Viceministro de Hacienda

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1 PERÚ Ministerio de Economía y Finanzas Viceministro de Hacienda Dirección General de Presupuesto Público DECENIO DE LAS PERSONAS CON DISCAPACIDAD EN EL PERÚ "Año de la Integración Nacional y el Reconocimiento de Nuestra Diversidad Instructivo para la verificación del cumplimiento de compromisos del Nivel 3, en el marco del Convenio de Apoyo Presupuestario al Programa Articulado Nutricional - EUROPAN Lima, Octubre

2 Abreviaturas: HIS SISMED SIS DIRESA SQL SISFOH DISAS BD RENAES AISPED SIGA SPSS SIP PpR PIA PIM PAO PAAC SIGA ML Sistema de Información en Salud. Registro diario de actividades de salud Sistema Integrado de Suministro de Medicamentos y Material o Insumos Médicos Quirúrgicos del Ministerio del Salud Seguro Integral de Salud Dirección Regional de Salud Lenguaje de Programación informático Sistema de Focalización de Hogares Dirección de Salud Base de Datos Registro Nacional de Establecimientos de Salud del MINSA Atención Integral de Salud a Poblaciones Excluidas y Dispersas Sistema Integrado de Gestión Administrativa Statistical Professional Social Science Sistema de Insumos y Productos de Presupuesto por Resultado Presupuesto Institucional de Apertura, Presupuesto Institucional Modificado Plan Anual de Obtención Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones Módulo de Logística del SIGA 2

3 GLOSARIO Padrón Nominado: Listado de niños a nivel distrital elaborado a partir de las bases de datos: SIS, JUNTOS, censos locales, registros de los establecimientos de salud y otros y que cuenta con un conjunto de variables. Nominado: Implica que el padrón de niños menores de 36 meses consigna datos generales de ubicación, nombres y apellidos completos del niño/a, sexo, fecha de nacimiento, el lugar de nacimiento, afiliación al SIS y Juntos y los datos de la madre/cuidadora. Padrón Autenticado: Cuando el documento de identidad de los niños registrados en el padrón, es verificado ó validado con la base de datos del RENIEC. Padrón Actualizado: Implica que todos los niños/as que nacen en el ámbito de intervención del establecimiento son incluidos en el Padrón dentro de los 30 días de nacido. Homologar: Estándarizar las variables de diversas fuentes de información para elaborar un padrón único de beneficiarios (menores de 36 meses). Variables Estandarizadas: Elementos o estructura de datos que varían de acuerdo al contenido de la base de datos, y están estandarizadas para el procesamiento de datos. Padrón de Establecimientos de Salud Conciliado: Listado completo y actualizado de los puntos de atención concertado entre las bases de datos del SIS, HIS, RENAES y con el padrón de establecimientos de la Dirección de Servicios de Salud o la que haga sus veces en la Región. Normo Stock: DISPONIBILIDAD ACEPTABLE : Cuando la disponibilidad de un insumo, se encuentra en cantidad suficiente para atender los requerimientos de la población durante un periodo entre 1 a 6 meses. Establecimientos priorizados: Establecimientos de salud que se ubican en el ámbito de los distritos priorizados para la evaluación de los indicadores de CRED, Vacuna y Suplemento con Hierro (Convenio de Apoyo presupuestario). Residentes pobres: Población que habita en los distritos del primer quintil de pobreza. Servicios de atención infantil: Productos del Programa Articulado Nutricional que ofertan los establecimientos de salud a los niños menores de 5 años. Puntos de Atención: Lugar donde se ofertan servicios de salud y que pueden ser establecimientos fijos o equipos móviles. Producto: Es un conjunto de bienes y servicios que la entidad pública entrega a Ios beneficiarios del Programa Presupuestal con el propósito de generar Resultados en la población objetivo. Entidad Pública: Es todo organismo público con personería jurídica de los nivel de Gobierno Nacional, Gobierno Regional y Gobierno Local incluidas sus empresas. Apoyo Presupuestario: Recursos públicos provenientes de donaciones que recibe el Estado, a través del MEF, para impulsar la implementación de uno o más Programas Presupuestales. 3

4 Compromiso de Gestión: Acto que contiene las acciones específlcas que la entidad pública se compromete a ejecutar con el fin de mejorar el diseño y eficacia de los Programas Presupuestales. Proceso: Conjunto estructurado de tareas lógicamente relacionadas entre ellas y que se establecen para conseguir un producto bien definido; por lo que utilizan diversos recursos relacionados a los PPE. Criterios: Parámetros establecidos para medir y verificar el desempeño de la institución. Por cada Proceso Crítico se puede formular uno o más Criterios. Asimisrno, para cada criterio se establecen Niveles de Cumplimiento. Nivel de Cumplimiento: Valores que se espera alcanzar durante un periodo en cada uno de los Criterios 4

5 ANTECEDENTES Firmado el Convenio de Apoyo Presupuestario al PAN durante el año 2010, se iniciò el proceso de cumplimiento de los compromisos de gestión para los años 2010, 2011 y 2012, nivel 0, 1 y 2 respectivamente. Los Gobiernos Regionales enviaron al MEF el oficio y expediente de cumplimiento de compromisos y luego de la evaluación el MEF envió a las Regiones el informe respectivo, a través del cual se determinó la transferencia de recursos para cada año. Para el año 2013, se han consensuado con las regiones los compromisos de gestión nivel 3 (Tramo Fijo); sobre los cuales el MEF realizará la evaluación, sobre el cual se definirá la transferencia de los recursos correspondientes. Por tanto, es importante que las Regiones cuenten con un instructivo actualizado donde se establecen las pautas para enviar la información previamente estandarizada, adjuntando las fuentes de verificación y los respectivos formatos con las variables definidas. OBJETIVO Establecer los procedimientos para el envío de información que permita verificar el cumplimiento de los compromisos de gestión del nivel 3, asumidos por el Gobierno Regional. 5

