MANUAL DEL EXPOSITOR

Transcripción

1 MANUAL DEL EXPOSITOR

2 Estimado Expositor: Elaboramos este manual con la finalidad de evitar contratiempos y que su participación sea exitosa. Por lo que le invitamos a leerlo detenidamente y asegurarse de que TODAS las personas que formen parte de este proyecto estén informadas. Es importante tomar nota de las fechas límites de montaje, desmontaje y logística del evento. Respete las disposiciones del contrato, así como el reglamento de montaje, desmontaje y exposición. Asegúrese de que su stand y el personal que lo atenderá proyecten la imagen y profesionalismo que su empresa requiere. Nuestro compromiso para el éxito, radica en mantener una comunicación acertada en todo momento. Por favor no dude en consultarnos sobre cualquier información adicional. Lic. Cynthia Naggai Garza G. Coordinación de Exposiciones Tels. (33) / ext. 278 Cel: / [email protected]

3 INDICE 1. REGLAMENTO PARA EL EXPOSITOR 1 2. DESCRIPCION DE LOS ESPACIOS DE EXHIBICION.. 2 Características 3. DISEÑO Y DECORACION DE STANDS 3 Requisitos 4. MONTAJE DE STANDS 3 Fecha y horarios Requisitos 5. DESMONTAJE DE STANDS.. 7 Fecha y Horarios Requisitos 6. SERVICIOS ADICIONALES ANEXOS. 9

4 1. REGLAMENTO PARA EL EXPOSITOR El presente reglamento es de aplicación obligatoria para todos los expositores, por lo que es responsabilidad de la empresa su cumplimiento y difusión a todo el personal involucrado en la exposición. El expositor no podrá subarrendar parcial ni totalmente el (los) stand (s) contratados. Estará permitido a los expositores repartir folletos, publicidad, regalos, muestras y artículos promocionales, únicamente dentro de su stand. Los expositores que no hayan liquidado el 100% del costo de su(s) stands, no podrán tener acceso el día del montaje. Todo el personal que se encuentre dentro del centro de exposiciones durante los días de montaje, exposición y desmontaje, deberá portar el gafete correspondiente en todo momento. Se contará con un servicio de vigilancia a partir del primer día de montaje y hasta el último día de desmontaje. 1 Se les sugiere a todos los expositores tener mucho cuidado con sus equipos tales como computadoras y equipos electrónicos, ya que el Comité Organizador no se hace responsable de su pérdida o robo. Si el expositor desea hacer un cambio a su stand después del montaje de su stand, estos cambios tendrán un costo adicional. Para cualquier cambio al stand contratado, deberá solicitarse por escrito en el formato Solicitud de modificaciones de stand anexo al presente manual y enviarlo al comité organizador como fecha límite antes del 18 de junio de 2014.

5 2. DESCRIPCION DE LOS ESPACIOS DE EXHIBICIÓN STANDS DE ÁREA GENERAL Y PABELLÓN HECHO EN JALISCO Cada espacio se entrega con mamparas y cintas delimitadoras de área de exhibición en el piso. Además se entrega con: Contacto Eléctrico Doble, con capacidad de 750 watts Rótulos Nombre de la empresa participante (25 caracteres) Mamparas Melamina, color blanco, de 1.20 de ancho por 2.40 m. de altura, tamaño final de stand 3.00 x 3.00 m (9 m 2 ). Se colocan exclusivamente como fondo para delimitar un stand de otro y en los laterales. No se proporcionan caras del stand que dan al pasillo o que tienen como fondo la pared del Centro de Exposiciones. 2

6 3. DISEÑO Y DECORACIÓN DE STANDS Requisitos Nuestro objetivo es mantener el profesionalismo, formalidad e innovación de nuestro evento, por lo que les solicitamos de la manera más atenta exhibir sus productos de una forma original, creativa y atractiva para nuestros visitantes, lo que nos permitirá incrementar la calidad de nuestra exposición. 4. MONTAJE DE STANDS Miércoles 25 de junio de 2014 Expositores en general 08:00 a hrs. IMPORTANTE: Si alguna empresa requiere laborar después de las 22:00 hrs. deberá solicitar autorización a la Gerencia Operativa del Centro Internacional de Convenciones de Puerto Vallarta, donde se especificará al interesado el costo a pagar por cada hora extra. 3

