EXPO VENTA 2009 XXIII ANIVERSARIO MANUAL DEL EXPOSITOR

Transcripción

1 EXPO VENTA 2009 XXIII ANIVERSARIO MANUAL DEL EXPOSITOR PROGRAMA DE ACTIVIDADES A continuación encontrará información de referencia rápida para consulta, es muy importante observar las indicaciones que se encuentran en este manual. Fechas Lunes 19 de Octubre Martes 20 de Octubre Miércoles 21 de Octubre Jueves 22 de Octubre Viernes 23 de Octubre Lunes 26 de Octubre Martes 27 de Octubre Fechas Miércoles 28 de Octubre Entrega de Gafetes Montaje 8:00 a 21:30 Hrs. Fechas Jueves 29 de Octubre al Lunes 02 de Noviembre Fechas Martes 03 de Noviembre Evento Expositor 10:00 a 22:00 Hrs. Visitantes 10:30 a 21:30 Hrs Horario de Rifa 9:00 pm Desmontaje 8:00 a 18:00 Hrs. HOJA DE AUTORIZACION DE ENTRADA PARA MONTAJE Y ENTREGA DE GAFETTES. 1.- El titular o representante de la empresa deberá presentarse en las oficinas de la Cámara Nacional de Comercio, Servicios y Turismo de Guadalajara, ubicada en Av. Vallarta No esquina Av. Niño Obrero de las 9:30 a las 14:00 hrs. y de 15:00 a 17:00 hrs. de los días 19 al 27 de Octubre del presente año, en el departamento de contabilidad, para recibir la carta de autorización de entrada a montaje y entrega de gafetes. 1

2 2.- Esta carta certifica que no se cuenta con adeudo de los stands, en caso contrario deberá ser liquidado inmediatamente el monto que se debe, ya sea con cheque certificado, en efectivo o con tarjeta de crédito, en las instalaciones de la Cámara de Comercio de Guadalajara. Nota Importante: El expositor que no cumpla con lo estipulado en los párrafos anteriores no podrá ingresar a realizar sus labores de montaje el día 28 de Octubre del presente año. Ni podrá participar en el evento ni exigir reembolso alguno. ENTREGA DE GAFETTES La cantidad de gafetes que le corresponde a su empresa será de cuatro por stands, estos no son personificados. En caso de extravió, robo, y/o adicional tendrá un costo de $ I.V.A. (Cincuenta pesos 00/100 M.N. + I.V.A.) cada uno. La entrega de gafetes serán los días 19,20,21,22,23,26 y 27 de Octubre del presente año, en las instalaciones de la Cámara Nacional de Comercio de Guadalajara, en el departamento de Informática, teniendo antes que recoger su carta de autorización de entrada, con un horario de las 9:30 a 14:00 hrs. y de las 15:00 a 17:00 hrs. Dicha carta de autorización de entrada será expedida por el departamento de contabilidad de la Cámara de Comercio de Guadalajara, a todas las empresas que no tengan adeudos. INFORMACION PARA MANIOBRAS DE DESCARGA E INGRESO PARA MONTAJE 1.- El montaje será el día 28 de Octubre de las 8:00 a las 21:30 horas. 2.- El expositor deberá presentar su carta de autorización a los elementos de seguridad para poder ingresar con sus vehículos al área de carga y descarga. 3.- Ahí mismo se le dará un sticker, que deberá ser portado por cada una de las personas que trabajaran en la instalación de su(s) módulo(s). 4.- El vehiculo tendrá un determinado tiempo para ser descargado, posteriormente a este horario que será asignado por los 2

