificio, oficina, departamento) Inicio: Fecha del inicio y hora del inicio de la actividad a realizar. Final: Fecha de finalización del evento y hora en que se estima que va a terminar la actividad. Repetir: Esta opción es útil si el evento organizado se debe repetir diariamente, semanalmente, quincenalmente. Por default se encuentra en No repetir, pero de ser necesario se puede modificar seleccionando alguna de las opciones. Recordatorio: Permite que se pueda activar una alarma unos minutos antes del evento, esto con el fin de poder desplazarse al lugar donde se realiza el evento, el tiempo configurado lo define el organizador/a del evento y el mismo puede ser modificado por el invitado al evento de forma que se adecue a las necesidades personales. 2

3 Descripción: En este espacio se coloca la información relativa a los temas relacionados o el motivo de la actividad que se esta convocando. 1.2 Actualización de eventos Cuando necesite actualizar alguna información de un evento, ya sea modificar la hora de realización del mismo o invitar más asistentes, se debe proceder de la siguiente manera. Posiciónese sobre el evento que desea modificar, y edite el mismo modificando los valores que sean necesarios. 3

4 Es necesario que una vez que se han realizado modificaciones en el evento se asegure que los valores actualizados son enviados a las personas invitadas, para ello siga al pie de la letra los siguientes pasos active y desactive el check de notificar asistentes Aunque el check estaba activado en el evento, es necesario que lo desactive y lo vuelva a activar, ya que si no hace esta acción, el evento solo se actualiza en el calendario local y no en el calendario de las demás personas participantes o invitados/as a la actividad Correcto uso de enviar actualización Si se utiliza el botón guardar y cerrar que aparece en la barra de opciones, la acción no se procesa, se cierra la ventana pero no se notifica a los demás participantes sobre los cambios realizados. Es por ello que se recomienda que simplemente se utilice el botón cerrar X de la ventana. 4

5 Y asegurarse que al darle cerrar el sistema le muestre el siguiente cuadro de confirmación, donde se advierte que el evento ha sido modificado y que el mismo no ha sigo guardado, a este diálogo se debe dar clic en la opción guardar. Una vez que se ha dado guardar aparece otro cuadro de dialogo que nos informa que se va a realizar una notificación del mensaje. Se procede a darle en aceptar. Es estrictamente necesario, que ambos cuadros aparezcan, y se sigan los pasos descritos. En caso contrario NO se puede dar fe que la actualización se realizó a los demás participantes. Ya que solo la realiza probablemente de forma local, por ende se recomienda tener todo el cuidado requerido para no incurrir en errores. 5

6 1.3 Cancelación de eventos Por distintos motivos, puede ser necesario cancelar un evento que ya estaba programado (agendado), para realizar dicha acción se deben seguir los siguiente pasos Diríjase a la opción que le permite mostrar el calendario (parte superior señalado), y proceda a ubicarse en la fecha sobre el evento que desea cancelar, con el clic derecho seleccione eliminar evento y confirme la eliminación Con eso de elimina el evento y se envía la confirmación de la eliminación o cancelación del evento. 6