6 PROCEDIMIENTO PARA LA VERIFICACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE COMPROMISOS DE GESTIÓN DEL NIVEL 3 PROCESO 1: PROGRAMACIÓN OPERATIVA Sub Proceso Crítico 1: Elaboración del Plan de Producción para cumplir las metas de cobertura de los Productos del Programa Presupuestal Criterio 1: Proporción de niños/as registrados en el Padrón de Beneficiarios de los Productos del Programa Articulado Nutricional antes de cumplir los 30 días de edad. Definición operacional Nivel 3: La Región dispone del padrón nominado distrital de niños/as menores de 36 meses en formato electrónico. No menos del 80% de los niños/as del padrón están afiliados/inscritos al SIS. El 70% de los niños/as tienen afiliación/inscripción antes de los 30 días de nacidos y el 70% están afiliados antes de los 90 días de nacidos. Criterio 2: Proporción de niños/as menores de 36 meses con CUI/DNI autenticado con la base de datos de la RENIEC. Definición operacional Nivel 3: No menos del 75% de niños/as del Padrón Nominado cuentan con CUI, y el 50% cuentan con DNI, autenticados por RENIEC. Justificación: El cumplimiento de este criterio permitirá a la Región estimar la meta física real y cubrir los bienes y servicios para el 100% de la población en el proceso de Programación Presupuestaria, por tanto constituye un instrumento de transacción económica, mediante el cual la UE sustentarà ante las instancias correspondientes presupuestos regulares y adicionales. Asimismo, es el instrumento que facilitará la oportunidad y eficacia de las intervenciones, en favor de la salud de la madre y el niño/a. Responsables de la actualización: Establecimientos de salud, microredes, redes y Unidades Ejecutoras, DIRESA. Responsables de la consolidación y envio: DIRESA, Gerencia de Planeamiento y Presupuesto del Gobierno Regional. Verificación: Envío de las siguientes bases de datos estandarizadas (Ver tablas en anexos): 1. Base de datos de afiliados al SIS, tabla AfiSis (años 2009, 2010, 2011 y 2012) 2. Base de datos del Padrón Juntos, tabla AfiJuntos (años 2009, 2010, 2011 y 2012) 3. Base de datos de Padron Nominado, tabla AfiPadron (años 2009, 2010, 2011 y 2012) Procedimiento de análisis A nivel del MEF, se realizará la consistencia de la información evaluando los siguientes aspectos: Porcentaje de niños/as menores de 36 meses del Padrón Nominado afiliados al SIS, a Juntos y a ambos. Porcentaje de niños/as menores de 12 y 36 meses afiliados al SIS antes de los 30 días, a partir de la tabla AfiSis. 6

7 Porcentaje de niños/as menores de 36 meses del Padrón Nominado con CUI y DNI Porcentaje de niños/as menores de 36 meses benficiarios de JUNTOS, a partir de la tabla AfiJuntos, cuyo dato permitirá como una forma de verificar si el número total de niños menores de 36 meses están contenidos en el Padron Nominado. Nota: A partir de las directivas emitidas por el ente rector (Minsa), la población a registrar en el padrón debe incluir a los menores de 5 años, sin embargo para efectos de la evaluación del criterio sòlo se considerarà a la población menor de 36 meses. Procedimiento de elaboración del padrón y envío de información Paso 1: Elaboración del archivo afiliados al SIS El Gobierno Regional coordina con la Oficina del SIS (OLSIS) y solicita la data: AfiSis ( Afiliados SIS con información del 2009, 2010, 2011 y 2012) con las variables estandarizadas que se encuentran contenidas en el formato 100 respectivo, documentar la información con este formato. Una vez procesado el archivo, se debe respetar el orden de las variables según formato 100, la denominación de cada variable y el formato general de cada registro. Paso 2: Elaboración del archivo afiliados JUNTOS El Gobierno Regional solicita de manera formal a JUNTOS el Padrón de beneficiarios de los niños/as menores de 36 meses (hasta la fecha disponible) con las variables estandarizadas que se encuentran contenidas en el formato 100 respectivo, documentar la información con este formato en la tabla AfiJuntos. Una vez procesado el archivo, se debe respetar el orden las variables del modelo según formato 100, la denominación de cada variable y el formato general de cada registro. Paso 3: Homologar la base de datos SIS, JUNTOS y registros de Censos Locales que manejan los establecimientos de salud para la elaboración del Padrón Nominado* Para homologar las bases de datos se debe tomar en cuenta las tres fuentes (SIS, JUNTOS y registros de censos locales que se maneja a nivel de los establecimientos de salud, solicitada previamente), y en un formato excel, depurar los registros tomando en cuenta las siguientes variables: 7

8 Nro Nombre de la variable Descripción de la variable* 1 Pad_N Nùmero de registro 2 Pad_depar Código del Departamento 3 Pad_prov Código de la Provincia 4 Pad_distri Código del Distrito 5 Pad_ubigeo Código del ubigeo del distrito 6 Pad_nom_EESS Nombre del EESS 7 Pad_EESS Código del EESS 8 Pad_Apnin Apellido paterno del niño 9 Pad_Amnin Apellido materno del niño 10 Pad_Pnonin Primer nombre del niño 11 Pad_Snonin Segundo nombre del niño 12 Pad_CodSex Código de sexo 13 Pad_Fecnac Fecha de nacimiento del Niño (dd/mm/aaaa) 14 Pad_edadc Càlculo edad por (dd/mm/aaaa) al 31 de diciembre 15 Pad_TipDoc Tipo de documento de identidad 16 pad_dni Número de documento de identidad 17 pad_tioseguro Tipo de seguro del beneficiario 18 pad_numafil1 Número de afiliación SIS 19 pad_dirmenor Dirección de Domicilio Habitual del Menor 20 pad_pln Si es beneficiario PIN 21 pad_pvl Si es beneficiario del programa del vaso de leche 22 pad_juntos Si es benficiario JUNTOS 23 pad_otros Nombre de otros seguros 24 pad_relación Relación del apoderado con el menor de edad 25 pad_apmadre Apellido paterno de la madre 26 pad_ammadre Apellido materno de la madre 27 pad_pnommadre Primer nombre de la madre del menor de edad 28 pad_snommadre Segundo nombre de la madre del menor de edad 29 pad_dnimadre DNI de la madre (del menor de edad) 30 pad_nivinstrucmadre Nivel de instrucci'on de la madre (del menor) 31 pad_leng Lengua habitual de la madre del menor de edad 32 CCPP Centro Poblado 33 Cod_ccpp Código del centro poblado (código del distrito y ccpp) 34 LugarNac Lugar de nacimiento Una vez seleccionados los registros de cada base, unificar la información disponible por cada niño/a. Paso 4: Elaboración de la base de datos del Padrón Nominado Con los datos disponibles en el paso anterior, construir la base de datos del PADRON NOMINADO DE NIÑOS/AS MENORES DE 36 MESES, por establecimiento de salud, por distrito y Unidad Ejecutora. 8