3 elementos de seguridad deberá retirarse del área de maniobras, de lo contrario tendrá una sanción económica. 5.- Así mismo le recordamos que el expositor es el responsable total de sus materiales durante los horarios de montaje establecidos en el punto No. 1, en caso de perdida o robo el comité organizador no se hace responsable. 6.- No esta permitido montar su(s) modulo(s) con tabla roca, debido a que toda la exposición esta alfombrada, como tampoco se permite clavar, rayar, pintar, perforar, etc., sobre la mampara o las instalaciones del centro de exposiciones Expo Guadalajara, en caso de hacerlo se tendrá que dejar una fianza ante el modulo de servicios de Expo Guadalajara. 7.- En caso de requerir línea telefónica, montacargas, agua, luz permanente, colguijes, internet, limpieza en sus stand, etc., tendrá que ser solicitado una semana previa al evento en el modulo de servicios del centro de exposiciones Expo Guadalajara. 8.- En caso de no terminar los trabajos de decoración de su(s) stand(s) deberá solicitar tiempo extra en las oficinas de Expo Guadalajara, el costo del tiempo adicional es por cuenta del expositor. CONSTRUCCION DE STANDS Los stands están construidos por mamparas de aglomerado recubierto a dos caras color blanco de 1.2 metros de ancho por 2.4 metros de altura y estructura de aluminio. Los módulos constarán únicamente de los elementos que físicamente los limiten. Las divisiones estarán formadas por mamparas, utilizando las necesarias para delimitar EL MODULO correspondiente; EL COMITÉ dejará abiertos los frentes que considere necesarios para la mejor exhibición de los productos. Cada módulo se dotará de una salida de electricidad para un contacto con una capacidad de hasta 500 watts. En el supuesto de que EL EXPOSITOR requiera de un mayor consumo de energía eléctrica, deberá solicitar a EL COMITÉ autorización con un mínimo de quince días anteriores al inicio del evento, quien en su caso se encargará de resolver dicha petición; al efecto, quien solicite tal servicio cubrirá en su totalidad los gastos originados. EL COMITÉ rotulará en un lugar visible de EL MODULO los datos del número correspondiente al mismo y la razón social de EL 3

4 EXPOSITOR, esto para una mejor identificación por parte de los compradores. A las empresas que contrataron de dos o mas stands, les pedimos nos informen antes del 08 de Octubre, los cambios o modificaciones que deseen en la estructura de sus locales, como la construcción de un vestidor, suprimir mamparas o dejar sin marquesina, etc. Le informamos que las modificaciones especiales tendrán un costo adicional en el caso de poderse realizar, de igual manera que los cambios no reportados antes de la fecha indicada en el presente documento. IMPORTANTE: Para la construcción de su stand le pedimos que verifique en su plano la ubicación para que determine la posibilidad de la modificación solicitada. Los cambios que realiza el Comité Organizador sólo consisten en agregar o disminuir mamparas. Si desea que su stand quede libre completamente, favor de informarlo para no construirlo. Además es importante que en caso de que exista algún hidrante en columna contigua a su stand o dentro del mismo, tendrá que dejarlo de libre acceso y no se puede tapar con algún otro objeto. COLOCACION DE OBJETOS EN LA ESTRUCTURA Los anuncios, banderines y/o decoración de los expositores deberán apegarse a lo estipulado en la reglamentación de Alturas Permitidas es decir, ningún objeto podrá exceder las alturas máximas permitidas. GRAN SALON: RESTRICCIONES Si se trata de un elemento con base de apoyo en el piso, deberá tener una altura máxima de 4.80 metros, en caso de Banderín, Banner, Anuncio, etc., deberá tener un metro de distancia entre la estructura y el anuncio y un metro de distancia entre el termino del stand, o sea puede ser de 3.60 de ancho por 2 metros de altura máximo La contratación se hará en el Modulo de Servicios de Expo Guadalajara y la operación correrá por cuenta de ellos. Por lo anterior 4

5 queda terminantemente prohibido subir a la estructura de Expo Guadalajara para realizar cualquier maniobra. No esta permitido al expositor por sus propios medios colgar o sujetar objeto(s) de la estructura, ni amarrar de las columnas, clavar, perforar, atornillar, ni pegar nada sobre pisos, muros, plafones y columnas pertenecientes al centro de exposiciones, cualquier daño causado al inmueble en sus instalaciones, así como robo y/o daño a cualquier equipo del centro de exposiciones será sancionado, responsabilizando al expositor o persona responsable de los cargos que resultaran de estas acciones. STAND DOBLE ALTURA Los stands construidos a doble altura deberán contar con las medidas de seguridad necesarias y no deberán representar riego alguno para los expositores y visitantes. De acuerdo a la cláusula 4 Instalación de stand doble altura reglamento de operaciones de Expo Guadalajara la altura máxima autorizada por este centro de exposiciones es de 4.80 mts. En el Gran Salón de Exposiciones, debiendo extremarse las medidas de seguridad en el montaje (sistemas y materiales de construcción) y la electrificación de los mismos. A partir de esta fecha será requisito indispensable la presentación de un seguro que ampare al expositor con stand doble altura, en caso de que sugiera cualquier eventualidad (daños a terceros y/o al recinto). Este(os) deberán de ser presentados al Comité Organizador y a Expo Guadalajara con el plano correspondiente a la gerencia de operaciones. DECORACIÓN Los stands construidos a un nivel mayor de 2.40 mts. Deberán decorar las partes de su estructura decorativa que afecte la decoración de los stands a sus alrededores, es responsabilidad del expositor la contratación de este servicio externo y el Comité no es responsable por el servicio de este tercero. ILUMINACIÓN Durante las maniobras de montaje y desmontaje en las áreas de exposición, solo se mantendrá un 50% de iluminación. En caso de requerir más tiempo de iluminación, deberá solicitarse al modulo de servicios de Expo Guadalajara y se deberá cubrir el cargo adicional por este suministro. 5