7 Le solicitamos atentamente que una vez que introduzca su material al stand para iniciar el montaje, el personal de su empresa debe estar presente hasta el cierre del mismo a fin de evitar cualquier robo o daño que pudieran sufrir sus bienes y productos, ya que a partir de su ingreso el Comité Organizador NO se hace responsable. Procedimientos de Montaje A) Se proporcionarán distintivos de MONTAJE, los cuales tendrán validez EXCLUSIVAMENTE durante los días de montaje. Sólo se permitirá el ingreso al área de exposición a las personas que porten el distintivo. B) Coloque el vehículo en la zona que le indiquen los coordinadores de maniobras y espere a que sea autorizado su ingreso. Una vez que esto suceda, dirija su vehiculo a la puerta que se le asigne. C) Descargue la totalidad del material a utilizar en el anden y desaloje inmediatamente su vehículo de la zona de descarga (Colóquelo en el estacionamiento general) mientras su personal procede a trasladar el material al stand. D) Al realizar las labores de montaje, cuide el material (mamparas, postes e instalaciones eléctricas) que ha sido proporcionado por el Comité Organizador. Los cargos por dañar dicho material se regirán de acuerdo en los siguientes parámetros: 4 E) $ IVA por mampara F) $ IVA por poste (Unión de mamparas) G) Es importante señalar que no se pueden clavar, pintar, pegar, engrapar, recargar o perforar las mamparas ya que son solo elementos de división de espacios. H) Por motivo de seguridad, le sugerimos especialmente no dejar sin vigilancia computadoras portátiles, celulares, etc. I) El acceso de vehículos a las áreas de exposición solamente se permitirá con el propósito de cargar o descargar, previa autorización del Comité Organizador. J) Durante las maniobras de montaje y desmontaje, queda estrictamente prohibido fumar, usar drogas o ingerir bebidas alcohólicas dentro o fuera de las áreas del recinto. K) Las maniobras de mercancía, maquinaría, equipo o cualquier otro producto deberán realizarse con el máximo cuidado para evitar daños al piso, muros, columnas y otras instalaciones. De igual manera se deberá procurar que la maquinaria y equipo pesado esté apoyada sobre cojinetes de hule o materiales similares que protejan el piso y amortigüen vibraciones.

8 L) Durante los períodos de montaje y desmontaje, el expositor será el responsable de que todo el personal involucrado en su evento porte visiblemente su gafete de identificación. M) En caso de ser requerido cruzar los pasillos o áreas comunes con cables eléctricos o cualquier otra instalación que ofrezca peligro, tanto a nivel de piso como en la parte superior de los mismos, estos deberán estar perfectamente protegidos con canaletas y cinta de advertencia totalmente visible. N) Dentro de los diferentes sistemas para montaje queda excluida la utilización de tablarroca y yeso en la construcción y decoración de stands o instalaciones del evento. O) Es responsabilidad del expositor que durante el período de desmontaje se retiren todas las marcas y residuos dejados en el piso, cualquiera que estos fueren. P) Para montaje de stands doble altura, se debe respetar un máximo de 6.50 m. en todos los casos se deben observar estrictamente medidas de seguridad, tanto en el sistema de construcción como en la electrificación debiendo entregar previamente DRO y planos para autorización del Comité de Operaciones del CICPV. Q) No se permite al expositor realizar acciones que dañen o deterioren las instalaciones. Cualquier violación a este punto ocasionará sanciones económicas por parte del CICPV. 5 R) El acceso a las instalaciones eléctricas está restringido a toda persona ajena al CICPV. Cualquier conexión a los centros de carga o registros la deberá realizar personal del recinto bajo previa cotización. S) El abasto de materiales eléctricos adicionales para los stands, registros u otras instalaciones de la exposición / evento, tales como: cables, interruptores, contactos, extensiones, lámparas, etc. e instalación de los mismos, será efectuada únicamente por personal contratado por el Comité Organizador con previa autorización. T) No está permitido bloquear los registros en piso ni tableros de suministro eléctrico, ambas instalaciones deben quedar libres de cualquier obstáculo. U) El Expositor que requiera servicio de energía eléctrica nocturna para funcionamiento de equipos de refrigeración u otros, solo podrá proporcionársele previo análisis de demanda requerida y contratación del servicio. V) Las áreas destinadas a estacionamiento están limitadas solo para automóviles y vehículos de carga cuya capacidad no exceda una tonelada. W) Los expositores deberán mantener operando sus stands durante el periodo completo y horario previamente establecido, con el objeto de conservar la buena imagen del mismo.