9 En el Padrón deben figurar incluso los niños nacidos en el último mes anterior a la fecha de envío. Una vez elaborada la base de datos, se debe respetar el orden de las variables del modelo según formato 100, la denominación de cada variable y el formato general de cada registro. * El registro de las nuevas variables es obligatorio en todo niña o niño nuevo registrado a partir de Julio de Paso 5. Autenticación del Padrón Nominado La DGPP - MEF solicita formalmente al RENIEC, la autenticación de los DNI incluidos en la base de datos del PADRON NOMINADO DE NIÑOS/AS MENORES DE 36 MESES. 9

10 Sub Proceso Crítico 2: Formulación del proyecto de Presupuesto anual y multianual para financiar los Productos del Programa Estratégico. Criterio 3: La Entidad dispone de una base de datos que contiene el listado completo y actualizado de puntos de atención (establecimientos de salud). Esta base de datos está plenamente conciliada con el listado de establecimientos de salud consignados en el sistema de información del SIS, HIS, RENAES y con el padrón de E.S de la Dirección de Servicios de Salud o la que haga sus veces. Definición operacional Nivel 3: La Región cuenta con un padrón de establecimientos de salud en formato electrónico, conciliado al 100% con SIS, HIS y RENAES; y la información es actualizada mensualmente. Justificación: El cumplimiento de este criterio permitirá a la Región contar con una lista de establecimientos activos y ordenados por diferentes criterios de priorización para estimar el presupuesto de necesidades de bienes y servicios por cada punto de atención, este Padrón único permitirá a la Región organizar la oferta de servicios y mejorar el acceso rápido de la población a los establecimientos de salud. Responsables: Dirección de Servicios de Salud de la DIRESA. Verificación: Envío de las siguientes bases de datos estandarizadas en formato Excel: Base de datos actualizada SIS, tabla essis. Base de datos actualizada de Atenciones SIS, tabla AteSIS. Base de datos actualizada del maestro de establecimientos HIS, tabla eshis Base de datos actualizada de atenciones HIS, tabla AteHIS Base de datos de establecimientos de salud de RENAES, tabla esminsa. Base de datos actualizada del Padrón Regional de establecimientos, tabla espadron. Se debe respetar el orden las variables de cada base de datos según el modelo del formato 100 correspondiente, así como la denominación de cada variable y el formato general de cada registro. Procedimiento de análisis A nivel del MEF, se realizará la consistencia de la información evaluando los siguientes aspectos: Conciliación del número de establecimientos de salud fijos en las bases SIS, HIS, RENAES y padrón de establecimientos. Conciliación de número de AISPED en las bases de RENAES y padrón de establecimientos. Procedimiento de envío de información El cumplimiento de este compromiso y envío de la información está a cargo de la unidad responsable de la administración del Padrón de Establecimientos de Salud, coordinando con el responsable del SIS y HIS, y se realiza con el siguiente procedimiento: 10

11 Paso 1: Identificar y elaborar las fuentes que alimentaran el Padrón de Establecimientos que la UE administra: Fuente de datos Base de datos SIS. Base de datos HIS Base datos MINSA de Descripción de las fuentes de verificación La UE coordina con el SIS y obtiene las siguientes bases de datos: a) El maestro de establecimientos de salud completo y actualizado a la fecha, Tabla essis b) Las atenciones correspondientes al menos a los últimos 12 meses disponibles, tabla AteSIS. La UE obtiene una base de datos conteniendo las siguientes bases de datos: c) El maestro de establecimientos de salud completo y actualizado a la fecha, tabla: eshis. d) Las atenciones correspondientes al menos a los últimos 12 meses disponibles. Tabla AteHIS. Esta base de datos es administrada por el MINSA, la UE, ingresa a la página web del MINSA, ( ws/consultapornombreoficial.aspx) para descargar y preparar la base de datos: e) Maestro de establecimientos RENAES, tabla esminsa. Descripción del procesamiento de datos Ubicar la tabla que corresponde al maestro de establecimientos y que puede ser m_eess o proveedores. De esta tabla seleccionar y copiar en una hoja Excel los registros que corresponden a los establecimientos que pertenecen a la Unidad Ejecutora y las variables según formato 100 correspondiente. Ubicar la tabla de atenciones o s_ate, de igual manera elaborar en Excel una base similar a la anterior. En la primera columna colocar el código único del establecimiento de salud, en la segunda el nombre del establecimiento de salud y luego procesar por cada mes en 12 columnas las atenciones mensuales de cada establecimiento de salud. Ubicar la tabla que corresponde al maestro de establecimientos del HIS tal como Establec. De esta tabla seleccionar y copiar en una hoja Excel los registros que corresponden a los establecimientos que pertenecen a la Unidad Ejecutora y las variables según formato 100 correspondiente. Ubicar la tabla de HIS03.dbf de igual manera elaborar en Excel una base similar a la anterior. En la primera columna colocar el código único del establecimiento de salud, en la segunda el nombre del establecimiento de salud y luego procesar por cada mes en 12 columnas las atenciones mensuales de cada establecimiento de salud. Una vez que la UE descarga en formato Excel el listado de establecimientos de salud registrados en la pag web del MINSA, ( ficial.aspx) selecciona los establecimientos de salud que le corresponden y procede a grabar en Excel los registros en las variables estandarizadas según el formato 100 que corresponde. Paso 2: Documentar las fuentes de datos en el formato 100: Para cada una de las fuentes de datos identificadas en el paso anterior, completar el Formato F100. Este formato tiene 2 secciones y 6 ítems, que a continuación se indica como completar: Sección 1: Identificación de la fuente de datos Ítem 1: Denominación de la fuente de datos Colocar el nombre de la fuente de datos. Ítem 2: Detalle del origen de la fuente de datos En este ítem se registran tres datos: a. Breve descripción del origen de la fuente de datos Describe el proceso desde la captura de los datos hasta su registro en la base de datos. Por ejemplo: Para la base de datos SIS, la información de las prestaciones de salud se originan a partir de la hoja de atenciones SIS, es ingresado en los puntos de digitación y consolidado por la OLSIS. 11