6 MATERIALES PROMOCIONALES La distribución será únicamente permitida dentro de su(s) stand(s), así como cualquier producto, no deberá exhibirse en áreas comunes (pasillos, áreas de descanso, entradas, etc.) NIVELES DE SONIDO No es permitido el uso de equipos de sonido para espectáculos o coreografías en las áreas de exhibición, sólo será permitido el uso de aparatos de sonido que generen un volumen igual al de un televisor normal, equivalente a 65 decibeles. SEGURIDAD El expositor es responsable de la seguridad de su stand, el cual será de las 10:00 a las 22:00 horas durante la exposición, eximiéndose de cualquier perdida o robo de parte del comité organizador, fuera de ese horario los elementos de seguridad custodiaran los stands. Cualquier situación fuera de orden, favor de notificarla de inmediato a seguridad y/o Comité Organizador. Se recomienda que siempre exista por lo menos una persona de su empresa en el stand dentro del horario que corresponde a los expositores. AREA DE ESTACIONAMIENTO Las áreas destinadas a estacionamiento, solo pueden ser utilizadas para vehículos con capacidad máxima de carga de una tonelada y no es permitido su uso como lugar de exhibición, venta ó promoción de productos. Y este será en el área de carga y descarga del centro de exposiciones Expo Guadalajara, durante los días de la exposición (29 de Octubre al 02 de Noviembre) e ingresaran por la caseta de carga y descarga con el gafete de expositor hasta donde se llene y no tendrá ningún costo. EL COMITÉ al igual que EXPO GUADALAJARA no se hacen responsables por pérdidas de objetos en el interior de los vehículos localizados en las áreas de estacionamiento o carga y descarga, ni por robo total o parcial o los daños causados a éstos con motivo de incendio o fenómenos naturales, terremotos, huracanes o, cualquier otro hecho de naturaleza análoga. 6

7 MOBILIARIO Y DECORACIÓN El Comité Organizador no proporcionará ningunos elementos ornamentarles para su(s) stand(s), ni mobiliario para el mismo, estos deberán rentarse por cuenta del expositor. Se recomienda que la entrada de mercancía se haga el ultimo día de montaje y cercano al cierre del horario establecido para los mismo, buscando que la seguridad entre y sea responsable de los mismo. REGLAMENTO DE SEGURIDAD DE LA EXPOSICIÓN 1.- Los expositores deberán permanecer al cuidado de su(s) stand(s) de las 10:00 a las 22:00 horas todos los días que dure la exposición, siendo responsables totales del mismo, teniendo que desalojar el área al cierre de la misma cada día, es recomendable esperar hasta entregar su(s) stand(s) a los elementos de seguridad, los cuales harán recorridos una vez que disminuya el flujo de visitantes dentro de la exposición. 2.- Cada expositor es responsable de la atención de su propio stand hasta que el salón se encuentre desalojado de visitantes demás expositores, especialmente durante el desmontaje. 3.- El Comité Organizador proveerá personal para la seguridad general del lugar durante el evento, en caso de que algún expositor requiera servicio de seguridad individual para su stand, contacte al Comité Organizador del evento. Los gastos por el servicio de seguridad individual en el stand serán por cuenta del expositor. No se permitirá la permanencia de ninguna persona ajena al cuerpo de seguridad fuera de los horarios de exposición. 4.- Recomendamos cerrar el stand ya sea tapándolo con una manta o encintándolo, o bien utilizando alguna malla para cubrir el ingreso al mismo, esto ayudará a dificultad el ingreso de alguna persona no autorizada. 5.- Es muy importante retirar del alcance de los pasillos circundantes a su stand todo aquello que pueda ser de fácil sustracción al momento del desalojo del área de exposición. No se confié de dejar objetos de valor dentro del mismo como son computadoras personales, celulares, calculadoras, consumibles, cámaras fotográficas, etc., (para esto se da el servicio de área de resguardo sin costo para ustedes). 7