9 X) Los equipos de sonido que utilicen los Expositores deberán operarse con un máximo de 60 decibeles, lo anterior con el propósito de mantener un ambiente que no afecte las actividades propias de la exposición / evento ni las del recinto en general. Y) Ni el CICPV ni el Comité Organizador se harán cargo de la custodia de artículos, materiales, equipos u objetos olvidados o abandonados en sus instalaciones una vez terminado el horario de desmontaje. 6

10 5. DESMONTAJE DE STANDS (NOCTURNO) Viernes 27 de junio de 2014 De 15:00 A 22:00 hrs. GAFETES a) Se proporcionaran 4 gafetes por stand contratado. NOTA: Si requiere más gafetes favor de notificarlo al Comité Organizador b) Distribuya oportunamente los gafetes de montaje y expositor, aun entre el personal eventual (edecán, modelo etc.) o sub-contratado (en su caso de contratar los servicios de alguna empresa especializada en el montaje y decoración de stands), ya que no se permitirá el ingreso de personal sin gafete. c) Durante los horarios en que la exposición está abierta al publico, el personal de su empresa debe estar presente en su stand a fin de evitar cualquier robo o daño que pudiera sufrir por estar desatendido su stand. 7

11 6. SERVICIOS ADICIONALES Con el fin de que usted cuente con un soporte eficaz y oportuno, el Centro Internacional de Convenciones de Puerto Vallarta proporciona una serie de servicios adicionales con cargo extra. a) Suministro de energía eléctrica adicional volts de acuerdo a carga requerida. Disponibilidad de voltaje 440 previo análisis de requerimientos del Expositor y cotización del servicio. b) Servicio de energía eléctrica nocturna c) Servicio telefónico de cualquier clase d) Servicio de instalación y remoción de señalización en sitios determinados por el recinto. e) Renta de montacargas y patines hidráulicos f) Servicio de internet alámbrico o inalámbrico g) Uso de espacios, carteleras y pantallas publicitarias ubicadas en el recinto 8 h) Servicio de limpieza en el interior de los stands

12 SOLICITUD DE MODIFICACIONES DE STAND FAVOR DE LLENAR LA SIGUIENTE INFORMACION: Empresa: Nombre comercial: Nombre contacto: Teléfono: No. Stand (s): Cargo: 1. NOMBRE DE SU MARQUESINA El rotulo de su stand será realizado de acuerdo a la información que nos proporcione en la solicitud de stand en el apartado: expositor. El rotulo será elaborado en vinil auto adherible de 10 cm, color negro y máximo 20 letras por empresa. No se elaboraran logotipos ni rótulos especiales a color. NOMBRE DE LA EMPRESA EN LA MARQUESINA SI NO 2. MARQUE LOS ELEMENTOS QUE DESEA EN SU STAND (S): MARQUESINA SI NO ESPACIO VACIO SI Su stand no llevara mamparas ni marquesina NO Su stand será montado con mamparas y marquesina en color blanco. Sí contrato dos o más stands, favor de marcar líneas en donde desea que lleve mampara. 9 No lleva mampara Marque con línea continua en donde desee mampara. 3. CONTRATO USTED A UNA EMPRESA DECORADORA DE STANDS? Sí contrato el servicio de una empresa diseñadora de stands o un tercero para su montaje, favor de proporcionar los siguientes datos para su control: Empresa: Responsable: Teléfonos: IMPORTANTE Favor de enviar esta forma antes del 18 de junio, al correo [email protected] Tel. 01 (33) ext Después de esta fecha NO será procesada su solicitud. Cualquier cambio fuera de esta fecha generará un cargo extra al expositor por movimiento.