12 b. Fecha de actualización de la fuente de datos Se consigna la fecha (dd/mm/aa) a la que se encuentra actualizada la base de datos. c. Nombre del sistema que genera la base de datos Se registra el nombre del aplicativo/software a través del cual se digitan los datos (Por ejemplo: En la base de datos SIS el Sistema es: ARFSIS) Item 3: Responsable de la administración de la base de datos En este item se registran tres datos: a. Entidad y Área responsable a nivel de la Unidad Ejecutora (UE) Colocar nombre de la UE, Area/Unidad y código del Centro de Costos tal cual se consiga en el SIGA. b. Persona responsable (Nombres completos) c. Datos de contacto (Teléfono/ ) Item 4: Responsable de la obtención y preparación de la base de datos para enviar al MEF En este item se registran tres datos: a. Entidad y área responsable de la obtención y preparación de la base de datos a nivel de la UE. Colocar nombre de la UE, Área/unidad y código del centro de costos tal cual se consiga en el SIGA. b. Persona responsable (Nombres completos) c. Datos de contacto (Teléfono/ ) Sección 2: Estructura de la base de datos Item 5: Nombre y formato de los archivos eletrónicos a. Nombre de la base de datos Es el nombre de la base de datos (en el caso del SIS: ARFSIS) b. Nombre de la tabla Es el nombre de la tabla que contiene los registros de los establecimientos de salud de la UE y las variables estandarizadas (Ver ejemplos en Formatos) c. Número de variables Registrar el número de variables que contiene la tabla. d. Número de registros Colocar el número de registros que contiene la tabla correspondiente. Item 6: Variables y Diccionario de las bases de datos a. Número (correlativo) de la variable b. Nombre de la variable Nombre de la variable tal cual se consigna en la tabla estandarizada. c. Descripción de la variable Describe el nombre completo de la variable Por cada fuente de datos, la UE debe completar un formato según modelo, haciendo un total de 03 formatos para este criterio. 12

13 Paso 3: Elaborar el Padrón de Establecimientos conciliando todas las fuentes revisadas en el paso 1: La unidad responsable del Padrón de EESS, a partir de la elaboración de las TABLAS ACTUALIZADAS de cada fuente de datos existentes, elaborará un listado único de establecimientos de salud con las variables estandarizadas según formato 100 correspondiente (SIS, HIS, RENAES). En formato Excel, elaborar el listado ùnico de establecimientos de salud, considerando las siguientes variables: 1 Num 2 Código del Pliego 3 Código de la ejecutora 4 Código del establecimiento (Código Estándar según DS SA) 5 Nombre del establecimiento de salud 6 Tipo (Hospital, Centro o Puesto) 7 Categoría actual del E.S 8 Ubigeo del distrito 9 Centro Poblado 10 Código del centro poblado 11 Dirección del establecimiento de salud 12 Teléfono/Radio del Establecimiento de salud 13 Red a la que pertenece el E.S 14 Microred a la que pertenece el E.S 15 CLAS (S/N) 16 Activo (S/N) 17 Número de Resolución de creación 18 Numero de Resolución de re categorización 19 Establecimiento del distrito priorizado (S/N) 20 Recibe referencias de laboratorio y emergencias (S/N) 21 Responsable del establecimiento de salud 22 Cuenta con energía eléctrica? (S/N) Paso 4: En el listado único, identificar los establecimientos activos: La condición de ACTIVO, se ha redefinido a razón que el Ministerio de Salud maneja el criterio de consignar un código único de identificación para los establecimientos de salud fijos y para los equipos AISPED (oferta móvil), bajo este criterio un Establecimiento se define activo si cuenta con código RENAES y registra atenciones en el HIS en el trimestre anterior al periodo de evaluación del informe. Los EESS activos del Padrón de Establecimientos, registrados en el trimestre anterior al envío del informe de cumplimiento de compromisos, quedarán exentos de la evaluación, y deberá ser mencionado por el pliego en el informe, para su verificación en el RENAES. Paso 5: Identificar los establecimientos de salud de los distritos priorizados. A partir del listado único de establecimientos de salud, identificar aquellos que están ubicados en los distritos priorizados del EUROPAN. Paso 6: Identificar los establecimientos que atienden referencias Del listado único identificar aquellos establecimientos que atienden las referencias de la población priorizada, respecto a laboratorio y emergencia de los productos del Programa Articulado Nutricional. 13

14 El nombre de esta base de datos corresponde al Padron de establecimientos, tabla espadron. Una vez elaborada la tabla, se debe respetar el orden de las variables del modelo según formato 100, la denominación de cada variable y el formato general de cada registro. OBSERVACION: Las variables estandarizadas y el número de registros deben coincidir en el formato 100 y medio electrónico. Una vez actualizado el Padrón de Establecimientos de Salud, la Unidad de la DIRESA que lo administra debe enviarlo a cada Red o UE de salud para su aplicación en la FORMULACIÓN PRESUPUESTAL usando el SIGA. Así mismo, una vez actualizada se debe enviar a la Gerencia de Planeamiento del Gobierno Regional, adjuntando los formatos 100 respectivos. 14

15 Criterio 4: La Entidad, para cada punto de atención (establecimiento de salud o Unidades Productoras de Servicios) calificado como activo, en conformidad con el RENAES, establece cuales son los Productos del Programa Presupuestal que serán ofertados en cada uno de ellos a los beneficiarios. Definición operacional Nivel 3: El 100% de establecimientos de salud activos del padrón están consignados como puntos de atención en el SIGA (Incluye AISPED) y se mantiene actualizado. Justificación: El cumplimiento de este criterio permitirá a la Unidad Ejecutora realizar una adecuada programación presupuestal en el SIGA, a partir de los EESS ACTIVOS conciliados entre las diversa fuentes que administra la Región. Responsables: Dirección de Servicios de Salud - DIRESA. La elaboración para envío de la información y cumplimiento de este compromiso está a cargo de la Dirección de Servicios de Salud de la DIRESA, que en coordinación con los usuarios expertos de cada UE debe preparar el reporte de conciliación impreso y en medio magnético, información que será enviada a la Gerencia de Planeamiento y Presupuesto del GR. Verificación: Envío de la siguiente información: Tabla con el número de establecimientos de salud según fuente de datos Padrón de Establecimientos de Salud, tabla espadron. Back up actualizado del SIGA de cada UE (Segùn fecha de envío del informe) Procedimiento de análisis A nivel del MEF, se realizará la consistencia de la información evaluando los siguientes aspectos: Número de establecimientos ACTIVOS del padrón Regional ingresados en el SIGA (Meta: 100% de EESS consignados en el SIGA como válidos, incluyendo AISPED). Procedimiento de envío de información La conciliación entre la fuente del Padrón de EESS y el SIGA, se realiza utilizando la siguiente información y el procedimiento se detalla en los siguientes pasos: 1. Padrón de Establecimientos de Salud 2. Módulo PpR, sub módulo tablas, opción Establecimientos de salud por sede en condicicón de válidos. Paso 1: Verificar en el módulo PpR los establecimientos asignados y AISPED La UE verifica la relación de establecimientos asignados y AISPED en el módulo PpR. Paso 2: Elaborar tabla de conciliación de centros de costos La Dirección de Servicios de Salud usará el siguiente modelo de reporte de conciliación: Tabla: Número de Establecimientos de Salud según fuente de datos FUENTE DE UNIDAD EJECUTORA DATOS EESS AISPED TOTAL PADRON SIP PpR PADRON SIP PpR 15