8 6.- Recuerde que para poder retirar la mercancía vendida del área de exposición, tendrá que entregarle al comprador su nota de venta o factura. En caso de retirar mercancía de su stand por cuestiones de logística tendrá que ser llenado un formulario de orden de salida que los tienen los elementos de seguridad en las puertas de salida de mercancía, en el cual detallara el o los objeto(s) que usted decida retirar, además de identificarse con una identificación oficial para poder sacar la mercancía. RECOMENDACIONES DE SEGURIDAD Las siguientes son recomendaciones de seguridad, con el fin de hacer más placentera su participación en este evento, le suplicamos tomar en consideración lo siguiente: No dejar solo su stand en ningún momento, que siempre este presente una persona. No dejar al alcance de la mano objetos de valor tales como computadoras personales, teléfonos celulares, agendas electrónicas, calculadoras, cámaras fotográficas o de video, radios de intercomunicación, así como cualquier pertenencia que usted considere de valor. No abandonar su stand antes de la hora del cierre, porque seguridad empieza primero de desalojar al visitante y posteriormente serán los expositores, a los cuales se les empieza avisar que ya esta bajo su custodia. Cerrar bien su stand mediante el uso de mantas, cintas auto adheribles y mallas para no dejar a la vista de personas ajenas a su mercancía, recomendando mover hacia el fondo del mismo los objetos de exhibición, no dejándolos al alcance de la mano y revisar que no olvide usted nada. DIVIDIR O TRASPASAR STANDS Para EL EXPOSITOR queda estrictamente prohibido ceder, traspasar o enajenar, prestar o arrendar total o parcialmente EL MODULO contratado, comprometiéndose a exhibir los productos señalados en el contrato. Quedarán exceptuados de tal condición los módulos que se hayan otorgado por cinco años. ASEO El aseo de los módulos será responsabilidad de EL EXPOSITOR. La basura y los desperdicios que se originen dentro de 8

9 los módulos deberán ser depositados en los recipientes que para tal efecto se encuentren en los pasillos. PAPELES PARA AUTORIDADES Y DEPENDENCIAS DE GOBIERNO Todos los expositores deberán contar con su registro federal de causantes y expedir los comprobantes de las operaciones que realicen durante el evento, cumpliendo cabalmente las obligaciones derivadas de las leyes fiscales como notas de venta o facturas con datos fiscales, así como cumplir con todas las leyes y reglamentos federales, estatales o municipales. La Cámara Nacional de Comercio de Guadalajara y Expo Venta 2009 no asumen ninguna responsabilidad al respecto. EL EXPOSITOR tendrá a su cargo el personal que requiera para la exhibición y comercialización de sus mercancías, razón por la cual quedarán bajo su absoluta responsabilidad las obligaciones que se deriven de las relaciones laborales; así como de las infracciones que dicho personal cometa contra las Leyes y Reglamentos Vigentes (Federales, Estatales y Municipales). Así mismo deberá cumplir con todas las Leyes o Reglamentos en materia Federal, Estatal o Municipal. Por lo anterior, a través de este acto, EL EXPOSITOR deslinda a LA CAMARA, de cualquier responsabilidad, por la inobservancia de las obligaciones señaladas. ARTICULOS DE LOS EXPOSITORES Las muestras, productos, materiales, herramientas, equipo, etc., propiedad de EL EXPOSITOR, (o de sus trabajadores y contratistas) quedará bajo la exclusiva responsabilidad de éste y por lo tanto EL COMITÉ en ningún caso será responsable de pérdidas, robo o extravío. Los desperfectos, extravío pérdidas, daños, etc., que pudiera tener el mobiliario y equipo de EL EXPOSITOR durante el montaje y desmontaje de los módulos, así como durante el período y horario del evento, será responsabilidad única y exclusivamente de él mismo. 9