16 Criterio 5: La Entidad, ajusta la función de producción para cada uno de los Productos del Programa Articulado Nutricional a las particularidades locales donde reside el beneficiario buscando que sea de la manera más eficiente, oportuna y de calidad. Definición operacional Nivel 3: El 100% de Establecimientos de Salud activos han consignado bienes y servicios, para todos los productos y subproductos priorizados del PAN, ajustado según estándar regional, para ofrecer la cartera de servicios. Tal ajuste ha sido actualizado y queda registrado en el SIGA. Justificación: El cumplimiento de este criterio permitirá a la Unidad Ejecutora presupuestar bienes y servicios por cada producto y subproducto priorizado del PAN, de acuerdo a la cartera de servicios de los establecimientos consignados en el SIGA. Este proceso permitirá una adecuada Programación Operativa y ejecución de acuerdo a las necesidades reales de la demanda. Responsables: Usuario experto de cada Unidad Ejecutora, responsables técnicos del PAN. Verificación: La verificación del cumplimiento del criterio se hará a partir de la revisión de la base de datos del SIGA. Back up del SIGA (a la fecha del envio del informe) Tabla conteniendo la cartera de servicios por punto de atención, categorìa y subproducto consolidado a nivel regional. La UE debe identificar en el estándar aquellos subproductos priorizados. Procedimiento de análisis A nivel del MEF, se realizará la consistencia de la información evaluando los siguientes aspectos: a. Reporte 1: En la primera evaluación se verificarán los establecimientos de salud que han programado insumos para cada producto y subproducto priorizado del PAN, de acuerdo a la cartera de servicios regional (de lo contrario se evaluará sobre el estándar nacional). Cuadro de necesidades de la Fase Requerido del SIGA (2013). b. Reporte 2: De haber observaciones en la primera evaluación se verificarán los establecimientos con insumos comprometidos en la fase aprobado más insumos en pedidos no programados (SIGA ML), para el 100% de productos y subproductos priorizados del PAN que debe incluir los productos críticos, CRED, Vacuna, Suplemento de hierro, familias saludables, IRAs y EDAs, con y sin complicaciones según la cartera de servicios regional. Procedimiento de envío de información El usuario experto de cada Unidad Ejecutora generará un back up actualizado del SIGA, el que será enviado a la Gerencia de Planeamiento y Presupuesto del Gobierno Regional para consolidar la información y remitirla al MEF. Para efectos de revisar el avance en el cumplimiento del criterio en cada región, el responsable SIGA deberá coordinar con el equipo técnico de presupuesto temático para facilitar su procesamiento y obtener los reportes necesarios. 16

17 Sub Proceso Crítico 3: Capacidad Disponible en los puntos de atención para proveer los Productos del Programa Presupuestal. Criterio 6: La Entidad cuenta con la base de datos de recursos humanos nominada, actualizada y autenticada. Asimismo la información se organiza por punto de atención y es conciliada al menos con los siguientes sistemas de información: i) Sistema de Registro de Recursos del Ministerio de Economía; ii) Sistemas de información del Seguro Integral de Salud; iii) Sistema de Registro de Atenciones Ambulatorias; iv) el Maestro de Personal del Modulo Logistcio del SIGA (SIGA-ML). Definición Operacional Nivel 3: El 100% del personal nombrado y contratado que labora en cada Establecimiento de Salud, está registrados en el SIGA, y cuenta con datos completos (Fecha de ingreso, tipo de empleado, DNI, fecha de nacimiento, profesión y grado de instrucción). Al menos el 90% se corresponde entre Planilla electrónica/modulo de gestión de recursos humanos y SIGA. Justificación: El cumplimiento de este criterio permitirá a la Unidad Ejecutora contar con información actualizada y disponible en el SIGA del recurso humano de salud para evaluar la disponibilidad del personal por punto de atención. Este proceso permitirá realizar una adecuada Programación Operativa cubriendo la brecha de recurso humano en los establecimientos de salud priorizados por la Región. Responsables: Oficina de Personal de cada UE y DIRESA. A nivel de las UE, el Jefe de la oficina de personal de la UE debe coordinar con el usuario experto para extraer la base de datos y remitirla a la Gerencia de Planeamiento y Presupuesto del Gobierno Regional, para ser consolidado, previo al envío. Verificación: La verificación del cumplimiento del criterio se hará a partir de la revisión de las siguientes bases de datos: Back up de SIGA (a la fecha de envío del informe) Planilla eletrónica Módulo de Gestión de Recursos Humanos (MGRH) Procedimiento de análisis Se elaborará los siguientes reportes: Base de datos de la planilla electrónica de las UE % del Personal registrado en la Planilla electrónica y el MGRH, que se encuentre registrado en el SIGA. % de establecimientos de salud con registro de recursos humanos de salud (meta=100% de EESS) % de recursos humanos con datos completos de: Fecha de ingreso, Tipo de empleado, DNI, Fecha de nacimiento, Profesión y Grado de Instrucción (meta=100% de personal con datos completos) Procedimiento de envío de información 17

18 El usuario experto de cada Unidad Ejecutora generará el back up del SIGA-ML, previo al momento del envío de la información a la Gerencia de Planeamiento y Presupuesto del Gobierno Regional, para ser consolidado y luego ser remitido al MEF. Criterio 7: El Patrimonio de la Entidad correspondiente a bienes de capital se encuentra actualizado al último mes en el modulo SIGA-Patrimonio con verificación física y conciliado contablemente a nivel de cada sede y por centro de costos. Definición Operacional Nivel 3: El 100% de bienes patrimoniales de cada Establecimiento de Salud, está registrado en el SIGA y al menos el 90% de los bienes cuentan con datos completos (Denominación, código margesí, código del catálogo de b/s, Fecha de ingreso, N orden de compra, valor de compra), y están conciliados contablemente. Justificación: El cumplimiento de este criterio permitirá a la Unidad Ejecutora contar con información actualizada y disponible en el SIGA de los bienes patrimoniales de salud para evaluar la disponibilidad y estado de conservación por punto de atención. Este proceso permitirá realizar una adecuada Programación Operativa cubriendo la brecha necesaria de patrimonio en los establecimientos de salud priorizados por la Región. Responsables: Área de patrimonios y la unidad de contabilidad de la Oficina de logística de cada UE. El responsable de bienes patrimoniales de la UE debe coordinar con el usuario experto para preparar la información que será enviada a la Gerencia de Planeamiento y Presupuesto del Gobierno Regional. Verificación: Envío de la base de datos del SIGA: Back up actualizado de SIGA (a la fecha de envío del informe) Procedimiento de análisis % de establecimientos de salud con registro de bienes patrimoniales de salud (meta=100% de EESS del padrón) Porcentaje de bienes patrimoniales con datos completos de las siguientes variables: Denominación, corresponde a la descripción del cada item Código margesí, corresponde al registro de 12 dígitos Código del catálogo de b/s, corresponde al registro que le asigna el MEF Fecha de ingreso, corresponde a la fecha de compra y fecha NEA que se registra el módulo Patrimonio N orden de compra, corresponde al ingreso del bien por O/C o NEA Valor de compra, se registra el total en soles (meta=100% de bienes patrimoniales con datos completos de cada variable) Actas de conciliación contable por UE. La actualización de bienes patrimoniales será evaluado verificando registros de bienes en el módulo de patrimonio en el último trimestre, sub módulo de Consulta/reportes, opción entradas a Almacén del SIGA. 18

19 Procedimiento de envío de información El usuario experto de cada Unidad Ejecutora generará el back up del SIGA, para el envío a la Gerencia de Planeamiento y Presupuesto del Gobierno Regional (el mismo generado en los criterios anteriores). Dicha información será remitida al MEF consolidada por UE. PROCESO 2: SOPORTE LOGÍSTICO PARA LA ADQUISICIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE LOS INSUMOS Sub Proceso Crítico 1: Adquisición Criterio 8: 100% de específicas de gasto del PIM (SIAF) de la Unidad ejecutora, se corresponden con las específicas de gasto del CN del SIP PpR, para cada finalidad del PAN. Definición operacional Nivel 3: Las especificas de gasto de bienes y servicios del PIA/PIM del SIAF se corresponden con las específicas del cuadro de necesidades del SIGA a nivel del Programa Articulado Nutricional. Justificaciòn: Que la UE garantice, para cada producto del PAN, el presupuesto necesario para adquirir los bienes y servicios programados en el SIGA, durante la fase de programaciòn. Las específicas de gasto del Cuadro de Necesidades del SIGA deben reflejarse en el PIA De no ser el caso la UE realizarà la modificación presupuestal (PIM), incorporando las específicas faltantes o excluyendo aquellas no programadas y relacionadas a la genéricas 2.3. En caso de existir observaciones, la subsanación se realizará considerando las específicas del PIM del SIAF existentes al momento de la evaluación. Responsable: Oficina de Planeamiento y Presupuesto de la UE. Verificaciòn: El MEF analizará la consistencia entre las especìficas de gasto de la programación presupuestal y las especìficas de gasto del PIM 2013, a través de los siguientes reportes: Reporte 1: Específicas de gasto del cuadro de necesidades de la fase requerido 2013 del SIGA, a nivel del PAN en cada Unidad Ejecutora. Reporte 2: Reporte SIAF con distribución del PIM 2013, por específicas de gasto del PAN a nivel regional y Unidad Ejecutora. Procedimiento de anàlisis: 1. Se obtiene la distribución de específicas de gasto del Cuadro de necesidades 2013 de la fase requerido del SIGA para el PAN a nivel regional y Unidad Ejecutora (UE), obtenida mediante base de datos analítica 2. Se obtiene del SIAF la distribución de específicas de gasto del PIM 2013, para los productos del PAN por región y por UE: Esta información también se puede revisar con una base de datos analítica que muestra las especìficas de gasto de bienes y servicios del PAN en el SIAF. 19

20 3. Se realiza el análisis comparativo de las especìficas de gasto tanto en el SIGA como en el SIAF. De existir diferencias la UE debe realizar los ajustes necesarios durante la fase de subsanación. Procedimiento para el envìo de información: a) Informaciòn SIGA: Remitir mediante los procedimientos regulares de transmisión de datos y en medio magnètico el backup de la base de datos del SIGA. b) Informaciòn SIAF: Se recurrirà a la información SIAF disponible públicamente a la fecha de envío. La UE ni el pliego deben remitir información alguna. 20

21 Criterio 9: No menos del 50% del presupuesto destinado a CAS según el PIA/PIM, se encuentra comprometido para todo el año, al primer trimestre del Definición operacional Nivel 3: No menos del 60% del presupuesto asignado a personal (Contrato Administrativo de Servicios-CAS) está comprometido para todo el año hasta el 15 de febrero. Justificaciòn: Que las Unidades Ejecutoras garanticen la asignación presupuestal mìnima y la permanencia del personal operativo en la modalidad CAS, para los diferentes programas presupuestales de salud. Responsables: Direcciones de Planeamiento, Salud de las Personas y Recursos Humanos de la UE. Verificaciòn: El MEF analiza el cumplimiento del criterio, a través del siguiente reporte. Reporte 1: PIM programado y comprometido en la especìfica de gasto CAS, obtenido de la consulta amigable MEF con corte al 15 de febrero de De existir observaciones se volverá a analizar el criterio con corte al 30 de Junio, pero el nivel de compromiso CAS deberá alcanzar no menos del 80%. Criterio 10: 100% de procesos de selección son consignados en el módulo de logística del SIGA. Definición operacional Nivel 3: El 100% de los procesos de selección en ejecución y publicados en OSCE (SEACE) están consignados en el SIGA-ML. Justificación: Que la UE consigne en el módulo logístico del SIGA, la totalidad de los procesos de selección considerados en el Plan Anual de Obtención (PAO Inicial y/o actualizado) y que están en ejecución, incluyendo todas las fuentes de financiamiento. Responsable: Dirección de Logística de la UE+ Verificación: El MEF analizará el registro completo de los procesos de selección en el SIGA y lo contrastará con los procesos de selección contenidos en el Plan Anual de Contrataciones actualizado y publicado por la UE en la página web del OSCE (SEACE). Para ello se revisarán los siguientes reportes: Reporte 1: Reporte de los procesos de selección en ejecución por UE, registrados en el SIGA al momento de la evaluación (fecha que se remite el informe y llega al MEF para la verificación respectiva). Reporte 2: Consulta de procesos de selección por UE, publicados en la página web del OSCE (SEACE), obtenidos al momento de la evaluación (fecha que se remite el informe y llega al MEF para la verificación respectiva). 21

22 Procedimiento de análisis : 1. Se obtiene el reporte SIGA con los Procesos de Selección registrados en el módulo de Logística, siguiendo la ruta: Modulo de Logística/Sub mòdulo Procesos de Selecciòn/filtrar cada tipo de proceso que se va a verificar respecto a lo publicado en OSCE (SEACE) para cada Unidad Ejecutora. 2. De la página web del SEACE, ingresar a Procesos de Selecciòn, hacer check en la casilla Mostrar Procesos cerrados, en nombre o siglas de la entidad, escribir el nombre de la UE tal como se registra en SEACE, luego en la opción Por Modalidad filtrar Por procedimiento clásico. Exportar a Excel. 3. Contrastar con la informaciòn obtenida del SIGA por tipo de proceso. Procedimiento para el envío de información: Información SIGA: La UE remitirá en medio magnético el backup de la base de datos del SIGA, siguiendo el instructivo entregado para sacar Copias de Seguridad. Información SEACE: Está información se obtendrá directamente de la página web de Selecciòn a la fecha de la evaluación, para cada UE. 22

23 Criterio 11: 100% de Activos fijos son adquiridos con específicas técnicas estandarizadas Definición operacional Nivel 3: Los activos fijos priorizados relacionados al PAN y Materno Neonatal, cuentan con especificaciones técnicas estandarizadas por el MINSA o la Región y su uso obligatorio en las adquisiciones está normado por el Gobierno Regional. Justificación: Que las UE y Pliego, adquieran los activos fijos relacionados al PAN y Salud Materno Neonatal, de acuerdo a las especificaciones técnicas estandarizadas por el Ministerio de Salud o el propio gobierno regional, y este procedimiento está explicitado en una norma regional publicada en la página web del GR y se aplica en los procesos de adquisición. Responsable: Gerencia General y Planeamiento y Presupuesto del GR, DIRESA y Dirección de Logística de las UE. Verificación: El MEF verificarà la publicación de la norma regional en la pàgina web del GR donde se especìfica la relaciòn de activos cuya adquisiciòn requiere ajustarse a especificaciones tècnicas estandarizadas por el MINSA o la Regiòn. Procedimiento para el envío de información: Contar con las especificaciones técnicas de acuerdo a la normatividad del MINSA de los equipos básico del PAN y SMN, previamente identificados y priorizados según categoría. Criterio 12: No menos del 30% del presupuesto destinado a activos no financieros según el PIA/PIM, se encuentra comprometido para todo el año. Definición operacional Nivel 3: Al menos 50% del presupuesto disponible en activos no financieros, a nivel de la región, destinado a la compra de equipos (Genérica 2.6), cuenta con certificación presupuestaria registrado en el SIGA, al 15 de febrero. Justificaciòn: Que la Unidad Ejecutora disponga al primer trimestre de la certificación y afectación presupuestal en la genérica 2.6 en al menos 50% del presupuesto disponible, para bienes patrimoniales, considerando el presupuesto al 15 de febrero y que incluye recursos para los diferentes programas presupuestales. Responsables: Direcciones de Planeamiento, Salud de las Personas y Logìstica de la UE. Verificaciòn: El MEF analizarà el cumplimiento del criterio, a través del siguiente reporte. Reporte 1: Proporción de presupuesto que cuenta con certificación presupuestal registrado en el SIGA en la genérica de gasto 2.6, por toda fuente. Con corte al 15 de febrero de Procedimiento de análisis: Se seguiràn los siguientes pasos: 1. Se obtiene del SIGA de cada UE, el PIA ó PIM asignado a la genèrica de gasto 2.6 por UE al 15 de febrero de Se verifica en el SIGA el monto con certificación presupuestal en la genèrica de gasto 2.6 con corte al 15 de febrero del

24 3. Se establece la proporción del presupuesto con certificación presupuestal respecto a lo existente en la especìfica de gasto 2.6 por toda fuente. Nota: En caso de haber observaciones en la siguiente evaluación se considerará la información del PIM y el nivel de compromiso existente en la genérica 2.6, mediante la consulta amigable al 30 de Junio del 2013, debiendo ser igual o mayor al 40% para cumplir con el criterio. Procedimiento para el envìo de información: Informaciòn obtenida del backup del SIGA y SIAF: Considerando que la verificación se realizarà con información SIGA y SIAF disponibles al 15 de febrero y 30 de Junio de 2013 respectivamente, la UE debe remitir sólo el back up del SIGA al 15 de febrero. Respecto al SIAF (Consulta amigable) no será necesario remitir información alguna. 24

25 Sub Proceso Crítico 2: Almacén y distribución Criterio 13: 100% de puntos de atención con disponibilidad de al menos 80% de insumos críticos de las finalidades de entrega universal y sub finalidades de entrega selectiva. Definición operacional Nivel 3: No menos del 80% de los insumos médicos directos (críticos) relacionados al PAN son entregados al 100% de los establecimientos de los distritos priorizados, según lo requerido en el SIGA. Justificación: Que la Unidad Ejecutora en función de su programación y teniendo la disponibilidad presupuestal, atiendan prioritariamente a sus puntos de atención con los insumos críticos necesarios para la entrega de los principales productos del Programa Articulado Nutricional, según el estándar elaborado. Responsable: Dirección de Logística de la UE y Coordinadores de las Estrategias Sanitarias. Verificación: El MEF analizará el cumplimiento de la entrega de insumos críticos a los puntos de atención priorizados a través del siguiente reporte: Reporte 1: Reportes obtenidos del módulo de logística del SIGA con los insumos de cálculo 4 entregados a los puntos de atención priorizados. Nota: La evaluación se realiza a partir de las PECOSAS generadas en el SIGA, durante los últimos 12 meses, previos a la fecha de envìo del informe. De ser el caso, el análisis de disponibilidad se completará con información proveniente del SISMED. Procedimiento de análisis: a. Revisiòn del listado estándar de insumos críticos del PAN elaborado a partir de los insumos de cálculo 4. Ver cuadro adjunto. b. Elaboraciòn de una matriz con el listado de establecimientos priorizados y con el estàndar de insumos priorizados. c. Revisiòn de los insumos de cálculo 4 entregados en el periodo señalado a cada punto de atención de los distritos priorizados, con información extraida del mòdulo de logística (ML) del SIGA. d. Adicionalmente y de ser el caso se revisará de manera complementaria la información de SISMED, para verificar la distribución y disponibilidad. Procedimiento de envìo de informaciòn: Informaciòn SIGA: La UE remitirá mediante los procedimientos regulares de transmisión de datos y en medio magnètico, el backup de la base de datos del SIGA al Gobierno Regional, para enviar la información consolidada al MEF en las fechas de envío de los informes. 25

26 INSUMOS CRITICOS PRIORIZADOS DEL PAN Nº Codigo del ítem item Catálogo B/S ALGODÓN HIDROFILO JERINGAS DESCARTABLES GUANTE PARA EXAMEN DESCARTABLE JABON DE TOCADOR LIQUIDO PAPEL TOALLA BAJALENGUA DE MADERA PEDIATRICA BOLSA DE POLIETILENO HISOPOS CARNET DE ATENCION INTEGRAL DE LA NIÑA CARNET DE ATENCION INTEGRAL DEL NIÑO ESPARADRAPO ANTIALERGICO FRASCOS PARA USO EN LABORATORIO LAMINAS Y LAMINILLAS PARA USO EN LABORATORIO VASO DESCARTABLE Criterio 14: Los bienes de capital son distribuidos oportunamente por la UE a los puntos de atención dentro de los 30 días posteriores a su ingreso a almacén. Definición operacional Nivel 3: No menos de 80% de bienes de capital relacionados al PAN e ingresados al almacén de las UE (durante el segundo semestre del 2012), son distribuidos dentro de los 30 días posteriores a su ingreso. Justificaciòn: Que la Unidad Ejecutora distribuya a los puntos de atención, en no más de 30 días, los bienes de capital adquiridos para el PAN con cualquier fuente de financiamiento (incluye donaciones) e ingresados a almacén. Responsable: Direcciòn de Logística y Almacén de la UE. Verificaciòn: El MEF analizará el cumplimiento del compromiso a través de los siguientes reportes: Reporte 1: Listado de equipos relacionados al PAN a ser evaluados (Equipos considerados en los criterios 16 y 18) Reporte 2: Reportes del módulo de logística del SIGA con la relación de activos seleccionados que ingresaron a almacén, el último semestre anterior a la fecha de envìo de cada informe. Reporte 3: Reporte de activos según listado, distribuidos a los puntos de atención, por movimiento de kardex, durante el último semestre anterior a la fecha de envìo de cada informe. Procedimiento de análisis: a. Se obtiene del mòdulo de logística del SIGA el reporte de los activos seleccionados, ingresados a almacén durante el último semestre, siguiendo la ruta: 26

27 b. Se obtiene del módulo logística del SIGA, el reporte de activos seleccionados, distribuidos a los puntos de atención durante el último semestre anterior a la entrega del informe, según movimiento de KARDEX. Procedimiento de envìo de información: Informaciòn SIGA: La UE remitirá mediante los procedimientos regulares de transmisión de datos del SIGA y ademàs en medio magnético el backup de la base de datos del SIGA a la fecha de envío de cada informe. Criterio 15: 100% de establecimientos de los distritos priorizados cuentan con normo stock de antibióticos y sulfato ferroso relacionados al PAN y no menos de 70% de establecimientos cuentan con normo stock de vacunas. Definición operacional Nivel 3: El 100% de establecimientos de salud de los distritos priorizados cuentan con Disponibilidad Aceptable de antibióticos seleccionados y sulfato ferroso/suplemento de hierro; y no menos del 80% de establecimientos tienen Disponibilidad Aceptable de vacunas. Justificaciòn: Que los puntos de atención de los distritos priorizados cuenten al menos con stock aceptable de un conjunto de insumos críticos de acuerdo a su categorìa, que les permita la entrega adecuada de los productos del PAN. Definición de normo stock: Se considerarà como tal, a la DISPONIBILIDAD ACEPTABLE de un insumo (Stock disponible para un periodo entre 1 a 6 meses) y se logra cuando en el reporte mensual del Sistema Integrado de Medicamento y Drogas (SISMED), el Stock final existente en un punto de atención, se encuentra en cantidad igual o mayor al consumo registrado el último mes, lo que le permitirá brindar el insumo durante ese periodo, mientras se desarrollan los procesos de reabastecimiento. Responsable: Oficina de Medicamentos de cada UE y de la DIREMID. Verificaciòn: El MEF analizará el cumplimiento del compromiso a través del siguiente reporte: Reporte 1: Base de datos analítica obtenida del SISMED con información del mes más reciente respecto a la fecha de envío del informe, se considera información de consumo y stock final de antibióticos, sulfato ferroso y vacunas seleccionadas por punto de atención, según corresponde. Procedimiento de análisis: a. Elaboraciòn del estándar de antibióticos, sulfato ferroso y vacunas, según categoría de punto de atención a ser evaluados ( ver cuadro estándar). b. Identificación de la disponibilidad de antibióticos, sulfato ferroso y vacunas, por puntos de atención priorizados, según base de datos del SISMED* *Stock final de un insumo = (Saldo anterior + Ingresos registrados el último mes) Consumo del último mes 27